--- version: "1.0" language: "fi" --- # Arkistoinnin oppaat ja ohjeet Tervetuloa! Löydät Kansallisarkiston ylläpitämästä tietopankista arkistointiin liittyviä oppaita ja ohjeita. **Huom!**Joidenkin tietopankin oppaiden sisältö on osittain vanhentunut tai vanhentumassa lainsäädännön muutosten takia. Sisältöä päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. Lue lisää Kansallisarkiston verkkosivuilta: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) ## Tietopankin oppaat ![Kuva. Piirroshiiri kertoo puhekuplan kautta, että oppaiden sistältöjä ollaan päivittämässä.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_fa9307de16f980ee42f23f919b23875311521b5c91759cf37ce385f8b8071314/image-20260618-085942.png?cb=0512d8f9467f0c66a42ff3662a573b87) Arkistointia koskeva lainsäädäntö uudistuu. Myös tietopankin oppaiden sisältöjä ja käytettyjä käsitteitä päivitetään vuoden 2026 kuluessa. Löydät kaikki tietopankin oppaat alla olevasta valikosta. Selainversiossa oppaat ja niiden alaosiot näkyvät myös sivun vasemmassa reunassa. Voit hakea oppaita ja niiden sisältöjä lisäksi oikean yläreunan hakutoiminnon avulla. Oppaana ja opiskelukaverina tietopankissa toimivan piirroshiiren esikuva on taiteilija Jyrki Siukosen Viisas hiiri -veistos vuodelta 2000. Piirretyn osaajahiiren tekijä on Ulrika Köngäs. * [Arkistoinnin tietopaketti aloittelijoille](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistoinnin-tietopaketti-aloittelijoille.md) * [Arkistoinnin toimenpidepolku](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistoinnin-toimenpidepolku.md) * [Opas analogisen arkiston järjestäjälle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/opas-analogisen-arkiston-jarjestajalle.md) * [Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/kulttuurihistoriallisen-arvon-arviointi.md) * [Home-epäillyn tai homeisen aineiston käsittely](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/home-epaillyn-tai-homeisen-aineiston-kasittely.md) * [Sosiaalihuollon analogisten tieto­aineistojen arkistoinnin ohjaus­kokonaisuus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-ohjauskokonaisuus.md) ## Arkistointitietoa ja ohjeita muualla Katso myös: * [Tietoa uudesta arkistointilaista Kansallisarkiston verkkosivuilla](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) * [Arkistoinnin ohjaus Kansallisarkiston verkkosivuilla](https://kansallisarkisto.fi/arkistoinnin-ohjaus) * Kansallisarkiston suositukset, määräykset ja seulontapäätökset Kansallisarkiston Arkistoinnin ohjaus -verkkosivujen [ohjepankissa](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki) [![aa](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d641477e2be6c89d172269d05ef5499ae46459de4aa8fce4c7dd36c294aaf854/image-20241220-130042.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c)](https://kansallisarkisto.fi/arkistoinnin-ohjaus) --- version: "1.0" language: "fi" --- # Analogisten arkistojen järjestäminen ![Ylätunniste-THL-KA (1)-20240625-073353.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_5b1228cef403ff84f9e883592041c07c2a4b10c210ed6eb5a5d10413566b5ea1/Yl%C3%A4tunniste-THL-KA%20(1)-20240625-073353.png?cb=62f6438ccf79479229d24917306577c0) Tässä ohjauskokonaisuuden osiossa perehdytään analogisten arkistojen järjestämiseen. Arkiston järjestämisellä tarkoitetaan epäjärjestykseen joutuneiden asiakirjojen palauttamista oikeille paikoilleen ja alkuperäisiin yhteyksiinsä. Järjestäminen kuuluu perinteisiin arkistotehtäviin ja se kohdistuu useimmiten viranomaisen vanhaan aineistoon, joka on muodostunut ennen arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) käyttöönottoa. Järjestämistyön laajuuteen vaikuttaa se, kuinka järjestelmällisesti aineistoa on käsitelty. Arkistonmuodostuksen tultua viranomaisissa entistä suunnitelmallisemmaksi, on järjestämisen merkitys muuttunut. Nykyisin tavoitteena on, että arkisto saa lopullisen rakenteensa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, ja syntyvä aineisto vain liitetään vanhaan päätearkistoon. Näin vältytään jälkikäteen tapahtuvalta järjestämistyöltä. Analogisten arkistojen järjestäminen -osiossa käydään läpi järjestämistyön vaiheet: Aineistojen kartoittaminen * Järjestämistyön ensimmäinen vaihe on järjestämättömien asiakirjojen kartoittaminen ja kokonaisuuden hahmottaminen. * Työn alkuvaiheessa etsitään myös olemassa oleva ohjeistus, eli arkistokaavat, arkistoluettelot, säilytysaikaohjeet, seulontapäätökset ja muu mahdollinen arkistointia koskeva ohjeistus, joka auttaa arkiston järjestämisessä. Lisäksi on hyvä tuntea arkistonmuodostajan historiaa ja arkistonmuodostukseen liittyvät muutokset. * Jokaisella aikakaudella on omat säilytysaika- ja järjestämisohjeet. Vanhoja aineistoja ei saa hävittää nykypäivän ohjeilla, ellei ohjeessa ole selkeästi mainittu, että sitä sovelletaan takautuvasti. Inventointi * Inventointivaiheessa kootaan yhteen kaikki järjestettävät asiakirjat ja laaditaan inventointiluettelo. * Inventointivaiheessa aineistokokonaisuus ja siinä olevat mahdolliset aukot hahmottuvat aineiston järjestäjälle. Inventointitason kuvaus on tärkeää tehdä varsinkin, jos aineisto on kokonaisuudessaan järjestämätön. * Älä luota vanhoihin merkintöihin, vaan tarkista jokainen kansio ja asiakirja. Asiakirjojen järjestäminen ja luettelointi * Järjestä tietoaineistot samansisältöisiksi kokonaisuuksiksi. * Järjestä sarjan sisällä arkistoyksiköt: aakkosjärjestys, aikajärjestys, muu sopiva järjestys. * Merkitse tiedot arkistoitavista ja pitkään säilytettävistä asiakirjoista arkistoluetteloon. Seulonta ja tuhoaminen (hävittäminen) * Asiakirjojen seulonnalla tarkoitetaan määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista arkistoitavista asiakirjoista. Seulonta tehdään lainsäädännön, Kansallisarkiston seulontapäätösten ja määräysten perusteella. * Määräajan säilytettävät asiakirjat tuhotaan tietoturvallisella tavalla, kun niiden säilytysaika on kulunut umpeen. * Tuhottavien asiakirjojen osalta on tehtävä hävitysluettelo organisaation oman ohjeistuksen mukaisesti. * Aineistot saa tuhota vasta sen jälkeen, kuin hävitysluettelo on hyväksytty. Järjestämistyön päättäminen * Aineistot kootaan yhteen ja jaetaan sarjoihin, tarvittaessa alasarjoihin sekä arkistoyksiköihin. * Viimeistellään arkistoluettelo. * Asiakirjat sijoitetaan arkistokelpoisiin suojalehtiin ja koteloihin. * Säilytysyksiköt nimiöidään. Kun järjestämistyötä tehdessä käydään läpi yksittäisiä analogisia asiakirjoja, on hyvä muistaa alla kuvattu listaus. Tämä koskee varsinkin arkistoitavia asiakirjoja, joiden käsittelyssä on otettava huomioon Kansallisarkiston antamat määräykset. **Muista analogisten aineistojen kunnostamisen perussäännöt!** * Älä tee mitään, mitä et osaa. * Älä tee asiakirjalle mitään peruuttamattomia toimenpiteitä. * Älä tee uusia taitoksia. * Älä käytä liimaa, teippiä tai saksia. Teipit poistaa konservaattori. * Älä poista irtoilevia palasia tai reunoja asiakirjoista. * Käsittele asiakirjoja huolellisesti. ![Arkistokotelo-piirroshahmo kirjeveitsi kädessään.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio5.png/f06f2d54-b0c2-6104-873c-78e320099b51?t=1683279175428) > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi ![image-20240618-120856.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_1bba572645697282f75d1a691b98bcfb16a219483ad170bc2157e49c3fd956e8/image-20240618-120856.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c) [++Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia++](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. *** ** * ** *** ## Aineistojen kartoittaminen Aineistojen kartoittamisella tarkoitetaan kaikkien aineistokokonaisuuteen kuuluvien tietoaineistojen tunnistamista niiden sijaintipaikasta riippumatta. On tärkeää, että järjestämistyötä aloitettaessa kaikki järjestettävät aineistot on koottu yhteen ja aineistosta voidaan muodostaa kokonaiskäsitys. * Kaikkien järjestettävänä olevien asiakirjojen sijaintipaikat on tunnistettava. * Asiakirjoja saatetaan säilyttää muuallakin kuin arkistotiloissa. * Järjestämisestä on tiedotettava organisaation sisällä, jotta asiakirjat saadaan paikannettua. Järjestämistyö aloitetaan asiakirjojen kartoittamisella ja yhteen kokoamisella. Tässä yhteydessä selvitetään asiakirjojen sijoituspaikat ja määrät. Työn tekemiseen on hyvä varata työtilat, joissa on riittävästi laskutilaa myös seuraavia järjestämistyön työvaiheita ajatellen. Asiakirjat voivat olla hajallaan tai järjestämättä päätearkiston lisäksi esimerkiksi työhuoneissa tai varastotiloissa. Asiakirjojen kartoittamisen ja kokoamisen helpottamiseksi organisaatiossa tulee tiedottaa asiakirjojen järjestämisen aloituksesta ja painottaa asian tärkeyttä. Myöhemmin löytyvien asiakirjojen liittäminen arkistoon valmistelutyön kuluessa tai lisäluovutuksina on hankalaa. Se vaikeuttaa myös arkiston käyttöä tai rikkoo jopa sen yhtenäisyyden ja järjestyksen. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoilla ei ole organisaatiossa sellaista yhtä selkeää väliarkistoa kuin mitä esimerkiksi potilasasiakirjoilla useimmiten on. Asiakasasiakirjoja voi olla sosiaalityöntekijöiden työhuoneissa, lähi- ja väliarkistoissa. Sen lisäksi esim. tilankäytöllisistä syistä myös säilytysvaiheessa olevia asiakasasiakirjoja voi olla kunnan tai hyvinvointialueen päätearkistossa. ![arkistokansio1-20240625-074613.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_94535ccb27e6dee5a728296e06fa2c1e238245da4fd0457659cf5445db93b89c/arkistokansio1-20240625-074613.png?cb=303291892ddbeba4c9040ca3fef63ca0) Järjestämistyön laajuus riippuu asiakirja-aineiston määrästä ja hahmottuu kartoittamisen yhteydessä. Jos arkistonmuodostus on tapahtunut suunnitelmallisesti ja asiakirjat on alun perin sijoitettu ja/tai tarvittaessa järjestetty, koteloitu ja luetteloitu Kansallisarkiston ohjeiden mukaan, riittää asiakirjojen järjestyksen tarkastaminen ja asiakirja-aineiston kevyt puhdistus. [Laajan ja sekaisin olevan arkiston järjestäminen](https://kansallisarkisto.atlassian.net/wiki/spaces/AJI/pages/244351701/Inventointi) vaatii sen sijaan aikaa. ![Aineistojen kartoittaminen1-20240625-074754.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_29692a0c52cf950f7a4a076069e4f8d9e3e490645a38501c3fd3aa1c3560d336/Aineistojen%20kartoittaminen1-20240625-074754.png?cb=cc5d2aaf8372647882cc6fdf4cce453d) ![Aineistojen kartoittaminen2-20240625-074828.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_75091b1b3c32e5b66579845d66462cf81389165f8b703187726009c17dfaebfc/Aineistojen%20kartoittaminen2-20240625-074828.png?cb=7b8003dceeda8c57b4954d312b7c2736) **Kuvat:**Aineistojen kartoittamisen yhteydessä tavoitteena on paikantaa kaikki aineistoon kuuluvat asiakirjat. Asiakirjoja voi olla esimerkiksi työhuoneissa tai väliaikaisissa säilytysratkaisuissa arkistotiloissa. Järjestämistyön alussa kerätään yhteen myös olemassa oleva ohjeistus. Järjestäjän tulee tutustua aineiston taustatietoihin keräämällä vanhat luettelot, ohjeet, arkistosäännöt, AMS:t, säilytysaikapäätökset ja säädöstausta yhteen sekä perehtymällä arkistonmuodostajan historiaan ja toimintaan. Seulontapäätökset on luettava tarkasti ja selvitettävä minkä aikakauden asiakirjoja päätös koskee ja mistä alkaen mitäkin päätöstä voi soveltaa. Jos seulontapäätöstä voidaan noudattaa takautuvasti, on päätöksissä pääsääntöisesti määritelty päivämäärä, josta alkaen niitä voidaan noudattaa. Kartoituksen yhteydessä selvitetään lisäksi, onko kyse yhden ja saman arkistonmuodostajan aineistoista. Jos arkistonmuodostajan nimi on vaihtunut, on selvitettävä, onko kysymys vain nimen vaihtumisesta vai onko aineistossa eri arkistonmuodostajien asiakirjoja, kuten edeltäjä-seuraaja. Asiakirjojen tunnistamisessa auttavat vanhat arkistoluettelot, aineiston tuntevat työntekijät sekä viranomaisen tehtäviin ja lainsäädäntöön tutustuminen. **Onko kaikki saman arkistonmuodostajan aineistoa?** Rajauksen yhteydessä voi myös ilmetä, että arkistoon on sekoittunut aineistoa, jolla ei ole siihen mitään yhteyttä, esim. samoissa tiloissa aikaisemmin toimineen viraston tai organisaation asiakirjoja. Tällainen aineisto palautetaan oikealle omistajalleen tai sen toiminnan jatkajalle, samoin omistajalleen palautetaan selvästi henkilökohtainen aineisto. ![arkistokansio3-20240625-075002.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a6a7f901351ea1b7a33a62590a67791b056635aa82afd107fdaf77af3f2e5313/arkistokansio3-20240625-075002.png?cb=51989b42d2e9de29d92c2b95f19e8e07) *** ** * ** *** ## Inventointi Inventointi on tärkeä osa arkiston järjestämistä. Erityisesti sen tarve korostuu laajoja aineistokokonaisuuksia järjestettäessä. Inventoinnin yhteydessä pyritään saamaan yleiskuva järjestettävistä aineistoista ja luodaan samalla arkiston alustava rakenne. Kun järjestettävät asiakirjat on kartoitettu ja koottu yhteen eri paikoista, kuten säilytystiloista ja työntekijöiden huoneista, on syytä tehdä inventointitason alustava yhteenveto, jossa käydään läpi kaikki arkistokokonaisuuteen kuuluvat tietoaineistot ja niiden kunto. Varsinkin, jos aineisto on täysin järjestämätön, on inventointi syytä tehdä heti kartoittamisen jälkeen ennen muita työvaiheita. Inventoinnin yhteydessä hahmottuu aineistokokonaisuus yksityiskohtaisemmin, mahdolliset aukot aineistoissa ja se, mitä sarjoja aineistokokonaisuuteen kuuluu. Kiinnitä huomioita ainakin seuraaviin asioihin * Onko aineistolla jokin valmis järjestys? * Mikä on aineiston ajallinen kattavuus, miltä ajalta aineisto on? * Mikä on aineiston pääpiirteinen sisältö? * Sisältääkö aineisto arkaluonteista tietoa? * Mikä on aineiston kunto ja tarvitaanko konservointitoimenpiteitä? * Säilytysvälineiden laatu ja kunto. Tarvitaanko uusia arkistokoteloita ja muita suojavälineitä? Tarvitaanko erikoiskoteloita, esimerkiksi kortistoille tai valokuville? * Inventoinnin yhteydessä merkitään mahdolliset puutteet ylös. * Arkistoon kuulumaton aineisto poistetaan, esimerkiksi painotuotteet, esineet ja kopiot. ![Nainen miettii, tulisiko aineiston inventointi tehdä yhdessä vai kahdessa osassa, piirroskuva.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/3.2+inventointi.png/e5339113-f73b-850d-30cb-2ce662081329?t=1683201308307) Inventointi yhdessä tai kahdessa osassa? Inventoinnin voi tehdä kahdessa osassa. Varsinkin jos kysymyksessä on suuri asiakirja-aineisto, voi ensin tehdä ns. alkuinventoinnin, jossa käydään arkisto nopeasti läpi yleiskuvan saamiseksi. Näin saadaan käsitys arkiston rakenteesta ja kunnosta. Tämän jälkeen siirrytään yksityiskohtaisempaan inventointiin. Yksityiskohtaisemman inventoinnin yhteydessä käydään tarkemmin läpi asiakirja-aineisto. Koteloiden, mappien ja muiden säilytysvälineiden sisältömerkinnät voivat olla täysin harhaanjohtavia, minkä vuoksi säilytysvälineiden sisältö on tarvittaessa tarkistettava. **Aineiston rakenne** Aineistoa läpikäytäessä pidetään silmällä arkiston järjestystä ja sarjakokonaisuuksia. Mikäli havaitset aineistossa tietyn järjestyksen, tulisi se mahdollisuuksien mukaan säilyttää tai palauttaa, jos se on päässyt rikkoutumaan. Sama sarja voi syystä tai toisesta olla fyysisesti hajaantuneena eri tahoille. Sekaiselta näyttävään arkistoon ei pidä hätiköidysti luoda uutta rakennetta. Selvitä rauhassa, onko epäjärjestyksen keskeltä havaittavissa jokin järjestelyperiaate. Mikäli aineistolla on rekisteröinti- ja arkistointiperiaate ja sitä lähdetään jälkikäteen muuttamaan, voi sillä olla vaikutuksia arkistonmuodostukseen liittyviin yhteyksiin ja hakuväyliin, joilla turvataan tietoaineistojen todistusvoimaisuutta. Jos aineistossa ei ole tunnistettavissa olevaa järjestystä, on arkistolle luotava rakenne. Tässäkin tilanteessa on pyrittävä löytämään asiakirjojen toiminnalliset yhteydet. Asiakirjoissa mahdollisesti olevat diaarimerkinnät voivat auttaa luetteloinnin suunnittelussa. Jos aineistossa on selviä kokonaisuuksia (aihe, tarkastuskohde, maantieteellinen tai hallinnollinen alue tms.), voidaan rakenne perustaa niille. ![Arkistokoteloita.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/Inventointi+kotelot.png/ff1b72c1-d211-cc01-a7b4-17f09895dd97?t=1683644343922) Kuva: **Arkistokoteloissa oleviin vanhoihin merkintöihin ei tule luottaa sellaisinaan, vaan on aina syytä katsoa, mitä kotelon sisältä löytyy.(Kansallisarkisto)** Inventoinnin yhteydessä on myös hyvä suorittaa asiakirjoille pieniä kunnostamistoimenpiteitä, kuten asiakirjojen oikominen, tarpeettomien liittimien, kuminauhojen ja roskien sekä muovitaskujen poisto. Mikäli aineisto on todella huonokuntoinen, on syytä turvautua asiantuntijan, eli konservaattorin apuun ja ohjeisiin. Aineisto ilman yhtenäistä rakennetta ja mallia Mikäli aineiston kartoittamisen ja inventoinnin yhteydessä käy ilmi, ettei aineistolla ei ole arkistonmuodostussuunnitelmaa tai tunnistettu yhtenäistä rakennetta, jatketaan järjestämistyötä tehdyn inventoinnin pohjalta. Samalla on syytä pitää mielessä seuraavat periaatteet * Löytyykö arkistonmuodostajasta ja sille kuuluneista/kuuluvista tehtävistä mitään tietoa? * Millaisia vanhoja luetteloja, ohjeita yms. on ja millaista tietoa ne sisältävät aineistojen järjestämistä ajatellen? Mitkä seulontapäätökset ja säädökset koskevat aineistoja? * Tiedustele organisaatiossasi, osaako joku kertoa aineistoista ja niiden muodostumisesta jotain. * Mikäli minkäänlaista asiakirjojen keskinäistä järjestystä tai rakennetta ei ole havaittavissa, käytetään järjestämisessä esimerkiksi aika-, aakkos-, numero-, maantieteelliseen tai sisällön mukaista järjestystä. * Mahdolliset hakemistoina toimivat rekisterit on huomioitava arkistointijärjestystä mietittäessä. * Erityisaineistojen (esim. kartat, piirustukset tai valokuvat) kohdalla on huomioitava asiakirjojen erityistarpeet, esimerkiksi säilytysyksiköt ja -olosuhteet. * [Suunnittele arkistoinnin luettelointitapa](https://kansallisarkisto.atlassian.net/wiki/spaces/AJI/pages/244351752/Asiakirjojen+j+rjest+minen+ja+luettelointi#luettelo) ja laadi tarvittaessa arkistokaava. * Dokumentoi tekemäsi ratkaisut aineistoja myöhemmin käyttävien avuksi! Analogisten asiakirjojen järjestämistyö on yleensä hidasta ja työ vaatii sekä riittäviä resursseja että hyvää asiantuntemusta. Asiantuntemuksen puuttuessa työ etenee hitaasti ja riskinä on aineistojen käytettävyyden ja todistusvoimaisuuden vaarantuminen. **Inventointiluettelo** Inventoinnista on hyvä laatia inventointiluettelo. Inventoinnin tulokset merkitään inventointiluetteloon, johon kirjoitetaan: * sarjojen alustavat nimet ja niiden keskinäinen asema * säilytysyksiköiden kappalemäärät ja laatu (sidos, kotelo jne.) sarjoittain sekä niiden säilytyspaikat * sisällön rajavuodet ja käytetyt arkistotunnukset sarjoittain * puutteet ja aukot aineistossa * käyttörajoitukset. Inventointiluettelo todennäköisesti muuttuu työn edetessä, esimerkiksi sarja jakaantuu alasarjoiksi tai säilytysyksiköiden määrä muuttuu, kun vanhoja säilytysvälineitä korvataan uusilla. Epäselvät ja vaikeasti sijoitettavat aineistot kannattaa jättää viimeiseksi. *** ** * ** *** ## Asiakirjojen järjestäminen ja luettelointi Järjestämistyössä keskeistä on se, että asiakirjat ovat löydettävissä ja käytettävissä työn päätteeksi. Tiedot aineistoista onkin vietävä osaksi arkistoluetteloa. On eri asia liittää aineistoja osaksi jo olemassa olevaa, järjestettyä arkistoa kuin aloittaa epäjärjestyksessä olevan aineistokokonaisuuden järjestäminen. Samalla kun asiakirjoja järjestetään, tehdään myös aineiston kunnostamisen toimenpiteitä. Arkistokokonaisuuden/-kokonaisuuksien rajaamisen ja muiden taustaselvitysten jälkeen voidaan ryhtyä itse asiakirjojen järjestämiseen. Tässä vaiheessa on siis jo kartoitettu ja rajattu järjestettävät aineistot, kerätty yhteen ja käyty läpi vanhat luettelot, ohjeet, arkistosäännöt ja arkistonmuodostussuunnitelmat (AMS:t) sekä selvitetty mitkä seulontapäätökset ja säädökset koskevat aineistoa. Kun aineiston konteksti tunnetaan, toimitaan tunnistetun mallin (arkistonmuodostussuunnitelman) mukaisesti, ja aineistot liitetään osaksi jo olemassa olevaa kokonaisuutta. Suunniteltua arkistointijärjestystä tulee toteuttaa, eikä asiakirjojen järjestystä pidä muuttaa ilman perusteltua syytä. Mikäli muutoksia tehdään, on ne dokumentoitava huolellisesti. Tässä vaiheessa järjestämistyötä arvioidaan tarkemmin aineiston fyysinen kunto ja määritetään tarvittavat toimenpiteet. Mikäli aineistolle tehdään vain inventointi, on sen yhteydessä syytä huomioida nämä samat toimenpiteet! * Asiakirjojen kunnostamisella tarkoitetaan asiakirjojen arkistoteknistä huoltamista (niittien poistaminen ym.), fyysistä kunnostamista ja konservointia. * Järjestämistyön yhteydessä asiakirjat oiotaan ja siistitään tarpeettomista liittimistä, kuminauhoista, roskista ja muovitaskuista. * Huonokuntoisen aineiston kunnostamisesta itse saattaa aiheutua enemmän haittaa kuin hyötyä ja se voi olla terveydelle vaarallista. [Tästä voit lukea lisää sivulta Homeongelmat](https://kansallisarkisto.atlassian.net/wiki/spaces/AJI/pages/244352080). Yleisenä periaatteena asiakirjojen korjauksessa pidetään, että asiakirjojen korjauksen suorittaa aina konservaattori. Järjestämistyötä varten tulee hankkia tarvikkeita, kuten: * arkistosuojalehtiä * koteloita ja muita säilytysvälineitä * tarvittaessa pölyriepu ja -imuri, esiliina, käsineet, kasvosuoja Viimeksi mainitut ovat tarpeen, jos kysymys on kovin likaisesta ja pölyisestä aineistosta. [Säilytysvälineiden tulee olla arkistokelpoisia](https://kansallisarkisto.atlassian.net/wiki/spaces/AJI/pages/244351969). Järjestämisen yhteydessä tehdyt tekniset toimenpiteet, kuten asiakirjojen oikominen, suojustus ja koteloiden vaihto, ovat osa järjestämisprosessia. ![Parrakas mies pohtii, mistä järjestämistyö pitäisi aloittaa, piirroskuva.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/3.3+aineistojen+jarjestaminen+ja+luettelointi+(1).png/863d8d3c-e817-2c90-7024-db6e9ab67e2d?t=1683630532750) **Arkistoluettelon laatiminen** Työn rinnalla tehdään [arkistoluettelo](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistokaavat-ja-arkistoluettelot.md), johon merkitään aineistoihin liittyvää kuvailutietoa. Luettelo tulee toimimaan arkistohakemistona, joka sisältää tarpeen mukaan kuvailutietoa säilytys- ja arkistoyksiköistä. Luetteloon merkitään tiedot arkistoitavista ja pitkään säilytettävistä tietoaineistoita. Mikäli arkistoluettelo on jo olemassa, voi siihen täydentää tiedot järjestettävästä aineistosta. Tiedot arkistoluetteloa varten saadaan, kun järjestämisen yhteydessä selvitetään tarkasti mitkä asiakirjat kuuluvat mihinkin sarjaan tai alasarjaan ja määritellään sarjojen alle kuuluvat arkistoyksiköt. Arkistointijärjestys suunnitellaan niin, että tietopalvelu ja asiakirjojen seulonta on myöhemmin mahdollisimman yksinkertaista. Jos säilytysaika on esim. 10 vuotta palvelun päättymisestä, niin asiakirjat kannattaa arkistoida palvelun päättymisvuoden mukaisesti aakkosjärjestykseen. ![Arkisto rakentuu pääsarjoista, sarjoista ja arkistoyksiköistä.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/3-3-järjestäminen.png/9ef33977-f4d7-e11d-3d84-b18efb33910f?t=1683630993941) **Kuva:**Arkisto rakentuu sarjoista ja arkistoyksiköistä. Pääsarjaan kuuluu vaihteleva määrä eri sarjoja. Jokaiseen sarjaan kuluu useampi arkistoyksikkö. Yhteen arkistokoteloon eli säilytysyksikköön voi sijoittaa useamman arkistoyksikön. Sarjojen avulla voidaan muun muassa: * ryhmitellä tietoaineistoja * esittää asiakirjaryhmien suhteita toisiinsa * kuvailla aineiston tehtäväkontekstia, kun sarjat luodaan organisaation tehtävien pohjalta. Liian monitasoinen sarjahierarkia haittaa arkiston käytettävyyttä. Jos arkisto on suppea tai rakenteeltaan yksinkertainen, aineistoja ei välttämättä tarvitse kuvailla sarjatasolla, vaan arkistoyksiköt voidaan luetteloida suoraan aineistokokonaisuuden alle. Arkistoyksikkö * Arkistoyksikkö on sarjaa pienempi kokonaisuus, joka koostuu loogisesti yhteen kuuluvista asiakirjoista (esim. yksittäinen asiakirja, pöytäkirjasidos, henkilöaktit A-K). * Sarjat koostuvat arkistoyksiköistä. * Arkistoyksiköt järjestetään loogiseen järjestykseen sarjan alla, esim. * aikajärjestyksessä vanhimmasta nuorimpaan * aakkosjärjestyksessä * numerojärjestyksessä * maantieteellisessä järjestyksessä * asiasisällön mukaisessa järjestyksessä. Säilytysyksikkö 1. Analogisen aineiston säilyttämisen perusyksikköä kutsutaan säilytysyksiköksi. Tällä tarkoitetaan säilytysvälisettä, kuten koteloa, laatikkoa tai sidosta, joka suojaa asiakirjatiedon analogista ilmentymää. Säilytysyksiköllä on yksilöivä tunniste (signum). Arkistossa ei voi olla kahta samalla tunnisteella varustettua säilytysyksikköä. 2. Säilytysyksikkö voi sisältää yhden tai useamman arkistoyksikön. Tällöin arkistoluettelosta on käytävä ilmi, mitkä arkistoyksiköt sisältyvät mihinkin säilytysyksikköön. Mikäli sarja sisältää vain vähän arkistoyksiköitä, voi se mahtua kokonaisuudessaan yhteen säilytysyksikköön, esimerkiksi arkistokoteloon. *** ** * ** *** ## Seulonta ja tuhoaminen (hävittäminen) Arkistoitavat tietoaineistot määritellään Kansallisarkiston seulontapäätöksissä, jotka perustuvat tehtyyn arvonmääritykseen. Seulontapäätöksissä määritellään myös määräajan säilytettävät asiakirjat, jotka tuhotaan säilytysajan päätyttyä. Seulonnalla tarkoitetaankin asiakirjojen määrän supistamista eli arvonmäärityksen toimeenpanoa ja soveltamista. * Kaikkien tietoaineistojen säilytysaika tulee olla määritelty. * Mitään tietoaineistoja ei saa tuhota, ellei niille löydy seulontapäätöstä. * Tietoaineistot on tuhottava, kun niiden säilytysaika on umpeutunut. * Ennen tuhoamisesta käytettiin termiä hävittäminen. Edelleen puhutaan hävitysluetteloista. **Seulonta on osa aineiston järjestämistä** Tietoaineistojen seulonta tapahtuu erottamalla määräajan säilytettävät asiakirjat arkistoitavista asiakirjoista järjestämistyön yhteydessä. Viranomainen on vastuussa tarpeettomien asiakirjojen hävittämisestä, eli nykytermein tuhoamisesta siten, etteivät ne joudu asiattomien käsiin (arkistolaki 831/1994, 13 §). Kun asiakirjojen säilytysaika päättyy, tulee ne arkistoida tai tuhota tietoturvallisesti. Ennen kuin määräajan säilytettävät tietoaineistot, joiden säilytysaika on päättynyt, voidaan tuhota, tulee niistä tehdä hävitysluettelo. Ohjeet tähän löydät alempaa. Hävitysluettelo on hyväksyttävä ennen tietoaineistojen tuhoamista. Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysaikojen tulisi löytyä organisaation AMS:sta. [Lisätietoja löytyy ohjauskokonaisuuden osiosta sosiaalihuollon asiakirjojen säilytysajan määrittäminen.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-asiakirjojen-sailytysaikojen-maari.md) Olisi hyvä, että organisaation asiakirjahallinnan toimintaohjeissa annettaisiin tuhoamista, hävitysluetteloiden pitoa ja tuhoamisen vastuukysymyksiä koskevat ohjeet. **Muista!** * Jos säilytysaika on umpeutunut, voi asiakirjan tuhota. * Jos säilytysaikaa on jäljellä, tulee asiakirja erottaa arkistoitavasta tietoaineistosta aineistonhallinnan kannalta loogisessa vaiheessa, ja tuhota säilytysajan päätyttyä. * Asiakirjatiedot tuhotaan vuosittain säilytysajan päättymisen jälkeen. * Muista tietoturva! Käytä asianmukaisia paperisilppureita tai lukittuja tietoturva-aineiston keräyslaatikoita salassa pidettävien asiakirjojen tuhoamiseen. ![Tietosuojaroskis (1)-20240625-083420.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_35616ca8e456b8f73dfdea7d6b2d77db0cebac604c8c57978e47dc64b45fa981/Tietosuojaroskis%20(1)-20240625-083420.png?cb=3c24f7123d4df27532b908c95b7739ef) **Säilytysajan laskeminen** Määräajan säilytettävien asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen säilytysaikoja laskettaessa suositellaan noudatettavaksi seuraavia periaatteita: | **Aineistotyyppi** | **Säilytysajan laskenta** | |---------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | Saapuneet asiakirjat | Saapuneiden asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi vastaavien lopullisten päätösten tai muiden lopullisten toimenpiteiden päiväyksestä tai, jollei asia ole aiheuttanut toimenpiteitä, sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjat ovat saapuneet. | | Tilinpito | Tilinpitoon liittyvien aineistojen säilytysaika lasketaan sen tilivuoden päättymisestä, jota ne koskevat. | | Muut päivätyt asiakirjat | Muunlaisten päivättyjen asiakirjojen säilytysaika lasketaan niiden päiväyksestä. | | Päiväämättömät asiakirjat | Päiväämättömien asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on laadittu tai jolloin siihen on tehty viimeinen merkintä. | | Kortistot | Kortiston säilytysaika lasketaan siihen viimeksi tehdystä merkinnästä. | **Perussääntö** Jos säilytysaika on 10 vuotta ja asiakirjan päiväys 12.3.2004, voi sen tuhota vuonna 2015. Oikean vuoden saat laskemalla 2004+10+1. ![arkistokansio3-20240625-083628.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7776736941fbcb808efc2c6b73d3cbf400ddabc0752f257a1e61ed0feea4ca1e/arkistokansio3-20240625-083628.png?cb=51989b42d2e9de29d92c2b95f19e8e07) **Hävitysluettelo** Ohjeet tuhoamisen toimeenpanosta ja rekisteröinnistä löytyvät Kansallisarkiston antamasta määräyksestä [Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen, määräys ja ohje 3.8.2010 (AL/19273/07.01.01.00/2008) (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151200857/valtionhallinnon+asiakirjojen+h%C3%A4vitt%C3%A4minen+asiakirja.pdf/8915feaf-dd91-648e-33e8-38283005de13/valtionhallinnon+asiakirjojen+h%C3%A4vitt%C3%A4minen+asiakirja.pdf?t=1687932820252). Edellä mainittu määräys ja ohje velvoittaa valtion viranomaisia, mutta on ohjeellinen muille arkistonmuodostajille. Muilla arkistonmuodostajilla voi olla lisäksi organisaatiokohtaisia ohjeistuksia hävitysluetteloiden tekemisestä. Tuhoamisesta ei ole välttämätöntä edellä mainitun määräyksen perusteella tehdä merkintöjä silloin, kun määräajan säilytettävät asiakirjasarjat ja -ryhmät säilytysaikoineen on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan. Poikkeuksen tekevät kirjanpidon tilikirjojen ja -tositteiden aineistot ja niiden tuhoaminen, joka on aina dokumentoitava asiakirjojen vahvistetun säilytysajan pituudesta riippumatta. [Kansallisarkiston antaman Kunnallisen asiakirjahallinnon oppaan (2011, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322640/Kunnallisen+asiakirjahallinnon+opas.pdf/03480164-e381-4299-5022-94633e37b25d/Kunnallisen+asiakirjahallinnon+opas.pdf?t=1687857548120) mukaan hävittämisestä laaditaan hävitysesitys tai hävitysluettelo asiakirjahallinnon toimintaohjeen mukaisesti. Hävitysluetteloon merkittävät tiedot * mitä asiakirjoja on tuhottu ja miltä ajalta * mihin päätökseen/päätöksiin tuhoaminen perustuu * milloin, millä tavalla ja kenen toimesta tuhoaminen on toteutettu Hävitysluettelolle ei ole enää vakiomallia vaan sen muoto on vapaa. Hävitysluettelon tulee sisältää yllä mainitut tiedot ja sen voi tuottaa esimerkiksi Excel-ohjelmalla. **Huom!** Ennen arkistonmuodostussuunnitelmia muodostuneen vanhan aineiston tuhoamisesta on aina laadittava hävitysluettelo. ![arkistokansio4-20240625-083954.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d1b8eb3d43a557a873dfbc89a2970d3cef7dca9b300f56e23f03a561090f0cc5/arkistokansio4-20240625-083954.png?cb=c1293fa20a851deab3a60ad0f22e9b06) Lisätietoja tietoaineistojen tuhoamisesta: [Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (2023).](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165223) *** ** * ** *** ## Järjestämistyön päättäminen Järjestämistyön päättämisen työvaiheita ovat asiakirjojen kokoaminen yhteen ja sijoittaminen säilytysvälineisiin. Lopuksi säilytysvälineet vielä nimiöidään. Järjestämistyön loppuvaiheessa asiakirjat kootaan yhteen ja yhdistetään tarvittaessa sarjakokonaisuudet. Lopuksi asiakirjat käydään vielä läpi siten, että niiden keskinäinen järjestys tarkistetaan ja tarvittaessa korjataan. **Suojustaminen** Asiakirjojen suojustaminen tarkoittaa asiakirjojen suojaamista vaurioitumiselta sekä valolta, pölyltä, kosteudelta ym. sijoittamalla ne arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin. Kansallisarkisto on julkaissut suojamateriaaliohjeen, johon on suositeltavaa tutustua. * [Suojamateriaaliohje (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322640/Suojamateriaaliohje_03092018.pdf/c927c85a-bcae-7521-ca4c-13d9b357cdd0?t=1676470984276) * [Ohjeen liite (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322640/Suojamateriaaliohje_liite_03092018.pdf/c6b5c913-e0ed-9997-d2b8-fbbd8b24c06b?t=1676470984141) Huonokuntoiset säilytysvälineet korvataan uusilla, ja jos asiakirjat ovat esim. kierrekansioissa, on ne korvattava arkistokoteloilla. Asiakirjat tulee sijoittaa asianmukaisiin ja oikean kokoisiin suojalehtiin ja koteloihin. Arkistokoteloita on eri kokoisia: A4, foliokoko ja erikoiskoot. Lisäksi kortistoille on arkistolaatikoita. ![Arkistolaatikko-piirroshahmo kehottaa täyttämään kotelot oikein.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/3.5+järjestämityön+päättäminen.png/b89e0797-a7ef-9b7f-26df-212e3d955cb3?t=1683201307996) Koteloiden liiallinen täyttäminen tai tyhjäksi jättäminen vaurioittaa asiakirjoja ja vie turhaan tilaa. Vajaasti täytetyissä koteloissa asiakirjat pääsevät valumaan ja taittumaan ja liian täysissä koteloissa asiakirjat repeilevät. ![Kaksi arkistokoteloa, joista toinen on liian täynnä ja pursuilee.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/Järjestämistyön+päättäminen2.png/692ea057-6f1c-1027-e9aa-1eec58766cc6?t=1683632975173) **Kuva:**Etualalla oleva liian täysinäinen arkistokotelo pullistelee, kun taas taempi kotelo, jossa asiakirjoja on sopiva määrä, sulkeutuu nätisti. (Kansallisarkisto) Asiakirjaniput voi kääntää puolivälistä toisin päin koteloon, jolloin mahtuu enemmän ja tasaisemmin asiakirjoja. Yli 10 cm leveiden koteloiden käyttöä on vältettävä, koska ne ovat täyteen pakattuina painavia ja hankalampia käsitellä työturvallisuuden kannalta. Metallisten tai muovisten kiinnitysmekanismien tai liimasidosten käyttöä tulee välttää, koska ne tuhoavat asiakirjaa. Suojavälineet valitaan asiakirjojen koon ja ominaisuuksien mukaan. Asiakirjat suojataan A4- tai foliokokoisella suojapaperilla. Vähintään kotelon alin ja ylin asiakirja tulisi suojata suojapaperilla, kun asiakirjat sijoitetaan arkistokoteloon. Samaan koteloon voidaan sijoittaa yksi tai useampi arkistoyksikkö. Samaan arkistoyksikköön kuuluvat asiakirjat sijoitetaan suojalehden väliin ja suojalehteen kirjoitetaan aineiston yksilöivä tieto (arkistonmuodostajan nimi ja arkistoyksikön tunnus) ja tieto mahdollisesta salassapidosta. ![Suojapaperia laitetaan arkistokoteloon.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/Järjestämistyön+päättäminen3+(1).png/2c7c2b04-2c24-3705-434c-945eeb1cd529?t=1683633136559) **Kuva:**Suojapaperilla suojataan arkistokotelossa olevia asiakirjoja. (Kansallisarkisto) ![Suojalehteen on kiinnitetty nimiöintitarra.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/Järjestämistyön+päättäminen1+(1).png/6bb08ca0-2185-09d3-c7a6-bbca5841d9e3?t=1683633256139) **Kuva:**Suojalehti, jossa nimiöintitarra. (Kansallisarkisto) **Kotelon tunnistetiedot** Säilytysvälineisiin merkitään tunnistetiedot, joiden avulla löydetään arkistoluetteloon merkityt aineistot. Tunnistetiedot voidaan merkitä koteloon nimiöin tai kirjoittamalla kotelon päätyyn. Nimiölaput kiinnitetään liimaamalla tai käytetään soveltuvia tarranimiöitä. Varmin tapa on liimaaminen arkistokelpoisella liimalla. Nimiöstä tulee ilmetä arkistonmuodostajan ja asiakirjasarjan nimi, aineiston aikarajaus, arkistotunnus (signum esim. Aa 1), tarvittaessa hävitysvuosi sekä tarvittavat muut tunniste- ja käsittelytiedot, esimerkiksi käyttörajoitukset. Nimiöt olisi hyvä liimata samalle korkeudelle koteloiden alareunasta. ![Arkistokoteloita hyllyssä.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/DSC_0461+nimio.jpg/fbfd820b-eee8-6b50-5e15-b8eca3be0487?t=1683201508019) **Kuva:**Näissä ajantasaisissa arkistokoteloissa nimiöt on sijoitettu siististi samalle korkeudelle. (Kansallisarkisto 2023) ![Huonokuntoisia tai puutteellisesti merkittyjä arkistokoteloita.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/Järjestämistyön+päättäminen4.png/bbcb5fcb-8603-834d-ac78-20e1f66e3331?t=1683633659533) **Kuva:**Vanhat nimiöt voivat vaatia päivittämistä. Samalla on syytä arvioida arkistokoteloiden arkistokelpoisuutta ja sitä, tulisiko kotelot uusia. (Kansallisarkisto) Salassa pidettävien asiakirjojen tulee käydä ilmi kotelosta ja nimiöstä ilman, että luettelosta pitää tarkistaa käyttörajoitukset * mikäli saman säilytysyksikön sisällä osa asiakirjoista on salassa pidettäviä ja osa julkisia, tulee merkinnät tehdä arkistoyksiköihin * mikäli koko sarja on salassa pidettävä, riittävät säilytysyksiköihin (nimiöön) tehdyt merkinnät ![Salassa pidettävä -leima.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/Salassa+pidettävä+(1).png/53f965c1-5257-24f5-5019-278d6c71fba8?t=1683633870826) ![Salassa pidettäväksi merkittyä aineistoa arkistokoteloissa.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/DSC_0457+nimio.jpg/7e0b70d7-f9f8-f829-f0d2-936ec906ce2f?t=1683201508153) **Kuva:**Nimiöön on merkitty käyttörajoitus. (Kansallisarkisto 2023) > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi [++Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia++](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Analogisten asiakirjojen säilymisen turvaaminen ![Ylätunniste-THL-KA (1)-20240625-073353.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_be95b13d920a0aa891c50ef75cdebbf5077081abd730dae1579c0f0452aa3cad/Yl%C3%A4tunniste-THL-KA%20(1)-20240625-073353.png?cb=62f6438ccf79479229d24917306577c0) Analogisten asiakirjojen säilyminen turvataan säilyttämällä asiakirjat oikeanlaisissa olosuhteissa. Kun olosuhteet ovat asiakirjoille epäotolliset, voi merkittäviä tuhoja tapahtua jo hyvin lyhyessä ajassa. Tässä osiossa tutustutaan tarkemmin arkistokelpoisiin materiaaleihin, arkistotiloihin ja homevaurioihin. Analogisten asiakirjojen säilymisen turvaaminen -osiosta löydät tietoa seuraavista aiheista: * **Arkistokelpoiset materiaalit:**Perehdytään arkistokelpoisiin materiaaleihin ja suojamateriaaleihin. * **Arkistotilat:**Käydään läpi arkistotiloihin liittyviä vaatimuksia ja hyviä käytänteitä. * **Homeongelmat:**Tutustutaan homeen muodostumisen syihin ja toimenpiteisiin, joihin on ryhdyttävä, mikäli on syytä epäillä homeongelmaa. > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi ![image-20240618-120856.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_b5612bba590260b6f5a0bb6dac20d18f06e97d03ad73bcb19fd1eb43155f6cdd/image-20240618-120856.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c) [++Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia++](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. *** ** * ** *** ## Arkistokelpoiset materiaalit Säilytysmateriaalien merkitys kasvaa sen mukaan, mitä pidempään aineistoja täytyy säilyttää. Kun kyse on arkistoitavista analogisista asiakirjoista, joiden säilyttäminen tulee varmistaa lähtökohtaisesti ikuisesti, on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, millaisia suojamateriaaleja käytetään. * Suojamateriaalivaatimukset koskevat arkistolain (813/1994) perusteella vain arkistoitavia asiakirjoja. * Kansallisarkisto ei enää ylläpidä luetteloja arkistokelpoisista materiaaleista. Arkistokelpoiset materiaalit tarkoittavat esimerkiksi paperiasiakirjan tuottamiseen liittyviä materiaaleja, kuten paperin ja musteen laatu, tai kirjoitusvälineitä ym. välineitä, joilla pyritään takaamaan aineistojen ja niihin tehtävien merkintöjen säilyvyys. Suojamateriaalit lukeutuvat myös lavean arkistokelpoisten materiaalien määritteen alle. Ne nimensä mukaisesti suojaavat aineistoja. Erilaisia suojamateriaaleja ovat esimerkiksi suojapaperit/"vaippalehdet", arkistokotelot ja arkistolaatikot. ![Parrakas mies pohtii, millaisia säilytysmateriaaleja arkistoaineistoille tulisi valita, piirroskuva.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/4.1+arkistokelpoiset+materiaalit.png/ff7988f0-6cb9-108b-cdb7-7b84c488aad9?t=1683634432343) **Miten arkistokelpoisista materiaaleista on ohjeistettu?** Viranomaisten käyttämille papereille ja kirjoitustarvikkeille on Suomessa asetettu vaatimuksia jo pitkään, aina 1800-luvulta lähtien. Arkistolain (831/1994, 11 §) mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava käyttäen pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä. Arkistolain vaatimus kohdistuu siten vain arkistoitaviin asiakirjoihin. Vuonna 1982 annetun arkistoasetuksen perusteella (1012/82) vastuu arkistokelpoisuuskäytäntöjen määräämisestä siirtyi silloiselle Valtionarkistolle. Sen tuli vuosittain julkaista virallisessa lehdessä luettelo Valtion teknillisen tutkimuskeskuksen (VTT) tutkimista arkistokelpoisista papereista ja kirjoitustarvikkeista. Testivaatimuksia muutettiin 2000-luvun alussa niin, että arkistokelpoisuuden tutkiminen Suomessa suoritettiin vain kansainvälisen ISO 11798 -standardin mukaisesti. Edelleen vain VTT:llä tehdyt testit hyväksyttiin arkistolaitoksen vuosittain antamaan arkistokelpoisuuspäätökseen. Suomen liittyminen Euroopan unioniin muutti arkistokelpoisuusmääräysten antamisen periaatteita. EU:n säädökset edellyttivät vapaan kaupankäynnin ja vastavuoroisuuden periaatteita, joiden mukaan myös ulkomaisten standardien soveltaminen teknisenä vaatimuksena oli huomioitava. Testien tulee olla akkreditoidun (l. puolueettoman tahon hyväksymän) Euroopan talousalueella tai Turkissa toimivan tutkimuslaitoksen tekemiä. Suomessa ei enää tutkita arkistokelpoisuutta ISO 11798 standardin mukaisesti, eikä Kansallisarkisto anna enää vuosittaista päätöstä arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä. Viimeisin päätös on vuodelta 2010. Kansallisarkisto ei myöskään ylläpidä enää luetteloa arkistokelpoisista materiaaleista verkkosivuillaan. Kansallisarkisto suosittelee kuitenkin käytettävän paperimateriaaleja, jotka täyttävät viimeisimmän, eli vuoden 2010 arkistokelpoisuusmääräyksen kriteerit. [Viimeisin arkistolaitoksen päätös pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä löytyy Kansallisarkiston verkkosivuilta kumotuista määräyksistä.](https://kansallisarkisto.fi/kumotut-maaraykset-ja-ohjeet#9419) Hankintoja tekevän tahon on itse varmistettava ennen tuotteen tilaamista, että se täyttää arkistokelpoisuusvaatimukset. **Suojamateriaalit** Silloin, kun asiakirjat ovat vielä käsiarkistossa, viraston toimistotiloissa ja niitä käsitellään suhteellisen usein, säilytysvälineiden on oltava helppokäyttöisiä. Tällöin voidaan säilytykseen käyttää kiinnitysmekanismilla varustettuja mappeja tai kansioita, riippukansioita tai kortistolaatikoita. Päätearkistoon siirretyt asiakirjat säilytetään yleisimmin arkistokoteloissa. ![Erikokoisia arkistokoteloita hyllyssä.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/Erikokoiset+kotelot.png/f0bffcfa-dea6-d88a-921d-e3471157828d?t=1683634650406) **Kuva:** Nimiöityjä erikokoisia arkistokoteloita. (Kansallisarkisto) Säilytysyksiköihin (sidoksiin, koteloihin tai laatikoihin) kiinnitetään nimiöt, joihin on merkitty arkistonmuodostajan nimi, asiakirjasarjan nimi, aikaväli, suojeluluokka, sekä yksikön muut tunnistetiedot ja mahdollinen hävittämisvuosi. Nimiöihin käytetyn paperin ja liiman on oltava happamuudeltaan neutraalia. Valmiiden tarrojen osalta on nämä ominaisuudet varmistettava. Myös tarrojen kiinni pysyminen on kokeellisesti varmistettava. Nimiöiden merkinnät on tehtävä arkistokelpoisella menetelmällä. **Hyvä arkistokotelo suojaa asiakirjoja** * Arkistokotelon tulee suojata asiakirjat pölyltä, valolta ja jonkin verran olosuhteiden vaihteluilta. * Vesivahinko- tai sammutustilanteissa suojakotelo voi alkuvaiheessa suojata asiakirjat kastumiselta. * Hyvä arkistokotelo tai -kansio on sopivan kokoinen ja pakattu täyteen, muttei kuitenkaan liian täyteen. Liian suurissa tai väljissä koteloissa asiakirjat eivät pysy paikoillaan ja liian pienissä kansioissa paperien reunat taittuvat ja vaurioituvat. ![arkistokansio1-20240625-074613.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_ea184ebdf35e251e509f6bb4d8e7d1944ce7c8a864507a212f1b9e526152c4e6/arkistokansio1-20240625-074613.png?cb=303291892ddbeba4c9040ca3fef63ca0) **Suojamateriaalien käyttötarkoitus ja laatu** Suojamateriaalien laatu vaikuttaa analogisten arkistoitavien asiakirjojen säilyvyyteen. Suojaamisessa tulisi käyttää [Kansallisarkiston ohjeessa (Analogisten arkistoitavien asiakirjojen suojaamisessa käytettävät materiaalit 2018)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#13459) mainittujen kriteerien tasoisia selluloosapohjaisia suojamateriaaleja. Suojamateriaalit jaetaan primäärisuojiin ja sekundäärisuojiin * Primäärisuojiksi kutsutaan niitä suojamateriaaleja, jotka ovat suorassa kosketuksessa asiakirjoihin, kuten esimerkiksi suojapaperit ("vaippalehdet") ja valokuvien suojakuoret. * Sekundäärisuojiksi kutsutaan niitä suojamateriaaleja, jotka eivät ole suorassa kosketuksessa asiakirjoihin, kuten kotelot ja laatikot. Kun analoginen tietoaineisto on jotain muuta kuin paperia, tulee miettiä, vaatiiko niiden säilyttäminen ja arkistointi erityisiä toimenpiteitä. Esimerkiksi valokuvien suojaamiseen ohjeistetaan käyttämään paksumpaa suojapaperia ja suojakuoria. Valokuvien suojamateriaalien laatukriteerit ovat vaatimuksiltaan paperiaineiston suojamateriaaleja tarkempia, joten valokuville soveltuvat primäärisuojat sopivat kaikille arkistoaineistoille. **Esimerkkejä erilaisista säilytyskoteloista ja -laatikoista** |--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | NAPPI-NAUHAKOTELO ![Nappi-nauhakotelo.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/Nappi-nauhakotelo.png/041ffdb2-6fa1-4cc9-c687-79842f5322b6?t=1683295737455) | | VAAKALAATIKKO ![Vaakalaatikko.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/Vaakakotelo.png/a01a7e4d-4fc4-d7f5-567b-03ea211c2e1f?t=1683295764812) | | KANNELLINEN KORTISTOLAATIKKO ![Kortistolaatikko.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/Laatikot.png/18ec7ee6-0ae3-78d1-d600-3ba81875d08a?t=1683295790820) | | KARTTAKOTELO ![Karttalaatikko.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/Karttakotelot.png/153f0cbf-7fc7-60d6-8b1a-0e45bacca5d2?t=1683295811054) | **KUVA:**Ylimmäisenä nappi-nauhakotelo asiakirjojen pystysäilytykseen ja sen alla vaakalaatikko vaakasälytykseen, kannellinen kortistolaatikko ja alimpana karttakotelo. **Lue lisää** * [Kansallisarkiston ohjeesta pysyvästi säilytettävien asiakirjojen suojaamisessa käytettävistä materiaaleista ja suojamateriaaliohjeen liite: Luettelo soveltuvista suojamateriaaleista 3.9.2018](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#13459) > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi [++Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia++](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. *** ** * ** *** ## Arkistotilat Arkistolain (831/1994) 12 §:ssä kuvataan vaatimuksia, jotka tulee huomioida asiakirjojen säilyttämisessä. Asiakirjojen tulee lain mukaan olla turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Arkistotilojen tuleekin tarjota asiakirjoille asianmukainen säilytyspaikka aineistojen jokaisessa elinkaarenvaiheessa, aktiivikäytöstä arkistointiin. * Aineistojen säilyttämisessä ja arkistoinnissa tulee huomioida aineiston elinkaaren vaihe. * Arkistotilat jaetaan kolmeen ryhmään aineiston käyttötarkoituksen mukaan. * Arkistoitavien aineistojen säilyttäminen tulee toteuttaa Kansallisarkiston arkistotilamääräyksen (AL/19699/07/01.01.00/2012) mukaisesti. * Oikeanlaiset tilat ja olosuhteet varmistavat asiakirjojen säilymisen. ![https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/Arkistotilat.png/b230fb68-c5d0-c465-89cc-4c8a958f0f96?t=1683295012399](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/Arkistotilat.png/b230fb68-c5d0-c465-89cc-4c8a958f0f96?t=1683295012399) [Kansallisarkisto on antanut arkistotilamääräyksen (AL/19699/07/01.01.00/2012; 1.3.2013) (pdf).](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/maarays_ja_ohjeet_arkistotiloista01032013.pdf/ba531a19-a77c-bd89-9be5-09ae404ceddd/maarays_ja_ohjeet_arkistotiloista01032013.pdf?t=1677496871459) Määräys koskee arkistointivaiheessa olevia asiakirjoja, mutta sitä voi soveltaa myös määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytystilojen suunnittelussa. Arkistotilaa suunniteltaessa tule ottaa huomioon **määräyksessä kuvatut rakenteelliset, paloturvallisuus-, ilmastointi- ja valaistus­ratkaisut.** Viranomainen vastaa itse arkistotilojensa suunnittelusta, toteutuksesta ja hyväksymisestä. Seuraavaksi käydään läpi muutamia perusasioita, joita on hyvä miettiä sekä nykyisten arkistotilojen kohdalla että arkistotilasuunnittelun yhteydessä. Arkistotilojen tulee suojata aineistoja asiakirjoille haitallisilta olosuhteilta ja rajoittaa aineistoihin pääsy vain henkilöille, joiden työtehtäviin aineistojen käsittely kuuluu. Arkistotilat jaetaan käytön mukaan kolmeen ryhmään: Käsiarkistot Käsiarkistossa ovat päivittäessä käytössä olevat asiakirjat, joita säilytetään työtilojen yhteydessä. Lähiarkistot Lähiarkistoon kuuluvat asiakirjat, joita tarvitaan työtilojen yhteydessä, mutta joiden säilytysturvallisuuden on oltava parempi kuin käsiarkistossa säilytettävien asiakirjojen. Tällaisia asiakirjoja ovat esimerkiksi analogiset potilasasiakirjat. Päätearkistot Päätearkistoon kuuluvat arkistoitavat asiakirjat, joita käytetään ja täydennetään suhteellisen harvoin. Arkistoaineisto siirretään päätearkistotiloihin lähiarkistotiloista tai suoraan käsiarkistoista. Lähi- ja päätearkistojen rakennustekniset vaatimukset ovat samat. Pienten viranomaisten asiakirjat voidaan säilyttää kokonaan lähiarkistotilassa, paloturvallisessa arkistokaapissa tai -holvissa. Arkistotilojen tulee suojata aineistot: * vedeltä ja haitalliselta kosteudelta * tulelta ja palokaasuilta * liialliselta lämpenemiseltä ja valolta * ilman epäpuhtauksilta * ilkivallalta, vahingonteolta ja luvattomalta käytöltä * poikkeusoloissa **Arkistotilojen sijoitus ja rakenteellisia huomioita** Päätearkistotilan paras sijoituspaikka on ensimmäinen kerros tai ylimmät kellarikerrokset. Alinta kellarikerrosta ei suositella päätearkistotilan sijoituspaikaksi. Vesi- ja viemäriputket, palo- ja räjähdysherkät aineet sekä sähkökaapit on sijoitettava arkistotilan ulkopuolelle. Mikäli arkistotilassa on putkia, tulee niiden alle rakentaa suojakourut. Arkistotilassa pitää olla muusta kiinteistöstä erillinen lämmitys. Arkistotiloihin asennettavat sähkölaitteet tulee voida tehdä jännitteettömäksi tilan ulkopuolelta. **Olosuhdevaatimukset** Arkistotilan olosuhteiden tulee lämpötilan, ilman suhteellisen kosteuden ja puhtauden suhteen olla arkistoitaville asiakirjoille turvallisissa rajoissa. Asiakirjat säilyvät parhaiten matalissa lämpötiloissa. Arkistotiloissa on pyrittävä mahdollisimman tasaisiin olosuhteisiin, sillä suhteellisen kosteuden ja lämpötilan äkilliset vaihtelut rasittavat asiakirjoja eniten. * Matalassa suhteellisessa kosteudessa (alle 20 %) asiakirjat haurastuvat ja korkeassa suhteellisessa kosteudessa (yli 60 %) mikrobit voivat aktivoitua. * Lähi- ja päätearkistotiloilta, joissa säilytetään arkistoitavia paperiasiakirjoja, edellytetään, että lämpötila on + 16--20 astetta ja suhteellinen kosteus (SK) 40--50 %. ![arkistokansio5-20240625-092123.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_62b845b28f5808536832b2bed95be91b33a4a45e7fc4bb3ea9e7d0d6628ce43a/arkistokansio5-20240625-092123.png?cb=c4d0463117b7ff145f876190d43e3d31) Arkistotilan lämpötilan ja ilman suhteellisen kosteuden olosuhteita on valvottava säännöllisesti luotettavilla mittareilla mittaamalla. Mitatut arvot tulee kirjata ylös. Mittauksessa suositellaan käytettäväksi mittalaitteita (esim. kerääviä dataloggereita), jotka keräävät mittausdataa lyhyin väliajoin siten, että tuloksista saadaan havaittua äkilliset vaihtelut. Jos olosuhteissa tapahtuu olennaisia ja suositukset ylittäviä muutoksia, on ryhdyttävä toimenpiteisiin olosuhteiden korjaamiseksi. Suurin vaara arkistoaineiston säilymiselle on pitkäaikainen, korkea ilman suhteellinen kosteus. **Kalusteet ja välineet** Arkistotiloissa voidaan käyttää sekä kiinto- että siirtohyllykköjä. Siirtohyllyköt voivat olla käsi- tai sähkökäyttöisiä. Hyllyköiden tulee olla metallisia. Karttoja, piirustuksia, kortistoja, filmejä, nauhoja yms. säilytetään metallisissa kaapeissa tai laatikostoissa, joiden koko ja rakenne määräytyy säilytettävän aineiston koon ja muodon sekä säilytystavan mukaan. **Esimerkkejä arkistohyllyistä** Uudemmissa arkistotiloissa voi olla sähköisesti liikkuvia ja lukittavia hyllyratkaisuja. Erilaisilla lukitusratkaisuilla pystytään rajoittamaan aineistoihin pääsy vain henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. ![Lukittavia arkistokaappeja.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/THL_J0_1+arkistohyllyt+(1).jpg/b6a70a85-7f43-6602-cc4a-6c83f5c212d1?t=1683635512942) ![Lukittavia arkistokaappeja lähikuvassa.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/THL_J0_4+arkistohyllyt+(1).jpg/000f18d4-2b49-b95e-dee9-2c8abea794e5?t=1683635621474) **Kuvat (yllä):**Lukittavia arkistohyllyjä. (THL 2023.) Arkistotiloissa tulee olla ainakin yksi työpöytä sekä liikuteltavia laskutasoja asiakirjojen selaamista ja muuta käsittelyä varten. Arkistohuoneessa ei kuitenkaan tule työskennellä vakituisesti. ![Arkistohyllyn aputaso avattuna.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/DSC_0434+aputaso+arkistotilat+(3).jpg/5ae18f57-49a2-a11c-edd4-3061225b25db?t=1683800977311) **Kuva:**Esimerkki arkistotilan laskutasosta. (Kansallisarkisto 2023) Kun asiakirjoja siirretään päätearkistoon, niiden tulee olla sijoitettuina suositusten mukaisiin arkistokelpoisiin ja umpinaisiin koteloihin tai laatikoihin. Hyvät säilytysvälineet suojaavat aineistoa olosuhteiden vaihteluilta ja jonkin verran mahdollisilta vesivahingoilta. [Lue lisää arkistokelpoisista materiaaleista.](https://kansallisarkisto.atlassian.net/wiki/spaces/AJI/pages/244351969) **Arkistotilojen puhtaanapito** Arkistotilat tulee pitää siistinä. Tilat on siivottava säännöllisesti ja arkistoaineistot on puhdistettava pölystä vähintään kerran vuodessa. Arkistotilojen ja -aineistojen siivous tulisi sisällyttää viraston siivoussopimukseen. Arkistotila on tarkoitettu vain asiakirjojen säilyttämistä varten, eikä tilassa tule säilyttää tyhjiä koteloita, käyttämättömiä hyllytasoja tai mitään muuta sinne kuulumatonta. *** ** * ** *** ## Homeongelmat Asiakirjojen säilyttäminen oikeissa olosuhteissa on tärkein toimenpide, jolla homeongelmat voidaan estää. Mikäli homeongelma on kuitenkin päässyt muodostumaan, on siihen syytä suhtautua vakavasti. * Homeen syntyyn vaikuttavat ilmankosteus, lämpötila ja ravinnonlähteenä toimiva kasvualusta. * Homelajikkeita on runsaasti, joten homeen tunnistaminen on haastavaa. * Homeongelmissa on usein syytä turvautua asiantuntija-apuun. **Miksi hometta muodostuu?** Home on mikrosieni, joka kasvaa rihmastona ja lisääntyy itiöiden avulla. Homeitiöitä löytyy kaikilta pinnoilta ulkona ja sisällä. Ne siirtyvät ilmavirtojen mukana materiaalista toiseen. Sisätiloissa ne voivat levitä ilmanvaihdon kautta eri tiloihin. Homeet menestyvät hyvin erilaisissa olosuhteissa. Ne tarvitsevat kasvaakseen ja lisääntyäkseen happea, vettä ja ravintoa. Homeiden kasvamiselle on otollista, jos ilman suhteellinen kosteus on yli 65 % ja lämpötila + 4--30 asteen välillä. Homeet voivat kasvaa myös pimeässä, koska niissä ei ole lehtivihreää (klorofylliä). Home hankkii ravintonsa kasvualustasta. Paperin selluloosa, lumppu, liima- ja täyteaineet sekä musteet kelpaavat homeiden ravinnoksi. Huokoinen paperi on alttiimpi homeiden kasvulle kuin tiivis paperimateriaali. **Homeen tunnistaminen ei ole helppoa** On syytä huomata, että homelajeja on satoja ja että niiden ravintovaatimukset ja elinolosuhteet sekä haitallisuus ihmisille vaihtelevat suuresti. Homelajit voivat olla värillisiä tai värittömiä tai jopa paljaalle silmälle näkymättömiä. Lisäksi home on helppo sekoittaa likaan, nokeen, pölyyn tai foxing-tahroihin, jotka ovat paperissa muun muassa epäpuhtauksien aiheuttamia ruskeita jälkiä. Homelajien tunnistaminen on vaativaa asiantuntijatyötä. ![arkistokansio3-20240625-092628.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_64ce1f3e184b437720ee9e8dc5632277854428f6f44179a8d94a6baae4998dd2/arkistokansio3-20240625-092628.png?cb=51989b42d2e9de29d92c2b95f19e8e07) Kuiva passiivinen homepöly ei ole asiakirjoille haitallista, mutta aineiston käyttäjälle se voi olla. Aktiivinen kasvava home on myös asiakirjoille haitallista. **Kokeile pystytkö arvioimaan silmämääräisesti, mitkä seuraavista kuvissa näkyvistä vaurioista ovat homeen aiheuttamia.** ![-](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/DSC_0452+korroosio.jpg/f8a4ce0b-de62-099c-fc05-2f2fc7b6b94b?t=1683201508281) **Kuva 1.** ![-](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/DSC_0413+Home+1.jpg/9669836c-7967-8054-1e8a-675000a4c074?t=1683201509082) **Kuva 2.** ![-](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/DSC_0427+Tahra+1.jpg/437bfc44-528a-a5fa-df5a-c7529027df94?t=1683201508809) **Kuva 3.** ![-](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/DSC_0422+Home+2.jpg/29329c18-3c77-6bb9-c7b8-76f70879ea78?t=1683201508946) **Kuva 4.** ![-](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/DSC_0450+home+3.jpg/a9882cec-fe83-0b58-8bb8-cb9c3b779999?t=1683201508420) **Kuva 5.** ![-](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/DSC_0479+palovaurio.jpg/343eba3b-746f-5cf3-a0e8-9a767cd786e7?t=1683201507747) **Kuva 6.** :👉 Katso vastaus 1. Korroosiota 2. Hometta 3. Tahra 4. Hometta 5. Hometta 6. Palovaurio Homeen tunnistaminen on haastavaa ja home voi olla terveydelle haitallista. Home-epäilyjen kohdalla onkin syytä matalalla kynnyksellä kysyä neuvoa alan ammattilaiselta. Home haurastuttaa ja pehmentää paperia, minkä seurauksena paperiin voi muodostua puuttuvia alueita. Homeet saattavat myös kiinnittää papereita yhteen, jolloin yhteen tarttuneita papereita ei voi irrottaa toisistaan. Osa homeista värjää paperia keltaisen, punaisen, sinisen, vihreän tai ruskean väriseksi. Toiset homeet esiintyvät paperipinnoilla pölyä muistuttavina irrallisina kerrostumina. Homeen haju vaihtelee tunkkaisesta kellarista makeaan omenaan, mutta home voi olla myös täysin hajutonta. **Jos epäilet hometta...** * Homehaittojen hallinnassa on olennaista estää homeisen aineiston sisältämien itiöiden leviäminen aineistoista ja tiloista toisiin. * Eristä homeinen aineisto muusta aineistoista sijoittamalla se suojakoteloon tai käärimällä se suojapaperiin. * Kaikki kotelot, joissa on homeista aineistoa, pitää merkitä. * Huolehdi, että säilytystilassa on asianmukaiset olosuhteet. * Hanki varmistus home-epäilylle ja turvaudu asiantuntijaan. Ota tarvittaessa yhteyttä Kansallisarkistoon. * Jos aineistossa todetaan aktiivista hometta tai homepölyä, homepuhdistus pitää aloittaa mahdollisimman pian aineiston säilymisen turvaamiseksi ja henkilöiden turvaamiseksi. * Muista, että homepuhdistuksen tekee aina asiaan erikoistunut alan asiantuntija. * Jos käsittelet home-epäiltyä tai homeista aineistoa, suojaa itsesi ja käytä asianmukaisia suojavälineitä. ![Merkintä homevauriosta paperiin käärityn aineiston päällä.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/DSC_0441+home+epailyn+merkita.jpg/691ee474-7f43-2f51-95fe-3e5cbaa80490?t=1683201508551) **Kuva:**Merkitty ja suojapaperiin paketoitu home-epäilty aineisto. Home-epäilymerkintä on hyvä tehdä organisaation toimesta, joka aineistoja hallinnoi. ![Dokumentoitu tieto homevauriosta.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/DSC_0526+home+konservaattori+2.jpg/be0e9457-62e8-03d1-0dc7-5647eab828e4?t=1683201507614) **Kuva:**Konservaattorin käsittelemiin homeaineistoihin on tärkeää dokumentoida tieto aineiston homevaurioista, sillä pienetkin homejäämät voivat aiheuttaa oireita osalle ihmisistä. **Yleisin syy: kosteus** Arkistojen homeongelmat johtuvat usein vesivahingoista, jolloin arkistoaineisto on päässyt kastumaan. Kastunut arkistoaineisto tulee kuivattaa mahdollisimman nopeasti, sillä homehtumisen riski on suuri. Homerihmaston kasvaminen ja itiöiden leviäminen voi alkaa jo 24--28 tunnissa. Hometta voi näin ollen olla myös aineistoissa, jotka ovat uusissa koteloissa. Koteloihin, joissa on havaittu homeista aineistoa, tulee aina tehdä merkintä homehavainnosta. Jos kastunutta aineistoa on paljon, osan aineistosta voi pakastaa pienemmissä erissä kuivattamisen jaksottamiseksi. Kastunut aineisto tulisi pakastaa ennen kuin aineistoon on ehtinyt tulla homekasvustoa. Pakastaminen ei poista hometta, mutta se antaa lisää aikaa aineiston pelastamiseksi. Ennen pakastamista kastunut aineisto olisi hyvä saada puristetuksi esimerkiksi kartonkien avulla mahdollisimman hyvin alkuperäiseen muotoonsa, jotta minimoidaan aineiston fyysiset epämuodostumat. ![Kastuneita arkistokoteloita hyllyssä.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/Homeongelmat.png/d03943a8-99c0-a035-250d-4053dd359cd3?t=1683641267712) **Kuva:**Arkistokansioita, jotka ovat altistuneet vedelle. (Kansallisarkisto) On syytä muistaa, että paperimateriaalin ei tarvitse kastua täysin, vaan hometta voi kasvaa paperin pinnalla, jos ilman suhteellinen kosteus on pitempään yli 65 %. Kastuneen paperin tunnistaa paperin aaltoiluna. Paperiin tulee myös kosteusraitoja. Homeongelmien syntymistä ehkäistään parhaiten [huolehtimalla asianmukaisista arkistotiloista](https://kansallisarkisto.fi/arkistotilat) sekä varautumalla yllättäviin tilanteisiin kuten vesivahinkoihin. Hyvällä suunnittelulla ja ennalta varautumisella voidaan pelastaa arvokkaat arkistoaineistot vahingoilta tai saada niiden pelastamiseen lisää aikaa. Rakennusten sisäilmaongelmat eivät välttämättä tarkoita, että tiloissa säilytettävät arkistoaineistot olisivat homeessa, vaan homeeseen tarvitaan aina aineiston kastuminen tai pitkäaikainen korkea ilmankosteus. Sisäilmaongelmien ilmetessä asiakirja-aineistot tulee puhdistaa huolellisesti ennen mahdollista siirtoa muihin tiloihin, jotta mahdolliset käyttäjille haitalliset kosteusperäiset homeitiöt eivät siirry muihin tiloihin. Tiloissa, joissa säilytetään pysyvästi säilytettäviä asiakirja-aineistoja, ei saa käyttää hapettavia kaasuja ja kemikaaleja (kuten peroksidiyhdisteitä ja otsonia) sisältäviä puhdistus-, kaasutus- ja desinfiointimenetelmiä. Menetelmät ovat asiakirja-aineistoille erittäin haitallisia eivätkä poista aineistoissa mahdollisesti olevaa homekasvustoa Tutustu Kansallisarkiston verkkosivujen ohjeisiin home-epäiltyjen tai homeisten arkistoaineistojen käsittelystä sekä määräykseen/ohjeeseen arkistotiloista. [Mainitut ohjeet löytyvät Kansallisarkiston verkkosivujen ohjepankista.](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki) > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi [++Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia++](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Aputyökaluja järjestämistyöhön ![Ylätunniste-THL-KA (1)-20240701-074314.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2eb9f597065e3a95e1f9d2f27ca1ac8a088622bf715d32b4036cab731f64ea46/Yl%C3%A4tunniste-THL-KA%20(1)-20240701-074314.png?cb=62f6438ccf79479229d24917306577c0) Alle on kerätty muutamia "aputyökaluja", jotka voivat olla hyödyllisiä analogisten tietoaineistojen järjestämistyössä ja sen suunnittelussa. ![https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/5+aloitussivu.png/0d7938ac-f0c6-503f-b3ff-9aef27a761fd?t=1688636949251](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/5+aloitussivu.png/0d7938ac-f0c6-503f-b3ff-9aef27a761fd?t=1688636949251) Järjestäjän muistilista * [Järjestäjän muistilistassa (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/Apumateriaalit+Arkistonj%C3%A4rjest%C3%A4j%C3%A4n+muistilista+VALMIS.pdf/376e2e02-410f-3097-2149-578dbc8914b4/Apumateriaalit+Arkistonj%C3%A4rjest%C3%A4j%C3%A4n+muistilista+VALMIS.pdf?t=1688638386472) on kuvattu kattavasti järjestämistyön eri vaiheita. * Listan avulla voit tarkkailla, että kaikki oleellinen tulee huomioitua ja tehtyä, kun aineistoja lähdetään järjestämään. Sosiaalihuollon palvelutehtäväien vastaavuudet * [Excel-taulukossa kuvataan THL:n vuonna 2016 ja 2011 annettujen palvelutehtävien ja Kansallisarkiston vuonna 1989 antaman seulontapäätöksen tehtäväluokkien vastaavuudet.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/Apumateriaalit+Sosiaalihuollon+palveluteht%C3%A4vien+vastaavuus+310523.xlsx/8e62df34-74a9-df39-42df-39bb8cbb82a5?t=1688638455338) Sosiaalihuollon asiakirjojen järjestämisen haasteita * [Pdf-tiedostosta löydät esimerkkejä sosiaalihuollon asiakirjojen järjestämiseen liittyvistä haasteista.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/Apumateriaalit+Sosiaalihuollon+asiakirjojen+j%C3%A4rjest%C3%A4misen+haasteita+VALMIS.pdf/1ecb89b8-973a-b29d-8c5d-84db90b15cba/Apumateriaalit+Sosiaalihuollon+asiakirjojen+j%C3%A4rjest%C3%A4misen+haasteita+VALMIS.pdf?t=1688638537894) Ohjausmateriaalista löytyvät linkit * Sosiaalihuollon tehtävät ja organisaatio­muutosten vaikutukset tiedonhallintaan * [THL:n siirto-ohjeen viimeisin versio on saatavilla THL:n sähköisenä julkaisuna. Linkki toiselle sivustolle, Avautuu uudessa välilehdessä](https://yhteistyotilat.fi/wiki08/display/JULHTSO) * Sosiaalihuollon palvelutehtävät * [THL on määritellyt aiemmin kuvattujen palvelutehtäväluokitusten vastaavuudet suhteessa toisiinsa Kanta-palvelujen käsikirjassa sosiaalihuollon toimijoille.](https://yhteistyotilat.fi/wiki08/pages/viewpage.action?pageId=61058917) * Palvelut ja palvelutehtävät voivat päivittyä. [Ajantasaisen tiedon palvelutehtävistä saa THL:n sivuilta.](https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tiedonhallinnan-ohjaus/sosiaalihuollon-tiedonhallinta/palvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt/asiakirjojen-syntykonteksti) * Arkistointi ja arkistoalan käsitteet * [Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä, Valtiovarainministeriön julkaisuja 2022:54.](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/164272) * Sosiaalihuollon seulontapäätökset * [Kansallisarkisto: seulontapäätökset](https://kansallisarkisto.fi/seulontapaatokset) * [Kansallisarkiston 1.12.2014 antama päätös (pdf) Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvä säilytys.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153518713/Sosiaalihuolto_asiakasasiakirjat_paatos_1_12_2014_F.pdf/4bbfeee1-a7b6-bec0-b980-898d1af1f214/Sosiaalihuolto_asiakasasiakirjat_paatos_1_12_2014_F.pdf?t=1679058122503) * [Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989, osa 5. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat: Osa 1 (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/sos.huoll.jaholh.toim.as.kirjat1.pdf/25ed54f4-8a20-105c-dd59-4007dfb2f182/sos.huoll.jaholh.toim.as.kirjat1.pdf?t=1679052627870) * [Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989, osa 5. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat: Osa 2 (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/sos.huoll.jaholh.toim.as.kirjat2.pdf/710a4f1d-a0d8-6222-bef1-b2f2313170f3/sos.huoll.jaholh.toim.as.kirjat2.pdf?t=1681819643673) * Yleis-, talous- ja henkilöstöhallinto * [1.1.2024 alkaen sovelletaan Kansallisarkiston päätöstä 21.12.2022 (KA 19119/07.01.01.03.01/2022) (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151206456/P%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s__henkil%C3%B6st%C3%B6hallinto+ja+hankintatoimi_s%C3%A4ilytysaikasuositus.pdf/1930011a-1eb0-9778-7a62-57240c84cbd6/P%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s__henkil%C3%B6st%C3%B6hallinto+ja+hankintatoimi_s%C3%A4ilytysaikasuositus.pdf?t=1677251406941) * Seuraavat Kuntaliiton säilytysaikaoppaat sisältävät myös määräykset arkistoitavista asiakirjoista 1.1.2002 alkaen * [Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Yleishallinto 1 (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153517431/S%C3%A4ilytysajat+osa+1.pdf/59052fa2-31c1-d91c-7ebd-62275a534f0c/S%C3%A4ilytysajat+osa+1.pdf?t=1679056671914) * [Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Henkilöstö ja luottamushenkilöt 3 (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153517431/S%C3%A4ilytysajat+osa+3.pdf/e4ae5309-4408-8f54-6ffd-2b46b3142276/S%C3%A4ilytysajat+osa+3.pdf?t=1679056674649) * [Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Taloushallinto 2 (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153517431/S%C3%A4ilytysajat+osa+2.pdf/6878b093-59ce-4d87-cfe7-db74a583c2e1/S%C3%A4ilytysajat+osa+2.pdf?t=1679056672796) * Ennen vuotta 2002 muodostuneisiin yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjoihin sovelletaan Valtionarkiston päätöstä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 (osa 1. Yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjat). * [Yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjat (s. 1-12, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/yleis-_tal-jahenk.hall.as.kirjat1a.pdf/1f5eab92-030b-c857-8a16-7d27c129f613/yleis-_tal-jahenk.hall.as.kirjat1a.pdf?t=1679052629049) * [Yleishallinto (s. 13-37, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/yleis-_tal-jahenk.hall.as.kirjat1b.pdf/c534fa6e-e54c-c7d5-2b23-417bbf56d207/yleis-_tal-jahenk.hall.as.kirjat1b.pdf?t=1681819644861) * [Taloushallinto (s. 38-62, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/Osa1c_taloushallinto.pdf/8a012547-eada-efe1-e81a-5b52d6a33bd1/Osa1c_taloushallinto.pdf?t=1681819644537) * [Henkilöstöhallinto (s. 63-77, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/yleis-_tal-jahenk.hall.as.kirjat1d.pdf/fe462909-10cb-7f58-3b8d-be59f3dfc2a1/yleis-_tal-jahenk.hall.as.kirjat1d.pdf?t=1681819644263) * Potilasasiakirjat * Pääsääntöisesti potilasasiakirjat seulotaan [Valtionarkiston päätöksen kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 (osa 2. Terveydenhuollon asiakirjat, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/terv.huoll.asiakirjat.pdf/3a3d4254-5e21-71e2-1aa6-a0f2b6d56659/terv.huoll.asiakirjat.pdf?t=1679052628740) sekä potilasasiakirja-asetuksen (94/2022) liitteen perusteella. * Näiden lisäksi [Kansallisarkisto ja sen edeltäjät ovat antaneet erillisiä päätöksiä arkistoitavista potilasasiakirjoista (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Potilasasiakirjojen+arvonm%C3%A4%C3%A4ritys+1956-2020.pdf/6aea1c24-34ef-00cb-6665-03f20df14133/Potilasasiakirjojen+arvonm%C3%A4%C3%A4ritys+1956-2020.pdf?t=1687933969033) * Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määrittely * [Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille](https://yhteistyotilat.fi/wiki08/display/JULSOSK) on päivittyvä verkkojulkaisu, joka löytyy Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämästä Yhteistyötilat-verkkopalvelusta. * Apuna voi käyttää myös[Sosmeta-palvelua](https://sosmeta.thl.fi/), joka on Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämä sosiaalihuollon asiakirjarakenteiden ja metatietojen palvelu. * [Sote-sanastot-palvelustaLinkki toiselle sivustolle](https://sotesanastot.thl.fi/termed-publish-server/) löytyy [sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto,](https://sotesanastot.thl.fi/termed-publish-server/vocabulary/25b97b3a-1517-4499-92da-413b00a0ce5b/concept/b7aa54e6-27dc-4098-9238-ad937a3be9e2) joka sisältää sosiaalihuollon asiakasasiakirjatyyppien määritelmät. Määritelmät löytyvät sanastosta asiakirja-käsitteen alta. * Sosiaalihuollon asiakirjojen säilytysaikojen määrittely * [Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (Valtiovarainministeriö 2023)](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165223) sisältää suositeltavia käytäntöjä, eikä ole velvoittava. * Kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaoppaat löytyvät linkkilistan kohdasta Sosiaalihuollon seulontapäätökset. * Arkistokaavat ja arkistoluettelot * [Esimerkki arkistoluettelosta. Luettelossa näkyy vain osa kokonaisuudesta. (Salon kaupunki, pdf).](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/SALO+Sosiaality%C3%B6+ja+sosiaalipalvelut+1997-2008+verkkoon+0905.pdf/96ff8c8d-43e1-cbd4-17b9-f90660ed824c/SALO+Sosiaality%C3%B6+ja+sosiaalipalvelut+1997-2008+verkkoon+0905.pdf?t=1683623099167) * Seulonta ja tuhoaminen (hävittäminen) * Katso linkkilistasta kohta Sosiaalihuollon seulontapäätökset. * Järjestämistyön päättäminen ja Arkistokelpoiset materiaalit * [Viimeisin arkistolaitoksen päätös pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä (kumottu) (pdf).](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150197132/Arkistokelpoisuusmaarays+15102010_kumottu.pdf/0701b9eb-3431-1170-d594-05b59cd48b8d/Arkistokelpoisuusmaarays+15102010_kumottu.pdf?t=1676469707640) * [Kansallisarkiston ohje pysyvästi säilytettävien asiakirjojen suojaamisessa käytettävistä materiaaleista (KA/13459/07.01.01.00/2018 (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/Suojamateriaaliohje2018.pdf/877c8035-b1eb-5655-e5e4-1450c3f3eeb3/Suojamateriaaliohje2018.pdf?t=1677496869867) ja [suojamateriaaliohjeen liite: Luettelo soveltuvista suojamateriaaleista (3.9.2018, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/Suojamateriaaliohje_liite.pdf/a727edec-2920-2d9c-a2c5-79579acd414e?t=1677496870011). * Arkistotilat * [Kansallisarkisto on antanut arkistotilamääräyksen (AL/19699/07/01.01.00/2021; 1.3.2013) (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/maarays_ja_ohjeet_arkistotiloista01032013.pdf/ba531a19-a77c-bd89-9be5-09ae404ceddd/maarays_ja_ohjeet_arkistotiloista01032013.pdf?t=1677496871459) * Homeongelmat * [Kansallisarkiston ohjeet home-epäilyyn tai homeisen aineiston käsittelyyn.](https://kansallisarkisto.fi/homeisen-aineiston-kasittely) > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi ![image-20240618-120856.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_0c9b8e3a60e7e4ee1d1c778c8ed9fdf41e85cd870226516126f58a8bc2f564ef/image-20240618-120856.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c) [++Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia++](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Arkistoinnin hallinta ja arkistosiirto -webinaari (4.12.2025) --- version: "1.0" language: "fi" --- # Arkistoinnin suunnitelmallisuus -webinaari (28.11.2024) **Tyyppi** : Webinaari \| **Aika** : 28.11.2024 \| **Kesto**: 2:06:11 Arkistoinnin osaaja -sarjan webinaarissa esitellään [Arkistoinnin toimenpidepolku -opasta](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/oppaat/v1/arkistoinnin-toimenpidepolku) ja sen ensimmäistä etappia eli arkistoinnin suunnittelua. Tekstitys tulossa myöhemmin. [![image-20241210-122903.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_fc64a133d73564ec645efdb241b4e22c7b797bdcc29a9c14aac1db62e3a238e2/image-20241210-122903.png?cb=f1bf3d90fdd086986d5c765fefdc4599)](https://players.icareus.com/kansallisarkisto/embed/vod/321620601) Webinaarin diaesitykset [Arkistoinnin suunnitelmallisuus, osa 1.pdf](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2110b98179194070bafb55ce2a966abf7d7456a1758a90598ea2cf7fb66eae80/Arkistoinnin%2520suunnitelmallisuus,%2520osa%25201.pdf.md?cb=3195a50894ba89c4d9861b3b1d14ce36) [Arkistoinnin suunnitelmallisuus, osa 2.pdf](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_9149a5d7c1a472e5b478e2707c5d16608d40e3595b986eb0be58fffa0b487ebf/Arkistoinnin%2520suunnitelmallisuus,%2520osa%25202.pdf.md?cb=6ba3bfd508715cd748b969fcddbf67a7) ![:info:](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_f9b465853d73af335e5ee9a8ad99a60d5f0b4af3795ef4bfd6b7d522a7f0c4be/atlassian-info?cb=feab5cd71111204d6b52545f3027dd0c) Kansallisarkisto järjestää verkkoympäristössä [Arkistoinnin osaaja -webinaareja ja -ohjaustilaisuuksia](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/tallenteet/v1/arkistoinnin-osaaja-sarjan-webinaarit.md). Tilaisuuksissa käydään läpi arvonmääritykseen ja seulontaan, arkistoinnin suunnitteluun, digitointiin ja aineistojen siirtoihin liittyviä teemoja. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Arkistoinnin tietopaketti aloittelijoille **Huom!** Sisältö on osittain vanhentunut tai vanhentumassa lainsäädännön muutosten takia. Sisältö päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. Lue lisää Kansallisarkiston verkkosivuilta: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) **Kenelle tietopaketti on tarkoitettu?** Arkistoinnin tietopaketti on tarkoitettu arkisto- ja asiakirjahallinnan alalle suuntaaville tai siellä juuri aloittaneille sekä muiden alojen asiantuntijoille, jotka haluavat perehtyä perusasioihin. **Mitä opit?** Opit ymmärtämään, mitä arkistointi on, miksi sitä tehdään ja ketkä sitä tekevät. Osiot täydentävät toisiaan, joten parhaan kokonaiskuvan saat, kun tutustut koko tietopakettiin. Paketti keskittyy arkistointiin julkishallinnon näkökulmasta, mutta sitä voivat hyödyntää myös muut toimijat. **Mitä sinun on hyvä tietää ennen tietopakettiin tutustumista?** Tietopaketti toimii johdantona [Arkistoinnin toimenpidepolku](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistoinnin-toimenpidepolku) -oppaaseen, jonka etapeilla käydään yksityiskohtaisemmin läpi arkistoitavien tietoaineistojen elinkaaren eri vaiheisiin liittyviä tehtäviä ja ylläpitotoimia. Osa tietopaketin käsitteistä on avattu tietopaketin tekstissä. Muut käsitteet löydät [Toimenpidepolun sanastosta](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/toimenpidepolun-sanasto). ![Tervetuloa-20250411-123122.jpg](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a8f8b48ea2e2246546683b5d3f8c6b1326f11be915d873bf5b673eaa9f586b83/Tervetuloa-20250411-123122.jpg?cb=5160be1fa7ec7efa91e65a35f302c35c) **Kuva**. Oppaana ja opiskelukaverina tietopaketissa ja muualla tietopankissa toimivan piirroshiiren esikuva on taiteilija Jyrki Siukosen Viisas hiiri -veistos vuodelta 2000. Piirretyn osaajahiiren tekijä on Ulrika Köngäs. *** ** * ** *** ## Mikä on arkisto? Arkistoksi voidaan kutsua arkisto-organisaatioita ja fyysisiä tai digitaalisia arkistotiloja, joissa arkistoitua tietoa säilytetään. Arkisto voidaan käsittää myös asiakirjojen ja tietoaineistojen toiminnalliseksi kokonaisuudeksi. Se on toisin sanoen muodostunut jonkin toimijan toiminnan tuloksena. Myös meille kaikille on muodostunut oma arkistomme sähköposteista, valokuvista, koulutodistuksista tai päiväkirjoista. ![image-20250423-151554.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_ad0250949529d46b4e3e63d958e48dfbde67a7668a227bff3ef07c7b866ae832/image-20250423-151554.png?cb=02e96e19bb8e036787d3ea40059a2b5e) Sanalla arkisto on useampia merkityksiä. Se voi voi olla sekä tila tai rakennus, mutta myös toiminnan yhteydessä muodostunut asiakirjojen kokonaisuus. Merkitys käy ilmi asiayhteydestä. Toimijaa, jonka toiminnan tuloksena arkisto on muodostunut kutsutaan **arkistonmuodostajaksi**. Se voi olla julkishallinnon organisaatio, yhteisö tai yksityinen henkilö. * Julkishallinnon toimijoista arkistonmuodostajia ovat esimerkiksi Ruokavirasto, Korkein oikeus, Turun kaupunki, Puolustusvoimat, Digi- ja väestötietovirasto, Verohallinto, Patentti- ja rekisterihallitus ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. * Yksityisiä arkistonmuodostajia ovat esimerkiksi Ristiinan Marttayhdistys ry, J.K. Paasikivi, Jean Sibelius, Helvi Sipilä. Julkishallinnon **arkistointi** on Suomessa säänneltyä. Siihen tulee velvoitteita muun muassa [julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetusta laista (tiedonhallintalaki, 906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2019/906#chp_1__sec_3__heading) ja [arkistolaista (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/1994/831). Asiakirjoille ja tietoaineistoille määritetään niiden elinkaaren alkuvaiheessa säilytysaika niiden alkuperäistä käyttötarkoitusta varten. Kun säilytysaika on kulunut umpeen, asiakirjat ja tietoaineistot arkistoidaan tai tuhotaan. Arkistoituja asiakirjoja ja tietoaineistoja säilytetään ilman aikarajaa osana kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä ja niiden käyttö on pääasiassa monipuolista tutkimuskäyttöä. Viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointi perustuu aina Kansallisarkiston seulontapäätöksiin tai lainsäädäntöön. **Seulontapäätös**on Kansallisarkiston päätös viranomaisen arkistoitavista asiakirjoista tai tietoaineistoista. Seulontapäätökset ovat viranomaisia velvoittavia. Ne perustuvat arvonmääritykseen, jossa määritellään, millä asiakirjoilla on arkistollista arvoa. 📚 **Syvennä osaamistasi:** Mitä ovat asiakirjat ja tietoaineistot? **Asiakirjalla**tarkoitetaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (julkisuuslaki, 621/1999) kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla. Julkisuuslaissa käytetään lisäksi käsitettä **viranomaisen asiakirja,**jonka keskeisin ominaisuus on kytkös viranomaisen tehtäviin. Viranomaisen asiakirjana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu tai vastaanotettu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta tai sen suorittamista varten. **Mitä tarkoittaa tietoaineisto?** [Tiedonhallintalaissa (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/saadoskokoelma/2019/906#OT3_OT6) tietoaineisto tarkoittaa asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuvaa tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvää kokonaisuutta. Arkistolaki koskee seuraavia julkishallinnon toimijoita * valtion virastot ja laitokset​ * tuomioistuimet ja muut lainkäyttöelimet​ * muut valtion viranomaiset​ * Suomen Pankki, Kansaneläkelaitos, muut itsenäiset julkisoikeudelliset laitokset​ * yliopistolaissa tarkoitetut säätiöyliopistot​ * valtion, hyvinvointialueen ja kunnan liikelaitokset​ * kunnalliset viranomaiset ja toimielimet, hyvinvointialueen ja hyvinvointiyhtymän viranomaiset ja toimielimet​ Laki koskee ortodoksista kirkkokuntaa ja sen seurakuntia. Evankelis-luterilaisen kirkon arkistoihin sovelletaan, mitä kirkkolaissa säädetään. Lisäksi arkistolaki koskee julkista tehtävää hoitavia yhteisöjä, toimielimiä ja yksityisiä henkilöitä, esim. riistanhoitoyhdistyksiä, Keskuskauppakamaria, Suomen Asianajajaliittoa ja julkisia kaupanvahvistajia. Arkistolakia sovelletaan niihin asiakirjoihin ja tietoaineistoihin, jotka muodostuvat julkisten tehtävien hoitamisesta. Arkistolain (831/1994) mukaan arkistotoimen tehtävänä on * varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen * huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta * määritellä asiakirjojen säilytysarvo * hävittää tarpeeton aineisto. *** ** * ** *** ## Arkistointi ja tiedonhallinta Julkishallinnon organisaatioiden jokapäiväisessä toiminnassa asiakirjoja sekä laaditaan että vastaanotetaan. Asiakirjojen käsittely, säilyttäminen ja arkistointi edellyttää toimivaa tiedonhallintaa, asiakirjahallintoa ja asiakirjahallintaa. **Asiakirjahallintoon** kuuluu asiakirjojen laatimisen, vastaanottamisen, säilyttämisen, käytön ja säilytysajan mukaisten toimenpiteiden suorittamisen tehokas ja systemaattinen ohjaus ja valvonta​. Asiakirjahallinto käsitteen rinnalle nousi 2000-luvun alkupuolella käsite asiakirjahallinta. **Asiakirjahallintaan** osallistuvat kaikki organisaation asiakirjojen kanssa toimivat aina asiakirja-ammattilaisista organisaation muihin työntekijöihin tai päätearkistossa työskenteleviin​. Asiakirjahallinta on tietoaineistojen elinkaaren hallintaa ja siihen liittyviä prosesseja riippumatta siitä, missä tiedon elinkaaren vaiheessa niitä suoritetaan tai kuka vastaa niiden suorittamisesta. Nykyään asiakirjahallinta ymmärretään yleensä osaksi viranomaisen **tiedonhallintaa** . [Tiedonhallintalaissa (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/saadoskokoelma/2019/906#OT0_OT1) sillä tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaisen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisältyvien tietojen hallinnoimiseksi. Asiakirjojen ja tietoaineistojen pitää säilyä ja olla käytettävissä niin kauan kuin niillä on merkitystä toimijan toiminnan, oikeudellisten näkökohtien, tutkimuksen sekä muun käytön turvaamiseksi. Osana tiedonhallintaansa viranomaisen pitää huolehtia myös arkistoitavan tiedon säilymisestä, käytettävyydestä ja todistusvoimaisuudesta niin kauan, että se on siirretty arkistoon. Sen jälkeen arkistotoimija eli esimerkiksi Kansallisarkisto huolehtii tietoaineiston varsinaisesta pitkäaikaissäilyttämisestä ja tarjoamisesta käyttöön. Julkishallinnossa laaditaan yleensä kuvauksia, joissa organisaaton tiedonhallintaa kuvataan sekä organisaation ulkopuolisille että omille työntekijöille. Tällaisia kuvauksia voivat olla esimerkiksi **tiedonhallintapolitiikka** tai **asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje**. Yhteistä kuvauksille on, että niissä määritellään organisaation tiedonhallinnan periaatteet, tavoitteet, toimintatavat ja vastuut. Voit etsiä verkosta esimerkiksi tiedonhallintapolitiikka-hakusanaa käyttäen ja tutustua eri organisaatioiden kuvauksiin. Viranomaisen arkistointiin ja tiedonhallintaan liittyvistä vastuista on säädetty [arkistolaissa (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831)ja laajemmin [tiedonhallintalaissa (908/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906). **Kansallisarkisto** ohjaa ja neuvoo viranomaisia arkistointitehtävän hoidossa sekä päättää arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot. Kansallisarkisto myös vastaanottaa, säilyttää ja tarjoaa käyttöön viranomaisten Kansallisarkistoon siirtämät tietoaineistot kuvailutietoineen. Tiedonhallintaa ohjaa[**julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta**](https://vm.fi/tiedonhallintalautakunta). Tiedonhallintalautakunta ja Kansallisarkisto tekevät yhteistyötä, sillä tiedonhallintaa, tietoturvaa, asiankäsittelyä ja arkistointia toteutetaan ja kehitetään monilta osin samoilla keinoilla. Lisäksi tietoaineistojen erilaisten käyttötarpeiden tunnistaminen, eli säilytysaikojen määrittäminen ja arkistollisen arvon arviointi, kytkeytyvät yhteen 📚 **Syvennä osaamistasi:** * [Arkistointi Kansallisarkiston verkkosivuilla](https://kansallisarkisto.fi/arkistointi) * [Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti - oppikirja](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150078237/asiakirjahallinnon_oppikirja.pdf) * Henttonen Pekka: Johdatus asiakirjanhallinnan tutkimukseen (uudistettu painos 2023) * [Arkistoinnin toimenpidepolku](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/lahtoruutu-mita-arkistointi-tarkoittaa) -opas * Tutustu [tiedonhallintalautakunnan suosituksiin](https://vm.fi/tiedonhallintalautakunta) *** ** * ** *** ## Asiakirjat ja niiden merkitys organisaatiolle Asiakirjat liittyvät aina organisaation, yhteisön tai yksilön (arkistonmuodostajan) toimintaan. Ne todentavat toimijan tehtäviä, historiaa ja jokapäiväisiä toimia. Ne voivat liittyä myös henkilöiden oikeusturvaan tai yksityisyyden suojaan. Asiakirjat ovat toisin sanoen tehtävien ja asioiden hoitamisen ja käsittelyn välineitä​. Niiden sisältämä tieto on organisaation toiminnan pääoma​a ja arvokas resurssi. Asiakirjoista muodostuu myös myöhempiä tehtäviä ja päätöksentekoa​ tukeva tietovaranto. Asiakirjojen avulla organisaatiot voivat​ muun muassa: * hoitaa toimintaansa järjestyneesti, tehokkaasti ja vastuullisesti ​ * tuottaa palveluja johdonmukaisesti ja tasapuolisesti ​ * tukea ja dokumentoida organisaation toimintaperiaatteita ja päätöksentekoa ​ * varmistaa hallinnon johdonmukaisuutta, jatkuvuutta ja tuottavuutta ​ * edistää toimintojen tehokkuutta koko organisaatiossa​ * varmistaa toiminnan jatkuvuutta katastrofitilanteissa * toteuttaa lainsäädännön ja muiden normien vaatimukset, mukaan lukien arkistolliset vaatimukset ja toiminnan tarkastukseen ja valvontaan liittyvät vaatimukset * tukea organisaatiota oikeustapauksissa, mukaan lukien niiden riskien hallinta, jotka liittyvät organisaation toiminnan todisteisiin tai niiden puuttumiseen * suojella organisaation etuja ja sen työntekijöiden, asiakkaiden ja nykyisten sekä tulevien intressiryhmien oikeuksia * tukea ja dokumentoida nykyistä ja tulevaa tutkimus- ja kehittämistoimintaa, organisaation saavutuksia ja historiallista tutkimusta * tarjota todisteita organisaation toiminnasta, yksilöiden toiminnasta ja kulttuuritoiminnasta * luoda ja vahvistaa organisaation toiminnallista, yksilöllistä ja kulttuuri-identiteettiä * ylläpitää organisatorista, henkilökohtaista ja kollektiivista muistia Pohdittavaa! * Jos organisaatio säilyttäisi asiakirjoja tai tietoja vain asioiden käsittelyajan, miten se vaikuttaisi​: * toiminnan suunnitteluun?​ * budjetin laatimiseen?​ * väärinkäytöksen tutkimiseen?​ * työntekijän palkanmaksuun? * Jos eduskunta ei säilyttäisi mitään tietoa toiminnastaan, miten se vaikuttaisi kansalaisiin ja yhteiskuntaan? Olisiko sillä vaikutuksia kansainvälisiin suhteisiin?​ * Jos sairaala ei tallentaisi asiakkaiden terveystietoja, miten se vaikuttaisi asiakkaiden hoitoon?​ * Jos omistusoikeudellisia asiakirjoja ja tietoja ei säilytettäisi, miten se vaikuttaisi asunnon omistajan päivittäiseen elämään? Asiakirja voi olla analoginen tai digitaalinen. Se on siis riippumaton tallennusvälineestä tai muodosta. Oleellista, että julkisen hallinnon toimija on laatinut tai vastaanottanut asiakirjan jonkin asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Analoginen asiakirja voi olla esimerkiksi kirje, päätös, valokuva, ääninauha tai kortisto, jonka tallennusalustana on paperi, mikrofilmi tai joku muu käsinkosketeltava materiaali. Digitaaliset asiakirjat ovat muodoiltaan analogista asiakirjaa monimuotoisempia. Tämä vaikuttaa niiden hallintaan ja myös arkistointiin. Digitaalisessa muodossa asiakirjan määritelmän täyttää muun muassa erilaisissa tietojärjestelmissä sijaitseva tieto. Digitaalinen asiakirja voi olla myös paikkatietoa, kuvia tai vaikkapa audiovisuaalista aineistoa eli videoita tai äänitiedostoja. **Asiakirjan todistusvoimaisuus** tarkoittaa sitä, että pystytään todentamaan, mitä viranomaiselta on asiakirjan perusteella vaadittu, mihin asiakirjan tietosisältö oikeuttaa tai velvoittaa, eikä asiakirjan tietosisältöä ole muutettu alkuperäisestä. Todistusvoimaisuudella on merkitystä hallinnon toimivuuden, julkisuusperiaatteen, oikeusturvan ja demokratian toteutumisen kannalta​. Todistusvoimaisuus rakentuu asiakirjan tietosisällön lisäksi muun muassa metatiedoista. Ne kuvaavat asiakirjan tai tietoaineiston rakennetta, sisältöä ja alkuperää sekä sen käsittelyyn liittyviä toimijoita. Tärkeitä ovat myös muut asiayhteydet ja suhteet muihin tietoaineistoihin. *** ** * ** *** ## Arkistointi on osa tiedon elinkaarta **Mitä tiedon elinkaarella tarkoitetaan?** 1. Tiedon elinkaari alkaa tiedon laatimisesta tai saapumisesta. Esimerkiksi asiakirja otetaan sen saapuessa talteen asianhallintajärjestelmään tai muuhun tietojärjestelmään, liitetään oikeaan luokitukseen ja sille annetaan tarvittavat metatiedot. 2. Asiakirjaa käytetään organisaation tehtävän hoidossa ja siitä tulee osa niiden hoidon yhteydessä muodostuvia, hyödynnettäviä ja säilytettäviä tietoaineistoja. Asiakirjat ja tietoaineistot ovat todisteita organisaation tekemistä toimenpiteistä -- ne todentavat organisaation toimintaa. 3. Kun asiakirjaa ei enää tarvita sen alkuperäisessä käyttötarkoituksessa, se joko tuhotaan tai arkistoidaan. Arkistoitavaksi määrättyjen tietoaineistojen elinkaari jatkuu turvatusti arkistossa. Niitä säilytetään ja käytetään sekä nykyisen että tulevan tutkimuksen tarpeisiin ilman aikarajaa eli pysyvästi. Tiedonhallinnan ja arkistoinnin tavoitteena on varmistaa, että tietoaineistot ovat todistusvoimaisia, ymmärrettäviä ja käyttörajoitustensa mukaisesti käytettävissä niiden koko elinkaaren ajan​. Tiedonhallintalain mukainen tiedonhallinta tukee julkisten palveluiden toteuttamista, edistää tietosuojaa, tietoturvallisuutta, asiakirjojen ja tietoaineistojen vastuullista hyödyntämistä ja julkisuusperiaatteen toteutumista. Lisäksi mahdollistetaan tietoaineistojen monipuolinen käyttö. Asiakirjoille ja tietoaineistoille määritetään niiden elinkaaren alkuvaiheessa säilytysaika niiden alkuperäistä käyttötarkoitusta varten. Säilytysaika määritellään myös arkistoitaville asiakirjoille. Kun säilytysaika on kulunut umpeen, määräajan säilytettävät tuhotaan ja arkistoitavaksi määrätyt asiakirjat ja tietoaineistot arkistoidaan eli ne siirtyvät elinkaaressaan arkistovaiheeseen. Säilytysajan päättyminen määrittää sitä hetkeä, jolloin asiakirja siirtyy elinkaaressaan arkistovaiheeseen. Usein tiedon alkuperäiset käyttötarpeet hiipuvat vähitellen. Tietoaineiston elinkaareen voi sisältyä vaihe, jolloin esimerkiksi kansalaisten oikeusturvaan ja tutkimuskäyttöön liittyvät käyttötarpeet ovat olemassa rinnakkain. Säilytysajan määrittäminen on kuitenkin tarpeen, jotta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät velvoitteet sekä arkistointi ja tuhoaminen voidaan toteuttaa hallitusti. Tiedonhallinnan vaatimusten täyttäminen edellyttää suunnitelmallisuutta. Se luo perustan myös asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnille. Käytännössä arkistoinnin onnistuminen vaatii tiedon elinkaaren varrella toimenpiteitä, joiden avulla varmistetaan arkistoitavien tietoaineistojen säilyminen käytettävinä ja ymmärrettävinä. Näitä ovat muun muassa: * merkityksellisten ja tutkimuksellisesti arvokkaiden asiakirjojen ja tietoaineistojen tunnistaminen eli arvonmääritys * asiakirjojen ja tietoaineistojen säilyttäminen eheinä ja todistusvoimaisina arkistotiloissa tai tietojärjestelmissä * asiakirjojen ja tietoaineistojen ymmärrettävyyden varmistaminen * asiakirjojen ja tietoaineistojen käytön mahdollistaminen. 📚 **Syvennä osaamistasi:** * Tiedonhallintalautakunta on julkaissut[suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165223). *** ** * ** *** ## Miksi puhutaan pysyvästä säilyttämisestä? Lainsäädäntö on muovannut arkistointia ja tiedonhallintaa koskevaa käsitteistöä 2020-luvun aikana. Tämä on hyvä muistaa etenkin vanhempaa arkistoalan kirjallisuutta tai ohjeistusta lukiessa. Erityisesti kannattaa painaa mieleen käsitteiden arkistointi ja pysyvä säilyttäminen merkitykset. ![image-20250324-122237.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_da17e52d0af8611265abd7c4f83512b4f28ef511155f93ee124e2db28a4c8ac3/image-20250324-122237.png?cb=d5d694ef99048beae98b04af6e83fabe) **Kuva**. Lainsäädäntö on muovannut arkistointia ja tiedonhallintaa koskevaa käsitteistöä. Arkistointi kytkeytyi Suomessa pitkään [arkistolaissa (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) määriteltyyn arkiston käsitteeseen. Sen mukaan arkistoon kuuluvat kaikki asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä. Arkistoinnin merkitys muuttui [EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) ja [julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (tiedonhallintalaki, 906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) jälkeen. Arkistointi tarkoittaa nyt tietoaineiston säilyttämistä osana kulttuuriperintöä sen jälkeen, kun säilytysaika alkuperäisessä käyttötarkoituksessa on päättynyt. Taustalla on tarve henkilötietojen käsittelyyn liittyvän käyttötarkoituksen määrittelyyn: * Arkistoitavat tietoaineistot sisältävät lähes aina henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelystä säädetään tietosuoja-asetuksessa sekä kansallisessa [tietosuojalaissa (1050/2018)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050). Kerättyjä henkilötietoja käsitellään aluksi niiden **alkuperäisissä käyttötarkoituksissa** . Näiden käyttötarkoitusten yhteydessä puhutaan tietoaineistojen **säilyttämisestä**. * Arkistointi tapahtuu yleensä vasta alkuperäisen käyttötarkoitusten päätyttyä. Arkistoituja tietoaineistoja käsitellään **yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa,** jolloin niihin kohdistuu lähinnä tutkimuskäyttöä. * Tietosuoja-asetus erottaa myös henkilötietojen **pysyvän säilyttämisen**arkistoinnista. Joissain tapauksissa tietoa säilytetään pysyvästi alkuperäiseen ja lainsäädännön velvoitteisiin perustuviin käyttötarkoituksiin. Tällöin niiden säilyttämiselle on olemassa pysyvä peruste etujen, oikeuksien tai velvollisuuksien määrittäjänä. Vuodelta 1994 olevassa arkistolaissa arkistolaissa käytetty termi pysyvä säilyttäminen sen sijaan tarkoittaa EU:n tietosuoja-asetuksen ja tiedonhallintalain mukaista arkistointia. Tiedon elinkaaren hallintaan alkuperäisen käyttötarkoituksen ja arkistointitarkoituksen välinen erottelu toi konkreettisia muutoksia. Tietoaineistojen siirtyminen arkistovaiheeseen tarkoittaa tiedon käyttötarkoituksen muuttumista, ja se vaikuttaa rekisterinpitäjän tietosuoja-asetuksen mukaisiin velvoitteisiin. ![image-20250321-123008.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d537d8be2aad135dd8c544e6d815e86a39fe6924330c9aa8aabafd82903f84b3/image-20250321-123008.png?cb=c98eb1b02aa7801df3bd4e5c6d3feea3) **Kuva**. Arkistoitavaksi määrättyjen tietoaineistojen elinkaari jatkuu arkistossa. Seulontapäätös on Kansallisarkiston päätös viranomaisen arkistoitavista asiakirjoista tai tietoaineistoista. *** ** * ** *** ## Kansallisarkisto ohjaa ja tukee arkistointia Kansallisarkisto on arkistotoimen asiantuntijaviranomainen. Sen tehtävä on kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilymisen ja saatavuuden varmistaminen sekä käytön edistäminen. Virasto kuuluu opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalaan, ja sen toimialueena on koko maa.​ Kansallisarkiston keskeinen yhteiskunnallinen tehtävä on määritellä, mitkä julkisen hallinnon tuottamat asiakirjat ja tietoaineistot ovat arkistoitavia. Se ohjaa myös julkishallinnon arvonmääritys- ja seulontatoimintaa​. Kansallisarkiston lakisääteiset tehtävät on määritelty laissa Kansallisarkistosta (509/2025): * varmistaa viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointi; * edistää arkistoitavien ja arkistoitujen tietoaineistojen tutkimusta ja muuta käyttöä; * edistää merkittävien yksityisten asiakirja-aineistojen arkistointia ja käyttöä; * toimia arkistoinnin asiantuntijaviranomaisena; * toimia asiantuntijana viranomaisten heraldisissa kysymyksissä ja edistää heraldista kulttuuria; * vastaanottaa tieteellisistä ja yleisistä kirjastoista siirrettävää kirjastoaineistoa, säilyttää sitä sekä asettaa se tarvitsijoiden käyttöön (*varastokirjastopalvelut*); * hoitaa opetus- ja kulttuuriministeriön määräämät tehtävät. Lisäksi Kansallisarkisto hoitaa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetussa laissa (13/2003) ja yksityisten arkistojen valtionavusta annetussa laissa (1006/2006) säädetyt tehtävät sekä järjestää Saavutettavuuskirjasto Celian palveluista annetussa laissa (512/2025) tarkoitetut palvelut. Kansallisarkiston edeltäjiä olivat Valtionarkisto (30.9.1994 asti) ja arkistolaitos (1.10.1994--31.12.2016). Lainsäädännöllä perustettiin Kansallisarkisto-niminen viranomainen, kun laki Kansallisarkistosta (1145/2016) ja laki arkistolain muuttamisesta (1146/2016) tulivat voimaan 1.1.2017. Muutoksessa aiemmat maakunta-arkistot ja Kansallisarkisto sulautettiin uudeksi virastoksi. Maakunta-arkistoista tuli Kansallisarkiston toimipaikkoja. Kansallisarkisto ohjaa ja tukee viranomaisten asiakirjahallintoa ja arkistotoimea laatimalla määräyksiä ja ohjeita sekä suosituksia ja oppaita. Neuvoja voi kysyä myös sähköpostitse. Kansallisarkiston verkkosivujen [**ohjepankista**](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki)löydät: * Keskeiset julkishallintoa, kuntia ja valtionhallintoa koskevat seulontapäätökset * Arkistointia koskevat määräykset * Arkistointia koskevat suositukset ja oppaat * Muita ohjeita ja suosituksia * Kumotut määräykset ja ohjeet. 📚 **Syvennä osaamistasi:** Tutustu Kansallisarkiston keskeisimpiin määräyksiin ja suosituksiin Arkistolaitoksen määräys ja ohjeet arkistotiloista 1.3.2013 (AL/19699/07.01.01.00/2012) [Määräys](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/maarays_ja_ohjeet_arkistotiloista01032013.pdf/ba531a19-a77c-bd89-9be5-09ae404ceddd/maarays_ja_ohjeet_arkistotiloista01032013.pdf?t=1677496871459) koskee pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistotiloja​. * Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä​. * Arkistotilat pitää toteuttaa niin, että asiakirjat ovat turvassa vedeltä ja haitalliselta kosteudelta, tulelta, liialliselta lämpenemiseltä ja valolta, ilman epäpuhtauksilta, ilkivallalta ja asiattomalta käytöltä sekä poikkeusoloissa​. * Viranomainen vastaa itse arkistotilojensa suunnittelusta, toteutuksesta ja hyväksymisestä​. * Määrittelee mm. arkistotilojen sijoituksen, tilamitoituksen, palonkestävyyden, sammutusjärjestelmät, putkijohtojen ja sähkölaitteiden sijainnin, sammutus- ja paloilmoituslaitteet sekä lämpötila- ja kosteusvaatimukset. Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 2014 (AL/15031/07.01.01.00/2014) [Ohje](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/Ohje%20analogisten%20asiakirjojen%20suojaamisesta%20poikkeusoloissa.pdf/352852f3-e39d-28b2-f622-79603633cffc/Ohje%20analogisten%20asiakirjojen%20suojaamisesta%20poikkeusoloissa.pdf)koskee analogisten asiakirjojen suojaamista poikkeusoloissa. Analogisten asiakirjojen suojelu perustuu poikkeusoloissakin niin pitkälle kuin mahdollista normaaliolojen järjestelyihin.​ HUOM! Käytetään vain analogisessa aineistossa​! Organisaation asiakirjat ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan:​ 1. toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat​ * siirretään turvaan ensimmäisenä ja evakuoidaan ensimmäisenä ​ * ovat keskeisiä ja aktiiviaikaisia asiakirjatietoja​ 2. tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat​ * pysyvästi säilytettävät asiakirjat​ 3. muut asiakirjat​ * ei edellytä toimenpiteitä poikkeusoloissa Siirtomääräys 18.5.2021 (KA/26492/03.99/2020) Kansallisarkiston [määräys](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki)valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirtämisestä Kansallisarkistoon sovelletaan valtion viranomaisten ja lainkäyttöelinten sekä vastaavia julkisia tehtäviä hoitavien organisaatioiden arkistoitavien asiakirjojen siirtämiseen Kansallisarkistoon.​ * Määrätään siirrettävien arkistoitavien asiakirjojen muodosta ja siirtämisestä Kansallisarkistoon.​ * Arkistoitavat asiakirjat siirretään Kansallisarkistoon **digitaalisessa muodossa**, ellei Kansallisarkisto ole toisin määrännyt arkistolain nojalla.​ * Asiakirjojen siirron yhteydessä Kansallisarkistoon siirretään asiakirjoja koskevat metatiedot, jotka käsittävät myös luettelointi- ja rekisteröintitiedot​ * Siirtävä viranomainen vastaa kaikista siirtämisen kustannuksista (arkistolaki 14 §). Siirron kustannuksiin sisältyy myös analogisen aineiston muuttaminen digitaalisen muotoon ja mahdollinen analogisen aineiston hävittäminen.​ Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta 22.12.2021 (KA/15906/07.01.01.00/2021) [Määräyksen](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki)mukaan julkishallinnon toimijoille (pl. tuomioistuimet ja muut lainkäyttöelimet) 1.1.2022 alkaen muodostuville asiakirjoille ei erikseen haeta sähköistä arkistointia mahdollistavaa seulontapäätöstä, vaan se mahdollistetaan kyseisessä määräyksessä. * 1.1.2022 alkaen muodostuvilla analogisilla asiakirjoilla ei lähtökohtaisesti ole myöskään kulttuurihistoriallista arvoa analogisessa muodossa.​ Asiakirjat, jotka ovat muodostuneet 1.1.2022 alkaen säilytetään pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat digitoidaan Kansallisarkiston voimassa olevien digitointivaatimusten mukaisesti. Suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä (KA/12266/07.01.01.00/2022) * **Suositus perustuu kumottuun SÄHKE2-määräykseen**(voimaan 1.1.2009, AL 9815/07.01.01.00/2008, Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen), muuttunut suositukseksi 1.1.2023 alkaen​ * [Suositusteksti](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153292159/Suositus+S%C3%84HKE2-metatietomallin+hy%C3%B6dynt%C3%A4misest%C3%A4.pdf/dd4a93b9-56f2-8484-7f95-dfec56cef6ed/Suositus+S%C3%84HKE2-metatietomallin+hy%C3%B6dynt%C3%A4misest%C3%A4.pdf?t=1678879322414)​ * Liite 1: Vähimmäismetatiedot​ * Liite 2: Metatietomalli, v. 1.3​ * Vanha [normiteksti](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/154880298/Sahke+normi+2008+paivitys+2019.pdf/b3e12cd9-af37-3557-4192-fe35e7565657/Sahke+normi+2008+paivitys+2019.pdf?t=1679904728348) (kumottu Sähke2 --määräys)​ Suosituksen taustasta: ​suositusta edeltävät määräykset, jotka eivät enää ole voimassa: **SÄHKE1-määräys** ***.*** Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa. Arkistolaitoksen määräys 20.12.2005 (KA 1486/40/2005)​. Määräys oli voimassa 1.1.2006-31.12.2008 ja koski ainoastaan asiankäsittelyjärjestelmissä muodostuvia asiakirjatietoja. SÄHKE1:n vaatimukset täyttävässä asiankäsittelyjärjestelmässä muodostuneet tiedot voitiin säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa. **SÄHKE2-määräys** Vuonna 2009 voimaan tullut SÄHKE2 kumottiin määräyksenä 31.12.2022. SÄHKE2 muuttui suositukseksi 1.1.2023 **Suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä**, joka antaa SÄHKE2-metatietoihin ja metatietomalliin (SÄHKE2-metatietomalli, versio 1.3, 18.3.2020) liittyviä soveltamisohjeita. SÄHKE2-määräyksen sisältämät vaatimukset eivät jatkossa velvoita viranomaisia heidän suunnitellessaan ja kehittäessään tiedonhallintaa. ​ * Asianhallinnassa tulee kuitenkin noudattaa esimerkiksi hallintoasioiden käsittelyä, asiarekisteriä, tietoturvaa, tietosuojaa, julkisuutta ja salassapitoa sekä säilytystarpeen määrittelyä koskevia säädöksiä.​ SÄHKE2:n sisältö on edelleen hyödynnettävissä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa. Hyödyntämistä tukee yllämainittu suositus.​ Suositus käsittelee SÄHKE2-määrityksiä erityisesti tiedon arkistoinnin näkökulmasta​ * SÄHKE2-metatietomalliin lisätty lainsäädännön muutoksiin liittyviä huomioita​ Kumottu SÄHKE2 --määräys: ​ * Kohderyhmänä oli valtionhallinnon ja kuntien organisaatiot​ * Tietojärjestelmäriippumattomuus -- kohteena muutkin tietojärjestelmät kuin asianhallintajärjestelmät​ * Määritti vaatimukset ja ominaisuudet eri tietojärjestelmille, jotta pysyvästi säilytettävät tiedot voidaan säilyttää yksinomaan sähköisessä muodossa​ * Vaatimukset liittyvät tiedonohjaukseen, metatietomalliin ja tiedon käsittelyprosessiin​ * Asiarekisteristä ja asiankäsittelyn metatiedoista säädetään tiedonhallintalaissa ja tiedonhallintalautakunta on antanut niistä suosituksen: Suositus asiankäsittelyn metatiedoista (Valtiovarainministeriön julkaisuja 2021:33)​ Säilytysmuodon yleispäätös 8.12.2023 (KA/15927/28.02.01/2023) Julkishallinnon pysyvästi säilytettävien digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuoto ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointitietojen pysyvä säilytys -[päätöksessä](https://kansallisarkisto.fi/seulontapaatokset)määrätään ennen 1.1.2022 muodostuneet pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoitaviksi yksinomaan digitaalisessa muodossa (lukuun ottamatta analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaita asiakirjoja). Päätös mahdollistaa ennen 1.1.2022 muodostuneiden arkistoitavien analogisten asiakirjojen hävittämisen silloin, kun digitointi on jo tehty ennen 1.1.2022 Kansallisarkiston ajantasaisten digitointivaatimusten mukaisesti tai arkistolaitoksen digitointivaatimusten 24.8.2016 (AL/11130/07.01.02.04.02/2008) perusteella (arkistolaitoksen 24.6.2016 digitointivaatimukset on sittemmin kumottu, eikä vaatimuksia voi enää soveltaa 1.1.2022 jälkeen tehtyyn tai tehtävään digitointiin). Lisäksi päätöksessä määrätään kulttuurihistoriallisen arvon kriteereistä. Toimijat vastaavat 1.1.2024 alkaen kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista noudattaen päätöksen kriteereitä ja dokumentoivat arviointitiedot. Arkistoitavat analogiset asiakirjat digitoidaan päätöksessä esitettyjen reunaehtojen mukaisesti, mikä mahdollistaa niiden korvaamisen digitaalisilla ilmentymillä. Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus 20.02.2024 (KA/20011/30.00.00/2023) * [Suositus](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki) koskee julkisen hallinnon arkistoitavien tietoaineistojen arkistometatietoa. Arkistometatiedolla viitataan arkistoinnin edellyttämään metatietokokonaisuuteen. Suosituksen perusmetatiedot on määritelty osoittamaan tämän metatiedon vähimmäistasoa. * Organisaation on suunniteltava arkistometatiedon toteutustapa ja hyödyntäminen suhteessa tiedonhallinnassa ja tiedon elinkaaren hallinnassa vaadittavien muiden toimintatapojen, metatietojen, tietojen ja dokumentoinnin kokonaisuuteen. * Kun tietoaineistoja siirretään Kansallisarkistoon, noudatetaan Kansallisarkiston voimassa olevia siirto-ohjeita. Siirto-ohjeiden metatietovaatimukset ovat yhteensopivat suosituksessa määritettyjen arkistoinnin perusmetatietojen kanssa. Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet 19.12.2024 (KA/20919/30.01.00/2024) Kansallisarkiston [digitointivaatimusten](https://kansallisarkisto.fi/kansallisarkiston-digitointimaaritykset)tavoite on varmistaa asiakirjalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien arkistoitavien asiakirjojen tietosisällön säilyminen ja käytettävyys digitoinnin jälkeisessä digitaalisessa muodossa. Ohje sisältää arkistoitavien eli arkistolain (831/1994) mukaan pysyvästi säilytettäväksi määrättyjen asiakirjojen digitointia koskevat Kansallisarkiston vaatimukset. Ohjetta sovelletaan, kun toimijalle jo muodostuneita arkistollisia kokonaisuuksia digitoidaan takautuvasti. Vaatimukset eivät koske digitointia, joka toteutetaan asiakirjan laatimisen tai asiankäsittelyn yhteydessä tai kun organisaatiolle saapuvia analogisia asiakirjoja muuten muutetaan digitaaliseen muotoon. Ohjeen vaatimusten velvoittavuus perustuu Kansallisarkiston [yleispäätökseen](https://kansallisarkisto.fi/seulontapaatokset)8.12.2023 (KA/15927/28.02.01/2023) ja [määräykseen](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki)22.12.2021 (KA/15906/07.01.01.00/2021), joissa määrätään arkistoitavien asiakirjojen digitaaliseen muotoon muuttamisen vaatimuksista ja hävittämisestä. Lue Kansallisarkiston historiasta Senaatin arkiston ja siten Suomen arkistolaitoksen virallisena perustamispäivänä pidetään 25.11.1816. Arkiston toiminta siirtyi Turusta Helsinkiin 15.3.1819 alkaen. Senaatin arkisto aloitti tämän jälkeen toimintansa kansliatoimikunnan alaisena erillisenä yksikkönä, jolla oli oma viranomaisen tunnusmerkki (Lähde: Nuorteva \& Happonen: Suomen arkistolaitos 200 vuotta, s. 5. Kansallisarkiston julkaisu 2016.) 13.11.1817 senaatin arkistoon asetettiin arkistonhoitajan virka keisarin käskykirjeellä, jonka tehtäviksi asetettiin asiakirjojen järjestäminen, inventointi ja lainaustoiminnan hoitaminen. Senaatin arkistosta kehittyi eri vaiheiden kautta lopulta historiantutkimuksen keskuslaitos. Vuonna 1869 arkiston nimi muutettiin Valtionarkistoksi (Lähde: [Arkistojen Portti: Autonomian ajan viranomaiset, Opas Suomen autonomian ajan viranomaishallintoon](https://portti.kansallisarkisto.fi/fi/aineisto-oppaat/autonomian-ajan-viranomaiset#:~:text=Kaikkien%20autonomian%20ajan%20keskusviranomaisten%20arkistoja%20s%C3%A4ilytet%C3%A4%C3%A4n%20Kansallisarkistossa.%20Arkistojen,avulla.%20Astia-verkkopalvelun%20kautta%20voi%20asiakirjoja%20my%C3%B6s%20tilata%20tutkijasaliin.).) Valtioneuvosto antoi vuonna 1927 asetuksen Hämeenlinnan maakunta-arkiston perustamisesta (196/1927). Myöhemmin perustettiin 1927--1974 seitsemän eri maakunta-arkistoa. Vuonna 1935 annetussa asetuksessa maakunta-arkistoista nimettiin maakunta-arkistojen tehtävät (359/1935) ja annettiin opetusministeriön päätös ohjesäännön vahvistamisesta maakunta-arkistoille(361/1935). Vuonna 1939 säädettiin Suomen ensimmäisen arkistolaki, eli laki julkisista arkistoista, jossa maakunta-arkistojen tehtäviä käsitellään 3 §:ssä (18/1939). Näitä tehtäviä täydennettiin kahdella valtioneuvoston päätöksellä; päätös eräiden valtionarkiston tehtävien siirtämisestä maakunta-arkistoille (90/1939) ja päätös maakunta-arkistojen piirijaosta ja eräiden valtionarkiston tehtävien siirtämisestä maakunta-arkistoille (125/1960). Vuoden 1935 asetuskumottiin vuonna 1970 asetuksella maakunta-arkistoista (619/1970). Vuoden 1970 asetuksen mukaan maakunta-arkistojen lakisääteisinä tehtävinä oli vastaanottaa, säilyttää ja hoitaa arkistopiirien alueella seulottuja asiakirja-aineistoja sekä varmistaa näiden aineistojen käytettävyys viranomaisille, tutkijoille ja muille niitä tarvitseville. Arkistoaineistoja maakunta-arkistoihin ovat tuottaneet pääasiassa valtion alue- ja paikallishallinnon virastot, mutta maakunta-arkistoista löytyi myös yksityisiä, kirkollisia sekä joitakin kunnallisia arkistoja (Lähde: Nuorteva \& Happonen: Suomen arkistolaitos 200 vuotta, s. 327. Kansallisarkiston julkaisu 2016) Vuonna 1981 säädettiin Suomen toinen arkistolaki (184/1981), jossa säädettiin Valtionarkiston ja maakunta-arkistojen osalta arkistotoimesta ja arkistoviranomaisten toimintavallasta sekä niiden pääasiallisista tehtävistä. Vuoden 1981 arkistolain 12 §:ssä todetaan, että Valtionarkiston ja maakunta-arkistojen tehtävistä säädetään erillisellä asetuksella. Vuonna 1983 annettiin asetus yleisarkistoista (195/1983), jossa määrättiin sekä Valtionarkiston että maakunta-arkiston tehtävistä. Tämä asetus oli voimassa vuoteen 1992 asti, jolloin annettiin asetus arkistolaitoksesta (234/1992). Asetuksen perusteella perustettiin arkistolaitos organisaationa, jonka muodosti tuolloin Valtionarkisto ja maakunta-arkistot yhdessä. Maakunta-arkistot olivat vuoteen 1994 asti Valtionarkiston alaisia piirihallintoviranomaisia (234/1992). Vuonna 1994 astui voimaan Suomen kolmas arkistolaki (831/1994), jonka yhteydessä annettiin asetus arkistolaitoksesta (832/1994), jossa säädettiin arkistolaitoksen tehtävistä. Vuonna 1994 annetun arkistolaitosta koskevan asetuksen yhteydessä Valtionarkisto nimitys poistui käytöstä. Helsingissä toiminut Valtionarkisto sai nimekseen Kansallisarkisto. Kansallisarkisto johti Helsingistä arkistolaitoksen toimintaa, hallintoa ja kehittämistä. Vuoden 1994 jälkeen Valtionarkiston alaiset maakunta-arkistot siirtyivät Kansallisarkiston piirihallinnon alaisuuteen. Vuosina 1994--2016 Kansallisarkisto nimitys tarkoitti vain Helsingissä toimivaa viranomaista. Arkistolaitos muodostui Kansallisarkistosta ja seitsemästä maakunta-arkistosta (Lähde: Nuorteva \& Happonen: Suomen arkistolaitos 200 vuotta, s. 348--365. Kansallisarkiston julkaisu 2016). Arkistolaitosta koskevan asetuksen (832/1994) mukaan Kansallisarkiston tehtävänä oli johtaa arkistolaitoksen toimintaa, hallintoa ja kehittämistä. Kansallisarkisto vastasi valtion keskushallinnon ja muiden sellaisten arkistolaissa tarkoitettujen arkistonmuodostajien arkistoinnista, joiden toimipiirinä oli koko maa. Lisäksi Kansallisarkiston tehtävänä oli toimia valtakunnallisena keskusarkistona ja toimialansa tutkimus- ja kehittämiskeskuksena (832/1994, 2§). Lisäksi kyseisen asetuksen (832/1994) mukaan vastaavasti maakunta-arkistojen tehtävänä oli toimia ohjaavana viranomaisena alueensa arkistonmuodostajille arkistotoimen järjestämisessä. Lisäksi maakunta-arkistojen tehtävänä oli hoitaa arkistolaitokselle annettuja tehtäviä omissa piireissään. Asetus oli voimassa vuoteen 2016, jolloin säädettiin laki Kansallisarkistosta (1145/2016). Arkistolaitos-nimestä luovuttiin ja Kansallisarkisto, seitsemän maakunta-arkistoa sekä Inarin saamelaisarkisto sulautuivat yhdeksi organisaatioksi Kansallisarkisto-nimen alle. Vuoden 2016 organisaatiouudistus oli merkittävä, sillä sen seurauksena maakunta-arkistot lakkautettiin itsenäisinä aluehallinnon viranomaisina. Vuoden 2026 alussa Saavutettavuuskirjasto Celia ja Varastokirjasto yhdistyvät Kansallisarkistoon. Uudistus on osa Sivistyshallinto 2030 -hanketta Muita arkistoinstituutioita * Kansallisarkiston lisäksi Suomessa on myös muita arkistoinstituutioita. Niitä ovat muun muassa Valtionhallinnon keskus- ja erityisarkistot, kuten Eduskunnan arkisto, Maanmittauslaitoksen arkisto, Tilastokeskus ja Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto. * Jokaisessa kunnassa on keskusarkisto, sillä kunnat vastaavat itse tietoaineistojensa arkistoinnista​. Vuonna 2025 Kansallisarkiston [sähköisen arkistoinnin palvelu](https://kansallisarkisto.fi/sapa) laajeni valtionhallinnosta koko julkishallintoon. Myös kunnat, hyvinvointialueet, korkeakoulut ja muut julkisen hallinnon toimijat voivat siirtää arkistoitavat digitaaliset tietoaineistonsa Kansallisarkistoon. * Valtionapua saavia yksityisiä keskusarkistoja ovat Keskustan ja maaseudun arkisto, Porvarillisen Työn Arkisto, Svenska Centralarkivet, Suomen elinkeinoelämän keskusarkisto (ELKA), Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkisto, Svenska Litteratursällskapet i Finland, Suomen Urheiluarkisto, Toimihenkilöarkisto, Työväen Arkisto, Kansan Arkisto, Tasavallan Presidentin arkistosäätiö *** ** * ** *** ## Julkisessa hallinnossa arkistoidaan digitaalista tietoa Julkisen hallinnon tiedonhallinta ja arkistointi on tänä päivänä pääasiassa digitaalista. Asiakirjoja ei tulosteta arkistointia varten paperille. Digitaalista tietoa ja asiakirjoja tuotetaan, käsitellään, säilytetään, tuhotaan tai arkistoidaan tietojärjestelmissä. Arkistoinnin toteuttamisen helppous tai haastavuus riippuu tiedon rakenteesta ja laadusta sekä tietojärjestelmän ominaisuuksista. Onnistuneen arkistoinnin takaa tiedon ja tietoaineistojen elinkaaren suunnittelu ja niiden ylläpito hyväksytyissä tietorakenteissa ja formaateissa. Tärkeää on yhteistyö tiedonhallinnan eri asiantuntijoiden kanssa. Muun muassa tietosuojaan ja tietoturvallisuuteen liittyvät tekniset ja hallinnolliset toimet tukevat digitaalista säilyttämistä ja arkistoinnin varmistamista. ![image-20250423-152127.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_0d7a560b261ed78aadea1e1119cda7b193b994743ce2d31534a4cbc2916074d1/image-20250423-152127.png?cb=ef76f90c60ee805606a7d7e8ae1df12a) Julkisessa hallinnossa on 2000-luvuen kuluessa siirrytty digitaaliseen arkistointiin. Analogisessa muodossa arkistoitujen asiakirjojen säilyvyydestä ja käytettävyydestä on silti huolehdittava. Digitaalisuuteen siirtymisestä huolimatta monien organisaatioiden hallussa on edelleen vuosikymmenten aikana analogisina, esimerkiksi paperisina tai mikrofilmillä, arkistoituja asiakirjoja. Niiden säilyvyydestä ja käytettävyydestä on huolehdittava. Tätä tukee määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen, arkistoitavien asiakirjojen hyvä järjestys ja luettelointi sekä ennalta suunnitellut tietopalvelukäytännöt. Säilyvyyteen puolestaan vaikuttavat säilytysvälineet ja arkistotilojen kunto ja olosuhteet. Mikäli uusia analogisia asiakirjoja vielä muodostuu, ne muutetaan sähköiseen muotoon ja arkistoidaan ainoastaan digitaalisesti. Myös jo aiemmin muodostuneista arkistoja digitoidaan. Digitointi tarkoittaa analogisessa muodossa olevan tietoaineiston muuntamista digitaaliseksi. Asiakirjat voidaan Kansallisarkiston vaatimusten mukaan tehdyn asianmukaisen digitoinnin jälkeen säilyttää ja arkistoida vain digitaalisessa muodossa. Poikkeuksena ovat vain harvat aineistot, joiden analogisella muodolla voidaan katsoa olevan kulttuurihistoriallista arvoa. Arkistoon kuuluvien paperiaineistojen digitointi parantaa myös aineistojen käytettävyyttä. 📚 **Syvennä osaamistasi** * [Opas analogisen arkiston järjestäjälle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/opas-analogisen-arkiston-jarjestajalle) * [Kansallisarkiston verkkosivut: Analogiset aineistot](https://kansallisarkisto.fi/analogiset-aineistot) * [Kansallisarkiston verkkosivut: Digitointi](https://kansallisarkisto.fi/digitointi) * [Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi -opas](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/tallenteet/v1/kulttuurihistoriallisen-arvon-arviointi) *** ** * ** *** ## Arvonmääritys - mitä kaikkea arkistoidaan Kaikkea julkishallinnon tuottamaa tietoaineistoa ei ole mahdollista, tarpeellista tai perusteltua arkistoida.​ Vain yhteiskunnallisesti ja tieteellisesti merkittävät tietoaineistot arkistoidaanniiden alkuperäisen käyttötarkoituksen päätyttyä. Tämä edellyttää **arvonmääritystä**! Arvonmääritys tarkoittaa tietoaineistojen **arkistollisen arvon** määrittelyä. Sen avulla rajataan tärkeät tiedot vähämerkityksellisistä eli pysyvästi säilytettävät (arkistoitavat) tiedot määräajan säilytettävistä tiedoista​. Arkistollinen arvo muodostuu muun muassa siitä, kuinka merkittävästä yhteiskunnallisesta tehtävästä on ollut kyse ja missä toimintakontekstissa tiedot kertyvät sekä niiden tietosisällöstä. Asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistollisen arvon määrittely on Kansallisarkiston tehtävä. Viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointi perustuu aina Kansallisarkiston antamiin seulontapäätöksiin tai lainsäädäntöön. Käytännössä arvonmääritys on viranomaisen ja Kansallisarkiston yhteistyötä. Viranomainen määrittelee määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat tiedonhallintalain 21 §:n mukaisia kriteereitä noudattaen ja tekee esityksen arkistoitavista asiakirjoista Kansallisarkistolle. Kansallisarkisto päättää seulontapäätöksessä, mitkä asiakirjat ovat arkistoitavia. Arvonmäärityksen työvälineitä ovat **arvonmäärityksen kriteerit** , joilla tehtäviä ja niiden hoitamisen yhteydessä muodostuvia tietoaineistoja arvioidaan. Kriteerien sisältöä ja käyttöä arvonmäärityksessä on kuvattu [Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf?t=1675762650093). Arvonmäärityksen koskee kaikkia julkishallinnon tehtäviin ja toimintaan liittyviä tietoaineistoja ja asiakirjoja huolimatta siitä, missä muodossa ne esimerkiksi ovat muodostuneet.​ Arvonmääritys ohjaa **seulontaa** eli arvonmäärityksen toimeenpanoa. Seulonnassa muun muassa erotetaan arkistoivat ja määräajan säilytettävät asiakirjat toisistaan​ sekä arkistoidaan tai tuhotaan tietoaineistot ja asiakirjat säilytysajan päättymisen jälkeen. **Saako henkilötietoja arkistoida?** Arkistoitavat tietoaineistot sisältävät lähes aina henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelystä säädetään EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa sekä kansallisessa [tietosuojalaissa (1050/2018)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050). * Kerättyjä henkilötietoja käsitellään aluksi niiden alkuperäisissä käyttötarkoituksissa. Alkuperäisen käyttötarkoituksen päätyttyä henkilötietoja sisältävät asiakirjat voidaan edelleen arkistoida yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten. Henkilötietojen arkistoinnissa joudutaan punnitsemaan tietojen merkitystä ainakin sivistyksellisten oikeuksien, sananvapauden ja yksityiselämän suojan näkökulmasta. * [Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja](https://tietosuoja.fi/erityisten-henkilotietoryhmien-kasittely) on suojeltava erityisen tarkasti, koska niiden luvaton käyttö voi aiheuttaa huomattavia riskejä perusoikeuksille ja -vapauksille. Tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki mahdollistavat kuitenkin myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn yleisen edun mukaisia tai yleishyödyllisiä arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia varten. Esimerkiksi terveyteen ja sosiaalihuoltoon liittyvät tiedot voivat olla tärkeitä kansanterveyttä koskevien tutkimustarpeiden näkökulmista. Siksi niitä voidaan arkistoida. Etnistä alkuperää koskevat tiedot puolestaan voivat olla merkittäviä tutkittaessa vähemmistöjen oikeuksien ja tasa-arvon toteutumista yhteiskunnassa. |-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Keskeistä lainsäädäntöä:** | | Arkistolaki (831/1994) [Arkistolaissa](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/1994/831)määritellään Kansallisarkiston norminantovaltuudet ja arkistonmuodostajan velvollisuudet​. Arkistolaissa määritellään arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet, mutta asiakirjahallinnosta ei ole vastaavaa määritelmää. Asiakirjahallinto kuitenkin mainitaan arkistolaissa. Laki Kansallisarkistosta (509/2025) [Laissa](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2025/509)säädetään Kansallisarkiston toimialasta ja tehtävistä, johtamisesta sekä pistekirjoituksen neuvottelukunnista ja heraldisesta lautakunnasta. Toimipaikoista säädetään erikseen asetuksella. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) [Lain](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/1999/621)keskeisiä kohtia: * julkisuusperiaate: viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa erikseen toisin säädetä * jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen​ * määrittelee, koska asiakirja tulee julkiseksi ​ * yleisimmät perusteet salassapidolle * viranomaisella on velvollisuus edistää tiedonsaantia​ * vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto Laki sähköisestä asioinnissa viranomaistoiminnassa (13/2003) [Laissa](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2003/13) säädetään viranomaisten ja näiden asiakkaiden oikeuksista, velvollisuuksista ja vastuista sähköisessä asioinnissa. Lakia sovelletaan mm. hallintoasian sähköiseen vireillepanoon, käsittelyyn ja päätöksen tiedoksiantoon. * Sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että sen alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhemmin osoittaa​ * Kansallisarkisto antaa tarkempia määräyksiä säädettyjen vaatimusten teknisistä toteuttamistavoista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) [Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=FI)luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta. ​ * Käytetään myös lyhennettä GDPR, joka tulee sanoista General Data Protection Regulation * On henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki, jota sovelletaan kaikissa EU:n jäsenmaissa. * Sisältää 99 artiklaa, joissa käsitellään mm. luonnollisten henkilöiden perusoikeuksien ja --vapauksien suojelua, henkilötietojen suojaa, henkilötietojen käsittelyä koskevia periaatteita, rekisterinpitäjän vastuita ja velvollisuuksia, erityisten henkilötietoryhmien käsittelyä. * GDPR ei estä henkilötietojen pysyvää säilyttämistä (arkistointia): henkilötietoja voi säilyttää yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa sekä tieteellisiin tai historiallisiin tutkimustarkoituksiin ja tilastollisiin tarkoituksiin. Tietosuojalaki (1054/2018) * [Laki](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/saadoskokoelma/2018/1054) täydentää ja täsmentää EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja sen kansallista soveltamista Suomessa​. * Tietosuojalaissa säädetään mm. poikkeuksia, joihin ei sovelleta erityisiä henkilötietoryhmiä koskevaa käsittelykieltoa. Näitä ovat mm. tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten tehtävä tietojen käsittely sekä tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistojen käsittely yleishyödyllisessä arkistointitarkoituksessa geneettisiä tietoja lukuun ottamatta * Laissa säädetään myös tietojenkäsittelyn erityistilanteista: * journalistisen, akateemisen, taiteellisen tai kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten * tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia sekä tilastollisia tarkoituksia varten tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä koskevista poikkeuksista ja suojatoimista * yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä koskevista poikkeuksista ja suojatoimista * henkilötunnuksen käsittelystä * julkisuusperiaatteesta, jossa viittaus julkisuuslakiin * Säätää kansalliseksi valvontaviranomaiseksi tietosuojavaltuutetun, joka on toiminnassaan itsenäinen ja riippumaton​ Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 * Tiedonhallintalaki on [yleislaki](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2019/906), johon on koottu tiedonhallinnan keskeinen sääntely: säännökset tiedon elinkaaren hallinnasta viranomaisten tehtävien hoitamista varten​ * Laissa ei säädetä arkistoinnin perusteista tai arkistotoimesta, arkistointiin sovelletaan arkistolain ja muiden kansallisten lakien määräyksiä * Yleistä tiedonhallintaa koskevan lainsäädännön käsitteistö on muuttunut:​ * säilyttäminen ja arkistointi: sääntelyssä erotetaan tietosuoja-asetuksen tarkoittamalla tavalla asiakirjojen ja tietoaineistojen säilyttäminen alkuperäisessä käyttötarkoituksessa ja arkistointi yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa * Tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden ohjaus​ * Tiedonhallinnan suunnitteluun ja kuvaamiseen on ylläpidettävä tiedonhallintamallia​ * Tietoaineistojen ja tietojärjestelmien tietoturvallisuus on varmistettava koko niiden elinkaaren ajan​. Hallintolaki 434/2003 * [Hallintolaissa](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2003/434) on säädetty hyvän hallinnon perusteista ja asiankäsittelyprosesseille asetetuista vaatimuksista​ * toteuttaa ja edistää hyvää hallintoa ja oikeusturvaa hallintoasioissa​ * edistää hallinnon palvelujen laatua ja tuloksellisuutta ​ * Koskee valtion, kunnan ja hyvinvointialueen viranomaisia ja laitoksia, itsenäisiä julkisoikeudellisia laitoksia sekä eduskunnan virastoja ja tasavallan presidentin kansliaa * Koskee myös valtion liikelaitoksia, julkisoikeudellisia yhdistyksiä sekä yksityisiä niiden hoitaessa julkisia hallintotehtäviä​ * Hallintolaista on johdettavissa hallinnollisen viranomaisprosessin yleiset käsittelyvaiheet: ohjaus, vireilletulo, valmistelu, päätöksenteko, toimeenpano, tiedoksianto, muutoksenhaku, seuranta. | 📚 **Syvennä osaamistasi:** * [Arkistoinnin toimenpidepolku: Etappi 2. Mitä arkistoit -- määritä tietoaineistojesi arkistollinen arvo ja säilytysmuoto](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/mita-arkistoit-maarita-tietoaineistojesi-arkisto) * [Kansallisarkiston verkkosivut: Arvonmääritys ja seulonta](https://kansallisarkisto.fi/arvonmaaritys-ja-seulonta) * [Kansallisarkiston Arvonmääritys- ja seulontapolitiikka, versio 1.6. 16.12.2020 (KA/12247/07.01.01.03.00/2019)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-%20ja%20seulontapolitiikka%20versio%201.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-%20ja%20seulontapolitiikka%20versio%201.6..pdf) * [Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/kulttuurihistoriallisen-arvon-arviointi) -opas *** ** * ** *** ## Miten arkistoitua tietoa käytetään? Julkisen hallinnon toimijan pitää organisoida ja toteuttaa arkistointi niin, että arkistoitavia tietoaineistoja voidaan käyttää tutkimuksen lähteinä. Lisäksi on tuettava viranomaisen toiminnan avoimuutta ja kansalaisten tiedonsaantioikeutta. Tietopalvelussa noudatetaan julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä. Tiedon käytettävyydellä tarkoitetaan sitä, että tieto on paikallistettavissa, haettavissa ja tulkittavissa. Arkistokäyttöä tukevat tietoaineistoja koskevat kuvaukset, kuten asiakirjajulkisuuskuvaus ja arkistoluettelot, riittävät metatiedot ja ajan tasalla olevat ja perustellut käyttörajoitukset. Tieto- ja tutkijapalvelutehtävien vastuut pitää määritellä sekä huolehtia työntekijöiden perehdyttämisestä. Myös julkisuuslainsäädäntö ja tiedonhallintalaki painottavat tietoaineistojen laadukkaan hallinnan merkitystä julkisuusperiaatteen, tietosuojan ja hyvän hallinnon toteutumisessa. Julkisuuslain (621/1999) mukaan tiedon pyytäjän ei tarvitse perustella pyyntöään eikä selvittää henkilöllisyyttään, mutta pyynnön kohteena olevien asiakirjojen sisältö on yksilöitävä riittävästi. Viranomaisen velvollisuus on auttaa pyytäjää asiakirjojen yksilöimisessä. Esimerkiksi [Eduskunnan oikeusasiamiehen verkkosivuilla](https://www.oikeusasiamies.fi/web/selkosuomi/mita-on-hyva-hallinto-) voi perehtyä siihen, mitä tarkoittaa hyvä hallinto. ![image-20241112-134446-20250331-083535.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c1d4819b0aa16566ecab3b79971c7c1cb01d091c38402724c5180a29e6fdd3c4/image-20241112-134446-20250331-083535.png?cb=db1f1ff1490522d24b40ddeab465e18d) **Kuva**. Arkistovaiheessa tiedon käyttö on tyypillisesti tutkimuskäyttöä, vaikka muitakin tiedontarpeita voi edelleen olla. Digitaalisina arkistoitavien aineistojen on oltava löydettävissä ja käytettävissä vielä satojen vuosien päästä -- aivan kuten vanhat paperiasiakirjat ovat yhä käytettävissämme. Metatietojen, kuvailun ja muun dokumentoinnin avulla varmistetaan, että myös tulevat arkistokäyttäjät pystyvät aina ymmärtämään: * millaisesta tiedosta on kyse * milloin tieto on muodostunut * mikä taho sen on muodostanut ja mihin asiayhteyksiin se liittyy * millaisia toimenpiteitä sille on sen elinkaaren eri vaiheissa tehty * miten tieto liittyy muihin tietoihin * miten sitä saa ja voi käyttää. Tiedon julkisuuden, salassapidon ja henkilötietoluonteen tunnistaminen ja huomioiminen on edellytys asianmukaisten tietosuoja- ja tietoturvamenettelyjen toteuttamiselle niin elinkaaren alkuvaiheessa kuin arkistossakin. 📚 **Syvennä osaamistasi:** * [Kansallisarkiston Arvonmääritys- ja seulontapolitiikka, versio 1.6. 16.12.2020 (KA/12247/07.01.01.03.00/2019)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-%20ja%20seulontapolitiikka%20versio%201.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-%20ja%20seulontapolitiikka%20versio%201.6..pdf) * Arkistolain näkökulmasta käytettävyyden varmistaminen käsittää asiakirjojen rekisteröinnin ja muun kirjaamisen, arkistoinnin ja luetteloinnin sekä digitaalisten tietoaineistojen tallentamisen ja säilyttämisen suunnittelun​. Tiedonhallintalain astuttua voimaan Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta on antanut suosituksia asiarekistereistä ja niihin tallennettavista rekisteröintitiedoista. Rekisteröinnin historiasta, periaatteista ja hyödyistä voit lukea [Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirjasta](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150078237/asiakirjahallinnon_oppikirja.pdf). *** ** * ** *** ## Arkistoitavat tietoaineistot voi siirtää Kansallisarkistoon Arkistolain nojalla arkistoitavaksi määrättyjä tietoaineistoja voi siirtää Kansallisarkistoon. Tietoaineisto voi olla joko julkista tai käyttörajoitettua, ja se voi sisältää henkilötietoja. Siirron jälkeen tietoaineistojen elinkaari ja käyttö jatkuvat turvatusti Kansallisarkistossa. Vuonna 2025 Kansallisarkiston [sähköisen arkistoinnin palvelu](https://kansallisarkisto.fi/sapa) laajentui valtionhallinnosta koko julkishallintoon. Nyt myös kunnat, hyvinvointialueet, korkeakoulut ja muut julkisen hallinnon toimijat voivat siirtää arkistoitavat digitaaliset tietoaineistonsa Kansallisarkistoon. Kansallisarkisto ottaa lähtökohtaisesti vastaan vain digitaalisia arkistosiirtoja. Jos sinulla kysyttävää digitaalisten tietoaineistojen siirrosta, aloita siirron suunnittelu perehtymällä Kansallisarkistojen verkkosivujen sisältöön ja [ohjepankin materiaaleihin](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#sapa). Voit [tutustua myös Sähköisen arkistoinnin palvelun usein kysyttyihin kysymyksiin.](https://kansallisarkisto.fi/usein-kysyttyja-kysymyksia#sapa) ![image-20241115-083025-20250325-114148.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_141d8be0e80c057f5f3ef56bbe544c968173744a98751097a69b9bbc9585a055/image-20241115-083025-20250325-114148.png?cb=dd9e15a594259c0d28d9d6dc18b521b0) **Kuva**. Digitaalisen tiedon säilyttäminen eheänä, ymmärrettävänä ja käytettävänä perustuu digitaaliseen pitkäaikaissäilytykseen. Tietoaineistojen siirtäminen Kansallisarkistoon on osa suunnitelmallista arkistointia. [Sähköisen arkistoinnin palvelu​](https://kansallisarkisto.fi/sapa) on yksi Kansallisarkiston asiakkailleen tarjoamista palveluista. * Muita viranomaisille tarjottavia palveluja​ ovat muun muassa [Ohjaus ja neuvonta](https://kansallisarkisto.fi/arkistoinnin-ohjaus-yhteystiedot) ja [Arvonmääritys- ja seulontapalvelu](https://kansallisarkisto.fi/arvonmaaritys-ja-seulonta), * Kansallisarkistoon siirrettyjen aineistojen käyttöön liittyviä palveluja​ puolestaan ovat muun muassa [Verkkopalvelut ja tietokannat](https://kansallisarkisto.fi/verkkopalvelut), [Tutkijasalipalvelut](https://kansallisarkisto.fi/-/kysyttavaa-tutkijasaliasioinnista-uusi-palvelunumero-aloittaa-8.10), [Tietopyyntöpalvelu](https://kansallisarkisto.fi/tee-tietopyynto) *** ** * ** *** ## Arkistoinnin suunnittelu - näin pääset alkuun Arkistoinnin suunnittelu on viranomaiselle arkistolaissa säädetty tehtävä. Suunnittelua tarvitaan, jotta pystytään hallitsemaan tietoaineistojen elinkaarta ja minimoimaan siihen liittyviä riskejä. Esimerkiksi digitaalinen aineisto tuhoutuu ja häviää, jos sen hallintaan ei kiinnitetä huomiota. Arkistoinnin suunnittelussa kiinnitetään huomio siihen, mitä tietoa organisaatiolle muodostuu, miten sitä hallitaan ja miten arkistoinnin toteutuminen varmistetaan osana tiedonhallinnan kokonaisuutta. Suunnittelun voi toteuttaa osin projektityöskentelynä, mutta lopulta sen tulisi olla jatkuva tehtävä. Käytännön suunnittelutyössä voit edetä seuraavasti: 1. Alustava tutkimus - tunne organisaatiosi 2. Toiminnan analysointi - tunnista tehtävät ja toimintaprosessit 3. Kartoita tietoaineistot ja asiakirjat - tunnista niihin liittyvät vaatimukset 4. Arvioi tietojärjestelmät arkistoinnin toteuttamisen näkökulmasta 5. Dokumentoi havaintosi ja suunnittele arkistoinnin vaatimat toimenpiteet Alustavassa tutkimuksessa voit hyödyntää muun muassa organisaatiotasi koskevaa lainsäädäntöä, työjärjestyksiä, tilinpäätöksiä ja toimintakertomuksia sekä strategia-asiakirjoja. Käytä apuna esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: > * Onko kyse valtionhallinnosta, kuntaorganisaatiosta, itsenäisestä julkisoikeudellisesta laitoksesta, valtion tai kunnan liikelaitoksesta tai osakeyhtiöstä tai yksityisestä toimijasta? > > * Mitä organisaatiostasi on säädetty? Koskeeko sitä oma organisaatiolaki tai noudattaako se esimerkiksi kuntalakia tai yliopistolakia? > > * Miltä osin organisaatiosi tulee noudattaa julkisuuslakia, tiedonhallintalakia ja arkistolakia? > > * Onko organisaatiollasi laissa säädettyjä julkisia hallintotehtäviä tai tehtäviä, joissa se käyttää julkista valtaa? > > * Säädetäänkö erityislainsäädännössä organisaatiosi rekisterinpitovelvollisuuksista, tietoaineistojen säilytysajoista tai arkistoinnista? > > * Mitä muita ulkoisia standardeja tai sisäisiä toimintasääntöjä organisaatiosi noudattaa? > > * Miten organisaatiosi on syntynyt ja kehittynyt? Millainen historia sillä on? Onko sillä useita edeltäjiä? > > * Miten tiedonhallinta ja arkistointi on organisoitu? Mitkä ovat käytettävissä olevat resurssit? Mitkä Kansallisarkiston antamat seulontapäätökset tällä hetkellä koskevat organisaatiotasi? Suunnittelua voi pohtia myös riskienhallinnan kautta! Riskejä voidaan hallita tunnistamalla ongelmakohdat, ennakoimalla ja suunnittelemalla. Erityisesti digitaaliset tietoaineistot ovat alttiita vahingossa tapahtuvalle tuhoutumiselle ja muuttumiselle käyttökelvottomaksi teknologiaan tai tiedon ymmärrettävyyteen liittyvien muutosten vuoksi. Tiedonhallinnan ja arkistoinnin kuvaus- ja suunnitteluvälineiden tavoitteena on tukea tiedon elinkaaren hallintaa ja käytettävyyttä sekä vastata kysymykseen, mitä tietoa viranomainen omistaa ja minkä tiedon hallinnasta se on vastuussa. * Arkistolaissa säädetty **arkistonmuodostussuunnitelma**(AMS) sisältää viranomaisen tehtävissä syntyvät asiakirjat ja niiden säilytysajat ja -tavat, ja sopii erityisesti analogisen aineiston hallintaan. * Digitaalisen tiedon hallintaan kehitettiin 2000-luvun alussa myös **tiedonohjaussuunnitelma**(TOS), joka tukee tiedon elinkaaren hallintaa myös tietojärjestelmissä. * **Tiedonhallintamalli** (THM) perustuu tiedonhallintalakiin (2019). Se pyrkii aiempaa laajemman kokonaisuuden hallintaan sekä päällekkäisten kuvausten vähentämiseen. [Tiedonhallintalautakunta on antanut suosituksen tiedonhallintamallin sisällöstä.](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165497) * Lue lisää: [Arkistoinnin toimenpidepolku, Tiedonhallinnan menetelmät arkistoinnin tukena.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/tiedonhallinnan-menetelmat-arkistoinnin-tukena#id-(fi)Tiedonhallinnanmenetelm%C3%A4tarkistoinnintukena-Arkistoinninjatiedonhallinnansuunnitteluv%C3%A4lineet) *** ** * ** *** 📚 **Syvennä osaamistasi** Kansallisarkiston[Arkistoinnin toimenpidepolku -opas](https://kansallisarkisto.fi/-/tervetuloa-arkistoinnin-toimenpidepolulle-) on kokonaiskuva arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista ja niiden suhteesta muuhun tiedonhallintaan. Löydät oppaasta tietoa siitä, miten arkistoitavien tietoaineistojen elinkaari kannattaa suunnitella ja millaisilla elinkaaren vaiheen mukaisilla toimenpiteillä voit edistää niiden hallintaa, säilyvyyttä, käytettävyyttä ja ymmärrettävyyttä. Opas on tarkoitettu [arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) piirissä oleville toimijoille. Se tarjoaa hyödyllistä tietoa kaikille, jotka tuottavat ja säilyttävät arkistoitavia tietoaineistoja. ![Kuva toimenpidepolun viidestä etapista. Piirroshiiri toivottaa tervetulleeksi.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7fbeb26c665efa5e60bcec5cfc5eb6eb28ccfd2564d68b3b25c0c94a6d379e67/image-20241125-090938.png?cb=be7b4d727bf051e30b798346752e3a58) **Kuva**. Arkistoinnin toimenpidepolulla on viisi etappia. Niille kaikille on oppaassa oma osionsa. Voit käydä toimenpidepolun etapit läpi järjestyksessä tai edetä suoraan sille etapille, jolta löydät tietoa sinua juuri nyt askarruttaviin kysymyksiin. *** ** * ** *** ## 📚 Muistilista * Arkisto on asiakirjojen ja tietoaineistojen kokonaisuus. Se muodostuu jonkin toimijan toiminnan tuloksena. **Arkistonmuodostaja**voi olla julkishallinnon organisaatio, yhteisö tai yksityinen henkilö. * Arkistoituja asiakirjoja ja tietoaineistoja säilytetään ilman aikarajaa osana kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä, ja niiden käyttö on pääasiassa monipuolista tutkimuskäyttöä. * Vain yhteiskunnallisesti ja tieteellisesti merkittävät tietoaineistot arkistoidaan**.** Tämä edellyttää **arvonmääritystä** eli tietoaineistojen **arkistollisen arvon** määrittelyä. Viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointi perustuu Kansallisarkiston seulontapäätöksiin tai lainsäädäntöön. * Viranomaisen pitää osana tiedonhallintaansa huolehtia myös arkistoinnin suunnittelusta ja arkistoitavan tiedon säilymisestä, käytettävyydestä ja todistusvoimaisuudesta niin kauan, että se on siirretty arkistoon. Sen jälkeen arkistotoimija huolehtii tietoaineiston varsinaisesta pitkäaikaissäilyttämisestä ja tarjoamisesta käyttöön. * Arkistoinnin asiantuntijaviranomaisena Kansallisarkisto ohjaa ja neuvoo viranomaisia arkistointitehtävän hoidossa sekä päättää arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot. Kansallisarkisto myös vastaanottaa, säilyttää ja tarjoaa käyttöön viranomaisten Kansallisarkistoon siirtämät tietoaineistot. Viranomaisen tiedonhallintaa ohjaa[**julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta**](https://vm.fi/tiedonhallintalautakunta). Arkistointi ja pysyvä säilyttäminen - kerrataan vielä * Lainsäädäntö on muovannut arkistointia ja tiedonhallintaa koskevaa käsitteistöä 2020-luvulla [EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) ja [julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (tiedonhallintalaki, 906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) jälkeen. * **Säilyttäminen** viittaa tietoaineistojen säilytysaikaan, ja se tarkoittaa tietoaineistojen säilyttämistä niiden **alkuperäisiä käyttötarkoituksia,** oikeusturvan toteuttamista ja virkavastuun todentamista varten ([Tiedonhallintalaki 21 §](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/saadoskokoelma/2019/906#Pidm46651396724064)). * **Pysyvä säilyttäminen**tarkoittaa tietoaineiston säilyttämistä pysyvästi sen alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten. Toistaiseksi myös vuodelta 1994 peräisin olevassa arkistolaissa käytetään käsitettä pysyvä säilyttäminen mutta eri tarkoituksessa. * **Arkistointi** tarkoittaa tietoaineiston säilyttämistä säilytysajan jälkeen **yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa** osana kulttuuriperintöä ja tutkimuskäyttöä varten. Myös arkistolaissa käytetty käsite pysyvä säilyttäminen tarkoittaa arkistointia tässä merkityksessä. * Julkisen hallinnon tiedonhallinta ja arkistointi on digitaalista. Myös jo aiemmin muodostuneista arkistoja digitoidaan. Digitointi tarkoittaa analogisessa muodossa olevan, siis esimerkiksi paperisen, tietoaineiston muuntamista digitaaliseksi. * Vuonna 2025 Kansallisarkiston [sähköisen arkistoinnin palvelu](https://kansallisarkisto.fi/sapa) laajentui valtionhallinnosta koko julkishallintoon. Nyt myös kunnat, hyvinvointialueet, korkeakoulut ja muut julkisen hallinnon toimijat voivat siirtää arkistoitavat digitaaliset tietoaineistonsa Kansallisarkistoon. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Arkistoinnin toimenpidepolku **Huom!** Sisältö on osittain vanhentunut tai vanhentumassa lainsäädännön muutosten takia. Sisältö päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. Lue lisää Kansallisarkiston verkkosivuilta: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) Arkistoinnin toimenpidepolku on kokonaiskuva arkistoinnin toteuttamiseen liittyvistä työvaiheista ja niiden suhteesta muuhun tiedonhallintaan. Löydät oppaasta tietoa siitä, miten arkistoitavien tietoaineistojen elinkaari kannattaa suunnitella ja millaisilla elinkaaren vaiheen mukaisilla toimenpiteillä voit edistää niiden hallintaa, säilyvyyttä, käytettävyyttä ja ymmärrettävyyttä. ![Kuva toimenpidepolun viidestä etapista. Piirroshiiri toivottaa tervetulleeksi.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_926a6291a0c5b5fe1187f283e07c688baf76225cf09faf26d114a159329c2c7c/image-20241125-090938.png?cb=be7b4d727bf051e30b798346752e3a58) Toimenpidepolulla on viisi etappia. Niille kaikille on oppaassa oma osionsa. **Mitä opit?** Opit ymmärtämään mitä tietoaineistojen elinkaaren hallinta tarkoittaa ja mitä toimenpiteitä siihen liittyy. Opit suunnittelemaan tietoaineistojen elinkaaren siten, että arkistointi onnistuu hallitusti. **Kenelle opas on tarkoitettu?** Opas on tarkoitettu [arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_cf8e6b652c3e6e16ebf7fdd9ebcee81246b68d2ca75d3e5acaddfc48f91a41c4/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) piirissä oleville toimijoille. Opas tarjoaa hyödyllistä tietoa kaikille, jotka tuottavat ja säilyttävät arkistoitavia tietoaineistoja. ✔ Pitääkö organisaatiosi noudattaa arkistolakia? Arkistolaki koskee seuraavia toimijoita: 1. valtion virastoja, laitoksia, tuomioistuimia ja muita lainkäyttöelimiä sekä muita valtion viranomaisia; 2. kunnallisia viranomaisia ja toimielimiä sekä hyvinvointialueen ja hyvinvointiyhtymän viranomaisia ja toimielimiä; 3. Suomen Pankkia, Kansaneläkelaitosta, muita itsenäisiä julkisoikeudellisia laitoksia ja yliopistolaissa tarkoitettuja säätiöyliopistoja; 4. valtion, hyvinvointialueen ja kunnan liikelaitoksia; 5. ortodoksista kirkkokuntaa ja sen seurakuntia; sekä 6. muita yhteisöjä, toimielimiä ja henkilöitä niiden suorittaessa julkista tehtävää lain tai asetuksen taikka lain tai asetuksen nojalla annetun säännöksen tai määräyksen perusteella siltä osin kuin niille tämän tehtävän johdosta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuja asiakirjoja. Eduskuntaan, eduskunnan oikeusasiamiehen kansliaan, valtiontalouden tarkastusvirastoon ja kansainvälisten suhteiden ja Euroopan unionin asioiden tutkimuslaitokseen sovelletaan arkistolakia vain osittain. Tasavallan presidentin arkistoista säädetään erikseen. Lisäksi evankelis-luterilaisen kirkon arkistoihin sovelletaan, mitä kirkkolaissa säädetään. Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin viranomaisiin sovelletaan, mitä maakuntalaeissa säädetään taikka niiden nojalla säädetään tai määrätään. Tätä lakia sovelletaan kuitenkin Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin valtion viranomaisiin Ahvenanmaan itsehallintolaissa säädetyin rajoituksin. 📚 Mitä sinun on hyvä tietää ennen oppaaseen tutustumista? Tunnet arkistointiin liittyvän lainsäädännön ja muut velvoitteet. Tunnet myös perustasolla tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvän lainsäädännön ja velvoitteet. **Lainsäädäntöä**: * [EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) * [Tiedonhallintalaki (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) * [Tietosuojalaki (1050/2018)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050) * [Arkistolaki (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) **Kansallisarkiston suosituksia ja oppaita:** * [Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikka](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf?t=1675762650093) * [Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#metatietosuositus) **Kursseja**: * eOppiva: [Tietosuojan ABC julkishallinnon henkilöstölle](https://www.eoppiva.fi/koulutukset/tietosuojan-abc-julkishallinnon-henkilostolle/) * eOppiva: [Tietosuojan ABC 2 - Syvemmälle tietosuojaan](https://www.eoppiva.fi/koulutukset/tietosuojan-abc-syvemmalle-tietosuojaan/) **Huomaa myös tämä:** Toimenpidepolun käytännölliset ohjeet koskevat pääosin digitaalisen tiedon hallintaa. Analogisten asiakirjojen hallintaa sekä arkistokelpoisuutta koskevaa tietoa löydät tietoa muun muassa näistä lähteistä: * [Opas analogisen arkiston järjestäjälle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/opas-analogisen-arkiston-jarjestajalle) * [Arkistoinnin ohjaus - Analogiset aineistot](https://kansallisarkisto.fi/analogiset-aineistot) * [Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/kulttuurihistoriallisen-arvon-arviointi) * [Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja. Jari Lybeck et al. Arkistolaitoksen toimituksia 2. Helsinki 2006](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150078237/asiakirjahallinnon_oppikirja.pdf/0d3d4ee5-da0c-caff-ef73-0f6595543ba3/asiakirjahallinnon_oppikirja.pdf?t=1677240609514) Oppikirjaa tutkiessa on hyvä muistaa, että lainsäädäntö ja käsitteistö on muuttunut oppikirjan julkaisemisen jälkeen. Oppaan sisältö perustuu lainsäädännön viranomaisille asettamiin velvoitteisiin ja Kansallisarkiston arkistointia koskeviin määräyksiin ja suosituksiin. Sen koostamisessa on hyödynnetty myös kokemusperäisiä havaintoja digitaalisen arkistoinnin edellytyksistä. Taustalla on lisäksi Kansainvälisiä asiakirjahallinnon ja arkistoinnin standardeja ja suunnittelumenetelmiä, joita on sovitettu suomalaiseen toimintaympäristöön. *** ** * ** *** ## Oppaan osiot Arkistoinnin toimenpiteitä käsitellään kunkin etapin omilla teemasivuilla. Voit käydä etapit läpi järjestyksessä tai edetä suoraan sille etapille, jolta löydät tietoa sinua juuri nyt askarruttaviin kysymyksiin. * [Lähtöruutu: Mitä arkistointi tarkoittaa](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/lahtoruutu-mita-arkistointi-tarkoittaa.md) * [Tervetuloa - astu toimenpidepolulle!](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/toimenpidepolun-etapit-tervetuloa.md) [Etappi 1. Suunnittele ja kehitä arkistointia](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/suunnittele-ja-kehita-arkistointia.md) [Etappi 2. Mitä arkistoit - määritä tietoaineistojesi arkistollinen arvo ja säilytysmuoto](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/mita-arkistoit-maarita-tietoaineistojesi-arkisto.md) [Etappi 3. Varmista tiedon laatu ja käytettävyys](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/varmista-tiedon-laatu-ja-kaytettavyys.md) [Etappi 4. Varmista tiedon eheys ja säilyminen](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/varmista-tiedon-eheys-ja-sailyminen.md) * [Etappi 5. Arvioi onnistumista - tunnista puutteet](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arvioi-onnistumista-tunnista-puutteet.md) * [Toimenpidepolun sanasto](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/toimenpidepolun-sanasto.md) [Toimenpidepolun webinaarit](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/toimenpidepolun-webinaarit.md) * [Versio- ja muutoshistoria (KA/23568/28.00/2024)](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/versio-ja-muutoshistoria.md) --- version: "1.0" language: "fi" --- # Arkistointi ja arkistoalan käsitteet ![Ylätunniste-THL-KA (1)-20240625-070141.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_42dd6260b6c2c186eff82773aef330f3caf06cab70cde3ecb398f74052a5bdc0/Yl%C3%A4tunniste-THL-KA%20(1)-20240625-070141.png?cb=62f6438ccf79479229d24917306577c0) Arkistointi on osa arkistoitavien asiakirjojen elinkaarta. Arkistoalan käsitteisiin ja arkistointiperiaatteisiin on tullut muutoksia tiedonhallintalain voimaantultua. Osittain tulkinnanvarainenkin tilanne lainsäädännön osalta tulee todennäköisesti selkeytymään, kun arkistolaki saadaan uudistettua. * Arkistointi suunnitellaan tai on suunniteltu osana muun tiedonhallinnan suunnittelua. * Tiedonhallinnan ja arkistoalan termistöt ovat muuttuneet. ![https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/1.3+termit+(1).png/468e24b9-86cc-c9c9-d138-3f0294fb77ff?t=1683276364610](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/1.3+termit+(1).png/468e24b9-86cc-c9c9-d138-3f0294fb77ff?t=1683276364610) *** ** * ** *** ## Tietoaineistojen elinkaari Asiakirjatiedon elinkaari käsittää asiakirjan laatimisen tai saapumisen organisaatioon, sen liittämisen organisaation tietovarantoon ja sen käyttämisen organisaatiossa. Sen jälkeen asiakirjatieto joko tuhotaan tai arkistoidaan. Tämän koko elinkaaren hallinta vaatii suunnittelua ja tavoitteena on, että asiakirjatieto saadaan säilymään käytettävänä ja todistusvoimaisena. Organisaation tiedonhallinnan kokonaisuuden suunnitteluun sisältyy osana myös arkistoinnin suunnittelu. Tiedonhallintalaki (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) muutti vuoden 2020 alusta alkaen sekä arkistoalan käsitteitä ja arkistoinnin periaatteita että tietoaineistojen elinkaariajattelua. Siihen ei kutenkaan sisälly varsinaisesti arkistointia koskevia säädöksiä. Tietoaineistojen elinkaarta on ennen tiedonhallintalain voimaantuloa kuvattu muutamilla erilaisilla malleilla, joista tunnetuimpia suomalaisessa arkistomaailmassa on ollut jako kolmeen elinkaaren vaiheeseen: aktiivi-, passiivi- ja historiallinen vaihe. ![Aiemmin asiakirjat jaoteltiin aktiivi- ja passiivivaiheessa sekä historiallisessa vaiheessa oleviksi.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/1_3+arkistointi+ja+arkistoalan+kasitteet+2.png/01a22870-4bdd-0d63-6182-a6e6d4da2072?t=1682588340549) **Kuva:** Elinkaariajattelun malli ennen tiedonhallintalakia, Lähde: Arkistotoimi ja asiakirjahallinto. Helsinki 1994, s. 53**.** ![Säilytysvaiheen jälkeen asiakirjat arkistoidaan tai tuhotaan.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/1_3+arkistointi+ja+arkistoalan+kasitteet+3+(1).png/cb23ecea-4a43-61b3-4e16-a192d263023d?t=1683280156387) **Kuva:**Tietoaineistojen säilytys- ja arkistointivaihe tiedonhallintalain mukaisesti. *** ** * ** *** ## Tiedonhallinnan ja arkistoinnin uudet käsitteet vanhojen rinnalla Vuonna 2020 voimaan tullut tiedonhallintalaki on vaikuttanut arkistoalan käsitteisiin elinkaariajattelua laajemmin. Ennen tiedonhallintain voimaantuloa ja edelleen arkistolaissa käsitteellä "pysyvä säilytys" viitataan Kansallisarkiston määräysten mukaisiin pysyvästi säilytettäviin tietoaineistoihin, jotka tiedonhallintalain käsitteistössä ovat arkistoitavia tietoaineistoja. Tiedonhallintalaissa pysyvä säilytys tarkoittaa pysyvää säilytystä alkuperäiseen käyttötarkoitukseen. Kansallisarkisto voi määrätä nämä alkuperäisen käyttötarkoituksen vuoksi pysyvästi säilytettävät tietoaineistot arkistoitaviksi. ![Tiedonhallintalain mukaan asiakirja voi olla säilytys- tai arkistointivaiheessa tai sitä voidaan säilyttää pysyvästi alkuperäistä käyttötarkoitusta varten.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/1_3+arkistointi+ja+arkistoalan+kasitteet.png/c1b9e460-8afd-a6a4-6039-4ae892ffa450?t=1682588950452) **Kuva:** Laki julkisen tiedon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki) 906/2019 määrittää käsitteet uudelleen. Arkistolakia uudistetaan parhaillaan ja uudistuksen myötä käsitteet yhdenmukaistetaan tiedonhallintalain käsitteiden kanssa. Käsitteiden muuttuminen on aiheuttanut tiedonhallinnassa ja arkistoinnissa ymmärrettävästi haasteita ja väärinymmärryksiäkin. Käsitteiden tulkinnan osalta onkin tärkeää tietää miltä ajalta ohje, määräys tai päätös on ja miten siinä käytettävät käsitteet suhteutuvat päivittyneisiin käsitteisiin. **Taulukko 1: Käsitteet arkistolaissa ja tiedonhallintalaissa** | Ennen 1.1.2020 (arkistolaki 813/1994) | 1.1.2020 jälkeen (tiedonhallintalaki 906/2019) | |-----------------------------------------------------|--------------------------------------------------------------------------| | Pysyvästi säilytettävät tietoaineistot (lyhenne SP) | Arkistoitavat tietoaineistot | | Määräajan säilytettävät tietoaineistot (lyhenne MA) | Määräajan säilytettävät tietoaineistot | | Ei vastaavaa käsitettä | Alkuperäiseen käyttötarkoitukseen pysyvästi säilytettävät tietoaineistot | **Lisätietoja:** * [++Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä++](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/164272)++,++ Valtiovarainministeriön julkaisuja 2022:54. *** ** * ** *** ## Arkiston kuntoon saattamisen projektointi Analogisten tietoaineistojen arkistoinnin kuntoon saattaminen on tärkeää toteuttaa suunnitellusti. Yksi hyvä ja selkeästi rajautuva toimintatapa on toteuttaa työ projektina. Kun työ toteutetaan projektina, sille saadaan selkeät raamit. Niiden avulla pystytään huomioimaan työhön vaikuttavat eri osatekijät sekä niiden vaatimat resurssit. Lisäksi työn etenemisen seuraaminen ja siihen vaikuttavat mahdolliset viivästykset tulevat projektityössä tehtävän raportoinnin myötä läpinäkyviksi. ![Punatukkainen tyttö levittää käsiään ja kysyy, mikä on projekti, piirroskuva.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/1_4+Arkiston+kuntoonsaattamisen+projektointi.png/390fd24f-bc01-9cf5-2872-4883cd8f09e1?t=1683201308492) ![:info:](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a399a4397751e2471499ae92cd0ed5bb368440c263bb61b843f113e5188841b2/atlassian-info?cb=feab5cd71111204d6b52545f3027dd0c) **Projekti on...** * Projekti on ainutkertainen työ, joka tehdään kerran. * Projektissa hahmotetaan ongelma ja suunnitellaan sen ratkaisu. * Projektilla on selkeä alku ja loppu, **Miksi arkiston järjestämisestä kannattaa tehdä projekti?** Mikäli analogisten asiakirjojen järjestäminen jää muun työn ohessa tehtäväksi "puhdetyöksi", on hyvin todennäköistä, että järjestämistyö tulee etenemään hitaasti. Työtä ei välttämättä koskaan saada kunnolla aloitettua tai päätettyä, koska muut työtehtävät menevät aina sen edelle. Tästä syystä arkistojen kuntoon saattaminen on suositeltavaa toteuttaa projektina. Projektisuunnitelmassa järjestämistyö tehdään näkyväksi. Sen avulla pystytään osoittamaan mm. tarvittavat henkilöresurssit ja aika, jonka työn tekeminen tulee vaatimaan. Projekteja voidaan toteuttaa eri tasoilla organisaatioissa. Projekti voi olla esimerkiksi tiimin sisäinen, matalan hyväksymisportaan projekti tai aina ylimmän johdon hyväksyttäväksi menevä projekti. Se millä tasolla analogisten arkistojen kuntoon saattamisen projekti tulee toteuttaa, on organisaatio- ja toimintakulttuurikohtaista. Analogisten arkistojen kunnostamisprojektin voi jakaa seuraaviin vaiheisiin, kuten minkä tahansa projektin: ![image-20240430-134917.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_dea30034290aa5fc6f33d0bba386c2fb782f30f928dd84c7b5143ce81ab1243a/image-20240430-134917.png?cb=ca79ca1a092c86a1d59fd00d511965aa) **Projektin valmistelu** Projekti lähtee liikkeelle tarpeesta. Tarve tulee olla osoitettavissa ja rajattavissa, jotta projektin laajuus on mahdollista saada selville. Esimerkiksi, kun kyse on järjestämättömistä analogisista asiakirjoista, jotka kuuluvat useampaan arkistokokonaisuuteen, on tehtävä rajaus siitä, koskeeko projekti kaikkien aineistojen järjestämistä vai vain yhden arkistokokonaisuuden järjestämistä. Huolellinen valmistelu, jossa perustellaan tarpeet projektin toteuttamiselle, helpottaa projektin viemistä eteenpäin suunnitteluvaiheeseen. **Valmisteluvaiheessa** * Ongelman tunnistaminen * Ongelman rajaaminen * Asian vieminen päättävälle taholle ratkaistavaksi **Projektin suunnittelu** Kun projektin toteuttamisesta on päätetty, alkaa yksityiskohtaisempi suunnitteluvaihe. Suunnitteluvaiheessa määritellään tarkemmalla tasolla projektin laajuus ja tavoitteet, selvitetään eri ratkaisuvaihtoehtoja tavoitteiden saavuttamiseksi ja valikoidaan näistä aikataulullisesti ja resursseiltaan toteutuskelpoisin vaihtoehto. Projektille annetut tavoitteet antavat raamit niille toimille, joiden avulla tavoitteisiin päästään. Esimerkiksi kun järjestettäviä analogisia asiakirjoja on 100 hyllymetriä, ei pelkkä tieto määrästä vielä auta hahmottamaan vaadittavia toimia. On tiedettävä tarkemmin mm. se, onko aineisto osa suurempaa jo järjestettyä kokonaisuutta, joka tulee antamaan tehtävälle järjestämistyölle valmiita malleja, vai lähdetäänkö ns. puhtaalta pöydältä, jolloin järjestämisen pohdinta aloitetaan siitä, minkä periaatteen mukaan aineistoa lähdetään järjestämään ja miksi. Myös asiakirjojen laatu ja säilytysvälineet voivat vaikuttaa järjestämistyön nopeuteen, esim. sidoksista koostuvan arkiston järjestäminen on usein nopeampaa kuin koteloissa olevien sekalaistenkin asiakirjojen järjestäminen. Tällaiset yksityiskohdat ja erot määrittävät sen, kuinka paljon aikaa ja henkilötyötunteja on varattava järjestämistyöhön. Aikataulun määrittäminen voikin olla toisinaan haasteellista, jos järjestettävänä olevaa asiakirjakokonaisuutta ei tunneta tarkemmin. Suunnitteluvaiheessa tehtävään projektisuunnitelmaan on määritettävä lisäksi esimerkiksi kustannukset, henkilöresurssit sekä mahdolliset työtehtävät ja toteutusaikataulu. Projektisuunnitelmassa on hyvä tuoda esille myös mahdolliset riskit ja ongelmakohdat, sekä näihin liittyen valmistella varautumissuunnitelma. **Suunnitteluvaiheessa** * avataan projektia koskeva asia asianhallintajärjestelmään * laaditaan projektisuunnitelma **Projektin toteutus** Toteutusvaiheessa projektisuunnitelma viedään käytäntöön. Projektityö on tavoitteellista ja siksi usein myös intensiivistä. Toteutusvaiheessa on hyvä säännöllisesti seurata ja valvoa työn edistymistä ja pitää kirjaa sekä työn etenemisestä suunniteltuun aikatauluun nähden että resurssien käytöstä. Mikäli projektin etenemisessä havaitaan ongelmia, on korjaustoimenpiteisiin ryhdyttävä pikaisesti, jottei projekti jää keskeneräiseksi. Esimerkiksi ennakkoon tehty arkistoaineistoon tutustuminen on voinut olla aineiston koosta riippuen satunnaista valintaa. Tällöin aineistosta voi löytyä yllätyksiä, kuten vaikeasti tunnistettavia aineistokokonaisuuksia tai vaikka homekasvustoa. Toteutusvaiheessa on siis mahdollista, että käytännön työn kautta havaitaan tarve päivittää projektisuunnitelmaa. **Toteutusvaiheessa** * rekrytoidaan tarvittava henkilöstö ja jaetaan vastuut * toteutetaan työ ohjatusti ja suunnitellusti * seurataan työn etenemistä ja raportoidaan siitä * huomioidaan mahdolliset haasteet ja ratkaistaan ne **Projektin päättäminen** Projektin päättäminen on sen viimeinen vaihe ja se tulee yleensä ajankohtaiseksi, kun haluttuihin tavoitteisiin on päästy. Tavoitteisiin pääsy ja työn laatu varmistetaan tarkastamalla työn tulokset. Tämän jälkeen projektipäällikkö laatii loppuraportin, joka on yhteenveto projektin toteutuksesta. Loppuraportissa tuodaan esille myös mahdolliset alkuperäisestä projektisuunnitelmasta poikkeavat muutokset toteutuksen aikana. Loppuraportin työstäminen ja dokumentointi edesauttavat projektista oppimista ja tietoa voidaan sitten hyödyntää tulevissa projekteissa. Viimeisenä viedään päätökseen kaikki projektin toteuttamiseen ja hallintaan liittyvät toimenpiteet, ja projekti päätetään virallisesti. **Projektia päätettäessä** * tarkastetaan työn tulokset * laaditaan loppuraportti ja viimeistellään dokumentointi * tallennetaan projektiasiakirjat asianhallintajärjestelmään * päätetään projektia koskeva asia asianhallintajärjestelmässä. ![Arkistokotelo-piirroshahmo näyttää peukkua ylöspäin.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio4.png/a2505e3f-b77f-3c40-d97b-4445d1d6c4f4?t=1683277527577) > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi ![image-20240618-120856.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c5d36c45dcf21d94958bfa02d542f26d837522305c14583ab04bb2fbd11b84c2/image-20240618-120856.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c) [++Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia++](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. *** ** * ** *** --- version: "1.0" language: "fi" --- # Arkistokaavat ja arkistoluettelot ![image-20240618-121542.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_b6d6aa6b06c2277dd9bd40fb50742db2b2c1e9e28667b387b45755c2f1952cb2/image-20240618-121542.png?cb=a9c10eff0f2f4d1bf4571100cab0d712) Arkistokaava ja arkistoluettelo ovat olleet keskeisiä analogisen arkiston järjestelmällisen ylläpidon työvälineitä. Arkistoluetteloon kuvataan arkistoitavat asiakirjat, arkiston järjestys ja tietosisältö. Arkistoluettelo voidaan tehdä esimerkiksi arkistokaavan perusteella ja toimii aineistohakemistona. **Arkistokaava** * Arkistokaava kertoo arkiston rakenteen. * Arkistokaavan avulla luokitellaan arkistoitavat analogiset asiakirjat ja kuvataan asiakirjasarjojen keskinäinen järjestys. Kaavoja on kahdenlaisia. **Arkistoluettelo** * Arkistoluettelo on yleensä arkistokaavaan perustuva aineistoluettelo. Se voidaan kuitenkin tehdä myös ilman arkistokaavaa. * Luetteloon tuodaan tieto arkistoitavista ja pitkään säilytettävistä asiakirjoista. * Luettelo tarvitaan osoittamaan, mitä aineistoa arkistoon kuuluu ja mikä on sen järjestys. * Arkistoluettelo palvelee sekä aineiston fyysistä hallintaa että tietopalvelua. Luettelon tarkoitus on arkiston järjestyksen ja tietosisällön osoittaminen niin, että asiakirjat löytyvät ja asiakirjojen tietosisältö käy selkeästi ilmi. *** ** * ** *** ## Arkistokaava osoittaa arkiston rakenteen Perinteinen arkistokaava on ABC-kaava, joka antaa asiakirjasarjoille (pääsarjat) kirjaintunnukset. Tunnuksien avulla määritellään arkistoon kuuluvien sarjojen keskinäinen järjestys ja suhteet. Suomessa ABC-kaava otettiin käyttöön 1940-luvulla. Kaava perustuu ennen muuta asiakirjojen syntytapaan ja muotoon, joissain tapauksissa myös asiakirjojen tietosisältöön. Arkistokaava osoittaa arkiston rakenteen, mutta se ei kuitenkaan määrittele sarjojen sisäistä järjestystä (asiakirjojen keskinäistä järjestystä sarjassa). Lisäksi arkistokaava toimii sisällysluettelona arkistoluettelon tiedoille. **Arkistokaavoja on kahdenlaisia** Arkistokaavoja on kahdenlaisia. Kaava on joko asiakirjojen syntytapaan tai muotoon perustuva ABC-kaava tai tehtäväryhmittelyn mukainen. Tehtäväryhmittelyn mukainen arkistokaava on organisaatiokohtainen ja perustuu tehtävien numeroluokitukseen. ABC-kaava ABC-kaava sisältää sekä syntytapaan ja muotoon (esimerkiksi luettelot tai toisteet) että asiakirjojen sisältöön perustuvia sarjoja. Epäjärjestykseen joutuneiden asiakirjojen luetteloinnissa käytetään ABC-kaavaa. ABC-kaavassa on kiinteät pääsarjat, joiden alla on sarjoja ja alasarjoja. Pääsarjojen tunnukset ja nimekkeet ovat aina samat, mutta sarjojen ja alasarjojen nimekkeet ovat vapaammin muotoiltavissa. Jos jotain pääsarjaa ei ole, tunnus jätetään käyttämättä. Pääsarjoja, sarjoja ja alasarjoja otetaan käyttöön tarvittava määrä. **ABC-KAAVAN KIINTEÄT PÄÄSARJAT:** * A. DIAARIT * B. LUETTELOT * C. PÖYTÄKIRJAT * D. TOISTEET * E. SAAPUNEET ASIAKIRJAT * F. KIRJEISTÖ * G. TILIASIAKIRJAT * H. SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT * I. KARTAT JA PIIRUSTUKSET * K. TILASTOASIAKIRJAT * L. ELEKTRONISET ASIAKIRJAT * M. MUISTIOT JA SUUNNITELMAT * S. ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET * T. MIKROFILMIT * U(J). MUUT ASIAKIRJAT **Esimerkki: Pohjanmaan Perheneuvolan ja päihdetyön kuntayhtymän arkisto** * B LUETTELOT (Pääsarja) * Ba Henkilökunnan nimikirjat (Sarja) * Bb Virka- ja henkilöstöluettelot (Sarja) * Bc Arkistoluettelot (Sarja) * C PÖYTÄKIRJAT (Pääsarja) * Ca Yhtymäkokousten pöytäkirjat liitteineen (Sarja) * Cb Yhtymähallituksen pöytäkirjat liitteineen (Sarja) * Cc A-klinikan johtokunnan pöytäkirjat (Sarja) * Cd Yhteistoiminnan pöytäkirjat (Sarja) * Ce Toimikuntien pöytäkirjat (Sarja) Perinteisessä arkistokaavassa tietyn tehtäväalueen asiakirjasarjat hajaantuvat eri puolille kaavaa ja myös fyysisesti eri puolille arkistoa, esimerkiksi niin, että hakemus arkistoidaan saapuneisiin kirjattuihin asiakirjoihin ja päätös päätöstaltioihin. Tehtäväryhmittelyn mukainen arkistokaava Tehtäväryhmittelyn mukaisen arkistokaavan pohjana on arkistonmuodostussuunnitelman tai tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokitus. Tehtäväryhmittelyn mukaista arkistokaavaa käytetään uudemmassa aineistossa, joka on muodostunut siltä ajalta, kun AMS tai TOS on ollut olemassa, käytännössä 1990-luvulta lähtien. Tämä arkistokaava on aina arkistokohtainen ja se perustuu viranomaisen toimintaan ja tehtäviin. Sarjat eivät ole kiinteät, vaan vaihtelevat arkistonmuodostajasta toiseen. Sarjojen keskinäinen järjestys perustuu numeroluokitukseen. Samaan tehtävään/ryhmään liittyvistä arkistoitavista asiakirjoista muodostetaan oma kokonaisuus. **Esimerkki TE-keskuksen tehtäväpohjaisesta arkistokaavasta** * 0 YLEISHALLINTO JA OIKEUDELLISET ASIAT (Pääsarja) * 00 Yleishallinto (Sarja) * 000 Keskuksen/osastojen laatimat ohjeet (Alasarja) * 000.1 Keskuksen ja osastojen laatimat ohjeet (Alasarja) * 002 Diaarit (Sarja) * 002.1 Hallintodiaarit (Alasarja) * 002.2 Työvoimaosaston diaarit (Alasarja) * 002.3 Maaseutuosaston diaarit (Alasarja) * 1 HENKILÖSTÖHALLINTO (Pääsarja) * 10 Säädökset ja ohjeet (Sarja) * 100 Keskuksen/osastojen laatimat ohjeet (Alasarja) * 11 Virkajärjestelyt (Sarja) * 12 Virat, toimet ja palvelussuhdeasiat (Sarja) * 120 Viran ja toimen haku, palvelussuhteen alkaminen (Alasarja) * 120.1 Viran ja toimen täyttäminen (Alasarja) * 120.2 Nimikirjat (Alasarja) Tehtäväpohjaisessa kaavassa sarjat kootaan yhteen sekä käsitteellisesti että mahdollisuuksien mukaan myös fyysisesti. Esimerkiksi viran ja toimen täyttämiseen liittyvät kaikki asiakirjat arkistoidaan yhteen ja ne muodostavat asiakirja-aktin. **Huom!**Jos aineistoa ei ole arkistoitu arkistokaavan tai suunnitelman mukaan, kannattaa pyrkiä aineistoa ja sen sisältöä tarkastelemalla löytämään aineiston olemassa oleva rakenne. Mikäli rakenne ja järjestys on käytettävyyden näkökulmasta järkevä, aineistoa ei pidä järjestää uudelleen vaan luetteloida aineisto olemassa olevan rakenteen pohjalta. Kokonaisuudelle joudutaan luomaan uusi rakenne siis vain silloin. kun tarve sitä todella vaatii. ![Arkistokotelo-piirroshahmo näyttää peukkua.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio4.png/a2505e3f-b77f-3c40-d97b-4445d1d6c4f4?t=1683277527577) Sosiaalitoimen arkistokaavamalli Maalaiskuntien liitto (myöhemmin Suomen Kunnallisliitto ja myöhemmin liittynyt Suomen kuntaliittoon) ja Valtionarkisto ovat julkaisseet kunnallisen arkistoinnin ohjeita, joihin on 1970-luvulle saakka sisältynyt myös arkistokaavamalleja. Kuntien vanhimmat arkistot ovat usein järjestetty näiden kaavojen avulla ja niiden jäljet saattavat näkyä edelleen nykyisessä analogisessa arkistonmuodostuksessa. Martti Itkosen teokseen Kunnallisten viranomaisten arkistonhoito on koottu myös näitä arkistokaavamalleja. Teos sisältää lisäksi sosiaalilautakunnalle oman mallin. Arkistokaavamalleja ei enää 1970-luvun jälkeen ole päivitetty. Valtionarkiston vuoden 1979 ohjeissa todetaan, että arkistokaavamalleja ei enää päivitetä, koska eri kunnissa organisaation erilaisuuden vuoksi ei voi soveltaa samoja kaavoja. **Kuvat: Sosiaalilautakunnan arkiston järjestelykaava (Martti Itkonen 1975: Kunnallisten viranomaisten arkistonhoito s. 239--243). (Kansallisarkisto 2023).** *** ** * ** *** ## Arkistoluettelo Analogisten asiakirjojen luetteloa kutsutaan arkistoluetteloksi. Arkistoluetteloiden avulla aineistoista vastuussa oleva taho tietää, mitä asiakirjoja sillä on. Luettelointi on hyvä tehdä käytössä olevan aineistorakenteen ja järjestyksen pohjalta, jos ne ovat käytettävyyden näkökulmasta toimivia. Jos järjestämisessä on käytetty esimerkiksi arkistokaavaa, luettelointi tehdään sen pohjalta. Arkistoluettelo laaditaan yleensä pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävistä ja arkistoitavista (ArkL 831/1994) asiakirjoista. Luettelointi voidaan myös rajata koskemaan pelkästään arkistoitavia asiakirjoja. Luettelo laaditaan arkistoyksikön tarkkuudella, mikäli kysymys ei ole yhtenäisistä massa-aineistoista tai, kuten asiakasasiakirjoissa, sisältäpäin kasvavista sarjoista. Arkistoluetteloon merkitään **Arkistoluetteloon merkitään seuraavat tiedot tietoaineistoista** * sarjan nimi (selkeä, monikkomuotoon) * arkistoyksiköt (mikäli tarvetta) * säilytysyksiköt * laatu (sidos, kotelo tms.) * aikarajaus * arkistotunnus (signum) * sijoituspaikkatiedot (jos muu kuin päätearkisto) * asiakirjojen mahdollinen alkaminen/jatkuminen muissa sarjoissa * mahdollinen salassapito * hävitysaika, jos aineisto ei ole arkistoitava * säilytysajan päättymisaika, jos aineistoa ei vielä ole arkistoitu * lisätietoja tarpeen mukaan Salassa pidettävät asiakirjat Salassa pidettävät asiakirjat, salassapidon kesto ja peruste merkitään luetteloon vähintään säilytysyksikön, tarvittaessa arkistoyksikön tarkkuudella. * Mihin lakiin salassapito perustuu? * Milloin salassapitoaika päättyy? * Salassapitomerkinnät on tehtävä tarpeen mukaan sekä arkistoyksikköön, säilytysyksikköön että arkistoluetteloon Sisältäpäin kasvavat sarjat Kun kyseessä on ns. sisältäpäin kasvavat sarjat, kuten asiakasakteihin kertyvät asiakasasiakirjat, ei niitä luetteloida arkistoyksiköittäin. Tällaisten aineistojen osalta riittää maininta arkistoluettelossa arkistointijärjestyksestä. Kun asiakasasiakirjoista on seulottu pois määräajan säilytettävät asiakirjat ja jäljellä ovat vain arkistoitavat ja mahdollisesti pitkään säilytettävät asiakirjat, merkitään nämä arkistoluetteloon. *** ** * ** *** ## Kuvailu Arkistolaitoksen kuvailusäännöissä olevan määritelmän mukaan kuvailu tarkoittaa tietoja, jotka identifioivat ja kuvaavat arkistonmuodostajan ja sen toiminnasta kertyneen aineiston. Tavoitteena on hakupolkuja lisäämällä parantaa arkistoaineiston käytettävyyttä ja palvella arkistoaineiston käyttäjiä ja tutkijoita. Arkistokuvailuun tallennetaan ne tietoaineiston elinkaaren aikana kertyneet ja tuotetut metatiedot, jotka edistävät tietoaineiston käytettävyyttä arkistointitarkoituksessa eli ennen muuta tutkimuskäytössä. Kuvailu antaa sekä arkistonmuodostajasta että sen tuottamasta aineistosta systemaattista tietoa, joka helpottaa asiakirjojen/tietojen hakua ja ymmärtämistä. Tietojen ymmärtämistä kuvailu palvelee siten, että se valaisee kontekstia, jossa tiedot ovat syntyneet. Kontekstitiedot liittyvät ennen muuta arkistonmuodostajaan ja sen tehtäviin. Arkistoaineiston kuvailu rakentuu tasoista, joilla voidaan kuvailla erilaisia asiakirjakokonaisuuksia. Arkisto kuvaillaan arkisto- eli aineistokokonaisuustasolla, arkistoon sisältyvä asiakirjaryhmä yhdellä tai useammalla hierarkkisesti järjestyvillä sarjatasoilla, sarjan sisältämät luettelointiyksiköt arkistoyksikkötasolla. Arkistolaitoksen vanhemmissa kuvailusäännöissä arkistoaineiston kuvailu on esimerkiksi koostunut neljästä tasosta: arkistonmuodostaja-, arkisto-, sarja- ja yksikkötasosta. Aineiston tuottanutta yhteisöä tai henkilöä koskevat tiedot esitetään arkistonmuodostajatasolla, asiakirjoja koskevat tiedot hierarkkisesti arkisto-, sarja- ja yksikkötasolla. Viides taso, ns. yleistaso, on myös mahdollinen. Se tulee kysymykseen silloin, kun halutaan esittää kuvailutietoa, joka koskee yhteisesti useita arkistonmuodostajia tai arkistoja/sarjoja/yksiköitä. * [Esimerkki arkistoluetteloista (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/SALO+Sosiaality%C3%B6+ja+sosiaalipalvelut+1997-2008+verkkoon+0905.pdf/96ff8c8d-43e1-cbd4-17b9-f90660ed824c/SALO+Sosiaality%C3%B6+ja+sosiaalipalvelut+1997-2008+verkkoon+0905.pdf?t=1683623099167). Luettelossa näkyy vain osa kokonaisuudesta. (Salon kaupunki). ![Arkistokotelo-piirroshahmo muistuttaa, että säilytysyksiköiden merkitseminen on välttämätöntä, taustalla kuva arkistokoteloista.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/2.6+luettelointi+(1).png/d9e2451b-6c21-ae51-46e7-1c7b98527f5f?t=1683789269542) Kuva: Nimiöityjä säilytysyksiköitä. Tietoaineistoille määritettyjä tunnistetietoja tarvitaan arkistoluetteloiden lisäksi.[Lue lisää koteloiden tunnistetiedoista.](https://kansallisarkisto.atlassian.net/wiki/spaces/AJI/pages/244351881/J+rjest+misty+n+p+tt+minen#kotelo) > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi ![image-20240618-120856.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_655f58fdc4dd7e979e2f3c09e6458b1cceda474b5396eefe76a4821a5e15830f/image-20240618-120856.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c) [++Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia++](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Arkiston järjestäjän muistilista Arkiston järjestäjän muistilistaan on koottu arkiston järjestämisen työvaiheet. Kaikki työvaiheet eivät välttämättä aina ole tarpeellisia. On hyvä muistaa, että arkiston järjestämistyö ei aina etene suoraviivaisesti työvaiheesta toiseen. Sen sijaan työvaiheita tehdään usein rinnatusten tai työvaiheissa on välillä palattava edelliseen vaiheeseen. Siksi on hyvä ensimmäiseksi tutustua järjestämistyön kaikkiin vaiheisiin. |----------------------------------------------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ****Suunnittelu**** || | **Työvaihe** | **Huomioitavaa** | | Tutustu järjestämistyön vaiheisiin. | | | Suunnittele, kuka työn tekee ja arvioi työhön tarvittavat resurssit. | Henkilöstö, työtilat ja tarvittavat materiaalit | | Päätä työn projektoinnista. | [Lisätietoja projektoinnista](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistointi-ja-arkistoalan-kasitteet#id-(fi)Arkistointijaarkistoalank%C3%A4sitteet-Arkistonkuntoonsaattamisenprojektointi) | | Tee projekti- tai työsuunnitelma. | | |---------------------------------------------------------------------------|--------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ****Rajaus ja pohjatietojen selvitys**** || | **Työvaihe** | **Huomioitavaa** | | Kartoita ja rajaa järjestettävä asiakirjakokonaisuus. | Asiakirjoja voi olla työhuoneissa, käsi-, väli- ja päätearkistossa. | | Selvitä arkistonmuodostaja ja sitä koskevat taustatiedot. | | | Kokoa yhteen kaikki arkistoa koskevat ohjeet, määräykset ja suunnitelmat. | Tiedot voivat löytyä organisaation ohjeasiakirjoista tai ne voivat olla osana järjestettävää arkistoa. | |-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ****Inventointi**** || | **Työvaihe** | **Huomioitavaa** | | Käy läpi järjestettävä asiakirjakokonaisuus ja dokumentoi se (mm. tietosisältö, määrä, sijainti, rajavuodet, säilytys- ja arkistoyksiköiden fyysinen olomuoto, käyttörajoitukset, henkilötietoluonne) | Käy kaikki järjestettävät säilytysyksiköt läpi. Älä luota vanhoihin merkintöihin, vaan tarkista jokainen säilytysyksikkö. Laajassa aineistossa kannattaa tässä vaiheessa käydä läpi vain joitakin säilytysyksiköitä eri osakokonaisuuksista kokonaiskuvan saamiseksi. | | Poista kokonaisuuden joukosta arkistoon kuulumaton aineisto. | Esimerkiksi painotuotteet, esineet ja kopiot | | Tarkista, millaisia vaurioita asiakirjoissa on. Selvitä, tarvitseeko asiakirjoille tehdä konservointitoimenpiteitä. | Taitoksia ym. pieniä vaurioita voi pyrkiä korjaamaan itse, mutta vaativammat työt kuuluvat ammattilaisille. Älä käytä teippiä! Home-epäilyssä ole yhteydessä asiantuntijaan. | | Laadi tarvittaessa inventointiluettelo. | Inventointiluettelo on tärkeä, jos kyseessä on luetteloimaton ja/tai laaja kokonaisuus. | |-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ****Seulonta**** || | **Työvaihe** | **Huomioitavaa** | | Perehdy kyseisille asiakirjoille annettuun tai annettuihin seulontapäätöksiin ja selvitä, mitkä ovat pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. | | | Erota määräajan säilytettävät asiakirjat pysyvästi säilytettävien asiakirjojen joukosta. | | | Kokoa määräajan säilytettävät asiakirjat erilleen ja tarkista, että säilytysyksiköihin on merkitty säilytysaika. | | | Tuhoa aineistot tietoturvallisesti, jos niiden säilytysaika on päättynyt. | Asiakirjat, joiden säilytysaika on päättynyt, tulee tuhota. Salassa pidettävä aineisto on tuhottava tietoturvallisesti. | |---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------| | ****Järjestäminen**** || | **Työvaihe** | **Huomioitavaa** | | Järjestä asiakirjat alkuperäiseen kontekstiin ja/tai arkistokaavan osoittamille paikoille tai luo niille järjestys. | | | Poista arkistoitavista asiakirjoista arkistoon kuulumattomat osat. | Esimerkiksi muovitaskut ja paperia vaurioittavat kiinnittimet ja liittimet | | Järjestä sarjan sisällä arkistoyksiköt. | | | Yhdistä tarvittaessa sarjakokonaisuudet. | | | Laadi alustava arkistoluettelo. | Luetteloon tulee merkitä vähintään arkistoitavat asiakirjat. | |----------------------------------------------------------------------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ****Järjestämistyön päättäminen**** || | **Työvaihe** | **Huomioitavaa** | | Tarkista olemassa olevien säilytysyksiköiden asianmukaisuus (koko, kunto). | Varmista, että säilytysyksiköt sisältävät sopivan määrän asiakirjoja. | | Suojusta asiakirjat suojapaperilla. | Pääsääntöisesti yksi arkistoyksikkö suojataan aina yhden suojapaperin sisään. Suojapaperin päälle merkitään arkistoyksikön tiedot. | | Täytä jokainen säilytysyksikkö sopivalla määrällä asiakirjoja. | Säilytysyksikkö ei saa pullistella, eivätkä asiakirjat saa päästä taipumaan säilytyksessä. | | Nimiöi säilytysyksiköt. | Kiinnitä nimiö mahdollisimman näkyvälle paikalle. Tee merkintä salassa pidettävistä asiakirjoista säilytysyksikköön. | | Merkitse puuttuvat säilytysyksiköt arkistoluetteloon ja viimeistele luettelo muiltakin osin. | | --- version: "1.0" language: "fi" --- # Arkiston järjestäminen Arkiston järjestäminen kannattaa aina aloittaa huolellisella suunnittelulla. Vähänkään suurempi järjestämistyö toteutuu varmemmin, jos se toteutetaan projektina. ## Rajaus ja pohjatietojen selvittäminen Järjestämistyön ensimmäinen vaihe on järjestettävien asiakirjojen kartoittaminen ja asiakirjakokonaisuutta koskevien tietojen yhteen kokoaminen. Asiakirjakokonaisuuden kartoituksella tarkoitetaan kaikkien kokonaisuuteen kuuluvien asiakirjojen tunnistamista niiden sijaintipaikasta riippumatta. Jos kyse on edelleen toimivan organisaation arkistosta, tulee asiakirjojen kartoittamisesti tiedottaa organisaation sisällä. Myös esimerkiksi työntekijöiden työhuoneissa edelleen olevat asiakirjat täytyy huomioida osana järjestettävää arkistoa. Asiakirjakokonaisuuteen ja arkistonmuodostajaan on perehdyttävä huolellisesti ennen varsinaisen järjestämistyön aloittamista. On selvitettävä kyseessä oleva arkistonmuodostaja tai arkistonmuodostajat sekä rajattava järjestettävä arkisto tai arkistot. Alkuvaiheessa on myös kartoitettava kaikki olemassa oleva arkistonmuodostusta ja arkistointia koskeva ohjeistus ja dokumentaatio. Kartoitusvaiheessa ei vielä muuteta asiakirjojen fyysistä järjestystä millään tavoin. **Arkistonmuodostaja ja arkiston rajaaminen** Arkistoa järjestävän on rajattava järjestettävä aineistokokonaisuus. Rajaamisen avulla ratkaistaan, mitkä asiakirjoista kuuluvat järjestämisen kohteena olevaan arkistoon tai arkistoihin. Rajaaminen tapahtuu tunnistamalla arkistonmuodostaja tai arkistonmuodostajat, joiden toiminnan tuloksena asiakirjat ovat muodostuneet. Jokaisen arkistonmuodostajan arkisto tai arkistot säilytetään omina kokonaisuuksina. Tätä arkistojen hallinnan perusperiaatetta kutsutaan provenienssiperiaatteeksi. Arkistonmuodostaja Arkistonmuodostaja on se toimija (esim. julkishallinnon organisaatio, henkilö tai yhdistys), jonka toiminnassa asiakirjat ovat muodostuneet. Jokaisen arkistonmuodostajan arkisto tulee säilyttää omana kokonaisuutena sekoittamatta sitä muiden arkistonmuodostajien aineistokokonaisuuksiin. Virastot, yritykset, yhdistykset ja muut organisaatiot määritellään tyypillisesti yhdeksi arkistonmuodostajaksi. Jos organisaatio on toiminut osastoihin jakaantuneena, on sen arkistoon saattanut muodostua osa-arkistoja. Jos organisaation eri toimintayksiköt ovat tehtäviltään ja arkistonmuodostukseltaan hyvin itsenäisiä, voidaan niitä myös pitää omina arkistonmuodostajinaan. Organisaatioiden yhteydessä toimivat itsenäiset toimielimet, kuten valtion komiteat ja neuvottelukunnat, ovat niin ikään omia arkistonmuodostajiaan, joiden työskentelyssä kertyvät asiakirjat muodostavat muista arkistoista erillisen kokonaisuuden. Arkistonmuodostajaa määriteltäessä voi hyödyntää seuraavia kysymyksiä: * Onko kyse valtionhallinnosta, kuntaorganisaatiosta, itsenäisestä julkisoikeudellisesta laitoksesta, valtion tai kunnan liikelaitoksesta, osakeyhtiöstä vai yksityisestä toimijasta? * Mikä on arkistonmuodostajan toiminta-aika? Miten sen organisaatio on muodostunut ja kehittynyt? Millainen historia sillä on? Onko sillä edeltäjiä tai seuraajia? * Mitä arkistonmuodostajasta on säädetty? Koskeeko sitä oma organisaatiolaki tai noudattaako se esimerkiksi kunta- tai yliopistolakia? Toimijoiden nimet saattavat esiintyä asiakirjoissa ja säilytysvälineissä eri muodoissa. Tällöin on selvitettävä, onko kyse vain arkistonmuodostajan nimen vaihtumisesta vai toisesta arkistonmuodostajasta, kuten edeltäjästä tai seuraajasta. Rajauksen yhteydessä voi myös ilmetä, että järjestettävään kokonaisuuteen on sekoittunut asiakirjoja, joilla ei ole siihen mitään yhteyttä. Kokonaisuuden joukossa saattaa esimerkiksi olla samoissa tiloissa aiemmin toimineen organisaation asiakirjoja tai oman organisaation virkahenkilöiden yksityisiä papereita. Tällainen aineisto palautetaan oikealle omistajalle tai sen toiminnan seuraajalle, samoin palautetaan selkeästi yksityishenkilöille kuuluvat aineistot. Sihteeritoimen tai muun syyn vuoksi arkistoon päätyneille komitea-arkistoille ja vastaaville tulee etsiä asianmukainen sijoituspaikka. Asiakirjoja erotettaessa on kuitenkin muistettava, että arkistonmuodostajat ovat toiminnassaan vastaanottaneet muualla laadittuja asiakirjoja, jotka kuuluvat osaksi vastaanottajan aineistokokonaisuutta. Yksittäiselle arkistonmuodostajalle on voinut muodostua useampia arkistoja. Organisaation toiminnan lakkaamisen ohella arkistonmuodostuksen päättämisen perusteena on voinut olla organisaatiomuutokset tai tehtävien oleellinen muuttuminen. Arkistonmuodostus on saatettu katkaista myös uusien arkistointiperiaatteiden käyttöönoton myötä. Esimerkiksi silloin, kun on siirrytty ABC-kaavasta organisaation tehtäviin ja arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväluokitukseen pohjautuvaan arkistointiin. Nimenvaihdosten tai vähäisten tehtävämuutosten seurauksena arkistoja ei tavanomaisesti ole päätetty. Organisaatiomuutokset Organisaatiomuutokset ovat vaikuttaneet arkistonmuodostukseen ja arkistojen rajaamiseen. Muutostilanteissa sovelletut menettelytavat perustuvat lainsäädännön lisäksi vakiintuneisiin ja hyviksi havaittuihin käytäntöihin. Taannehtivassa järjestämistyössä organisaatiomuutosten osalta huomiota kannattaa kiinnittää muun muassa seuraaviin asioihin: * Pääperiaatteen mukaan lakkautetun organisaation arkisto säilytetään mahdollisuuksien mukaan yhtenä kokonaisuutena. * Muutostilanteissa uudelle tai jatkavalle organisaatiolle on voitu luovuttaa pitkän aikaa tarvittavia asiakirjoja, joita ei ole ollut mahdollista jakaa. Toimintansa päättäneen organisaation arkistosta luovutettavat asiakirjat on voitu rajata joko tehtäväryhmittäin, alueellisesti tai ajallisesti. * Toiminnan jatkamisen kannalta keskeisiä asiakirjoja on voitu myös lainata. Vanhaa arkistoa järjestettäessä on selvitettävä, voidaanko lainat palauttaa. * Lainaamisen ja luovuttamisen sijaan keskeisiä asiakirjoja, kuten hakemistoja ja rekistereitä, on pääsääntöisesti kopioitu. Näiden alkuperäiset asiakirjat liitetään päättyneeseen arkistoon, kun taas jatkajan arkistoon mahdollisesti liitetyt kappaleet ovat kopioita. * Kortistot sijoitetaan pääsääntöisesti sen arkistonmuodostajan arkistoon, jonka aikana kortiston ylläpito on lopetettu. Jos saman kortiston avulla voi hakea asiakirjoja kahdesta eri arkistosta, asia on tärkeä kuvailla molempiin arkistoihin. * On muistettava, että julkishallinnon organisaation arkistosta asiakirjoja voidaan luovuttaa vain toiselle julkishallinnon organisaatiolle, ei yhtiölle, eikä muulle yksityiselle toimijalle. * Jos asiakirjojen sijoittamisesta ei ole aikanaan tehty merkintöjä organisaation diaareihin tai muihin rekistereihin, on aiemmin tehdyt sekä nyt järjestämisen yhteydessä tehtävät ratkaisut hyvä kuvailla aineistokokonaisuuden luettelointi- ja kuvailutietoihin. 📚 Lue lisää [Arkistolaitos: Asiakirjahallinnon opas valtionhallinnon muutostilanteisiin (AL/6640/07.01.01.00/2009)](https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&opi=89978449&url=https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150078237/Organisaatiomuutosopas%255B1%255D.pdf/8ba3c6f9-dfd9-90fc-e0c8-83fbc2fb4f6b/Organisaatiomuutosopas%255B1%255D.pdf%3Ft%3D1677240640971&ved=2ahUKEwib08repvOMAxU8GxAIHTriBSQQFnoECBYQAQ&usg=AOvVaw3hy2REf8dFgkA3NCab9J5j) [Botska, Maaret: Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa (2012)](https://www.kuntaliitto.fi/julkaisut/2012/1479-asiakirjahallinto-ja-asiakirjatiedon-turvaaminen-kunnallisten-organisaatioiden) [THL: Hyvinvointialueiden tietoaineistojen siirto-ohjeet (2024)](https://yhteistyotilat.fi/wiki08/display/JULHTSO) [Arkistolaitos: Kunnallistettujen valtion ammatillisten oppilaitosten arkistojen käsittely (2000)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/Ammatilliset-oppilaitokset2000.pdf/7e19c2b5-998e-5f9e-ecde-1e433abbaf9e/Ammatilliset-oppilaitokset2000.pdf?t=1677496870172) [Arkistolaitos: Työvoima- ja elinkeinokeskusten perustamisen yhteydessä lakkaavien virastojen arkistojen käsittelyn yleisperiaatteet (1997)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/te-keskukset1997.pdf/9c64d834-fd21-0dc0-0b16-cff1109c2154/te-keskukset1997.pdf?t=1677496869443) [Arkistolaitos: Kihlakuntauudistuksen yhteydessä lakkaavien virastojen arkistojen käsittelyn yleisperiaatteet (1996)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/te-keskukset1997.pdf/9c64d834-fd21-0dc0-0b16-cff1109c2154/te-keskukset1997.pdf?t=1677496869443) [Valtionarkisto: Arkistojen päättäminen ja jakaminen seutukaava- ja maakuntaliittoja purettaessa tai yhdistettäessä (1990)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/s-kaavaliitot1990.pdf/f3cd5293-dac2-6d44-2909-f83e51b5ef98/s-kaavaliitot1990.pdf?t=1681898651594) Lähtökohtaisesti arkistonmuodostus olisi pitänyt päättää ajankohtana, jolloin muutos on ollut ajankohtainen. Vanhaa arkistoa järjestettäessä rajaamisen eri arkistoihin voi kuitenkin joutua tekemään jälkikäteen. Ratkaisua on pohdittava proveniessiperiaatteen, mutta myös arkiston käytettävyyden kannalta. Huomiota tulisi kiinnittää hakemistojen ja asiakirjasarjojen toimivuuteen. Esimerkiksi pitkät asiakirjasarjat ovat usein toimivampia kuin organisaatiomuutosten vuoksi muutaman vuoden pätkiin jaettu arkisto. Arkistonmuodostajan toiminnassa muodostunut aineistokokonaisuus voidaan järjestää useammaksi arkistoksi myös käytännön syistä esimerkiksi siksi, että järjestettävää osaa aineistokokonaisuudesta on vaikea yhdistää jälkikäteen aiemmin järjestettyyn ja muualle siirrettyyn arkistoon. Provenienssi- eli alkuperäperiaate ohjaa arkiston järjestämistä. * Ulkoisen provenienssiperiaatteen mukaan jokainen arkisto säilytetään erillisenä ja omana kokonaisuutena. Muodostuneita arkistoja ei saa sekoittaa keskenään. * Sisäinen provenienssiperiaate tarkoittaa arkiston muodostuneen järjestyksen kunnioittamista. Periaatteen mukaan sisäistä järjestystä ei muuteta tarpeettomasti. **Arkiston taustatietojen selvittäminen** Arkistonmuodostajan toiminnan tarkastelu auttaa tunnistamaan arkistonmuodostajan tehtävät sekä sen, mitä asiakirjoja niiden hoitamisessa muodostuu. Tiedot arkistonmuodostajan organisaatiorakenteesta ja tehtävistä arkistonmuodostuksen ajalta auttavat myös aineistokokonaisuuden rakenteen hahmottamisessa. Arkistonmuodostajan tehtäviä ja organisaatiota voi selvittää esimerkiksi lainsäädännön, valtiokalentereiden, työjärjestysten, organisaatiokaavioiden, toimintakertomusten ja historiikkien avulla. Julkisen hallinnon organisaation tehtävistä säädetään tyypillisesti organisaatiolaeissa ja tehtävää koskevassa lainsäädännössä. Myös kokeneiden työntekijöiden haastatteleminen voi olla hyödyllistä tietojen keruussa. Taustatietojen kartoittamisen apuna voi hyödyntää muun muassa seuraavia kysymyksiä: * Onko kyse keskusvirastosta, jolla on ohjaava rooli sen alaiseen hallintoon nähden vai edellä mainitun ohjauksen mukaan toimivasta substanssitoimijasta? * Onko arkistonmuodostajalla laissa säädettyjä julkisia hallintotehtäviä tai tehtäviä, joissa se käyttää julkista valtaa? * Mikä on arkistonmuodostajan maantieteellinen toiminta-alue? * Millainen arkistonmuodostajan organisaatiorakenne on tai on ollut? * Miltä osin arkistonmuodostajan on tullut noudattaa arkistolakia, julkisuuslakia ja tiedonhallintalakia? * Säädetäänkö erityislainsäädännössä arkistonmuodostajan rekisterinpitovelvollisuuksista, tietoaineistojen säilytysajoista tai arkistoinnista? * Mitä muita ulkoisia standardeja tai sisäisiä toimintasääntöjä arkistonmuodostaja on noudattanut? Arkistolaki (831/1994) velvoittaa eri tavoin erilaisia organisaatioita | **Noudattavat** **arkistolakia** **kokonaisuudessaan** | **Noudattavat** **arkistolakia** , lukuun ottamatta siirtovelvollisuutta sekä rekisteröinnistä ja luetteloinnista annettuja määräyksiä | **Noudattavat** **arkistolakia** **julkisoikeudellisen** **tehtävän osalta** , lukuun ottamatta siirtovelvollisuutta sekä rekisteröinnistä ja luetteloinnista annettuja määräyksiä | **Ei ole** **velvollisuutta** **noudattaa** **arkistolakia** (palvelun ostaja voi asettaa edellytyksiä asiakirjahallinnolle) | |-------------------------------------------------------------------------------------------------------|-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | * valtion virastot, laitokset, tuomioistuimet ja muut lainkäyttöelimet sekä muut valtion viranomaiset | * kunnalliset viranomaiset * hyvinvointialueet * kunnalliset liikelaitokset * valtion liikelaitokset * hyvinvointialueiden liikelaitokset * julkisoikeudelliset laitokset * yliopistolaissa [(558/2009)](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2009/558) tarkoitetut säätiöyliopistot * ortodoksinen kirkkokunta ja sen seurakunnat | * valtionyhtiöt * ns. kunnalliset yhtiöt * säätiöt, yhdistykset * muut yhteisöt, toimielimet tai henkilöt, jolla on julkisoikeudellinen tehtävä | * yhtiöt (myös kunnan tai valtion omistamat) tai yksityiset yrittäjät, jotka eivät suorita julkista tehtävää * seurakunnat ortodoksisia seurakuntia lukuun ottamatta | ![kuva-20250611-114726.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a7e9e84ef4372f7fa1b855c40ef1e700b3664a92aa22dd13e4f82a6b58667c68/kuva-20250611-114726.png?cb=847d1ed20e7878d4c8a8704ddee0f274) **Kuva.** Arkiston järjestämisen perustana on ymmärrys arkistonmuodostajasta, sen organisaatiosta ja tehtävistä sekä tehtävissä muodostuneista asiakirjoista. Tehtäviä hoidetaan erilaisten prosessien avulla. Prosessien tutkiminen helpottaa tehtävissä muodostuvien asiakirjojen tunnistamista. Tehtäviin ja prosesseihin voi perehtyä tutkimalla muun muassa lainsäädäntöä, työjärjestyksiä, strategia-asiakirjoja, prosessikuvauksia sekä erilaisia sisäisiä ja ulkoisia menettelytapaohjeita. Tärkeitä tiedonlähteitä ovat myös tiedonhallinnan kuvaukset, kuten arkistonmuodostussuunnitelmat tehtäväluokituksineen sekä erilaiset asianhallinnan asiaryhmitykset. **Arkistoa koskevan ohjeistuksen kartoittaminen** Epäjärjestyksessä oleva arkisto tai sekaisin menneet asiakirjat voivat aluksi näyttää siltä, että ne on täysin ilman suunnitelmaa siirretty hyllyille odottamaan järjestämistä. Näinkin voi olla, mutta yleensä ainakin julkishallinnossa niiden osalta on laadittu suunnitelmia tai niiden hallinnasta on annettu määräyksiä tai ohjeita. Ohjeistus on voinut jäädä kokonaan tai osittain noudattamatta, mutta sen tunteminen yleensä auttaa arkiston järjestämisessä. Kaikki ohjeet, suunnitelmat ja määräykset on tärkeä koota yhteen heti järjestämisen alkuvaiheessa. Asiakirjat on voitu koota asiakirjahallinnon käsikirjaksi tai arkistosäännön yhteyteen. Ne voivat myös löytyä arkistosta itsestään. On myös huomioitava, että ohje- ja määräysasiakirjat voivat sisältää myös vanhentunutta tietoa eli niihin on tärkeä suhtautua sopivalla kriittisyydellä. ![Hiiri kysymykset käsitteet 110625.jpg](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_b774c99d364d5fd828e0cb81d67ee26ab6647befdf62e16641a8eb4010d68bc6/Hiiri%20kysymykset%20k%C3%A4sitteet%20110625.jpg?cb=18d588da2a753e8e70df7bf2ab100340) **Kuva.** Arkiston muodostumista on ohjattu erilaisilla ohjeilla. Ainakin seuraavista asiakirjoista on yleensä hyötyä arkistoa järjestettäessä: Arkistonmuodostussuunnitelma Analogisten arkistojen muodostamista on suunniteltu ja ohjattu 1980-luvulta alkaen arkistonmuodostussuunnitelmilla (AMS). Vuoden 1994 arkistolaki (831/1994) edellyttää viranomaisilta arkistonmuodostussuunnitemaa. Tiedonohjaussuunnitelmalla (TOS) taas ohjataan pääsääntöisesti digitaalisten tietojen muodostumista, mutta joissakin tapauksissa ainakin TOS:n käytön alkuvaiheessa on sillä pyritty hallinnoimaan myös analogisia tietoaineistoja. AMS perustuu organisaation tehtäviin ja toimintaan. Sen runkona toimii tehtäväluokitus. Suunnitelma osoittaa, mitä asiakirjasarjoja ja muita asiakirjallisia tietoaineistoja toiminnan yhteydessä muodostuu ja miten aineisto rekisteröidään, säilytetään ja arkistoidaan. Se osoittaa, mitkä asiakirjat ovat arkistoitavia ja mitkä tiettyjen määräaikojen kuluttua tuhottavia. Säilytysaikatieto on usein suunnitelmissa ilmoitettu niin, että merkitään kuinka kauan ao. asiakirjaryhmää säilytetään työpisteessä ja mikä on aineiston kokonaissäilytysaika. ![Esimerkkikuva arkistonmuodostussuunnitelmasta](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_62d4caa9e2edad5e3415ac389c0b7804d9c8ef2b16b31062e85d595abc5bb02c/AMS%20esimerkki%20040425.jpg?cb=13febb77fd32b108859d98e13c9d7227) Arkistonmuodostussuunnitelmasta on voitu käyttää myös muita termejä kuten arkistointisuunnitelma, asiakirjahallinnan suunnitelma tai tiedonhallintasuunnitelma. **Arkistonmuodostussuunnitelma** * on organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. * sisältää organisaation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät. * on osa organisaation asiakirjahallinnon käsikirjaa. 💡 **Miten hyödynnät arkistonmuodostussuunnitelmia arkiston järjestämisessä?** * AMS:n pitäisi sisältää tiedot kaikista organisaation asiakirjoista. Se antaa kokonaiskuvan sekä määräajan säilytettävistä että arkistoitavista asiakirjoista. * AMS:ssa on määritelty pysyvästi säilytettävät asiakirjat. On tärkeää, että käytössä on ajantasainen versio. Jos ei tästä ole varmuutta, on arkistoitavaksi määrätyt asiakirjat tarvittaessa tarkistettava organisaatiolle annetuista seulontapäätöksistä. * AMS:ssa voi olla määritelty arkistotunnus (signum), jonka perusteella kyseiset asiakirjat on suunniteltu sijoitettavaksi arkistoon. **Lue lisää** * [Kansallisarkiston (arkistolaitoksen) AMS-opas](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150078237/AMS_opas.pdf/3c65d8e0-f6ed-81ef-8ffa-0fc07fe2aefe/AMS_opas.pdf?t=1676376636157). Arkistoluettelo Arkistoluettelosta selviää, mitä asiakirjoja arkistoon kuuluu ja niiden järjestys arkistossa. Arkistoluetteloon on merkitty säilytys- ja arkistoyksiköiden tiedot. 💡 **Miten hyödynnät arkistoluetteloja arkiston järjestämisessä?** * Jos olemassa on järjestettävää aineistokokonaisuutta koskeva arkistoluettelo tai arkistokaava, järjestetään arkisto pääsääntöisesti tämän mukaan. * Jos aineistokokonaisuutta ei kuitenkaan ole järjestetty arkistokaavan mukaisesti ja siitä on tunnistettavissa jokin muu järjestys, ei pelkän suunnittelun tasolla olevaa arkistoluetteloluonnosta ole pakollista noudattaa. Lisätietoa arkiston luetteloinnista ja arkistoluettelosta löydät luvusta [2.4. Järjestyksen tarkistaminen ja luettelointi](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/opas-analogisen-arkiston-jarjestajalle.md#2.4.-J%25C3%25A4rjestyksen-tarkistaminen-ja-luettelointi). Seulontapäätös Tietoaineistoille tehdään arvonmääritys yhteistyössä tietoaineistoja hallinnoivan tahon ja Kansallisarkiston kanssa. Kansallisarkisto antaa seulontapäätöksen, jossa määrätään, mitkä tietoaineistot ovat määräajan säilytettäviä ja mitkä pysyvästi säilytettäviä. Ainoastaan seulontapäätöksillä pysyvään säilytykseen määrätyt tietoaineistot arkistoidaan. Arkistolaissa säädetään, että mille toimijoille Kansallisarkisto voi päätöksiä antaa. Seulontapäätösasiakirjojen muotoilu ja rakenne on hiukan vaihdellut eri vuosikymmeninä, mutta pääsääntöisesti niistä löytyvät seuraavat tiedot: * päätöksen nimi ja päivämäärä * esityksen tekijän tiedot * aiemmin annetut päätökset * päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä * päätöksen soveltaminen eli esimerkiksi mistä alkaen päätöstä sovelletaan tai muut soveltamiseen liittyvät yksityiskohdat * mahdollisesti kyseisellä päätöksellä kumotut seulontapäätökset * allekirjoitukset ja päätöksen mahdollinen jakelu. Päätöksen yhteyteen on jo vuosikymmeniä laadittu perustelumuistio. Muistiossa päätöksen valmistelija perustelee päätösluonnoksessa esittämänsä ratkaisut. Muistioissa on myös jonkin verran kyseiseen toimijaan ja asiakirjoihin liittyviä lisätietoja. Muistioita kannattaa hyödyntää, jos päätösteksti kaipaa vielä jotakin tarkennusta sitä sovellettaessa. Muistioissa voi olla myös arkiston järjestämistä tukevia lisätietoja. Muistioiden tietosisältö vaihtelee suurestikin ajankohdasta ja päätöksestä riippuen. 💡 **Miten hyödynnät seulontapäätöksiä arkiston järjestämisessä?** * Arkistot seulotaan Kansallisarkiston ja sen edeltäjien antamien seulontapäätösten perusteella, jos arkiston muodostanutta toimijaa koskee arkistolaki. * Seulontapäätökset eivät ole velvoittavia yksityisessä toiminnassa muodostuneiden arkistojen osalta. Jos yksityisellä toimijalla on julkinen tehtävä, tulee seulonnassa noudattaa julkisen tehtävän osalta Kansallisarkiston seulontapäätöstä. * Seulontapäätökset ja erityisesti niihin liittyvät perustelumuistiot voivat antaa muutakin lisä- ja taustatietoa järjestettävästä arkistosta. Tärkeimmät arkiston hallinnan kuvaukset ja ohjeet ovat pysyvästi säilytettäviä (arkistoitavia). Organisaation asiakirjahallinnan ohjeistuksen lisäksi kannattaa käydä järjestettävänä oleva arkisto kursorisesti läpi, koska sieltä voi myös löytyä erilaisia kuvauksia ja ohjeita. *** ** * ** *** ## Inventointi Kun järjestettävä aineistokokonaisuus on kartoitettu, täytyy se seuraavaksi inventoida. Inventoinnin avulla luodaan yleiskuva järjestettävistä asiakirjoista ja muodostetaan alustava rakenne arkistolle. Inventoinnissa * kerätään tietoa asiakirjojen sisällöstä, ajallisesta kattavuudesta, määrästä ja mahdollisesta olemassa olevasta järjestyksestä * paikannetaan asiakirjojen kaikki säilytyspaikat * tarkistetaan säilytysvälineisiin merkittyjen tietojen oikeellisuus * arvioidaan asiakirjojen kunto ja konservointitoimenpiteiden tarve * laaditaan inventointiluettelo. Inventointi on keskeinen työvaihe arkiston järjestämisessä. Inventoinnin merkitys korostuu erityisesti silloin, kun järjestäminen kohdistuu suuriin tai täysin järjestämättömiin aineistokokonaisuuksiin. Inventointi on usein mielekästä toteuttaa kahdessa osassa. Aluksi voidaan tehdä ns. alkuinventointi, jossa asiakirjat käydään nopeasti ja pintapuolisesti läpi. Näin saadaan muodostettua yleiskäsitys arkistosta, sen rakenteesta ja kunnosta. Tämän jälkeen siirrytään tarkempaan inventointiin, jossa kerätään yksityiskohtaisempaa tietoa asiakirjoista. Inventoinnissa on tärkeää tunnistaa kaikki aineistokokonaisuuteen kuuluvat asiakirjat niiden sijaintipaikasta riippumatta. Pääte-, väli- ja käsiarkistojen lisäksi asiakirjoja saattaa olla työhuoneissa ja muissa säilytystiloissa. Työhön on hyvä varata riittävästi aikaa -- varsinkin, jos säilytystilat sijaitsevat maantieteellisesti etäällä toisistaan. Jos kaikkia aineistokokonaisuuteen kuuluvia asiakirjoja ei saada paikannettua inventoinnin yhteydessä, voi myöhemmin löytyvien asiakirjojen liittäminen arkistoon joko valmistelutyön aikana tai jälkikäteen lisäluovutuksina olla hankalaa. Lisäksi tämä voi vaikeuttaa arkiston käyttöä tai jopa rikkoa sen yhtenäisyyden ja järjestyksen. Kaikkien aineistokokonaisuuteen kuuluvien asiakirjojen paikantamisen ja mahdollisen alkuinventoinnin jälkeen aineistokokonaisuus käydään huolellisesti läpi. Koska säilytysvälineisiin tehdyt merkinnät voivat olla harhaanjohtavia ja virheellisiä, säilytysvälineiden sisällöt on syytä tarkistaa. Asiakirjoja läpikäytäessä huomiota tulee kiinnittää arkiston järjestykseen ja sarjakokonaisuuksiin. Jos aineistokokonaisuudessa on havaittavissa jokin järjestys, se pyritään järjestämistyössä säilyttämään. On esimerkiksi mahdollista, että samaan sarjakokonaisuuteen kuuluvat asiakirjat ovat hajaantuneet useisiin paikkoihin. Tällaiset osakokonaisuudet tulee merkitä, jotta ne voidaan myöhemmin yhdistää. Aineistokokonaisuuden läpikäynti kannattaa aloittaa selkeistä asiakirjakokonaisuuksista. Epäselvät ja vaikeasti sijoitettavat asiakirjat kannattaa jättää viimeiseksi. Kun kokonaiskuva arkistosta ja sen rakenteesta täydentyy, usein myös arkistoyhteyksiltään epäselvien asiakirjojen sijoittamisesta alkuperäiseen kontekstiinsa tulee helpompaa. Inventoinnin yhteydessä on hyvä pohtia, onko asiakirjoja tarpeen koota yhteen eri säilytystiloista järjestämistä varten. Lähtökohtaisesti inventoinnin aikana ei kannata tehdä suuria asiakirjasiirtoja, vaan ne on parempi tehdä vasta sen jälkeen, kun kokonaisuus on käyty läpi ja siitä on muodostunut kokonaiskäsitys. Asiakirjojen siirtelyssä on ylipäätään oltava varovainen, jotta asiakirjojen väliset yhteydet ja järjestys eivät vahingossa häviä. Määräajan säilytettävien asiakirjojen osalta kannattaa harkita, voitaisiinko asiakirjat toimittaa tuhottaviksi suoraan käsi- ja väliarkistoista. Inventoinnin aikana laaditaan inventointiluetteloa, johon kerättävät tiedot dokumentoidaan. Inventointiluettelo todennäköisesti muuttuu työn edetessä. Esimerkiksi sarjajaottelu voi muuttua hienojakoisemmaksi alasarjojen myötä tai säilytysyksiköiden määriin voi tulla muutoksia, jos vanhoja säilytysvälineitä korvataan uusilla. | **Inventointiluettelo** | |-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | Inventointiluettelo on inventoinnin tuloksena laadittu luettelo, johon dokumentoidaan aineistokokonaisuuden rakennetta ja siihen sisältyvien säilytys- ja arkistoyksiköiden fyysistä olomuotoa, sijaintia, ajallista kattavuutta, sisältöä, elinkaarta ja käsittelyä koskevia tietoja. Inventointiluetteloon merkitään: * asiakirjasarjojen alustavat nimekkeet ja niiden keskinäinen asema * säilytysyksiköiden lukumäärä ja tyyppi (esimerkiksi sidos, kotelo) sarjoittain sekä niiden säilytyspaikat * sisällön rajavuodet ja käytetyt arkistotunnukset sarjoittain * puutteet ja aukot asiakirjoissa * salassa pidettäviä asiakirjoja koskevat käyttörajoitukset. | Asiakirjojen käyttörajoitukset ja henkilötietoluonne Arkistoa järjestettäessä on tärkeää tunnistaa käyttörajoitettavat asiakirjat ja suojata ne asianmukaisesti. Asiakirjojen käyttöä ja asettamista saataville voivat rajoittaa muun muassa tiedon julkisuuteen liittyvät rajoitukset, henkilötietojen suojaaminen ja immateriaalioikeudet, kuten tekijänoikeus. [Suomen perustuslakiin](https://finlex.fi/fi/lainsaadanto/1999/731) (731/1999) ja [lakiin viranomaisten toiminnan julkisuudesta](https://finlex.fi/fi/lainsaadanto/1999/621) (621/1999, *julkisuuslaki*) sisältyvän julkisuusperiaatteen mukaan viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Julkisesta asiakirjasta jokaisella on oikeus saada tieto. Jos viranomaisen asiakirjojen saatavuutta rajoitetaan, rajoituksen on perustuttava lainsäädäntöön. Arkiston sekaista järjestystä tai vaikeaa käytettävyyttä ei sen sijaan voi käyttää perusteena viranomaisen asiakirjan käytön rajoittamiselle. Julkisuuslaki säätelee viranomaisten asiakirjojen ja muiden tietoaineistojen julkisuutta ja salassapitoa sekä tiedon antamista asiakirjoista ja siihen liittyvästä menettelystä. Viranomaisen salassa pidettävistä asiakirjoista säädetään lain 24 §:ssä. Pykälän mukaan salassa pidettäviä ovat muun muassa tietyt ulkopolitiikkaan, liike- ja ammattisalaisuuteen sekä henkilöiden terveyteen ja yksityiselämään liittyvät asiakirjat. Julkisuuslain perusteella viranomaisen asiakirjan salassapitoaika on 25 vuotta tai 50/100 vuotta. Julkisuuslain ohella säädöksiä salassapidosta on myös erityislainsäädännössä. Käyttörajoitusmerkintöjen tarkoituksena on helpottaa julkisen ja salassa pidettävän tiedon tunnistamista ja varmistaa, että tietojen luovuttaminen tapahtuu asianmukaisesti. Analogisissa asiakirjoissa käyttörajoitukset on tyypillisesti ilmoitettu leimoilla tai muilla merkinnöillä. Järjestettäviä asiakirjoja läpikäytäessä aiempien merkintöjen oikeellisuus ja ajantasaisuus tarkistetaan ja tarvittaessa määritellään käyttörajoitukset uudelleen. Käyttörajoitukset ja niiden perusteet dokumentoidaan luettelointi- ja kuvailutietoihin sille kuvailutasolle, jota ne koskevat. Jos esimerkiksi kaikkiin sarjan arkistoyksiköihin ei kohdistu samaa käyttörajoitusta, rajoitusta ei voi merkitä sarjatasolle. Salassapidon on käytävä ilmi myös säilytysyksiköstä ja sen tunnistetiedoista. Jos säilytysyksikön sisällä olevista asiakirjoista osa on salassa pidettäviä ja osa julkisia, merkinnät tulee tehdä arkistoyksittäin. Jos koko sarja on salassa pidettävä, riittävät säilytysyksiköihin tehtävät merkinnät. Jos analogisia asiakirjoja järjestetään digitointia varten, järjestämistyössä tulee kiinnittää huomiota myös asiakirjojen luonteeseen digitaalisessa muodossa. Jos asiakirjat sisältävät henkilötietoasetuksen mukaisia henkilötietoja, digitaalisessa muodossa olevat asiakirjat ovat tietosuojalainsäädännön piirissä. Määrittelyssä otetaan kantaan siihen, millaisia henkilötietoja asiakirjat sisältävät. Määrittelyn voi tehdä seuraavasti: * Asiakirjat eivät sisällä henkilötietoja. * Asiakirjat sisältävät henkilötietoja. Henkilötietoja ovat tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa joko suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, joka mahdollistaa tunnistamisen. Henkilö voidaan tunnistaa muun muassa nimen tai henkilötunnuksen perusteella. * Asiakirjat sisältävät [EU:n yleisen henkilötietoasetuksen (EU 679/2019) artiklan 9](https://www.privacy-regulation.eu/fi/9.htm#:~:text=Sellaisten%20henkil%C3%B6tietojen%20k%C3%A4sittely%2C%20joista%20ilmenee%20rotu%20tai%20etninen,k%C3%A4ytt%C3%A4ytymist%C3%A4%20ja%20suuntautumista%20koskevien%20tietojen%20k%C3%A4sittely%20on%20kielletty%C3%A4.) mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja: rotu tai etninen alkuperä, poliittinen mielipide, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, terveyttä koskevat tiedot, seksuaalinen suuntautuminen tai käyttäytyminen tai geneettiset ja biometriset tiedot henkilön tunnistamista varten. * Asiakirjat sisältävät [EU:n yleisen henkilötietoasetuksen (EU 679/2019) artiklan 10](https://www.privacy-regulation.eu/fi/10.htm) mukaisia rikostuomioihin ja rikkomuksiin tai niihin liittyviin turvaamistoimiin liittyviä henkilötietoja. *** ** * ** *** ## Arkiston kunnostaminen Järjestämistyössä arkistoitavat asiakirjat kunnostetaan ja niiden joukosta poistetaan arkistoon kuulumaton aineisto. Kunnostaminen ja poistot voidaan tehdä joko inventoinnin yhteydessä, samalla kun asiakirjoja järjestetään tai erillisenä tehtävänä. Asiakirjojen kunnostaminen tarkoittaa asiakirjojen arkistoteknistä huoltamista, fyysistä kunnostamista ja konservointia. Kunnostamisessa muun muassa * suoristetaan hellävaraisesti taittuneet ja mutkalla olevat asiakirjat. Asiakirjojen taitokset suoristetaan tarkoituksella taitettuja arkkeja lukuun ottamatta. * poistetaan asiakirjoja vahingoittavat, tarpeettomat ja huonokuntoiset kiinnittimet ja liittimet, kuten muovitaskut ja -haarukat, kuminauhat, sinitarrat, narut ja ruostuneet paperiliittimet. * poistetaan irtolika, pöly ja roskat. Pöly ja muu irtolika voidaan poistaa esimerkiksi mikrokuituliinalla tai imurin pehmeällä suulakkeella pienellä imuteholla. ![kuva-20250611-115059.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e6c10b9498a15f07740491f12d830fcb0a89121af364aa189b847d6e1e97fe9f/kuva-20250611-115059.png?cb=f8fdd1adc60e9846877cc3f5763ea01b) **Kuva.** Likaisia ja pölyisiä asiakirjoja käsiteltäessä pölyriepu ja -imuri, esiliina, käsineet ja kasvosuojain saattavat olla tarpeen. Tehtävät kunnostamistoimet eivät saa vaurioittaa asiakirjoja tai vaarantaa niiden säilyvyyttä. Esimerkiksi asiakirjoista irtoavia paloja tai revenneitä reunoja ei tule irrottaa. Moneen osaan repeytyneen asiakirjan palaset voi sijoittaa suojakuoreen odottamaan kunnostusta, jotta tietoja ei pääse häviämään. Kunnostamisessa ei tule käyttää saksia, teippiä, liimaa tai muita haitallisia materiaaleja. Osan toimenpiteistä arkistonjärjestäjä voi tehdä itse, kun taas osa toimenpiteistä vaatii erityisosaamista. Jos asiakirjat ovat hauraita, homeisia tai muuten huonokuntoisia, kunnostamisessa on syytä turvautua ammattilaisen eli konservaattorin apuun ja ohjeisiin. Huonokuntoisten asiakirjojen kunnostamisesta itse saattaa aiheutua enemmän haittaa kuin hyötyä, minkä lisäksi se voi olla terveydelle vaarallista. Yleisenä periaatteena on, että asiakirjojen korjaukset tekee aina konservaattori. Kunnostamisen toteuttamista on hyvä arvioida ja suunnitella suhteessa asiakirjojen tuleviin käsittelytoimiin. Jos esimerkiksi suunnitelmana on muuttaa asiakirjat digitaaliseen muotoon, kannattaa harkita, voitaisiinko kunnostaminen tehdä osana digitoinnin muita valmistelutöitä. Jos asiakirjan analoginen säilytysmuoto on arvioitu kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi, kunnostamistoimet eivät saa vaarantaa asiakirjan materiaalisia erityispiirteitä, vaan asiakirjan fyysinen olomuoto tulee säilyttää mahdollisimman muuttumattomana. Koska esimerkiksi kiinnitysmekanismien poisto saattaa heikentää arvoa, ne on hyvä jättää osaksi asiakirjaa. Arkistoitavien asiakirjojen yhteyteen on saatettu liittää aineistoja, jotka eivät kuulu arkistoon ja jotka olisi alun perin tullut hävittää välittömän käyttötarpeen päätyttyä. Arkistoitaviin aineistokokonaisuuksiin ei sisällytetä * asiakirjojen kaksoiskappaleita. * omaan käyttöön otettuja jäljennöksiä, otteita ja monisteita. * alustavia luonnoksia ja tilapäisiä muistiinpanoja. * uudelleen kiinnitettäviä muisti- ja viestilappuja. Jos lapun tietosisältö on tärkeä, voi siitä ottaa valokopion ja liittää sen asiakirjojen yhteyteen. * vailla tietosisältöä olevia kirjekuoria. Jos kuoressa on informaatiota, joka ei ilmene muista asiakirjoista, kuorta ei tule poistaa. * arkistoon kuulumattomia mainoksia, lehtiä, säädöskokoelmia ja muita painotuotteita. * esineitä. [Arkistolain](https://finlex.fi/fi/lainsaadanto/1994/831) (831/1994) määritelmän mukaan asiakirja tarkoittaa kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Esineet eivät ole arkistolain tarkoittamia asiakirjoja, eivätkä ne kuulu arkistoon. Poistojen kanssa kannattaa edetä harkiten. Mitään poistoja ei ole suositeltavaa tehdä ennen kun aineistokokonaisuudesta on muodostunut hyvä kokonaiskäsitys. Vaikka pääsäännön mukaan esimerkiksi painotuotteita ei sisällytetä arkistoitaviin kokonaisuuksiin, suunnitelmallisen arkistonmuodostuksen tuloksena muodostuneet arkistonmuodostajan omat julkaisut ja muut painetut asiakirjat kuuluvat osaksi arkistonmuodostajan arkistoa. *** ** * ** *** ## Järjestyksen tarkistaminen ja luettelointi Inventoinnin jälkeen arkistoon kuuluvat asiakirjat järjestetään alkuperäisille paikoilleen. Työvaihe edellyttää riittävien resurssien ohella järjestettävän arkiston hyvää tuntemusta. Asiantuntemuksen puuttuessa asiakirjojen järjestäminen etenee hitaasti ja riskinä on asiakirjojen käytettävyyden ja todistusvoimaisuuden vaarantuminen. Järjestämistyön laajuuteen ja vaativuuteen vaikuttaa asiakirjojen määrä sekä se, kuinka järjestelmällisesti niitä on aiemmin käsitelty. Jos arkistonmuodostus on ollut suunnitelmallista ja asiakirjat on jo alun perin sijoitettu oikeille paikoille tai jos asiakirjat on järjestetty alkuperäisiin arkistollisiin yhteyksiinsä jälkikäteen, työvaiheessa vain varmistetaan, että asiakirjojen järjestys on kunnossa. Laajan ja sekaisin olevan arkiston asiakirjojen järjestäminen sen sijaan vaatii enemmän aikaa, osaamista ja arkiston tuntemusta. Päämääränä arkiston järjestämisessä on looginen ja helposti käytettävä aineistokokonaisuus. Asiakirjojen järjestämisessä keskeistä on arkiston alkuperäisen järjestyksen määritteleminen ja sen noudattaminen. Järjestämistä kuvataankin usein toimenpiteenä, jonka yhteydessä epäjärjestykseen joutuneet asiakirjat palautetaan takaisin oikeille paikoilleen ja alkuperäisiin yhteyksiinsä. Järjestettävät asiakirjat sijoitetaan alkuperäiseen kontekstiinsa tai arkistokaavan osoittamille paikoille, ja yhteenkuuluvista asiakirjoista muodostetaan samansisältöisiä asiakirjakokonaisuuksia. Asiakirjat järjestetään toiminta-ajan arkistosääntöjen, arkistonmuodostussuunnitelmien, tiedonohjaussuunnitelmien ja arkistokaavojen mukaan. Asiakirjojen kontekstin tunteminen on tärkeää, jotta voidaan toimia tunnetun mallin mukaisesti ja liittää asiakirjat osaksi olemassa olevaa aineistokokonaisuutta. | **Arkistokaava** | |-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | Arkistokaava on arkistoon sisältyvien pysyvästi säilytettävien sarjojen luokittelujärjestelmä, jonka avulla luokitellaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja kuvataan asiakirjasarjojen järjestys. Arkistokaava osoittaa arkiston rakenteen ja sarjojen keskinäisen järjestyksen. Arkistokaava sisältää pää- ja alasarjoja, jotka kokoavat yhteenkuuluvat asiakirjat yhteisen nimekkeen alle. Sarjojen sisäistä järjestystä eli asiakirjojen keskinäistä järjestystä yksittäisen sarjan sisällä arkistokaava ei määrittele. Arkistokaava toimii sisällysluettelona arkistoluettelon tiedoille. Arkistoon sisältyvien arkisto- ja säilytysyksiköiden tunnukset johdetaan yleensä arkistokaavasta. Arkistokaavoja on kahdenlaisia. **ABC-kaavaa** käytetään arkistonmuodostussuunnitelmaa edeltäneen ajan tai epäjärjestykseen joutuneiden asiakirjojen luetteloinnissa. Kaava sisältää sekä asiakirjojen syntytapaan ja muotoon että asiakirjojen sisältöön perustuvia sarjoja. ABC-kaavassa on kiinteät pääsarjat, joilla on aina samat kirjaintunnukset ja nimekkeet. Pääsarjojen alla olevien sarjojen ja alasarjojen nimekkeet ja tunnukset ovat vapaammin muotoiltavissa. Sarjoja otetaan käyttöön tarpeen mukaan. **Tehtäväryhmittelyn mukainen arkistokaava** perustuu arkistonmuodostus- tai tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokitukseen. Tehtäväryhmittelyn mukaista arkistokaavaa käytetään tyypillisesti nuoremmissa, arkistonmuodostus- tai tiedonohjaussuunnitelmien käyttöönoton jälkeen eli käytännössä 1990-luvulta alkaen muodostuneissa asiakirjoissa. Kaava pohjautuu arkistonmuodostajan toimintaan ja tehtäviin, minkä vuoksi se on aina arkistokohtainen. Kaavassa ei ole kiinteitä sarjoja, vaan sarjat vaihtelevat arkistoittain. Sarjojen keskinäinen järjestys perustuu numeroluokitukseen, ja samaan tehtävään/ryhmään kuuluvat arkistoitavat asiakirjat muodostavat omat kokonaisuutensa. | | Esimerkkejä arkistokaavoista | | ABC-kaavan kiinteät pääsarjat A DIAARIT B LUETTELOT C PÖYTÄKIRJAT D TOISTEET E SAAPUNEET ASIAKIRJAT F KIRJEISTÖ G TILIASIAKIRJAT H SISÄLLÖN MUKAAN ARKISTOIDUT ASIAKIRJAT I KARTAT, ASEMAKAAVAT JA PIIRUSTUKSET J (Ei käytössä) K TILASTOASIAKIRJAT L KONEKIELISET TIEDOSTOT JA NIIDEN KUVAUKSET M MUISTIOT JA SUUNNITELMAT N--R (Ei käytössä) S ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET T MIKROFILMIT U MUUT ASIAKIRJAT Tehtäväpohjainen arkistokaava * 0 YLEISHALLINTO JA OIKEUDELLISET ASIAT (Pääsarja) * 00 Yleishallinto (Sarja) * 000 Keskuksen/osastojen laatimat ohjeet (Alasarja) * 000.1 Keskuksen ja osastojen laatimat ohjeet (Alasarja) * 002 Diaarit (Sarja) * 002.1 Hallintodiaarit (Alasarja) * 002.2 Työvoimaosaston diaarit (Alasarja) * 002.3 Maaseutuosaston diaarit (Alasarja) * 1 HENKILÖSTÖHALLINTO (Pääsarja) * 10 Säädökset ja ohjeet (Sarja) * 100 Keskuksen/osastojen laatimat ohjeet (Alasarja) * 11 Virkajärjestelyt (Sarja) * 12 Virat, toimet ja palvelussuhdeasiat (Sarja) * 120 Viran ja toimen haku, palvelussuhteen alkaminen (Alasarja) * 120.1 Viran ja toimen täyttäminen (Alasarja) * 120.2 Nimikirjat (Alasarja) | Diaarikaava ja arkistokaava - opi tunnistamaan ero Analogisessa toimintaympäristössä on tarvittu välineitä tiedon säilyttämisen ja löytämisen tueksi. Erityisesti viranomaisarkistoissa hallintaa on aktiivivaiheessa tehty kirjaamalla asioita ja asiakirjoja diaariin. Asioiden ja asiakirjojen rekisteröinti tarkoittaa käsiteltävien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen sekä niitä koskevien käsittelyvaiheiden merkitsemistä rekisteriin. Kirjaamisessa eli diarioinnissa rekisteröitävät tiedot merkitään diaari-nimiseen rekisteriin siten, että samaan asiaan liittyvät toimenpiteet ja asiakirjat saavat yhteisen diaaritunnuksen, joka sitoo asiaan liittyvät toimenpiteet ja asiakirjat yhteen. Tunnuksen ensimmäinen osa on tavanomaisesti asian saama juokseva numero, toinen asiaryhmän tunnus ja kolmas vuosiluku. Numerointi alkaa alusta kirjaamiskausittain. Numerointi voi läpäistä kaikki asiaryhmät tai jokaisella ryhmällä voi olla oma juokseva numerointi. Nykyisin erillisiä diaareita ei juurikaan ole, vaan ne sisältyvät asiankäsittelyjärjestelmiin. Diaari on tietyn periaatteen mukaan ryhmitelty luettelo vireille tulleista asioista ja niiden käsittelyvaiheista. Varhaisinta rekisteröinnin muotoa edustaa aikajärjestyksessä ylläpidetyt kirjediaarit. Asiaryhmittäiset diaarit perustuvat rekisteröintiä varten laadittuun asiaryhmitykseen eli diaarikaavaan. Diaarikaava on luokituskaava, josta käy ilmi diaarin pääryhmät ja mahdolliset alaryhmät sekä näiden tunnukset. Diaarin asiaryhmitys sitoutuu arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) tavoin organisaation tehtäviin, minkä vuoksi diaarikaava ja AMS:n tehtäväryhmittely ovat usein hyvin yhteneväisiä. Diaariin on tyypillisesti rekisteröity kaikkia tai lähes kaikkia tehtäväalueita koskevia asioita ja asiakirjoja, ja se toimii siihen merkittyjen asiakirjojen hakemistona koko niiden elinkaaren ajan. Diarioinnin tuloksena muodostuu tunnukseen perustuva kokonaisuus, jonka arkistointi on voitu ratkaista eri tavoin. Jos esimerkiksi kaikki samaa asiaa koskevat asiakirjat on koottu aktiksi eli asiakirjavihkoksi, on asiakirjat voitu arkistoida sarjaksi asiaryhmittäin diaarinumeron mukaisessa järjestyksessä. Arkistoa järjestettäessä on tärkeää tunnistaa arkistokaavan ja diaarikaavan ero. Kaikkia arkistoon kuuluvia asiakirjoja ei yleensä ole kirjattu diaarikaavan perusteella, eikä se esimerkiksi ABC-kaavaa käytettäessä näy välttämättä suoraan arkiston rakenteessa. Toisin kuin arkistokaava diaarikaavaan sisältyy myös määräajan säilytettäviä asiakirjoja koskevia luokkia. Diaarikaava on kuitenkin usein tärkeä apuväline tietoja arkistosta etsittäessä. 💡 **Miten hyödynnät diaarikaavaa arkiston järjestämisessä?** * Analogisia arkistoja ei kokonaisuudessaan ole yleensä järjestetty diaarikaavan mukaan eli suoraan sen perusteella koko arkistoa ei yleensä pysty tai kannata järjestää. * Diaarikaavan avulla voi ymmärtää paremmin muodostunutta kokonaisuutta, ja sitä voi käyttää apuna luetteloinnin suunnittelussa, jos kattavaa suunnitelmaa ei ole valmiina. Sarjan sisällä asiakirjat järjestetään loogiseen järjestykseen, kuten aika-, aakkos-, numero-, maantieteelliseen tai asiasisällön mukaiseen järjestykseen. Lähtökohtaisesti arkiston olemassa olevaa järjestystä tulee pyrkiä kunnioittamaan. Jos inventoinnin yhteydessä aineistokokonaisuudessa on tunnistettu jokin järjestys, se tulee mahdollisuuksien mukaan säilyttää tai palauttaa tarvittaessa, jos se on päässyt rikkoutumaan. Sekaiselta vaikuttavaan arkistoon ei pidä lähteä luomaan uutta rakennetta hätiköidysti, vaan ensin on selvitettävä rauhassa, onko epäjärjestyksen keskeltä havaittavissa jokin järjestelyperiaate. Suunniteltua arkistointijärjestystä tulee muuttaa ainoastaan perustellusta syystä, ja jos muutoksia tehdään, on ne dokumentoitava huolellisesti. Jos asiakirjoilla on rekisteröinti- ja arkistointiperiaate ja niitä muutetaan jälkikäteen, voi tällä olla vaikutusta arkistonmuodostukseen liittyviin yhteyksiin ja hakuväyliin, jotka turvaavat asiakirjojen todistusvoimaisuutta. Jos aineistokokonaisuutta ei ole arkistoitu arkistokaavan tai -suunnitelman mukaan, tulee aineistokokonaisuutta ja sen sisältöä tarkastelemalla pyrkiä löytämään aineistokokonaisuuden olemassa oleva rakenne. Jos havaittu rakenne ja järjestys ovat käytettävyyden näkökulmasta järkeviä, kokonaisuutta ei pidä järjestää uudelleen, vaan luettelointi tehdään olemassa olevan rakenteen pohjalta. Aineistokokonaisuudelle luodaan uusi rakenne vain, jos tarve sitä todella vaatii. Jos aineistokokonaisuudella ei ole arkistonmuodostussuunnitelmaa tai tunnistettavissa olevaa järjestystä, arkistolle on luotava rakenne ja tarvittaessa arkistokaava. Tällöinkin on pyrittävä löytämään asiakirjojen toiminnalliset yhteydet. Suunnittelun apuna voi hyödyntää esimerkiksi asiakirjoista mahdollisesti löytyviä diaarimerkintöjä. Jos aineistokokonaisuus sisältää selkeitä kokonaisuuksia, kuten aihe, tarkastuskohde, maantieteellinen tai hallinnollinen alue, voidaan rakenne luoda niiden perusteella. | **Erikoisaineistojen järjestäminen** | |-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | Standardikokoisista tekstiasiakirjoista muodoltaan poikkeavia karttoja, piirustuksia ja valokuvia kutsutaan erikois- tai erityisaineistoiksi. Erikoisaineistojen järjestäminen edellyttää eräiltä osin muiden analogisten asiakirjojen järjestämisestä poikkeavien menettelytapojen soveltamista. Aineistokokonaisuuden tyyppi Erikoisaineistoja järjestettäessä on hyvä tarkastella huolella, mikä on järjestettävän aineistokokonaisuuden tyyppi. Järjestämistyö kohdistuu tyypillisesti tietyn arkistonmuodostajan tehtävien hoidon ja toiminnan seurauksena muodostuneeseen arkistoon. Arkiston sijaan järjestettävä kokonaisuus voi olla myös kokoelma. Kokoelma on asiakirjakokonaisuus, joka on muodostunut asiakirjat vastaanottaneen organisaation järjestelytyön tai jonkin toimijan suunnitelmallisen keräilytyön tuloksena. Kartat ja piirustukset Käsittely ja kunnostaminen * Muovipohjaisia karttoja ja piirustuksia käsitellään puuvillakäsinein puhtaalla alustalla. * Erityisesti rullattuja asiakirjoja tulee käsitellä varoen. * Kartoista ja piirustuksista poistetaan irtolika, pöly ja niitä vahingoittavat kiinnittimet ja liittimet. Kunnostamisen yhteydessä suoristetaan ylimääräiset taitokset. * Merkintöjen tekemistä suoraan karttoihin ja piirustukseen tulee välttää. Järjestäminen * Muodostuneet kokonaisuudet ja niiden järjestys pyritään pääsääntöisesti säilyttämään. * Jos asiakirjoilla ei ole tunnistettua järjestystä, ryhmitellään ne tarvittaessa esimerkiksi aiheen tai piirustustyypin mukaan. Seulonta * Asiakirjojen kaksoiskappaleet poistetaan. * Arkistolain piiriin kuuluvien arkistonmuodostajien asiakirjat arkistoidaan Kansallisarkiston seulontapäätösten mukaisesti. * Viranomais- ja yksityisarkistoihin sisältyvien karttojen ja piirustusten arvonmäärityksessä perinteisesti sovelletun periaatteen mukaan karttojen ja piirustusten eriasteisia luonnoksia ja ehdotuksia, jotka ovat/kuvaavat tehtävän tai työn välivaiheita, sekä niihin rinnastettavia työkarttoja ja apupiirustuksia ei säilytetä pysyvästi. Luettelointi ja kuvailu * Kartan ja piirustuksen identifioiva tunniste merkitään käsin asiakirjan kääntöpuolelle. * Kartat ja piirustukset luetteloidaan usein asiakirjoittain. * Jos luettelointi tehdään kokonaisuuksittain, tietoihin kannattaa merkitä vähintään asiakirjojen nimeke, lukumäärä, käytetyt lyhenteet sekä se, miten kartat ja piirustukset liittyvät arkistonmuodostajan muihin asiakirjoihin. Jos luettelointi toteutetaan asiakirja kerrallaan, luettelointitietoihin on hyvä merkitä ainakin kartan ja piirustuksen nimeke, arkistotunnus, tekijä, mittakaava ja valmistumisaika. Suojustaminen ja säilyttäminen * Ainutkertaiset kartat ja piirustukset on hyvä pyrkiä säilyttämään vaaka-asennossa taittamattomina. Tasopiirustuksia ei tule rullata tai taittaa. * Rullasäilytys on vaakasäilytyksen vaihtoehto suurille ja pitkille asiakirjoille. * Vaaka-asennossa säilytettävät asiakirjat suojustetaan joko yksittäin tai ryhminä normaalia vahvemmalla suojapaperilla. * Muovipohjaiset asiakirjat eivät saa olla suorassa kosketuksessa toisiinsa. * Rullassa säilytettävät asiakirjat säilytetään asiakirjan koon perusteella valitussa arkistokotelossa tai karttalieriössä. 📚 Lue lisää * [Karttojen ja piirustusten käsittelyohje](https://kansallisarkisto.fi/karttojen-ja-piirustusten-kasittelyohje) Valokuvat Käsittely ja kunnostaminen * Valokuvia käsitellään puuvillakäsinein puhtaalla alustalla. Kuvapintoihin koskemista tulee välttää myös hansikkain. * Kuvia ei saa altistaa päivänvalolle tarpeettomasti. * Kuvista poistetaan irtolika, pöly ja kuvia vahingoittavat kiinnittimet ja liittimet. Kuvien vanhoja pohjapahveja ei tule leikellä. * Kuva-albumit säilytetään kokonaisuuksina. Muovitasku- ja kontaktimuovialbumit sekä albumit, joista kuvat irtoilevat, puretaan. Albumien purku ei saa vahingoittaa asiakirjoja. Esimerkiksi kuvia, jotka ovat tarttuneet kuvapinnastaan kiinni albumin muoviin, ei tule poistaa albumista. Suositeltava kuvien kiinnitysmenetelmä albumeihin on pahviset kulmapalat. * Merkintöjen tekemistä suoraan kuviin tulee välttää. Järjestäminen * Muodostuneet kuvakokonaisuudet ja niiden järjestys pyritään pääsääntöisesti säilyttämään. * Jos kuvilla ei ole tunnistettua järjestystä, ryhmitellään ne tarvittaessa esimerkiksi aiheen tai kuvatyypin mukaan. Seulonta * Kuvien kaksoiskappaleet poistetaan. * Arkistolain piiriin kuuluvien arkistonmuodostajien valokuvat arkistoidaan Kansallisarkiston seulontapäätösten mukaisesti. * Valtionhallinnon toimijoiden systemaattisesti kootut, organisaation toimintaa ja päämäärätehtävien hoitoa koskevat analogiset ja digitaaliset valokuva- ja diakokoelmat sekä niitä koskevat luettelot ja rekisterit säilytetään pysyvästi (arkistolaitoksen ohje ja määräys 3.8.2010 (AL/19273/07.01.01.00/2008) [Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151200857/valtionhallinnon+asiakirjojen+h%C3%A4vitt%C3%A4minen+asiakirja.pdf/8915feaf-dd91-648e-33e8-38283005de13/valtionhallinnon+asiakirjojen+h%C3%A4vitt%C3%A4minen+asiakirja.pdf?t=1687932820252)). * Kunnallisten toimijoiden keskeiset valokuva- ja diakokoelmat säilytetään pysyvästi (arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 (KA 158/43/01) [Kunnallisten tuki- ja ylläpitotehtävien pysyvästi säilytettävät asiakirjat](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153515077/Kunnalliset+tuki-+ja+yll%C3%A4pitoteht%C3%A4vien+asiakirjat.pdf/6ac014b2-bdce-0c33-9199-276f2282f987/Kunnalliset+tuki-+ja+yll%C3%A4pitoteht%C3%A4vien+asiakirjat.pdf?t=1679054029921)). * Kansallisarkiston yksityisarkistoja koskevien [seulontakriteereitten](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151627847/Valokuvien+seulontakriteereit%C3%A4.pdf/a8a53ffc-669e-44b7-76fc-8ba3eb4d8357/Valokuvien+seulontakriteereit%C3%A4.pdf?t=1677589638719) (20.12.2022, KA/20222/07.01.01.04.05/2022) mukaan eniten arvoa on ajallisesti kattavilla, systemaattisesti muodostuneilla tai kerätyillä valokuvakokoelmilla. Arvokkaita ovat myös esimerkiksi 1800-luvun ja 1900-luvun alun sekä aiheelta yhteiskunnallisesti, kulttuurisesti ja historialliset merkittävät valokuvat. Arvonmäärityksen näkökulmasta pulmallisia ovat sen sijaan valokuvat, joilta puuttuu identifiointitiedot. Tunnistamattomat valokuvat menettävät informaatioarvoaan, vailla asia- tai arkistoyhteyttä olevat kuvat todistusarvoaan. Luettelointi ja kuvailu * Valokuvan identifioiva tunniste merkitään suojakuoreen tai albumiin. Tunnisteen voi merkitä myös pehmeällä lyijykynällä valokuvan taustapuolelle. * Valokuvakokonaisuuksien luettelointitietoihin on hyvä sisällyttää vähintään tiedot kokonaisuuden nimekkeestä, kuvien lukumäärästä, käytetyistä lyhenteistä sekä kuvien yhteydestä muihin asiakirjoihin. Jos kuvat luetteloidaan kuva kerrallaan, luettelointitietoihin on hyvä merkitä vähintään kuvan aihe, kuvauspaikka ja -aika, kuvassa esiintyvät henkilöt ja kuvaaja. Suojustaminen ja säilyttäminen * Valokuville on saatavilla niille tarkoitettuja suojavälineitä. Suurikokoisia asiakirjoja voidaan suojustaa myös suojapaperilla. * Yksittäiset valokuvavedokset säilytetään valokuville tarkoitetuissa suojakuorissa. Valokuva-albumit on hyvä suojata arkistokoteloilla. * Albumien ja suojakuorien sisällä olevat vedokset eivät saa olla suorassa kosketuksessa toisiinsa. * Paperivedokset ja negatiivit sekä väri- ja mustavalokuvat/-negatiivit säilytetään erillään toisistaan. * Diakuvat ja lasinegatiivit sijoitetaan arkistokelpoisiin rasioihin tai laatikoihin. Lasinegatiivit säilytetään vaaka-asennossa. 📚 Lue lisää * [Valokuvien käsittelyohje](https://kansallisarkisto.fi/valokuvien-kasittelyohje) | **Kuvailu ja luettelointi** Arkiston järjestämisessä on keskeistä, että asiakirjat ovat löydettävissä ja käytettävissä työn päätteeksi. Järjestämistyön aikana laadittavat luettelointi- ja kuvailutiedot muodostuvat järjestettävän arkiston metatiedoiksi, jotka luovat perustan asiakirjojen myöhemmälle käytölle, löydettävyydelle ja ymmärrettävyydelle. Metatieto on tietoa, joka kuvaa tietoaineiston kontekstia, tietosisältöä ja rakennetta sekä dokumentoi ja ohjaa sen käsittelyä ja hallintaa. Lähde: [Finto, Tietotermit](https://finto.fi/tt/fi/page/t41) Arkistolaitoksen *Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjen* ([osa 1](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/Kuvailu-ja-luettelointis%C3%A4%C3%A4nn%C3%B6t1.pdf/49fb6de1-7a1e-16c1-ac25-e26790d8224b/Kuvailu-ja-luettelointis%C3%A4%C3%A4nn%C3%B6t1.pdf?t=1677496871131), [osa 2](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/Kuvailu-ja-luettelointis%C3%A4%C3%A4nn%C3%B6t2.pdf/f6215885-a912-79fc-cd69-3cebb80dbd35/Kuvailu-ja-luettelointis%C3%A4%C3%A4nn%C3%B6t2.pdf?t=1677496870954), [osa 3](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/Kuvailu-ja-luettelointis%C3%A4%C3%A4nn%C3%B6t3.pdf/534d9f5d-149e-3b9c-409f-427134e3580f/Kuvailu-ja-luettelointis%C3%A4%C3%A4nn%C3%B6t3.pdf?t=1677496870718)) määritelmän mukaan kuvailu on tietoja, jotka identifioivat ja kuvaavat arkistonmuodostajan ja sen toiminnasta kertyneen aineistokokonaisuuden tai kokoelman. Arkistokuvailu rakentuu kuvailutasoista. Eri tasojen avulla voidaan kuvailla erilaisia kuvailukohteita ja esittää niiden välisiä suhteita. Asiakirjat tuottanutta yhteisö- tai henkilötoimijaa kuvailevat tiedot esitetään arkistonmuodostajatasolla. Analogisia asiakirjoja kuvaillaan tyypillisesti kolmella eri kuvailutasolla: * Arkistoa kokonaisuudessaan koskevat kuvailutiedot esitetään arkisto- eli aineistokokonaisuustasolla. * Arkistoon sisältyvät asiakirjaryhmät kuvaillaan yhdellä tai useammalla hierarkkisesti järjestyvällä sarjatasolla. * Yksittäisten sarjojen sisältämät luettelointiyksiköt kuvaillaan arkistoyksikkötasolla. Arkistoyksikkö Arkistoyksikkö on sarjaa hierarkkisesti alempi kuvailutaso. Arkistoyksikkö koostuu loogisesti yhteen kuuluvista asiakirjoista. Arkistoyksikön voi muodostaa esimerkiksi yksittäinen asiakirja, pöytäkirjasidos tai tietyn jakson henkilöaktit. Sarjat rakentuvat arkistoyksiköistä. Säilytysyksikkö Säilytysyksikkö on analogisten asiakirjojen fyysisen säilyttämisen perusyksikkö. Säilytysyksikkö on säilytysväline, kuten arkistokotelo, joka suojaa analogista ilmentymää. Säilytysyksikkö voi sisältää yhden tai useamman arkistoyksikön. Jos sarjoihin kuuluu hyvin vähän arkistoyksiköitä, voi yhteen säilytysyksikköön mahtua useamman sarjan kaikki arkistoyksiköt. Säilytysyksiköillä on yksilöivä tunniste, joka usein johdetaan arkistoyksikön tunnisteesta. Arkistoon ei voi sisältyä kahta samalla tunnisteella olevaa säilytysyksikköä. Luettelointi on osa kuvailua, ja sen avulla identifioidaan yksittäiset arkistoyksiköt. Luettelointitiedot esitetään joko arkistoluettelossa tai muun arkistohakemiston osana. Arkistoluettelo laaditaan asiakirjojen järjestämisen rinnalla. Järjestämistyön päättymisen jälkeen arkistoluettelo toimii arkistohakemistona, joka sisältää tiedot arkiston säilytys- ja arkistoyksiköistä. Jos arkiston asiakirjoista on ylläpidetty arkistoluetteloa jo aiemmin, voi olemassa olevaa luetteloa täydentää järjestettäviä asiakirjoja koskevilla tiedoilla. | **Arkistoluettelo** | |---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | Arkistoluettelo on arkistohakemisto, johon merkitään arkiston säilytys- ja arkistoyksiköitä koskevat metatiedot. Arkistoluettelo osoittaa, mitä asiakirjoja arkistoon kuuluu ja mikä järjestys arkistolla on. Arkistoluettelo tukee sekä arkiston fyysistä hallintaa että tietopalvelua. Luettelon tarkoituksena on arkiston järjestyksen ja tietosisällön osoittaminen siten, että asiakirjat ovat myöhemmin löydettävissä ja niiden tietosisältö käy selkeästi ilmi. Arkistoluettelo laaditaan yleensä pysyvästi ja pitkään, yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista. Luettelo voidaan myös rajata koskemaan pelkästään pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Asiakirjojen ohella arkistoluetteloon kuvataan arkiston järjestys ja tietosisältö. Arkistoluettelo tehdään usein arkistokaavan perusteella, mutta sen voi tehdä myös ilman arkistokaavaa. Luettelo laaditaan arkistoyksikön tarkkuudella, jos kyse ei ole ns. yhtenäisistä massa-aineistoista tai sisältäpäin kasvavista sarjoista, kuten potilas- tai asiakasasiakirjoista. Tällaisten sarjojen osalta arkistoluettelossa riittää maininta arkistointijärjestyksestä. Sen jälkeen, kun asiakirjojen joukosta on erotettu pois määräajan säilytettävät asiakirjat, merkitään pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoluetteloon. Arkistoluetteloon merkitään * sarjan nimeke (selkeä, monikkomuodossa) * arkisto- ja säilytysyksiköt * tyyppi (esimerkiksi sidos, kotelo) * ajallinen kattavuus * arkistotunnus (signum) * sijoituspaikka, jos muu kuin päätearkisto * sarjojen väliset liitokset (esimerkiksi jatkuuko asiakirjat jossakin toisessa sarjassa tai ovatko ne jatkoa jonkin toisen sarjan asiakirjoille) * salassapito (salassa pidettävät asiakirjat, salassapidon kesto, päättymisaika ja peruste merkitään vähintään säilytysyksikön ja tarvittaessa arkistoyksikön tarkkuudella) * määräajan säilytettävien asiakirjojen tuhoamisaika * säilytysajan päättymisaika, jos asiakirjojen arkistointivaihe ei ole vielä alkanut * lisätietoja tarpeen mukaan. Esimerkki arkistoluettelosta ![Esimerkki arkistoluettelosta](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_466811aec50e91b9dde9dfd10f5c50dbf89f084477b6b91be58d241832475357/Julkaisu3.png?cb=2a0fc61ac6da30fda48c2146c9fa7edf) | Tiedot arkistoluetteloa varten saadaan, kun asiakirjojen järjestämisen yhteydessä selvitetään, mitkä asiakirjat kuuluvat mihinkin sarjoihin ja määritellään sarjoihin kuuluvat asiakirjat. Arkistoluettelo pohjautuu sarjatason hierarkiaan. Sarja on muodoltaan, tehtäviltään tai sisällöltään yhteen kuuluvien asiakirjojen kokonaisuus, jolla on yhteinen nimeke. Sarjojen avulla voidaan muassa ryhmitellä asiakirjoja, esittää asiakirjojen välisiä suhteita ja kuvailla asiakirjojen tehtäväkontekstia, jos sarjat luodaan organisaation tehtävien pohjalta. Sarjat jakaantuvat hierarkkisesti pääsarjoihin ja sarjoihin. Pääsarjat sisältävät vaihtelevan määrän sarjoja. Jokaiseen sarjaan kuuluu vähintään yksi arkistoyksikkö. Yhteen säilytysvälineeseen eli säilytysyksikköön voi sijoittua useampia arkistoyksikköjä. ![kuva-20250611-115322.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_41acef91800d9a9cc217b1e28c7895985360e6fdb8310807f9215bf801b223f6/kuva-20250611-115322.png?cb=d585dc019cf80a8bd0a7a501fc4032e6) **Kuva.** Asiakirjat kuvaillaan hierarkkisesti järjestyvien kuvailutasojen avulla. Luettelointi heijastaa arkiston rakennetta. Toimiva rakenne on mahdollisimman selkeä ja yksinkertainen, mutta samalla asiakirjakokonaisuuksia riittävästi yksilöivä ja jäsentävä. Liian monitasoinen sarjahierarkia tai lukuisiin pieniin rinnakkaisiin sarjoihin perustuva sarjajaottelu voi heikentää arkiston käytettävyyttä. Jos arkisto on pieni tai rakenteeltaan hyvin yksinkertainen, luettelointi voidaan tehdä myös ilman sarjarakennetta ja luetteloida yksiköt suoraan aineistokokonaisuustason alle. *** ** * ** *** ## Seulonta Kaikkea muodostuvaa tietoa ei ole mahdollista, eikä mielekästä säilyttää pysyvästi. Seulonta on osa arkistonmuodostusta, ja sitä ohjaa arvonmääritys. Arvonmääritys on tiedon elinkaarihallinnan prosessi, jossa määritellään, mitkä asiakirjoista ja tietoaineistoista arkistoidaan ja mitkä säilytetään määräajan. Ne asiakirjat ja tietoaineistot, joilla on arvonmäärityksen perusteella arkistollista arvoa, arkistoidaan eli säilytetään ilman aikarajaa yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten. Kansallisarkiston päätöksiä arkistollisesta arvosta kutsutaan seulontapäätöksiksi. Arkistollisen arvon määrittelyn lisäksi arvonmääritys sisältää myös säilytysaikojen määrittelyn. [Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta](https://finlex.fi/fi/lainsaadanto/saadoskokoelma/2019/906) (906/2019, *tiedonhallintalaki*) edellyttää viranomaisia arvioimaan hallussaan olevia asiakirjoja ja tietoaineistoja koskevat säilytystarpeet ja määrittämään niille säilytysajat. Säilytysajan päätyttyä tietoaineistot on joko arkistoitava tai tuhottava. Seulonta on arvonmäärityksen toimeenpanoa ja soveltamista. Sillä tarkoitetaan seuraavia toimenpiteitä: * arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen säilytysmuodosta päättäminen * asiakirjan analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen * arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen erottaminen toisistaan * tietoaineistojen ja asiakirjojen arkistoiminen tai tuhoaminen säilytysajan päättymisen jälkeen. Arvonmäärityksessä ja seulonnassa sovellettavat käytännöt riippuvat siitä, noudatetaanko järjestettävinä oleviin asiakirjoihin [arkistolakia](https://finlex.fi/fi/lainsaadanto/1994/831) (831/1994). Arkistolain piiriin kuuluvat asiakirjat arkistoidaan Kansallisarkiston päätösten ja lainsäädännön mukaisesti. Jos arkistolaki ei koske järjestämisen kohteena olevia asiakirjoja, eikä niiden arkistoinnista ole päätetty lainsäädännössä, arkistointia toteutetaan toimijan oman harkinnan perusteella. Asiasta on tärkeää keskustella myös arkiston mahdollisesti vastaanottavan tahon kanssa. Tässä luvussa näkökulma on niissä arkistoissa, jotka kuuluvat arkistolain piiriin. **Arkistoitavien ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottaminen** Järjestettävään analogiseen arkistoon voi sisältyä niin määräajan kuin pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Määräajan säilytettävät ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulee seuloa eli erottaa toisistaan aineistonhallinnan kannalta loogisessa vaiheessa. Jos arkistolakia sovelletaan järjestämisen kohteena oleviin asiakirjoihin, seulonta tehdään lainsäädännön, Kansallisarkiston toimijakohtaisten seulontapäätösten ja yleismääräysten perusteella. Seulonnan ulkopuolelle jäävät julkishallinnon vuotta 1920 vanhemmat asiakirjat. Poikkeuksen tästä muodostaa valtionhallinnon organisaatioiden tiliasiakirjat, jotka saa seuloa myös vuosilta 1901--1919. Jos pysyvästi ja määräajan säilytettävät asiakirjat on otettu talteen alun perin erillään toisistaan (ns. ennakkoseulonta), niiden läpikäynti on vaivatonta. Taannehtiva seulonta sen sijaan on usein hitaampaa ja työläämpää. Jos määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat eivät ole vielä päättyneet, erotetaan ne pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista tarkoituksenmukaisella tavalla ja merkitään selkeästi. Seulontapäätökset on luettava tarkasti ja selvitettävä, minkä aikakauden asiakirjoja päätös koskee ja mistä alkaen sitä voidaan soveltaa. Jos seulontapäätös ei ole takautuva, ei sen perusteella saa hävittää vanhempia asiakirjoja. Jos päätöstä voidaan noudattaa takautuvasti, on päätöksissä tyypillisesti määritelty ajankohta, josta alkaen sitä voidaan soveltaa. Päätöstä voidaan noudattaa ainoastaan siinä mainittuun arkistonmuodostajaan ja sen arkistoihin. Koska uudemmilla seulontapäätöksillä on saatettu kumota aiempia päätöksiä, on tärkeää tutustua kaikkiin arkistonmuodostajaa koskeviin päätöksiin. Kaikkien asiakirjojen säilytysaika tulee olla määritelty: mitään asiakirjoja ei saa tuhota, jos niille ei löydy seulontapäätöstä. Jos päätökset eivät ole kattavia, on tehtävä taannehtiva seulontaesitys Kansallisarkistolle. ![kuva-20250611-115502.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_51dee3602da11b8f794f3858ab5016a840a1b0db4b60a8d91173f77e767bb6ad/kuva-20250611-115502.png?cb=e588294a43be32bdfe29b33205b25766) **Kuva.** Arkistonjärjestäjän yksi tehtävä on tutustua arkistonmuodostajalle annettuihin seulontapäätöksiin. | **Lisätietoja seulonnan toteuttamisesta** | |------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | Mistä löydät seulontapäätökset? Arkistonmuodostajaa koskevat seulontapäätökset selviävät asiakirjahallinnon ohjeita, arkistosääntöjä, arkistonmuodostussuunnitelmia ja muuta dokumentaatiota tutkimalla. Uusimmat päätöksistä saattavat olla käytettävissä organisaation asianhallintajärjestelmässä digitaalisessa muodossa, kun taas vanhemmat päätökset tyypillisesti löytyvät koottuina päätearkistotiloista. Kansallisarkiston verkkosivuilla on julkaistu keskeiset julkista hallintoa ja yhteiskuntaa laajasti koskevat seulontapäätökset (). Vuosina 1952--2006 alkujaan analogisessa muodossa annetut seulontapäätösasiakirjat on digitoitu, ja ne käytettävissä Kansallisarkiston [Astia-asiointipalvelussa](https://astia.narc.fi/uusiastia/). Asiakirjat sisältyvät aineistokokonaisuuksiin Kansallisarkisto I ja Kansallisarkisto II. Katso tarkempi hakuohje tästä [tiedotteesta](https://kansallisarkisto.fi/-/kansallisarkiston-vuosien-1952-2006-seulontapaatosasiakirjat-julkaistu-digitaalisina). Muita päätöksiä voi tiedustella Kansallisarkiston kirjaamosta. Kansallisarkiston yleisiä määräyksiä ja ohjeita koko julkishallinnolle * Julkishallinnon henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys (21.12.2022, KA/19119/07.01.01.03.01) * [Päätös](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151206456/P%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s__henkil%C3%B6st%C3%B6hallinto+ja+hankintatoimi_s%C3%A4ilytysaikasuositus.pdf/1930011a-1eb0-9778-7a62-57240c84cbd6/P%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s__henkil%C3%B6st%C3%B6hallinto+ja+hankintatoimi_s%C3%A4ilytysaikasuositus.pdf?t=1677251406941), [Liite 1: Henkilöstöhallinto](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151206456/Liite+1.+Henkil%C3%B6st%C3%B6hallinnon+tietoaineistojen+pysyv%C3%A4+s%C3%A4ilytys+(Excel).xlsx/9b1cc383-8d63-ddf0-ccec-6b6262f2b951?t=1677251406476), [Liite 2: Hankintatoimi](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151206456/Liite+2.+Hankintatoimen+tietoaineistojen+pysyv%C3%A4+s%C3%A4ilytys+(Excel).xlsx/570bc196-95c3-ddd7-2618-6464bb276143?t=1677251406647), [Perustelumuistio](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151206456/Perustelumuistio_henkil%C3%B6st%C3%B6hallinto+ja+hankintatoimi_s%C3%A4ilytysaikasuositus.pdf/b6734b40-6b57-2b4f-c8af-3826845a6b6a/Perustelumuistio_henkil%C3%B6st%C3%B6hallinto+ja+hankintatoimi_s%C3%A4ilytysaikasuositus.pdf?t=1677251406775) * Julkishallinnon taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys (20.12.2024, KA/2657/28.02.01/2024) * [Päätös](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/231291272/Talous-hallinto-tiedonhallinta+s%C3%A4ilytys+p%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s+2657_2024.pdf/4c49ed99-00ae-b4f5-3d39-cea638a2c4d8/Talous-hallinto-tiedonhallinta+s%C3%A4ilytys+p%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s+2657_2024.pdf?t=1737717582128), [Liite 3: Taloushallinto](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/236585126/Liite%203%20Taloushallinto_fi_sve.xlsx/4518ded1-6b7c-b355-3c38-5bd9b78abad4?t=1742812119698), [Liite 4: Hallintoasiat](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/236585126/Liite%204%20Hallintoasiat_fi_sve.xlsx/f807afb0-74ca-469f-522c-f6a0b800c92c?t=1742812154785), [Liite 5: Tiedonhallinta](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/236585126/Liite%205%20Tiedonhallinta_fi_sve.xlsx/2e65331f-377f-902a-0335-39339ecb0a44?t=1742812190932), [Perustelumuistio](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/231291272/Talous-hallinto-tiedonhallinta+s%C3%A4ilytys+perustelumuistio+2657_2024.pdf/0133c8ce-33e6-e155-b733-a59b7b4600fd/Talous-hallinto-tiedonhallinta+s%C3%A4ilytys+perustelumuistio+2657_2024.pdf?t=1736503873239) * [Valtionhallinnon asiakirjojen ja seulonta ja hävittäminen (3.8.2010, AL/19237/07.01.01.00/2008)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151200857/valtionhallinnon+asiakirjojen+h%C3%A4vitt%C3%A4minen+asiakirja.pdf/8915feaf-dd91-648e-33e8-38283005de13/valtionhallinnon+asiakirjojen+h%C3%A4vitt%C3%A4minen+asiakirja.pdf?t=1687932820252) * Määräys ja ohje kumottu on 1.1.2024 alkaen muodostuvien henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen osalta sekä 1.1.2025 alkaen muodostuvien taloushallinnon, hallintoasioiden ja tiedonhallinnan asiakirjojen tietoaineistojen osalta. Suomen Kuntaliiton ja julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositukset * Suomen Kuntaliitto on julkaissut *Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset -opassarjan* , jonka tarkoitus on auttaa arkistonmuodostajia määrittämään, kuinka kauan säilytetään asiakirjoja, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäviksi. Oppaisiin voi tutustua myös [Kansallisarkiston verkkosivuilla](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#kunta). * Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta (VM 2023:77): [Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165223). Yksityisarkistojen seulonta Yksityisarkistojen järjestämisestä ja seulonnasta kannattaa sopia vastaanottavan arkiston kanssa etukäteen ja pyytää ohjeita. Kansallisarkiston luovuttavien arkistojen osalta sovelletaan [yksityisarkistojen seulontaohjetta (KA/30222/07.01.01.04.05/2022)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151627847/Yksityisarkistojen+seulontaohje.pdf/885caf9c-60c7-635b-2058-6607fda3318c/Yksityisarkistojen+seulontaohje.pdf?t=1677588627978). | Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat löytyvät pääsääntöisesti arkistonmuodostajan arkistonmuodostussuunnitelmasta. Suomen Kuntaliitto ja julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta ovat myös julkaisseet suosituksia säilytysajoista. Nykyinen [arkistolaki](https://finlex.fi/fi/lainsaadanto/1994/831) (831/1994) ei anna Kansallisarkistolle toimivaltaa määrätä määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysaikojen kestosta. Lain voimaantulosta eli 1.10.1994 alkaen Kansallisarkisto on ottanut seulontapäätöksissä kantaa vain siihen, mitkä asiakirjat arkistoidaan eli säilytetään pysyvästi. Aiemman arkistolain (184/1981) nojalla Kansallisarkisto (ent. Valtionarkisto) määräsi myös, kuinka kauan määräajan säilytettäviä asiakirjoja tuli säilyttää. Vuoden 1981 arkistolain perusteella vahvistetut asiakirjojen säilytysajat eivät enää ole sitovia, vaan ne muuttuivat suosituksiksi nykyisen arkistolain myötä. On tärkeää huomata, että aiemman lain aikana aikana annetut päätökset, joilla on määrätty asiakirjoja pysyvään säilytykseen, ovat edelleen sitovia, ellei Kansallisarkisto ole kumonnut niitä myöhemmillä päätöksillään. Määräajan säilytettävien asiakirjojen erottaminen ja tuhoaminen ovat henkilötietojen kohdalla rekisterinpitäjän vastuulla. Arkistolain perusteella seulonnan toteuttaminen on arkistonmuodostajan vastuulla. Lainsäädännöllisten velvollisuuksien lisäksi asiakirjoja pitää seuloa kustannussyiden vuoksi. Määräajan säilytettävien asiakirjojen jättäminen arkistoitavien asiakirjojen joukkoon johtaa säilyttämisen kustannusten turhaan kasvuun. Seulonta myös lisää asiakirjojen käytettävyyttä. Seulonnan myötä asiakirjat ovat helpommin haettavissa ja keskeiset asiakirjat löytyvät paremmin. Seulonnan toteuttamisessa on hyvä käyttää myös harkintaa, jos arkistoitavien asiakirjojen joukossa olevien yksittäisten asiakirjojen poisto aiheuttaa kohtuuttoman paljon työtä tai jos aivan kaikkia määräajan säilytettäviä asiakirjoja ei kyetä tunnistamaan varmuudella. Asiaa arvioitaessa tulisi huomioida niin tietojen minimoinnin vaatimus, määräaikaisiin asiakirjoihin sisältyvien tietojen merkitys rekisteröidylle, uusimmat seulontaohjeistukset, samaan arkistokokonaisuuteen kuuluvien arkistoitavien tietojen merkitys kansallisen kulttuuriperinnön säilymiselle kuin tosiasialliset mahdollisuudet seulontaan. **Muistilista** * Selvitä kaikki arkistonmuodostajaa koskevat seulontapäätökset ja arkistonmuodostussuunnitelmat ja perehdy niihin huolellisesti. * Asiakirjojen tunnistamisessa auttavat vanhat arkistoluettelot, tietoaineiston tuntevat työntekijät sekä arkistonmuodostajan tehtäviin ja lainsäädäntöön tutustuminen. * Älä hävitä asiakirjoja, jos niitä ei ole arvonmääritetty. * Huomioi myös eri tallennusvälineillä ja sähköisessä muodossa olevat tiedot. ​ * Vain pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoidaan. ​ * Seulontaesitys on tehtävä Kansallisarkistolle, jos päätöstä ei ole. **Asiakirjojen säilytysmuoto** Asiakirjat ja tietoaineistot arkistoidaan tällä hetkellä pääsääntöisesti yksinomaan digitaalisessa muodossa. Myös alkujaan analogisessa muodossa muodostuneet arkistoitavat asiakirjat pyritään muuntamaan digitaalisiksi ja arkistoimaan vain digitaalisessa muodossa. Aikarajaa analogisten asiakirjojen digitoinnille ei ole asetettu. Pysyvästi säilytettävien analogisten asiakirjojen digitoinnissa on noudatettava Kansallisarkiston ajantasaisia digitointivaatimuksia. Kun analogisesta asiakirjasta tuotetaan Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyn mukaisella digitoinnilla saman sisältöinen digitaalinen asiakirja, kyse ei ole alkuperäisen asiakirjan kopiosta, vaan saman asiakirjan toisesta ilmentymästä. Digitoinnin jälkeen asiakirjan analoginen ilmentymä voidaan korvata digitaalisella ilmentymällä ja analoginen asiakirja on mahdollista tuhota sen jälkeen, kun digitaalisen ilmentymän laatu, säilyvyys ja saatavuus on varmistettu. Pysyvästi säilytettävät analogiset asiakirjat arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaita asiakirjoja lukuun ottamatta. Arkistoa järjestävän on varmistettava, että järjestämistyön kohteena olevien analogisten asiakirjojen säilytysmuodon arvo on arvioitu, sekä huomioitava arvioinnin tulos järjestämistyössä. Poikkeuksen digitaaliseen arkistointiin muodostaa asiakirjat, joiden analoginen säilytysmuoto on arvioitu kulttuurihistorialliseksi arvokkaaksi. Säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokas analoginen asiakirja on korvaamaton, minkä vuoksi se tulee säilyttää digitoinnin jälkeen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa. Kulttuurihistoriallinen arvo on sidoksissa analogisen asiakirjan fyysiseen olomuotoon sekä sen aineellisiin ja aineettomiin ominaisuuksiin. Arkistolain piirissä olevat arkistonmuodostajat arvioivat hallussaan olevien analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon itse Kansallisarkiston määrittämiä kriteereitä soveltaen. Arvioinnissa huomioidaan muun muassa asiakirjan kunto, ikä, tallennusalusta, ainutlaatuisuus ja edustavuus. Arkistotulosteiden korvaaminen alkujaan digitaalisilla ilmentymillä Monissa organisaatioissa on toimittu viime vuosiin saakka osittain digitaalisesti ja usein pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on tulostettu analogiseen muotoon arkistointia varten. Jos järjestettävään aineistokokonaisuuteen sisältyy tulostettuja asiakirjoja, järjestämistyön yhteydessä on tarpeen arvioida, voidaanko analogiset tulosteet korvata alkujaan digitaalisilla ilmentymillä. Korvaamista tulee pohtia erityisesti todistusvoimaisuuden näkökulmasta. Varsinkin vanhempien digitaalisten tietoaineistojen osalta on arvioita, onko digitaalinen versio riittävän laadukas ja todistusvoimainen arkistoitavaksi. Toisaalta on syytä muistaa, että analogisissa tulosteissakin saattaa olla puutteita, minkä vuoksi myös niiden todistusvoimaisuus on arvioitava. Arvioinnissa voi hyödyntää seuraavia kysymyksiä: * Onko arkistosta vastaavan organisaation hallussa alkujaan digitaalisia tietoaineistoja, jotka vastaavat tietosisällöltään järjestettävään aineistokokonaisuuteen sisältyviä analogisia asiakirjoja? * Vastaavatko digitaaliset ilmentymät analogisia ilmentymiä sisältönsä ja kontekstinsa (metatietojen) puolesta? * Ovatko kaikki asiakirjat tallennettu myös digitaalisina tai onko kaikista asiakirjoista otettu myös tuloste? * Ovatko asiakirjat valmiita vai luonnosversioita? * Ovatko käytetyt tiedostomuodot pitkäaikaiseen säilytykseen sopivia tai muutettavissa sellaisiksi? * Onko digitaalinen tietoaineisto ymmärrettävää? Ovatko tiedostot avattavissa ja tietokenttien arvot tulkittavissa? Alkujaan digitaalinen tieto ja siitä tulostamalla tuotettu asiakirja vastaavat vain harvoin täysin toisiaan. Digitaalisessa muodossa oleva tieto on melkein aina monimuotoisempaa ja käytettävämpää kuin analoginen. Digitaalisessa tietoaineistossa voi kuitenkin olla puutteita, jos järjestelmään ei ole otettu talteen kaikkia saapuneita asiakirjoja tai jos sinne on tallennettu asiakirjojen luonnosversioita. Jos digitaalinen tietoaineisto on täydellisempää kuin analogisessa muodossa olevat asiakirjat, arkistoidaan tiedot digitaalisessa muodossa. Jos digitaalisessa muodossa olevassa tietoaineistossa on aukkoja, pitää analogiset asiakirjat digitoida, jotta digitaalinen arkistointi on mahdollista. Alkujaan digitaalisina pysyvään säilytykseen määrättyjen asiakirjojen analogiset tulosteet eivät lähtökohtaisesti ole säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaita. Saman sisältöiset tulostetut analogiset asiakirjat voidaan tuhota sen jälkeen, kun digitaalisten asiakirjojen todistusvoimaisuus ja säilyvyys käyttökelpoisina on varmistettu. Analogisia asiakirjoja ei tule sen sijaan korvata sellaisilla digitoiduilla tai alkujaan digitaalisilla asiakirjoilla, joiden tietosisältöön ja asiakirjalliseen todistusvoimaisuuteen eli autenttisuuteen, luotettavuuteen, eheyteen ja käytettävyyteen liittyy puutteita. Näissä on tilanteissa on perusteltua digitoida analogiset asiakirjat uudestaan Kansallisarkiston ajantasaisten digitointivaatimusten mukaisesti. ![kuva-20250611-115718.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_0f9cf6d842489136a41901fae6e4bdac5c2e7e8d133f335205e64109d23ed7ed/kuva-20250611-115718.png?cb=7b69953469ba4b00d7eb79bdce6c5529) **Kuva.**Järjestämistyön yhteydessä löytyvien tallennusvälineiden sisällöt tarkistetaan mahdollisuuksien mukaan ja varmistetaan, että niille tallennetut pysyvästi säilytettävät asiakirjat on otettu talteen myös pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen. 📚 **Lue lisää** * Analogisessa muodossa muodostuneet ja muodostuvat pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoidaan digitaalisessa muodossa Kansallisarkiston arkistoitavien asiakirjojen muotoa koskevan määräyksen [(KA/15906/07.01.01.00/2021)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/M%C3%A4%C3%A4r%C3%A4ys+arkistoitavien+asiakirjojen+muodosta+2021.pdf/63b3d3e7-3de1-3015-9334-cb55938ef57b/M%C3%A4%C3%A4r%C3%A4ys+arkistoitavien+asiakirjojen+muodosta+2021.pdf?t=1678878784623) sekä digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuotoa koskevan yleispäätöksen [(KA/15927/28.02.01/2023)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/S%C3%A4ilytysmuoto+yleisp%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s.pdf/5fe6ff04-22c8-dca6-8f4e-19d4f8d4d924/S%C3%A4ilytysmuoto+yleisp%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s.pdf?t=1703075500567) mukaisesti. * Lisätietoja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta löytyy yllä mainitun yleispäätöksen lisäksi [yleispäätöksen perustelumuistiosta](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/S%C3%A4ilytysmuotop%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s+perustelumuistio.pdf/4fbbf819-c9b7-d495-9209-3c80d039bb27/S%C3%A4ilytysmuotop%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s+perustelumuistio.pdf?t=1703075533756) sekä [sen erillisliitteestä](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf/5c4a7577-17d3-4ccc-5c0b-41514e3690d8/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf?t=1705666066988) ja [Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/oppaat/kulttuurihistoriallisen-arvon-arviointi) -verkko-oppaasta. * Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskeviin Kansallisarkiston ajantasaisiin vaatimuksiin voi tutustua [Kansallisarkiston verkkosivuilla](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#digitointi). **Tuhoaminen** Kun asiakirjoille ja tietoaineistoille niiden elinkaaren alkuvaiheessa määritelty säilytysaika alkuperäistä käyttötarkoitusta varten päättyy, tulee ne joko arkistoida tai tuhota ([tiedonhallintalaki](https://finlex.fi/fi/lainsaadanto/saadoskokoelma/2019/906) 906/2019, 21 §). Säilytysajan jälkeen arkistoitaviksi määrätyt asiakirjat ja tietoaineistot siirtyvät elinkaaressaan arkistovaiheeseen. Arkistovaiheeseen siirtyminen merkitsee tiedon käsittelyperusteen muuttumista alkuperäisestä käyttötarkoituksesta yleisen edun mukaiseksi arkistointitarkoitukseksi, mikä mahdollistaa henkilötietoja sisältävien tietoaineistojen arkistoinnin. Tiedonhallintalain (906/2019) 21 §:n mukaan säilytysajan päättymisen jälkeen määräajan säilytettävät tietoaineistot tulee tuhota tietoturvallisella tavalla. [Arkistolaki](https://finlex.fi/fi/lainsaadanto/1994/831) (831/1994, 7, 13 §) edellyttää arkistotoimea hävittämään tarpeeton aineisto. Lisäksi lain mukaan asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäviksi, tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. Asiakirjojen tuhoaminen toimeenpannaan ja dokumentoidaan organisaation asiakirjahallinnon toimintaohjeiden mukaisesti. Salassa pidettävät asiakirjat voidaan tuhota asianmukaisesti esimerkiksi käyttämällä paperisilppureita tai lukittavia tietoturva-aineistojen keräyslaatikoita. ![kuva-20250611-120001.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_5c3c5a303a91a9000c94c3832cd96a23e38121e32ccd346d33ce1cb80cbc10d1/kuva-20250611-120001.png?cb=44bb1bf8e1c1a946adddef7eaf960f44) **Kuva.** Määräajan säilytettävät asiakirjat tuhotaan vuosittain säilytysajan päättymisen jälkeen. Asiakirjojen säilytysaikojen laskennassa suositellaan seuraavien periaatteiden noudattamista: * Saapuneiden asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi niitä koskevien lopullisten päätösten tai muiden lopullisten toimenpiteiden päiväyksestä tai jos asia ei ole aiheuttanut toimenpiteitä, sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjat ovat saapuneet. * Tilinpitoon liittyvien asiakirjojen säilytysaika lasketaan sen tilivuoden päättymisestä, jota ne koskevat. * Muiden päivättyjen asiakirjojen säilytysaika lasketaan niiden päiväyksestä. * Päiväämättömien asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on laadittu tai siihen on tehty viimeinen merkintä. * Kortiston säilytysaika lasketaan siihen viimeksi tehdystä merkinnästä. 📚 **Lue lisää** * Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta (VM 2023:77) [Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165223). *** ** * ** *** ## Järjestämistyön viimeistely Järjestämistyön loppuvaiheessa aineistokokonaisuus kootaan tarvittaessa yhteen ja yhdistetään sarjakokonaisuudet, asiakirjat suojustetaan ja säilytysyksiköt nimiöidään. **Suojustaminen** Suojustamisen tarkoitus on suojata asiakirjoja vaurioitumiselta sekä muun muassa valolta, pölyltä ja kosteudelta. Suojustamisessa asiakirjat sijoitetaan asianmukaisiin suojalehtiin ja säilytysvälineisiin. Suojustamisessa käytettävät suojavälineet valitaan järjestettävien asiakirjojen koon ja ominaisuuksien perusteella. ![20250520_112517.jpg](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7d2dc7e8befd94abf7c3dd2c5a22d1f2b76e0262f47383aded37a715fecb191d/20250520_112517.jpg?cb=62a6ac6418753256ab11277026e3bf58) **Kuva.** Arkistokotelo ja suojapaperilla suojatut asiakirjat Säilytysvälineisin sijoitettavat asiakirjat suojataan oikean kokoisilla suojapapereilla. Vähintään säilytysyksikön ylin ja alin asiakirja tulisi suojata suojapaperilla. Suojapapereiden avulla voidaan myös erottaa säilytysyksikön sisältämät eri asiayhteyksiin kuuluvat asiakirjat toisistaan ja vastavuoroisesti yhdistää yhteenkuuluvat asiakirjat. Suojalehtiä tulee kuitenkin käyttää kohtuudella. Suojalehtiin merkitään niiden väliin sijoitettuja asiakirjoja yksilöivät tiedot, kuten arkistoyksikön tunnus ja tieto mahdollisesta salassapidosta. Merkinnät tehdään ennen kuin asiakirjat sijoitetaan suojalehtien väliin. Huonokuntoiset säilytysvälineet tulee korvata uusilla. Jos asiakirjat ovat esimerkiksi rengaskansioissa, ne on hyvä sijoittaa arkistokoteloihin. Myös huonokuntoisten sidosten koteloiminen on suositeltavaa. Pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista vähintään analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistorialliset arvokkaat asiakirjat sijoitetaan arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin. ![20250520_112345.jpg](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_61f3a2fe053121d5a1bad49f36066fa76a943e1f819629748d1c62aeed00bf72/20250520_112345.jpg?cb=c36e69f8ef6236d8f64b6dfcfcf68b6d) **Kuva.**Eri kokoisia arkistokoteloita. Saatavilla on erilaisia ja eri kokoisia säilytysvälineitä. Käytettävä säilytysväline valitaan asiakirjatyypin ja suurimman asiakirjan koon perusteella, jotta se voidaan täyttää asianmukaisesti. Jos osa asiakirjoista on laadittu esimerkiksi foliokokoiselle tallennusalustalle, niitä ei saa sijoittaa A4-kokoiseen arkistokoteloon. Asiakirjoihin ei tule myöskään tehdä uusia taitoksia, jotta ne mahtuisivat säilytysvälineeseen. Vain tarkoituksenmukaisesti valittu säilytysväline suojaa asiakirjoja taipumiselta, murtumiselta ja muulta vaurioitumiselta. Säilytysvälineet täytetään napakasti ja tasaisesti täyteen. Asiakirjojen tulee olla tiivisti kotelossa, mutta ne eivät saa olla puristuksissa. Koteloiden liiallinen täyttäminen ja tyhjäksi jättäminen vaurioittavat asiakirjoja. Jos asiakirjat ovat esimerkiksi niittien vuoksi toisesta reunasta paksumpia kuin toisesta, voi osan asiakirjapinosta sijoittaa koteloon 180 astetta käännettynä. Näin koteloon mahtuu enemmän ja tasaisemmin asiakirjoja. Yli 10 senttiä leveiden koteloiden käyttö ei ole suositeltavaa, koska täyteen pakattuina ne ovat painavia ja hankalia käsitellä. Käytettävyyden kannalta arkistokotelot kannattaa täyttää siten, että asiakirjat ovat avattaessa heti luettavissa eli järjestyksessä ensimmäiset asiakirjat ovat kotelossa päällimmäisinä oikein päin. Kortistoille valitaan arkistolaatikko, joka on mahdollisimman lähellä korttien kokoa. Jos kortiston käyttötarve on vähäistä, kortiston voi sijoittaa myös arkistokoteloon. Kortisto sijoitetaan koteloon esimerkiksi siten, että kortit sidotaan nipuiksi puuvillanarulla, kanttinauhalla tai muulla helposti avattavalla, kortteja vahingoittamattomalla narulla. A4-kokoiseen koteloon mahtuu korttien koosta riippuen useampia korttinippuja rinnakkain. Korttinippujen keskinäinen järjestys kotelon sisällä osoitetaan nippujen päälle tehdyillä merkinnöillä. **Säilytysyksiköiden tunnistetiedot** Säilytysvälineisiin merkitään asiakirjojen tunnistamisen ja hallinnan kannalta keskeiset tiedot. Näistä tunnistetiedoista on hyvä ilmetä arkistonmuodostaja, asiakirjasarja, asiakirjojen ajallinen kattavuus, säilytysyksikön tunnus, mahdollinen hävitysaika sekä muut asiakirjojen tunnistamisessa ja käsittelyssä tarvittavat tiedot, kuten salassa pidettäviä asiakirjoja koskevat käyttörajoitukset. Tunnistetiedot merkitään säilytysvälineeseen joko kirjoittamalla tai erillisin nimiöin. Nimiöt voivat olla liimattavia tai tarrapohjaisia. Nimiöitä käytettäessä tulee varmistaa, että nimiö kiinnittyy hyvin alustaan, eikä riskiä sen irtoamisesta ole. Liimattavat nimiölaput kiinnitetään arkistokelpoisella liimalla. Tarra-arkkeja käytettäessä huomiota tulee kiinnittää tarran kiinnipitävyyteen. Nimiöintiin kannattaa valita tarra, jonka liima on erityisen vahvaa. Tyypillisesti näitä markkinoidaan maininnoilla Permanent, Strong ja Power. Valittavan tarran pitää myös kestää olosuhteiden vaihtelua ja pysyä kiinni erilaisissa pinnoissa. Tarran pintamateriaalin tulee olla happo- ja kloorivapaata paperia. Tarroja valittaessa tulee huomioida myös se, jos nimiöitä on tarkoitus tulostaa veden- ja valonkestävillä väriaineilla. Tunnistetiedot on suositeltavaa merkitä siten, että ne ovat luettavissa säilytysyksikön ollessa hyllyssä. Lähtökohtaisesti nimiöt kiinnitetään säilytysyksikön kapeimman sivun alaosaan. Jos nimiö ei mahdu säilytysyksikön kapeimmalle sivulle tai jos tunnistetietojen lisääminen säilytysyksikön selkämykseen ei ole muuten mahdollista, tiedot kannattaa merkitä siten, että ne voi nähdä heti, kun säilytysyksikön ottaa hyllystä. Nimiöitä ei tule kiinnittää säilytysyksikön irralliseen kanteen, vaan esimerkiksi kortistolaatikoihin nimiö lisätään laatikon alaosan kapeamman sivun alareunaan. Nimiön tulee kiinnittyä säilytysyksikön pintaan kauttaaltaan, jotta ei muodostu riskiä sen repeytymisestä tai irtoamisesta. Jos säilytysvälineeseen aiemmin merkityt tiedot ovat oikeita ja ajantasaisia, tietoja täydennetään tarvittavilta osin. Jos vanhat tunnistetiedot ovat virheellisiä, eikä niitä saa poistettua, voi vanhat tiedot peittää esimerkiksi veden- ja valonkestävällä tussilla. Uudet nimiöt kannattaa pyrkiä kiinnittämään suoraan säilytysvälineen pintaan vanhan nimiön päälle kiinnittämisen asemesta. --- version: "1.0" language: "fi" --- # AMS ja TOS ![image-20240618-121357.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_dd277e136ae4c1e983031176090dfb53131e0e2114cd9d0ae52a06829a73fe31/image-20240618-121357.png?cb=a9c10eff0f2f4d1bf4571100cab0d712) **Viranomaisten on lakisääteisesti ylläpidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Siinä arkistonmuodostaja määrittelee tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat.** Arkistonmuodostussuunnitelma ohjaa organisaation arkistonmuodostusta, joka koostuu arkistoinnista, rekisteröinnistä ja seulonnasta. Sähköiseen asiakirjahallintaan ja tiedonohjaukseen on sen pohjalta kehitetty tiedonohjaussuunnitelma. ![Vilkuttava arkistokotelo-piirroshahmo.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio1.png/d396cf7d-6e8a-5e27-57e0-66c15fb6e802?t=1683276420898) * Asiakirjatiedon hallinnan apuna käytetään erilaisia tiedon kuvaamisen järjestelmiä, joita ovat mm. arkistonmuodostussuunnitelma ja tiedonohjaussuunnitelma. * Arkistonmuodostussuunnitelma on lakisääteinen. * Arkistonmuodostussuunnitelma on organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. ## Asiakirjatiedon hallinta Arkistonmuodostuksella tarkoitetaan suunnitelmallista toimintojen kokonaisuutta, jonka tuloksena arkisto syntyy. Arkistonmuodostuksen ydintoimintoja ovat rekisteröinti, arkistointi ja seulonta, mukaan lukien tietojen arvonmääritys. Asiakirjatiedon hallintaan on kehitetty erilaisia järjestelmiä, joita ovat mm. arkistonmuodostussuunnitelma / tiedonohjaussuunnitelma, diaari, erityisrekisterit, erilaiset asiankäsittelyjärjestelmät, arkistoluettelot ja -kuvailut. Rekisteröinnin ja luetteloinnin ohella asiakirjallista tietoa hallitaan tarkoituksenmukaisilla säilytys- eli arkistointijärjestelmillä sekä seulonnalla. ![https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/2.5+Arkistonmuodostussuunnitelma+ja+tiedonohjaussuunnitelma+(1).png/85b37b53-0d13-8fcc-fd57-bd59ee92f71c?t=1683788954700](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/2.5+Arkistonmuodostussuunnitelma+ja+tiedonohjaussuunnitelma+(1).png/85b37b53-0d13-8fcc-fd57-bd59ee92f71c?t=1683788954700) *** ** * ** *** ## Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Arkistonmuodostussuunnitelma on tiedonhallinnan keskeisin työväline. AMS tuli Suomen hallintoon vuoden 1981 arkistolain edellyttämänä. Arkistolaki (831/1994) edellyttää viranomaisilta arkistonmuodostussuunnitemaa. Laissa säädetään, että arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä AMS:a. AMS:n minimitietosisältö on näin ollen hyvin suppea ja kattaa vain asiakirjat sekä niiden säilytysajat ja säilytystavat. Suunnitelmaan on kuitenkin hyödyllistä merkitä muutakin asiakirjojen ja tietojen säilytykseen, käsittelyyn ja käyttöön liittyviä tietoja. **Arkistonmuodostussuunnitelma** * on organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto * sisältää organisaation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät * on osa organisaation asiakirjahallinnon käsikirjaa AMS palvelee ensisijaisesti organisaatiota itseään sekä julkisuusperiaatteen toteutumista hallinnossa. Organisaation näkökulmasta AMS:n perustehtävä on ohjata organisaation arkistonmuodostusta, joka koostuu asiakirjallisten tietoaineistojen suunnitelmallisesta arkistoinnista, rekisteröinnistä ja seulonnasta. Sen avulla on myös mahdollista tehostaa organisaation tietopalvelua. AMS perustuu organisaation tehtäviin ja toimintaan. Sen runkona toimii tehtäväluokitus. Suunnitelma osoittaa, mitä asiakirjasarjoja ja muita asiakirjallisia tietoaineistoja toiminnan yhteydessä muodostuu ja miten aineisto rekisteröidään, säilytetään ja arkistoidaan. AMS on myös seulonta- eli säilytysaikasuunnitelma. Se osoittaa, mitkä asiakirjat ovat arkistoitavia ja mitkä tiettyjen määräaikojen kuluttua tuhottavia. Säilytysaikatieto on usein suunnitelmissa ilmoitettu niin, että merkitään kuinka kauan ao. asiakirjaryhmää säilytetään työpisteessä ja mikä on aineiston kokonaissäilytysaika. Kunnissa on käytetty AMS:sta myös termejä arkistointisuunnitelma, asiakirjahallinnan suunnitelma ja tiedonhallinnan suunnitelma. *** ** * ** *** ## Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) Tiedonohjaussuunnitelma liittyy sähköiseen asiakirjahallintaan ja tiedonohjaukseen. Tiedonohjauksen avulla voidaan sähköisessä toimintaympäristössä turvata asiakirjatiedon saatavuus, käytettävyys, eheys, alkuperäisyys, säilyttäminen ja tuhoaminen. Nykyään TOS on korvannut AMS:n viranomaisten arkistonmuodostusta ohjaavana työkaluna. TOS:n tietosisältö on kehitetty AMS:n tietosisällöstä, mutta on paljon yksityiskohtaisempi. TOS:sta käytettiin aiemmin nimeä sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eAMS), joka kehitettiin arkistolaitoksen Sähke-määräysten kehittämisen ja laatimisen yhteydessä. TOS sisältää luokituksen, käsittelyprosessien kuvaukset, niihin kuuluvat toimenpiteet ja asiakirjatyypit sekä näiden oletusmetatietoarvot. Tiedonohjaussuunnitelma toimii tietojärjestelmän taustalla. **Tiedonohjaussuunnitelmia laaditaan ja päivitetään erityisesti** * kun siirrytään sähköisiin käsittelyprosesseihin * kun tietojärjestelmiin halutaan toteuttaa asiakirjatietojen hallinnan automaattinen ohjaus * kun organisaatio haluaa tietojärjestelmiensä täyttävän asiakirjatiedon laatuvaatimukset > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi ![image-20240618-120856.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_fbe22d41e015d2041ac663ad28c35575cd359c97019960cdeaacffcf809afbad/image-20240618-120856.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c) [++Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia++](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Etappi 5. Arvioi onnistumista - tunnista puutteet **Toimenpidepolun viidennellä etapilla arvioidaan, miten arkistoinnin tarpeet ja tavoitteet toteutuvat organisaatiosi toiminnassa. Lukuun on koostettu arviointilistoja, joita voit käyttää apuna eri osa-alueita koskevassa itsearvioinnissa. Voit hyödyntää arvioinnissa myös oman organisaatiosi tarjoamia apuvälineitä, prosesseja ja menetelmiä.** ![image-20241113-100450.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_ff309ee4be45d8ab562e510bdc9f7e48cff3607afb7e0a4d2735c367c1c2ae03/image-20241113-100450.png?cb=6ecfcb992a074e9c35524c77e96a2951) Kuva. Toimenpidepolun viidennellä etapilla katsotaan kokonaisuutta, arvioidaan onnistumista ja tunnistetaan puutteet, joita lähdetään ratkomaan, kun arkistoinnin suunnittelu ja kehittäminen osana tiedonhallintaa jatkuu. ## Näkökulmia arviointiin Organisaatiosi on tärkeää tuntea arkistointia koskevat toimintaympäristö ja vaatimukset, ja sillä pitää olla kattavat ohjeet ja toimintatavat arkistoinnille. Arkistoinnin vaatimustenmukaisuutta ja toteutumista pitää lisäksi seurata. Seurannan tuloksia voidaan hyödyntää arkistoinnin suunnittelussa ja kehittämisessä. Kypsyysmallit ja itsearviointityökalut auttavat arvioimaan onnistumisia ja parantamaan puutteita eri osa-alueilla. Arviointi on hyvä kytkeä osaksi esimerkiksi muuta organisaatiossa tehtävää arviointia ja kehittämistoimintaan. Ota arvioinnissa huomioon sekä hallinnolliset, tekniset että sisällölliset näkökulmat: ⚫ **Hallinnollinen** **näkökulma** * Toimintaympäristön tuntemus * Organisaation vastuut * Osaaminen * Prosessit ja toimintatavat * Ajantasaisuus ja suunnitelmallisuus * Tiedon omistajuus * Arkistosiirrot ja luovutukset ⚫ **Tekninen** **näkökulma** * Järjestelmäkehitys ja järjestelmien ominaisuudet * Tietoaineistojen säilyttäminen * Tietoaineistojen käytettävyys * Tietoaineistojen tuhoaminen * Tietoaineistojen siirtäminen * Tietoturva ⚫ **Sisällöllinen** **näkökulma** * Arkistoitavien tietoaineistojen eheys ja ymmärrettävyys * Luokitukset, metatietojen hallinta * Kuvailu ja dokumentointi * Aineistojen hallinta ja niitä koskeva tuntemus Kansainvälisesti on kehitetty erilaisia oppaita, itsearviointivälineitä ja kypsyysmalleja, jotka liittyvät eri näkökulmista arkistointiin, tiedonhallintaan tai asiakirjahallintoon. Voit tukeutua arvioinnissa myös arkistoinnin, tiedonhallinnan, asiakirjahallinnan ja pitkäaikaissäilytyksen suosituksiin ja standardeihin. ✔ Arkistoinnin toimenpidepolun varrella on viitattu muun muassa näihin malleihin ja menetelmiin * [**DIRKS, Designing and Implementing Recordkeeping Systems (Australia)**](https://www.opengov.nsw.gov.au/publications/17383) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_fc61aa045dd97d3bd22a7b884fa7d1f98daf6854d596a12e26d8492466488e1f/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * Arkistoinnin toimenpidepolussa on elementtejä DIRKS-menetelmästä. Verkko-oppaassa on kuitenkin haluttu korostaa arkistoinnin näkökulmaa. Arkistointia tukevia toimenpiteitä on mahdollista ja tulee toteuttaa pitkin tiedon elinkaarta. Toimenpidepolku ei ole lineaarinen, vaan rönsyilevä ja osittain kehämäinen. Tästä johtuen verkko-oppaassa ei ole pyritty projektimaiseen esitystapaan, vaan arkistointia tukevat toimenpiteet on nostettu omiksi luvuikseen teemoittain. Siitä huolimatta, että ne ovat riippuvaisia toisistaan, kannattaa usein toteuttaa yhdessä tai koostuvat monista pienistä eri vaiheissa tehtävistä ylläpitotoimista. * [**Archiving by Design**](https://kc.dlmforum.eu/earchiving-ra20/introduction/html/Archiving%20by%20Design.html)**-** kriteeritja[**DUTO-menetelmä (Alankomaiden Kansallisarkisto)**](https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/duto-scan) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_fc61aa045dd97d3bd22a7b884fa7d1f98daf6854d596a12e26d8492466488e1f/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * Eurooppalaisten kansallisarkistojen yhteistyönä kehittämät [**Archiving by Design**](https://kc.dlmforum.eu/earchiving-ra20/introduction/html/Archiving%20by%20Design.html)-kriteerit. * [Requirements for the sustainable accessibility of public sector information (DUTO requirements)](https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/duto) (sivu hollanniksi) *** ** * ** *** ## Arviointilistoja arvioinnin avuksi Alle on koottu arviointilistoja, jotka voit ottaa avuksi, kun suunnittelet, toteutat tai arvioit arkistointia organisaatiossasi. Listat perustuvat Arkistoinnin toimenpidepolku -oppaan omaan sisältöön sekä kansainvälisiin malleihin, joita on muokattu sovellettavaksi suomalaiseen toimintaympäristöön. ### Arviointilista: Arkistointi osana organisaatiosi toimintaa Tarkistuslistan koostamisessa on hyödynnetty muun muassa Ruotsin Kansallisarkiston kehittämää asiakirjahallinnan ja arkistotoimen [kypsyysmallia](https://riksarkivet.se/mata-mognad-arkivverksamheten). Listan näkökulmat keskittyvät organisaation vastuisiin, linjauksiin ja toimintatapoihin. ✔ 1. Organisaatiosi tuntee arkistointia koskevan lainsäädännön ja toimintaympäristön toimintatavat VASTUUt SUUNNITELMALLISUUS * Arkistoinnin merkitys ymmärretään organisaatiossasi. Arkistoinnin suunnittelu ja toteuttaminen on osa organisaatiosi perustoimintaa. * Arkistointi on järjestetty organisaatiossasi lainsäädännön ja määräysten edellyttämällä tavalla. Arkistonmuodostus kattaa säädösten mukaisesti organisaatiosi koko toiminnan. * Arkistoinnin vaatimuksenmukaisuutta, organisointia ja toteutumista seurataan ja arvioidaan organisaatiossasi säännöllisesti. Seurannan tuloksia hyödynnetään arkistoinnin suunnittelussa ja kehittämisessä. * Organisaatiossasi analysoidaan ulkoisten ja sisäisten muutosten vaikutusta arkistointiin. Arkistointia uudistetaan ajantasaisesti ja ennakoivasti ohjausympäristössä ja organisaatiosi omassa toiminnassa tapahtuvien muutosten mukaisesti. * Arkistoinnille on asetettu tavoitteet, joiden toteutumista mitataan ja arvioidaan. * Arkistoinnin suunnittelusta, toteutuksesta ja seurannasta raportoidaan organisaatiosi johdolle. ✔ 2. Organisaatiosi on määritellyt arkistointia koskevat vastuut, linjaukset ja toimintatavat toimintatavat VASTUUt SUUNNITELMALLISUUS * Organisaatiosi arkistointi on kattavaa. Kaikki toimintaprosessit ja niiden kuvaukset sisältävät aina myös arkistoinnin. * Arkistointia toteutetaan suunnitelmallisesti. Organisaatiollasi on arkistoinnin vaatimat suunnitelmat, säännöt ja toimintatavat. Niiden laatiminen, tarkastaminen ja päivittäminen on osa organisaatiosi perustoimintaa. * Arkistonmuodostusta ja -hoitoa koskevat vastuut on määritelty organisaatiossasi. * Jos organisaatiosi toiminta muuttuu, arkistoinnin organisointia ja siihen liittyviä vastuita arvioidaan uudelleen ja päivitetään tarvittaessa. Muutostarpeet arvioidaan ennen kuin toimintaa koskevat muutokset tulevat voimaan. OSAAMINEN RESURSSIT * Organisaatiossasi arkistointia hoidetaan asiantuntevasti. Työntekijät osallistuvat työtehtäviään ja osaamistasoaan vastaaviin koulutuksiin. Arkistoinnista vastaava henkilöstö osallistuu sisäisten ja ulkoisten verkostojen toimintaan yhdessä muiden asiantuntijoiden kanssa. Tulevat osaamistarpeet on tunnistettu ja analysoitu. * Arkistointia kehitetään suunnitelmallisesti, ja siihen on varattu riittävät resurssit. Kehittämisessä huomioidaan niin teknologiaan, toimintaan kuin toimintakulttuurin liittyvät näkökulmat. Kehittämisestä saatuja kokemuksia hyödynnetään uusissa kehityshankkeissa. TIETOTURVA * Arkistoinnissa suunnittelussa on huomioitu tietoturvallisuus. Tietoturvan toteutumista kontrolloidaan, ja havaitut puutteet korjataan. Organisaation toiminnassa tapahtuvien muutosten yhteydessä myös tietoturvaa koskevat tarpeet uudelleen arvioidaan. * Organisaatiossasi on varauduttu vaara- ja poikkeustilanteisiin. ✔ 3. Arkistointia hoidetaan sovittujen linjausten ja toimintatapojen mukaisesti ARVONMÄÄRITYS SUUNNITELMALLISUUS * Organisaatiosi tietoaineistojen arkistollinen arvo on määritetty. * Arkistonmuodostus toteutuu organisaatiossasi suunnitellusti ja järjestelmällisesti. Arkistoinnin, järjestelmien ja toimintaprosessien yhteen toimivuutta seurataan ja arvioidaan säännöllisesti. TOIMINTATAVAT KEHITTÄMISTOIMINTA * Kun organisaatiosi toiminnassa tapahtuu muutoksia, arvioidaan arkistointia koskevia tarpeita pitkällä aikavälillä. Arvioinnissa otetaan huomioon toiminnan, käyttäjien ja arkistoinnin näkökulmat. * Organisaatiossasi on laadittu pitkän aikavälin suunnitelma, jossa on kuvattu arkistoitavien tietoaineistojen säilyttämiseen ja siirtämiseen liittyvät tulevat tarpeet. * Organisaatiossasi analysoidaan ja arvioidaan arkistointiin liittyviä tarpeita osana järjestelmäkehitystä ja järjestelmien käyttöönottoa. EHEYS TIETOTURVA SÄILYTTÄMINEN * Arkistoitavaksi määrättyjä aineistoja käsitellään ja säilytetään siten, että niiden fyysinen ja semanttinen eheys säilyvät. Aineistot ovat aina löydettävissä. * Organisaatiosi rekisteröintitiedot ja luokittelut tukevat arkistoitavien tietoaineistojen käsittelyä ja säilyttämistä. * Arkistoitavien tietoaineistojen säilyvyys on varmennettu. Arkistointiin käytettävät järjestelmät sisältävät asianmukaiset toiminnallisuudet ja täyttävät arkistoinnille asetetut vaatimukset. Organisaatiosi arvioi säännöllisesti analogisten aineistojen säilyttämiseen käytettyjen tilojen asianmukaisuutta ja turvallisuutta. Arvioinnissa huomioidaan tilojen saatavuus, laatu ja mitoitus. * Erityistä suojausta edellyttävät tietoaineistot on tunnistettu. Niiden suojaamisen vaatimia toimenpiteitä arvioidaan ja päivitetään säännöllisesti. SIIRTÄMINEN * Arkistoitavien tietoaineistojen siirtäminen sekä määräajan säilytettävien tietoaineistojen tuhoaminen toteutetaan organisaatiossasi oikea-aikaisesti, asianmukaisella tavalla, määräysten mukaisesti ja se dokumentoidaan. ✔ 4. Arkistoinnin toteutumista valvotaan ja seurataan organisaatiossasi SUUNNITELMALLISUUS toimintatavat * Organisaatiossasi valvotaan, että arkistonmuodostus tapahtuu suunnitellusti. * Arkistointiin liittyvien hankintojen arviointia ja valvontaa varten on luotu vakiintuneet toimintatavat. * Jos arkistointiin liittyviä tehtäviä ulkoistetaan palveluntuottajille, sopimuksissa määritellään arkistointia koskevat vaatimukset ja valvontatavat. Toimintaa valvotaan, ja havaittuihin epäkohtiin puututaan. * Arkistojen siirtoon, hoitoon ja käyttöön liittyviä prosesseja seurataan ja arvioidaan säännöllisesti. SIIRTÄMINEN toimintatavat * Prosessien ja työnkulujen valvontaan kuuluu säilyttämisen, arkistoinnin ja tuhoamisen arviointi, suunnittelu ja toteuttaminen. * Arkistosiirtoja sekä määräajan säilytettävien tietoaineistojen hävittämistä seurataan ja valvotaan. * Prosessien ja työnkulujen valvontaan kuuluu säilyttämisen, arkistoinnin ja tuhoamisen arviointi, suunnittelu ja toteuttaminen. * Arkistosiirtoja seurataan ja valvotaan. Samalla varmistetaan, että siirtäminen tapahtuu oikeaan aikaan, oikealla tavalla, määräysten mukaisesti ja että se dokumentoidaan. * Määräajan säilytettävien tietoaineistojen hävittämistä seurataan ja valvotaan. Samalla varmistetaan, että tuhoaminen tapahtuu oikeaan aikaan, oikealla tavalla, määräysten mukaisesti ja että se dokumentoidaan. ✔ 5. Organisaatiosi arkistoidut tietoaineistot ovat käytettävissä KÄYTETTÄVYYS OSAAMINEN toimintatavat * Organisaatiosi edistää julkisten arkistoitavien tietoaineistojen saavutettavuutta ja käytettävyyttä. * Toimintaa ja toimintaprosesseja vastaava arkistonmuodostus sekä tietojen käsittelykäytännöt tunteva henkilöstö luovat perustan tietoaineistojen sujuvalle käytölle. * Hakutoiminnallisuudet sekä tietojen tehokkaan käytön mahdollistaminen on huomioitu kaikkien tietoaineistojen arkistoinnissa. * Organisaatiosi tietoaineistot ovat saatavilla, ja organisaatiosi tarjoaa mahdollisuuksia aineistojen tutkimiseen. *** ** * ** *** ### Arviointilista: Tietojärjestelmien arviointi Arkistovaiheessa olevaa digitaalista tietoa voidaan ennen pitkäaikaissäilytyksen piiriin siirtämistä säilyttää siinä järjestelmässä, jossa se on muodostunut, alkuperäisen järjestelmän korvanneessa järjestelmässä tai esimerkiksi erillisessä säilytysjärjestelmässä. Oleellista on, että järjestelmän ominaisuudet tukevat luotettavaa säilyttämistä. Tietojärjestelmien arviointi -lista perustuu toimenpidepolun omaan sisältöön ja eurooppalaisten kansallisarkistojen yhteistyönä kehitettyihin [Archiving by Design](https://www.archivesportaleurope.net/tools/archiving-by-design/) -kriteereihin. Kriteerit auttavat arvioimaan, miten tietojärjestelmät ja toimintatavat vastaavat arkistoitavan ja muuten pitkään säilytettävän tiedon säilyttämiseen liittyviä vaatimuksia. Voit käyttää listaa joko organisaatiosi itsearviointiin tai osana muuta tietojärjestelmiin tai -prosesseihin liittyvää arviointia. Katso myös nämä toimenpidepolun osiot: * [Arvioi tietojärjestelmiä suhteessa arkistoinnin vaatimuksiin](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/oppaat/v1/varmista-tiedon-eheys-ja-sailyminen#Etappi4.Varmistatiedoneheysjas%C3%A4ilyminen-Apuatietoj%C3%A4rjestelmienarviointiin) * [Etappi 4. Varmista tiedon eheys ja säilyminen](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/varmista-tiedon-eheys-ja-sailyminen.md) Arviointilistan käyttötapa riippuu muun muassa siitä, missä tietojärjestelmän elinkaaren vaiheessa sitä hyödynnetään. **Tietojärjestelmän hankinnan, suunnittelun tai kehittämisen yhteydessä** kannattaa huomioida listan kaikki kohdat. Jos **järjestelmästä ollaan luopumassa,**on hyvä keskittyä näihin kohtiin: * Tietomalli ja dokumentaatio ARVIOINTIKRITEERI 1 * Säilytysajat ja arkistollisen arvon määritys ARVIOINTIKRITEERI 2 * Siirtäminen ja metatiedot ARVIOINTIKRITEERI 5 ARVIOINTIKRITEERI 7 * Suositellut/avoimet tiedostomuodot ARVIOINTIKRITEERI 4 Luopumistilanteessa arviointi on hyvä tehdä sekä vanhalle että uudelle järjestelmälle. Arviointitietoa voidaan hyödyntää uuden järjestelmän suunnittelussa ja tietoaineistojen siirtämisessä pois vanhasta järjestelmästä. Arviointilistassa käytetään käsitettä **tieto-objekti.** Käsitteellä tarkoitetaan tässä yhteydessä itsenäistä tietojoukkoa, jota käsitellään yhtenä kokonaisuutena ja jolla on oma identiteetti. Tieto-objektilla on esimerkiksi nimeke tai tunniste, joka erottaa sen muista tietokohteista. Käytännössä tieto-objekti voi tarkoittaa erilaisia tietokokonaisuuksia ja tietojoukkoja, joihin arkistoinnin toimenpidepolun yhteydessä on viitattu muun muassa asiakirjana, tietoaineistona, tietoelementtinä, tietoryhmänä tai ilmentymänä. |--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **ARVIOINTIKRITEERI 1 **Tietomalli ja dokumentaatio**** | | **MITÄ?**Tietojärjestelmästä ylläpidetään tietomallia, jossa on kuvattu kaikki järjestelmän sisältämät tieto-objektit. Tietomallin tietojen pitää olla yhdistettävissä organisaation käsitemalleihin, luokituksiin ja ryhmityksiin, kuten asiaryhmityksiin, tehtäväluokituksiin tai tietoryhmiin. **MIKSI?**Suuri osa tiedonhallinnan ja arkistoinnin toimenpiteistä on riippuvaisia tietoaineistoja koskevista kuvauksista ja luetteloista. Tietomalli auttaa erilaisia toimijoita sekä ymmärtämään tietoaineistojen kontekstia että arvioimaan niiden arkistollista arvoa ja tarvittavia käyttörajoituksia. Tietomallin avulla voidaan arvioida myös tiedon ja tietoaineistojen eheyttä, todistusvoimaisuutta ja käyttötapoja. Huomaa, että laajojen tietojärjestelmien tietomallit voivat koostua useista alimalleista. **MITEN?** Hyvä tietomalli: * kuvaa tieto-objektit ja niiden merkityksen eli semantiikan yhtenäisen käsitteistön avulla. * kuvaa ja selittää tieto-objektien väliset suhteet ja rakenteet. * sisältää perustiedot tieto-objektien käytöstä ja hallinnasta, muun muassa niistä vastuussa olevat ja niitä hyödyntävät tahot. * kuvaa tieto-objektien sisältämää tietoa ja niihin (liittyvää metatietoa. * noudattaa standardoitua mallinnuskieltä, esimerkiksi UML-notaatiota. * on saatavilla avoimessa esitysmuodossa, ja on kaikkien sitä tarvitsevien helposti käytettävissä. Substanssiasiantuntijoiden lisäksi tietomallia tarvitsevat yleensä tiedonhallinnasta ja arkistoinnista vastaavat henkilöt ja esimerkiksi järjestelmätoimittajat. * on ylläpidetty ja ajan tasalla. Mallia pitää arvioida ja päivittää, jotta se pysyy käyttökelpoisena, luotettavana ja tarkkana. * muodostuu ja päivittyy mahdollisimman automaattisesti, esimerkiksi siten, että järjestelmien tietomallien muutokset vaikuttava suoraan tietomalliin. ✔ ESIMERKKIKYSYMYKSIÄ ARVIOINTIA VARTEN * Kattaako tietomalli kaikki tieto-objektit? * Kattaako tietomalli kaiken tieto-objekteihin liittyvän metatiedon? * Onko tieto-objektit kuvattu riittävän ymmärrettävästi? * Saako tietomallin avulla yleiskuvan tiedon omistajista ja käyttäjistä? * Onko tietomalli saatavilla määrämuotoisessa ja käytettävässä muodossa? * Onko tietomalli ajan tasalla? * Mitä suhteita tai riippuvuuksia järjestelmällä on muihin järjestelmiin? * Onko tietojärjestelmää koskeva muu dokumentaatio riittävän ajantasaista ja kaikkien sitä tarvitsevien käytettävissä? * Pitääkö arkistoinnin hallintaa ajatellen tuottaa ja ylläpitää lisädokumentaatiota? | | **ARVIOINTIKRITEERI 2 **Säilytysaika ja arkistollisen arvon määrittäminen**** | | **MITÄ?**Kaikille tieto-objekteille on määritelty säilytysaika ja niiden arkistollinen arvo on määritetty. Organisaatiolla on tietojärjestelmän sisältämän tiedon elinkaaren hallintaa varten säilytysaikasuunnitelma ( vrt. tiedonohjaussuunnitelma), jota hyödynnetään tietojärjestelmässä. **MIKSI?**Organisaation pitää tietää, miksi se kerää ja ylläpitää tietoa ja miten tietoaineistojen pitää olla käytettävissä. Tämän tiedon perusteella se voi arvioida, mitkä tietoaineistot pitää säilyttää pitkään tai arkistoida ja mitkä ovat määräajan säilytettäviä. Säilytysaikojen ja arkistollisen arvon määritteleminen mahdollistaa tiedon hallintaan liittyvien elinkaaritapahtumien toteuttamisen tietojärjestelmissä. Elinkaaren hallinnan näkökulmasta tärkeitä tapahtumia ovat muun muassa tiedon metatietojen tuottaminen ja muuttaminen, tuhoaminen tai migraatiot eli tiedon siirtäminen arkistoon tai toiseen järjestelmään. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja tiedonhallintalaki edellyttävät, että tiedot on säilytysajan päättymiseen jälkeen viipymättä joko tuhotaan tai arkistoidaan. **MITEN?** * Säilytysaikatieto pitää toteuttaa metatietona tietojärjestelmissä. Metatiedon avulla voidaan toteuttaa tiedon tuhoamiseen, siirtämiseen, arkistointiin tai muihin elinkaaritapahtumiin liittyviä toiminnallisuuksia. * Tiedolle/tietoaineistolle ja sitä koskevalle metatiedolle pitää tarpeen mukaan määritellä eri säilytysajat. Joskus metatiedot säilytetään, vaikka itse tiedon tai tietoaineiston säilytysaika on päättynyt. * Tietoaineistoille määriteltyjä säilytysaikoja pitää pystyä tarvittaessa arvioimaan ja muuttamaan, jos lainsäädäntö tai toiminta muuttuu. Muutokset pitää pystyä toteuttamaan tietojärjestelmissä. * Huomaa, että säilytysajan hallinta pitää ulottaa kaikkiin tarvittaviin järjestelmiin. Tietoaineistoista voi olla erilaisia versiota useissa eri järjestelmissä. ✔ ESIMERKKIKYSYMYKSIÄ ARVIOINTIA VARTEN * Onko kaikki tieto-objektit arvonmääritetty? * Onko kaikille tieto-objekteille määritelty säilytysaika? * Onko säilytysaikojen määrittelyssä huomioitu kansallinen sääntely ja suositukset? * Miten säilytysaikojen käytännön hallinta on toteutettu tietojärjestelmässä? * Ovatko arvonmäärityksen perustelut tarkoituksenmukaisia ja ymmärrettäviä? Muista, että alkujaan digitaalisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmäärityksen kohteena ovat tietojärjestelmiin sisältyvät tiedot, eivät tietojärjestelmät. Tehtäväkohtaiset tietoaineistot voivat sisältyä yhteen tai useampaan tietojärjestelmään. Tämän vuoksi loogisten tietovarantojen hahmottaminen on keskeistä arvonmäärityksessä. | | **ARVIOINTIKRITEERI 3 **Hakutoiminto ja esitysmuodot**** | | **MITÄ?**Jokaiselle tieto-objektille on määritelty esitysmuoto, jota tietojärjestelmässä käytetään. Tieto-objekteja pystytään hakemaan järjestelmän hakutoiminnallisuuksilla. Yhdellä tieto-objektilla voi olla useita esitysmuotoja. Sillä on kuitenkin aina oltava vähintään yksi esitysmuoto, joka kattaa kaiken siihen liittyvän tiedon ja metatiedon. Toimenpidepolun etapeilla esitysmuodosta on käytetty myös käsitettä säilytysmuoto tai ilmentymä. **MIKSI?** Tiedon käytettävyys pitkällä aikavälillä edellyttää, että tieto-objektit ovat kaikissa elinkaarensa vaiheissa haettavissa ja niillä on ymmärrettävä esitysmuoto. **MITEN?** * Hakutoiminnoista pitää löytyä sekä tietosisältöön kohdistuva tekstihaku että metatietoihin perustuva laajennettu tai tarkennettu haku. * Haku pitää pystyä rajaamaan tiettyihin kohteisiin. * Hakutoiminnon ja esitysmuotojen pitää olla kaikkien niiden käyttäjien saatavilla, joilla on niihin oikeudet. * Tarvittaessa eri käyttäjäryhmiä varten tulee tarjota erilaisia hakutapoja ja esitysmuotoja. Esimerkiksi henkilöstöllä on yleensä erilaiset haku- ja tarkastelumahdollisuudet kuin asiakkailla. * Tieto-objektin esitysmuodolla pitää olla tunniste, jolla siihen voidaan viitata. ✔ ESIMERKKIKYSYMYKSIÄ ARVIOINTIA VARTEN * Kattaako tekstihaku kaikki tieto-objektit? * Onko haku- ja esitystavat räätälöity määriteltyjä käyttäjäryhmiä silmällä pitäen? * Ovatko hakutulokset johdonmukaisia ja luotettavia? * Onko tieto-objektien kaikilla esitysmuodoilla pysyvä tunniste, esimerkiksi URL? * Missä muodossa järjestelmä esittää tietoaineistot ja asiakirjat? * Miten tieto-objekteja pystytään järjestelmässä etsimään, tarkastelemaan ja käyttämään? * Mitä riskejä tiedon säilyttämiseen ja käytettävyyteen järjestelmässä liittyy? | | **ARVIOINTIKRITEERI 4 **Avoimet/suositellut tiedostomuodot**** | | **MITÄ?**Tieto-objekteja säilytetään tai ne ovat tarvittaessa hallitusti konvertoitavissa suositeltuihin ja standardoituihin tiedostomuotoihin. **MIKSI?**Suositeltujen tiedostomuotojen hyödyntäminen lisää tiedon käytettävyyttä ja käyttöikää. **MITEN?** * Ylläpidä tietoa käyttötarkoitukseen soveltuvista standardeista tai formaateista. Suosi standardoituja ja laajasti käytössä olevia tiedostomuotoja. Hyödynnä Kansallisarkiston listaa vastaanotettavista tiedostomuodoista. * Huomioi tiedostomuodon tunnistamiseen liittyvät toiminnallisuudet tarvittavilta osin esimerkiksi tiedon laatimiseen, vastaanottoon ja siirtämiseen liittyvissä työnkuluissa. * Kun tietoaineistoja vastaanotetaan muissa kuin suositelluissa tiedostomuodoissa, säilytä ne alkuperäisessä muodossaan ja tee konvertointi ainoastaan tarvittaessa. * Testaa tiedostokonversioissa hyödyntämäsi ohjelmistot huolellisesti ennen niiden käyttöönottoa. * Arvioi ja päivitä suositeltavien tiedostomuotojen listaa säännöllisesti sekä tiedon laatimisessa tai tiedostokonversiossa käytettäviä työkaluja. * Tukeudu tiedon siirtämisessä avoimiin ja monikäyttöisiin tiedostomuotoihin (txt, xml, rdf, json). Käytä yleisesti käytettyjä ja hyväksyttyjä skeemoja ja muita tietorakenteita aina, kun se on mahdollista. * Varmista, että tietosisällön lisäksi kaikki tarvittava metatieto (esimerkiksi sarakkeiden otsikot) seuraa aina mukaan, kun tietoa siirretään. ✔ ESIMERKKIKYSYMYKSIÄ ARVIOINTIA VARTEN * Onko suositeltuun tiedostomuotoon perustuva esitysmuoto tai konvertointi siihen mahdollista kaikkien tieto-objektien kohdalla? * Hyödynnetäänkö suositeltuja tiedostomuotoja koskevia Iistauksia järjestelmällisesti? * Onko konversioissa käytettäviä työkaluja testattu riittävästi? * Onko tiedon/datan siirtämisessä tarvittavat tietorakenteet ja tiedostomuodot määritelty? Ylläpidetäänkö määrittelyjä? * Vastaavatko tiedon/datan siirtorakenteet tai tiedostomuodot tiedon tulevia käyttötarpeita? * Millaisia merkittäviä muutoksia tai tapahtumia järjestelmän elinkaaren aikana on tapahtunut? Onko päivitykset, migraatiot ja konversiot dokumentoitu? Löytyykö niihin liittyvää dokumentaatiota muista järjestelmistä tai esimerkiksi arkistoinnin ja tiedonhallinnan kuvauksista? | | **ARVIOINTIKRITEERI 5 **Metatieto**** | | **MITÄ?**Kaikkiin tieto-objekteihin liittyy tai niihin on vaivattomasti liitettävissä kattava ja ajantasainen metatietokokonaisuus, jonka avulla niitä on mahdollista hallinnoida, ymmärtää ja etsiä. Metatiedon pitää olla hakutoiminnallisuuksien hyödynnettävissä. **MIKSI?**Ajantasainen ja kattava metatieto mahdollistaa tieto-objektien etsimisen, hallinnoinnin ja käytettävyyden. Se tarjoaa myös tietoaineistojen alkuperästä ja muusta kontekstista informaatiota, joiden avulla voidaan varmistaa niiden käytettävyys pitkällä aikavälillä. **MITEN?** * Hyödynnä tiedonhallintaan, asiakirjahallintaan ja arkistointiin liittyviä metatietovaatimuksia. * Metatiedon laatu, saatavuus ja ylläpito on erityisen tärkeää, kun kyse on pitkään säilytettävistä tietoaineistoista. Varmista, että tämä otetaan huomioon, kun metatietoon liittyviä sääntöjä kehitetään. * Automatisoi metatiedon tuottaminen aina kun se on mahdollista. Jos metatietoa pitää lisätä manuaalisesti, varmista, että sitä varten on olemassa selkeä toimintatapa ja ohjeistus. * Muodosta metatietoa tiedon laatimisen aikana. Sekä virheiden että kustannusten määrä lisääntyy, jos metatietoa joudutaan lisäämään jälkikäteen. * Varmista, että tieto-objektiin liittyy kuvailevan metatiedon lisäksi riittävästi hallinnollista metatietoa ja tiedon alkuperää koskevaa kontekstimetatietoa, jotta se pystytään löytämään ja sen alkuperä ja siihen liittyvät asiayhteydet ymmärtämään. ✔ ESIMERKKIKYSYMYKSIÄ ARVIOINTIA VARTEN * Mitä metatietomalleja organisaatiossa käytetään? Mitä metatietomalleja järjestelmissä hyödynnetään? * Miten metatietomallit vastaavat lainsäädännön tai toiminnan asettamia vaatimuksia? * Miten metatietojen hallinta pitkällä aikavälillä on huomioitu järjestelmässä? Huomaa, että rajanveto tietosisällön ja metatiedon välillä ei ole yksiselitteistä varsinkaan silloin, kun on kyse rakenteisesta digitaalisesta tiedosta. | | **ARVIOINTIKRITEERI 6 **Tuhoaminen**** | | **MITÄ?**Tieto-objektit tuhotaan niiden säilytysajan mukaisesti. Hallittu tuhoaminen edellyttää myös tuhoamisen dokumentointia. **MIKSI?** Mikäli säilytysajat on määritelty oikein, tuhoaminen auttaa organisaatioita "siivoamaan" tietojärjestelmiä sekä keskittämään resursseja pitkään säilytettävän tiedon vaatimiin hallintatoimenpiteisiin ja laitteisiin. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja tiedonhallintalaki edellyttävät, että henkilötiedot säilytysajan päättymiseen jälkeen viipymättä joko tuhotaan tai arkistoidaan. **MITEN?** * Tieto-objektin säilytysaika pitää määritellä sen metatiedoissa. * Säilytysajan päättymisestä pitää muodostua automaattinen merkintä ja ilmoitus, jonka jälkeen tieto-objekti voidaan tuhota. * Tuhoamispäätöstä pitää pystyä tarvittaessa arvioimaan uudelleen erityisesti silloin, kun säilytysaikojen määrittelyyn tai toteutustapaan liittyy epävarmuuksia. * Kun säilytysajan päättymistä ei voi automatisoida, varmista, että tuhoamisen toteuttamiseen kehitetään muita selkeitä ja ylläpidettäviä toimintamalleja. * Tuhoamisesta pitää muodostua vaadittavat ilmoitukset. * Varmista, että saman tieto-objektin kaikki tuhottavaksi määritellyt versiot tuhotaan. * Varmista, ettei tieto-objektin tuhoaminen vaaranna tai tuhoa tietoja, joita muut tieto-objektit edelleen tarvitsevat. ✔ ESIMERKKIKYSYMYKSIÄ ARVIOINTIA VARTEN * Onko tuhoamisen edellyttämät toiminnallisuudet toteutettu järjestelmässä? * Onko tuhoamistoiminnallisuuksia testattu riittävästi? * Ovatko tuhoamispäätösten tarkistamiseen liittyvät toiminnallisuudet riittävän joustavia? * Muodostuuko tuhoamisesta sitä dokumentoiva todistus tai muu vaadittava tieto? | | **ARVIOINTIKRITEERI 7 **Tietoaineistojen siirtäminen**** | | **MITÄ?**Tieto-objektit voidaan riittävän, luotettavan, testatun ja helppokäyttöisen siirtotoiminnallisuuden (myös vienti, engl. export) avulla tarvittaessa siirtää eli migroida toiseen järjestelmään tai arkistoon. **MIKSI?**Migraatiot mahdollistavat pitkään säilytettävän tiedon käytettävyyden yli ohjelmisto- ja laitteistosukupolvien. Esimerkkejä siirtotilanteista ovat tiedon siirtäminen arkistoon ja pitkäaikaissäilytykseen tai tietojärjestelmän vaihtaminen järjestelmän vanhentumisen vuoksi. **MITEN?** * Varmista, että järjestelmän siirtotoiminnallisuus kattaa kaikki tieto-objektit ja niihin liittyvän metatiedon. * Testaa siirtotoiminnallisuutta. Varmista, ettei siirrettävän tiedon eheys vaarannu. * Varmista, että käytössä on massasiirtotoiminnallisuus, joka mahdollistaa useiden (tuhansien) kohteiden siirtämisen kerralla. * Kehitä säilytysjärjestelmään tai arkistoon siirtämistä varten automaattiset muistutukset silloin, kun siirto on suunniteltu elinkaaritapahtuma. * Varmista, ettei siirrettyjä tietoja poisteta järjestelmästä ennen kuin siirron onnistuminen on varmistettu. ✔ ESIMERKKIKYSYMYKSIÄ ARVIOINTIA VARTEN * Kattaako siirtotoiminnallisuus kaikki tieto-objektit? * Onko siirtotoiminnallisuutta testattu riittävästi? * Onko käytettävissä massasiirtotoiminnallisuus? * Onko tiedon/datan siirtämisessä tarvittavat tietorakenteet ja tiedostomuodot määritelty? Ylläpidetäänkö määrittelyjä? * Säilyvätkö tieto-objektien väliset suhteet ja rakenteet siirrossa? * Vastaavatko tiedon/datan siirtorakenteet ja/tai tiedostomuodot tulevia käyttötarpeita? * Pystytäänkö siirrossa hyödyntämään haluttuja standardoituja siirtopakettiratkaisuja? Huomaa, että siirtoihin liittyvien muistutusten toiminnallisuudet ja tarpeet ovat hyvin samanlaisia kuin säilytysajan päättymiseen ja tuhoamiseen liittyvät toiminnallisuudet. Näitä ei kuitenkaan saa sekoittaa toisiinsa. Toisen toimenpiteen lopputulos on siirto esimerkiksi arkistoon, kun taas toisen tiedon peruuttamaton tuhoaminen. | | **ARVIOINTIKRITEERI 8 **Käyttöoikeudet ja -rajoitukset**** | | **MITÄ?**Tieto-objektit ovat kaikkien niiden tahojen käytettävissä, joilla on niihin käyttöoikeudet. Jos tieto-objekti sisältää rajoitettuja elementtejä, järjestelmän pitää pystyä muodostamaan siitä julkisesti käytettävä esitysmuoto. **MIKSI?**Jotta tieto olisi pitkäaikaisesti käytettävissä, sen pitää olla mahdollisimman laajasti saatavilla. Käyttäjille pitää olla pääsy tietoon sen julkisuusasteen rajoissa. **MITEN?** * Ylläpidä dokumentaatiota käyttörajoitusten lakiperusteista ja niihin liittyvistä linjauksista ja seurauksista. * Tiedon käytön tai näkyvyyden rajoittaminen pitää ulottaa tarvittaessa tietosisällön lisäksi myös tieto-objektin metatietoihin. Varmista, että tietomallissa ( ARVIOINTIKRITEERI 1 ) on määritelty, mitkä esitysmuodot ovat väliaikaisia ja mitkä pitää säilyttää ja arkistoida. ✔ ESIMERKKIKYSYMYKSIÄ ARVIOINTIA VARTEN * Onko julkisuuteen ja salassapitoon liittyvät metatiedot tuotettavissa johdonmukaisesti ja yksiselitteisesti esimerkiksi valintalistojen avulla? * Ovatko julkiset ja salassa pidettävät tiedot erotettavissa toisistaan? * Miten käyttörajoitukset on toteutettu järjestelmässä? * Miten mahdollisiin immateriaalioikeuksiin liittyvät käyttöoikeudet on toteutettu? * Miten käyttörajoituksen alaista tietoa voi järjestelmässä tutkia? * Onko järjestelmässä käytetty anonymisointiin tai pseudonymisointiin liittyviä keinoja? Miten keinot on dokumentoitu? Arkistoinnin ja arvonmäärityksen näkökulmasta pitää muistaa, että niin tieteelliselle kuin muullekin tutkimukselle on tärkeää, että arkistoitavat tietoaineistot antavat oikean, totuudenmukaisen sekä riittävän kattavan ja edustavan kuvan siltä ajalta, johon ne liittyvät. Esimerkiksi anonymisointi voi heikentää tietoaineistojen informaatioarvoa ja vaarantaa todistusvoimaisuuden, jolloin niitä ei voida enää pitää autenttisina, luotettavina, eheinä ja käytettävinä tutkimuksen lähteinä. Lisäksi anonymisointi kaventaa aineiston käyttömahdollisuuksia ja estää henkilötietojen yhdistämisen muihin tietoihin. Ks. myös [Etappi 2. Mitä arkistoit - määritä tietoaineistojesi arkistollinen arvo ja säilytysmuoto](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/mita-arkistoit-maarita-tietoaineistojesi-arkisto.md) | | **ARVIOINTIKRITEERI 9 **Tietoturva**** | | **MITÄ?** Tietojärjestelmä on organisaatiokohtaisten, kansallisten ja kansainvälisten tietoturvallisuusvaatimusten mukainen. **MIKSI?**Riittävät tietoturvallisuustoimenpiteet ovat pitkällä aikavälillä tiedon eheyden ja autenttisuuden varmistamisen kannalta ratkaisevia. Tiedon hyödyntäjän pitää pystyä luottamaan siihen, että kaikki tiedot on tallennettu järjestelmään riittävin valtuuksin ja että ne on koko elinkaarensa ajan suojattu luvattomilta muutoksilta. **MITEN?** Varmista, että tietoturvan toteuttamisessa noudatetaan kansallisia tietoturvavaatimuksia ja -linjauksia ja että omaa organisaatiotasi koskevat suositukset ja standardit ovat tiedossa. ✔ ESIMERKKIKYSYMYKSIÄ ARVIOINTIA VARTEN * Vastaako tietoturvan toteutus tietojärjestelmässä kansallisia ja kansainvälisiä vaatimuksia ja oman organisaation ohjeita? * Onko järjestelmän teknistä turvallisuutta testattu esimerkiksi tietoturva-auditoinnilla? | *** ** * ** *** --- version: "1.0" language: "fi" --- # Arvonmääritys-webinaari (6.5.2025) **Tyyppi:** Webinaari **\| Aika:** 6.5.2025**\| Kesto:**2:10:19 Webinaarissa käydään läpi arvonmäärityksen työvaiheita, kuten tietoaineistojen arvonmääritystä viranomaisissa ja seulontaesityksen tekemistä Kansallisarkistolle. Tilaisuudessa esitellään myös seulontaesityslomakkeen päivitettyä versiota ja arvonmääritys- ja seulontapolitiikan uudistamisen periaatetason tavoitteita. [![Kuvalinkki webinaariin.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_810cfbd44a9c2d61763deaea10bec084f3494979d090d29366fedca6569f6798/image-20250514-130011.png?cb=23eefc33e18d07e01f545956676f1260)](https://players.icareus.com/kansallisarkisto/embed/vod/349038601/260125483) Arvonmäärityksen työvaiheiden esittelyn sisältö perustuu marraskuussa 2024 julkaistuun [Arkistoinnin toimenpidepolku -verkko-oppaaseen](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistoinnin-toimenpidepolku) ja [Arvonmäärityksen ja seulonnan uudistettuun verkkosivustoon](https://kansallisarkisto.fi/arvonmaaritys-ja-seulonta). Webinaarin diaesitykset [Arvonmäärityksen webinaari 6.5.2025_teemat 1, 2 ja 3.pdf](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_4b1568336467c0b62699382e06a82a62083b905242cef02ee53b32e7632df040/Arvonm%25C3%25A4%25C3%25A4rityksen%2520webinaari%25206.5.2025_teemat%25201,%25202%2520ja%25203.pdf.md?cb=bbd9151136482f19eda9252098d4615b) [AS-webinaari, tausta ja tavoitteet 6.5.2025.pdf](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_635751581878ef9d798f6991f710b112479e6222ac84304642952e4e2ea860ca/AS-webinaari,%2520tausta%2520ja%2520tavoitteet%25206.5.2025.pdf.md?cb=0e8f2f70178124ab7c66897859819ee1) [Seulontaesityslomake 020525.pdf](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d361d138e5c3f77288c8c3e8ee811fc4be20fcad78bab517660c98c5dc8f001d/Seulontaesityslomake%2520020525.pdf.md?cb=11d0ace62f2c59f3e0904337b36d95d8) ![:info:](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_f9b465853d73af335e5ee9a8ad99a60d5f0b4af3795ef4bfd6b7d522a7f0c4be/atlassian-info?cb=feab5cd71111204d6b52545f3027dd0c) Kansallisarkisto järjestää verkkoympäristössä [Arkistoinnin osaaja -webinaareja ja -ohjaustilaisuuksia](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/tallenteet/v1/arkistoinnin-osaaja-sarjan-webinaarit). Tilaisuuksissa käydään läpi arvonmääritykseen ja seulontaan, arkistoinnin suunnitteluun, digitointiin ja aineistojen siirtoihin liittyviä teemoja. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Asiakirjojen säilymisen turvaaminen Arkiston järjestämisen lisäksi on huolehdittava analogisten asiakirjojen fyysisestä säilymisestä. Säilymiseen vaikuttavat arkistoon sisältyvien materiaalien laatu sekä tilat ja olosuhteet, joissa arkistoa säilytetään. ## Arkistokelpoiset materiaalit Säilytysmateriaalien merkitys kasvaa sen mukaan, mitä pidempään aineistoja täytyy säilyttää. Kun kyse on analogisessa muodossa arkistoitavista asiakirjoista, on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, millaisia materiaaleja käytetään. Arkistokelpoiset materiaalit tarkoittavat esimerkiksi paperiasiakirjan tuottamiseen liittyviä materiaaleja, kuten paperin ja musteen laatu, tai kirjoitusvälineitä ym. välineitä, joilla pyritään takaamaan aineistojen ja niihin tehtävien merkintöjen säilyvyys. Suojamateriaalit lukeutuvat myös lavean arkistokelpoisten materiaalien määritteen alle. Ne nimensä mukaisesti suojaavat aineistoja. Erilaisia suojamateriaaleja ovat esimerkiksi suojapaperit/"vaippalehdet", arkistokotelot ja arkistolaatikot. **Miten arkistokelpoisista materiaaleista on ohjeistettu?** Arkistolain (831/1994, 11 §) mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava käyttäen pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä. Kansallisarkisto ja sen edeltäjät ovat antaneet aiemmin päätöksiä arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä. Nykyään ei päätöksiä enää anneta, eikä ylläpidetä luetteloa arkistokelpoisista materiaaleista. Kansallisarkisto suosittelee käytettävän paperimateriaaleja, jotka täyttävät viimeisimmän, eli vuoden 2010 arkistokelpoisuusmääräyksen kriteerit. Viimeisin arkistolaitoksen [päätös pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150197132/Arkistokelpoisuusmaarays%2015102010_kumottu.pdf/0701b9eb-3431-1170-d594-05b59cd48b8d/Arkistokelpoisuusmaarays%2015102010_kumottu.pdf) löytyy Kansallisarkiston verkkosivuilta kumotuista määräyksistä. Suojaamisessa tulisi käyttää Kansallisarkiston ohjeessa ([Analogisten arkistoitavien asiakirjojen suojaamisessa käytettävät materiaalit 2018](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#13459)) mainittujen kriteerien tasoisia selluloosapohjaisia suojamateriaaleja. Hankintoja tekevän tahon on itse varmistettava ennen tuotteen tilaamista, että se täyttää arkistokelpoisuusvaatimukset. **Suojamateriaalit** Suojamateriaalit jaetaan primäärisuojiin ja sekundäärisuojiin: * Primäärisuojiksi kutsutaan niitä suojamateriaaleja, jotka ovat suorassa kosketuksessa asiakirjoihin, kuten esimerkiksi suojapaperit ("vaippalehdet") ja valokuvien suojakuoret. * Sekundäärisuojiksi kutsutaan niitä suojamateriaaleja, jotka eivät ole suorassa kosketuksessa asiakirjoihin, kuten kotelot ja laatikot. ![DSC_0461 nimio-20250515-045041.jpg](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7fa66540e08b1498d89d85c2352597d566aba8e6f40223360258e88d84980200/DSC_0461%20nimio-20250515-045041.jpg?cb=5d1a68f033b3bbcfbac0fc551d702f86) **Kuva.**Arkistokelpoisia koteloita, joissa selkeät nimiöt. Päätearkistoon siirretyt asiakirjat säilytetään yleisimmin arkistokoteloissa. Koteloiden tulee olla arkistokelpoisia. Pitkään käytössä olleet vanhat ruskeat arkistokotelot eivät pääsääntöisesti ole arkistokelpoisia. Säilytysyksiköihin kiinnitettyihin nimiöihin käytetyn paperin ja liiman on oltava happamuudeltaan neutraalia. Valmiiden tarrojen osalta on nämä ominaisuudet varmistettava. Myös tarrojen kiinni pysyminen on kokeellisesti varmistettava. Nimiöiden merkinnät on tehtävä arkistokelpoisella menetelmällä. Kun analoginen tietoaineisto on jotain muuta kuin paperia, tulee miettiä, vaatiiko niiden säilyttäminen ja arkistointi erityisiä toimenpiteitä. Esimerkiksi valokuvien suojaamiseen ohjeistetaan käyttämään paksumpaa suojapaperia ja suojakuoria. Valokuvien suojamateriaalien laatukriteerit ovat vaatimuksiltaan paperiaineiston suojamateriaaleja tarkempia, joten valokuville soveltuvat primäärisuojat sopivat kaikille arkistoaineistoille. **Hyvä arkistokotelo suojaa asiakirjoja** * Arkistokotelon tulee suojata asiakirjat pölyltä, valolta ja jonkin verran olosuhteiden vaihteluilta. * Vesivahinko- tai sammutustilanteissa suojakotelo voi alkuvaiheessa suojata asiakirjat kastumiselta. * Hyvä arkistokotelo tai -kansio on sopivan kokoinen ja pakattu täyteen, muttei kuitenkaan liian täyteen. Liian suurissa tai väljissä koteloissa asiakirjat eivät pysy paikoillaan ja liian pienissä kansioissa paperien reunat taittuvat ja vaurioituvat. **Lue lisää** * [Kansallisarkiston ohjeesta pysyvästi säilytettävien asiakirjojen suojaamisessa käytettävistä materiaaleista ja suojamateriaaliohjeen liite: Luettelo soveltuvista suojamateriaaleista 3.9.2018](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#13459) * Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus: [Analogisten asiakirjojen säilymisen turvaaminen](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/analogisten-asiakirjojen-sailymisen-turvaaminen). *** ** * ** *** ## Arkistotilat Arkistolain (831/1994, 12 §) mukaan asiakirjojen tulee olla turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on myös lain mukaan säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos (nyk. Kansallisarkisto) erikseen määrää. Kansallisarkisto on antanut 1.3.2013 [arkistotilamääräyksen](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/maarays_ja_ohjeet_arkistotiloista01032013.pdf/ba531a19-a77c-bd89-9be5-09ae404ceddd/maarays_ja_ohjeet_arkistotiloista01032013.pdf?t=1677496871459) (AL/19699/07/01.01.00/2012) (pdf). Arkistotilaa suunniteltaessa tule ottaa huomioon **määräyksessä kuvatut rakenteelliset, paloturvallisuus-, ilmastointi- ja valaistus­ratkaisut.** Arkistotilamääräys on edelleen voimassa, vaikka se on jo osin vanhentunut. Se sisältää paljon viittauksia (osin vanhentuneita) ensisijaisesti rakentamismääräyskokoelman rakennusteknisiin ja muihin vaatimuksiin, jotka tulevat paremmin säänneltyä sitä kautta. Määräyksen suurin itsenäinen lisä tulee luvuista 7 Olosuhdevaatimukset ja 8 Kalusteet ja välineet ja myös luvusta 10. Viranomainen vastaa itse arkistotilojensa suunnittelusta, toteutuksesta ja hyväksymisestä. Arkistotilat jaetaan käytön mukaan kolmeen ryhmään: * käsiarkistot * lähiarkistot * päätearkistot. Lähi- ja päätearkistojen rakennustekniset vaatimukset ovat samat. Pienten viranomaisten asiakirjat voidaan säilyttää kokonaan lähiarkistotilassa, paloturvallisessa arkistokaapissa tai -holvissa. Arkistotilojen tulee suojata aineistot: * vedeltä ja haitalliselta kosteudelta * tulelta ja palokaasuilta * liialliselta lämpenemiseltä ja valolta * ilman epäpuhtauksilta * ilkivallalta, vahingonteolta ja luvattomalta käytöltä * poikkeusoloissa. **Olosuhdevaatimukset** Arkistotilan olosuhteiden tulee lämpötilan, ilman suhteellisen kosteuden ja puhtauden suhteen olla arkistoitaville asiakirjoille turvallisissa rajoissa. Asiakirjat säilyvät parhaiten matalissa lämpötiloissa. Arkistotiloissa on pyrittävä mahdollisimman tasaisiin olosuhteisiin, sillä suhteellisen kosteuden ja lämpötilan äkilliset vaihtelut rasittavat asiakirjoja eniten. **Lue lisää** * [Määräys ja ohje arkistotiloista 1.3.2013 (AL/19699/07.01.01.00/2012)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151497947/maarays_ja_ohjeet_arkistotiloista01032013.pdf/ba531a19-a77c-bd89-9be5-09ae404ceddd/maarays_ja_ohjeet_arkistotiloista01032013.pdf?t=1677496871459) * Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus: [Analogisten asiakirjojen säilymisen turvaaminen](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/analogisten-asiakirjojen-sailymisen-turvaaminen). *** ** * ** *** ## Homeongelmat Asiakirjojen säilyttäminen oikeissa olosuhteissa on tärkein toimenpide, jolla homeongelmat voidaan estää. Mikäli homeongelma on kuitenkin päässyt muodostumaan, on siihen syytä suhtautua vakavasti. **Jos epäilet hometta** * on olennaista estää homeisen aineiston sisältämien itiöiden leviäminen aineistoista ja tiloista toisiin. * eristä homeinen aineisto muusta aineistoista sijoittamalla se suojakoteloon tai käärimällä se suojapaperiin. * merkitse kaikki kotelot, joissa on homeista aineistoa. * huolehdi, että säilytystilassa on asianmukaiset olosuhteet. * hanki varmistus home-epäilylle ja turvaudu asiantuntijaan. Ota tarvittaessa yhteyttä Kansallisarkistoon. **Jos aineistossa todetaan aktiivista hometta tai homepölyä** * homepuhdistus pitää aloittaa mahdollisimman pian aineiston säilymisen turvaamiseksi ja henkilöiden turvaamiseksi. * homepuhdistuksen tekee aina asiaan erikoistunut alan asiantuntija * suojaa itsesi ja käytä asianmukaisia suojavälineitä. ![Kuva2.jpg](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_04000e952ae90290c28ebeeb67c490508b2ebf8c2627eff0e3bc649248b3d93b/Kuva2.jpg?cb=1ef87b217be681b8ddb54e8958d1176d) Kuva. Mikäli homeongelma on päässyt muodostumaan, on siihen syytä suhtautua vakavasti. * Homeen syntyyn vaikuttavat ilmankosteus, lämpötila ja ravinnonlähteenä toimiva kasvualusta. * Homelajikkeita on runsaasti, joten homeen tunnistaminen on haastavaa. * Homeongelmissa on usein syytä turvautua asiantuntija-apuun. 📚 **Lue lisää** * [Home-epäillyn tai homeisen aineiston käsittely](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/home-epaillyn-tai-homeisen-aineiston-kasittely) * Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus: [Analogisten asiakirjojen säilymisen turvaaminen](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/analogisten-asiakirjojen-sailymisen-turvaaminen). --- version: "1.0" language: "fi" --- # Huolehdi tiedostoistasi Löydät toimenpidepolun tästä osasta tietoa tiedostomuotojen ja tiedostojen laadun merkityksestä silloin, kun haluat varmistaa, että arkistoitavat tietoaineistot ovat luotettavasti saavutettavissa ja käytettävissä elinkaarensa myöhemmissä vaiheissa. *** ** * ** *** ## Rajaa tiedostomuotojen määrää, valvo tiedostojen laatua Digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen tavoitteena on varmistaa, että digitaalisessa muodossa olevat aineistot ovat hyödynnettävissä todistusvoimaisina ja käyttökelpoisina useita vuosikymmeniä tai -satoja. Pitkäaikaissäilytys perustuu siihen, että tietoaineistoja tarvittaessa muunnetaan häviöttömästi uuteen säilytyskelpoiseen muotoon. Siksi aineisto pitää siirtää arkistoon sellaisessa tiedostomuodossa eli formaatissa, jolle tarvittavat muunnokset pystytään tekemään. Organisaatiosi voi tukea tiedostojen säilymistä monilla käytännöllisillä toimilla, muun muassa: * Rajaamalla prosesseissa ja järjestelmissä käytettävien tiedostoformaattien joukkoa, kun kyse on arkistoitavista tai muuten pitkään säilytettävistä tietoaineistoista. Tässä kannattaa hyödyntää Kansallisarkistoon vastaanotettavien tiedostomuotojen päivittyvää listausta. * Valvomalla tiedostojen laatua eli niiden teknistä ja semanttista eheyttä tiedon elinkaaren eri vaiheissa. * Tekemällä ainoastaan harkittuja ja huolellisesti suunniteltuja tiedostomuunnoksia eli konversioita, joiden laatua valvotaan. Huomaa, että jokainen konversio sisältää riskejä tiedon menettämisestä. **Migraatiolla** tarkoitetaan tiedon ja tietoaineistojen kertaluonteista siirtoa esimerkiksi yhdestä järjestelmästä toiseen. Migraation alalaji tai sen osa on **konversio**, jossa tiedot muunnetaan esimerkiksi yhdestä tiedostomuodosta toiseen. Konversio voi liittyä esimerkiksi tiedostomuodon tai tietokannan tietorakenteiden muuttamiseen. *** ** * ** *** ## Ymmärrä tiedostomuotojen väliset erot **Tiedostomuoto -- hetkinen, mikä se on?** Digitaalisessa muodossa oleva aineisto muodostuu bittijonoista, joilla on aina jokin määrätty tiedostomuoto eli formaatti. Formaatti on käytännössä standardi. Sen perusteella voidaan luoda sovellus, jonka avulla bittijono esitetään ymmärrettävässä ja käyttökelpoisessa muodossa. Näin bittijonoista muodostuu esimerkiksi tekstidokumentteja, valokuvia, äänitteitä ja videoita. Osa tiedostomuodoista voi olla hyvin monimutkaisia ja tiettyä käyttötarkoitusta varten erikoistuneita. ![Kuva. Piirroshiiri pohtii, mitä tiedostomuoto tarkoittaa.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_0ba6f1939a46587b3ad81ac5fdc995426bc6e3134dc7c8d879e629119a21370c/image-20241003-123145.png?cb=7874e32136a39eaa1c37d64a57eecb31) Arkistoitavan tai muuten pitkään säilytettävän tiedon näkökulmasta on ongelmallista, että ajan mittaan sekä tiedostoformaatit että niihin liittyvät sovellukset muuttuvat. Formaatit ja niiden mukaiset tiedostot eivät yleensä tällöinkään katoa tai muutu käyttökelvottomiksi. Sovelluksen ylläpito voi kuitenkin jossain vaiheessa päättyä. Silloin myös formaatin hyödyntämisessä tarvittavat keinot ja työkalut voivat kadota kokonaan, eikä tiedostoja enää voida käyttää tai edes avata. Tiedostoformaatit myös kehittyvät nopeasti. Niistä on usein olemassa lukuisia eri versiota. Säilyvyyden näkökulmasta versiot poikkeavat toisistaan merkittävästi. Yllä mainittujen uhkien torjumisessa auttaa standardoitujen, dokumentoitujen ja yleisesti käytössä olevien tiedostoformaattien käyttäminen ja niihin liittyvien kriteerien noudattaminen. Näin varmistetaan sitä, että aineisto pystytään tarvittaessa muuntamaan yhä hyödyntämiskelpoiseen tiedostomuotoon. **Mitä tiedostomuotoja Kansallisarkisto ottaa vastaan?** [Kansallisarkistoon vastaanotettavat tiedostomuodot -luetteloa](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/digitaaliset-siirrot/ohjeet/kansallisarkistoon-vastaanotettavat-tiedostomuodot), joka löytyy [Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150424887/Siirto-ohje+-+Vastaanotettavia+tiedostoja+koskevat+vaatimukset+-+1.3.2023.pdf/a0f7cd87-7a1d-e1a3-edcc-1113324a4ad7/Siirto-ohje+-+Vastaanotettavia+tiedostoja+koskevat+vaatimukset+-+1.3.2023.pdf?t=1678176794556)[siirto-ohjeista.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/digitaaliset-siirrot/ohjeet/) Voit hyödyntää listausta organisaatiosi käyttämien tiedostomuotojen arvioinnissa, vaikka aineistoja ei oltaisikaan juuri nyt siirtämässä Kansallisarkistoon. Tiedostomuotoja koskevia ohjeita ja tietoja pitkäaikaissäilytykseen kelpaavista tiedostomuodoista päivitetään säännöllisesti. Kehitystä on hyvä seurata ja suunnitella omaa digitaalisen tiedon säilyttämistä myös tästä näkökulmasta. Pitkäaikaissäilyttämisen näkökulmasta laadukas tiedostomuoto: * noudattaa kansainvälisiä standardeja * on avoin, julkinen ja yleisesti käytössä * on hyvin dokumentoitu * on hyödynnettävissä itsenäisesti, eikä sisällä ulkoisia riippuvuuksia tai ole riippuvainen käyttöjärjestelmästä tai -alustasta. **Avoimet tiedostomuodot** ovat ei-kaupallisia tiedostomuotoja, joita kuka tahansa voi hyödyntää ilmaiseksi. Avoimet tiedostomuodot mahdollistavat datan ohjelmistoriippumattoman uudelleenkäsittelyn eli kaupalliset oikeudet eivät rajoita uudelleenkäyttöä. Tämä tukee pitkäaikaissäilytyksen tavoitteita. On kuitenkin hyvä huomata, että myös avoimet tiedostomuodot voivat muuttua käyttökelvottomiksi, kun niiden käyttöön liittyvä tuki ja ylläpito syystä tai toisesta katoaa. Digitaalinen pitkäaikaissäilyttäminen perustuu siihen, että aineistot muunnetaan uuteen säilytyskelpoiseen tiedostomuotoon hallitusti ja häviöttömästi. Aineiston kaikkien keskeisten ominaisuuksien pitää säilyä luotettavasti. Tämä perustuu tiedostomuotostandardien tarkkaan noudattamiseen ja automaattiseen laadunvarmistukseen. Tiedostojen pitää myös aina olla hyödynnettävissä itsenäisesti eli ne eivät saa olla riippuvaisia ulkoisista tietovarannoista, sovelluksista tai palveluista, joita ei säilytetä tiedoston yhteydessä. *** ** * ** *** ## Mistä tiedostomuodon tunnistaa? Tiedostomuunnosten edellytys on tiedostoformaatin tunnistaminen ja yksilöinti. Pelkän tiedostopäätteen perusteella formaattia ja sen säilytyskelpoisuutta ei kuitenkaan voi päätellä. Esimerkiksi PDF-formaatista (PDF -- Portable Document Format) on olemassa kymmeniä versioita. Eri versioiden mukaisilla tiedostoilla on kaikilla sama PDF-tiedostopääte (tiedostonimi.pdf). Vain osassa tiedostoversioista on otettu huomioon säilytyskelpoisuus. Formaatin jokaisella versiolla on kuitenkin oma yksilöllinen tunniste (engl. Persistent Unique Identifier, puid), jonka avulla voidaan viitata juuri tämän version ominaisuuksiin sekä ohjeissa että erilaisissa teknisissä rekistereissä. Esimerkki teknisestä rekisteristä on Iso-Britannian Kansallisarkiston digitaalisten säilytyspalvelujen tukemiseen kehittämä selainpohjainen tekninen formaattirekisteri [PRONOM](https://www.nationalarchives.gov.uk/pronom/) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7976a8a5d80aa10f692500975993395fef8cb10646fa3fd020037e56efa6d804/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) , josta löytyvät: * formaattien tekniset formaattitunnisteet * formaatin rakenteen tekniset tiedot * tieto formaattien tukemiseen tarvittavista ohjelmisto- ja laitteistoympäristöistä. Tiedostojen yksilöintiä ja tunnistamista helpottaa se, että ne on järjestetty ja nimetty määrämuotoisesti ja loogisesti. Tiedostonimi ei kuitenkaan yksin riitä vaan tarvitaan myös tiedostojen ja formaattien hallintaan liittyviä teknisiä metatietoja, muun muassa formaattitunnisteet. Metatietojen käyttötarkoitus liittyy sekä yksittäiseen tiedostoon että tiedostokokonaisuuden hallinnointiin, käytettävyyteen tai teknisiin piirteisiin. Niiden avulla voidaan myös varmistaa mahdollisten konversioiden laatua. **Formaattiversion yksilöllinen tunniste (esimerkki);** * PDF/A-formaatin PDF/A-2b-version yksilöllinen tekninen formaattitunniste on[**fmt/477**](https://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/Format/proFormatSearch.aspx?status=detailReport&id=1264) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7976a8a5d80aa10f692500975993395fef8cb10646fa3fd020037e56efa6d804/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * PDF-formaatin PDF/A-2a-version yksilöllinen tekninen formaattitunniste on [**fmt/476**](https://www.nationalarchives.gov.uk/PRONOM/Format/proFormatSearch.aspx?status=detailReport&id=1263) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7976a8a5d80aa10f692500975993395fef8cb10646fa3fd020037e56efa6d804/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) Tiedostomuodon tunnistamiseen liittyvät toiminnallisuudet olisi hyvä tarvittaessa huomioida sekä tiedon laatimiseen, vastaanottoon että siirtämiseen liittyvissä työnkuluissa. Tunnistamiseen on myös avoimesti saatavilla olevia työkaluja, esimerkkeinä muun muassa [DROID](https://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/preserving-digital-records/droid/) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7976a8a5d80aa10f692500975993395fef8cb10646fa3fd020037e56efa6d804/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ja [JHOVE](https://jhove.openpreservation.org/) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7976a8a5d80aa10f692500975993395fef8cb10646fa3fd020037e56efa6d804/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . *** ** * ** *** ## Tiedostojen hallinta ennen arkistosiirtoa Mitä pidempään tiedostoja säilytetään, sitä tärkeämpää on tukeutua suositeltuihin ja standardoituihin tiedostomuotoihin. Laadi tiedostomuotojen ja tiedostojen hallintaa tukevat toimintamallit vähintään arkistoitavan ja muuten pitkään säilytettävän aineiston osalta. Ylläpidä listausta käyttötarkoituksiin soveltuvista standardeista tai formaateista. Suosi standardoituja ja laajasti käytössä olevia tiedostomuotoja. Hyödynnä tässä Kansallisarkistoon vastaanotettavia tiedostomuotoja koskevaa listaa ja ohjeistusta. Seuraa ja arvioi organisaatiosi toimintaprosesseissa ja järjestelmissä hyödynnettävien tiedostomuotojen laatua ja määrää. Pohdi muun muassa näitä näkökohtia: * Onko tietoaineistojen hallinnassa ja siirtämisessä tarvittavat tietorakenteet ja tiedostomuodot määritelty? Ylläpidetäänkö määrittelyjä? * Vastaavatko rakenteet ja tiedostomuodot tiedon tulevia käyttötarpeita? * Onko hallittu konvertointi arkistoinnin näkökulmasta tarkoituksenmukaiseen tiedostomuotoon tarvittaessa mahdollista? Miten muunnosten laatu pystytään varmistamaan? Muista, että tiedostojen teknistä ja semanttista eheyttä voi tukea monin tavoin tiedon elinkaaren eri vaiheissa. Esimerkiksi tiedostomuodon tunnistamiseen liittyvät toiminnallisuudet voi tarvittaessa huomioida sekä tiedon laatimiseen, vastaanottoon että siirtämiseen liittyvissä työnkuluissa. Tiedostojen eheyttä ja muuttumattomuutta varmistetaan yleensä: * Säilyttämällä tiedostot vain lukutilassa (**read-only**). Muutoksia voidaan tällöin tehdä vain riittävin käyttöoikeuksin ja niin, että kaikki muutokset dokumentoituvat. * Hyödyntämällä aineistosta erillään säilytettäviä eheystarkisteita eli tiedostokohtaisia uniikkeja tarkistussummia. Ne ovat algoritmien generoimia merkkijonoja, joiden luomiseen on tarjolla monia avoimen lähdekoodin ohjelmistoja. Yleisiä eheysalgoritmeja ovat ainakin MD5, SHA-256 ja SHA-1. Tarkistussummaa ja tiedostoa vertaamalla pystytään huomaamaan, onko tiedosto muuttunut, esimerkiksi korruptoitunut. Muista kuitenkin, ettei eheystarkiste pysty kertomaan, millainen muutos on tapahtunut. Tämä pitää erikseen selvittää. Tiedostojen pitää lisäksi aina olla käytettävissä itsenäisesti; niiden hyödyntäminen tai tulkinta ei saa olla riippuvaista sellaisista ulkoisista tietovarannoista, sovelluksista tai palveluista, joita ei säilytetä tiedoston yhteydessä. On myös tärkeää, ettei tiedostojen avaamista, lukemista tai tallentamista uuteen muotoon ole teknisesti rajoitettu tai estetty - tiedostoja ei siis ole esimerkiksi salattu tai pakattu. Vaikka tietoturvallisuuteen liittyvät toimintatavat ja toimenpiteet yleisesti ottaen tukevat arkistointia, voi niissä piillä myös ongelmia. Esimerkiksi kirjoitussuojausta tulisi välttää eli tiedostoissa ei saa käyttää salasanasuojauksia, salaustekniikoita tai DRM (engl. Digital Rights Management, digitaalinen käyttöoikeuksien hallinta) -tekniikoita. Ne voivat estää aineiston käsittelyn niin, että sille ei pystytä suorittamaan tarvittavia pitkäaikaissäilytykseen liittyviä säilytystoimenpiteitä. *** ** * ** *** ## Tiedostokonversioiden suunnittelu ja hallinta Kaikki tietoaineiston elinkaaren aikana tehtävät muunnokset voivat vaarantaa tiedon säilymisen teknisesti tai sisällöllisesti eheänä. Ylimääräisiä tiedostomuunnoksia pitää välttää, eikä tiedostoja ole arkistoinnin vuoksi tarpeen muuntaa rutiininomaisesti toiseen tiedostomuotoon. Tee vain harkittuja, huolellisesti suunniteltuja tiedostomuunnoksia. Muista semanttisen ja teknisen laadun valvonta: * Kun harkittu tiedostomuunnos tehdään, se kannattaa sijoittaa laadunvalvonnan kannalta tarkoituksenmukaiseen tiedon elinkaaren vaiheeseen. * Testaa tiedostokonversioissa mahdollisesti hyödyntämäsi ohjelmistot huolellisesti ennen niiden käyttöönottoa. Muista myös niiden päivittäminen ja ylläpito. * Muunnosten laatua tulisi pystyä valvomaan pitkällä aikavälillä ja turvautua tarvittaessa myös tuotetun muunnoksen silmämääräiseen arviointiin. * Laadunvarmistuksen osana voi pitää myös toimintatapoja, joissa alkuperäinen tiedostomuoto säilytetään tiedostomuunnoksen rinnalla tai alkuperäisen tiedoston rinnalle tuotetaan muunnos silloin, kun alkuperäisen tiedostomuodon teknistä tai semanttista eheyttä ei voida taata. Erilaisilla validointityökaluilla voidaan varmistaa, että esimerkiksi PDF/A-tiedosto noudattaa PDF/A-standardia (**tekninen validointi)** . Validointityökalut eivät kuitenkaan yleensä pysty kertomaan, onko tiedoston tietosisältö muunnoksessa säilynyt täydellisenä ja eheänä (**semanttinen eheys**). Semanttisen eheyden näkökulmasta erityisen hankalia ovat suuria tiedostomääriä koskevat "massamuunnokset". Niiden yhteydessä pitää varmistaa, että alkuperäisen tiedoston koko tietosisältö siirtyy luotettavasti ja täydellisesti myös uuteen tiedostomuotoon. Tiedostokonversio kannattaa aina tehdä suoraan säilytyskelpoiseen tiedostoversioon tai tiedostomuotoon. Arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta tiedostomuodot voidaan karkeasti jakaa hyväksyttyihin tai suositeltaviin alkuperäisiin tiedostomuotoihin ja niin kutsuttuihin tallennusmuotoihin. Tallennusmuotoja ovat sellaiset tiedostomuodot, joihin tiedostot voidaan joissain tapauksissa muuntaa, mikäli alkuperäinen muoto ei täytä säilytysvaatimuksia. Tunnettu esimerkki tallennusmuodosta on PDF/A-formaatti, joka on kehitetty arkistoinnin ja pitkäaikaissäilyttämisen vaatimusten näkökulmasta. Tallennusmuodot säilyttävät yleensä hyvin tiedon ulkoasun ja tulkittavuuden. Alkuperäisen tiedostomuodon ominaisuudet lisäävät kuitenkin yleensä tietojen myöhempää käytettävyyttä. Mahdollisen tallennusmuotoon tuotetun tiedoston rinnalla on siksi suositeltavaa säilyttää myös alkuperäinen tiedostomuoto. Se voi hyvän käytettävyyden lisäksi olla tietosisällön, pitkäaikaissäilyttämisen ja arkistoinnin näkökulmasta arkistovaiheessa paras vaihtoehto. ✔ Esimerkki tallennusmuodosta: PDF/A PDF on standardoitu tekstimuotoisen dokumentin esittämiseen tarkoitettu, riippumaton ja avoin tiedostomuoto. Formaatin etu on alkuperäisen dokumentin visuaalisen ulkoasun ja rakenteen säilyttäminen muuttumattomina. PDF-tiedostoja voidaan myös tarkastella erilaisilla päätelaitteilla. Siitä on myös useita eri käyttötarkoituksia varten optimoituja versioita ja niiden alaversioita. **PDF/A**on PDF:n ISO-standardoitu versio, joka on kehitetty erityisesti arkistoinnin ja pitkäaikaissäilyttämisen vaatimusten näkökulmasta. PDF/A-mukaisista tiedostoista on riisuttu ominaisuudet, joita ei voida luotettavasti säilyttää pitkäaikaisesti. Näitä ovat muun muassa hyperlinkit dokumentin ulkopuolelle, skriptit, äänet, elävä kuva ja erilaiset salaukset. Lisäksi tiedoston osaksi on paketoitu tai upotettu (engl. embedded) muun muassa dokumentissa käytettyjen fonttien esittämisessä tarvittavat tiedot. PDF/A-muunnosten kohdalla on aina tärkeää varmistaa, että tuotettu tiedosto todella noudattaa formaatille PDF/A-standardissa asetettuja vaatimuksia (tiedoston tekninen validointi). **PDF/A:n alaversiot.** PDF/A:sta on erilaisia alaversioita (versiot 1, 2 ja 3). Versio on merkitty formaattitunnisteen yhteyteen. Formaattitunnisteen yhteydessä esitetään lisäksi laatuvaatimuksia koskeva tasotieto: * a = all, tiedosto täyttää kaikki määrityksen vaatimukset. Lisättynä erityisesti saavutettavuuteen liittyvät dokumentin rakenneosat. * b = basic, täyttää keskeiset vaatimukset ja on siis hieman löyhempi a-tasoon verrattuna. Olennaisin ero on, että b painottuu erityisesti visuaalisen rakenteen säilymiseen. * u = unicode, kaikille merkeille tulee löytyä unicode vastine. * Esimerkiksi PDF/A-3a-versio mahdollistaa sen, että PDF/A-tiedostoon voidaan upottaa sellaisia tieto-objekteja (esimerkiksi kuvia), jotka itsessään eivät ole säilytyskelpoisessa muodossa. Formaatin muodostajan vastuulla on aina varmistaa, että tiedostot ovat sekä PDF/A-rakenteen että siihen paketoidun tietosisällön osalta kokonaisuutena säilytyskelpoisia. *** ** * ** *** ## Muistilista * Arvioi prosesseissa ja järjestelmissä hyödynnettävien tiedostomuotojen laatua ja määrää. Rajaa määrää arkistoitavan ja muuten pitkään säilytettävän aineiston osalta. Hyödynnä tässä Kansallisarkistoon vastaanotettavien tiedostomuotojen päivittyvää listausta. * Valvo tiedostojen laatua validoimalla niiden teknistä ja semanttista eheyttä tiedon elinkaaren eri vaiheissa. * Tee vain harkittuja, huolellisesti suunniteltuja tiedostomuunnoksia eli konversioita, joiden laatua valvotaan. * Varmista, että: * Tiedostot ovat itsenäisesti käsiteltävissä. Ne eivät saa olla riippuvaisia ulkopuolisista tietovarannoista tai palveluista. Niistä ei saa puuttua niiden esittämiseen ja hyödyntämiseen liittyviä osia. Tällaisia voivat joskus olla esimerkiksi tiedostossa käytetyt fontit. * Tiedostoja ei ole salattu eli niissä ei saa käyttää teknisiä salausmekanismeja tai muita mekanismeja, jotka estävät aineiston avaamisen, säilyttämisen, konvertoinnin ja myöhemmän käytön tai vaikuttavat asiakirjan sisältöön. * Yksittäisiä tiedostoja ei ole erikseen pakattu tai paketoitu (esimerkiksi ZIP- tai TAR-paketit). Huomaa kuitenkin, että aineistoja Kansallisarkistoon siirrettäessä useista tiedostoista muodostuva siirtokokonaisuus voidaan siirtoa varten paketoida. * Tiedostoissa mahdollisesti käytetyt allekirjoitukset eivät estä tiedoston lukemista tai tallentamista uuteen tiedostomuotoon migraatiossa. * Tiedostoissa mahdollisesti olevat makrot tai vastaavat sovelluskoodit eivät saa estää tiedoston käsittelyä tai muuttaa tietosisältöä tiedostoa avattaessa. *** ** * ** *** --- version: "1.0" language: "fi" --- # Digitoinnin laadunvarmistus -webinaari (2.4.2025) **Tyyppi:** Webinaari **\| Aika:** 2.4.2025**\| Kesto:**1:35:40 Arkistoinnin osaaja -sarjan webinaarin aiheena on arkistoitavien asiakirjojen digitoinnin laadun varmistaminen. Teemoina ovat muun muassa digitointivaatimusten tausta ja tavoitteet, digitoinnin käynnistäminen ja laadun varmistaminen päivittäisen toiminnan yhteydessä. [![image-20250409-134115.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_604a2a35fc06e329b49ab0e5240d0ca0706a03224d77dddcebaaae95e7e33dd2/image-20250409-134115.png?cb=353979f7921fba58fc0180c303823c20)](https://players.icareus.com/kansallisarkisto/embed/vod/340698102) Webinaarin diaesitykset [Kansallisarkiston digitointivaatimusten tausta ja tavoitteet.pdf](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_27818a02a6f2d211a474c2d47590a45a791345c55d6816ebfcfce69baa8c9225/Kansallisarkiston%2520digitointivaatimusten%2520tausta%2520ja%2520tavoitteet.pdf.md?cb=cb730a4c979754339e03e31497d84df7) [Digitoinnin_Käynnistys_Webinaari-Esitys.pdf](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_4f8da5e2c7fa60a8f22e805aac182216803a638eee5e9277fbe0389b41bded82/Digitoinnin_K%25C3%25A4ynnistys_Webinaari-Esitys.pdf.md?cb=5486ba038a7eb042ebd92662c3bafec0) [Laadunvarmistus päivittäisessä tuotannossa_Webinaari-Esitys.pdf](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_8ffee2ba542b6f9c62c4bef1980c8709987defd3261a4be5de3476a4de652701/Laadunvarmistus%2520p%25C3%25A4ivitt%25C3%25A4isess%25C3%25A4%2520tuotannossa_Webinaari-Esitys.pdf.md?cb=56ca5ac105e69c7da6575a165d30839e) ![:info:](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_f9b465853d73af335e5ee9a8ad99a60d5f0b4af3795ef4bfd6b7d522a7f0c4be/atlassian-info?cb=feab5cd71111204d6b52545f3027dd0c) Kansallisarkisto järjestää verkkoympäristössä [Arkistoinnin osaaja -webinaareja ja -ohjaustilaisuuksia](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/tallenteet/v1/arkistoinnin-osaaja-sarjan-webinaarit). Tilaisuuksissa käydään läpi arvonmääritykseen ja seulontaan, arkistoinnin suunnitteluun, digitointiin ja aineistojen siirtoihin liittyviä teemoja. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Esimerkkejä arvonmäärityksestä **Huom!** Sisältö on osittain vanhentunut tai vanhentumassa lainsäädännön muutosten takia. Sisältö päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. Lue lisää Kansallisarkiston verkkosivuilta: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) Tutustu sivun esimerkkeihin ja opi millaisissa tilanteissa seulontaesitys on tehtävä ja mitä seikkoja sen laatimisessa kannattaa ottaa huomioon. ![Piirroshiiri pohtii puhekuplassa, tehdä vai eikö tehdä seulontaesitys. Siinäpä pulma.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_1a28cf750d8245b2e155d770fe80583a53bff187233e5557af96159901b68973/image-20241113-153404.png?cb=0042eff2fb8423c26013aca2a5e2fc4e) Arvonmääritys tehdään yhteistyönä: toimija tekee Kansallisarkistolle seulontaesityksen, jossa perustelee arkistoitavat tietoaineistot. Kansallisarkisto päättää ja perustelee arkistoinnin seulontapäätöksessä. *** ** * ** *** ## Tapaus 1: Aiempi seulontapäätös on vanhentunut ja koskee vain osaa tietoaineistoista Toimijan tehtävissä muodostuvien tietoaineistojen arvonmääritys on tehty edellisen kerran 2000-luvun alussa, jolloin arkistolaitos määräsi arkistonmuodostussuunnitelman perusteella asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä. Annettu päätös koski vain asianhallintajärjestelmän avulla hoidettuja tehtäviä ja siitä rajattiin pois kaikki ydintehtävien hoitamisessa käytettävät, erillisten tietojärjestelmien sisältämät tietoaineistot. Lisäksi päätöksen antamisen jälkeen toimijan tehtävät ovat muuttuneet lainsäädäntömuutosten seurauksena. |-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Miten tästä eteenpäin?** | | Arvioi tietoaineistojen arkistollista arvoa tehtävä kerrallaan arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmien ja kriteerien mukaisesti. | | Huomioi samaan tehtävään liittyvät, eri tietojärjestelmissä käsiteltävät ja säilytettävät tietoaineistot ja arvioi ne kokonaisuutena. | | Älä kopioi jo vanhentuneiden seulontapäätösten arvonmääritysratkaisuja valmisteltavaan esitykseen vaan huomioi toimintaympäristön, tehtävän merkityksen ja arvonmäärityksen kriteerien mahdolliset muutokset. | | Merkitse organisaatiosi arvio tietoaineistojen arkistollisesta arvosta tehtävittäin tiedonohjaussuunnitelmaan tms. tiedonhallintamalliin sisältyvään kuvaukseen ja liitä kuvaus seulontaesitykseen. Perustele esityksesi arvonmäärityksen kriteereillä ja esitä perustelut seulontaesityslomakkeessa tehtävittäin ja tietoaineistoittain. | | 👉 [Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti](https://kansallisarkisto.fi/arvonmaaritys-ja-seulonta) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3b18b9e8f230b783c75f11e3505c5e62bd717411a0627e22d6f51b93763148b5/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [.](https://kansallisarkisto.fi/nain-teet-seulontaesityksen) | *** ** * ** *** ### Tapaus 2: Tietojärjestelmästä ollaan luopumassa, mutta sen sisältämältä tietoaineistolta puuttuu arvonmääritys Toimija on päättänyt luopua vanhentuneesta tietojärjestelmästä, jota käytetään erään rekisterin ylläpitojärjestelmänä. Toimija on hoitanut rekisterillä ja tietojärjestelmällä sen vastuulla olevaa tehtävää. Tietojärjestelmässä käsiteltyjä tietoaineistoja ei ole kuvattu toimijan arkistonmuodostussuunnitelmassa tai tiedonohjaussuunnitelmassa. Kansallisarkisto tai sen edeltäjät eivät ole koskaan määränneet tietojärjestelmässä käsiteltyjen tietoaineistojen arkistoinnista. Tietojärjestelmän tietoja ei saa hävittää ennen kuin arvonmääritys on tehty. Toimijan on tehtävä seulontaesitys Kansallisarkistolle tietoaineistojen arkistoinnista tai tuhoamisesta (määräaikainen säilytys). |--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Miten tästä eteenpäin?** | | Organisoi ja toteuta seulontaesityksen laatiminen organisaatiossasi. Hanki riittävät taustatiedot. | | Arvioi tietojen arkistollista arvoa arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmien ja kriteerien mukaisesti. Arvioi sekä tehtävää että rekisterin tietoaineistoja. | | Koska kyseessä on rekisterin tiedot, ota arvioinnissa huomioon ensisijaisesti tehtävä ja rekisteritietojen kokonaisuus, mutta huomioi tarvittaessa myös yksittäisten tietojen arkistollinen arvo. | | Perustele tietojen arkistointi tai tuhoaminen arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteereillä, ja esitä perustelut seulontaesityslomakkeessa. Esimerkiksi tehtävän merkittävyys ja/tai tietosisällön arvo eri käyttötarkoituksissa. Harkitse tietoaineistojen kuvaamista tiedonhallintamallin kuvauksiin, esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelmaan. Tietoaineistojen säilytysaikojen määrittelyssä tarvittava ryhmittely tukee myös tietoaineistojen arkistollisen arvon määrittelyä. | | 👉 [Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti](https://kansallisarkisto.fi/arkistollisen-arvon-maarittely-ja-seulontaesitys) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3b18b9e8f230b783c75f11e3505c5e62bd717411a0627e22d6f51b93763148b5/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Liitä tarvittava oheisdokumentaatio seulontaesityksen liitteeksi. | *** ** * ** *** ### Tapaus 3: Yksityisen toimijan lakisääteisten tehtävien tietoaineistojen ja asiakirjojen arvonmääritys Yksityiselle toimijalle on laissa säädetty julkinen tehtävä, joka on aiemmin kuulunut viranomaiselle. Julkisen tehtävän osalta yksityisen toimijan on noudatettava arkistolakia ja asiakirjat ovat viranomaisen asiakirjoja. |---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Miten tästä eteenpäin?** | | Yksityinen toimija voi noudattaa viranomaiselle aiemmin annettua seulontapäätöstä, mikäli se on julkisen tehtävän osalta ajantasainen. Seulontaesitystä ei tällöin tarvitse tehdä. | | Mikäli lakisääteiset palvelutehtävät ovat muuttuneet, on seulontapäätöstä ajantasaistettava. | | Tee seulontaesitys lakisääteisten, julkisten tehtävien tietoaineistoista ja asiakirjoista. Yksityisen toimijan yksityisluonteisia tehtäviä ei tarvitse sisällyttää seulontaesitykseen. | | Mikäli samoja tehtäviä hoitavia yksityisiä toimijoita on useita, kannattaa seulontaesitys laatia yhteistyönä. Mikäli yhteistyötä ei synny, voi esityksen valmistella myös yksi toimija. Valmistelun aikana muilta pyydetään tarvittaessa lausunnot/kommentit. | | 👉 [Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti](https://kansallisarkisto.fi/arkistollisen-arvon-maarittely-ja-seulontaesitys) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3b18b9e8f230b783c75f11e3505c5e62bd717411a0627e22d6f51b93763148b5/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) | *** ** * ** *** ### Tapaus 4: Erillislainsäädännössä määriteltyjen rekisterien tietojen arvonmääritys Toimija käyttää tehtävän hoitamiseen rekisteriä, jonka tietosisällöstä on säädetty laissa. Rekisteriä koskevassa laissa on myös säädetty, että osa tiedoista on poistettava rekisteristä tietyn määräajan jälkeen ja osa tiedoista on pysyvästi säilytettäviä. Rekisterin tietojen arkistollista arvoa ei kuitenkaan ole arvioitu eikä niitä koskevaa Kansallisarkiston seulontapäätöstä ole koskaan annettu. **Poistaminen, tuhoaminen, pysyvä säilyttäminen ja arkistointi.** * **Poistaminen**ei tarkoita tietojen tuhoamista vaan poistamista rekisteristä säilytysajan tai rekisteröinnin päätyttyä. Poistetut tiedot voidaan arkistoida tutkimustarkoituksia varten. * **Tuhoaminen**tarkoittaa tietojen lopullista tuhoamista. Tuhotut tiedot eivät ole millään keinoin palautettavissa käyttökelpoisiksi. * **Pysyvä säilyttäminen** saattaa viitata sekä arkistointiin että pysyvään käyttötarpeeseen henkilötietojen alkuperäisissä käyttötarkoituksissa. Merkitystä voi koettaa tulkita lain perustelujen avulla. On syytä huomata että käsitteiden muutos tapahtui [EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3b18b9e8f230b783c75f11e3505c5e62bd717411a0627e22d6f51b93763148b5/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) myötä vuonna 2016. Vaikka laissa säädetty pysyvä säilyttäminen olisi tulkittavissa säilyttämiseksi alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten, on tietoaineistot syytä arvonmäärittää. Henkilötietojen pysyvän säilyttämisen tarvetta saatetaan ajan kuluessa arvioida uudestaan ja muuttaa säilytys määräaikaiseksi. |----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Miten tästä eteenpäin?** | | Tee seulontaesitys Kansallisarkistolle rekisterin tietoaineistojen arvonmääritystä varten. | | Arvonmääritys koskee kaikkia rekisterin tietoja, ei pelkästään laissa määriteltyjä henkilötietoja. | | Toimija voi ottaa lainsäätäjän arviot tietoaineistojen pysyvästä tai määräaikaisesta säilyttämisestä seulontaesityksessään huomioon, mutta niistä voidaan myös poiketa arvioitaessa tietoaineistojen arkistollista arvoa. | | 👉 [Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti](https://kansallisarkisto.fi/arkistollisen-arvon-maarittely-ja-seulontaesitys) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3b18b9e8f230b783c75f11e3505c5e62bd717411a0627e22d6f51b93763148b5/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [.](https://kansallisarkisto.fi/nain-teet-seulontaesityksen) | Kansallisarkistolla on arkistolaissa säädetty tehtävä ja oikeus määrätä arkistoitavista asiakirjoista, mikäli kyseisiä asiakirjoja ei ole erikseen säädetty arkistoitavaksi tai tuhottavaksi. Laissa arkistoitaviksi säädetyt tietoaineistot voidaan siirtää Kansallisarkistoon ilman Kansallisarkiston seulontapäätöstä. Mikäli toimija ei tee seulontaesitystä, sillä itselle jää velvoite säilyttää laissa pysyvään säilytykseen määrättyjä tietoaineistoja alkuperäisissä käyttötarkoituksissa pysyvästi. Toimija ei voi siirtää näitä rekisterin tietoaineistoja Kansallisarkistoon arkistoitaviksi, koska niiltä puuttuu Kansallisarkiston seulontapäätös. *** ** * ** *** ### Tapaus 5: Ennen 1.1.2022 muodostuneiden analogisten asiakirjojen arvonmääritys ennen digitointia Toimija on päättänyt digitoida arkistoitavia analogisia asiakirjoja, jotka ovat muodostuneet ennen 1.1.2022. Osalla asiakirjoista ei ole seulontapäätöstä eli Kansallisarkisto ei ole määrännyt asiakirjojen arkistoinnista. Aineiston kulttuurihistoriallista arvoa ei ole arvioitu. |------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Miten tästä eteenpäin?** | | Älä aloita digitointia, ennen kuin aineistolle on annettu seulontapäätös. | | Arvioi asiakirjojen arkistollista arvoa arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmien ja kriteerien mukaisesti. Arvioi sekä tehtäviä että asiakirjojen tietosisältöjä. | | Perustele seulontaesityksessä asiakirjojen arkistointi tai määräaikainen säilytys arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteereillä ja esitä perustelut seulontaesityslomakkeessa. | | 👉 [Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti](https://kansallisarkisto.fi/arkistollisen-arvon-maarittely-ja-seulontaesitys) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3b18b9e8f230b783c75f11e3505c5e62bd717411a0627e22d6f51b93763148b5/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [.](https://kansallisarkisto.fi/nain-teet-seulontaesityksen) | | **Tutustu ennen digitointia** Kansallisarkiston antamaan seulontapäätökseen ([KA/15927/28.02.01/2023](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15927)) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3b18b9e8f230b783c75f11e3505c5e62bd717411a0627e22d6f51b93763148b5/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) , sekä Kansallisarkiston [verkko-oppaaseen](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/oppaat/kulttuurihistoriallisen-arvon-arviointi) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3b18b9e8f230b783c75f11e3505c5e62bd717411a0627e22d6f51b93763148b5/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Arvioi näiden avulla analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallinen arvo ja dokumentoi arviointisi. | | Digitoi asiakirjat ajantasaisten digitoinnin laatuvaatimusten mukaisesti sekä varmista digitoitujen asiakirjojen todistusvoimaisuus. [Kansallisarkiston ohjepankki](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15780fi) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3b18b9e8f230b783c75f11e3505c5e62bd717411a0627e22d6f51b93763148b5/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) | | **Mikäli tietoaineisto on digitoitu aiemmin** * Kansallisarkiston ajantasaisten digitointimääritysten mukaisesti tai * vuoden 2016 digitointivaatimusten ([AL/11130/07.01.02.04.02/2008](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/154885893/Arkistolaitoksen+vaatimukset+digitoidulle+aineistolle.pdf/9331394a-6a61-4d96-6ae6-5158cbdb3bcd/Arkistolaitoksen+vaatimukset+digitoidulle+aineistolle.pdf?t=1679910418596)) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3b18b9e8f230b783c75f11e3505c5e62bd717411a0627e22d6f51b93763148b5/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mukaan, voit soveltaa omatoimisesti Kansallisarkiston antamaa päätöstä ([KA/15927/28.02.01/2023](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15927)) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3b18b9e8f230b783c75f11e3505c5e62bd717411a0627e22d6f51b93763148b5/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Tutustu Kansallisarkiston [verkko-oppaaseen](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/oppaat/kulttuurihistoriallisen-arvon-arviointi) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3b18b9e8f230b783c75f11e3505c5e62bd717411a0627e22d6f51b93763148b5/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ja arvioi analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallinen arvo. Dokumentoi arviointisi. | | Mikäli tietoaineisto on digitoitu jo ennen 1.1.2022 eivätkä digitoidut ilmentymät täytä Kansallisarkiston ajantasaisia digitointimäärityksiä tai vuonna 2016 annettuja laatuvaatimuksia, tee seulontaesitys säilytysmuodosta. Tällöin Kansallisarkisto arvioi voidaanko analogiset asiakirjat korvata digitoiduilla asiakirjoilla. | --- version: "1.0" language: "fi" --- # Home-epäillyn tai homeisen aineiston käsittely Tutustu Kansallisarkiston ohjeisiin home-epäiltyjen tai homeisten arkistoaineistojen käsittelystä. Ohjeiden tarkoituksena on auttaa homevaurioituneiden aineistojen säilyvyyden turvaamisessa sekä ennaltaehkäistä homeongelmien syntymistä arkistoaineistoissa. Ohjeistuksessa painotetaan henkilöturvallisuuden merkitystä käsiteltäessä home-epäiltyjä tai homeisia aineistoja. **Mitä opit?**Opit tietämään, mitä home on, ehkäisemään homeongelmien syntymistä arkistoissa sekä tunnistamaan jo syntyneet homeongelmat. Opit myös puhdistamaan homehtuneita arkistoaineistoja sekä suojaamaan itsesi ja muut, kun joudutte käsittelemään home-epäiltyä tai homeista aineistoa. **Kenelle opas on tarkoitettu?** Opas on tarkoitettu kaikille analogisten asiakirjojen ja arkistojen kanssa tekemisissä oleville. **Mitä opas sisältää?** Löydät oppaasta perustietoa homeista ja niiden vaikutuksista sekä homeisten arkistoaineistojen käsittelystä. **Mitä sinun on hyvä tietää ennen oppaaseen tutustumista?**Tunnet arkistoinnin peruskäsitteet ja toimintaympäristön. |-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ![info](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a399a4397751e2471499ae92cd0ed5bb368440c263bb61b843f113e5188841b2/atlassian-info?cb=feab5cd71111204d6b52545f3027dd0c) **TUTUSTU NÄIHIN** | | ✔ Aiheeseen liittyviä Kansallisarkiston määräyksiä, suosituksia tai ohjeita ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_eb9c64704e7316f5cb9c3dec9974cf3f6aeb1e2a8033c9ea9650d6ae70dfef81/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [Kansallisarkiston arkistotilamääräys](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#19699) Kansallisarkiston verkkosivuilla ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_eb9c64704e7316f5cb9c3dec9974cf3f6aeb1e2a8033c9ea9650d6ae70dfef81/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [Kansallisarkiston suojamateriaaliohjeistus](https://kansallisarkisto.fi/arkistoaineiston-suojaaminen) Kansallisarkiston verkkosivuilla ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_eb9c64704e7316f5cb9c3dec9974cf3f6aeb1e2a8033c9ea9650d6ae70dfef81/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [Yleistä tietoa arkistoinnista Kansallisarkiston verkkosivuilla](https://kansallisarkisto.fi/arkistointi) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_eb9c64704e7316f5cb9c3dec9974cf3f6aeb1e2a8033c9ea9650d6ae70dfef81/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [Kansallisarkiston digitointimääritykset](https://kansallisarkisto.fi/kansallisarkiston-digitointimaaritykset) Kansallisarkiston verkkosivuilla | *** ** * ** *** ## Mitä home on? Homeet ovat mikro-organismeja eli mikrobeja yhdessä muun muassa bakteereiden, virusten ja hiivojen kanssa. Mikrobeja on löydettävissä kaikkialta elinympäristöstämme luonnollisena osana elämän kiertokulkua. Homeet muodostavat sieniryhmän, joka koostuu useista tunnetuista ja vielä tuntemattomistakin homesienisuvuista. Ne kasvavat monisoluisina rihmastoina ja lisääntyvät tavanomaisesti kuroumaitiöiden avulla. Rihmastojen päissä muodostuvat itiöt leviävät laajoille alueille ilmavirtoja hyödyntäen. Homeita löytyy luonnosta tärkeänä osana eloperäisen aineksen hajottajina. Niitä hyödynnetään elintarvike- ja lääketeollisuudessa. Homeitiöitä on löydettävistä kaikilta pinnoilta sekä ulkona että sisällä. Itiöt siirtyvät ilmavirtojen mukana materiaalista toiseen, ja sisätiloissa ne voivat levitä ilmanvaihdon kautta eri tiloihin. Homeiden haitat ihmiselle tulevat esiin silloin, kun hometta kasvaa paikoissa, joissa home aiheuttaa ihmisille terveydellisiä ongelmia tai vaurioittaa materiaaleja esimerkiksi rakennuksissa. Useat homeet voivat tuottaa kasvaessaan myrkkyjä eli **mykotoksiineja**, jotka ovat homeen kaasumaisia aineenvaihduntatuotteita. Mykotoksiinien avulla homeet estävät kilpailevien mikrobien kasvua. *** ** * ** *** ## Homeelle otolliset kasvuolosuhteet Homeet voivat kasvaa hyvin erilaisissa olosuhteissa. Kasvaakseen ja lisääntyäkseen homeet tarvitsevat ennen kaikkea happea, jonka lisäksi homeet tarvitsevat myös vettä ja ravintoa. Osa homeista kykenee käyttämään ilman suhteellista kosteutta vedenlähteenä. Useimmiten homeiden kasvaminen on otollista, jos ilman suhteellinen kosteus on yli 65 prosenttia ja lämpötila on +4--30 asteen välillä. Homeissa ei ole lehtivihreää (klorofylliä), minkä vuoksi ne voivat kasvaa myös pimeässä. Analogisessa muodossa arkistoitava asiakirjallinen kulttuuriperintö muodostuu muun muassa kartoista, rakennuspiirustuksista, valokuvakokoelmista, sidoksista ja vuosisatojen takaisista vanhoista asiakirjoista. Aineistojen pääasiallinen materiaali on paperi, joka on herkkä säilytysolosuhteiden muutoksille. Vääränlaiset arkistotilat tai vesivahingot vaarantavat analogisena arkistoitavien aineistojen säilyvyyden altistamalla aineistot homeongelmille. *** ** * ** *** ## Homeiden vaikutus ihmiseen Perusterveillä ihmisillä on hyvä immuunijärjestelmä homeita vastaan. Home ei tartu ihmiseen. Ihmisen elimistö muodostaakin vereen homeiden vasta-aineita koko eliniän. Homeet voivat kuitenkin aiheuttaa ihmiselle terveydellisiä haittoja. Oirehtiminen on yksilöllisiä, mihin vaikuttavat muun muassa homesienisuku, altistumisen kesto ja yleinen terveydentila. Homeiden aiheuttamia oireita ovat esimerkiksi väsymys, päänsärky, huimaus, iho-oireet, silmien ärsytys, nuha ja hengenahdistus. Yleensä oireet häviävät, kun altistuminen homeille poistuu. Mykotoksiineja erittävät homeet voivat aiheuttaa edellä kuvatun lisäksi myös vakavampia seurauksia. Ne voivat synnyttää esimerkiksi karsinogeenisia eli syöpää aiheuttavia toksiineja. 📚 [**Lue lisää homeelle altistumisen vaikutuksista Hengitysliiton verkkosivuilta.**](https://www.hengitysliitto.fi/fi/hengityssairaudet/sisailmasta-oireilevat-ja-sairastavat/oireet-ja-diagnoosi) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_eb9c64704e7316f5cb9c3dec9974cf3f6aeb1e2a8033c9ea9650d6ae70dfef81/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) *** ** * ** *** ## Homeongelmien ehkäisy arkistoissa Hyvällä suunnittelulla ja ennalta varautumisella voidaan pelastaa arvokkaat arkistoaineistot vahingoilta tai vähintäänkin hankkia niiden pelastamiseen lisää aikaa, kun varautumistoimenpiteet on ennalta suunniteltu. Homeongelmien syntymisen ehkäisemiseksi tulisi * huolehtia asianmukaisista arkistotiloista * varautua yllättäviin tilanteisiin, kuten vesivahinkoihin. Arkistojen homeongelmat ovat monesti seurausta vesivahingoista, jolloin arkistoaineisto on päässyt kastumaan. Vesivahingon yhteydessä kastunut arkistoaineisto tulee kuivattaa mahdollisimman nopeasti, sillä homehtumisen riski on suuri -- homerihmaston kasvaminen ja itiöiden leviäminen voi alkaa jo 24--48 tunnissa. Jos vesivahingossa vaurioitunutta aineistoa on paljon, voi osan aineistosta pakastaa kuivattamisen jaksottamiseksi pienemmissä erissä. Kastunut aineisto tulisi pakastaa ennen kuin aineistoon on ehtinyt tulla homekasvustoa. Jos jo homeinen aineisto siirretään pakkaseen, homeitiöt siirtyvät passiivitilaan, jossa ne säilyvät elinvoimaisina pitkäänkin. Jos olosuhteet muuttuvat jälleen suotuisiksi, home aktivoituu jälleen. Pakastaminen ei poista hometta, mutta sillä voidaan lisätä aikaa aineiston pelastamiseksi. Paperimateriaalin ei aina tarvitse kastua täysin, vaan hometta saattaa kasvaa paperin pinnalla, jos ilman suhteellinen kosteus on pidemmän ajan yli 65 prosenttia. Kastuneen paperin tunnistaa paperin aaltoiluna (ks. kuva 1). Paperissa on tyypillisesti myös kosteusrajoja. Erilaisten rakennusten sisäilmaongelmat eivät kuitenkaan välttämättä tarkoita sitä, että tiloissa säilytettävät arkistoaineistot olisivat homeessa, vaan siihen tarvitaan aina aineiston kastuminen tai pitkäaikainen korkea ilmankosteus. ![Kosteusvaurion aiheuttamaa aaltoilua paperimateriaalissa.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149945169/kuva+1+Kosteusvaurion+aiheuttaamaa+aaltoilua+sidoksessa+vaaka.jpg/d636c174-db40-ea75-88b6-26d4b56c0481?t=1676539841640) Kuva 1: Kosteusvaurion aiheuttamaa aaltoilua paperimateriaalissa**.** Arkistomateriaaleista muun muassa paperin selluloosa, lumppu, liima- ja täyteaineet sekä musteet kelpaavat homeiden ravinnoksi. Huokoinen paperi on alttiimpi homeiden kasvulle kuin tiivis paperimateriaali. Homeet tuottavat kasvaessaan entsyymejä, jotka pilkkovat ravintoa niiden käyttöön soveltuvaksi. ## Homeongelmien tunnistaminen Home haurastuttaa ja pehmentää paperia, minkä seurauksena paperiin voi muodostua puuttuvia alueita (ks. kuvat 2 ja 3). Homeet saattavat myös kiinnittää papereita yhteen, jolloin yhteen tarttuneita papereita ei voi irrottaa toisistaan repimällä tai vetämällä. ![Homekasvuston syömiä sidoksia.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149945169/Kuvat+2+ja+3+(1).png/7a4301fb-65f4-d2b1-5581-691c31ae3d3d?t=1678364602239) Kuvat 2 ja 3: Homekasvuston syömiä sidoksia. ![Homeen aiheuttamia värjäymiä](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149945169/kuva+4+Homeen+aiheuttamia+va%CC%88rja%CC%88ymia%CC%88.jpg/faa730a5-f24f-69cd-96b7-a52bfe64d5e1?t=1676539841997) Kuva 4: Homeen aiheuttamia värjäymiä. Osa homeista värjää paperia keltaisen, punaisen, sinisen, vihreän tai ruskean väriseksi (ks. kuva 4). Toiset vastaavasti esiintyvät paperinpinnoilla pölyä muistuttavina irrallisina kerrostumina. Homeen tunnistaminen on haasteellista, sillä home saatetaan sekoittaa esimerkiksi likaan, nokeen, pölyyn tai esimerkiksi foxing-tahroihin (ks. kuva 5), jotka ovat paperissa muun muassa epäpuhtauksien tai metallipartikkeleiden aiheuttamia ruskeita jälkiä. ![Foxing-tahroja.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149945169/kuva+5+Vasemmalla+homeen+aiheuttamia+pilkkuja+ja+oikealla+Foxing-tahroja.jpg/326ad994-75f0-7ce4-9322-11fd6745a0b8?t=1676539842102) Kuva 5: Foxing-tahroja. Homeen haju voi vaihdella tunkkaisesta kellarista makeaan omenaan. Home voi olla myös täysin hajuton. *** ** * ** *** ## Kun epäilet hometta Kun epäilet arkistoaineistossa hometta, suojaa itsesi ja muut sekä aineistot ja tilat. * Hanki varmistus home-epäilylle. Oikeilla toimilla estetään mahdollisen homeen kasvaminen ja homeitiöiden leviäminen aineistoista ja tiloista toisiin sekä varmistetaan henkilöturvallisuus. * Kun käsittelet home-epäiltyjä tai homeisia aineistoja, käytä aina asianmukaisia suojaimia. Jos arkistoaineistossa epäillään hometta, tulee aineisto eristää muusta aineistosta ja huolehtia, että säilytystilassa on suositusten mukaiset olosuhteet. [Kansallisarkiston verkkosivuilla julkaistussa arkistotilamääräyksessä](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#19699) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_eb9c64704e7316f5cb9c3dec9974cf3f6aeb1e2a8033c9ea9650d6ae70dfef81/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ohjeistetaan, että * arkistotilojen lämpötilan tulee olla + 16--20 astetta * suhteellisen ilmankosteuden tulee olla 40--50 % (päivittäinen vaihtelumarginaali ± 1°C; ± 3 % SK). Näissä olosuhteissa homeet eivät yleensä pysty kasvamaan, vaan ne ovat passiivitilassa. Homeiden haittojen hallinnassa on oleellista, että estetään homeisen aineiston sisältämien itiöiden leviäminen aineistoista ja tiloista toisiin. Home-epäillyn tai homeisen aineiston eristäminen esimerkiksi suojakoteloon tai kääriminen suojapaperiin estää homeitiöiden leviämisen. Home-epäiltyä tai homeista aineistoa ei tule kääriä muoviin, sillä muovi ilmatiiviinä saattaa aiheuttaa mikroilmaston, joka edistää homeen kasvua. Muovia voidaan pitää perusteltuna vain lyhyiden kuljetusten yhteydessä. Lisäksi on hyvä muistaa, että home-epäiltyä tai homeista aineistoa ei tule säilyttää tiloissa, jotka ovat jatkuvassa ihmisten käytössä. Home-epäilylle on tärkeää saada varmistus. Turvaudu homeen tunnistamisessa tarpeen mukaan asiantuntijan apuun. Jos aineistossa todetaan hometta, on homepuhdistus hyvä aloittaa mahdollisimman pian aineiston säilymisen turvaamiseksi ja henkilöturvallisuuden varmistamiseksi. Muista, että homepuhdistuksen tekee aina asiaan erikoistunut alan asiantuntija. ## Oikeanlaiset suojavälineet home-epäillyn tai homeisen aineiston käsittelyssä Kun käsittelet home-epäiltyä tai homeista aineistoa, käytä vähintään FFP3-luokan hengityssuojainta. Hengityssuojaimia on sekä kertakäyttöisiä että uudelleen käytettäviä vaihtoehtoja. Raitisilmamaski, asianmukaisilla suodattimilla varustettuna on miellyttävä vaihtoehto, sillä hengitysvastus on moniin muihin hengityssuojaimiin verrattuna kevyempi. Käytä myös suojakäsineitä, koska homemyrkyt voivat imeytyä elimistöön myös ihon läpi. Käsineiksi soveltuvat esimerkiksi kertakäyttöiset, puuterittomat vinyylikäsineet. Puuvillakäsineitä ei voi käyttää homeisen aineiston käsittelyssä. Käytä vähintään FFP3-luokan hengityssuojainta ja esimerkiksi kertakäyttöisiä, puuteroimattomia vinyylikäsineitä, kun käsittelet home-epäiltyä tai homeista aineistoa. On suositeltavaa käyttää myös muita kertakäyttöisiä suojavaatteita. ![Kuva hengistyssuojaimeen ja suojakäsineisiin pukeutuneesta piirroshiirestä.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_8dd15249f26d33381cf849ed33cc8b9caeb86ed124dcb35df424575c6c241c02/image-20240430-113815.png?cb=afb4164b1838fddf84775dbd9e4bd575) Aineistoa käsiteltäessä on suositeltavaa käyttää myös muita kertakäyttöisiä suojavaatteita, joita on erilaisia vaihtoehtoja irtohihoista haalareihin. Hupullinen suojahaalari antaa parhaimman suojan. Tarvittavan suojavarustuksen määrään vaikuttaa tila, jossa aineistoa käsitellään. Jos käytössä ei ole kertakäyttöisiä suojavaatteita, tulee käytössä olleet vaatteet pestä heti käytön jälkeen. Lisäksi suojaamisessa voidaan käyttää silmäsuojaimia. Kuulosuojaimet suojaavat homepuhdistustyön toteuttajan korvia meluhaitoilta. Kaikki kertakäyttöiset varusteet suljetaan käytön jälkeen tiiviiseen muovipussiin ja hävitetään talousjätteen mukana. Ei-kertakäyttöiset suojavälineet, kuten raitisilmamaski, tulee puhdistaa joka käyttökerran jälkeen esimerkiksi kertakäyttöisillä desinfioivilla liinoilla. ## Puhdistaminen ja puhdistusmenetelmät Sisäilmaongelmista kärsivien arkistojen homeettomien aineistojen tai syystä tai toisesta homehtuneiden arkistoaineistojen puhdistamiseen liittyvät toimenpiteet ja niiden vaiheet on hyvä suunnitella tarkoin ennen töiden aloittamista. Puhdistustyössä on kiinnitettävä erityistä huomiota myös työturvallisuuteen. Homeisen aineiston puhdistustyö annetaan asiaan perehtyneiden ammattilaisten tehtäväksi. Työmenetelmien valintaan vaikuttaa oleellisesti esimerkiksi aineiston kunto. Erityisesti hauraiden tai muuten haasteellisten arkistoaineistojen saattamisessa käyttökuntoon on hyvä turvautua konservaattorien apuun. Ammattimaisista konservaattoreista on saatavilla tietoa esimerkiksi [Pohjoismaisen konservaattoriliiton Suomen osaston kautta](http://www.konservaattoriliitto.fi/) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_eb9c64704e7316f5cb9c3dec9974cf3f6aeb1e2a8033c9ea9650d6ae70dfef81/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) (linkki verkkosivuille). Konservaattori tekee vaurioituneelle aineistolle kuntokartoituksen, jonka perusteella voidaan valita oikeanlaiset menetelmät, välineet ja materiaalit aineiston säilymisen turvaamiseksi. Homevaurioituneet aineistot voidaan jakaa * märkäpuhdistettaviin aineistoihin * imuroitaviin aineistoihin. Useimmiten homevaurioitunut aineisto imuroidaan HEPA-suodattimella varustetulla imurilla. Aineiston käsittely ja imurointi tehdään tilassa, jossa on hyvä ilmanvaihto. Imurointi voidaan tehdä esimerkiksi kohdepoistoa hyödyntäen, vetokaapissa tai aineiston käsittelyyn eristetyssä, muita tiloja alipaineisemmaksi muutetussa tilassa, jonka poistoilma kulkeutuu suoraan ulos rakennuksesta. Oleellista on estää homeitiöiden leviäminen ilmanvaihtokanavien ja muiden väylien kautta toisiin tiloihin. Imurointi harjasuulakkeen avulla poistaa itiöt melko tehokkaasti, mutta aineistoon voi jäädä homeiden toksiineja. Paperikonservaattorit voivat tarpeen mukaan pestä homeista aineistoa, mutta märkäkäsittelyt eivät poista esimerkiksi hajuja ja värjäytymiä kokonaan. Lisäksi mykotoksiinien eli kaasumaisten aineenvaihduntatuotteiden poistaminen märkäkäsittelyllä on epävarmaa. Märkäkäsittelyt muodostavat myös riskin homeiden aktivoitumiselle. Homeen aiheuttamien värjäytymien ja mykotoksiinien poistoon ei ole tiedossa kovinkaan toimivia keinoja. **Sisäilmaongelmaisten tilojen homeettoman aineiston puhdistus** Jos arkistossa todetaan sisäilmaongelma, mutta aineisto ei ole kastunut tai kostunut, arkistoaineisto saadaan kuntoon vähäisillä toimenpiteillä. Arkistoaineisto siirretään puhdistettavaksi erilliseen työskentelytilaan, jossa ei ole sisäilmaongelmaa. Puhdistuksen ajan tulee huolehtia hyvästä ilmanvaihdosta. Puhdistuksessa voi hyödyntää erilaisia apuvälineitä, kuten kohdepoistolaitetta. Puhdistuksen voi tehdä pienissä erissä myös katetuissa ulkotiloissa. Tällöin tulee varmistua siitä, että sää on poutainen ja täysin tuuleton. Lisäksi on muistettava käyttää edellä kuvattuja asianmukaisia henkilösuojaimia. Jos aineisto on suojattuna säilytysvälineissä, mahdolliset niiden pinnalla olevat homeitiöt imuroidaan HEPA-suodattimella varustetulla imurilla ja pehmeällä harjasuulakkeella. Imuroinnin jälkeen tarkistetaan, että säilytysvälineiden sisällä olevassa aineistossa ei ole näkyvissä merkkejä homeesta. Suojaamaton aineisto imuroidaan kokonaisuudessaan varovasti harjasuulakkeella pienellä teholla. Jos kyseessä on hauras aineisto, on hyvä turvautua konservaattorien apuun. Huonokuntoiset säilytysvälineet on suositeltavaa vaihtaa imuroinnin yhteydessä. Uusien säilytysvälineiden valinnassa on suositeltavaa hyödyntää ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_eb9c64704e7316f5cb9c3dec9974cf3f6aeb1e2a8033c9ea9650d6ae70dfef81/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [Kansallisarkiston suojamateriaaliohjeistusta](https://kansallisarkisto.fi/arkistoaineiston-suojaaminen). Imuroinnin jälkeen aineisto voidaan siirtää puhtaaseen säilytystilaan, jossa on asianmukaiset olosuhteet. Puhdistukseen käytetty työskentelytila tulee siivota huolellisesti puhdistamisen jälkeen, sillä esimerkiksi säilytysvälineiden pinnalla mahdollisesti olleita homeitiöitä on voinut levitä työskentelytilaan. **Homeisen aineiston puhdistaminen** Homeisen aineiston puhdistaa alan ammattilainen, jolla on tarpeelliset tiedot ja taidot homeisen aineiston käsittelystä ja henkilösuojautumisesta. Homeinen aineisto siirretään erilliseen työskentelytilaan puhdistettavaksi. Puhdistamisen voi suorittaa myös tilassa, jossa on muuta homeista aineistoa mutta puhdistamisen jälkeen aineisto on siirrettävä toiseen tilaan. Ideaalitilanteessa homeinen aineisto voidaan käsitellä turvallisesti vetokaapissa. Oleellista on miettiä työvaiheet niin, että homeitiöt eivät leviä ympäriinsä muihin aineistoihin ja tiloihin. Kun homeinen aineisto on puhdistettu, vanhat säilytysvälineet, kuten nappinauhakotelot, vaihdetaan. Puhdistettu aineisto sijoitetaan ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_eb9c64704e7316f5cb9c3dec9974cf3f6aeb1e2a8033c9ea9650d6ae70dfef81/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [Kansallisarkiston suojamateriaaliohjeistuksen](https://kansallisarkisto.fi/arkistoaineiston-suojaaminen) mukaisiin säilytysvälineisiin. Tieto homepuhdistuksesta tulee merkitä säilytysvälineisiin sekä aineistoa kuvaileviin järjestelmiin, sillä puhdistamisen jälkeenkään ei voida olla täysin varmoja, että home on saatu kokonaisuudessaan poistettua. Puhdistetun aineiston käsittelyssä suositellaan jatkossa ainakin suojakäsineiden käyttöä. Jos on erityisen herkkä homeille, on syytä käyttää muutakin suojausta, kuten hengityssuojainta. Puhdistamisen ja suojauksen jälkeen aineisto voidaan siirtää säilytystilaan, jossa on asianmukaiset olosuhteet. Tila, jossa homeista aineistoa on säilytetty, tulee siivota huolellisesti, jotta mahdolliset tilassa levinneet homeitiöt saadaan poistettua. Samassa tilassa säilytetyt muut homeettomat aineistot on hyvä imuroida varmuuden vuoksi. Homeettomien aineistojen, kuten säilytyskoteloissa olevien asiakirjojen, puhdistamiseksi riittää koteloiden ulkopintojen imurointi. Homepuhdistuksessa käytetty työskentelytila tulee myös siivota huolellisesti. ## Arkistoaineistolle haitalliset puhdistus-, kaasutus- ja desinfiointimenetelmät Analogisessa muodossa arkistoitavien aineistojen puhdistamisessa ei saa käyttää puhdistus-, kaasutus- ja desinfiointimenetelmiä, jotka sisältävät hapettavia kaasuja ja kemikaaleja -- kuten peroksidiyhdisteitä ja otsonia. Edellä mainittujen menetelmien käyttöä on perusteltu niiden kyvyllä poistaa hajuhaittoja ja haitallisia mikrobeja. Tästä syystä esimerkiksi otsonia on hyödynnetty veden- ja ilmanpuhdistuksessa. Korkeina pitoisuuksina otsoni on kuitenkin erittäin haitallista sekä ihmisille että arkistoaineistoille. Otsoni hajoaa ilmassa nopeasti mutta samalla se voimakkaasti hapettaa orgaanisia materiaaleja. Otsoni aiheuttaa arkistoaineiston paperimateriaalin hapettumista, joka johtaa paperin kellastumiseen, happamoitumiseen ja lopulta haurastumiseen sekä muutoksiin merkintäaineissa. Otsonin vaikutus yhdessä muiden hapettavien kaasujen sekä papereista vapautuvien orgaanisten yhdisteiden (VOC) kanssa voi olla suurempaa kuin pelkän otsonin -- tällöin pienetkin pitoisuudet voivat olla haitallisia. Arkistoaineistosta vapautuu orgaanisia yhdisteitä ja happoja myös luonnollisen vanhenemisen kautta. Tutkimuksissa on todettu, että arkistoitavan aineiston säilytystilassa otsonin, peroksidiyhdisteiden ja muiden haitallisten ilmansaasteiden pitoisuuksien tulee olla erittäin alhaiset. Jos arkistoaineisto on poistettu tilasta, on mahdollista puhdistaa tila myös edellä mainittuja menetelmiä käyttäen. Tällöin on kuitenkin varmistettava, että säilytystilan olosuhteet ovat asialliset ennen kuin arkistoaineistot voidaan siirtää takaisin tilaan. *** ** * ** *** ## 📑 Muistilista ✔️ Homeet ovat mikro-organismeja eli mikrobeja. Homeiden haitat ihmiselle tulevat esiin silloin, kun hometta kasvaa paikoissa, joissa home aiheuttaa terveydellisiä ongelmia tai vaurioittaa materiaaleja esimerkiksi rakennuksissa. ✔️ Analogisten arkistoaineistojen pääasiallinen materiaali paperi on herkkä säilytysolosuhteiden muutoksille. Vääränlaiset arkistotilat tai vesivahingot altistavat aineistot homeongelmille ja vaarantavat aineistojen säilyvyyden. ✔️ Homeongelmien syntymistä voi ehkäistä huolehtimalla asianmukaisista arkistotiloista sekä varautumalla yllättäviin tilanteisiin. ✔️ Rakennusten sisäilmaongelmat eivät välttämättä tarkoita sitä, että tiloissa säilytettävät arkistoaineistot olisivat homeessa, vaan siihen tarvitaan aina aineiston kastuminen tai pitkäaikainen korkea ilmankosteus. ✔️ Homeiden kasvaminen on otollista, jos ilman suhteellinen kosteus on yli 65 prosenttia ja lämpötila on +4--30 asteen välillä. Huomaa, että homeet voivat kasvaa myös pimeässä. ✔️ Homeen tunnistaminen on haasteellista. Kun epäilet arkistoaineistossa hometta, suojaa itsesi ja muut sekä aineistot ja tilat. Hanki varmistus home-epäilylle. ✔️ Homemyrkyt voivat imeytyä elimistöön myös ihon läpi. Käytä vähintään FFP3-luokan hengityssuojainta ja suojakäsineitä, kun käsittelet home-epäiltyä tai homeista aineistoa. Myös muita kertakäyttöisiä suojavaatteita on suositeltavaa käyttää. Huolehdi myös käytettyjen suojavarusteiden asianmukaisesta hävittämisestä. ✔️ Arkistoaineistojen puhdistamiseen liittyvät toimenpiteet ja niiden vaiheet on hyvä suunnitella tarkoin ennen töiden aloittamista. Puhdistustyössä on kiinnitettävä erityistä huomiota työturvallisuuteen. * [**Lue lisää homeelle altistumisen vaikutuksista Hengitysliiton verkkosivuilta**](https://www.hengitysliitto.fi/fi/hengityssairaudet/sisailmasta-oireilevat-ja-sairastavat/oireet-ja-diagnoosi) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_eb9c64704e7316f5cb9c3dec9974cf3f6aeb1e2a8033c9ea9650d6ae70dfef81/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ✔️ Jotkin puhdistus-, kaasutus- ja desinfiointimenetelmät ovat haitallisia arkistoaineistojen säilyvyydelle. ✔️ Homeisen aineiston puhdistaa aina alan ammattilainen, jolla on tarpeelliset tiedot ja taidot homeisen aineiston käsittelystä ja henkilösuojautumisesta. ✔️ Puhdistettu aineisto sijoitetaan ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_eb9c64704e7316f5cb9c3dec9974cf3f6aeb1e2a8033c9ea9650d6ae70dfef81/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [Kansallisarkiston suojamateriaaliohjeistuksen](https://kansallisarkisto.fi/arkistoaineiston-suojaaminen) mukaisiin säilytysvälineisiin. *** ** * ** *** ✔ Versiohistoria * Versio 1.0 * Julkaistu 16.5.2024 * Opas on julkaistu aiemmin myös Kansallisarkiston verkkosivuilla osoitteessa --- version: "1.0" language: "fi" --- # Huomioi tämä kun hyödynnät opasta ![image-20240430-130302.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e6e1474b6905e94ec8090888a38dab3881d4a6cf8b40a3308736aa91d4391608/image-20240430-130302.png?cb=a9c10eff0f2f4d1bf4571100cab0d712) Sosiaalihuollon ohjauskokonaisuutta voi hyödyntää laajasti erilaisten analogisten arkistojen järjestämiseen. Erilaisissa arkistoissa on kuitenkin ominaispiirteitä, jotka on huomioitava tämän ohjauskokonaisuuden rinnalla. Lähtökohtana kaikessa järjestämistyössä pitää olla arkistosta mahdollisesti jo valmiina oleva järjestys tai ymmärrys siitä, mihin järjestykseen arkistoja on ryhdytty muodostamaan. Arkistojen luettelointiperiaatteet ja kuvailutavat ovat kehittyneet ja muuttuneet vuosikymmenien kuluessa. Parhaiten ohjauskokonaisuus soveltuu 1900-luvulla muodostuneiden sosiaalihuollon analogisten arkistojen järjestämiseen. Kokonaisuus antaa välineitä näiden aiemmin muodostuneiden arkistokokonaisuuksien ymmärtämiseen ja järjestämisen viimeistelyyn. ![image-20241201-101904.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_dbda1301cf2df0b36715ad4ba5e9e18e40dd55784b4b72577ef181164143c1a6/image-20241201-101904.png?cb=54c427587fc04a8f8169730cbb5f916a) --- version: "1.0" language: "fi" --- # Johdanto ![image-20240430-130302.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3fab18a9d8c8b33bd99e7d2cf8a4dfffe8fc9d7b90c27b1768ef96d9b98c6a3b/image-20240430-130302.png?cb=a9c10eff0f2f4d1bf4571100cab0d712) **Tervetuloa Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuuteen.** **Käytettävissäsi on neljä osiota, joissa käydään läpi arkiston järjestämisen vaiheet ja annetaan järjestämistä tukevia lisä- ja taustatietoja.** Ohjauskokonaisuuden osiot sisältävät sekä teoreettista että käytännönläheistä tietoa. Materiaaleissa olevia pohdintakysymyksiä on hyvä miettiä pieninä haasteina oman osaamisen ja ymmärtämisen mittaamiseksi. Varsinaista tenttiä tai virallista suoritetta ohjauskokonaisuudesta ei ole. Aineistot ovat verkossa saatavilla ja niihin voi aina tarvittaessa palata. Voit käydä kaikki aineistot läpi järjestyksessä tai liikkua sivuilla oman tiedontarpeesi mukaan. Teksteihin on upotettu linkkejä, joiden avulla pääsee siirtymään koulutuksen sisällä kyseiseen aiheeseen tai vaihtoehtoisesti linkki vie materiaaliin, jossa aiheesta kerrotaan enemmän. Kokonaisuus koostuu seuraavista osa-alueista. Tarkemmat otsikkotason kuvaukset saat esiin klikkaamalla vasemmassa reunassa olevasta nuolesta. ✔ Johdanto Osiossa käydään läpi aihealueita, jotka auttavat hahmottamaan sosiaalihuoltoa kokonaisuutena, muuttuneita käsitteitä sekä ohjataan pohtimaan järjestämistyötä projektina. * [Sosiaalihuollon tehtävät ja organisaatiomuutosten vaikutukset tiedonhallintaan](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-tehtavat-ja-organisaatiomuutosten-.md) * [Sosiaalihuollon palvelutehtävät](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-tehtavat-ja-organisaatiomuutosten-.md#palvelu) * [Arkistointi ja arkistoalan käsitteet](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistointi-ja-arkistoalan-kasitteet.md) * [Arkiston kuntoon saattamisen projektointi](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistointi-ja-arkistoalan-kasitteet.md#Arkiston-kuntoon-saattamisen-projektointi) ✔ Sosiaalihuollon arkistoinnista yleensä Osiossa keskitytään sosiaalihuoltoa koskevaan ohjaustyöhön ja annettuihin määräyksiin. Lisäksi tutustutaan arkistonmuodostuksen periaatteisiin ja työvälineisiin. * [Sosiaalihuollon arkistoinnista yleisesti -aloitussivu](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-arkistoinnista-yleisesti.md) \>\> * Sosiaalihuollon tiedonhallinnan ohjausvastuut * Sosiaalihuollon seulontapäätökset * [Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määrittely \>\>](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-asiakasasiakirjan-maarittely.md) * [Sosiaalihuollon asiakirjojen säilytysaikojen määrittely \>\>](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-asiakirjojen-sailytysaikojen-maari.md) * [Arkistonmuodostussuunnitelma ja tiedonohjaussuunnitelma \>\>](https://kansallisarkisto.atlassian.net/wiki/pages/createpage.action?spaceKey=AJI&title=AMS%20ja%20TOS&linkCreation=true&fromPageId=244351058) * [Arkistokaavat ja -luettelot \>\>](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistokaavat-ja-arkistoluettelot.md) ✔ Analogisten arkistojen järjestäminen Osiossa käydään läpi arkiston järjestämistyön vaiheet. * [Analogisten arkistojen järjestäminen -aloitussivu \>\>](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/analogisten-arkistojen-jarjestaminen.md) * Aineistojen kartoittaminen * Inventointi * Asiakirjojen järjestäminen ja luettelointi * Seulonta ja tuhoaminen (hävittäminen) * Järjestämistyön päättäminen ✔ Analogisten asiakirjojen säilymisen turvaaminen Osiossa keskitytään analogisten asiakirjojen säilymisen turvaamiseen perehtymällä oikeanlaisten säilytysmateriaalien valitsemiseen ja arkistotilojen vaatimuksiin. * [Analogisten asiakirjojen säilymisen turvaaminen -aloitussivu \>\>](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/analogisten-asiakirjojen-sailymisen-turvaaminen.md) * Arkistokelpoiset materiaalit * Arkistotilat * Homeongelmat ✔ Käsitteet [Tutustu ohjauskokonaisuuden keskeisiin käsitteisiin ja niiden asiayhteyksiin.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-arkistoinnin-kasitteet.md) **Näin käytät ohjauskokonaisuuden aineistoja** Eri osioihin ja niiden alasivuille pääset yllä olevasta valikosta. Sama valikko löytyy ns. puunäkymänä sivuston vasemmasta reunasta. Voit käydä kaikki aineistot läpi puunäkymän mukaisessa järjestyksessä tai liikkua sivuilla oman tiedontarpeesi mukaan. Teksteihin on upotettu linkkejä, joiden avulla pääsee siirtymään koulutuksen sisällä kyseiseen aiheeseen tai vaihtoehtoisesti linkki vie materiaaliin, jossa aiheesta kerrotaan enemmän. *** ** * ** *** ## Asiat oikeassa järjestyksessä -- myös työvaiheiden osalta! Analogisen arkiston kuntoon saattaminen voi olla runsaasti aikaa vievä työ, joten se kannattaa suunnitella hyvin. Työn edistäminen on syytä tehdä järjestelmällisesti ja ennen työn aloittamista on hyvä miettiä mitä lähdetään tekemään, miksi ja millaista lopputulosta tavoitellaan. On muistettava, että järjestämistyöhön kuuluu vaiheita, jotka on otettava huomioon, ennen kuin aloitetaan itse analogisten asiakirjojen käsittely. ![Kuva piirroshahmosta ja asiakirjapinosta. Puhekuplassa on teksti Arkistojen järjestäminen on työtä, joka pitää suunnitella hyvin.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/Johdanto.png/c74acab9-d549-8ca1-aab1-3ef220d88972?t=1683201307640) **HUOM! Ennen kuin suuntaat asiakirjojen äärelle arkistotiloihin!** * Arkiston järjestämistyötä kannattaa lähestyä projektina, jonka kaikki vaiheet mietitään ja suunnitellaan etukäteen. * Selvitä ennen varsinaista järjestämistyötä mihin arkistoon asiakirjat kuuluvat ja millaisia säädöksiä asiakirjojen säilytysaikoihin ja arkistointiin liittyy. * Tutustu järjestämistyön kaikkiin vaiheisiin ennen kuin aloitat konkreettisen työn. > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi ![linkki](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_350e4b55e601286945a7f88f87058ae3d2d494544f4e899394c0c27fad3e0a4c/image-20240618-115503.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c) [Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus) Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi **Huom!** Sisältö on osittain vanhentunut tai vanhentumassa lainsäädännön muutosten takia. Sisältö päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. Lue lisää Kansallisarkiston verkkosivuilta: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) Tervetuloa oppimaan, miten arvioidaan arkistoitavien asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa. Opas perustuu Kansallisarkiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kriteeristöön. Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta käytetään oppaassa lyhennystä kulttuurihistoriallinen arvo. **Mitä opit?** Opit arvioimaan arkistoitavien analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa ja ratkaisemaan, millaiset asiakirjat arkistoidaan vielä digitoinnin jälkeenkin myös analogisessa muodossa. **Kenelle opas on tarkoitettu?** Opas on tarkoitettu arkistolain (831/1994) piirissä oleville toimijoille, jotka arvioivat hallussaan olevien analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa. **Mitä opas sisältää?** Löydät oppaasta tietoa kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin perusteista, kriteereistä ja työvaiheista sekä esimerkkejä ja käytännön harjoituksia**.** **Mitä sinun on hyvä tietää ennen oppaaseen tutustumista?** * Tunnet arkistoinnin sekä arvonmäärityksen ja seulonnan peruskäsitteet ja toimintaympäristön. * Tunnet säilytysmuotoa koskevan[Kansallisarkiston yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15927) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) , jossa määrätään kulttuurihistoriallisen arvon kriteereistä ja niiden soveltamisesta sekä tehtävään liittyvistä vastuista. * Tunnet [kulttuurihistoriallisen arvon arviointikriteerit](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf/5c4a7577-17d3-4ccc-5c0b-41514e3690d8/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf?t=1705666066988) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . |------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **TUTUSTU NÄIHIN:** | | 📚 Kansallisarkiston yleispäätös KA/15927/28.02.01/2023 * Kansallisarkiston yleispäätös [Julkishallinnon pysyvästi säilytettävien digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuoto ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointitietojen pysyvä säilytys (KA/15927/28.02.01/2023)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15927) Kansallisarkiston verkkosivuilla ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) > * Päätöksessä määrätään arkistolain (831/1994) 1 §:n 1 momentin kohtien 1--6 arkistonmuodostajien (julkishallinnon toimijat) ennen 1.1.2022 muodostuneiden pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista. > * Ennen 1.1.2022 muodostuneet pysyvästi säilytettävät digitoidut asiakirjat määrätään arkistoitavaksi yksinomaan digitaalisessa muodossa​ lukuun ottamatta analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaita asiakirjoja​.​ > * Päätöksessä määrätään kulttuurihistoriallisen arvon kriteereistä​.​ Toimijat vastaavat kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista noudattaen päätöksen kriteereitä ja dokumentoivat arviointitiedot​.​ > * Arkistoitavat analogiset asiakirjat määrätään digitoimaan Kansallisarkiston digitointivaatimusten mukaisesti. Tämä mahdollistaa analogisten asiakirjojen korvaamisen digitaalisilla ilmentymillä.​ > Arkistolaissa pysyvästi säilytettävillä asiakirjoilla tarkoitetaan lailla tai lain nojalla arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja, jotka niiden säilytysajan päättymisen jälkeen arkistoidaan. > Säilytysmuoto tarkoittaa asiakirjan digitaalista ja/tai analogista muotoa. Asiakirjalla voi olla elinkaarensa aikana useita säilytysmuotoja. Eri muodot eivät ole asiakirjan kopioita, vaan saman asiakirjan eri ilmentymiä. 📚 Aiheeseen liittyviä Kansallisarkiston määräyksiä, suosituksia tai ohjeita * [Arvonmääritys- ja seulontapolitiikka (16.12.2020, KA/12247/07.01.01.03.00/2019)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf?t=1675762650093) Kansallisarkiston verkkosivuilla ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Kansallisarkiston arvottamisen kategoriat ja kriteerit analogisten asiakirjojen säilytysmuodon arviointiin sekä arviointia dokumentoivat tiedot ja arvioinnin soveltamisohje (politiikan päivitetty erillisliite 12.1.2024, KA/1042/28.02.00/2024, 1. versio julkaistu vuonna 2019)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf/5c4a7577-17d3-4ccc-5c0b-41514e3690d8/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf?t=1705666066988) Kansallisarkiston verkkosivuilla ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Määräys valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirtämisestä Kansallisarkistoon (18.5.2021, KA/26492/03.99/2020)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151502720/M%C3%A4%C3%A4r%C3%A4ys+valtion+viranomaisten+arkistoitavien+asiakirjojen+siirt%C3%A4misest%C3%A4+Kansallisarkistoon.pdf/881910f7-0d3d-cc83-16fa-bc25b14ec103/M%C3%A4%C3%A4r%C3%A4ys+valtion+viranomaisten+arkistoitavien+asiakirjojen+siirt%C3%A4misest%C3%A4+Kansallisarkistoon.pdf?t=1677501361798) verkkosivuilla ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta (22.12.2021, KA/15906/07.01.01.00/2021)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15906) Kansallisarkiston verkkosivuilla ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Kansallisarkiston digitointivaatimukset ja ohjeet](https://kansallisarkisto.fi/kansallisarkiston-digitointimaaritykset) Kansallisarkiston verkkosivuilla ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet -ohje (KA/20919/30.01.00/2024](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#20919fi) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Home-epäillyn tai homeisen aineiston käsittely](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/oppaat/home-epaillyn-tai-homeisen-aineiston-kasittely) -opas ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Tietoa arkistoinnista](https://kansallisarkisto.fi/arkistointi) Kansallisarkiston verkkosivuilla ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Tietoa arvonmäärityksestä ja seulonnasta](https://kansallisarkisto.fi/arvonmaaritys-ja-seulonta) Kansallisarkiston verkkosivuilla ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) 📚 Kulttuurihistoriallisen arvon ja säilytysmuodon arviointi -webinaari (18.3.2024) [![Kuvassa on linkki Kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin webinaaritallenteeseen.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_9eee6f14d49bb73e2c7ec4f9311ab02d114da92699805d3431421641ad9cde4e/image-20240510-061836.png?cb=9072ee65fabc1fa44e8ea8d31dfd83ae)](https://players.icareus.com/kansallisarkisto/embed/vod/286529117)[![Kuvassa on linkki Kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin webinaaritallenteeseen.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c4d7ec98a02f138332dbfbb2c1db01d133fa1398c0558ebb0f177b83799e6187/image-20240510-061924.png?cb=341ec197eec93be588ca6ca93d12cd64)](https://players.icareus.com/kansallisarkisto/embed/vod/286529537) | *** ** * ** *** ## Mitä analogisen asiakirjan kulttuurihistoriallinen arvo tarkoittaa? Analogisen asiakirjan kulttuurihistoriallinen arvo muodostuu asiakirjan aineettomista ja/tai aineellisista ominaisuuksista. Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi on tärkeää, kun tavoitteena on, että arkistoitavaksi määrätyt aineistot arkistoidaan pääsääntöisesti yksinomaan digitaalisessa muodossa. Tällöin myös analogiset asiakirjat digitoidaan arkistointia varten. Analogisesta asiakirjasta Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyjen mukaan digitoinnilla tuotettu saman sisältöinen digitaalinen asiakirja ei ole kopio alkuperäisestä asiakirjasta vaan yksi saman asiakirjan ilmentymistä. Digitoinnin jälkeen analoginen asiakirja voidaan yleensä korvata digitaalisella ilmentymällä ja asiakirjan analoginen muoto voidaan tuhota. Kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi arvioitu analoginen asiakirja on kuitenkin sellaisenaan korvaamaton ja olennainen. Siksi se pitää säilyttää ja arkistoida myös alkuperäisessä muodossaan digitoinnin jälkeen. **Asiakirjat, joilla on kulttuurihistoriallista arvoa arkistoidaan digitoinnin jälkeen edelleen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa.** * Kun analogisilla asiakirjoilla ei arvioinnin mukaan ole kulttuurihistoriallista arvoa, ne voidaan asianmukaisen digitoinnin jälkeen tuhota. Tuhoaminen on peruuttamaton toimenpide, jota ennen on varmistettava digitaalisten ilmentymien todistusvoimaisuus, säilyvyys ja käytettävyys. Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi on julkishallinnon toimijan velvollisuus ja tärkeä osa arkistotyötä. Arvioinnissa otetaan aina huomioon useita asiakirjan aineettomiin ja aineellisiin ominaisuuksiin liittyviä näkökulmia: * Analoginen asiakirja voi olla kulttuurihistoriallisesti arvokas, koska se on esimerkiksi laadittu erityiselle paperilaadulle tai siihen on liitetty sinettejä, postimerkkejä tai muita materiaalinsa ja merkityksensä kannalta kiinnostavia yksityiskohtia. * Kulttuurihistoriallinen arvo voi perustua myös siihen, että analogisella asiakirjalla on erityistä merkitystä yksilölle tai yhteisölle symbolina (perustamisasiakirja, sopimus), se toimii todistuskappaleena menneestä ajasta, tai sitä voidaan hyödyntää näyttely- ja opetustoiminnassa. *** ** * ** *** ## Arkistollinen arvo ja kulttuurihistoriallinen arvo - opi ero Kansallisarkiston tärkeimpiä yhteiskunnallisia tehtäviä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilyminen. Kansallisarkisto päättää, mitkä julkisen hallinnon tuottamat asiakirjat ja tietoaineistot arkistoidaan ja missä muodossa (arkistolaki 831/1994, 8 §, 11 § ja 14 a §). Kansallisarkiston arkistollisesta arvosta antamia päätöksiä kutsutaan seulontapäätöksiksi. Ne ovat arkistolain piiriin kuuluvia toimijoita sitovia. Seulontapäätökset perustuvat arvonmääritykseen. Arvonmäärityksessä arvioidaan muun muassa julkishallinnon toimijoiden tehtäviä sekä niiden hoitamisessa muodostuvien asiakirjojen tietosisältöä. Seulonta tarkoittaa arvonmäärityksen toimeenpanoa ja soveltamista. Siihen kuuluu * säilytysmuodon määrittely, * arkistoitavien ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottaminen toisistaan sekä * määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen säilytysajan päättymisen jälkeen. Kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen on osa säilytysmuodon määrittelyä. Se kohdistuu siis vain niihin asiakirjoihin, jotka on jo määrätty arkistoitavaksi Kansallisarkiston arvonmääritykseen perustuvalla seulontapäätöksellä. **TAULUKKO 1. Arkistollisen arvon ja kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin ero** | **Arvonmääritys ja seulontapäätökset** | **Säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi** | |---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | Arvonmäärityksen avulla määritellään, mitkä julkishallinnon toimijoiden asiakirjat 1. arkistoidaan 2. ja mitkä ovat määräajan säilytettäviä. Arkistollinen arvo perustuu asiakirjojen sisältöön ja kontekstiin. Arvonmäärityksen linjaukset ja periaatteet on määritelty Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa. Arvonmäärityksestä vastaa Kansallisarkisto. Sen antamat seulontapäätökset perustuvat viranomaisten tekemiin seulontaesityksiin, joissa nämä arvioivat tehtävissään kertyvien asiakirjojen arkistollista arvoa. | Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi kohdistuu analogisten asiakirjojen fyysiseen olomuotoon ja niiden aineellisiin ja aineettomiin ominaisuuksiin. Arvioinnin tuloksen perusteella ratkaistaan, arkistoidaanko arkistoitavaksi määrätyt tai jo arkistoidut analogiset asiakirjat digitoinnin jälkeen: * vain digitaalisessa muodossa * sekä digitaalisessa että analogisessa muodossa Arkistolain (831/1994) piirissä olevat toimijat arvioivat hallussaan olevien analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon itse. Arviointi perustuu Kansallisarkiston määrittämiin kriteereihin. Kansallisarkisto tarjoaa arviointiin tukea ja opastusta. | Arkistollisen arvon ja kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnit täydentävät toisiaan, mutta ne perustuvat erilaiseen kriteeristöön. Molemmat kriteeristöt löytyvät [Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikka -asiakirjasta](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf?t=1675762650093) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) sekä sen [kulttuurihistoriallisen arvon arviointia koskevasta liitteestä](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf/5c4a7577-17d3-4ccc-5c0b-41514e3690d8/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf?t=1705666066988) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf/5c4a7577-17d3-4ccc-5c0b-41514e3690d8/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf?t=1705666066988) Kansallisarkisto antoi aiemmin seulontapäätöksiä myös analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisesta arvosta ja säilytysmuodosta. Tästä toimintatavasta luovuttiin säilytysmuotoa koskevan[yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15927) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) myötä. Yleispäätös on kaikkia arkistolain piirissä olevia toimijoita koskeva seulontapäätös. * Vuoden 2024 alusta lähtien julkishallinnon toimijat arvioivat analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja arkistoitavan säilytysmuodon itsenäisesti noudattaen Kansallisarkiston antamaa yleispäätöstä ja [arviointikriteereitä](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf/5c4a7577-17d3-4ccc-5c0b-41514e3690d8/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf?t=1705666066988) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . * Kansallisarkistolle tehdään esitys analogisten asiakirjojen säilytysmuodosta vain silloin, kun on arvioitava niiden digitoitujen asiakirjojen korvaavuutta, jotka eivät täytä yleispäätöksessä (KA/15927/28.02.01/2023) esitettyjä vaatimuksia​​.​ *** ** * ** *** ## Jaa kulttuurihistoriallisen arvon arviointi vaiheisiin Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi on hyvä jakaa selkeisiin vaiheisiin. Aluksi kannattaa suunnitella arviointiprosessi kokonaisuutena. Arviointi kohdistetaan joko koko arkistoon tai suppeampaan asiakirjakokonaisuuteen eli sarja- tai tehtäväkokonaisuuteen tai arkistoyksikköön. Kaikkia asiakirjoja ei ole mahdollista käydä erikseen läpi, joten huomioon pitää ottaa arvioitavana olevan aineiston kokonaisuus. Jos aineisto on pitkälti tasalaatuista, arvoa on perusteltua arvioida koko arkiston tasolla. Joskus on tarpeellista hyödyntää otantaa. Arvioinnin toteutustapa riippuu myös aineistomäärästä sekä siitä, miten hyvin tunnet arvioitavan aineiston etukäteen. Alin arvioitava taso on aina arkistoyksikkö. Jos arkistoyksikköön kuuluu arkistoitavia asiakirjoja, joista osalla arvioidaan olevan arvoa myös analogisessa muodossa, arkistoidaan koko arkistoyksikkö analogisena mahdollisesta digitoinnista huolimatta. Arvioinnissa tulee käyttää Kansallisarkiston määrittelemiä kulttuurihistoriallisen arvon kategorioita ja arviointikriteerejä. **Arvioinnin suunnittelu ja vaiheet** Arviointi kannattaa aloittaa suunnittelemalla koko arviointiprosessi ja sen vaiheet. Vastausten kirjaamisessa voit hyödyntää valmista Analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallinen arvo ja säilytysmuoto sekä arviointia dokumentoivat tiedot -lomakepohjaa: [Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3e4755fb99a7528b0ef9281a4793b69f4980fd0b46821a9f73542a3cf78258dc/Kult.%2520hist.%2520arvo%2520ja%2520sailytysmuoto_arviointi-%2520ja%2520dokumentointilomake%2520(1).docx.md?cb=64fb14119fa8ff022c74e9b57ce7dc70) Muista, että myös arviointitiedot pitää säilyttää ja arkistoida. Lopulliseen arviointitulokseen pääseminen vaatii yleensä useampia arviointikierroksia, joiden aikana palataan edeltäneisiin vaiheisiin ja pohditaan aineiston piirteitä eri näkökulmista. ![Piirroshiiri osoittaa suuntaa janalla, joka esittää arvioinnin vaiheita. Suunnittele, selvitä, Arvioi ja dokumentoi, Arkistoi.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_64170828568781de157d54d224a787ab0169d02ea640c8d28649e130e5b5aff1/image-20240513-092507.png?cb=a74b51db87767cfe8066e51220e28b64) Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi on hyvä jakaa vaiheisiin. Suunnittele ensin koko arviointiprosessi. Käy sitten läpi itse aineisto ja tee tarvittavat selvitykset. Kun siirryt varsinaiseen arviointiin, noudata siinä Kansallisarkiston määrittelemiä kulttuurihistoriallisen arvon kategorioita ja arviointikriteerejä. Dokumentoi ja arkistoi sekä arviointi että siihen liittyvät johtopäätökset. 1. **Suunnittele arviointiprosessi ja päätä, miten arvioitava aineisto käydään läpi** * Arvioi, millä tasolla säilytysmuodon arviointi pitää tehdä suhteessa aineistokokonaisuuteen. Pohdi muun muassa sitä, tarkastetaanko jokainen arkistoyksikkö vai hyödynnetäänkö otantaa. * **Esimerkki otannan hyödyntämisestä:** Arvioitavana on 500 hyllymetriä tulostettuja asiakirjoja vuosilta 1980--2000. Asiakirjat ovat pääosin päätöstoisteita ja saapuneita asiakirjoja liitteineen. * **Esimerkki arkistoyksikkötasolla tutkimisesta:**Arvioitavana on 200 hyllymetriä asiakirjoja vuosilta 1920--1960. Asiakirjojen joukossa on käsin piirrettyjä karttoja, piirustuksia ja manuaalisesti tuotettuja kaavioita. 2. **Selvitä aineiston sisältöön ja materialisiin piirteisiin liittyvät yksityiskohdat** * Selvitä aineiston sisältöön liittyvät piirteet ja yksityiskohdat. * Hyödynnä erilaisia lähteitä, kuten vuosikertomuksia, työjärjestyksiä, aiempia seulontapäätöksiä, kirjallisuutta, historiikkeja. * Selvitä liittyykö asiakirjoihin tekijänoikeuksia. * Selvitä koskevatko esimerkiksi piirustukset suojeltuja rakennuksia tai muuten merkittäviä kohteita. * Selvitä aineiston kunto. * Tutki samalla aineiston muita materiaalisia piirteitä, jotka liittyvät esimerkiksi analogiseen tallennusalustaan. * Tutki esimerkiksi piirustusten ja karttojen pohjamateriaaleja, ja perehdy niiden säilyvyyteen. 3. **Arvioi aineiston kulttuurihistoriallista arvoa ja kirjaa perustelut ylös** * Vastaa kulttuurihistoriallisen arvon arviointikriteereistä johdettuihin kysymyksiin, jotka esitellään tämän oppaan luvussa "Hyödynnä kulttuurihistoriallisen arvon kategorioita ja arviointikriteeristöä". * Kirjaa ylös yleisluonteiset perustelut vastauksillesi. Muista, että arviointikriteerit limittyvät toisiinsa ja niiden soveltamiseen ei ole vain yhtä ja oikeaa tapaa. 4. **Säilytä ja arkistoi arviointia dokumentoivat tiedot** * Arviointia dokumentoivat tiedot todentavat ja kuvaavat sekä arvioinnissa tehtyjä toimenpiteitä että arvioinnin lopputuloksen. *** ** * ** *** ## Näin käytät kulttuurihistoriallisen arvon kategorioita ja arviointikriteeristöä Analogisten asiakirjojen kulttuurihistorialliselle arvolle on määritelty Kansallisarkistossa kaksi kategoriaa, joihin asiakirjat arvioinnin perusteella sijoitetaan: * **Kategoria 1: Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaat asiakirjat** * Tähän kategoriaan sijoitetaan ne asiakirjat, joiden analogisella säilytysmuodolla on kulttuurihistoriallista arvoa. Asiakirjat arkistoidaan mahdollisesta digitoinnista huolimatta myös analogisessa muodossa. * **Kategoria 2: Digitaalisena arkistoitavat asiakirjat** * Tähän kategoriaan sijoitetaan ne asiakirjat, joiden analogisella säilytysmuodolla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa. Asiakirjojen analogiset ilmentymät on mahdollista hävittää digitoinnin jälkeen. Hävittäminen on mahdollista, kun digitaalisten ilmentymien laatu, säilyvyys ja saatavuus on varmistettu Kansallisarkiston ajantasaisten päätösten, määräysten ja ohjeiden perusteella. Kategorioihin liittyy 10 kulttuurihistoriallisen arvon arviointikriteeriä (ks. taulukko 2). Kriteereistä on johdettu kysymyksiä, joiden avulla voit eritellä asiakirjat oikeaan kategoriaan. Hyödynnä arviointikriteereistä johdettuja apukysymyksiä, kun käyt aineistoa läpi ja teet arviointia: * Vastaa kysymykseen "Kyllä", "Ei" tai "Ei tietoa". * Palaa tarvittaessa pohtimaan kysymystä uudestaan. Jotta asiakirja voidaan sijoittaa**kategoriaan 1 Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaat asiakirjat** , pitää täyttyä: * Kriteeri 1: Kunto * Vähintään yksi muista kriteereistä. Jos nämä ehdot eivät täyty, asiakirja kuulu **kategoriaan 2 Digitaalisena arkistoitavat asiakirjat.** *** ** * ** *** **TAULUKKO 2. Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kategorian 1 kriteerit** | **KRITEERI JA APUKYSYMYS** **Vastaa: Kyllä / Ei / Ei tietoa** | **LISÄTIEDOT** | **ESIMERKKEJÄ** | |---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Kriteeri 1: Kunto** Onko asiakirjojen kunto sellainen, että ne voidaan arkistoida tai konservoida arkistoitaviksi analogisessa muodossa? **Kunto on pakollinen kriteeri.** * **Jotta asiakirja voidaan sijoittaa kategoriaan 1 Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaat asiakirjat, pitää tämän sekä vähintään yhden muun kriteerin täyttyä.** * **Muuten asiakirjat kuuluvat kategoriaan 2 "Digitaalisena arkistoitavat asiakirja** t"**.** | Asiakirja ei ole esimerkiksi merkittävästi homeessa tai muulla tavoin vaurioitunut käyttö-/ arkistointikelvottomaksi. Asiakirja ei ole materiaaliltaan itsestään tuhoutuva, kuten selluloosanitraattifilmi (mm. varhaiset valokuvanegatiivit), selluloosa-asetaattifilmi (mm. röntgenfilmit) tai epävakaa muovi (esim. PVC-pohjainen kopiomateriaali). Esimerkiksi erityisin kopiomenetelmin valmistetut kartat ja piirustukset, haalistuvat musteet tai AV-aineisto (lukukyvyttömyys, laiteriippuvaisuus) asettavat haasteita arkistoinnille analogisessa muodossa. | ![Kuvassa on halkeillutta filmiä.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_ec9c78840e2c1438ba2067bc5ba826d43a595d37fdd1e4e2e05434605c975d9b/Kuva1.jpg?cb=c2b2bc96300b60559131fd51bbdc9ab9) Selluloosapohjaiset filmimateriaalit ovat tyypillisesti itsetuhoutuvia. ![Kuvassa on vanha kirjankansi, jossa on homevaurioita. Kannessa on keskellä reikä, josta näkyy asiakirjoja ja kirjoitusta.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a257e5ce1505bebbbb7ce8a69ffb3c947d27f90e898afa294174a87d8909263e/Kuva2.jpg?cb=a7003e17a28a1a3b45bda9071408432e) Homeen aiheuttamia vaurioita sidoksessa. Mahdollisesti vielä konservoitavissa. | | **Kriteeri 2: Ikä** Ovatko asiakirjat vuotta 1921 vanhempia? | Asiakirja on laadittu ennen 1.1.1921. Aikarajaus perustuu tavoitteeseen arkistoida kattavasti erityyppistä paperimateriaalia ja muuta materiaalia arkistoinnin historian ajalta. **Ikää koskeva kriteeri ei ole pakollinen. Analogisessa muodossa voidaan arkistoida digitoinnista huolimatta myös vuodelta 1921 tai sitä uudemmalta ajalta peräisin olevia asiakirjoja, jos jokin muu kulttuurihistoriallisen arvon kriteeri täyttyy.** | | | **Kriteeri 3: Analoginen tallennusformaatti** Ovatko asiakirjat tallennusformaatiltaan ainutlaatuisia, erityisiä? | Tallennusformaatti tarkoittaa alustaa, jolle asiakirjatiedot on tallennettu. Alusta voi olla muun muassa historiallinen paperi, pergamentti, lasinegatiivi, erityisellä tekniikalla sidottu sidos, kortiston kortti tai A4-toimistopaperi. | Tallennusformaatti voi esimerkiksi * toimia todistuskappaleena arkistointitavan, asiakirjahallinnan ja asiakirjakulttuurin historiasta. * olla osa paperihistoriallista aikajanaa, joka koostuu muun muassa Suomessa käsintehdyistä papereista, jotka ovat identifioitavissa vesileimojensa kautta. * kertoa kirjansidontaperinteestä Suomessa. | | **Kriteeri 4: Materiaaliset lisäominaisuudet** Onko asiakirjoissa ainutlaatuisia, erityisiä materiaalisia lisäominaisuuksia? | Asiakirjassa voi olla materiaalisia lisäominaisuuksia, jotka on tarkoituksella liitetty asiakirjaan sen alkuperäisen käyttötarkoituksen mukaisesti tai ne ovat tulleet osaksi asiakirjaa ajan kuluessa käytön myötä. **Vain merkittävät lisäominaisuudet antavat perusteen analogiselle arkistoinnille. Esimerkiksi postimerkki ei välttämättä anna asiakirjalle erityistä lisäarvoa. Museot säilyttävät kattavasti aineellista kulttuuriperintöä, jolloin Kansallisarkiston ei ole perusteltua arkistoida vastaavaa aineistoa.** | * Ainutlaatuisia, erityisiä materiaalisia lisäominaisuuksia saattavat olla esimerkiksi vahasinetit, leimat, vesileimat tai postimerkit. * Asiakirja on voitu konservoida erityisellä tavalla. * Sidosten kansien sisällä voi olla informaatiota sisältävää materiaalia. Kannet on esimerkiksi voitu käyttää ajan kuluessa uudestaan. * Kansien valmistamisessa on saatettu hyödyntää vanhoja asiakirjoja sijoittamalla niitä esimerkiksi sidosten etulehtipapereiden väliin. * Kirjekuoren sisäpuolelle tai postimerkin alle on voitu esimerkiksi sensuurin välttämiseksi piilottaa informaatiota. * Sota-aikaisissa aineistoissa voi olla esimerkiksi veriroiskeita. | | **Kriteeri 5: Materiaalien sisältämä informaatio** Sisältävätkö asiakirjojen materiaalit ainutlaatuista, erityistä informaatiota, jota digitaalinen ilmentymä ei voi välittää? | Asiakirjan materiaalit voivat sisältää ainutlaatuista, erityistä informaatiota. **Tämän kriteerin soveltaminen voi olla haasteellista.** * **Esimerkiksi tallennusalustan materiaalin ja siihen merkintäaineilla (mm. musteet) kirjatun informaation koostumusta voidaan tarkastella osittain visuaalisesti, mutta tarkempien tietojen saamiseksi vaaditaan muun muassa kemiallisia tutkimusmenetelmiä.** * **Teollisen paperinvalmistuksen myötä paperilaatujen määrä kasvoi merkittävästi, joten ei ole mahdollista arkistoida kattavasti kaikkia erityyppisiä paperilaatuja Kansallisarkistossa.** | * Materiaalien valintapäätökset voivat kertoa muun muassa maantieteellisistä, historiallisista tai poliittisista näkökulmista. * Muutokset materiaalien käytössä voivat kertoa muutoksista yhteiskunnassa, esimerkiksi materiaalien saatavuudesta tai uusista innovaatioista. | | **Kriteeri 6: Taiteellisuus ja esteettisyys** Sisältävätkö asiakirjat ainutlaatuisia, erityisiä taiteellisia ja/tai esteettisiä piirteitä? | Asiakirja sisältää ainutlaatuisia, erityisiä taiteellisia ja/tai esteettisiä piirteitä, kuten valokuvia, arkkitehtuuripiirustuksia, piirustuksia tai vastaavia, jotka ilmaisevat inhimillistä taitoa ja joiden kautta välittyy esimerkiksi kulttuurisia normeja ja ihanteita. **Teoskynnyksen ylittäneet teokset ovat säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaita.** | ![Kuvassa on kaksi lasta katselemassa kauralyhdettä ja lyhteen ympärillä lenteleviä lintuja. Maisema on luminen ja lapsilla on talvivaatteet.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_8f19bebd238f0c6a9b72e3a65a025d9858142aeabb687d3cac276cd51c0ba41c/Kuva3.jpg?cb=4b0d2bc7c75fd7abc208ce9a19a7a8ee) Rudolf Koivun piirroksilla on erityistä taiteellista ja esteettistä arvoa. WSOY:n kuvitusarkisto. RUDOLF KOIVU. 87. Muut kuvat . Kansallisarkisto. Viitattu 5.4.2024. | | **Kriteeri 7: Rahallinen arvo** Ovatko asiakirjat rahallisesti arvokkaita tai sisältävätkö asiakirjat osia, joiden rahallinen arvo on suuri? | Asiakirja voi olla kokonaisuudessaan rahallisesti arvokas tai se voi sisältää osia, joiden rahallinen arvo on suuri. | Esimerkiksi postimerkkien, sinettien, teoskynnyksen ylittävien teosten tai merkittävän henkilön tuottamien tai omistamien asiakirjojen rahallinen arvo voi olla suuri. | | **Kriteeri 8: Harvinaisuus, ainutlaatuisuus** Ovatko asiakirjat harvinaisia, ainutlaatuisia suhteessa aikaan, paikkaan, toimijaan tai aiheeseen? | Asiakirja on tyypiltään harvinainen, ainutlaatuinen suhteessa aikaan, paikkaan, toimijaan tai aiheeseen. Se voi olla esimerkiksi * harvinainen nykypäivään säilyneenä * tai ollut harvinaislaatuinen jo omana aikanaan. | ![Kuvassa on suorakulmainen leveä ja matala asiakirja, jonka alaosassa on erillinen paperikaitale ja sinetti. Asiakirja on kirjoitettu vanhalla käsialalla.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_457ac870c42106b068b27777023ea065c8e64917ce219741ab53a4d46c83d8c8/Kuva4.jpg?cb=8e1991f50642f233788b5b66bbe91ea1) [Kuningas Birgerin suojeluskirje](http://df.narc.fi/document/275) Karjalan naisille on Suomen vanhin asiakirja vuodelta 1316 ja siksi ainutlaatuinen. | | **Kriteeri 9: Edustavuus, hyödynnettävyys, käytettävyys** Ovatko asiakirjat edustavia suhteessa aikaan, paikkaan, toimijaan tai aiheeseen? Onko asiakirjoilla käyttöä esimerkiksi näyttely- ja opetustoiminnassa? | Asiakirja voi olla tyypiltään edustava suhteessa aikaan, paikkaan, toimijaan, aiheeseen. Tällöin sitä voidaan käyttää esimerkiksi näyttely- ja opetustoiminnassa todistamassa muun muassa jotakin ilmiötä, tapahtumaa tai henkilöhistoriallista näkökulmaa. **Kriteerin toteutumista arvioidessa pitää pohtia, tuoko alkuperäiskappale lisäarvoa verrattuna esimerkiksi digitaalisesta ilmentymästä tuotettuun tulosteeseen.** | ![Kuvassa maakunta-arkistorakennuksen julkisivu kahdelta eri suunnalta.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e19e352bd0b06a83a1045f37043f9c1872d3034d4bd084d3fc86f749bdfe3149/0008.jpg) [Viipurin maakunta-arkiston](https://astia.narc.fi/uusiastia/viewer/?fileId=6219999600&aineistoId=794348588)julkisivupiirustus 1932 on edustava ja sillä on mahdollisesti myös tunnearvoa. Rakennushallituksen piirustukset II (kokoelma). Ib KULTTUURIRAKENNUKSET. Ibb Kirjastot ja arkistot. RakH II Ibb. 8:/- - 1-10. \[Viipuri, Maakunta-arkisto (=keskeneräinen kreikkal.-kat. kirkko): pohjat; leikkaukset; julkisivut; talousrakennus\]. (--). Tiedosto 7. Kansallisarkisto. Viitattu 14.5.2024. | | **Kriteeri 10: Tunnearvo** Onko asiakirjoilla tunnearvoa, aineetonta arvoa? | Asiakirja kantaa ja välittää erilaisia tunteita, jotka mahdollistavat elämyksellisyyden ja kokemuksellisuuden. Kriteerin soveltaminen vaatii erityistä tuntemusta ja ymmärrystä asiakirjan merkityksistä. Kriteeri voi täyttyä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa: * Asiakirjalla on erityistä merkitystä yksilölle tai yhteisölle symbolina. Asiakirja sisältää esimerkiksi sukututkimuksen ja henkilöhistorian kannalta yksilölle merkittäviä objekteja, kuten alkuperäisiä valokuvia, kirjeitä tai käsikirjoituksia. * Asiakirjalla on erityistä julkista merkitystä liittyen kuuluisiin tai historiallisesti merkittäviin henkilöihin, paikkoihin, asioihin tai tapahtumiin. Asiakirja on ollut esimerkiksi merkittävässä roolissa jossakin historiallisessa tapahtumassa. * Asiakirja sisältää keskeisiä viranomaisen tai muun merkittävän toimijan organisaation perustamiseen liittyviä sekä merkittäviä lainmuodostusta koskevia tietoja. | ![Kuva Suomen itsenäisyysjulistuksesta. Asiakirja on painettu ja sidottu kirjaan.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_ce97a7e61cd24c7be7df4d27d844e836a55338296a5e2599afba18613ce588a1/0001(2).jpg?cb=fb5f334f2bef3564d60efbf3067cf22b) ![Kuva Suomen itsenäisyysjulistuksesta. Asiakirja on painettu ja sen alla ovat käsin kirjoitetut allekirjoitukset.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3f01b0d3d5bb25519e8a0c4a89d3ea21aa33986ddc5ba11b5b4e1ac25d943130/0002.jpg?cb=083504c4038b00bb22d00fb1c696a9de) [Suomen itsenäisyysjulistuksella](https://astia.narc.fi/uusiastia/viewer/?fileId=5767086835&aineistoId=491537638)on kiistämättä suurta tunnearvoa, vaikka asiakirjan aineelliset ominaisuudet ovat varsin tavanomaiset. Talousosaston registraattorinkonttorin arkisto. D TALTIOT. Da Päätöstaltiot. Da:289 Päätöstaltiolisäys, 1.4.-31.12.1917 (1917-1917). Tiedosto 2. Kansallisarkisto. Viitattu 26.4.2024 | *** ** * ** *** ## Dokumentoi ja arkistoi arviointia koskevat tiedot Arvioinnista tuotettavat tiedot on määrätty arkistoitavaksi (pysyvästi säilytettäväksi) [++Kansallisarkiston antamassa yleispäätöksessä 8.12.2023 (KA/15927/28.02.01/2023)++](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15927) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) Dokumentoimalla arvioinnin osoitat, miksi analogisille asiakirjoille on tai ei ole annettu kulttuurihistoriallista arvoa. Arviointia dokumentoivat tiedot todentavat arviointia tekevän toimijan toimintaa. Ne kuvaavat sekä arvioinnissa tehdyt toimenpiteet että arvioinnin lopputuloksen. Dokumentoinnissa kannattaa hyödyntää Kansallisarkiston laatimaa arviointilomaketta: * Lataa Word-lomake:[Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3e4755fb99a7528b0ef9281a4793b69f4980fd0b46821a9f73542a3cf78258dc/Kult.%2520hist.%2520arvo%2520ja%2520sailytysmuoto_arviointi-%2520ja%2520dokumentointilomake%2520(1).docx.md?cb=64fb14119fa8ff022c74e9b57ce7dc70) **Arvioinnista dokumentoidaan vähintään seuraavat tiedot:** * Arvioinnin tehnyt vastuutaho * Arvioinnin toteutusajankohta (päivämäärä) * Arvioitavan aineiston * Arkistonmuodostaja * Nimeke ja mahdollinen tunniste * Arkisto tai muu tietoaineistokokonaisuus, johon aineisto kuuluu (sarja- tai tehtäväkokonaisuus tai arkistoyksikkö)  * Rajavuodet * Määrä (hm/kpl) * Erittely kulttuurihistoriallisen arvon kriteerien toteutumisesta * Johtopäätös siitä, mihin kategoriaan asiakirjat sijoittuvat arvioin lopputuloksena * Lisätiedot, jos niitä on tuotettu arvioinnin yhteydessä. Tallenna arviointitiedot esimerkiksi asianhallintajärjestelmään tai muuhun tietojärjestelmään, josta ne on helppo arkistoida. *** ** * ** *** ## Harjoittele arviointia käytännössä: Terveydenhuoltohenkilöstön keskuskortisto Harjoittele kulttuurihistoriallisen arvon arviointia esimerkkiaineiston avulla. Tutustu ensin aineistoon ja sitä koskeviin taustatietoihin. Pohdi sitten vastaukset alla oleviin kysymyksiin ja tee oma arviointisi arviointilomaketta hyödyntäen. Tarkista lopuksi, miten oma arviointisi sujui. **KYSYMYKSET**: 1. Voitko soveltaa esimerkkiaineistoon Kansallisarkiston vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä [KA/15927/28.02.01/2023](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15927) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ?​ 2. Tarkistatko selvitysvaiheessa jokaisen arkistoyksikön sisällön vai voisitko hyödyntää otantaa? 3. Mikä on aineiston kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin tulos? **Esimerkkiaineisto** Arvioitava aineisto onterveydenhuoltohenkilöstön keskuskortisto ja pieni määrä rekisteriin liittyviä sidoksia. ![Kuva esimerkkiaineistoon kuuluvan kortiston yksittäisestä kortista ja sidoksesta, jonka kannessa olevassa nimiössä lukee Sairaanhoitajaluettelo 1930 - 1951](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7739d6200ab713bcabd327d65f1ae13a256e49c1f9bcd3447d713293f4cee41a/image-20240412-121951.png?cb=df7c7b8eb6d3750a0f4cd93c5a38c665) Esimerkkiaineisto koostuu kortistosta ja sidoksista. **Tämän tiedät aloittaessasi arvioinnin:** * Aineisto on analogisessa muodossa. * Aineisto on sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran hallussa. * Aineiston on muodostanut Lääkintöhallitus. * Aineisto edeltää nykyisin käytössä olevaa Terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteri Terhikkiä. * Valvira ylläpitää sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteriä valvontatehtäviensä hoitamiseksi.​ Keskusrekisteristä voidaan tarkistaa ammattihenkilöiden ammattipätevyys.​ * Rekisteriä ja sen edeltäjiä on ylläpidetty yhtäjaksoisesti vuodesta 1879 alkaen.​ * Rekisteriä ylläpidettiin pahvikortistona vuoteen 1994 asti. * Kortistoa edelsivät rekisteritiedot sidoksissa.​ * Tiedot on kokonaisuudessaan määrätty pysyvään säilytykseen eli arkistoitavaksi Kansallisarkiston antamassa seulontapäätöksessä.​ * Aineisto aiotaan digitoida ja siirtää Kansallisarkistoon. |-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ✅ **Tee arviointi:** ✔ Tutustu esimerkkiaineistoon Muista jakaa arviointi sopiviin vaiheisiin. Tutustu arvioitavaan aineistoon yleisellä tasolla. Pohjatietojen avulla saat riittävän kokonaiskuvan siitä, millainen aineisto on kyseessä ja millaista vaihtelua aineistossa on eri aikoina. **Varmista aineiston rajavuodet sekä kerää tarvittavat muut luettelointi- ja kuvailutiedot.​** * Aineiston rajavuodet ovat 1879 - 1993. * Alkuvuosien sidosaineisto on vaihteleva kokonaisuus, mutta korttimuotoinen rekisteri on säilynyt samankaltaisena vuosikymmenten ajan. ![Kuva kortiston kortista. Kortti on painettu ja siinä on kenttiä tekstille. Suurin osa tekstikenttien tiedoista on peitetty julkaisua varten.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2a64618a311f736b60db98fedd99396692f4975bd36540eaba23693ce78ca89a/image-20240408-132240.png?cb=645feb43d2557864c82ab5cb8f104e17) Kortiston kortti. Henkilötiedot on peitetty kuvankäsittelyllä. **Tarkasta aineiston määrä. Varmista, että kaikki aineistoon kuuluvat kotelot, sidokset ym. ovat tiedossasi, jotta voit arvioida sen kokonaisuutena.​​** * Rekisteriin kuuluvaa aineistoa on säilytetty useassa paikassa. Arviointia sekä digitointia varten kokonaisuus on siirretty yhteen paikkaan hyvään järjestykseen.​ * Aineistoa on yhteensä 25 hyllymetriä, josta 24 hyllymetriä on kortteja ja 1 hyllymetri sidoksia.​ **Selvitä ja kerää aineiston sisältöön liittyviä tietoja:** * Aineiston on muodostanut vuonna 1878 perustettu Lääkintöhallitus. Se syntyi, kun Houruinhoidon johtokunta ja Lääkintölaitoksen ylihallitus yhdistettiin.​ * Aineisto muodostaa rekisterin, jota on ylläpidetty yhtäjaksoisesti vuodesta 1879 alkaen. * Kyse on yhdestä pitkäaikaisimmista rekistereistä Suomessa.​ * Analoginen aineisto sisältää muun muassa sairaanhoitajia, lääkäreitä, hammaslääkäreitä, farmaseutteja ja lastenhoitajia koskevia tietoja.​ **Selvitä ja kerää aineiston materiaaleihin liittyviä tietoja:** * Kortteja säilytettiin alun perin rummussa, josta sai koodien avulla valittua, tietyn ammattiryhmän kortit ja aakkosvälin. Painamalla oikeaa koodiyhdistelmää rumpu pyöräytti halutun lokerikon esille.​ * Rumpu ei ole enää tallessa.​​ * Korttien ulkomuoto, kuten väri, vaihtelee jonkin verran.​​ * Kortisto on pääsääntöisesti hyvässä kunnossa. Paikoittain korteissa on esimerkiksi taittumia tai teipillä tehtyjä paikkauksia.​ ![Kuvassa kaksi painettua korttia.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_8f7fa3b9622da1585dadd96200a77c0a5292fd4de5f0fd3c08ed12bba1286001/image-20240408-132203.png?cb=d0f2e38b160d3a53639d02244af383ae) Kortiston kortteja. Henkilötiedot on peitetty kuvankäsittelyllä. * Sidosmuodossa oleva aineisto on osittain melko huonossa kunnossa.​ Osassa sidoksista on esimerkiksi merkittäviä rakennevauriota sekä kansimateriaaleissa kulumia. * Sidoksien sisältämissä arkeissa on paikoittain esimerkiksi repeytymiä.​​ * Aineistoon on tehty paikkauksia, jotka eivät ole kaikilta osin arkistokelpoisia. ​​ * Aineisto on kunnostettavissa konservoinnin keinoin.​ ![Kuvassa musta kirja, jonka nimiössä lukee Sairaanhoitajaluettelo 1930-1951.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_5d08894137ea1c24e3dde2c3e77fd89fc0685235af70b24243599a14465f3b48/image-20240408-132216.png?cb=db10a9c17b1fc62f88e9cf9a46c218af) Sairaanhoitajaluettelo sidoksena. * Merkintäaineet ja paperilaadut voivat aiheuttaa riskejä säilyttämiselle analogisessa muodossa. ✔ Täytä arviointilomake **Tee seuraavaksi arviointi. Hyödynnä arviointilomaketta.** * Käytä kulttuurihistoriallisen arvon kategorioita ja arviointikriteeristöä[.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/kulttuurihistoriallisen-arvon-arviointi.md#N%25C3%25A4in-k%25C3%25A4yt%25C3%25A4t-kulttuurihistoriallisen-arvon-kategorioita-ja-arviointikriteerist%25C3%25B6%25C3%25A4) * Muista, että asiakirja voidaan sijoittaa kategoriaan 1 vain silloin kun täyttyy: * kriteeri 1: Kunto * sekä vähintään yksi muista kriteereistä. * Muissa tapauksissa asiakirja kuuluu kategoriaan 2 Digitaalisena arkistoitavat asiakirjat. * Hyödynnä apukysymyksiä, kun käyt aineistoa läpi ja suoritat arviointia. * Vastaa kysymyksiin "Kyllä", "Ei" tai "Ei tietoa". Palaa tarvittaessa pohtimaan kysymystä uudestaan. **Täytä arviointisi lomakkeelle.** [Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3e4755fb99a7528b0ef9281a4793b69f4980fd0b46821a9f73542a3cf78258dc/Kult.%2520hist.%2520arvo%2520ja%2520sailytysmuoto_arviointi-%2520ja%2520dokumentointilomake%2520(1).docx.md?cb=64fb14119fa8ff022c74e9b57ce7dc70) ✅ **Tarkista, miten arviointisi sujui:** 1. Voiko esimerkkiaineiston kohdalla soveltaa Kansallisarkiston vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä? ✅ Rekisterin analogisiin asiakirjoihin voi soveltaa vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä, koska: * Valvira kuuluu päätöksen soveltamisen piiriin.​ * Digitoitavaksi suunnitellut analogiset asiakirjat ovat muodostuneet ennen 1.1.2022.​ * Asiakirjoilla on Kansallisarkiston seulontapäätös pysyvästä säilyttämisestä (arkistoinnista). 2. Tarkistatko selvitysvaiheessa jokaisen arkistoyksikön sisällön vai voisiko tässä hyödyntää otantaa? ✅ Korttien tarkastamisessa voidaan hyödyntää otantaa. Sidosten fyysinen muoto vaihtelee ja niitä on vähän, joten ne kannattaa käydä läpi kokonaisuudessaan. 3. Mikä on aineiston kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin lopputulos? Katso, miltä arviointi näyttää valmiilla lomakkeella. ✅**Aineisto sijoittuu arviointikriteeristön kategoriaan yksi:** * Kategoria 1: Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaat asiakirjat, joilla on kulttuurihistoriallista arvoa. Asiakirjat arkistoidaan mahdollisesta digitoinnista huolimatta myös analogisessa muodossa. Aineistossa täyttyi yhteensä neljä kulttuurihistoriallisen arvon arviointikriteeristön kriteeriä. Arviointi on eritelty ja dokumentoitu valmiille lomakepohjalle. Tutki valmista arviointilomaketta: [Terhikki_arviointi- ja dokumentointilomake.docx](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_40dd5af30f73d45969cb13deca23b0d2a60b357ae5e39a2a924b1dbaa92a17b5/Terhikki_arviointi-%2520ja%2520dokumentointilomake.docx.md?cb=9559216fac1cf8f96dd883181a60b7ce) | Muista, ettei arviointikriteerien soveltamiseen ole vain yhtä oikeaa tapaa**.** *** ** * ** *** ## 🔗Syvennä osaamistasi Yhteiskunta ja samalla myös arkistokenttä ovat digitalisoituneet voimakkaasti erityisesti 2000-luvun aikana. Julkishallinnon lakisääteisten tehtävien hoitamisen tuloksena muodostuneet ja muodostuvat asiakirjat säilytetään pysyvästi eli arkistoidaan pääosin yksinomaan digitaalisessa muodossa. Digitalisaatiota ovat jouduttaneet myös periaatepäätökset, strategiset muutokset ja uudistunut lainsäädäntö, kuten muutokset arkistolaissa (1994/831). Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä annetiin 21.6.2017. Vuonna 2017 tuli voimaan arkistolain muutos: > "Kansallisarkisto määrää pysyvään säilytykseen määräämiensä ja sähköiseen muotoon muutettujen asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämisestä. Hävittäminen on sallittua, jos se voi tapahtua vaarantamatta asiakirjan tai siihen sisältyvän tiedon säilymistä, eheyttä ja autenttisuuden toteamista sekä heikentämättä asiakirjan **kulttuurihistoriallista arvoa** tai oikeudellista todistusvoimaa." > > > Arkistolaki (16.12.2016/1146) 14 a §: Kansallisarkiston strategiassa 2025 digitaalisuus on vahvasti osana asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyvyyden varmistamista ja käytettäväksi antamista. Alkujaan digitaalisessa muodossa olevat asiakirjatiedot arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa. Niitä ei tulosteta analogiseen muotoon arkistointia varten. Myös vielä muodostuvat analogiset asiakirjat pyritään digitoimaan ja arkistoimaan digitaalisessa muodossa. Poikkeuksena ovat vain harvat aineistot, joiden analogisella muodolla on kulttuurihistoriallista arvoa. Myös vuonna 2019 voimaan tullut laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (9.8.2019/906) velvoittaa digitaalisuuteen ja aineistojen muuttamiseen sähköiseen muotoon, jos asiakirja on säädetty pysyvästi säilytettäväksi taikka lailla tai lain nojalla arkistoitavaksi. **Digitointi osana digitalisaatiokehitystä** Digitointi tarkoittaa analogisessa muodossa olevan tietoaineiston muuntamista digitaaliseksi. Usein analoginen aineisto mielletään paperiasiakirjoiksi, mutta kyse voi olla mistä tahansa ei-digitaalisesta aineistosta. Digitoidut ja alkujaan digitaaliset asiakirjat ovat Suomen lainsäädännön näkökulmasta yhtä todistusvoimaisia kuin analogisessa muodossa olevat asiakirjat. Keskeistä on arkistoida asiakirjojen tietosisältö ja konteksti eli sen erilaiset käsittely- ja asiayhteydet. Asiakirjojen digitoinnissa tulee noudattaa digitointia koskevia vaatimuksia ja ohjeita. Arkistoitaviksi (pysyvästi säilytettäviksi) määrättyjen asiakirjojen digitointia ohjaavat Kansallisarkiston ajantasaiset digitointimääritykset. Analogisesta asiakirjasta Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyjen mukaan digitoinnilla tuotettu saman sisältöinen digitaalinen asiakirja on kyseessä oleva asiakirja. Se ei siis ole kopio alkuperäisestä asiakirjasta vaan yksi saman asiakirjan ilmentymistä. Muistathan, että kun alkuperäinen analoginen ilmentymä digitoinnin jälkeen hävitetään, kaikki tieto asiakirjasta ja sen tietosisällöstä löytyy ainoastaan digitaalisen ilmentymän ja siihen liittyvien metatietojen yhteydestä. Tuhoaminen on peruuttamaton toimenpide. Digitaaliseen muotoon muuttamisen jälkeen alkuperäiset analogiset ilmentymät voidaan tuhota vain, jos se ei vaaranna asiakirjatietojen: * säilymistä, * eheyttä ja autenttisuutta, * kulttuurihistoriallista arvoa tai * oikeudellista todistusvoimaa. **Katso myös:** [Kansallisarkiston digitointimääritykset](https://kansallisarkisto.fi/kansallisarkiston-digitointimaaritykset) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) **Kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin tausta** Vaikka tavoitteena on digitaalinen arkistointi, voidaan arkistoitaville tai jo arkistoiduille analogisille asiakirjoille määritellä niiden fyysiseen olomuotoon ja aineettomiin tai aineellisiin ominaisuuksiin kohdistuva arvo, jonka vuoksi asiakirjat ovat sellaisenaan korvaamattomia ja olennaisia historiallisen ja kulttuurisen ymmärryksen näkökulmista. Siksi ne pitää säilyttää ja arkistoida myös alkuperäisessä muodossaan. Kansainvälisesti tällaisesta arvosta on käytetty muun muassa englanninkielistä termiä [**intrinsic value**](https://dictionary.archivists.org/entry/intrinsic-value.html) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) , joka on määritelty eri lähteissä hieman eri tavoin. Joskus määritelmissä korostetaan analogisen säilytysmuodon säilyttämistä asiakirjan todistusvoimaisuuden varmistamisen vuoksi. Suomen Kansallisarkistossa tämä arvo on määritelty laajemmin **kulttuurihistorialliseksi arvoksi**. Kulttuurihistoriallinen arvo tarkoittaa sitä, että analogiseen ilmentymään voi sisältyä useita erilaisia ominaisuuksia ja arvoja, kuten todistus- ja informaatioarvoa. ✔ Miten kulttuurihistoriallisen arvon kategoriat ja kriteerit on määritelty Kansallisarkistossa? Arvottamisen kategoriat ja kulttuurihistoriallisen arvon kriteerit suunniteltiin Kansallisarkistossa virkatyönä. Osana suunnittelua perehdyttiin muiden maiden arvonmääritys- ja seulontakäytänteihin. Luotavia kategorioita ja kriteereitä peilattiin kansainvälisiin vaihtoehtoihin. Lisäksi analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kriteereihin vaikutti Kansallisarkiston asettama kansallinen työryhmä, joka koostui muun muassa yliopistojen sekä museo- ja kirjastosektorien edustajista. Kategorioita ja kriteereitä koskeva asiakirja julkaistiin ensimmäisen kerran vuonna 2019. Asiakirjasta on julkaistu päivitetty versio Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan uudistamisen yhteydessä vuonna 2020 sekä vuonna 2024 säilytysmuotoa ja kulttuurihistoriallisen arvon arviointitietojen pysyvää säilytystä koskevan yleispäätöksen yhteydessä. Kansallisarkisto on antanut yhteensä 86 seulontapäätöstä koskien analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa ja säilytysmuotoa (31.12.2023). Aineistolle tai osalle siitä on annettu kulttuurihistoriallinen arvo analogisessa muodossa 31 päätöksessä. Näihin päätöksiin sisältyvien aineistojen kokonaismäärä on ollut yli 36 000 hyllymetriä. Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi on Kansallisarkiston päätöksissä arvioitu 425 hyllymetriä asiakirjoja. ![Kuvassa esitetään ympyrädiagrammina, että vain yksi prosentti kaikista arkistoitavista asiakirjoista on kulttuurihistoriallisesti arvokkaita.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_bce0758fedc4ee68249a40e4d3592490f3f5e6fc4b6dd30f10121adaf1903ad4/image-20240418-170140.png?cb=ceae460ca1046c2f8fc7f5166c886e0f) **Kuva 4.**Analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisesti arvokkaat asiakirjat Kansallisarkiston antamien seulontapäätösten mukaan. ✔ Tietoa muualla * [NARA (2016): Intrinsic Value in Archival Material. Verkkoversio (alkuperäinen Intrinsic Value In Archival Material, Staff Information Paper Number 21, Published by the National Archives and Records Administration, Washington, DC, 1982)](https://www.archives.gov/research/alic/reference/archives-resources/archival-material-intrinsic-value.html). ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [National Archives of Australia (2016): Disposal of Records in the Archives' Custody Following Digitisation -- Policy. Appendix 2 Identifying intrinsic value. Version 1.1, December 2016.](https://www.naa.gov.au/sites/default/files/2019-09/Policy-disposal-of-records-in-archives-custody-after-digitisation-V1-1-dec-2016.pdf) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * Menne-Haritz, Angelika \& Brübach, Nils (1996): The Intrinsic Value of Archive and Library Material. The Marburg Archive School (Archivschule Marburg). Kansallisarkisto antoi vuoden 2023 loppuun mennessä yhteensä 86 seulontapäätöstä analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisesta arvosta ja säilytysmuodosta. Vuoden 2024 alusta lähtien julkishallinnon toimijat arvioivat itse analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja arkistotavan muodon Kansallisarkiston antamia päätöksiä, määräyksiä ja ohjeita noudattaen. * Kansallisarkistolle tehdään esitys analogisten asiakirjojen säilytysmuodosta vain silloin, kun on arvioitava niiden digitoitujen asiakirjojen korvaavuutta, jotka eivät täytä yleispäätöksessä (KA/15927/28.02.01/2023) esitettyjä vaatimuksia​​.​ *** ** * ** *** ## ❔ Usein kysyttyjä kysymyksiä |----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ✔ Antaako Kansallisarkisto kulttuurihistoriallista arvoa ja säilytysmuotoa koskevia seulontapäätöksiä? Kansallisarkisto antoi aiemmin seulontapäätöksiä myös analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisesta arvosta ja säilytysmuodosta. Tästä toimintatavasta luovuttiin säilytysmuotoa koskevan[yleispäätöksen (KA/15927/28.02.01/2023)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15927) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) myötä. * Vuoden 2024 alusta lähtien julkishallinnon toimijat arvioivat itse analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon ja arkistoitavan muodon itsenäisesti Kansallisarkiston antamaa yleispäätöstä ja [arviointikriteereitä](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf/5c4a7577-17d3-4ccc-5c0b-41514e3690d8/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf?t=1705666066988) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) noudattaen. * Kansallisarkistolle tehdään esitys analogisten asiakirjojen säilytysmuodosta vain silloin, kun on arvioitava niiden digitoitujen asiakirjojen korvaavuutta, jotka eivät täytä yleispäätöksessä (KA/15927/28.02.01/2023) esitettyjä vaatimuksia​​.​ ✔ Miten arkistoitavaksi määrätyt asiakirjat digitoidaan? Digitoinnin tavoite on tuottaa analogisessa muodossa olevasta tiedosta autenttisia ja todistusvoimaisia digitaalisia ilmentymiä. Analogisen asiakirjan tietosisältö pitää digitoitaessa siirtää digitaaliseen muotoon eheästi eli kokonaisuudessaan ja virheettömästi. Arkistolain (831/1994) 14 a §:n mukaan Kansallisarkisto määrää pysyvään säilytykseen määräämiensä ja sähköiseen muotoon muutettujen asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämisestä. Digitaaliseen muotoon muuttamisen jälkeen alkuperäiset analogiset ilmentymät voidaan hävittää vain, jos hävittäminen ei vaaranna asiakirjatietojen: * säilymistä, * eheyttä ja autenttisuutta, * kulttuurihistoriallista arvoa tai * oikeudellista todistusvoimaa. Asiakirjojen digitoinnissa pitää noudattaa digitointia koskevia vaatimuksia ja ohjeita. Arkistoitaviksi (pysyvästi säilytettäviksi) määrättyjen asiakirjojen digitointia ohjaavat aina Kansallisarkiston ajantasaiset digitointimääritykset. Niissä on huomioitu: * arkistosektorilla yleisesti käytössä olevat standardit * muiden kansallisarkistojen laatuvaatimukset digitoinnille * kansalliset pitkäaikaissäilytyspalveluiden (PAS-palvelut) vaatimukset digitaalisille aineistoille **Lisätietoja:** [Kansallisarkiston digitointivaatimukset ja ohjeet](https://kansallisarkisto.fi/kansallisarkiston-digitointimaaritykset) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) Kansallisarkiston verkkosivuilla ✔ Mitä teen, jos asiakirjaa ei voi sen huonon kunnon vuoksi digitoida? Joskus analogisella asiakirjalla ei arvioinnin perusteella ole kulttuurihistoriallista arvoa, mutta sitä ei voida asianmukaisesti digitoida esimerkiksi asiakirjan kunnon vuoksi. Silloin asiakirja pitää arkistoida analogisessa muodossa. Analoginen ilmentymä varmistaa tällöin asiakirjatietojen säilyvyyden eheänä, autenttisena ja todistusvoimaisena. Jos digitointi myöhemmin onnistuu, voidaan analoginen ilmentymä hävittää ja arkistoida asiakirja yksinomaan digitaalisessa muodossa. | *** ** * ** *** ## 📑 Muistilista ✔️ Analogisen asiakirjan kulttuurihistoriallinen arvo muodostuu asiakirjan aineettomista tai aineellisista ominaisuuksista. Niiden vuoksi asiakirjat ovat sellaisenaan korvaamattomia. ​✔️ Asiakirjat, joilla on kulttuurihistoriallista arvoa, arkistoidaan digitoinnin jälkeen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa. ​✔️ Jos asiakirjoilla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa, asiakirjojen analogiset ilmentymät on mahdollista hävittää digitoinnin jälkeen. Ennen hävittämistä digitaalisten ilmentymien laatu, todistusvoimaisuus, säilyvyys ja saatavuus pitää varmistaa. Varmistamisessa pitää huomioida Kansallisarkiston ajantasaiset päätökset, määräykset ja ohjeet. ​✔️ Arkistolain (831/1994) piirissä olevat toimijat arvioivat hallussaan olevien analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa itse. ​✔️ Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi koskee vain jo arkistoitavaksi määrättyjä asiakirjoja eli asiakirjoja, joilla on Kansallisarkiston antama seulontapäätös. Tutustu arvonmäärityksen periaatteisiin ja Kansallisarkiston seulontapäätöksiin. ​✔️ Kansallisarkisto on määritellyt kulttuurihistoriallisen arvon arviointia varten kriteerit ja tarjoaa arviointiin tukea ja opastusta. Käytä Kansallisarkiston arviointikriteereitä omassa arvioinnissasi. Sekä arkistollisen arvon että kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin kriteeristöt löytyvät [Kansallisarkiston verkkosivuilta löytyvästä arvonmääritys- ja seulontapolitiikka -asiakirjasta](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf?t=1675762650093) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf?t=1675762650093)ja [sen liitteestä, joka käsittelee kulttuurihistoriallisen arvon arviointia](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf/5c4a7577-17d3-4ccc-5c0b-41514e3690d8/Kult.+hist.+arvon+kriteerit+ja+soveltamisohje.pdf?t=1705666066988) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ​✔️ Alin arvioitava taso on arkistoyksikkö. Jos arkistoyksikköön kuuluu arkistoitavia asiakirjoja, joista osalla arvioidaan olevan arvoa myös analogisessa muodossa, arkistoidaan koko arkistoyksikkö analogisena mahdollisesta digitoinnista huolimatta. ​✔️ Jaa kulttuurihistoriallisen arvon arviointi vaiheisiin. Yleensä arviointitulos vaatii useampia arviointikierroksia. * Suunnittele ensin koko arviointiprosessi. * Tee sen jälkeen tarvittavat yleiset ja aineistokohtaiset selvitykset. * Suorita ja dokumentoi arviointi sekä sen lopputulokset. ​✔️ Arvioinnista tuotettavat tiedot on määrätty arkistoitaviksi (pysyvästi säilytettäviksi) [Kansallisarkiston antamassa yleispäätöksessä 8.12.2023 (KA/15927/28.02.01/2023)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15927) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Arviointitietojen dokumentoinnilla osoitat, miksi analogisille asiakirjoille on tai ei ole annettu kulttuurihistoriallista arvoa. ​✔️ Tallenna arviointitiedot niin, että niiden arkistointi käy helposti. Arvioinnin dokumentoinnissa voit hyödyntää Kansallisarkiston arviointilomaketta * Lataa arviointilomake: [Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3e4755fb99a7528b0ef9281a4793b69f4980fd0b46821a9f73542a3cf78258dc/Kult.%2520hist.%2520arvo%2520ja%2520sailytysmuoto_arviointi-%2520ja%2520dokumentointilomake%2520(1).docx.md?cb=64fb14119fa8ff022c74e9b57ce7dc70) ## Oppaan sanasto | **KÄSITE** | **MÄÄRITELMÄ** | | Alkujaan digitaalinen asiakirja | Syntyjään digitaalinen asiakirja eli asiakirja, joka on alun perin valmistettu digitaaliseen muotoon. * Vrt. digitoitu asiakirja, joka on muunnettu digitaaliseen muotoon digitoimalla. Lue lisää:[++Finto, KOKO-ontologia: alkujaan digitaalinen++](https://finto.fi/koko/fi/page/p76562) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_55a539f88eaf2f69b819d67ff4151ac73e65d65b04a725905f89ce1dd79f9260/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) | | Analoginen asiakirja | Paperisessa tai muussa käsin kosketeltavassa muodossa laadittu, säilytetty ja käytettävä asiakirja. | | Analogisen säilytysmuodon/ilmentymän kulttuurihistoriallinen arvo | Arkistoitavan tai arkistoidun analogisen asiakirjan arvo, jonka vuoksi asiakirja on sellaisenaan korvaamaton ja olennainen historiallisen ja kulttuurisen ymmärryksen näkökulmista. Tällainen asiakirja säilytetään ja arkistoidaan digitoinnista huolimatta myös analogisessa muodossaan myös digitoinnin jälkeen. | | Arkistoyksikkö | Arkistoyksikkö on sarjaa pienempi arkiston (asiakirjakokonaisuuden) osa. Arkistoyksikkö voi olla esimerkiksi yksittäinen asiaryhmä, yksittäinen akti tai yksittäinen asiakirja. Arkistoyksikkö on sijoitettu yhteen tai useampaan säilytysyksikköön. | | Arvonmääritys | Asiakirjan elinkaarihallinnan prosessi, jossa määritellään, mitkä asiakirjat arkistoidaan eli säilytetään pysyvästi ja mitä asiakirjoja säilytetään määräajan. | | Digitaalinen asiakirja | Digitaalinen asiakirja voi olla alkujaan digitaalinen tai digitaaliseen muotoon muunnettu eli digitoitu asiakirja. | | Digitointi | Analogisessa muodossa säilytettävien tai arkistoitujen asiakirjojen digitaaliseen muotoon muuttaminen. | | Digitoitu asiakirja | Analogisesta asiakirjasta digitointiprosessilla tuotettu digitaalinen ilmentymä, joka voi koostua n-määrästä tiedostoja. | | Hävittäminen/tuhoaminen | Määräajan säilytettävän asiakirjan fyysinen (ml. tekninen) hävittäminen. Arkistoitavan asiakirjan analogisen ilmentymän hävittäminen. | | Ilmentymä | Asiakirjan analoginen tai digitaalinen olomuoto. * Vrt. esimerkiksi digitoidun aineiston alkuperäinen analoginen ilmentymä (lähdeilmentymä) ja sitä vastaava digitoitu ilmentymä. | | Seulontapäätös | Kansallisarkiston määrää seulontapäätöksissä, mitkä julkisen hallinnon tuottamat asiakirjatiedot arkistoidaan. Seulontapäätökset ovat viranomaisia sitovia. | | Säilytysmuoto | Säilytysmuoto tarkoittaa asiakirjan digitaalista ja/tai analogista muotoa. Asiakirjalla voi olla elinkaarensa aikana useita säilytysmuotoja. Ne eivät ole asiakirjan kopioita, vaan saman asiakirjan eri ilmentymiä. | |-------------------------------------------------------------------|--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| *** ** * ** *** --- version: "1.0" language: "fi" --- # Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi -webinaari (18.3.2024) **Tyyppi** : Webinaari \| **Aika** : 18.3.2024 \| **Kesto**: 1:33 Arkistoinnin osaaja -sarjan webinaarissa kerrotaan, miten arvioidaan arkistoitavien asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa. Sisältö perustuu Kansallisarkiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon kriteeristöön. Tutustu myös [Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/kulttuurihistoriallisen-arvon-arviointi) -oppaaseen. [![Kuvassa on linkki Kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin webinaaritallenteeseen.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_096d1f8bc5fd5775b3db126c546c021a3318080be505e12316f5fce78d6f1934/image-20240510-061836.png?cb=9072ee65fabc1fa44e8ea8d31dfd83ae)](https://players.icareus.com/kansallisarkisto/embed/vod/286529117) Osa 1**. Kesto**: 1:05:49 [![Kuvassa on linkki Kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin webinaaritallenteeseen.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_1dd118f0ca31b01e5e9676ad275d9b6ff70a235a2a72f5d25865e8547c2d6afb/image-20240510-061924.png?cb=341ec197eec93be588ca6ca93d12cd64)](https://players.icareus.com/kansallisarkisto/embed/vod/286529537) Osa 2. **Kesto**: 28:05 ![:info:](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_f9b465853d73af335e5ee9a8ad99a60d5f0b4af3795ef4bfd6b7d522a7f0c4be/atlassian-info?cb=feab5cd71111204d6b52545f3027dd0c) Kansallisarkisto järjestää verkkoympäristössä [Arkistoinnin osaaja -webinaareja ja -ohjaustilaisuuksia.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/tallenteet/v1/arkistoinnin-osaaja-sarjan-webinaarit.md) Tilaisuuksissa käydään läpi arvonmääritykseen ja seulontaan, arkistoinnin suunnitteluun, digitointiin ja aineistojen siirtoihin liittyviä teemoja. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Esimerkkejä ja lisäharjoituksia Harjoittele analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointia esimerkkiaineistojen avulla. Muista, ettei arviointikriteerien soveltamiseen ole vain yhtä oikeaa tapaa**.**Arvioinnin vaiheet voivat mennä käytännön työssä osittain lomittain. Arviointityön dokumentointi kannattaa aloittaa heti työn alussa. ![Kuvassa esitetään arvioinnin vaiheet Suunnittele, selvitä, arvioi ja dokumentoi sekä arkistoi. Vaiheet on jaettu neljään laatikkoon. Laatikoiden keskellä on piirretty hiiri, joka pitää ylhäällä kylttiä, jossa lukee Lopulliseen tulokseen tarvitaan yleensä useita arviointikierroksia.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_ab832e8b8440b723a2c36894adc4d8ed56e351e0493f26468d69ce9da701cbde/image-20240513-051236.png?cb=af8fa2b249b411e3f503b2a6e96db3ac) Kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin vaiheet. Lopulliseen arviointitulokseen pääseminen vaatii yleensä useita arviointikierroksia. *** ** * ** *** ## Harjoitus 1: Lääninhallituksen päätöstoisteet Tutustu ensin aineistoon ja sitä koskeviin taustatietoihin. Pohdi sitten vastaukset alla oleviin kysymyksiin ja tee oma arviointisi arviointilomaketta hyödyntäen. Tarkista lopuksi, miten oma arviointisi sujui. **KYSYMYKSET**: 1. Voiko esimerkkiaineiston kohdalla soveltaa Kansallisarkiston vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä [KA/15927/28.02.01/2023](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15927) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_cd486efcb92d65f8fb43d327fbc71c4154e559ac47517e01f96195c89349e283/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ?​ 2. Tarkistatko selvitysvaiheessa jokaisen arkistoyksikön sisällön vai voisitko hyödyntää otantaa? 3. Mikä on aineiston kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin tulos? **Esimerkkiaineiston taustatiedot** Arvioitava aineisto on Pohjois-Karjalan lääninhallituksen yleisen osaston arkiston sarja Da, päätös- ja kirjetoisteet. ![Arkistohyllyssä on rivi mustia kirjoja, joiden selkämykseen on painettu arkistoyksikköjen tiedot.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d986b7896944d6adcfd40611ea7b025461ca2273b0661f51052bc7f69c0ba780/P%C3%A4%C3%A4t%C3%B6stoisteet%20hyllyss%C3%A4.jpg?cb=621875fe85d1e173205a22aeb13de10b) Päätös- ja kirjetoisteet vuosilta 1960--1986 on sidottu kirjoiksi. **Tämän tiedät aloittaessasi arvioinnin** * Aineisto on analogisessa muodossa. * Aineiston on tuottanut Pohjois-Karjalan lääninhallitus. Lääninhallitus oli valtion aluehallintoviranomainen, joka toimi vuosina 1960--1997. Sen edeltäjä oli Kuopion lääninhallitus ja seuraaja Itä-Suomen lääninhallitus. * Lääninhallituksen tehtävänä oli edistää, arvioida ja valvoa lääninsä alueella tapahtuvia julkisia palveluja * kilpailuhallinnossa ja kuluttajahallinnossa, * liikennehallinnossa, * oikeushallinnossa, * opetus- ja kulttuurihallinnossa sekä liikunta- ja nuorisotoimessa, * pelastushallinnossa, * poliisihallinnossa, * sosiaali- ja terveyshallinnossa sekä elintarvikehallinnossa, eläinlääkinnässä ja eläinsuojelussa. * Aineisto on kokonaisuudessaan määrätty pysyvään säilytykseen eli arkistoitavaksi Kansallisarkiston antamassa seulontapäätöksessä.​ * Aineisto aiotaan digitoida.​ ![Pöydällä on kaksi suljettua kirjaa, joiden etukannessa on nimiö ja siinä arkistoyksikön tiedot.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_bb6f23e3b8b72c9039782220cfc60b352f517acfbe2b91cf24500b662a4f01b6/P%C3%A4%C3%A4t%C3%B6stoisteet%20p%C3%B6yd%C3%A4ll%C3%A4.jpg?cb=f902274c868d6a713af6b5826719f024) Sidokset ovat pahvikantisia sekä kankaalla ja paperilla päällystettyjä. ![Kirja on auki ja sen vasemmalla sivulla on käsinkirjoitettuja merkintöjä ja oikealla sivulla on koneella kirjoitettu päätös.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_ff8ee7a0d86014fef4dc8bab4d6485e3025242bab9297a75c51b5b1013134cd1/P%C3%A4%C3%A4t%C3%B6stoisteet2.jpg?cb=1f077dada2007fc344b43258f95c1c8d) Käytetty paperilaatu on hyvää, jopa erinomaista. |---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ✅ **Tee arviointi** | | ✔ Tutustu aineistoon ja sen taustatietoihin * Päätös- ja kirjetoisteet ovat vuosilta 1960--1986. * Asiakirjoja on 29 hyllymetriä (hm). * Päätös- ja kirjetoisteet ovat kirjoituskoneella suoraan paperille tai kalkkeeri- eli hiilipaperin läpi kirjoitettuja tai kopiokoneella tuotettuja. Asiakirjat on reiítettyjä ja todennäköisesti säilytetty toimistomapeissa ennen kirjaksi sitomista. * Paperi on ajalle tyypillistä tavallista A4-paperia, kannet ovat pahvia. Sidokset on päällystetty kankaalla sekä paperilla. Aineiston kunto on hyvä. * Toisteissa on joitain käsin tehtyjä merkintöjä sekä väliin sidottu koontisivuja. * Asiakirjat eivät sisällä taiteellisia tai esteettisiä piirteitä, sidosten kannet ovat marmoroituja tai koristelemattomia. * Aineisto koostuu seuraavista alasarjoista: ![Kuvassa on kuvakaappaus arkistoluettelosta, jossa näkyvät sarjat, joista aineisto koostuu.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_0d7a2e837f1b61b785ab204853c993d334c308566c7e2b1091becc1c2db1bf0e/kuva-20240425-081244.png?cb=da524b41b121e62119d028272019669d) ✔ Täytä arviointilomake **Tee seuraavaksi arviointi. Hyödynnä arviointilomaketta.** * Käytä kulttuurihistoriallisen arvon kategorioita ja arviointikriteeristöä. * Muista, että asiakirja voidaan sijoittaa kategoriaan 1 vain silloin kun täyttyy: * kriteeri 1: Kunto * sekä vähintään yksi muista kriteereistä. * Muissa tapauksissa asiakirja kuulu kategoriaan 2 **Digitaalisena arkistoitavat asiakirjat**. * Täytä arviointisi lomakkeelle [Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_82311c72485c1605fb265601f8192ca53db17a036d01c221f7373656c71c5acc/Kult.%2520hist.%2520arvo%2520ja%2520sailytysmuoto_arviointi-%2520ja%2520dokumentointilomake%2520(1).docx.md?cb=64fb14119fa8ff022c74e9b57ce7dc70) * Hyödynnä apukysymyksiä, kun käyt aineistoa läpi ja suoritat arviointia. * Vastaa kysymyksiin "Kyllä", "Ei" tai "Ei tietoa". Palaa tarvittaessa pohtimaan kysymyksiä uudestaan. | | ✅ **Tarkista miten arviointisi sujui** | | 1. Voiko aineiston arviointiin voi soveltaa vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä? ![:check_mark:](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_4cf77942420268f625ca38f4c0f6131ae4502ed04432c49c434274f1cd63e97a/atlassian-check_mark?cb=a10212e1c1021c5194f7535b6843f955) Aineiston arviointiin voi soveltaa vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä, sillä: * Pohjois-Karjalan lääninhallituksen arkisto kuuluu päätöksen soveltamisen piiriin.​ * Asiakirjat ovat analogisia asiakirjoja. * Digitoitavaksi suunnitellut analogiset asiakirjat ovat muodostuneet ennen 1.1.2022.​ * Asiakirjoilla on seulontapäätös pysyvästä säilyttämisestä (arkistoinnista).​ 2. Tarkistatko selvitysvaiheessa jokaisen arkistoyksikön sisällön vai voisiko tässä hyödyntää otantaa? ![:check_mark:](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_4cf77942420268f625ca38f4c0f6131ae4502ed04432c49c434274f1cd63e97a/atlassian-check_mark?cb=a10212e1c1021c5194f7535b6843f955) Selvitysvaiheessa aineisto kannattaa tutkia otantana sarjoittain, esimerkiksi joka 10. sidos, koska: * Aineistoa on melko paljon ja se on pitkältä aikaväliltä. * Aineisto on sekä tietosisällöltään että fyysiseltä muodoltaan yhtenäinen. 3. Mikä on aineiston kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin tulos? Kriteereistä täytyy vain 1. Kunto, joten asiakirjat arkistoidaan ainoastaan digitaalisina. [PKLH arviointi- ja dokumentointilomake.docx](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_389f7a86d4b6481ac7d65e237a0fdf62af8a7b88313748ab7e9e9a0594babd87/PKLH%2520arviointi-%2520ja%2520dokumentointilomake.docx.md?cb=4098c587f94bb9322484384130da19b7) | *** ** * ** *** ## Harjoitus 2: Turun lääninsairaalan arkisto Harjoittele kulttuurihistoriallisen arvon arviointia esimerkkiaineiston avulla. Tutustu ensin aineistoon ja sitä koskeviin taustatietoihin. Pohdi sitten vastaukset alla oleviin kysymyksiin ja tee oma arviointisi arviointilomaketta hyödyntäen. Tarkista lopuksi, miten oma arviointisi sujui. **KYSYMYKSET:** 1. Voiko esimerkkiaineiston kohdalla soveltaa Kansallisarkiston vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä [KA/15927/28.02.01/2023](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15927) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_cd486efcb92d65f8fb43d327fbc71c4154e559ac47517e01f96195c89349e283/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ?​ 2. Tarkistatko selvitysvaiheessa jokaisen arkistoyksikön sisällön vai voisitko hyödyntää otantaa? 3. Mikä on aineiston kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin tulos? **Esimerkkiaineiston taustatiedot** Arvioitava aineisto onTurun lääninsairaalan taloudenhoitajalle saapuneet kirjeet. ![Kuvassa on Lääkintöhallitukselta lääninsairaalalle lähettämä koneella kirjoitettu kirje vuodelta 1953.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_86478a552f4617055ca46a6a2581a0ce93435e3cea6ce93737ccb60c36af0d5d/l%C3%A4%C3%A4ninsairaalan%20kirjeet%201953.jpg?cb=20dbb8798c9ac68a761633df1b1dde01) Kirjeitä säilytetään kotelossa sitomattomina. Henkilötiedot on peitetty kuvankäsittelyllä. **Tämän tiedät aloittaessasi arvioinnin** * Aineisto on analogisessa muodossa. * Aineiston on tuottanut Turun lääninsairaala. Lääninsairaalan edeltäjä Turun lääninlasaretti oli Suomen ensimmäinen sairaala. Se aloitti toimintansa 1759. Sairaalaa ylläpiti valtio. * Turun lääninsairaalasta tuli kuntainliiton omistama Turun yliopistollinen keskussairaala vuonna 1958. * Aineisto on kokonaisuudessaan määrätty pysyvään säilytykseen eli arkistoitavaksi Kansallisarkiston antamassa seulontapäätöksessä.​ * Aineisto aiotaan digitoida.​ |----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ✅ **Tee arviointi** | | ✔ Tutustu aineistoon ja sen taustatietoihin: * Saapuneet kirjeet ovat vuosilta 1947--1957. * Kirjeitä on 0,1 hm. * Kirjeet ovat koneella ja käsin kirjoitettuja. Paperi on ajalle tyypillistä melko ohutta A4-paperia, jonka laatu vaihtelee jonkin verran. Aineiston kunto on pääosin hyvä. * Kirjeissä on leimoja ja käsin tehtyjä merkintöjä, mutta ei sinettejä. Joukossa on kirjekuori postimerkkeineen. * Kirjeet eivät sisällä taiteellisia tai esteettisiä piirteitä vaan ovat tavallisia viranomaisilta tai yksityisiltä tulleita kirjeitä. ![Kuvassa on Lääkintöhallituksen lääninsairaalalle lähettämä koneella kirjoitettu kirje vuodelta 1953.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_23600c3d59205af92c0a39b1268c8d9af62eb1e4b67fea6ab35e49231fc836a3/L%C3%A4%C3%A4ninsairaalan%20kirjeet%202%201953.jpg?cb=07c1eed924afce60db81058fc6bdbbfc) Kirjeissä on tyypillisesti saapumismerkinnät sekä lähettäjän allekirjoitukset. ✔ Täytä arviointilomake **Tee seuraavaksi arviointi. Hyödynnä arviointilomaketta.** * Käytä kulttuurihistoriallisen arvon kategorioita ja arviointikriteeristöä. * Muista, että asiakirja voidaan sijoittaa kategoriaan 1 vain silloin kun täyttyy: * kriteeri 1: Kunto * sekä vähintään yksi muista kriteereistä. * Muissa tapauksissa asiakirja kuulu kategoriaan 2 **Digitaalisena arkistoitavat asiakirjat**. * Täytä arviointisi lomakkeelle [Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_82311c72485c1605fb265601f8192ca53db17a036d01c221f7373656c71c5acc/Kult.%2520hist.%2520arvo%2520ja%2520sailytysmuoto_arviointi-%2520ja%2520dokumentointilomake%2520(1).docx.md?cb=64fb14119fa8ff022c74e9b57ce7dc70) * Hyödynnä apukysymyksiä, kun käyt aineistoa läpi ja suoritat arviointia. * Vastaa kysymyksiin "Kyllä", "Ei" tai "Ei tietoa". Palaa tarvittaessa pohtimaan kysymyksiä uudestaan. | | ✅ **Tarkista miten arviointisi sujui** | | 1. Voiko aineiston arviointiin voi soveltaa vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä? ![:check_mark:](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_4cf77942420268f625ca38f4c0f6131ae4502ed04432c49c434274f1cd63e97a/atlassian-check_mark?cb=a10212e1c1021c5194f7535b6843f955) Aineiston arviointiin voi soveltaa vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä, sillä: * Turun lääninsairaalan arkisto kuuluu päätöksen soveltamisen piiriin.​ * Asiakirjat ovat analogisia asiakirjoja. * Digitoitavaksi suunnitellut analogiset asiakirjat ovat muodostuneet ennen 1.1.2022.​ * Asiakirjoilla on seulontapäätös pysyvästä säilyttämisestä (arkistoinnista).​ 2. Tarkistatko selvitysvaiheessa jokaisen arkistoyksikön sisällön vai voisiko tässä hyödyntää otantaa? ![:check_mark:](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_4cf77942420268f625ca38f4c0f6131ae4502ed04432c49c434274f1cd63e97a/atlassian-check_mark?cb=a10212e1c1021c5194f7535b6843f955) Aineistoa on niin vähän, että se on tutkittava arkistoyksiköittäin. 3. Mikä on aineiston kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin tulos? Kriteereistä täyttyy vain 1. Kunto, joten asiakirjat arkistoidaan ainoastaan digitaalisina. Yksittäinen, yleisesti käytetty postimerkki ei ole riittävä täyttääkseen kriteeriä 4. Materiaaliset lisäominaisuudet. [Lääninsairaalan kirjeen arviointilomake.docx](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_f45e52985da923be8a5accae9c3709f6cc61c202b094d63bb458b437014099c6/L%25C3%25A4%25C3%25A4ninsairaalan%2520kirjeen%2520arviointilomake.docx.md?cb=def7c66a921fffb426e91904e8da9f65) | *** ** * ** *** ## Harjoitus 3: Rakennushallituksen piirustuskokoelma II Tutustu ensin aineistoon ja sitä koskeviin taustatietoihin. Pohdi sitten vastaukset alla oleviin kysymyksiin ja tee oma arviointisi arviointilomaketta hyödyntäen. Tarkista lopuksi, miten oma arviointisi sujui. **KYSYMYKSET**: 1. Voiko esimerkkiaineiston kohdalla soveltaa Kansallisarkiston vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä [KA/15927/28.02.01/2023](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15927) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_cd486efcb92d65f8fb43d327fbc71c4154e559ac47517e01f96195c89349e283/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ?​ 2. Tarkistatko selvitysvaiheessa jokaisen arkistoyksikön sisällön vai voisitko hyödyntää otantaa? 3. Mikä on aineiston kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin tulos? **Esimerkkiaineiston taustatiedot.**Arvioitava aineisto on Rakennushallituksen piirustuskokoelma II. ![Kuvassa on Turun maakunta-arkiston julkisivua esittävä rakennuspiirustus.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_001a2004991051c0ecfbba4286fd56c974552652a0a9e0715c034ac0a12865d1/0006.jpg) [Turun maakunta-arkiston julkisivupiirros](https://astia.narc.fi/uusiastia/viewer/?fileId=5919321804&aineistoId=794349033) vuodelta 1931 on hyvässä kunnossa. Rakennushallituksen piirustukset II (kokoelma). Ib KULTTUURIRAKENNUKSET. Ibb Kirjastot ja arkistot. RakH II Ibb. 7:/- - 1-8. \[Turku, Maakunta-arkisto: asemapiirros; pohjat; leikkaukset; julkisivut\]. (--). Tiedosto 6. Kansallisarkisto. Viitattu 26.4.2024. **Tämän tiedät aloittaessasi arvioinnin** * Aineisto on analogisessa muodossa. * Rakennushallituksen piirustukset II -kokoelma sisältää erityisesti julkista rakennustoimintaa dokumentoivia arkkitehtipiirustuksia. * Rakennushallituksen edeltäjä Intendentinkonttori perustettiin vuonna 1811. Viraston tehtävänä oli tarkistaa kirkkojen ja muiden yleisten rakennusten piirustukset ja kustannusarviot, jonka jälkeen ne lähetettiin keisarille hyväksyttäväksi. Vuonna 1865 Intendentinkonttorin nimi vaihtui Yleisten rakennusten ylihallitukseksi. Yleisten rakennusten ylihallitus nimettiin vuonna 1936 Rakennushallitukseksi. * Kokoelma sisältää jonkin verran myös muiden hallintokuntien kuin valtion hallussa olevien tai olleiden rakennusten piirustuksia ja piirustuksia myös ajalta ennen vuotta 1811. Luovutetulle alueelle jääneiden rakennusten piirustuksia ja toteutumattomia rakennussuunnitelmia koskevia piirustuksia on kokoelmassa myös vuoden 1929 jälkeiseltä ajalta (-1939). * Arkkitehtipiirustuksilla kuvataan rakennuskohteiden julkisivuja, pohjia, leikkauksia ja asemaa. Usein niihin liittyy myös erilaisia detaljipiirustuksia. * Rakennukset on luokiteltu käyttötarkoituksensa mukaan kymmeneen sarjaan, joista kukin edelleen 3--6 alasarjaan. Kussakin sarjassa rakennukset on järjestetty ensin paikkakunnittain ja sitten hankkeen nimen tai osoitteen mukaan aakkosjärjestykseen. * Aineisto on kokonaisuudessaan määrätty pysyvään säilytykseen eli arkistoitavaksi Kansallisarkiston antamassa seulontapäätöksessä.​ * Aineisto on osittain digitoitu.​ **Ohessa joitain tuntomerkkejä hyvin ja huonosti säilyville kartta- ja piirustusaineistojen tallennusmateriaaleille.** * Seuraavien säilyvyys on parhaimmillaan erittäin 👍 * Sini- ja ruskokopiot, vanha valokuvamenetelmä, jolla usein tuotettu rakennuspiirustuksia hyvälaatuiselle paperille. * Vahapaperi, vahattu tekstiilipohja (loimi- ja kudelangat nähtävissä), sinertävä. * Polyesterimuovi, 1970-luvulta alkaen käytössä, ei häiritsevää tuoksua. * Seuraavien säilyvyys on heikko 👎 * Kuultopaperi, murentuu ja repeää, lähes mahdoton korjata * PVC (polyvinyylikloridimuovi). Materiaalista vapautuu kaasuja, se säilyy huonosti ja heikentää ympärillä olevien materiaalien säilyvyyttä. Ikävä haju tuntomerkkinä. * Selluloosa-asetaattimuovi, huono säilyvyys, vanha menetelmä, joten yleensä vauriot nähtävissä. * Ammoniakkimenetelmällä tehdyt kopiot. Haalistuvat, tuntomerkkinä ikävä haju. |-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ✅ **Tee arviointi** | | ✔ Tutustu aineistoon ja sen taustatietoihin * Rakennuspiirustukset ovat vuosilta 1811--1939. * Piirustusten tarkka määrä ei ole tiedossa. Arvio on noin 1000 kpl. * Piirustuksia on tuotettu erilaisille tallennusmateriaaleille. Tunnistettavissa ovat ainakin vahapaperi, lumppupaperi ja puuhiokepaperi. * Piirustusten kunto vaihtelee osin paperilaadusta ja merkintäaineista ja osin aiemmista säilytysolosuhteista ja käytöstä johtuen. Pääosin kunto on hyvä ja huonokuntoiset kartat konservaattorin korjattavissa. * Piirustukset on tuotettu käsin piirtämällä. Piirustuksissa on lisäksi kirjoitettuja merkintöjä. Osa piirustuksista on sini- ja ruskokopioita. * Piirustusten kunto vaihtelee osin paperilaadusta ja merkintäaineista ja osin aiemmista säilytysolosuhteista ja käytöstä johtuen. Pääosin kunto on hyvä. * Piirustukset sisältävät taiteellisia ja esteettisiä piirteitä. Osa rakennuksista on rakennushistoriallisesti arvokkaita ja suojeltuja. ![Kuvassa on Turun maakunta-arkiston pohjapiirustus. Rakennus on suorakulmainen ja sisäänkäynti pitkän sivun keskellä. Keskellä rakennusta on pitkä käytävä ja sen kahden puolen huoneita.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a856088945200cd5490f56fa26849ea7330a1f436a86714a5bd2fb72cfbca2d4/0003.jpg) Turun maakunta-arkiston pohjapiirros. Piirustus on todennäköisesti tuotettu sini- tai ruskokopiomenetelmällä. ![Kuvassa on koulurakennuksen 2. kerroksen pohjapiirustus. L-kirjaimen muotoisessa rakennuksessa on voimistelusali, pukuhuone, kirjasto, kanslia, opettajainhuone, neljä luokkahuonetta, karttahuone sekä portaikkoja.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_efec4fbc5383f6cf353c264fc0929c03b894431d6fdf82bfdec1110767323fc3/0009.jpg) Jyväskylän yhteiskoulun pohjapiirustus (2. krs) vuodelta 1927 vahapaperille piirrettynä. Rakennushallituksen piirustukset II (kokoelma). Id OPETUSALAN RAKENNUKSET. Idb Oppikoulut. RakH II Idb. 94:/- - 1-4. \[Jyväskylä, yhteislyseo\]. (--). Tiedosto 9. Kansallisarkisto. Viitattu 10.5.2024. * Aineisto koostuu seuraavista alasarjoista: ![Kuvassa on kuvakaappaus rakenuskokoelman sarjatason luettelotiedoista.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_fac643db57180b8a7b09ff654f9bc4828573fee0e6b303660434ae2e5386f8a9/kuva-20240426-142902.png?cb=c6aecb719b87f0c9bddbb8021fc38f37) ✔ Täytä arviointilomake **Tee seuraavaksi arviointi. Hyödynnä arviointilomaketta.** * Käytä kulttuurihistoriallisen arvon kategorioita ja arviointikriteeristöä. * Muista, että asiakirja voidaan sijoittaa kategoriaan 1 vain silloin kun täyttyy: * kriteeri 1: Kunto * sekä vähintään yksi muista kriteereistä. * Muissa tapauksissa asiakirja kuulu kategoriaan 2 **Digitaalisena arkistoitavat asiakirjat**. * Täytä arviointisi lomakkeelle [Kult. hist. arvo ja sailytysmuoto_arviointi- ja dokumentointilomake (1).docx](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_82311c72485c1605fb265601f8192ca53db17a036d01c221f7373656c71c5acc/Kult.%2520hist.%2520arvo%2520ja%2520sailytysmuoto_arviointi-%2520ja%2520dokumentointilomake%2520(1).docx.md?cb=64fb14119fa8ff022c74e9b57ce7dc70) * Hyödynnä apukysymyksiä, kun käyt aineistoa läpi ja suoritat arviointia. * Vastaa kysymyksiin "Kyllä", "Ei" tai "Ei tietoa". Palaa tarvittaessa pohtimaan kysymyksiä uudestaan. | | ✅ **Tarkista miten arviointisi sujui** | | 1. Voiko aineiston arviointiin voi soveltaa vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä? ![:check_mark:](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_4cf77942420268f625ca38f4c0f6131ae4502ed04432c49c434274f1cd63e97a/atlassian-check_mark?cb=a10212e1c1021c5194f7535b6843f955) Aineiston arviointiin voi soveltaa vuoden 2023 säilytysmuodon yleispäätöstä, sillä: * Rakennushallituksen arkisto kuuluu päätöksen soveltamisen piiriin.​ * Asiakirjat ovat analogisia asiakirjoja. * Digitoitavaksi suunnitellut analogiset asiakirjat ovat muodostuneet ennen 1.1.2022.​ * Asiakirjoilla on seulontapäätös pysyvästä säilyttämisestä (arkistoinnista).​ 2. Tarkistatko selvitysvaiheessa jokaisen arkistoyksikön sisällön vai voisiko tässä hyödyntää otantaa? ![:check_mark:](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_4cf77942420268f625ca38f4c0f6131ae4502ed04432c49c434274f1cd63e97a/atlassian-check_mark?cb=a10212e1c1021c5194f7535b6843f955) Selvitysvaiheessa aineisto kannattaa tutkia koko ajanjakson kattavalla otannalla, koska: * Aineisto on laaja, mutta fyysiseltä muodoltaan yhtenäinen. Piirustusten tallennuspohjat ovat pääsääntöisesti hyvälaatuisia (ei muovimateriaaleja). 3. Mikä on aineiston kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin tulos? Kriteerit 1, 2, 6, 9 ja 10 täyttyvät. Aineisto kuuluu kategoriaan analogiselta säilytysmuodoltaan arvokkaat asiakirjat. [Piirustuskokoelma arviointi- ja dokumentointilomake.docx](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_94c98bc35c9c54e3f809d56cd4ea53ba85bc6c81f2f373594b429e0528878dd3/Piirustuskokoelma%2520arviointi-%2520ja%2520dokumentointilomake.docx.md?cb=e23b3a29acc3f36881a8d43ea86b03d2) | *** ** * ** *** --- version: "1.0" language: "fi" --- # Kuvaile ja dokumentoi tietoaineistosi Arkistoinnin ja aineistonhallinnan peruskeinoja on tietoaineistojen kuvailu ja dokumentointi. Niiden tavoite on varmistaa tiedon ymmärrettävyys, käytettävyys ja säilyvyys sen välittömän muodostumis- ja käyttökontekstin ulkopuolella. *** ** * ** *** ## Kuvailu ja dokumentointi ovat tietoaineistojesi turva Kuvailutiedon merkitys on erityisen suuri, kun kyse on arkistoitavasta tiedosta, jota säilytetään ilman aikarajaa. Tiedon alkuperäinen käyttökonteksti, tietojärjestelmä, sovellus tai tiedon tuottajien ja käyttäjien asiantuntemus eivät pääsääntöisesti ole arkistoidun tiedon hyödyntäjän saatavilla ja tukena. Kuvailussa huomio kiinnitetäänkin tietoaineiston nimeämisen ja tietosisällön lisäksi sen muodon, muodostumiskontekstin ja käyttötapojen monipuoliseen kuvaamiseen. **Kuvailu kattaa tietoaineiston** * tietosisällön ja -rakenteet * alkuperän, muun muassa aineiston syntyyn liittyvät tehtävät ja toimijat, ajoitustiedot ja paikkatiedot * käsittelyä, elinkaarihallintaa sekä niihin liittyviä toimijoita koskevat tiedot * suhteet muuhun tietoon, tietoaineistoihin ja muihin asiayhteyksiin, mukaan lukien erilaiset tunnisteet * käyttöön liittyvät rajoitukset. Kuvailua tukee tietoaineistojen muu dokumentointi ja oheisdokumentaatio. Oheisdokumentaatiolla tarkoitetaan tietoaineiston käytettävyyttä ja tulkintaa tukevaa aineistoa, jota säilytetään tietoaineiston yhteydessä. Yleensä dokumentaationa hyödynnetään esimerkiksi kuvauksia ja ohjeita, joita tietoaineistoista ja tietojärjestelmistä on laadittu niiden elinkaaren eri vaiheissa. Arkistoitavan tiedon myöhemmän ymmärrettävyyden ja käytettävyyden varmistamiseksi pitää myös aina dokumentoida ja arkistoida tietoaineistoon liittyvät luokitukset, koodistot ja koodistoavaimet. **Kontekstia, tietorakennetta ja käyttöä kuvaavaa tietoa tarvitaan aina.**Esimerkiksi automaattisen sisällöntunnistamisen menetelmät voivat tulevaisuudessa vähentää tietoaineistojen tietosisällön kuvailutarvetta. Sen sijaan tietorakenteen ja aineiston muodostumiskontekstin kuvailu sekä aineistoa koskevien käyttöohjeiden merkitys lisääntyy monimuotoisten, laajojen tai tietyn aihepiirin erityisosaamista vaativien digitaalisten tietoaineistojen kohdalla. Tieto menettää ymmärrettävyyttään suhteellisen nopeasti aina, kun sillä ei ole enää aktiivisia käyttäjiä tai kun se on irrotettu siitä yhteydestä, jossa se on tuotettu ja jossa sitä on käytetty. Näin voi tapahtua muun muassa silloin, kun digitaalinen tieto siirretään syntyjärjestelmästään toiseen järjestelmään. Muista, että arkistoitavan tiedon elinkaari on aina erilainen kuin yksittäisen organisaation, toiminnon, prosessin tai tietojärjestelmän. Samat ymmärrettävyyteen ja säilymiseen liittyvät reunaehdot pitää huomata myös silloin, kun tiedon säilytysaika sen alkuperäisessä käyttötarkoituksessa on hyvin pitkä. *** ** * ** *** ## Kuvailu on myös tehtävä ja prosessi Kuvailu ja dokumentointi tukevat arkistoitavien ja arkistoitujen tietoaineistoja käyttämistä ja käsittelyä koko niiden pitkän elinkaaren ajan. Ne auttavat myös hallinnoimaan tietoaineistoja kokonaisuutena. Vaikka tiedon hyödyntäjä ei tuntisi tiedon alkuperää tai käyttötapoja, kuvailuun ja dokumentointiin tutustumalla hän pystyy ymmärtämään: * millaisesta tiedosta on kyse * mitkä tahot ovat muodostaneet tietoaineistot tai liittyvät niiden muodostumiseen tai käsittelyyn muilla tavoilla * miten ja milloin tietoaineistot ovat muodostuneet * miten eri tehtävissä, eri aikoina tai eri tavoin muodostuneet tietoaineistot liittyvät toisiinsa * miten ja missä tietoaineistoja voidaan käyttää. Tietoaineistoa kuvailevan metatiedon lisäksi kuvailu tarkoittaa myös tehtävää ja prosessia, jolla kuvailutietoa tuotetaan. Kuvailu alkaa käytännössä tietoaineiston muodostumishetkellä ja jatkuu läpi koko sen elinkaaren. Tehtävänä se ei siksi rajoitu siihen kuvailuun, jota tehdään arkistossa, vaikka osa metatiedosta voidaankin liittää tietoaineistoihin, kun ne arkistoidaan tai siirretään arkistoon. Metatiedon laatu, saatavuus ja ylläpito on erityisen tärkeää, kun kyse on pitkään säilytettävistä tietoaineistoista. Varmista, että tämä otetaan huomioon, kun metatietoon liittyviä sääntöjä kehitetään. Tärkeää on myös se, että tietoaineistojen kuvailu ja kuvailutietojen ylläpito kattaa niiden koko elinkaaren. Arkistossa metatietoja voidaan edelleen täydentää ja rikastaa. ![Piirroshiiri tutkii tietokonetta ja kuvailuun liittyviä kysymyksiä. Puhekuplassa lukee katsotaanpa, ainakin näihin pitää löytyä vastaus.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a31a3159d860ce47f09c39340c68450836d3e065f74e51e72b74064e5710e506/image-20241112-133822.png?cb=c98f550d7629868e0dd1a20f22d60c03) **Kuva**. Kuvailutieto auttaa ymmärtämään, miten, milloin ja miksi tietoaineistot ovat muodostuneet. Niiden avulla voi hallinnoida myös sitä, miten eri tehtävissä, eri aikoina tai eri tavoin muodostuneet aineistot liittyvät toisiinsa ja miten niitä voidaan käyttää. Kuvailutietoa voi käytännössä tuottaa useilla tavoilla tiedon elinkaaren eri vaiheissa. Digitaalisessa toimintaympäristössä tarpeelliset arkistoinnin metatiedot kannattaa tuottaa mahdollisimman pitkälle samoilla menetelmillä ja samanaikaisesti muun tiedonhallinnan metatiedon kanssa. Sekä virheiden että kustannusten määrä yleensä lisääntyy, kun metatietoa tuotetaan myöhemmin erikseen sen sijaan, että se kertyisi tiedon käytön ja muun käsittelyn aikana. Siksi prosesseissa ja tietojärjestelmissä, joissa muodostuu ja käsitellään arkistoitavia tietoaineistoja, pitää ottaa huomioon myös niiden arkistollinen toiminta- ja käyttökonteksti. *** ** * ** *** ## Noudata vaatimuksia - tukeudu suosituksiin ja standardeihin Metatietoa tarvitaan ja myös tuotetaan moniin eri käyttötarkoituksiin tiedon elinkaaren aikana. Samalla metatiedolla voi olla myös erilainen merkitys tiedon elinkaaren vaiheesta riippuen. Tärkeä näkökulma metatietoon on tiedon varsinainen alkuperäinen käyttötarkoitus ja sen muodostajien ja käyttäjien tarpeet. Tällaisen metatiedon määrittelemisessä pitää ottaa huomioon organisaation omat metatietokäytännöt ja toiminta sekä alakohtaiset metatietovaatimukset ja -suositukset eli suositustenmukaisuus. Esimerkiksi paikkatiedolle, taloustiedolle, tilastotiedolle ja maankäyttöön ja rakentamiseen liittyvälle tiedolle on olemassa standardeja ja muita määrityksiä. Yleiset ja alakohtaiset hyvät käytännöt, suositukset ja standardit ovat yleensä syntyneet käytännön tarpeesta. Ne voivat olla oppaita, sanastoja, ontologioita, koodistoja, luokituksia tai metatietomalleja. Standardeista ja suosituksista pitää olla tietoinen. Niiden tunteminen on edellytys myös sille, että niistä poikkeaminen pystytään tarvittaessa tekemään harkitusti. Arkistoitavan tietoaineiston yhteydessä tulisi aina säilyä tieto siitä, mitä suosituksia ja käytäntöjä sen muodostamisessa ja käsittelyssä on noudatettu, samoin se, miten ja miksi niistä on mahdollisesti poikettu. Julkisessa hallinnossa metatietoja ja muuta tiedonhallintaa määrittää suositustenmukaisuuden lisäksi vaatimustenmukaisuus. Viranomaisen on noudatettava toiminnassaan lainsäädännön tai muun sääntelyn asettamia vaatimuksia. Esimerkiksi asiarekisteristä ja asiankäsittelyn välttämättömistä metatiedoista säädetään [tiedonhallintalaissa (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Lisäksi tiedonhallintaan ja asiankäsittelyyn liittyviä metatietovaatimuksia on muussa yleislainsäädännössä ja erityislainsäädännössä. Asiankäsittelyn metatiedon tuottamista ohjaa ensisijaisesti Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta, joka on julkaissut [suosituksen asianhallinnan metatiedoista](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/163221) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Se ylläpitää myös [Julkisen hallinnon tiedon elinkaaren hallinnan metatietomallia](https://tietomallit.suomi.fi/model/cmlife?ver=1.1.0) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) Yhteentoimivuusalustalla. Suositukset ja vaatimukset tukevat omalta osaltaan digitaalisen tiedon käytön, hallinnan, säilymisen ja arkistoinnin näkökulmasta elintärkeää tietojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta. Niitä voi ja pitää hyödyntää metatietojen, tietorakenteiden ja prosessien suunnittelussa, ylläpidossa ja dokumentoinnissa. *** ** * ** *** ## Kansallisarkiston metatietosuositukset Kansallisarkistolla on tällä hetkellä kaksi arkistoitavia tietoaineistoja koskevaa metatietosuositusta. Niiden tavoite on * varmistaa asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyminen ja saatavuus * mahdollistaa arkistoidun tiedon ymmärrettävyys ja käytettävyys hyvin pitkällä aikavälillä * edistää arkistoitavien tietoaineistojen siirtämistä Kansallisarkistoon pitkäaikaissäilytyksen ja arkistokäytön piiriin. Suositukset tukevat myös organisaation tiedonhallintaa silloin, kun se vastaa arkistoitujen tietojen säilyttämisestä itse tai tietoaineistojen säilytysajat ovat pitkiä. Metatietosuositusten väliset erot liittyvät muun muassa siihen käsittelytasoon, jolla ne metatiedosta ohjeistavat: * [Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suosituksen](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/181436562/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf/72c89f7c-58b1-dfd6-b648-e90e72a65d6d/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf?t=1708515968298) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) (2024) tavoitteena on digitaalisten tietoaineistojen kuvailun ja arkistoitavien aineistojen hallinnan laaja kehittäminen. Suosituksessa ei määritellä tiettyä metatietomallia tai muita tietorakenteita, vaan arkistokuvailu ymmärretään siinä näkökulmaksi mihin tahansa arkistoitavaan tietoaineistoon. **Arkistometatiedolla** tarkoitetaan suosituksessa metatietokokonaisuutta, joka auttaavarmistamaan tietoaineistojen ymmärrettävyyden, todistusvoimaisuuden, tunnistamisen ja käytettävyyden myös arkistoinnin jälkeen. Kuvailevan metatiedon lisäksi arkistometatietoon kuuluu siksi myös tietoaineistojen arkistointia ohjaavaa hallinnollista metatietoa. * [Suositukseen Sähke2-metatietomallin hyödyntämisestä](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#SAHKE2-suositus) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) (2023) liittyy konkreettinen metatietomalli sekä siirtorakenne, joka mahdollistaa arkistoitavien tietoaineistojen siirtämiseen Kansallisarkistoon. Suositus perustuu Kansallisarkiston SÄHKE-määräykseen. Huomaathan, että kun tietoaineistoja siirretään Kansallisarkistoon noudatetaan aina ajantasaista siirto-ohjeistusta ja Kansallisarkiston määrittelemiä siirtorakenteita. Tämä voi edellyttää käytettyjen metatietoarvojen sovittamista yhteen esimerkiksi tietyssä siirtoskeemassa vaaditun metatietojen esitystavan kanssa. 📚 Lue lisää: Kansallisarkiston metatietosuositukset 📚 [**Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot** -suositus (KA/20011/30.00.00/2023, 2024)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/181436562/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf/72c89f7c-58b1-dfd6-b648-e90e72a65d6d/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf?t=1708515968298) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) on yleistasoinen ja laajennettava arkistokuvailun viitekehys. Suosituksessa on määritelty arkistometatiedon tarpeellista ja riittävää vähimmäistasoa eli arkistoinnin perusmetatietoja. Elinkaaren aikana kertyvä ja tuotettu arkistometatieto muodostaa aineiston kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä hallintaa ja käsittelyä koskevan arkistokuvailun. Se myös ohjaa omalta osaltaan tietoaineistojen arkistointia. Arkistometatiedolla on yhtymäkohtia myös [arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mukaisessa arkistonmuodostussuunnitelmassa ja [tiedonhallintalain (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mukaisessa tiedonhallintamallissa ylläpidettäviin tietoihin. Näiden kuvausten avulla hallinnoidaan ja dokumentoidaan osaltaan tietoaineistojen kontekstitietoja, kuten yhteyttä tehtävään ja toimintaprosessiin, joiden hoitamisen yhteydessä tietoaineistot muodostuvat, sekä elinkaaritapahtumia, kuten tuhoamista, arkistointia ja arkistosiirtoja. Suosituksessa on huomioitu arkistokuvailun ja sen standardoinnin kansallinen ja kansainvälinen kehitys. Sen määritykset perustuvat kansainväliseen arkistokuvailun RiC-CM-käsitemalliin, jonka yhtenä lähtökohtana on ollut asiakirjahallinnon metatietoja määrittelevä ISO 23081-standardi. 📚 [**Suositus Sähke2-metatietomallin hyödyntämisestä (KA/12266/07.01.01.00/2022, 2023)**](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#SAHKE2-suositus) pohjautuu Kansallisarkiston [Sähke2-määräykseen (AL/9815/07.01.01.00/2008)](https://kansallisarkisto.fi/kumotut-maaraykset-ja-ohjeet#Sahke2-maarays) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) , joka oli sähköisen arkistoinnin ja asiankäsittelyn ohjeistus, metatietomalli sekä siirtorakenne Kansallisarkistoon. Sähke2-määräys on kumottu 31.12.2022 ja sen ylläpito muuna kuin arkistoitavien tietoaineistojen siirtorakenteena on päättynyt Kansallisarkistossa. Sen sisältö on kuitenkin edelleen hyödynnettävissä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa. SÄHKE2-suositus antaa SÄHKE2-metatietoihin ja metatietomalliin (SÄHKE2-metatietomalli, versio 1.3, 18.3.2020) liittyviä soveltamisohjeita. Se käsittelee SÄHKE2-määrityksiä erityisesti tiedon arkistoinnin näkökulmasta ja kommentoi SÄHKE2-metatietomallia lainsäädännön muutoksiin liittyvillä huomioilla. SÄHKE2:n määritykset ovat tietojärjestelmäriippumattomia, eikä niissä oteta kantaa teknisiin ratkaisuihin tai järjestelmäarkkitehtuuriin. Hyödyntäjä määrittelee, miten se SÄHKE2:n sisältöä käyttää. Digitaalisten aineistojen siirroissa noudetaan aina Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun [voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#sapa-siirto-ohjeet) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [.](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#sapa-siirto-ohjeet) 📚 Lue lisää: Kansallisarkiston Sähke-määräykset Asiakirjahallinnan ja asianhallinnan metatietoja määriteltiin Suomessa 2000-luvulla Kansallisarkiston SÄHKE-määräyksissä ([SÄHKE1, 2005](https://kansallisarkisto.fi/kumotut-maaraykset-ja-ohjeet#1486) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ja [SÄHKE2, 2009](https://kansallisarkisto.fi/kumotut-maaraykset-ja-ohjeet#Sahke2-maarays) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ). Määrittelyä jatkoi SÄHKE2-mukaiseen tiedonohjaussuunnitelmaan eli sähköiseen arkistonmuodostussuunnitelman tai säilytysaikasuunnitelmaan perustuvaa tiedonohjausta kehittänyt JHS 191 -suositus (2015). Sähke2-määräys on kumottu 31.12.2022 ja sen ylläpito muuna kuin arkistoitavien tietoaineistojen siirtorakenteena on päättynyt Kansallisarkistossa. Sen sisältö on kuitenkin edelleen hyödynnettävissä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa. Sisällöltään SÄHKE2 on laaja koonti asiankäsittelyä ja sähköistä asiakirjahallintaa koskevista vaatimuksista sekä ohjeistus niiden sovittamiseksi yhteen. Sen taustalla ovat asiakirjahallinnan standardit, lainsäädännön hallinnollisten asioiden ja viranomaisen asiakirjojen käsittelylle asettamat vaatimukset ja julkisen hallinnon rekisteröintikäytännöt. SÄHKE2-metatiedot sisältävät asiankäsittelyyn liittyvien metatietojen lisäksi hallinnollisia ja kuvailevia metatietoja, jotka tukevat arkistointia ja arkistoitujen tietoaineistojen hallintaa ja käyttöä. Tavoite on liittää tieto sen muodostumisesta lähtien sen ymmärtämistä tukevaan viitekehykseen, auttaa hallitsemaan tiedon käsittelyä, käyttörajoituksia, henkilötietojen suojaamista sekä tiedon säilytysarvoa ja säilytysaikoja ja näin tukea aineiston arkistoon siirtämistä ja käyttöä arkistossa. 📚 Lue lisää: Arkistokuvailun kehitys Suomessa ja muualla Arkistokuvailun yhtenäisyys kansallisesti ja kansainvälisesti varmistetaan noudattamalla standardeja. Standardit ja niihin perustuvat ohjeistukset ohjaavat kuvailukohteiden identifiointia, metatiedon sisältöä ja yksittäisten metatietojen muotoa, esimerkiksi aikatietojen ja kielen merkitsemistapaa. [Nykyiset kansalliset arkistokuvailun säännöt ovat vuodelta 1997](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#kuvailu) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Ne eivät vastaa Kansallisarkiston nykyistä kuvailujärjestelmää, eikä niissä ole huomioitu riittävästi sähköisessä tiedonhallinnassa ja arkistoinnissa ja niitä koskevassa säädösympäristössä tapahtunutta kehitystä. Uuden kuvailusovelluksensa kehittämisen yhteydessä [Kansallisarkisto julkaisi luonnoksen kansallisesta arkistokuvailun käsitemallista](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#kasitemalli) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) (2015). Siinä otettiin huomioon ICA:n eli kansainvälisen arkistoneuvoston vuonna 2012 asettaman EGAD-työryhmän työ, jonka tuloksena syksyllä 2016 julkaistiin luonnos arkistokuvailun kansainvälisestä [Records in Contexts -käsitemallista](https://www.ica.org/en/records-in-contexts-conceptual-model) (RiC-CM) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . RiC-CM-käsitemallin ja sen [määrämuotoisen ontologiaversion (RiC-O](https://www.ica.org/en/records-in-contexts-ontology)) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ensimmäiset viralliset versiot julkaistiin marraskuussa 2023. Kansallisarkiston vuonna 2024 julkaistu [Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/181436562/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf/72c89f7c-58b1-dfd6-b648-e90e72a65d6d/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf?t=1708515968298) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) pohjautuu RiC-CM-malliin. Keskeistä kansainvälisen ja kansallisen kuvailujärjestelmän kehityksessä on tietoaineistojen kontekstien kuvailun erottaminen varsinaisesta tietoaineistojen kuvailusta omiksi kuvailukohteiksi. Konteksteilla tarkoitetaan ensisijaisesti tehtävä- ja toimijakonteksteja. Kuvailu kertoo silloin, minkä tehtävien hoitamisesta ja minkä viranomaisten tai muiden toimijoiden toiminnassa tietoaineistot ovat syntyneet tai kertyneet ja niitä on käsitelty ja käytetty. Tehtävä- ja toimijakuvailut linkitetään niihin tietoaineistoihin, joiden kontekstia ne kuvaavat. Tästä seuraa, että tehtäviä ja toimijoita koskevaan arkistometatietoon on kiinnitettävä aiempaa enemmän huomiota. Arkistokuvailun painopiste on siirtynyt tietoaineiston ominaispiirteiden kuvailusta aineiston ja sen kontekstien välisten suhteiden tunnistamiseen ja kuvailuun. Kontekstien kuvailussa tulee hyödyntää paitsi itse tai yhteistyössä muiden organisaatioiden kanssa tuotettua kuvailutietoa, myös mahdollisuuksien mukaan linkitettynä datana saatavilla olevia nimistöjä, sanastoja, luokituksia ja tunnisteita. Kuvailutyön painopiste siirtyy metatiedon tuottamisesta tietojen yhdistelyyn. Myös itse tietoaineiston kuvailu jakaantuu "aineiston" ja "ilmentymän" kuvailuun. Tällöin tietoaineiston eri analogiset ja digitaaliset ilmentymät ja ilmentymäkohtaisten ominaisuuksien kuvailu voidaan erottaa toisistaan. Kun digitoidun aineiston alkuperäinen analoginen ilmentymä katsotaan arvonmäärityksessä arkistoitavaksi digitoidun ilmentymän ohessa, kuvailussa on kyettävä tekemään ero saman aineiston eri säilytysmuotoja edustavien ilmentymien välillä. Lisäksi omina kohteinaan voidaan kuvailla tietoaineistojen elinkaarihallintaan ja tietoaineistoihin kohdistuviin muihin elinkaaritapahtumiin liittyvää tietoa, kuten aineiston käsittelyä ja arkistointia dokumentoivaa tietoa, ja aineistoon liittyviä käyttörajoituksia. 📚 **Lue lisää arkistokuvailusta** * [**Kilkki, Jaana:**Asiakirjatiedon hallinnan asiantuntijuuden diskursiivinen rakentaminen Suomessa: Tutkimus normatiivisesta professionaalisesta diskurssista vuosina 1935 - 2015 (2020)](https://trepo.tuni.fi/bitstream/handle/10024/119873/978-952-03-1507-8.pdf?sequence=2&isAllowed=y) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [**Lampela, Anssi**: Johdatus suomalaisen arkistokuvailun historiaan (2016)](https://trepo.tuni.fi/handle/10024/98693) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ![Piirroshiiri näyttää peukkua ja kehottaa noudattamaan ajantasaisia siirto-ohjeita.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a8371ced5aca79491ac633e049e5ae671568ecf5afc4a1d34290b7c3596134ed/image-20241112-134118.png?cb=8143dac54e5a0e142e0f2830c86d99cb) **Kuva** . Arkistoitavien aineistojen siirroissa noudetaan aina Kansallisarkiston [voimassa olevia siirto-ohjeita ja ohjeita säilytykseen hyväksyttävistä tiedostomuodoista](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#sapa-siirto-ohjeet). Tiedonhallintalautakunnan asiankäsittelyn metatietosuositusta ja Kansallisarkiston arkistometatietoon liittyviä ohjeita ja suosituksia yhdistää se, että ne ovat tiedon- ja aineistonhallinnan metatietomäärityksiä. Niiden yhteinen tavoite on varmistaa, että tiedot ja tietoaineistot säilyvät todistusvoimaisina, käytettävinä ja ymmärrettävinä koko niiden elinkaaren ajan. *** ** * ** *** ## Suunnittele metatiedon tuottaminen ja ylläpito Arkistoinnin metatietomääritykset pyrkivät osaltaan varmistamaan tietoaineistojen todistusvoimaisuuden ja tukemaan niiden hyödynnettävyyttä tiedon uudelleenkäytön tavasta, ajasta ja paikasta riippumatta. Siksi tietty metatieto voi arkistoitavan tietoaineiston yhteydessä olla tarpeellinen, vaikka muun tiedonhallinnan konteksti, standardit, käytännöt, lainsäädäntö tai yksittäinen tietojärjestelmä eivät sitä edellyttäisi. Myös nimellisesti samaa metatietoa koskevat vaatimukset voivat arkistokuvailun näkökulmasta olla erilaisia kuin organisaation muun tiedonhallinnan näkökulmasta. Tietoaineiston ja siihen liittyvän arkistometatiedon välisen yhteyden säilyminen on varmistettava elinkaaren kaikissa vaiheissa. Erityisen tärkeää se on silloin, kun kuvailutieto ei ole suoraan tietoaineiston yhteydessä. Esimerkiksi [arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mukaisissa arkistonmuodostussuunnitelmissa ja [tiedonhallintalain (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mukaisessa tiedonhallintamallissa ylläpidettävien tietojen avulla hallinnoidaan ja dokumentoidaan osaltaan tietoaineistojen kontekstitietoja, kuten yhteyttä siihen tehtävään ja toimintaprosessiin, jonka hoitamisen yhteydessä aineistot muodostuvat, sekä elinkaaritapahtumia, kuten tuhoamista, arkistointia ja arkistosiirtoja. Näiden tietojen yhdistäminen tietoaineistoihin vaatii tiedonhallinnan ja arkistoinnin asiantuntemusta tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa. Apuna ovat myös tiedon ja tietoaineistojen luokittelu sekä erilaiset tunnisteet. ![Piirroshiiri kertoo hoksanneensa että arkistometatietoa muodostuu monessa paikassa. Muun muassa kuvailussa, asiankäsittelyssä, tiedonhallinnan kuvauksissa ja alakohtaisesti.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_65bc336c14462afdc6106dd7b36d7e7cd7ac1ad48f1a16e6e38e7fd48c0425aa/image-20241116-135844.png?cb=5f7a4599647b94aa3ef601d55a901a93) **Kuva.** Arkistometatiedolla tarkoitetaan sellaista metatietokokonaisuutta, joka auttaavarmistamaan arkistoitavien tietoaineistojen ymmärrettävyyden, todistusvoimaisuuden, tunnistamisen ja käytettävyyden. Kuvailun lisäksi alakohtainen metatieto, asiankäsittelyn metatieto ja muu tiedonhallinnan metatieto tukevat tietoaineistojen todistusvoimaisuutta, käytettävyyttä ja monipuolista hallintaa. Kuvailussa voi tukeutua tekstimuotoisiin kuvailutietoihin, mutta erityisesti koneluettavuutta tukevat määrämuotoiset ja rakenteiset ratkaisut helpottavat kuvailutiedon hallintaa, laatua ja monikäyttöisyyttä sekä tiedon myöhempää käsittelyä. Metatiedon tuottaminen kannattaa automatisoida aina kun se on mahdollista. Jos metatietoa pitää lisätä manuaalisesti, varmista, että tätä varten on olemassa selkeä toimintatapa ja ohjeistus. Kuvailutiedon tuottaminen ja ylläpito pitää kaikissa tapauksissa suunnitella, määritellä ja dokumentoida huolellisesti ja sen laatua pitää valvoa. **Rise vai Rikosseuraamuslaitos? Hilkka vai Hilkka-asianhallintajärjestelmä?**Kun suunnittelet arkistoitavien tietoaineistojen metatietoja, pidä mielessä niiden tuleva käyttökonteksti arkistossa. Kuvailutietojen on oltava itsenäisesti ymmärrettäviä, koska käyttäjän pitää pystyä ymmärtämään niitä ilman lisätietoja tai muita apuvälineitä. Esimerkiksi lyhenteet, jotka kuvailuhetkellä ovat ymmärrettäviä ja vakiintuneita, muuttuvat ilman lisätietoa nopeasti tunnistamattomiksi. Kirjoita lyhenteet aina auki tai vältä niiden käyttämistä kokonaan. Hyödynnä arkistometatiedon tuottamisessa standardoituja merkintätapoja (esimerkiksi ajanilmauksille) sekä yleisiä että ala- ja organisaatiokohtaisia sanastoja, nimistöjä, luokituksia ja koodistoja. Arkistoitavan tiedon myöhemmän ymmärrettävyyden ja käytettävyyden varmistamiseksi on tärkeää myös dokumentoida tai arkistoida käytetyt luokitukset, koodistot ja koodistoavaimet. Lisäksi on tärkeää säilyttää tietojen ja aineiston yhteydet niille niiden elinkaaren aikana annettuihin luokituksiin ja tunnisteisiin sekä huolehtia näiden säilymisestä ymmärrettävinä. **Voit käyttää metatietojen tuottamisessa suunnitellusti ja hallitusti muun muassa:** * Erilaisia oletusmetatietoja, jotka tietoaineisto saa ennakkomäärittelyjen mukaisesti jo muodostumisvaiheessaan tai muun käsittelynsä aikana. Oletusmetatietojen arvoja muutetaan, jos muodostuvan tiedon luonne sitä vaatii. Tämä tapa on muun muun muassa tiedonohjauksen taustalla. * Työnkulkuja ja esimerkiksi automaattisia aikaleimoja. Tietojärjestelmät tuottavat yleensä automaattisesti ajoitustiedot, kun asiakirja tai muu tietokokonaisuus muodostetaan, sitä muutetaan tai muuten käsitellään tai se merkitään valmiiksi tai arkistoiduksi. * Metatiedon periyttämistä hallitusti esimerkiksi hierarkkisesti ylemmältä tasolta tiedon alemmille tasoille. Halutut kuvailu- tai käyttörajoitustiedot voidaan esimerkiksi tarvittaessa periyttää koskemaan kaikkia samaan tietoaineistoon kuuluvia asiakirjoja. * Metatietojen rikastamista tai korjaamista massana esimerkiksi migraatioiden yhteydessä eli silloin, kun tietoaineistoja siirretään tai muuten käsitellään. Puuttuvia metatietoja voidaan lisätä, ylimääräisiä metatietoja poistaa tai virheellisiä tietoja korjata. Metatietoja voidaan yhdistää tai toisaalta erotella omiksi tiedoikseen. Arvolistojen tai koodistoarvojen tietoja voidaan yhtenäistää tai selkeyttää ja esimerkiksi ajoitustietoja voidaan muuttaa standardoituihin muotoihin. Tietoaineistoille voidaan tuottaa myös esimerkiksi tieto siitä tehtäväluokasta, johon ne kuuluvat. * Tiedonhallinnan ja arkistoinnin kuvauksissa ylläpidettävää kuvailutietoa voidaan liittää tietoaineistoihin esimerkiksi arkistosiirron tai muun migraation yhteydessä, mikäli metatieto on laadultaan ja sisällöltään yhtenäistä. Tietoaineistoille voidaan tuottaa kuvauksista metatietoa esimerkiksi sen tietosisällöstä, tehtäväluokasta, omistajasta, elinkaaritapahtumista tai tietorakenteista. ✔ Luokittelu ja tunnisteet ovat tärkeitä digitaalisen tiedonhallinnan keinoja Tiedon luokittelu mahdollistaa samankaltaisten tietojen koostamisen yhteen sekä käsittelemisen samoilla periaatteilla ja säännöillä. Luokittelu auttaa myös rajaamaan ja kohdistamaan tietoaineiston vaatimia hallintatoimenpiteitä. Tunnisteet ovat johonkin kohteeseen, tietoon tai aineistoon liittyviä yksilöiviä, ainutkertaisia tunnuksia, joiden avulla kohteeseen voidaan yksiselitteisesti viitata. Ne auttavat yhdistelemään tietoaineistoja tai esimerkiksi tietoaineistoja ja niiden kuvailutietoja myös silloin, kun tietoja ei säilytetä tai ylläpidetä samassa järjestelmässä tai paikassa: * Tunnus tai tunniste voi yksilöidä kohteita yksittäisen tietojärjestelmän tai organisaation sisällä. Tuttu esimerkki tunnisteesta on asioiden ja asiakirjojen rekisteröinnin yhteydessä saama asiatunnus. * Globaalisti yksilöivät tunnukset yksilöivät kohteen ainutlaatuisesti ja pysyvästi. Ne perustuvat ylläpidettyihin tunnistejärjestelmiin, jotka mahdollistavat tunnisteen luotettavan hyödyntämisen ajasta, paikasta tai organisaatiosta riippumatta. * Tunnisteita saavat tietoaineistojen lisäksi monenlaiset reaalimaailmaan kohteet, muun muassa organisaatiot ja rakennukset. Metatiedot on usein hyvä toteuttaa niiden hallinnan vuoksi rakenteisesti. Silloin metatiedolle määritetään riittävä määrä sitä laajentavia tai tarkentavia ominaisuuksia. Aineistoon liittyvän tunnisteen arvon lisäksi sen yhteydessä pitää kertoa muun muassa se, millaisesta tunnisteesta on kyse eli kerrottava tunnisteen tyyppi tai tunnistejärjestelmä, johon se perustuu. Esimerkiksi aineiston OID-tunnisteen metatietorakenne voisi yksinkertaisimmillaan koostua itse tunnisteen arvoa esittävästä merkkijonosta ja tyyppitiedosta, joka kertoo, että kyseessä on nimenomaan OID-tunniste: * Tunnisteen arvo: 1.2.246.10.1901409.10.0 * Tunnisteen tyyppi: ISO OID *** ** * ** *** ## Jäsennä ja kuvaile tietoaineistoja useista näkökulmista Kansallisarkiston Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus esittää tietoaineistojen ja niiden kontekstin kuvailun moniulotteisena suhdeverkostona. Tiedon myöhemmän ymmärrettävyyden varmistamiseksi tietoaineiston suhteita kuvaillaan tietoaineiston sisällön ja rakenteen lisäksi muihin tietoaineistoihin ja niihin yhteyksiin, joissa tietoaineistoa on elinkaarensa aikana käsitelty. Erityisen tärkeää on huomioida tiedon syntykonteksti. Tietoaineistot pitää kuvailutiedon ja muun metatiedon avulla kytkeä niiden muodostumiseen liittyviin toimijoihin, toimintaan ja tehtäviin. Tiedon elinkaaren aikana on tarpeen myös hallita aineistojen ja ilmentymien elinkaaritapahtumien metatietoja. ![image-20241116-135024.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_b4d8d9776d1cdffb7700ddbc4583c87912cee1b151ae13d0d4c0677bc5036e31/image-20241116-135024.png?cb=02be862d0c9bda24e6376a868a8cef26) **Kuva**. Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus esittää tietoaineistojen ja niiden kontekstin kuvailun suhteiden verkostona. Aineistot eli asiakirjakokonaisuudet ja asiakirjat muodostuvat toimijan tehtävien hoitamisen ja muun toiminnan yhteydessä. Ne todentavat tätä toimintaa. Toiminta tapahtuu ajassa ja paikassa. Aineistoilla voi olla useita ilmentymiä eli fyysisiä ilmenemismuotoja. Aineistot voivat myös liittyä toisiinsa eri tavoin, ja niihin voi liittyä useita käyttörajoituksia. Tietoaineiston tarkastelu useista eri näkökulmista helpottaa kuvailua. Se myös parantaa kuvailun laatua ja kattavuutta.Samalla muodostuu kuva siitä toiminnasta, jonka yhteydessä tieto on muodostunut. **Tietosisällön** , **tehtäväkontekstin** ja **toimijan** kuvaileminen täydentävät toisiaan ja kertovat aineistosta eri näkökulmista. **Tietorakenteen**kuvailu ja dokumentointi tarjoaa vielä yhden uuden näkökulman, joka auttaa myös säilyttämään ja käyttämään tietoa sen elinkaaren myöhemmissä vaiheissa. **Elinkaaritapahtumat** ovat tietoaineistoon tai johonkin sen ilmentymään kohdistuvia suunniteltuja toimenpiteitä tai hallitsemattomia tapahtumia, jotka voivat vaikuttaa niiden ymmärrettävyyteen, saatavuuteen tai eheyteen. **Ilmentymällä**tarkoitetaan tietoaineiston digitaalisia tai analogisia ilmenemismuotoja, joita muodostuu, kun tietoa tallennetaan jollekin tallennusvälineelle tai -alustalle. ✔ Tietoaineiston ja sen ilmentymien välinen suhde voi olla monimuotoinen Tietoaineistoilla ja asiakirjoilla voi olla useita ilmentymiä. Osa niistä voi olla olemassa yhtä aikaa, osa taas on voitu jo tuhota. Tyypillinen esimerkki ilmentymästä on analogisesta asiakirjasta digitoimalla tuotettu digitaalinen ilmentymä. Ilmentymän kautta voidaan kuvailla sellaisia aineiston ominaisuuksia, jotka ovat riippuvaisia nimenomaan asiakirjan tai tietoaineiston tietystä ilmenemismuodosta. Samoin voidaan kuvata eri ilmentymien välisiä suhteita. Ilmentymiä ei aina tarvitse kuvailla erikseen, vaan niitä voidaan kuvailla itse tietoaineiston yhteydessä. Joskus ilmentymän kuvailu kuitenkin on tarpeen tai jopa välttämätöntä. Huomaa, että digitaalisen tiedon kohdalla alkuperäisen tietoaineiston ja sen erilaisten ilmentymien välinen suhde voi olla monimuotoinen. Pohdi esimerkiksi sitä, muodostuuko tietoaineistosta kokonaan uusi ilmentymä silloin, kun se siirretään tietojärjestelmästä toiseen. Arvioi tarvittaessa myös ilmentymän ja aineiston elinkaaritapahtumien välistä suhdetta. Elinkaaritapahtumien jäsentämistä voit hyödyntää sekä tietoaineistojen ja ilmentymien elinkaaren suunnittelussa että niiden dokumentoinnissa ja kuvailussa. Minimivaatimus on, että tietoaineistoon merkittävästi vaikuttavien tapahtumien yhteydessä aina arvioidaan sitä, pitääkö tapahtuma jollakin tavalla kuvailla tai dokumentoida, jotta tietoaineistoa pystytään sen elinkaaren myöhemmissä vaiheissa myös näiltä osin ymmärtämään ja tulkitsemaan. Elinkaaritapahtumiin liittyviä näkökulmia voi hyödyntää myös tietojärjestelmien toiminnallisuuksien arvioinnissa ja kehittämisessä. ✔ Elinkaaritapahtumat tukevat arkistoinnin suunnittelua ja tietoaineistojen dokumentointia Suunnitellut eli**tulevat elinkaaritapahtumat** auttavat hallinnoimaan ja toteuttamaan tietoaineistojen elinkaaren eri vaiheissa edellyttämiä hallintatoimenpiteitä. Niitä voivat olla muun muassa: * Migraatio, digitointi, kuvailu ja muu metatietojen tuottaminen * Elinkaaren vaiheen muutos, käyttörajoituksiin, käyttöoikeuksiin tai tiedon omistajuuteen liittyvä muutos tai siirto arkistoon. Eri tavoin hallitsemattomat tapahtumat voivat vaikuttaa tiedon ymmärrettävyyteen, saatavuuteen tai eheyteen. Niitä voivat olla esimerkiksi: * Tiedon korruptoituminen, katoaminen, tietojen eriytyminen toisistaan, tiedon alkuperään tai omistajuuteen liittyvän informaation hämärtyminen * Kun **menneet elinkaaritapahtumat**dokumentoituvat tietoaineiston yhteyteen, ne samalla kuvailevat ja dokumentoivat suoraan tiedon ja aineistojen autenttisuuden, eheyden ja tulkinnan kannalta merkityksellisiä synty-, säilytys-, käsittely- ja omistushistoriaan liittyviä tapahtumia ja toimenpiteitä. **TAULUKKO. Erilaiset näkökulmat helpottavat kuvailua ja parantavat sen kattavuutta**: |------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Tietosisällön kuvailu** | | Tietosisällön kuvailu kertoo tietoaineistosta ja sen sisällöstä kokonaisuutena. Se tarjoaa yleiskuvan ja perustiedon lisäksi aineiston ymmärtämistä ja käyttöä tukevia yksityiskohtia. **Esimerkiksi:**Sähköinen diaari on ollut käytössä ja muodostunut vuosina 1988--1997. Diaari on asiarekisteri, joka sisältää tiedot saapuneista ja käsiteltäviksi otetuista asioista, niiden välivaiheista sekä ratkaisuista. Diaariin merkityt asiakirjat on säilytetty ensin analogisessa muodossa arkistotunnuksella X ja myöhemmin digitoitu. | | **Toiminnan, tehtävän ja toimijan kuvailu** | | Toiminnan, tehtävän ja toimijan kuvailu asettaa tietoaineistot niiden muodostumista ja käyttöä koskevaan kontekstiin. Se myös tukee ja täydentää aineiston tietosisällön kuvailua. **Esimerkiksi:** Virasto X:n toimintavuodet ovat 1960--1997. Sen seuraaja on virasto XY vuodesta 1998. Virasto X oli alueviranomainen, joka edisti, arvioi ja valvoi alueella tapahtuvia julkisia palveluja liikunta- ja nuorisotoimessa sekä opetus- ja kulttuurihallinnossa. | | **Tietorakenteen kuvailu ja dokumentointi** | | Tietorakenteen kuvailu ja dokumentointi kuvaa tietoaineiston fyysisiä ja loogisia rakenteita. Se tukee sekä tietoaineiston ymmärrettävyyttä, käyttöä, säilyvyyttä että digitaalista pitkäaikaissäilytystä. **Esimerkiksi**: Sähköinen diaari on rakenteisessa muodossa oleva asiarekisteri, joka ei sisällä asiakirjatiedostoja. Diaari rakentuu seuraavista tietoryhmistä: asian metatiedot, toimenpiteiden metatiedot ja asiakirjojen metatiedot. Diaariin liittyy vireillepanijarekisteri. Asiarekisteriin liittyvät asiakirjat on säilytetty ensin analogisessa muodossa ja myöhemmin digitoitu. | | **Elinkaaritapahtumien kuvailu ja dokumentointi** | | Elinkaaritapahtumien kuvailu ja dokumentointikuvaa tiedon, tietoaineistojen ja niiden ilmentymien käsittelyä. Se tukee sekä tietoaineiston ymmärrettävyyttä, käyttöä, säilyvyyttä että digitaalista pitkäaikaissäilytystä. **Esimerkiksi**: Sähköinen diaari on otettu käyttöön 1.1.1988. Viimeiset uudet asiat on avattu 31.12.1997. Keskeneräiset asiat on siirretty 1.1.1998 alkaen käyttöön otettuun asianhallintajärjestelmään. Asioiden siirto on dokumentoitu asian yhteyteen vapaatekstikenttään. Diaarista on tulostettu paperille arkistotulosteet, jotka on tuhottu 5.8.2024 digitaalisten ilmentymien todistusvoimaisuuden arvioinnin jälkeen. | | **Ilmentymien kuvailu** | | Ilmentymien kuvailu kuvaa sellaisia tietoaineiston ominaisuuksia, jotka ovat riippuvaisia aineiston tietystä ilmenemismuodosta. Se tukee tietoaineiston ymmärrettävyyttä ja todistusvoimaisuutta. **Esimerkiksi**: Diaarista on tulostettu vuosittain paperille arkistotulosteet, jotka on tuhottu 5.8.2024 digitaalisten ilmentymien todistusvoimaisuuden arvioinnin jälkeen. Arvioinnissa todettiin, että digitaalinen diaari on kattava ja ehyt. | *** ** * ** *** ## Tue tietoaineistojen ymmärrettävyyttä ja käytettävyyttä dokumentoinnilla Oheisdokumentaatiolla tarkoitetaan täydentävää dokumentaatiota, joka tukee arkistoitavan tietoaineiston käytettävyyttä, ymmärrettävyyttä ja tulkitsemista. Oheisdokumentaatio arkistoidaan yhdessä arkistoitavan tietoaineiston kanssa. Sitä kannattaa myös elinkaaren aiemmissa vaiheissa säilyttää joko tietoaineiston yhteydessä tai niin, että se on luotettavasti yhdistettävissä siihen. Oheisdokumentaatiota voivat olla esimerkiksi yleiskuvaukset aineistosta tai toiminnasta, jonka tuloksena aineisto on muodostunut. Se kuvaa usein myös tietorakenteita ja tarvittaessa aineiston käyttötapoja erilaisissa käyttöyhteyksissä. Arkistoitavan tietoaineiston dokumentointitarve riippuu aineiston tietosisällöstä ja käyttötarkoituksesta, tiedon muodosta sekä tietojärjestelmistä tai sovelluksista, joissa tietoa on käsitelty. Joskus dokumentointia ei tarvitse tuottaa erikseen, vaan hyödynnetään sellaista monipuolista informaatiota, jota tiedon elinkaaren varrella on jo kertynyt ja tuotettu. Usein dokumentaatiota pitää arkistoinnin yhteydessä silti täydentää. Dokumentaation määrää ja laatua kannattaa siksi arvioida tiedon elinkaaren eri vaiheissa ja tietoaineiston tai järjestelmän elinkaaritapahtumien yhteydessä. Dokumentaatiota muodostuu muun muassa tiedon elinkaaren suunnittelussa ja hallinnassa käytettävistä kuvauksista, kuten tiedonhallintamallista, arkistonmuodostussuunnitelmasta tai tiedonohjaussuunnitelmasta. Myöhemmin tiedon käytön ja muun käsittelyn yhteydessä kertyy erilaisia määrityksiä, ohjeita ja selosteita. Lisäksi on tärkeää säilyttää aineiston yhteydessä dokumentaatiota sen muodostumiseen ja käyttöön liittyvistä suosituksista ja standardeista. Tietojärjestelmien kehittämisen ja ylläpidon yhteydessä syntyy tiedon muodosta, käyttötavoista, sisällöstä ja kontekstista kertovaa dokumentaatiota. Esimerkiksi tietojärjestelmien tai tietokantojen tietomallit, tekninen dokumentaatio ja ohjeistukset dokumentoivat järjestelmiä ja tietorakenteita, mutta myös itse tietoa ja sen käyttötapoja. Niiden säilyttäminen auttaa varmistamaan myös sitä, että arkistoitavaa aineistoa pystytään säilyttämään eheästi ja käsitellään koneellisesti. Tietokannat ja järjestelmät voivat rakentua hyvin eri tavoin, joten myös niitä täydentävän dokumentaation muoto ja tarve vaihtelee. ✔ Esimerkki dokumentoinnista: Tietokantojen arkistointi ja dokumentointi Tietokantojen ja niiden sisältämän datan arkistointiin, arkistointitapaan ja myös tarvittavaan oheisdokumentaatioon vaikuttaa paljon se, miten johdonmukaisesti tietokanta itsessään on dokumentoitu. Tietokantoja arkistoidaan muun muassa datakoosteina, joihin tietokannan taulujen sisältö on tuotettu rakenteiseen muotoon. Esitystapa tai tiedostomuoto on tällöin esimerkiksi XML, CSV tai JSON. Osa tietokannan tietoelementtien kuvailusta voidaan tallentaa osaksi itse datakoostetta, mutta yleensä sen rinnalle tarvitaan datakoosteen tiedostomuodosta riippuen esimerkiksi erillinen skeematiedosto tai muuta teknisen rakenteen dokumentointia. Kansallisarkistoon otetaan tietokantoja vastaan myös erityisesti relaatiotietokantojen arkistointiin kehitetyssä avoimen lähdekoodin SIARD-säilytysformaatissa. Relaatiotietokannan tietojen tallentaminen SIARD-muotoon parantaa niiden käytettävyyttä. SIARD ei tallenna käyttöliittymän ominaisuuksia, eikä aineisto ole sellaisenaan käytettävissä oleva operatiivinen tietokanta. Sisältö voidaan kuitenkin palauttaa käytettäväksi tietokannanhallintajärjestelmään. Tietokannan sujuvan uudelleenkäytön ja ymmärtämisen takaamiseksi tietokannan pitäisi aina sisältää muun muassa sen tauluja ja sarakkeita kuvaavat nimet, niiden väliset suhteet ja taulukot, joissa koodatut arvot on avattu. Tietokanta voi sisältää myös näkymiä tärkeiden tietojen visualisointia varten. Sen käyttöä ja ymmärrettävyyttä voi tukea lisäksi muilla visualisoinneilla sekä aina tietomallilla, josta pystytään esittämään yhteydet käsitemalleihin. 📚 [Lue lisää SIARD-formaatista](https://dilcis.eu/content-types/siard) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d9b1a238387e9aa57f661ddc0f271ff8396199e7dcf02b4ebaba8923031779cb/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) *** ** * ** *** ## Oheisdokumentaation monet muodot Oheisdokumentaatio voi olla erilaisissa muodoissa: * Tekstitiedostot, esimerkiksi selosteet ja käyttöohjeet, hyödynnetyt suositukset, standardit * UML-kaaviot tai muut tiedon mallintamisessa käytetyt kuvaukset * Skeemat * Kuvat ja kuvakaappaukset, mukaan lukien järjestelmän käyttöliittymä tai tietokannan hallintanäkymät ja taulut * Videoklipit, jotka dokumentoivat esimerkiksi tiedon käyttötapoja alkuperäisessä järjestelmässä. Huomaa, että oheisdokumentaation pitää olla itsenäisesti ymmärrettävää. Se ei saa olla riippuvaista ulkoisista tietolähteisestä, esimerkiksi internetissä ylläpidettävästä tiedosta. Oheisdokumentaatio pitää myös tallentaa pitkäaikaissäilytettävään muotoon aivan samalla tavalla kuin muukin arkistoitava tietoaineisto. Oheinen taulukko löytyy Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelun rakenteisten tietoaineistojen siirto-ohjeesta. Se kertoo siitä, millaista oheisdokumentaatiota tyypillisesti arkistoidaan Kansallisarkistoon siirrettävien tietoaineistojen kanssa. **TAULUKKO** . **Oheisdokumentaation avulla kuvattavia kokonaisuuksia** |-----------------------------------------------------------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Yleiskuvaus siirrettävästä aineistosta** | * vapaa kuvaus * esimerkiksi asiakirjajulkisuuskuvaus ja muut valmiit kuvaukset * muut tarvittavat dokumentit | | **Data-aineiston syntykonteksti** | Kuvaukset toiminnasta, jonka tuloksena aineisto on muodostunut * vapaa kuvaus * esimerkiksi liittyvät lait, asetukset, normit * toimintaohjeet, toimintakertomukset, raportit tms. * muut tarvittavat dokumentit | | **Kuvaus data-aineiston muodostumisprosessista ja tietojen alkuperästä** | * mistä lähteistä tietoja on saatu tai saadaan * miten tiedot on kerätty eri lähteistä * mahdolliset ohjeet ja säännöt, jotka määrittelevät, miten tiedot on kirjattu/tallennettu alkuperäisessä ympäristössä * miten tietoja on käsitelty | | **Data-aineiston tietorakenteiden kuvaus** | * aineiston sisäinen tietorakenne * yhteys Kansallisarkiston seulontapäätöksessä yksilöityihin, arkistoitaviksi määrättyihin tietokokonaisuuksiin * seloste siirrettävästä tietoaineistosta pois jätetyistä kentistä tai tauluista ja niiden sisällöstä Kuvaustapana voidaan käyttää graafisia tietomallikuvauksia (esim. ER-malli) ja teksti- tai taulukkodokumentteja tietojen rakenteista ja suhteista. | | **Data-aineiston sisältämien koodistojen ja niiden arvojoukkojen kuvaukset** | * data-aineistossa hyödynnetyt yleiset koodistot ja niiden arvojoukot * data-aineistossa hyödynnetyt organisaation sisäiset koodistot ja niiden arvojoukot | | **Data-aineistossa hyödynnetyt standardit ja suositukset** | * hyödynnetyt yleiset standardit ja suositukset * hyödynnetyt alakohtaiset standardit ja suositukset | | **Kattavat esimerkit data-aineiston käyttötavoista, käytöstä ja hyödyntämisestä** | * vapaa kuvaus * ohjeet * dokumentoivat kuvakaappaukset | | **Siirrettävään kokonaisuuteen kuuluvat datakoosteet** | * seloste (esimerkiksi taulukko) datakoosteista * viittaus tiedoston nimen ja sisällön välillä | | **Datakoosteiden rakenne** | * datakoosteiden sisäinen tietorakenne * datakoosteiden väliset suhteet ja rakenteet | *** ** * ** *** ## Muistilista * Arkistoitavaksi säädettyjä tai määrättyjä tietoaineistoja säilytetään ilman aikarajaa osana asiakirjallista kulttuuriperintöä. Käyttö on pääasiassa monipuolista tutkimuskäyttöä. Aineistoja pitää pystyä hyödyntämään, vaikka käyttäjä ei tuntisi tietoaineistoa, sen historiaa ja alkuperäisiä käyttötapoja. Siksi arkistoinnissa hyödynnetään muiden digitaalisen tiedon hallinnan keinojen rinnalla myös tiedon ja aineistojen kuvailua ja dokumentointia. * **Arkistometatiedolla** tarkoitetaan sellaista metatietokokonaisuutta, joka auttaavarmistamaan tietoaineistojen ymmärrettävyyden, todistusvoimaisuuden, tunnistamisen ja käytettävyyden myös arkistoinnin jälkeen. Kuvailevan metatiedon lisäksi arkistometatietoon kuuluu siksi myös tietoaineistojen arkistointia ohjaavaa hallinnollista metatietoa. * Tietoaineistoon pitää aina liittyä riittävä metatietokokonaisuus, joka varmistaa sen ymmärrettävyyden, hakemisen ja käyttämisen. Tarpeellisen metatiedon pitää seurata tietoaineiston mukana koko sen elinkaaren ajan. Arkistometatieto ei korvaa muita metatietoja, vaan tuo tietoaineistojen hallintaan oman näkökulmansa. * Tietoaineistojen arkistointitarkoitusten huomiointi metatietojen tuottamisessa on osa julkishallinnon toimijan tiedonhallintatehtävää. * Metatiedon riittävyyttä pitää arvioida käytännöllisesti, tarvittaessa tapauskohtaisesti ja riskiperusteisesti. Se kannattaa ottaa näkökulmana ja toimintatapana osaksi organisaation tiedonhallintaa. * Kuvailutietoa pitää tuottaa, kun tietoaineistojen ymmärrettävyys, käytettävyys, säilyvyys tai autenttisuuden ja eheyden varmistaminen sitä edellyttää. * Kuvailutiedon tarkentamisen ja rikastamisen tarve pitää arvioida aina, kun arkistoitavia tietoaineistoja siirretään tietojärjestelmistä toiseen tai arkistoon. Myös itse kuvailu on elinkaaritapahtuma. Sen tuottaminen pitää dokumentoida. * Tietoaineiston ja kuvailutiedon välisen yhteyden säilyminen pitää varmistaa elinkaaren kaikissa vaiheissa. Erityisen tärkeää se on silloin, kun kuvailutieto ei ole suoraan tietoaineiston yhteydessä. * Tiedonhallinnan ja arkistoinnin kuvauksissa ylläpidettävää kuvailutietoa voidaan liittää tietoaineistoihin esimerkiksi arkistosiirron tai muun migraation yhteydessä, mikäli metatieto on laadultaan ja sisällöltään yhtenäistä. Tietoaineistoille voidaan tuottaa kuvauksista metatietoa esimerkiksi sen tietosisällöstä, tehtäväluokasta, omistajasta, elinkaaritapahtumista tai tietorakenteista. * Kun tietoaineistoja siirretään Kansallisarkistoon tulee noudattaa ajantasaista siirto-ohjeistusta ja Kansallisarkiston määrittelemiä siirtorakenteita. Tämä voi edellyttää käytettyjen metatietoarvojen sovittamista yhteen esimerkiksi tietyssä siirtoskeemassa vaaditun metatietojen esitystavan kanssa. * Oheisdokumentaatio arkistoidaan yhdessä arkistoitavan tietoaineiston kanssa. Sitä kannattaa myös elinkaaren aiemmissa vaiheissa säilyttää joko tietoaineiston yhteydessä tai niin, että se on luotettavasti yhdistettävissä siihen. Myös oheisdokumentaatio pitää tallentaa pitkäaikaissäilytettävään muotoon aivan samalla tavalla kuin muukin arkistoitava tietoaineisto. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Lähtöruutu: Mitä arkistointi tarkoittaa **Huom!** Sisältö on osittain vanhentunut tai vanhentumassa lainsäädännön muutosten takia. Sisältö päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. Lue lisää Kansallisarkiston verkkosivuilta: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) **Arkistointi tarkoittaa osaksi asiakirjallista kulttuuriperintöä määriteltyjen tietoaineistojen säilyttämistä sekä niiden säilyvyyden ja käytettävyyden turvaamista. Arkistoituja tietoaineistoja säilytetään ja käytetään sekä nykyisen että tulevan tutkimuksen tarpeisiin ilman aikarajaa eli pysyvästi.** **Viranomaisen tiedonhallintaa koskevien vaatimusten täyttäminen edellyttää suunnitelmallisuutta, joka luo perustan myös tietoaineistojen arkistoinnille.** Arkistointi edellyttää: * kulttuuriperintö- ja tutkimusarvoltaan merkityksellisen tietoaineiston tunnistamista * kykyä tietoaineiston tekniseen säilyttämiseen * tietoaineiston ymmärrettävyyden varmistamista ja käytön mahdollistamista. Kaikkia tietoaineistoja ei arkistoida, vaan arkistointi perustuu Kansallisarkiston seulontapäätöksiin tai lainsäädäntöön. Tietoaineistojen arkistollinen arvo määräytyy [arvonmäärityksen kriteerien kautta](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#arvonmaaritys) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [.](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#arvonmaaritys) Arkistoitujen tietoaineistojen käyttö on pääasiassa tutkimuskäyttöä. Arkistoinnissa asiakirjat ja tietoaineistot liitetään osaksi organisaation arkistoa. Arkistoinnin edellytykset on kuitenkin huomioitava tiedonhallinnassa tiedon elinkaaren alusta alkaen. **Mikä on arkisto?** 1. Arkisto on arkistoitavien tietoaineistojen looginen kokonaisuus. 2. Arkistoon kuuluvat asiakirjat ja tietoaineistot, joilla on arkistollista arvoa ja jotka ovat joko saapuneet toimijalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet sen toiminnan yhteydessä. Joissain tapauksissa myös usea toimija voi yhdessä kerryttää yhteistä tietovarantoa, josta muodostuu arkisto. 3. Arkistoiksi voidaan kutsua myös arkisto-organisaatioita ja fyysisiä tai digitaalisia arkistotiloja. | **ARKISTOINTI-sanan merkitys on muuttunut Suomessa** | |----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | Aiemmin arkistoinnilla saatettiin tarkoittaa asiakirjojen laittamista arkistokoteloihin, niiden viemistä tai liittämistä arkistoon, asian päättämistä tietojärjestelmässä tai ylipäätään tiedon säilyttämistä. Arkistointi on kytkeytynyt [arkistolaissa (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) määriteltyyn arkiston käsitteeseen. Arkistolain mukaan arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä riippumatta niiden arkistollisesta arvosta. Arkistointi-sanan merkitys on kuitenkin muuttunut [EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) ja [julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (tiedonhallintalaki, 906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) seurauksena. Arkistoitavat tietoaineistot sisältävät lähes aina henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelystä säädetään tietosuoja-asetuksessa sekä kansallisessa [tietosuojalaissa (1050/2018)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Kerättyjä henkilötietoja käsitellään aluksi niiden alkuperäisissä käyttötarkoituksissa. Näiden käyttötarkoitusten yhteydessä puhutaan tietoaineistojen säilyttämisestä. Arkistointi tapahtuu yleensä vasta edellä mainittujen käyttötarkoitusten päätyttyä. Arkistoituja tietoaineistoja voi käsitellä vain yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa, jolloin niihin kohdistuu lähinnä tutkimuskäyttöä. 📚 Lue lisää: Arkistointi ja säilyttäminen * **Säilyttäminen** tapahtuu asiakirjan tai tietoaineiston **alkuperäisiä käyttötarkoituksia**varten. * Alkuperäisellä käyttötarkoituksella tarkoitetaan sitä tehtävää, jonka hoitamista varten viranomainen on asiakirjan tai tiedon saanut tai laatinut. * Esimerkiksi lupa-asian käsittelyä varten tarvitaan yleensä hakemus ja mahdollisesti erilaisia selvityksiä, lausuntoja ja muita taustatietoja, joiden pohjalta valmistellaan päätös. Lupaehtojen noudattamista valvotaan usein luvan voimassaoloajan. * Alkuperäinen käyttötarkoitus voi tarkoittaa myös esimerkiksi kansalaisen oikeuksien ja velvollisuuksien osoittamista. * Luvan voimassaolon päätyttyäkin voi tulla tarve osoittaa, että toiminta on perustunut asianmukaiseen lupaan tai että lupa on myönnetty oikein perustein. * Kun alkuperäiset käyttötarpeet päättyvät, voidaan asiakirja tai tietoaineisto arkistoida. Arkistoituja tietoaineistoja käsitellään **yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa,**jolloin tietoaineistoon kohdistuu lähinnä tutkimuskäyttöä. * Arkistointi tapahtuu pääsääntöisesti **säilytysajan** päätyttyä. Säilytysajan pituuden tulee perustua alkuperäisiin käyttötarkoituksiin pohjautuviin tarpeisiin. [Tiedonhallintalaki (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) velvoittaa viranomaisen määrittelemään säilytysajat itse, ellei niistä ole säädetty laissa. Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta on julkaissut[suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165223) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [.](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165223) * Usein alkuperäiset käyttötarpeet hiipuvat vähitellen. Tietoaineiston elinkaareen voi sisältyä vaihe, jolloin esimerkiksi kansalaisten oikeusturvaan ja tutkimuskäyttöön liittyvät käyttötarpeet ovat olemassa rinnakkain. Säilytysajan määrittäminen on kuitenkin tarpeen, jotta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät velvoitteet sekä arkistointi ja tuhoaminen voidaan toteuttaa hallitusti. * Mikäli tietoaineistoa ei ole määrätty arkistoitavaksi, se tulee tuhota tietoturvallisella tavalla. * Arkistoinnin tehtävänä on varmistaa asiakirjallisen kulttuuriperinnön ja tutkimuksellisesti arvokkaiden tietoaineistojen säilyminen ja saatavuus​ sekä mahdollistaa ja taata tiedon ymmärrettävyys ja käytettävyys pitkällä aikavälillä. ![Piirroshiiri kertoo että myös arkistoituja tietoaineistoja säilytetään eli huolehditaan niiden säilyvyydestä.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_b40d674ed362185531dbd688248a4c5e53e84c6050647ef9a26f7f49c3a9349c/image-20241114-100931.png?cb=1a44ef2bd8822eb5037e4faead7e1f90) **Kuva**. Tietoaineistojen arkistointi ja säilyttäminen edellyttävät samoja konkreettisia toimenpiteitä. Säädöshierarkian mukaisesti EU-lainsäädäntö ohittaa kansallisen lainsäädännön ja samantasoinen uusi lainsäädäntö ohittaa vanhemman. EU:n tietosuoja-asetus tuleekin soveltamisjärjestyksessä ensimmäisenä ja tiedonhallintalaki ja tietosuojalaki ennen arkistolakia, joka on tiedonhallinnan laeista vanhin. Siksi on syytä käyttää tietosuojalainsäädännön ja tiedonhallintalain käsitteistöä arkistolain käsitteistön sijasta. Arkistolakia ollaan parhaillaan uudistamassa. * [EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Tietosuojalaki (1050/2018)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Arkistolaki (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) | ![Piirroshiiri kehottaa olemaan tarkkana, koska lainsäädäntö on vaikuttanut arkistoinnin käsitteisiin.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_ef7824c257503ef151c036358c300d2ec39a609d28172f41f80d3ded922a0cde/image-20241112-140803.png?cb=75fd3601316812c38421db83eaf530ae) **Kuva**. Lainsäädäntö on muovannut arkistointia ja tiedonhallintaa koskevaa käsitteistöä 2020-luvun aikana. *** ** * ** *** ## Arkistointi on osa tiedonhallintaa Tiedonhallinnalla tarkoitetaan tietoprosessien järjestämistä siten, että tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys on varmistettu tiedon koko elinkaaren ajan ([Finto, Tietotermit](http://urn.fi/URN:NBN:fi:au:tt:t7) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ). [Tiedonhallintalaissa (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaisen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisältyvien tietojen hallinnoimiseksi riippumatta tietoaineistojen tallentamistavasta ja muista käsittelytavoista. Viranomaisen tiedonhallinnassa korostuvat: * tiedon ja tietoaineistojen alkuperäisten käyttötarpeiden mukaiset vaatimukset, * viranomaisen tehtävien hoidon tukeminen sekä * tietosuojan ja tietoturvan asianmukainen toteuttaminen. Näiden vaatimusten täyttäminen edellyttää suunnitelmallisuutta, joka luo perustan myös tietoaineistojen arkistoinnille, jonka tavoitteena on tutkimuksellisesti arvokkaan aineiston tunnistaminen sekä sen säilyvyyden ja käytettävyyden varmistaminen. [Arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mukaan arkistotoimen tehtävänä on * varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen * huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta * määritellä asiakirjojen säilytysarvo * hävittää tarpeeton aineisto. Erityisesti digitaalisessa toimintaympäristössä tietoaineistojen säilyvyys ja käytettävyys arkistossa on riippuvaista elinkaaren eri vaiheissa tehdyistä ratkaisuista ja toimenpiteistä, kuten käytettyjen tietojärjestelmien ominaisuuksista, metatietojen tuottamisesta ja valituista tiedostoformaateista. Digitaalisen arkiston ylläpito, erityisesti tietoaineistojen säilyttäminen eheinä, muuttumattomina ja käytettävinä, tapahtuu osittain tietoturvallisuuden keinoin. Lisäksi tietoaineistojen erilaisten käyttötarpeiden tunnistaminen, eli säilytysaikojen määrittäminen ja arkistollisen arvon arviointi, kytkeytyvät yhteen. Tiedon erityispiirteiden, kuten julkisuuden, salassapidon ja henkilötietoluonteen, tunnistaminen ja huomioiminen on edellytys asianmukaisten tietosuoja- ja tietoturvamenettelyjen toteuttamiselle niin elinkaaren alkuvaiheessa kuin arkistossakin. Tiedonhallinta muodostaa kokonaisuuden, jossa viranomaisen arkistointiin, tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät tehtävät tukevat toisiaan. ![kuva-20240828-131351.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_1ac37fb4621baa71c5614da071034831897d7246d22b05e5d366076733ee1a44/kuva-20240828-131351.png?cb=f17433226e161c6bc06d6094ab2915c0) **Kuva**: Arkistointi on osa tiedonhallintaa. Arkistoinnin onnistuminen vaatii tiedon elinkaaren varrella erilaisia toimenpiteitä, joiden avulla varmistetaan arkistoitavien tietoaineistojen säilyminen käytettävinä ja ymmärrettävinä. Arkistoinnin onnistuminen vaatii tiedon elinkaaren varrella toimenpiteitä, joiden avulla varmistetaan arkistoitavien tietoaineistojen säilyminen käytettävinä ja ymmärrettävinä. Näitä tiedonhallintaan kytkeytyviä arkistointitoimenpiteitä ovat muun muassa: * Arkistoinnin suunnittelu * Arkistollisen arvon määritys * Elinkaaren hallinta * Tietoaineistojen arkistointi tai tuhoaminen säilytysajan päätyttyä * Metatiedot ja arkistokuvailu * Arkistointitavan hallinta * Säilytysmuoto ja tiedostoformaatit * Migraatiot ja muut aineistosiirrot * Arkistopaikan hallinta * Arkistoluovutus * Arkistoitujen tietoaineistojen säilyttäminen * Pitkäaikaissäilytykseen siirtämisestä huolehtiminen Myös tietoturvatoimenpiteillä on merkittävä rooli myös arkiston ylläpidossa ja tietoaineistojen turvallisessa säilyttämisessä. ![Kaaviokuva tiedonhallinnan ja arkistoinnin toimenpiteistä](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_ced2ad895b75575ee974176364917dfe4930fd9d62566b38009e694c5970088a/kuva-20241029-100509.png?cb=6e966e2fd9b194ac376af4532fce2e87) **Kuva**. Arkistoinnin kytkökset tiedonhallintaan. Tiedonhallintalaissa tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä. ![Piirroshiiri kertoo hakeutuvansa alan koulutukseen koska arkistointi ja tiedonhallinta on niin kiinnostavaa,](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_b14d4eae7f22dd5e0d04eb055b2405dad28c1e31aabe745f537affe92b528801/image-20241112-140950.png?cb=cc242a54b3c5b04c1c540b61db928b19) **Kuva**. Tiedonhallinta muodostaa kokonaisuuden, jossa viranomaisen arkistointiin, tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät tehtävät tukevat toisiaan. *** ** * ** *** ## Peruskäsitteet: tietovaranto, tietoaineisto, asiakirja ja tieto Kaikkien julkisen hallinnon toimijoiden toiminnassa muodostuu tietoa. Tietoa kertyy esimerkiksi silloin, kun viranomainen palvelee asiakkaita tai käsittelee hallintoasioita. Tiedoista kertyy tietoaineistoja. Myös asiakirjat muodostuvat tiedosta. Tietoaineistoista voi muodostaa tai muuten erottaa asiakirjoja. Tietoaineistot voi jäsennellä loogisiksi tietovarannoiksi. Asiakirjat ja tietoaineistot syntyvät aina jonkin tehtävän hoitamisen tuloksena ja todentavat toimintaa. Tässä oppaassa tietoa koskevia käsitteitä on pyritty käyttämään kontekstiin sopivalla tavalla siten, että yleiskäsitteenä on tietoaineisto. Arkistoitaviksi valikoituu arvonmäärityksen perusteella tietoaineistoja, jotka muodostuvat asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista. Alkuperäistä tietoaineistoa arkistoidaan harvoin kokonaisuudessaan, osa sen sisältämistä asiakirjoista tai muista tiedoista on määräajan säilytettäviä ja tuhotaan säilytysaikojen päätyttyä. **Asiakirja ja viranomaisen asiakirja** * **Asiakirjalla** tarkoitetaan [viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla. * Julkisuuslaissa käytetään lisäksi käsitettä **viranomaisen asiakirja,**jonka keskeisin ominaisuus on kytkös viranomaisen tehtäviin. Viranomaisen asiakirjana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu tai vastaanotettu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta tai sen suorittamista varten. Tietoaineiston ja tietovarannon käsitteet perustuvat [tiedonhallintalakiin (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Tietovaranto on looginen kokonaisuus, joka voi sisältää eri paikoissa tai tietojärjestelmissä sijaitsevia analogisia ja digitaalisia asiakirjoja ja tietoaineistoja. Tietovarannon tietoaineistoja yhdistävä tekijä on tehtävä, jonka hoitamisen tuloksena ne ovat muodostuneet. Asiakirjallisella **tiedolla** tarkoitetaan tietoa, jonka viranomainen on tehtäviensä hoitamisen yhteydessä tallentanut tietojärjestelmään tietoyksiköiksi, joista voidaan tarvittaessa muodostaa eri hakuperusteilla asiakirjoja. **Tietoaineistolla**tarkoitetaan asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuvaa tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvää tietokokonaisuutta. **Tietovarannolla**tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettävää tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. ![Piirroshiiri tutkii arkistolan käsitteitä suurennuslasilla ja kertoo puhekuplassa ymmärtävänsä ne nyt.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_08bbcb640783395dc8d6f7f2b1b49a2ef8a49421728c580cffc593b45c9a79cc/image-20241112-143822.png?cb=598c0a10629f5c554dc265b11fd3a6a9) **Kuva**. Asiakirjat muodostuvat tiedoista ja tietoaineistot asiakirjoista tai muista tiedoista. Tietoaineistot puolestaan kuuluvat johonkin tietovarantoon. Näitä kaikkia sitoo yhteen viranomaisen tehtävät. 📚 Lue lisää asiakirjasta Asiakirja voi olla analoginen tai digitaalinen. Se on siis riippumaton tallennusvälineestä tai muodosta. Lainsäädännön ja velvollisuuksien näkökulmasta on oleellista, että julkisen hallinnon toimija on laatinut tai vastaanottanut asiakirjan jonkin asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Analoginen asiakirja voi olla esimerkiksi kirje, päätös, valokuva, ääninauha tai kortisto, jonka tallennusalustana on paperi, mikrofilmi tai joku muu käsinkosketeltava materiaali. Digitaaliset asiakirjat ovat analogista asiakirjaa monimuotoisempia. Tämä vaikuttaa myös niiden arkistointiin. Digitaalisessa muodossa asiakirjan määritelmän täyttää muun muassa erilaisissa tietojärjestelmissä sijaitseva tieto. Kyse on usein tietokokonaisuuksista, jotka koostuvat rakenteisesta datasta, metatiedosta ja tiedostoista. Esimerkiksi asiankäsittelyjärjestelmässä tiedostona asialle liitetty asiakirja muodostaa kokonaisuuden siihen liittyvien metatietojen kanssa. Myös tietokantaan tallennettu tieto on itsessään asiakirjallista tai tietokannasta voi muodostaa asiakirjoja. Digitaalinen asiakirja voi olla myös paikkatietoa, kuvia tai vaikkapa audiovisuaalista aineistoa. Velvoitteiden näkökulmasta oleellista on kytkös tehtäviin. 📚 Lue lisää tietoaineistosta [Tiedonhallintalaissa (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) käytetään pääasiassa käsitettä tietoaineisto. Esimerkiksi tiedonhallintalain 21 §:ssä säädetään, että säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla. Lisäksi lain 5 §:n mukaan tiedonhallintamalliin on sisällytettävä tiedot tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta. Tietoaineisto on vakiintunut kuvaamaan eri kokoisia tietokokonaisuuksia, joita saatettiin aiemmin kutsua aineistoiksi, tietokannoiksi, tietojärjestelmien tietosisällöiksi, ehkä jopa sarjoiksi, akteiksi ja asiakirjavihkoiksi. Tietoaineisto koostuu asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista. Tiedonhallintalain esitöiden mukaan muilla vastaavilla tiedoilla tarkoitetaan "asiakirjallisia tietoja, jotka viranomainen on tehtäviensä hoitamisen yhteydessä tallentanut tietojärjestelmään tietoyksiköiksi, joista voidaan tarvittaessa muodostaa eri hakuperusteilla asiakirjoja" (HE 284/2018). Tietoaineistojen tietosisältöä voidaan jäsennellä myös **tietoryhmiksi** , kuten asiakastiedoiksi ja lupatiedoiksi. Paikoin tiedonhallintalaissa käytetään tietoaineiston rinnalla **tiedon**käsitettä. Esimerkiksi lain mukaan tiedonhallintamallin on sisällettävä tiedon säilytysajat (5 §). Toisaalta taas säilytysajat tulee määritellä tietoaineistolle tai asiakirjoille (21 §). Käsitteet ja niihin liittyvät velvoitteet eivät ole aivan yksiselitteisiä. *** ** * ** *** ## Viranomaisen vastuu arkistoinnista Tiedonhallinnan tarkoituksena on tukea julkisten palveluiden toteuttamista entistä laadukkaammin ja tehokkaammin, edistää tietosuojaa, tietoturvallisuutta, tietoaineistojen vastuullista hyödyntämistä ja julkisuusperiaatteen toteutumista. Tärkeää on myös edistää tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuutta. Hyötyjä tavoitellaan tietoaineistojen suunnitelmallisen hallinnan avulla. Turhaa tietoa ei kerätä eikä säilytetä, tietoon liittyvät riskit ovat hallittuja ja tieto tukee johdon päätöksentekoa ja organisaation toimintaa. Arkistointi tukee näiden tavoitteiden toteuttamista vielä pitemmällä aikavälillä. Lisäksi se mahdollistaa tietoaineistojen hyödyntämisen tutkimuksessa. **Viranomaisen** arkistointiin ja tiedonhallintaan liittyvistä vastuista on säädetty [arkistolaissa (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ja laajemmin [tiedonhallintalaissa (908/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . ✔ Pitääkö organisaatiosi noudattaa arkistolakia? Arkistolaki koskee seuraavia toimijoita: 1. valtion virastoja, laitoksia, tuomioistuimia ja muita lainkäyttöelimiä sekä muita valtion viranomaisia; 2. kunnallisia viranomaisia ja toimielimiä sekä hyvinvointialueen ja hyvinvointiyhtymän viranomaisia ja toimielimiä; 3. Suomen Pankkia, Kansaneläkelaitosta, muita itsenäisiä julkisoikeudellisia laitoksia ja yliopistolaissa tarkoitettuja säätiöyliopistoja; 4. valtion, hyvinvointialueen ja kunnan liikelaitoksia; 5. ortodoksista kirkkokuntaa ja sen seurakuntia; sekä 6. muita yhteisöjä, toimielimiä ja henkilöitä niiden suorittaessa julkista tehtävää lain tai asetuksen taikka lain tai asetuksen nojalla annetun säännöksen tai määräyksen perusteella siltä osin kuin niille tämän tehtävän johdosta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuja asiakirjoja. Eduskuntaan, eduskunnan oikeusasiamiehen kansliaan, valtiontalouden tarkastusvirastoon ja kansainvälisten suhteiden ja Euroopan unionin asioiden tutkimuslaitokseen sovelletaan arkistolakia vain osittain. Tasavallan presidentin arkistoista säädetään erikseen. Lisäksi evankelis-luterilaisen kirkon arkistoihin sovelletaan, mitä kirkkolaissa säädetään. Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin viranomaisiin sovelletaan, mitä maakuntalaeissa säädetään taikka niiden nojalla säädetään tai määrätään. Tätä lakia sovelletaan kuitenkin Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin valtion viranomaisiin Ahvenanmaan itsehallintolaissa säädetyin rajoituksin. [Arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mukaan arkistonmuodostajanon määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Arkistotoimea on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä viranomaisen toiminnan avoimuutta. Lisäksi arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tiedonhallinnassa. Käytännössä viranomaisten ja muiden julkista tehtävää hoitavien on huolehdittava siitä, että tietoaineistot, joilla on arkistollista arvoa, pystytään arkistoimaan. Velvoitteet koskevat samalla tavalla niin alkujaan digitaalisia, digitoituja kuin analogisia tietoaineistoja. Tiedonhallintalain mukaan tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava siitä, että tiedonhallintayksikössä on: 1. määritelty tiedonhallintalaissa ja muussa lainsäädännössä (esimerkiksi arkistolaissa) säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien **vastuut**; 2. ajantasaiset **ohjeet** tietoaineistojen käsittelystä, tietojärjestelmien käytöstä, tietojenkäsittelyoikeuksista, tiedonhallinnan vastuiden toteuttamisesta, tiedonsaantioikeuksien toteuttamisesta, tietoturvallisuustoimenpiteistä sekä poikkeusoloihin varautumisesta; 3. tarjolla **koulutusta**, jolla varmistetaan, että henkilöstöllä ja tiedonhallintayksikön lukuun toimivilla on riittävä tuntemus voimassa olevista tiedonhallintaa, tietojenkäsittelyä sekä asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa koskevista säädöksistä, määräyksistä ja tiedonhallintayksikön ohjeista; 4. asianmukaiset **työvälineet** tiedonhallintaa koskevien velvollisuuksien toteuttamiseksi; 5. järjestetty riittävä **valvonta** tiedonhallintaan liittyvien säädösten, määräysten ja ohjeiden noudattamisesta. **Hoituuko arkistointi kaiken muun ohessa?** Lainsäädännössä ei mainita riittäviä resursseja, mutta viranomaisen tulee varata tehtäviensä hoitoon sellaiset resurssit, että tehtävät voidaan suorittaa asianmukaisesti. Riskienhallinnan näkökulmasta riittävät resurssit ja osaaminen ovat kriittisiä tekijöitä arkistoinnin onnistumisessa. ✔ Voiko viranomainen antaa arkistotoimen tehtävät yksityisen hoidettaviksi? Arkistotoimen tehtävät ovat julkisen hallintotehtävän hoitamista, jota viranomainen ei voi antaa yksityisen hoidettavaksi. [Suomen perustuslain (731/1999)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990731) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) 124 §:n mukaan julkinen hallintotehtävä voidaan antaa muulle kuin viranomaiselle vain lailla tai lain nojalla, jos se on tarpeen tehtävän tarkoituksenmukaiseksi hoitamiseksi eikä vaaranna perusoikeuksia, oikeusturvaa tai muita hyvän hallinnon vaatimuksia. Tällaisesta mahdollisuudesta ei ole säädetty [arkistolaissa (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Arkistotoimen vastuut ja tehtävät kytkeytyvät kiinteästi [tiedonhallintalaissa (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) säädettyihin tiedonhallinnan vastuisiin ja tehtäviin. Myöskään tiedonhallintalaki ei mahdollista tiedonhallinnan vastuiden delegointia yksityisille toimijoille, Joissain tapauksissa vastuiden delegoinnista on säädetty muussa lainsäädännössä. Viranomainen voi kuitenkin hankkia yksityiseltä mm. arkistotoimea ja tiedonhallintaa koskevaa koulutusta, asiantuntija-apua kehittämistehtäviin, digitointipalveluja ja määräajan säilytettävien asiakirjojen tuhoamispalveluja. Lisäksi kunnat voivat yhdessä järjestää arkistotoimen tehtävien hoidon ja jakaa yhteiset arkistotilat. Vastuuta koko arkistotoimen hoidosta ei voi luovuttaa toisen viranomaisen tehtäväksi. Arkistotoimen ja tiedonhallinnan organisointia ja vastuiden määrittelyä käsitellään mm. [++Tiedonhallintalautakunnan suosituksessa johdon vastuiden toteuttamisesta tiedonhallinnassa++](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/162132) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . *** ** * ** *** ## Tiedonhallinnan ja arkistoinnin ohjausvastuut Kansallisarkisto ohjaa ja neuvoo viranomaisia arkistointitehtävän hoidossa sekä päättää arkistoitavat asiakirjat ja tietoaineistot. Kansallisarkisto myös vastaanottaa, säilyttää ja tarjoaa käyttöön viranomaisten Kansallisarkistoon siirtämät tietoaineistot kuvailutietoineen. Julkisen hallinnon tiedonhallintaa ohjaa [julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta](https://vm.fi/tiedonhallintalautakunta) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ja arkistointia Kansallisarkisto. Tiedonhallintalautakunta ja Kansallisarkisto tekevät yhteistyötä, sillä tiedonhallintaa, tietoturvaa, asiankäsittelyä ja arkistointia toteutetaan ja kehitetään monilta osin samoilla keinoilla. Myös tavoitteet ovat osittain yhteisiä. *** ** * ** *** ## ❓ Usein kysytyt kysymykset ✔ Mitä arkistointia koskevia tehtäviä Kansallisarkisto hoitaa? Mitkä asiat kuuluvat viranomaisen vastuulle? **Kansallisarkiston tehtävänä on** [Kansallisarkistosta annetun lain (509/2025++)++](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2025/509) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mukaan: 1. varmistaa viranomaisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointi 2. edistää arkistoitavien ja arkistoitujen tietoaineistojen tutkimusta ja muuta käyttöä 3. edistää merkittävien yksityisten asiakirja-aineistojen arkistointia ja käyttöä 4. toimia arkistoinnin asiantuntijaviranomaisena [Arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mukaan Kansallisarkisto ohjaa ja neuvoo viranomaisia arkistointitehtävän hoitamisessa, päättää arkistoitavista tietoaineistoista ja asiakirjoista sekä vastaanottaa viranomaisten Kansallisarkiston haltuun siirtämät tietoaineistot. **Viranomaisen on** [arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mukaan hoidettava arkistotointa siten, että * se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista, * yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon, * yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu, ja * asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä. Lisäksi viranomaisen on arkistolain velvoittamana * määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. * ylläpidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa ja tiedonhallintamallia sekä määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat, * arvioitava asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistollista arvoa ja tehtävä niistä seulontaesitys Kansallisarkistolle, * laadittava arkistoitaviksi määrätyt asiakirjat ja tallennettava tiedot pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen, * säilytettävä asiakirjoja siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. * hävitettävä määräajan säilytettävät asiakirjat ja tietoaineistot säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. * huomioitava arkistoinnin vaatimukset tiedonhallinnassaan. Valtion viranomaisten on siirrettävä arkistoitavat asiakirjansa Kansallisarkistoon ja vastattava siirron kustannuksista. Lisäksi viranomaisen on huomioitava [tiedonhallintalaissa (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) säädetyt tiedonhallinnan vastuut ja tehtävät. ✔ Mikä on Kansallisarkiston ja Tiedonhallintalautakunnan välinen työnjako? **Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta** arvioi [tiedonhallintalaissa (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) säädettyjä tiedonhallintaan liittyvien viranomaisen tehtävien toteutumista. Näitä ovat: * tiedonhallinnan järjestäminen, * tiedonhallintamallin laatiminen, * tietoaineistojen sähköiseen muotoon muuttaminen, * tietojen luovuttaminen teknisen rajapinnan avulla, * katseluyhteyden järjestäminen, * asiakirjajulkisuuskuvauksen laatiminen sekä * asiarekisterin ylläpitäminen ja palvelujen tiedonhallinnan toteuttaminen. Lisäksi lautakunta edistää tiedonhallintalaissa (906/2019) säädettyjen tiedonhallinnan ja tietoturvallisuuden menettelytapojen ja tämän lain vaatimusten toteuttamista. Tiedonhallintalautakunnan tehtävät kohdentuvat säilytysvaiheessa oleviin tietoaineistoihin. Kansallisarkiston tehtävät kohdentuvat arkistoitaviin eli tutkimuksellisesti arvokkaisiin ja kulttuuriperintöön kuuluviin tietoaineistoihin. **Kansallisarkiston** tehtävänä on: 1. varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen säilyminen, 2. toimia viranomaisten asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilyttämisen sekä arkistotoimen asiantuntijaviranomaisena, ja 3. edistää pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja niihin sisältyvien tietojen saatavuutta, käyttöä ja niihin perustuvaa tutkimusta. - [Laki Kansallisarkistosta (1145/2016)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2016/20161145) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ja [arkistolaki (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) Kansallisarkisto ohjaa ja neuvoo viranomaisia arkistointitehtävän hoitamisessa, päättää arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista sekä vastaanottaa, säilyttää ja tarjoaa käyttöön viranomaisten Kansallisarkiston haltuun siirtämät tietoaineistot. ✔ Mitä toimijoita ja tehtäviä arkistointivelvoite koskee? Arkistointivelvoite koskee [arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) piirissä olevia seuraavia toimijoita 1. valtion virastoja, laitoksia, tuomioistuimia ja muita lainkäyttöelimiä sekä muita valtion viranomaisia; 2. kunnallisia viranomaisia ja toimielimiä sekä hyvinvointialueen ja hyvinvointiyhtymän viranomaisia ja toimielimiä; 3. Suomen Pankkia, Kansaneläkelaitosta, muita itsenäisiä julkisoikeudellisia laitoksia ja yliopistolaissa tarkoitettuja säätiöyliopistoja; 4. valtion, hyvinvointialueen ja kunnan liikelaitoksia; 5. ortodoksista kirkkokuntaa ja sen seurakuntia; sekä 6. muita yhteisöjä, toimielimiä ja henkilöitä niiden suorittaessa julkista tehtävää lain tai asetuksen taikka lain tai asetuksen nojalla annetun säännöksen tai määräyksen perusteella siltä osin kuin niille tämän tehtävän johdosta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuja asiakirjoja. Eduskuntaan, eduskunnan oikeusasiamiehen kansliaan, valtiontalouden tarkastusvirastoon ja kansainvälisten suhteiden ja Euroopan unionin asioiden tutkimuslaitokseen sovelletaan arkistolakia vain osittain. Tasavallan presidentin arkistoista säädetään erikseen. Lisäksi evankelis-luterilaisen kirkon arkistoihin sovelletaan, mitä kirkkolaissa säädetään. Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin viranomaisiin sovelletaan, mitä maakuntalaeissa säädetään taikka niiden nojalla säädetään tai määrätään. Tätä lakia sovelletaan kuitenkin Ahvenanmaan maakunnassa toimiviin valtion viranomaisiin Ahvenanmaan itsehallintolaissa säädetyin rajoituksin. ✔ Mitä tarkoitetaan käsitteillä arkistointi, pysyvä säilyttäminen ja säilyttäminen? Käsitteiden arkistointi, pysyvä säilyttäminen ja säilyttäminen erot perustuvat tietosuojalainsäädäntöön ([EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ja [tiedonhallintalakiin (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Jaottelu perustuu henkilötietojen käyttötarkoituksiin. * Säilyttäminen viittaa tietoaineistojen säilytysaikaan, ja se tarkoittaa tietoaineistojen säilyttämistä alkuperäisiä käyttötarkoituksia sekä muun muassa oikeusturvan toteuttamista ja virkavastuun todentamista varten. * Pysyvä säilyttäminen ei tarkoita samaa kuin arkistointi, vaan tietoaineiston säilyttämistä pysyvästi sen alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten. Myös voimassa olevassa, vuonna 1994 säädetyssä arkistolaissa käytetään käsitettä pysyvä säilyttäminen, mutta eri merkityksessä. * Arkistointi tarkoittaa tietoaineiston säilyttämistä säilytysajan jälkeen osana kulttuuriperintöä ja tutkimuskäyttöä varten. Käsite arkistointi vastaa [arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2050b11b2aa8c4f7eba505208e0cf4928d3253f5a9d89ac6334df9b285fb2602/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) käsitettä pysyvä säilytys. *** ** * ** *** ## Toimenpidepolun etapit [Siirry toimenpidepolulle tästä.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/toimenpidepolun-etapit-tervetuloa.md) --- version: "1.0" language: "fi" --- # Määritä arkistoitavien tietoaineistojesi muoto **Huom!** Sisältö on osittain vanhentunut tai vanhentumassa lainsäädännön muutosten takia. Sisältö päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. Lue lisää Kansallisarkiston verkkosivuilta: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) Tietoaineistot ja asiakirjat arkistoidaan pääsääntöisesti yksinomaan digitaalisessa muodossa. Tällöin ne ovat monipuolisemmin ja myös tasapuolisemmin saatavissa ja käytettävissä kuin analogiset asiakirjat, joiden käyttö on riippuvaista ajasta ja paikasta. Digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen yhdisteltävyys tarjoaa muun muassa tutkimukselle aiempaa laajempia lähdeaineistoja. *** ** * ** *** ## Asiakirjoilla voi olla elinkaarensa aikana useita säilytysmuotoja Arkistoitavien tietoaineistojen ja asiakirjojen säilytysmuodon arviointi on osa seulontaa eli arvonmäärityksen toimeenpanoa. Säilytysmuoto tarkoittaa asiakirjan digitaalista tai analogista muotoa. Asiakirjoilla voi olla elinkaarensa aikana useita säilytysmuotoja. Ne eivät ole kopioita, vaan saman asiakirjan eri ilmentymiä. Kansallisarkisto antoi aiemmin asiakirjojen digitaalista tai analogista säilytysmuotoa koskevia seulontapäätöksiä seulontaesitysten pohjalta. Nyt säilytysmuotoa koskevia seulontaesityksiä on tarve tehdä vain poikkeustapauksissa. Kansallisarkiston määräykset ja päätökset mahdollistavat digitaalisen arkistoinnin ja myös edellyttävät sitä.Digitaalisia tietoaineistoja ei pidä siis arkistointia varten tulostaa paperille. Sen sijaan tulee huolehtia tietoaineistojen säilyvyydestä ja käytettävyydestä digitaalisessa muodossa. Kansallisarkisto ei ota kantaa siihen, missä tietojärjestelmissä arkistoitavat digitaaliset tietoaineistot tulisi säilyttää. Toimijan on kuitenkin turvattava arkistoitavaksi määrättyjen tietoaineistojen säilyvyys ja käytettävyys, kunnes ne siirretään sähköiseen arkistoon, joka täyttää sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen tai arkistoinnin vaatimukset. Mikäli tietoaineistot siirretään Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palveluun, löydät siirto-ohjeistuksen [Sähköisen arkistoinnin palvelusta](https://kansallisarkisto.fi/sapa) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7905ae5d933c71999ae9152b1ef015f60378219afd5370cf61aeb9057b9bf204/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [.](https://kansallisarkisto.fi/sapa) ![image-20241112-143128.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e351bd04b8d21a123a443165e44dc73f08b53eba0a87d7a7bd1e540b6726d320/image-20241112-143128.png?cb=17dce3d851508d21c71f456183f42214) Kansallisarkiston määräykset ja päätökset mahdollistavat ja myös edellyttävät digitaalista arkistointia. ✔ Lue lisää: Matka kohti digitaalista arkistointia on ollut pitkä Julkisen hallinnon toiminnassa muodostuneet arkistoitavat tietoaineistot on pääsääntöisesti säilytetty analogisessa muodossa aina viime vuosiin saakka. Arkistointi analogisessa muodossa on perustunut Kansallisarkiston edeltäjien Valtionarkiston ja arkistolaitoksen antamiin seulontapäätöksiin. 2000-luvun alussa annettujen SÄHKE-normien ([SÄHKE2-määräys 11.12.2008](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#SAHKE2-suositus)) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7905ae5d933c71999ae9152b1ef015f60378219afd5370cf61aeb9057b9bf204/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) myötä arkistolaitos pystyi määräämään eräiden sähköiseen asianhallintaan siirtyneiden toimijoiden digitaaliset tietoaineistot arkistoitaviksi digitaalisessa muodossa. Analoginen säilyttäminen pysyi kuitenkin pääsääntönä aina 2010-luvun alkuun saakka. Tämän seurauksena julkishallinnon toimijoiden hallussa on suuri määrä analogisia tietoaineistoja: pelkästään valtionhallinnon hallussa on arvioitu olevan noin 135 hyllykilometriä arkistoitavia paperiasiakirjoja. Arkistolaitos muutti julkishallinnon tietoaineistojen säilyttämisen tavoitteita vuoden 2012 seulontastrategiassaan, jossa lähtökohtana oli pysyvästi säilytettävien tietoaineistojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa aina, kun se on mahdollista. 2010-luvulla digitaalista arkistointia kohti on siirrytty askel kerrallaan. Digitoinnin laatuvaatimusten määrittely ja Kansallisarkiston massadigitoinnin käynnistyminen vuosina 2016 - 2017 olivat merkittäviä askelia analogisten asiakirjojen korvaamisessa digitoiduilla ilmentymillä. Myös alkuaan digitaalisten tietoaineistojen vastaanotolle Kansallisarkistoon rakennettiin pohja. Suuri merkitys on ollut myös julkisen hallinnon tiedonhallinnan kehittymisellä tukemaan sähköistä arkistointia. Kansallisarkisto on edelleen vahvistanut tavoitettaan edistää julkisen hallinnon sähköistä arkistointia vuoteen 2025 ulottuvassa strategiassaan ja v[uoden 2020 arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf?t=1675762650093) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7905ae5d933c71999ae9152b1ef015f60378219afd5370cf61aeb9057b9bf204/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf?t=1675762650093) *** ** * ** *** ## Tutustu alkukaan digitaalisten tietoaineistojen säilytysmuotoa koskeviin päätöksiin Alle on koottu ne keskeiset Kanallisarkiston antamat päätökset, jotka mahdollistavat tietoaineistojen digitaalisen arkistoinnin. Ota yhteyttä sähköpostitse mikäli tarvitset apua aiemmin annettujen seulontapäätösten soveltamisessa ja tulkinnassa: 📧 [viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi](mailto:viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi) |-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Määräykset ja yleispäätökset** | | * Alkujaan digitaalisessa muodossa olevat tietoaineistot, jotka ovat muodostuneet 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa [Kansallisarkiston arkistoitavien asiakirjojen muodosta antaman määräyksen perusteella (KA/15906/07.01.01.00/2021)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7905ae5d933c71999ae9152b1ef015f60378219afd5370cf61aeb9057b9bf204/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) nojalla. * Sähköiseen muotoon muuttamisesta on säädetty [tiedonhallintalaissa (906/2019, 19 §)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906): "Jos asiakirja saapuu viranomaiselle muussa kuin sähköisessä muodossa, on se muutettava sähköiseen muotoon, jos asiakirja on säädetty pysyvästi säilytettäväksi taikka lailla tai lain nojalla arkistoitavaksi. Viranomainen vastaa siitä, että sähköiseen muotoon muutetun asiakirjan luotettavuus ja eheys varmistetaan. Viranomaisen laatimat asiakirjat säilytetään sähköisesti." Tiedonhallintalaki on tältä osin tullut sovellettavaksi 1.1.2022 alkaen. Kansallisarkiston määräys myötäilee tiedonhallintalakia. * Ennen 1.1.2022 muodostuneet alkuaan digitaaliset tietoaineistot arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa seuraavia säilytysmuotoa koskevia päätöksiä soveltaen: * Kansallisarkiston 12.9.2016 antama päätös ([AL/16465/07.01.01.03.02./2016](http://kansallisarkisto.fi/seulontapaatokset#16465)) sähköisiin diaareihin ja asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien rekisteröintitietojen ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttämisestä sähköisessä muodossa * Kansallisarkiston 22.12.2021 antama määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta [(KA/15906/07.01.01.00/2021)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7905ae5d933c71999ae9152b1ef015f60378219afd5370cf61aeb9057b9bf204/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) | | **Toimijakohtaiset seulontapäätökset** | | Kansallisarkisto on antanut 1990-luvulta alkaen lukuisia seulontapäätöksiä, joissa alkujaan digitaaliset tietoaineistot on määrätty pysyvään säilytykseen digitaalisessa muodossa. Pääosa päätöksistä on yksittäisille toimijoille tai tiettyjen tietojärjestelmien sisältämille tietoaineistoille annettuja seulontapäätöksiä. Osa päätöksistä on yleispäätöksiä, jotka koskevat monien toimijoiden tietoaineistoja. Nämä seulontapäätökset ovat edelleen voimassa ja ohjaavat pysyvästi säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen digitaalista arkistointia. ✔ Koko julkinen hallinto * Toimija- ja tietojärjestelmäkohtaiset seulontapäätökset tietoaineistojen arkistoinnista yksinomaan sähköisessä muodossa. * Näitä päätöksiä ovat mm. SÄHKE1- ja SÄHKE2-määräyksiin perustuvat asianhallinnan tietoja koskevat toimijakohtaiset päätökset. * Yksittäiset toimija- ja tietojärjestelmäkohtaiset päätökset on lähetetty seulontaesityksen tehneille toimijoille. Toimijat vastaavat päätösten toimeenpanosta. ✔ Kuntatoimijat * [Päätöksessä 22.8.2016 (AL/6411/07.01.01.03.01/2016, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153515077/kunnallisten_toimielinten_22082016.pdf/f75431aa-31ce-a53a-05ed-5c5162b816e7/kunnallisten_toimielinten_22082016.pdf?t=1679054081303) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7905ae5d933c71999ae9152b1ef015f60378219afd5370cf61aeb9057b9bf204/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) on määrätty, että kunnallisten toimielinten ja julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden toimielinten pöytäkirjat liitteineen on säilytettävä pysyvästi sähköisessä muodossa. * [Päätöksessä 13.5.2016 (AL/24541/07.01.01.03.02/2015, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153519994/Kunnallisten+organisaatioiden+rakennusvalvonnan+pysyva%CC%88sti+sa%CC%88ilytetta%CC%88vien+asiakirjatietojen+pysyva%CC%88+sa%CC%88ilytys+yksinomaan+sa%CC%88hko%CC%88isessa%CC%88+muodossa.pdf/e13023a0-9203-5d89-764a-67705b4daa7a/Kunnallisten+organisaatioiden+rakennusvalvonnan+pysyva%CC%88sti+sa%CC%88ilytetta%CC%88vien+asiakirjatietojen+pysyva%CC%88+sa%CC%88ilytys+yksinomaan+sa%CC%88hko%CC%88isessa%CC%88+muodossa.pdf?t=1679059135712) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7905ae5d933c71999ae9152b1ef015f60378219afd5370cf61aeb9057b9bf204/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) on määrätty kaikkien kunnallisten organisaatioiden pysyvästi säilytettävät rakennusvalvonnan asiakirjat säilytettäviksi pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa niin pitkältä ajanjaksolta kuin ne ovat sähköisessä muodossa. * [Päätöksessä 2.1.2019 (KA/13089/07.01.01.03.01/2018, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153788249/P%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s+varhaiskasvatuksen+pysyv%C3%A4sti+s%C3%A4ilytett%C3%A4vist%C3%A4+asiakirjoista.pdf/8e412d0a-6303-cb16-592a-6c5eae6dccde/P%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s+varhaiskasvatuksen+pysyv%C3%A4sti+s%C3%A4ilytett%C3%A4vist%C3%A4+asiakirjoista.pdf?t=1679307706045) on määrätty varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niiden säilytysmuodosta. Päätös koskee niitä asiakirjoja, jotka ovat muodostuneet 1.8.2017 alkaen. * [Päätöksessä 3.2.2020 (KA/8377/07.01.01.03.01/2019, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153787495/Pysyv%C3%A4sti+s%C3%A4ilytett%C3%A4v%C3%A4t+kuntien+ymp%C3%A4rist%C3%B6nsuojelun+asiakirjatiedot.pdf/ddb1052a-46e3-8e15-05bb-265ca20a29c1/Pysyv%C3%A4sti+s%C3%A4ilytett%C3%A4v%C3%A4t+kuntien+ymp%C3%A4rist%C3%B6nsuojelun+asiakirjatiedot.pdf?t=1679306375816) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7905ae5d933c71999ae9152b1ef015f60378219afd5370cf61aeb9057b9bf204/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) on määrätty pysyvästi säilytettävät kuntien ympäristönsuojelun asiakirjat. Päätöstä sovelletaan 1.3.2000 alkaen kertyviin kuntien ympäristönsuojelun asiakirjoihin ja tietoihin. * [Päätöksessä 19.10.2020 (KA/27492/07.01.01.03.01/2017, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153787495/Pysyv%C3%A4sti+s%C3%A4ilytett%C3%A4v%C3%A4t+kuntien+ymp%C3%A4rist%C3%B6terveydenhuollon+asiakirjatiedot.pdf/2744669e-2abf-76fc-208d-4393780fa415/Pysyv%C3%A4sti+s%C3%A4ilytett%C3%A4v%C3%A4t+kuntien+ymp%C3%A4rist%C3%B6terveydenhuollon+asiakirjatiedot.pdf?t=1679306375555) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7905ae5d933c71999ae9152b1ef015f60378219afd5370cf61aeb9057b9bf204/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) on määrätty pysyvästi säilytettävät kuntien ympäristöterveydenhuollon asiakirjat. Päätöstä sovelletaan 1.3.2000 alkaen kertyneisiin ja kertyviin ympäristöterveydenhuollon asiakirjoihin. | *** ** * ** *** ## Arkistotulosteiden korvaaminen alkuaan digitaalisilla tietoaineistoilla Arkistointi toteutetaan digitaalisesti aina kun mahdollista. Se edellyttää arkistoitavien tietoaineistojen säilyvyydestä ja käytettävyydestä huolehtimista. Käytännössä tämä tarkoittaa arkistoinnin huomioimista ja suunnittelua osana tiedonhallintaa sekä elinkaaren erivaiheisiin ajoittuvia toimenpiteitä. Aivan viime vuosiin saakka on ollut tavallista, että viranomaisen toiminta on ollut osittain digitaalista, mutta arkistoitavat ja pitkään säilytettävät asiakirjat on tulostettu analogiseen muotoon. Siirtymä kohti digitaalista tiedonhallintaa on ollut liukuva ja portaittainen. Jos asiakirjat on tulostettu arkistointia varten, toimijan pitää arvioida, voidaanko analogiset asiakirjat korvata alkuaan digitaalisilla ilmentymillä. Erityisesti vanhempien digitaalisten tietoaineistojen kohdalla tätä on arvioitava siitä näkökulmasta, onko digitaalinen versio riittävän laadukas ja todistusvoimainen arkistoitavaksi. On hyvä huomata, että myös analogisissa tulosteissa voi olla puutteita. Myös niiden todistusvoimaisuutta tulee arvioida. |--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Hyödynnä säilytysmuodon arvioinnissa seuraavia kysymyksiä** | | * Onko organisaatiosi hallussa alkujaan digitaalista tietoaineistoa, joka vastaa tietosisällöltään analogisessa muodossa olevia asiakirjoja? * Vastaavatko digitaaliset ilmentymät analogisia ilmentymiä sisältönsä ja kontekstinsa (metatietojen) puolesta? * Onko kaikki asiakirjat tallennettu myös digitaalisina tai onko kaikista asiakirjoista otettu myös tuloste? * Ovatko asiakirjat lopullisia vai luonnosversioita? * Ovatko käytetyt tiedostomuodot pitkäaikaiseen säilytykseen sopivia tai muutettavissa sellaisiksi? * Onko digitaalinen tietoaineisto ymmärrettävää? Ovatko tiedostot avattavissa ja tietokenttien arvot tulkittavissa? | Huomaa, että alkuaan digitaalinen tieto ja siitä otetut paperitulosteet vastaavat toisiaan vain harvoin yksi yhteen. Digitaalinen tieto on lähes aina monimuotoisempaa, täydellisempää ja käytettävämpää kuin analoginen. Siinä voi kuitenkin esiintyä puutteita erityisesti niissä tapauksissa, joissa kaikkia saapuneita asiakirjoja ei ole otettu talteen järjestelmään tai järjestelmään on tallennettu luonnosversioita. Mikäli digitaalisessa muodossa oleva tietoaineisto on täydellisempi kuin analoginen, arkistoidaan tiedot digitaalisessa muodossa. Mikäli digitaalisessa tietoaineistossa on puutteita, pitää analogiset asiakirjat digitoida, jotta digitaalinen arkistointi on mahdollista. Alkujaan digitaalisina pysyvään säilytykseen määrättyjen asiakirjojen analogisilla ilmentymillä (tulosteet) ei pääsääntöisesti ole kulttuurihistoriallista arvoa. Voit hävittää samansisältöiset analogiset asiakirjat, kun olet varmistanut digitaalisten asiakirjojen todistusvoimaisuuden ja säilyvyyden käyttökelpoisina. *** ** * ** *** ## Mitä tehdään, jos digitaaliset ilmentymät ovat puutteellisia? Älä korvaa analogisia asiakirjoja sellaisilla digitoiduilla tai alkuaan digitaalisilla asiakirjoilla, joiden tietosisältö ja asiakirjallinen todistusvoimaisuus on puutteellista. Tieto on todistusvoimaista kun sen autenttisuus, luotettavuus, eheys ja käytettävyys on varmistettu (Lähde:[ISO 15489-1](https://www.iso.org/standard/62542.html)). Tällaisessa tilanteessa on perusteltua digitoida analogiset asiakirjat uudestaan Kansallisarkiston digitointimääritysten mukaisesti. *** ** * ** *** ## Analogiset tietoaineistot digitoidaan Julkisen hallinnon tiedonhallinta on tänä päivänä pääasiassa digitaalista. Mikäli analogisia asiakirjoja vielä muodostuu, myös ne arkistoidaan digitaalisessa muodossa. Käytännössä on siis kehitettävä tietojärjestelmiä ja toimintatapoja niin, että analogisten asiakirjojen kertyminen päättyy tai digitoitava analogiset asiakirjat jälkikäteen. Analogisten asiakirjojen digitoinnille ei ole asetettu aikarajaa. Kansallisarkisto ottaa kuitenkin lähtökohtaisesti vastaan vain digitaalisia arkistosiirtoja. Digitointi on lisäksi hyvä keino parantaa arkistojen käytettävyyttä ja vähentää tilakustannuksia vaikka siirtoa Kansallisarkistoon ei olisikaan näköpiirissä. Analogisesta asiakirjasta Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyjen mukaan digitoinnilla tuotettu saman sisältöinen digitaalinen asiakirja ei ole kopio alkuperäisestä asiakirjasta vaan yksi saman asiakirjan ilmentymistä. Digitoinnin jälkeen analoginen asiakirja voidaan yleensä korvata digitaalisella ilmentymällä, ja asiakirjan analoginen muoto voidaan tuhota. Kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi arvioitu analoginen asiakirja on kuitenkin sellaisenaan korvaamaton ja olennainen. Siksi se pitää säilyttää ja arkistoida myös alkuperäisessä muodossaan digitoinnin jälkeen. Oheisessa taulukossa kerrataan, mitä eroa on arkistollisen arvon arvioinnilla ja säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnilla. **TAULUKKO** . **Arvonmääritys ja kulttuurihistoriallisen arvon arviointi - tunnista ero** | **Arvonmääritys ja** **seulontapäätökset** | **Säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen** **arvon arviointi** | |-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | Arvonmäärityksen avulla määritellään, mitkä julkishallinnon toimijoiden tietoaineistot ja asiakirjat * arkistoidaan * ja mitkä ovat määräajan säilytettäviä. Arkistollinen arvo perustuu tietoaineistojen ja asiakirjojen sisältöön ja kontekstiin. Arvonmäärityksen linjaukset ja periaatteet on määritelty Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa. Arvonmäärityksestä vastaa Kansallisarkisto. Sen antamat seulontapäätökset perustuvat viranomaisten tekemiin seulontaesityksiin, joissa nämä arvioivat tehtävissään kertyvien tietoaineistojen arkistollista arvoa. | Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi kohdistuu analogisten asiakirjojen fyysiseen olomuotoon ja niiden aineellisiin ja aineettomiin ominaisuuksiin. Arvioinnin tuloksen perusteella ratkaistaan, arkistoidaanko arkistoitavaksi määrätyt tai jo arkistoidut analogiset asiakirjat digitoinnin jälkeen: * vain digitaalisessa muodossa * sekä digitaalisessa että analogisessa muodossa [Arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7905ae5d933c71999ae9152b1ef015f60378219afd5370cf61aeb9057b9bf204/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) piirissä olevat toimijat arvioivat hallussaan olevien analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallisen arvon itse. Arviointi perustuu Kansallisarkiston määrittämiin kriteereihin. Kansallisarkisto tarjoaa arviointiin tukea ja opastusta. | ✔ Lue lisää analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta Kansainvälisesti tällaisesta arvosta on käytetty muun muassa englanninkielistä termiä intrinsic value, joka on määritelty eri lähteissä hieman eri tavoin. Joskus määritelmissä korostetaan analogisen säilytysmuodon säilyttämistä asiakirjan todistusvoimaisuuden varmistamisen vuoksi. Suomen Kansallisarkistossa tämä arvo on määritelty laajemmin **kulttuurihistorialliseksi arvoksi**. Kulttuurihistoriallinen arvo tarkoittaa sitä, että analogiseen ilmentymään voi sisältyä useita erilaisia ominaisuuksia ja arvoja, kuten todistus- ja informaatioarvoa. Analogisesta asiakirjasta Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyjen mukaan digitoinnilla tuotettu saman sisältöinen digitaalinen asiakirja ei ole kopio alkuperäisestä asiakirjasta vaan yksi saman asiakirjan ilmentymistä. Digitoinnin jälkeen analoginen asiakirja voidaan yleensä korvata digitaalisella ilmentymällä ja asiakirjan analoginen muoto voidaan tuhota. Kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi arvioitu analoginen asiakirja on kuitenkin sellaisenaan korvaamaton ja olennainen. Siksi se pitää säilyttää ja arkistoida myös alkuperäisessä muodossaan digitoinnin jälkeen. Kulttuurihistoriallinen arvo on sidoksissa analogiseen ilmentymään, ja se muodostuu aineettomista ja/tai aineellisista ominaisuuksista. Se on arvo, joka voidaan antaa arkistoitaville tai jo arkistoiduille analogisille asiakirjoille säilytysmuodosta päättämisen yhteydessä. Arvoa arvioitaessa otetaan huomioon useita eri näkökulmia. Analogisella muodolla voi olla erityistä merkitystä yksilölle tai yhteisölle symbolina. Analoginen säilytysmuoto voi toimia esimerkiksi todistuskappaleena menneestä ajasta, ja sitä voidaan hyödyntää näyttely- ja opetustoiminnassa. Kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnissa sovelletaan erityisiä kriteereitä. [Kansallisarkiston arvottamisen kategoriat ja kriteerit analogisten asiakirjojen säilytysmuodosta päättämiselle (KA/12247/07.01.01.03.00/2019, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Kategoriat+ja+kriteerit+analogisille+asiakirjoille.pdf/6905fcf4-40dd-a79a-c49a-157d29e9f0eb/Kategoriat+ja+kriteerit+analogisille+asiakirjoille.pdf?t=1675762650348) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7905ae5d933c71999ae9152b1ef015f60378219afd5370cf61aeb9057b9bf204/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) , sisältävät myös soveltamisohjeen. Lisäksi kannattaa perehtyä aihetta avaavaan[verkko-oppaaseen](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/oppaat/v1/kulttuurihistoriallisen-arvon-arviointi) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7905ae5d933c71999ae9152b1ef015f60378219afd5370cf61aeb9057b9bf204/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi tulee dokumentoida. Dokumentoiduilla arviointitiedoilla toimija osoittaa, miksi analogisille asiakirjoille on tai ei ole annettu kulttuurihistoriallista arvoa. Toimija kirjaa arvionsa kulttuurihistoriallisesta arvosta esimerkiksi arviointilomakkeeseen. Toimijan tehtävänä on arvioida analogisten asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa. Arvioinnissa kannattaa hyödyntää [kulttuurihistoriallisen arvon arviointia tukevaa verkko-opasta](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/?l=fi) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7905ae5d933c71999ae9152b1ef015f60378219afd5370cf61aeb9057b9bf204/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/?l=fi)Jos et tunnista perusteita analogiseen arkistointiin, voit hävittää analogiset asiakirjat, kun ne on digitoitu Kansallisarkiston digitointivaatimusten mukaisesti ja digitaalisten ilmentymien säilyvyys ja käytettävyys varmistettu. Hävittäminen ei saa vaarantaa asiakirjojen todistusvoimaisuutta, säilymistä ja käytettävyyttä. Jos digitaaliseen muotoon muuttaminen vaarantaa todistusvoimaisuuden tai analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon, arkistoidaan asiakirjat ja tietoaineistot vain analogisessa muodossa, kunnes digitaaliseen muotoon muuttaminen on mahdollista. |---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Analogisten asiakirjojen digitointia koskevat seulontapäätökset** | | * Päätös julkishallinnon pysyvästi säilytettävien digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuodosta ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointitietojen pysyvästä säilytyksestä, 8.12.2023 [(KA/15927/28.02.01.2023)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15927) koskee ennen 1.1.2022 muodostuneita asiakirjoja ja tietoaineistoja. * Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta, 22.12.2021 ([KA/15906/07.01.01.00/2021](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15906)) koskee 1.1.2022 jälkeen muodostuneiden asiakirjojen ja tietoaineistojen digitaalista arkistointia. Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi oli aluksi Kansallisarkiston tehtävä. Vuoden 2024 alusta menettelytapaa muutettiin niin, että Kansallisarkisto ei enää arvioi asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa. Kansallisarkisto päättää säilytysmuodosta vain poikkeustapauksissa eli silloin kun ennen 1.1.2022 muodostuneiden analogisten asiakirjojen digitointia ei ole tehty ajantasaisia digitointivaatimuksia tai aikaisintaan [vuonna 2016 annettuja laatuvaatimuksia](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/154885893/Arkistolaitoksen+vaatimukset+digitoidulle+aineistolle.pdf/9331394a-6a61-4d96-6ae6-5158cbdb3bcd/Arkistolaitoksen+vaatimukset+digitoidulle+aineistolle.pdf?t=1679910418596) noudattaen. Näissä tapauksissa toimijan on osoitettava seulontaesityksessä, että digitoinnin laatu on riittävä ja analogisten asiakirjojen todistusvoimainen korvaaminen digitoiduilla on mahdollista. | **MUISTA NÄMÄ!** * Digitointi on tehtävä ajantasaisten laatuvaatimusten mukaisesti. Ennen 1.1.2022 tehdylle digitoinnille vähimmäisvaatimuksena on Kansallisarkiston vuoden 2016 laatuvaatimusten mukaisuus. * Analogiset asiakirjat, joiden analogisella säilytysmuodolla on kulttuurihistoriallista arvoa arkistoidaan digitoinnin jälkeen edelleen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa. * Digitaalisten ilmentymien säilyminen todistusvoimaisina ja käytettävinä edellyttää kuvailua sekä muita arkistointitoimenpiteitä. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Mahdollista tiedon käyttö arkistossa Tiedonhallinta tulee organisoida ja toteuttaa niin, että se tukee viranomaisen toiminnan avoimuutta ja kansalaisten tiedonsaantioikeutta. Samalla tulee varmistaa tietosuojan sekä tietoturvan toteutuminen. Lisäksi viranomaisella on velvollisuus tiedottaa omasta toiminnastaan ja asioiden vireille tulosta. Arkistolain (831/1994) mukaan arkistotointa on hoidettava siten, että * se tukee yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista * yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon * yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu * asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä. *** ** * ** *** ## Julkisuusperiaate koskee myös arkistoituja tietoaineistoja ![Piirroshiiri kertoo, etä jokaisella on oikeus saada tieto julkisista asiakirjoista. Periaate koskee myös arkistoituja tietoaineistoja.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_363b4b2a4ddf5cdb422fe38a06457246070374dc2d6604c7c4997b6988d18500/image-20241112-134446.png?cb=db1f1ff1490522d24b40ddeab465e18d) **Kuva**. Arkistovaiheessa tiedon käyttö on tyypillisesti tutkimuskäyttöä, vaikka muitakin tiedontarpeita voi edelleen olla. Julkisuuslain mukaan tiedon pyytäjän ei tarvitse perustella pyyntöään eikä selvittää henkilöllisyyttään, mutta pyynnön kohteena olevien asiakirjojen sisältö on yksilöitävä riittävästi. Viranomaisen velvollisuus on auttaa pyytäjää asiakirjojen yksilöimisessä. Voit tukea asiakasta pyynnön yksilöimisessä tarjoamalla käyttöön riittävät kuvaukset arkistoiduista tietoaineistoista. Asiakirjajulkisuuskuvaus, arkistoluettelot, tehtäväluokitus, tiedonhallintamalli, tietoaineistokohtaiset kuvailutiedot, tietoaineiston sisäisiä hakuja tukevat metatiedot, hyvin suunnitellut tietovarantojen tietorakenteet ja järjestelmien ominaisuudet tukevat arkistokäyttöä. Samoin analogisten tietoaineistojen hyvä järjestys. **Asiakirjajulkisuuskuvaus** on yksi tapa avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja ja tietoaineistoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta. Tiedonhallintalautakunta on julkaisut [suosituksen asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/162149) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_947118f9dc890923fee170322895965166facef932db4e276a65353a33defb44/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Arkistovaiheessa tiedon käyttö on tyypillisesti tutkimuskäyttöä, vaikka muitakin tiedontarpeita voi edelleen olla. Tutkijan tiedontarve voi kohdistua yksittäiseen tietoon tai laajaan tietoaineistoon ja tieto voi olla analogisessa tai digitaalisessa muodossa. Periaatteena on, että tieto annetaan pyydetyllä tavalla. Kaikissa tapauksissa tiedon käyttö on järjestettävä tietoturvallisesti ja henkilötietojen suoja huomioiden. Analogisten asiakirjojen kohdalla tietoturvallinen käyttö tarkoittaa muun muassa sitä, että asiakkaalle on järjestettävä valvottu työskentelytila. Asiakasta ei päästetä arkistotiloihin. Myöskään organisaation omilla työntekijöillä, joiden tehtäviin ei kuulu työskentely arkistossa, ei saa olla esteetöntä pääsyä arkistoon. Tietopyyntöihin voidaan vastata myös suullisesti tai antamalla asiakirjoista jäljennöksiä paperimuodossa tai digitaalisina kopioina. Digitaalisten aineistojen kohdalla taas on arvioitava, voidaanko käyttö julkisiin tietoihin mahdollistaa tietojärjestelmän selaajatunnusten avulla. Vaihtoehtona on luovuttaa tietoaineistosta pyyntöä vastaava kokonaisuus digitaalisena käytettäväksi viranomaisen näyttöpäätteellä. Tieteellisen tutkimuksen tekijälle voidaan luovuttaa kopio laajasta tietoaineistosta perusteltua käyttölupahakemusta ja aineistonhallintasuunnitelmaa vastaan. Tällaisessa tilanteessa olisi lisäksi tarvittaessa selvitettävä miten tutkimusta varten kerättyjen tietojen suojaaminen käytännössä tapahtuu ja mitä tietoaineistolle tapahtuu sen jälkeen, kun myönnetty käyttöaika on päättynyt eli tuhotaanko vai arkistoidaanko tutkimusaineisto luotettavasti. Arkiston asiakirjoja lainataan vain omaan organisaatioon virkakäyttöön, toisille viranomaisille, Kansallisarkiston toimipaikkoihin tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvattua ja asiaton käyttö estetty. Yksityisille asiakirjoja ei lainata, ei esimerkiksi kotilainaksi organisaation omille työntekijöille. Missään tapauksessa viranomaisen kappaletta alkuperäisistä asiakirjoista ei saa antaa tai muuten luovuttaa yksityiselle omaksi edes säilytysaikojen päätyttyä. Tiedon antamisen tavoista ja määräajoista on säädetty laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta. Pääosa arkistoon siirretyistä asiakirjoista on julkisia. Tutkija voi saada salassa pidettävän asiakirjan tai tietoaineiston käyttöönsä käyttöluvalla ja sitoumuksella. |-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Miksi käyttörajoitukset ovat tärkeitä?** | | Käyttörajoitusmerkintöjen tarkoituksena on helpottaa julkisen ja salassa pidettävän tiedon tunnistamista ja varmistaa, että tietojen luovuttaminen tapahtuu asianmukaisesti. Käyttörajoitukset ilmaistaan tietojärjestelmissä metatietona ja analogisten asiakirjojen yhteydessä usein leimoilla tai muilla merkinnöillä. Käyttörajoitettu kohde ei ole vapaasti saatavilla, vaan sen käyttö vaatii erilaisia toimenpiteitä kuten käyttöluvan hakemista tai fyysistä läsnäoloa tietyssä paikassa tai tilassa. Aineiston käyttöä ja asettamista saataville voivat rajoittaa muun muassa * tiedon julkisuuteen liittyvät rajoitukset * henkilötietojen suojaaminen * immateriaalioikeudet, esimerkiksi tekijänoikeus. Käyttörajoitustietojen pitää olla ajantasaisia, ja ne tulisi toteuttaa siten, että ne tukevat tiedon automaattista käsittelyä. Käyttörajoitusmerkinnöistä huolimatta tiedon antaminen on kuitenkin aina harkittava tapauskohtaisesti lainsäädännön perusteella. Salassa pidettäväksi merkityn asiakirjan julkisista osista tulee antaa tieto ja esimerkiksi asianosaisella voi olla asianosaisjulkisuuden perusteella tiedonsaantioikeus salassa pidettävään tietoon. Käyttörajoituksen on perustuttava lainsäädäntöön, jos sillä rajoitetaan viranomaisen asiakirjojen saatavuutta. Viranomaisen asiakirjojen salassa pitämisestä on säädetty julkisuuslaissa. Säädöksiä voi olla myös erityislainsäädännössä. Lisäksi tietosuojalainsäädäntö rajoittaa henkilötietojen käsittelyä myös arkistossa. Käyttörajoituksen perusteeksi ei kelpaa arkiston huono järjestys tai vaikea käytettävyys ellei kyse ole yksityisarkistoista. | Tieto- ja tutkijapalvelutehtävien vastuut tulee olla määritelty ja työntekijät ohjeistettu ja perehdytetty. Ratkaisuvallan tulee olla määritelty esimerkiksi sellaisessa tilanteessa, jossa asiakirjan julkisuus ei ole selvä. Tietopalvelussa noudatetaan julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä. Arkiston tietopalvelussa sovellettavaa yleislainsäädäntöä: * [EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_947118f9dc890923fee170322895965166facef932db4e276a65353a33defb44/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Tiedonhallintalaki 906/2019](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906#Pidm46111189903936paces/Oppaat/pages/115015761/Tuota+laadukasta+tietoa) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_947118f9dc890923fee170322895965166facef932db4e276a65353a33defb44/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Tietosuojalaki 1050/2018](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_947118f9dc890923fee170322895965166facef932db4e276a65353a33defb44/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_947118f9dc890923fee170322895965166facef932db4e276a65353a33defb44/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Arkistolaki 831/1994](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_947118f9dc890923fee170322895965166facef932db4e276a65353a33defb44/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * Voutilainen Tomi, Oikeus tietoon. Informaatio-oikeuden perusteet. Edita 2019. *** ** * ** *** ## Arkistojen käytön edistäminen Arkistoitujen tietoaineistojen käyttöä tukevat tietojärjestelmien monipuoliset haku- ja tarkastelutoiminnot. Niiden kehittämisessä on tärkeää muistaa käyttörajoitukset ja erilaiset käyttäjäryhmät sekä mahdollistaa hakujen rajaaminen vain tiettyihin tietokohteisiin. Hakutoiminnallisuuksiin olisi hyvä kuulua sekä tietosisältöön kohdistuva kokotekstihaku että metatietoihin perustuva laajennettu haku. Digitointi ja ja digitoitujen aineistojen sisällöntunnistus edistää analogisena arkistoitujen tietoaineistojen käyttöä, kun myös niiden tietosisältö saadaan haun piiriin. Arkistoitujen tietoaineistojen käyttöä voi edistää jakamalla tietoa arkiston palveluista. Julkisia, digitaalisia tietoja voidaan tarjota verkossa kiinnostuneiden käyttöön tietosuojalainsäädäntö huomioiden. Käytettäviksi voi tarjota arkistohakemistoja tai digitoituja aineistoja. Paikallisesti arkiston profiilia voi nostaa vaikkapa asiakirjanäyttelyiden tai Arkistojen päivän tapahtumien avulla. Kunta voi myös ylläpitää kotiseutuarkistoa paikallisen yksityisluontoisen asiakirja-aineiston arkistoimiseksi. 📚**Mielenkiintoisia aineistoja verkossa** * [Suomen vanhat kartat](https://www.maanmittauslaitos.fi/suomenvanhatkartat) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_947118f9dc890923fee170322895965166facef932db4e276a65353a33defb44/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) , Maanmittauslaitos * [Sinetti-arkistojärjestelmä, Helsingin kaupunginarkisto](https://kaupunginarkisto.hel.fi/sinetti-arkistotietojarjestelma/) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_947118f9dc890923fee170322895965166facef932db4e276a65353a33defb44/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Arkisto, HY-ARKKI](https://yksa.disec.fi/Yksa4/public/HYKA?rd=0) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_947118f9dc890923fee170322895965166facef932db4e276a65353a33defb44/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) , Helsingin yliopisto *** ** * ** *** ## Muistilista * Arkistointi tulee organisoida ja toteuttaa niin, että arkistoitavat tietoaineistot toimivat tutkimuksen tiedon lähteinä sekä tukevat viranomaisen toiminnan avoimuutta ja kansalaisten tiedonsaantioikeutta. Samalla tulee varmistaa tietosuojan sekä tietoturvan toteutuminen. * Arkistokäyttöä tukevat arkistoituja tietoaineistoja koskevat kuvaukset, kuten asiakirjajulkisuuskuvaus ja arkistoluettelot. Tietoaineiston sisällä käytettävyyttä tukevat laadukkaat metatiedot ja kuvailutiedot sekä ajan tasalla olevat ja perustellut käyttörajoitukset. * Tieto- ja tutkijapalvelutehtävien vastuut tulee olla määritelty ja työntekijät ohjeistettu ja perehdytetty. Tietopalvelussa noudatetaan julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Etappi 2. Mitä arkistoit - määritä tietoaineistojesi arkistollinen arvo ja säilytysmuoto **Huom!** Sisältö on osittain vanhentunut tai vanhentumassa lainsäädännön muutosten takia. Sisältö päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. Lue lisää Kansallisarkiston verkkosivuilta: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) **Toimenpidepolun toinen etappi on arvonmääritys. Arvonmäärityksen tuloksena julkishallinnon tietoaineistoista jää jäljelle kansallinen asiakirjallinen kulttuuriperintö tutkimuksen ja muun käytön tarpeisiin. Tietoaineistojen säilytystarpeiden ja arkistollisen arvon tunnistaminen ovat keskeinen osa tiedonhallintaa ja arkistoinnin suunnittelua. Löydät tästä osiosta tietoa siitä mitä arvonmääritys on, miten arkistollista arvoa arvioidaan, miten arkistoitava säilytysmuoto valitaan ja miten vastuut jakautuvat viranomaisen ja Kansallisarkiston välillä näissä tehtävissä.** ![Piirroshiiri tutkii suurennuslasilla toisen etapin kuvaa.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d52229ed5dc72cb90e5c27205bd9751440dcdb8eabf5f56abe219f372f546ac9/image-20241108-103205.png?cb=17b6abb7bab14468b4df25df9fd46fee) **Kuva.** Toimenpidepolun toisella etapilla määritellään, mitkä asiakirjat ja tietoaineistot ovat määräajan säilytettäviä ja mitkä arkistoidaan. ## Mitä arvonmääritys tarkoittaa? **Arvonmääritys** on tiedon elinkaarihallinnan prosessi, jossa määritellään, mitkä asiakirjat arkistoidaan eli säilytetään pysyvästi ja mitä asiakirjoja säilytetään määräajan sekä kuinka kauan määräajan säilytettäviä asiakirjoja säilytetään. Tietoaineistot voidaan arkistoida yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten. Arkistointi edellyttää sitä, että tiedon arkistollinen arvo arvioidaan ja tunnistetaan. Arkistollinen arvo muodostuu muun muassa siitä, kuinka merkittävästä yhteiskunnallisesta tehtävästä ja missä toimintakontekstissa tiedot kertyvät sekä niiden tietosisällöstä. Tietoaineistojen arkistollinen arvo muodostuu niiden todistusarvosta ja informaatioarvosta. Arkistollisen arvon vuoksi niitä on perusteltua säilyttää ilman aikarajaa osana asiakirjallista kulttuuriperintöä. Todistusarvolla tarkoitetaan tietoaineistojen arvoa toimintaa dokumentoivina tietoina. Informaatioarvolla tarkoitetaan tietoaineistojen merkitystä yhteiskuntaa, yhteiskunnallisia prosesseja ja ilmiöitä yleisesti dokumentoivina tietoina. Arvonmääritys pitää sisällään myös **säilytysaikojen määrittelyn** . [Tiedonhallintalain (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_35feac9181a1e3ae083195b931a42dd985bcbfeec947829fa4f639412e1aabc4/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) 21 § edellyttää, että viranomainen arvioi tarpeet sen hallussa olevien tietoaineistojen ja asiakirjojen säilyttämiselle ja määrittää niille säilytysajat. **Säilytysajan päätyttyä tietoaineistot tulee arkistoida tai tuhota.**Säilytysaikojen määrittelyssä tulee huomioida tehtävää koskeva lainsäädäntö sekä tiedon erilaiset käyttötarpeet. On huomattava että säilytysajan pituutta ja arkistollista arvoa arvioidaan eri perusteilla. Säilytysaikojen määrittelyä ohjaa Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta tai hallinnonalan ohjaavat viranomaiset. Vastuu määrittelytyöstä sekä säilytysaikojen hallinnasta ja toimeenpanosta on viranomaisella. Viranomaisen tulee arvioida myös tietoaineistojensa arkistollista arvoa, vaikka Kansallisarkisto arkistoinnin asiantuntijaviranomaisena tekeekin lopullisen päätöksen arkistoitavista tietoaineistoista. Arvonmääritys ohjaa seulontaa. **Seulonta** tarkoittaa arvonmäärityksen toimenpanoa. Se voi olla ennakoivaa tai taannehtivaa. Seulonta kattaa seuraavat toimenpiteet: * arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen asiakirjojen säilytysmuodosta päättäminen * asiakirjan analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen * arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen erottaminen toisistaan * tietoaineistojen ja asiakirjojen arkistoiminen tai tuhoaminen säilytysajan päättymisen jälkeen. Analogisessa ympäristössä seulonta liittyy arkiston muodostamiseen ja järjestämiseen tai vuosittaiseen määräajan säilytettävien hävittämiseen sekä kulttuurihistoriallisen arvon arviointiin. Digitaalisessa toimintaympäristössä seulonnaksi voidaan käsittää säilytysmuodon hallinnan lisäksi ne elinkaaren hallintaa tukevat toimenpiteet ja keinot, joiden avulla arkistoitavat ja tuhottavat asiakirjat ja tiedot erotetaan toisistaan erilaisissa tietojärjestelmissä ja arkistointi tai tuhoaminen lopulta toteutetaan. Käytännössä näitä keinoja ovat metatietojen ja toiminnallisuuksien yhdistelmät (tilasiirtymät ja vastaavat), arkistoitavien ja tuhottavien poiminnat sekä hävityslistat ja niiden tarkistaminen. Seulontaa voidaan joutua tekemään myös migraatioiden ja aineistosiirtojen yhteydessä, kun ratkaistaan mitä tietoja ja millaisessa rakenteessa siirretään järjestelmästä toiseen. *** ** * ** *** ## Arvonmääritys on yhteistyötä Arvonmääritys tehdään yhteistyönä: toimija esittää ja perustelee seulontaesityksessä arkistoitavat tietoaineistot, Kansallisarkisto päättää ja perustelee arkistoinnin seulontapäätöksessä. Arvonmääritys edellyttää moninaisten näkökohtien huomioonottamista ja kokonaisuuksien hallintaa. Se tehdään aina Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan tavoitteita, menetelmiä ja kriteereitä noudattaen. Lähtökohtana on toimijan tehtävien ja toimintojen hyvä tuntemus sekä käsitys niistä kertyvistä tietoaineistoista ja asiakirjoista. Arvonmääritys on usein ristikkäisten intressien punnintaa, jossa hyödynnetään yhteisesti hyväksyttyjä arvonmäärityksen periaatteita ja ohjeita. Joissain tapauksissa laissa on säädetty tietoaineistojen tai asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten. Tietoaineistojen arkistollista arvoa on silti syytä tarkastella. Mikäli toimija ei tee seulontaesitystä, sille itselle jää velvoite säilyttää laissa pysyvään säilytykseen määrättyjä tietoaineistoja pysyvästi. Toisaalta mikäli pysyvä säilytys purettaisiin lainsäädännön muuttuessa, olisi vaara arvokkaan tietoaineiston tuhoutumisesta. Tietoaineistot voi siirtää Kansallisarkistoon arkistoitaviksi seulontapäätöksen perusteella. Ilman seulontapäätöstä Kansallisarkistoon voidaan siirtää vain sellaiset tietoaineistot, jotka on säädetty laissa arkistoitaviksi. *** ** * ** *** ## Arvonmäärityksen kriteeristö työvälineenä Arvonmäärityksen työvälineitä ovat arvonmäärityksen kriteerit, joilla tehtäviä ja niiden hoitamisen yhteydessä muodostuvia tietoaineistoja arvioidaan. Kriteerejä on yhteensä seitsemän. **Tehtäväanalyysin** kriteerejä ovat tehtävän merkittävyys, toimintaympäristö ja toimintaprosessi. **Informaatioanalyysissa** käydään läpi tietoaineistojen tietosisällöt ja käyttötarpeet. Lisäksi analysoidaan säilytysmuotoa ja kustannustekijöitä. Kriteerien tarkempi sisältö ja käyttö arvonmäärityksessä on kuvattu [Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf?t=1675762650093) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_35feac9181a1e3ae083195b931a42dd985bcbfeec947829fa4f639412e1aabc4/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . ![Arvonmäärityksen kriteerit kaavakuvana.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c077577ab7398f7626b63b2028c8b11ef5eac481c1f4ba1dff7b13cd323352d6/kuva-20240816-075840.png?cb=b65cd4e27e9f1905bf9ed7b9c00217ca) **Kuva**. Arvonmäärityksen ja seulonnan analyysitasot (1--4) ja niiden kriteeriryhmät (1--7). |---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **ARVONMÄÄRITYKSEN KRITEERIT** | | ✔ Kriteeri 1: Tehtävän merkittävyys Tehtävän merkityksellä tarkoitetaan tehtävän vaikutusta yhteiskuntaan ja sen kehitykseen, kansalaisiin ja ympäristöön sekä sitä, kuinka laajaa ja syvää tämä vaikutus on. Tehtävän merkittävyyttä voidaan arvioida suhteessa muihin julkishallinnon tehtäviin. Yhtenä näkökulmana voi olla tehtävän hoitamiseen liittyvä harkintavallan käyttö. Mitä enemmän toimijalla on harkintavaltaa, sitä merkittävämpiä tehtävä ja sen tietoaineistot ovat arvonmäärityksen näkökulmasta. Tehtävää voidaan arvioida myös suhteessa ajan yleisiin yhteiskunnallisiin arvoihin: miten tehtävä heijastaa ja todentaa yhteiskunnassa vallitsevia arvoja, niihin liittyviä eri intressiryhmien tavoitteita sekä yleisesti hyväksyttyihin arvoihin kohdistuvaa kritiikkiä ja vastapyrkimyksiä. Eri aikoina voidaan painottaa esimerkiksi ympäristöön, turvallisuuteen, talouteen, teknologiaan ja kansainvälisyyteen liittyviä arvoja ja tehtäviä. Suomen perustuslaissa mainittujen perusoikeuksien turvaamiseen ja toisaalta niiden rajoittamiseen liittyvät tehtävät ovat merkittäviä ja kuvastavat erityisellä tavalla yhteiskunnassa yleisesti hyväksyttyjen arvojen konkreettista toteutumista. Näitä ovat muun muassa yhdenvertaisuus, oikeus elämään ja henkilökohtaiseen vapauteen, yksityiselämän suoja, liikkumisvapaus, uskonnon ja omantunnon vapaus, kokoontumis- ja yhdistymisvapaus, sivistykselliset oikeudet, oikeus omaan kieleen ja kulttuuriin, omaisuuden suoja sekä oikeus työhön ja elinkeinovapaus. Ydintehtävien tiedot ovat arvokkaampia kuin tukitehtävien tiedot. Joillekin toimijoille tukitehtävät ovat kuitenkin ydintehtäviä. ✔ Kriteeri 2: Toimintaympäristö Toimintaympäristön analyysissä tarkastellaan toimijoita ja toiminnan kohteita sekä yhteiskunnallista kehitystä ja poikkeuksellisia ilmiöitä. Analyysissa huomioidaan yhtäläisesti kansalaiset ja yhteisöt, luonnonympäristö ja rakennettu ympäristö. Toimijan arviointi liittyy välillisesti sen tehtävien merkittävyyden arviointiin. Toimijan ja sen toimivallan arvioinnin periaatteita: * Mitä laajempi yhteiskunnallinen vaikutus toiminnalla on, sitä merkittävämpiä ovat toimijan substanssitehtävistä kertyneet tiedot. * Mitä keskeisempi toimijan asema yhteiskunnassa on, sitä merkittävämpiä ovat sen tuottamat tiedot. Mitä lähempänä toimija on päätöksenteon korkeinta tasoa, sitä suurempi sen vaikutus yhteiskuntaan ja sen kehitykseen yleensä on. * Mitä suurempaa osaa väestöstä toimijan tehtävät koskevat, sitä merkittävämpiä tiedot yleensä ovat. Arvioinnissa on kuitenkin otettava huomioon muut tehtävän merkittävyyteen vaikuttavat tekijät ja tietosuojanäkökohdat. * Mikäli toimijan tehtävät rajoittavat tai erityisellä tavalla turvaavat perusoikeuksia, sitä merkittävämpiä tiedot ovat. Tällaisia voivat olla esimerkiksi kielellistä, etnistä tai uskonnollista vähemmistöä koskevissa tehtävissä syntyvät tiedot. Tietosuojanäkökohdat tulee kuitenkin ottaa huomioon näitä tietoja arvioitaessa. * Arkistoitavia ovat tiedot, jotka dokumentoivat hallinnon toimijan toimivaltaa ja oikeuksia sekä keskeiset toimijan toimintaa dokumentoivat tietoaineistot. Vaikka itse tehtävä ei olisi merkityksellinen, toiminnan kohdetta koskevat tiedot voivat olla tutkimusta ja intressiryhmiä kiinnostavia ja siten arkistoitavia. Lisäksi tietyt toiminnan kohteet, kuten esimerkiksi maaperä ja vesistöt, ovat hitaasti muuttuvia, joten niitä koskevia tietoja tutkimus voi hyödyntää pitkään sekä alkuperäisessä käyttötarkoituksessa että arkistointitarkoituksessa. Merkittäviä ovat myös tiedot, jotka valaisevat poikkeavaa yhteiskunnallisen kehityksen muutosta, murrosaikoja ja käännekohtia sekä dokumentoivat merkittäviä ilmiöitä ja tapahtumia. ✔ Kriteeri 3: Toimintaprosessi Toimintaprosessin eri vaiheissa syntyvien tietojen merkittävyyden arviointi liittyy yhden toimijan kohdalla lähinnä asianhallinta- ja palveluprosesseihin. Monitoimijaprosesseissa se voi liittyä yhteisten tietojärjestelmien käyttöön sekä tietojen talteen ottoon ja arkistointiin. Toimintaprosessin eri vaiheiden tietoja voidaan arkistoida esimerkiksi seuraavasti: **Merkitykselliset tehtävät** Kaikki toimintaprosessin tiedot arkistoidaan, kuitenkin yleensä seuraavin rajauksin: * Toimijoilla, joiden päätöksiin muutoksenhaku kohdistuu, muutoksenhakuasiakirjat yleensä säilytetään määräajan, lukuun ottamatta oikaisumenettelyä. Lainkäyttöasioiden toimijat pääsääntöisesti arkistoivat muutoksenhakuasiakirjat. * Lausuntoprosessin asiakirjat arkistoi pääsääntöisesti lausunnon pyytäjä. **Vähemmän merkitykselliset tehtävät** Toimintaprosessista arkistoidaan usein ainoastaan päätöstiedot ja valvontaprosessin tiedot. Muut tehtävän tiedot ovat määräajan säilytettäviä (mm. hakemus- eli vireillepanoasiakirjat ja muut valmisteluasiakirjat). Arvonmäärityksessä on pyrittävä ottamaan huomioon tehtäväkokonaisuudet sekä tehtävän yhteys muihin tehtäviin, joiden suorittamiseen voi osallistua yksi tai useampi toimija. Mikäli samat tiedot ovat useammalla toimijalla, arkistoitavaksi valitaan sen toimijan tiedot, jolla on ensisijainen vastuu tietojen säilyttämisestä tai jonka tiedot ovat parhaiten hyödynnettävissä tutkimusta ja muuta käyttötarkoitusta varten. ✔ Kriteeri 4: Tietosisältö Arvonmäärityksen kohteena olevan tietoaineiston tietosisältöä arvioidaan irrallaan tehtävästä. Toisin sanoen ainutlaatuinen, kattava ja monipuolisesti käytettävä tietosisältö voi tehdä tietoaineiston arvokkaaksi vaikka tehtävä, jonka yhteydessä se on muodostunut, ei olisi erityisen merkittävä. Tietosisällön arviointia tehdään myös toiminnan kohteiden arvioinnin yhteydessä. Arkistointia puoltavat esimerkiksi seuraavat kriteerit: * Tieto on ainutkertaista, vastaavaa tietoa ei sisälly muihin arkistoitaviin aineistoihin. * Tiedot ovat kattavia alueellisesti, ajallisesti (pitkä jatkumo) tai kohteensa puolesta (kattaa huomattavan osuuden väestöstä tai muusta kohderyhmästä). Kattavuus on tutkimuksen näkökulmasta merkittävä ominaisuus, mistä syystä esimerkiksi asiakastiedot pyritään arkistoimaan kaikkien toiminnan kohteiden (henkilöt, yhteisöt) osalta, mikäli arvonmäärityksen kriteerit muutoin täyttyvät. * Tiedot ovat helposti käytettäviä ja yhdisteltävissä muihin tietoihin. ✔ Kriteeri 5: Käyttötarpeet Arvonmäärityksessä on huomioitava tietoaineistojen monipuoliset käyttötarpeet: tutkimuksen, yhteiskunnan, talouden, ympäristön ja kansalaisten tiedon, sivistyksen ja itseymmärryksen tarpeet sekä tietojen uudelleenkäyttö. Arvonmäärityksessä nojataan tietoon siitä, mitä tietoaineistoja tutkimus on tähän asti käyttänyt, mutta pyritään myös ennakoimaan tulevaisuuden tutkimustarpeita yhteistyössä tutkimusyhteisöjen kanssa. Lisäksi eri tieteen- ja tutkimusalojen tietotarpeet ja näkemykset pyritään ottamaan tasapuolisesti huomioon. Tietoaineistojen pitkäaikainen merkitys alkuperäisessä käyttötarkoituksessa indikoi usein merkittävää arkistollista arvoa ja lyhytaikainen merkitys vähäistä arkistollista arvoa. Arvonmääritykseen vaikuttavat kuitenkin myös muut tekijät, kuten toimintaympäristön ja tietosisällön arviointi. ✔ Kriteeri 6: Säilytysmuoto Julkishallinnon toiminnasta arkistoidaan ensisijaisesti digitaalisessa muodossa olevaa tietoaineistoa. Arkistoidut digitaaliset tietoaineistot ovat sähköisissä palveluissa tasapuolisemmin saatavissa ja käytettävissä kuin analogiset asiakirjat, joiden käyttö on riippuvaista ajasta ja paikasta. Digitaalisten rekisteritietojen yhdistelymahdollisuudet tarjoavat tutkimukselle ja muulle käytölle aiempaa laajempia lähdeaineistoja. Mikäli asiakirjoista on käytettävissä sekä analogiset että digitaaliset ilmentymät, ensisijaisesti arkistoidaan digitaaliset ilmentymät. Mikäli asiakirjojen digitaaliset ilmentymät eivät ole riittävän todistusvoimaisia, myös analogiset ilmentymät arkistoidaan. Mikäli analogiset asiakirjat digitoidaan Kansallisarkiston antamien vaatimusten mukaisesti, asiakirjojen analogiset ilmentymät voidaan tuhota, jos niillä ei ole kulttuurihistoriallista arvoa analogisessa muodossa. Esimerkiksi alkujaan digitaalisina eheästi ja todistusvoimaisesti arkistoitujen asiakirjojen paperitulosteilla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa. ✔ Kriteeri 7: Kustannustekijät Arvonmäärityksessä ja asiakirjojen säilytysmuodon määrittelyssä kiinnitetään huomiota myös kustannustekijöihin. Kustannusnäkökohdat eivät kuitenkaan saa ensisijaisesti ratkaista, mitkä tietoaineistot arkistoidaan. Säilytysvaiheessa tietoja joudutaan usein säilyttämään operatiivisissa tietojärjestelmissä pitkiäkin aikoja, ja julkishallinnolle aiheutuu kustannuksia jo yksin tästä säilyttämisestä. Säilytystarpeen määrittely ja määräajan säilytettävien säännönmukainen tuhoaminen alentavat säilytyskustannuksia. Arvonmäärityksen tavoitteissa ja kriteereissä on otettu välillisesti huomioon sähköisen arkistoinnin kustannustekijöitä. * Tavoitteena on, että tietoaineistot arkistoidaan vain kerran. * Kaikkia tietojärjestelmän tietoaineistoja ei arkistoida, eivätkä kaikkien tietojärjestelmien tietoaineistot ole arkistoitavia. Arkistoinnin kustannuksia voidaan vähentää noudattamalla yhteisiä standardeja ja suosituksia sekä käyttämällä yhteisesti sovittuja tiedostoformaatteja. | *** ** * ** *** *** ** * ** *** ## Suojaa arkistoitavat henkilötiedot -- älä tuhoa Arvonmäärityksessä on arvioitava henkilötietoja sisältävien tietoaineistojen ja asiakirjojen arkistoinnin tarpeellisuutta ja oikeasuhtaisuutta. Arkistointitarve on perusteltava. Henkilötiedon käsite on [EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_35feac9181a1e3ae083195b931a42dd985bcbfeec947829fa4f639412e1aabc4/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mukaan hyvin laaja, joten tietosuojalainsäädäntö koskee merkittävää osaa arkistoitavista tietoaineistoista. Henkilötietoja ei tule säilyttää tai muuten käsitellä tarpeettomasti. Myös arkistointi on henkilötietojen käsittelyä. Tietosuoja-asetuksen tai tietosuojalain sääntelyä ei kuitenkaan sovelleta kuolleita henkilöitä koskeviin tietoihin, jos tästä ei ole erikseen säädetty. Henkilötietojen arvonmäärityksessä arvioidaan tutkimustarpeita ja kulttuuriperintöarvoja suhteessa yksityisyyden suojaan pitkällä aikavälillä. Niin tieteelliselle kuin muullekin tutkimukselle on tärkeää, että arkistoitavat tietoaineistot antavat oikean, totuudenmukaisen sekä riittävän kattavan ja edustavan kuvan siltä ajalta, johon ne liittyvät. Esimerkiksi anonymisointi voi heikentää tietoaineistojen informaatioarvoa ja vaarantaa todistusvoimaisuuden, jolloin niitä ei voida enää pitää autenttisina, luotettavina, eheinä ja käytettävinä tutkimuksen lähteinä. Lisäksi anonymisointi kaventaa aineiston käyttömahdollisuuksia ja estää henkilötietojen yhdistämisen muihin tietoihin. Arvonmäärityksessä henkilötietoja on punnittava ainakin sivistyksellisten oikeuksien, sananvapauden ja yksityiselämän suojan näkökulmasta. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja on suojeltava erityisen tarkasti, koska niiden luvaton käyttö voi aiheuttaa huomattavia riskejä perusoikeuksille ja -vapauksille. [Tietosuoja-asetus (2016/679, artikla 9)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) ja [tietosuojalaki (1050/2018, 6 §)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_35feac9181a1e3ae083195b931a42dd985bcbfeec947829fa4f639412e1aabc4/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mahdollistavat kuitenkin myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn yleisen edun mukaisia tai yleishyödyllisiä arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia varten (artikla 9, 2 j). Esimerkiksi terveyteen ja sosiaalihuollon tarpeeseen liittyvät tiedot voivat olla tärkeitä kansanterveyttä koskeviin tutkimustarpeisiin, ja siitä syystä ne voidaan arkistoida. ✔ Henkilötiedot ja erityiset henkilötietoryhmät Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, joka mahdollistaa tunnistamisen. Henkilö voidaan tunnistaa esimerkiksi nimen, henkilötunnuksen tai jonkin hänelle tunnusomaisen tekijän perusteella. Niin sanottuihin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvista henkilötiedoista ilmenee henkilön * rotu tai etninen alkuperä * poliittisia mielipiteitä * uskonnollinen tai filosofinen vakaumus * ammattiliiton jäsenyys * terveyttä koskevia tietoja * seksuaalinen suuntautuminen tai käyttäytyminen * geneettisiä ja biometrisia tietoja henkilön tunnistamista varten. Näitä tietoja on suojeltava erityisen tarkasti, koska niiden käsittely voi aiheuttaa huomattavia riskejä henkilön perusoikeuksille ja -vapauksille. ✔ Anonymisointi ja pseudonymisointi **Anonymisointi**tarkoittaa henkilötietojen käsittelyä niin, että henkilöä ei enää voida tunnistaa niistä. Tiedot voidaan esimerkiksi karkeistaa yleiselle tasolle (aggregoida) tai muuttaa tilastolliseen muotoon siten, etteivät yksittäistä henkilöä koskevat tiedot ole enää tunnistettavassa muodossa. Tunnistaminen estyy peruuttamattomasti ja siten, että rekisterinpitäjä tai muu ulkopuolinen taho ei voi enää hallussaan olevilla tiedoilla muuttaa tietoja takaisin tunnistettaviksi. Anonymisoituja tietoja ei enää katsota henkilötiedoiksi. Niihin ei sovelleta tietosuojasäännöksiä. **Pseudonymisointi**tarkoittaa henkilötietojen käsittelemistä siten, että henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman lisätietoja. Tällaiset lisätiedot täytyy säilyttää huolellisesti erillään henkilötiedoista. Vaikka tiedot olisi pseudonymisoitu, niiden avulla yksilö voidaan edelleen erottaa joukosta ja yhdistää eri tietoaineistoissa. Pseudonymisoidut tiedot ovat yhä henkilötietoja, ja niiden käsittelyssä on sovellettava tietosuojasäännöksiä. Esimerkiksi henkilötietojen koodaaminen on pseudonymisointia. Koodattuja tietoja ei voida yhdistää tiettyyn henkilöön ilman koodiavainta. Mikäli pseudonymisoituja tietoja arkistoidaan, on myös koodiavainten arkistoiminen välttämätöntä. Arkistossa henkilötiedot on suojattava tietosuojasäädösten ja -määräysten edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen suoja on huomioitava suunniteltaessa tietojärjestelmiä ja tietorakenteita, käyttöoikeuksien toteuttamista sekä metatietoja. Tietoturvan toteuttaminen asianmukaisesti fyysisissä toimitiloissa ja digitaalisessa toimintaympäristössä on keskeinen osa henkilötietojen suojaamista. [Tietosuojavaltuutetun toimisto](https://tietosuoja.fi/etusivu) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_35feac9181a1e3ae083195b931a42dd985bcbfeec947829fa4f639412e1aabc4/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) valvoo tietosuojalainsäädännön noudattamista. *** ** * ** *** ## Arvonmäärityksen kohteena ovat tietoaineistot ja asiakirjat, eivät tietojärjestelmät Arvonmäärityksen kohteena ovat aina tehtävät ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuneet ja muodostuvat tietoaineistot, eivät tietojärjestelmät. Kansallisarkisto ei enää anna päätöksiä yksittäisten tietojärjestelmien tiedoille. Esimerkiksi seulontaesityksessä on oltava mukana tiedot kaikista tietoaineistoista, joita tietyn tehtävän hoidossa syntyy, sekä tiedot niistä tietojärjestelmistä, joissa tietoaineistot sijaitsevat. Loogisten tietovarantojen ja niiden sisältämien tietoaineistojen hahmottaminen on arvonmäärityksen kannalta keskeistä. Asianhallinnan järjestelmiin sisältyvien tietoaineistojen arkistoinnista päätetään pääosin tehtäväluokka- tai asiaryhmätasolla mutta tarvittaessa myös asiakirjatyypeittäin. Tietokantojen tietojen arvonmääritys kohdistuu ensisijaisesti tehtävien arviointiin ja tietoaineistojen informaatioarvoon. Arvonmäärityksen tuloksena arkistoitavaksi jää tehtäväkohtaisia tietoaineistoja kuvailutietoineen. *** ** * ** *** ## Analogisten asiakirjojen taannehtiva arvonmääritys Analogisten asiakirjojen arvonmääritys kohdistuu pääosin jo kertyneisiin asiakirjoihin, joille ei ole annettu seulontapäätöstä. Tällöin kyseessä on niin kutsuttu taannehtiva seulonta. Arvonmääritys tehdään pääosin asiakirjatyyppikohtaisesti tehtävittäin. Analogisia asiakirjoja koskeviin jo aiemmin tehtyihin seulontapäätöksiin ja niiden arvonmääritysratkaisuihin ei pääsääntöisesti tehdä muutoksia. *** ** * ** *** ## Muistilista 1. Tee arvonmääritys Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan tavoitteita, menetelmiä ja erityisesti kriteereitä noudattaen. 2. Arvonmäärityksen kohteena ovat tehtävät sekä niiden tietoaineistot ja asiakirjat, eivät tietojärjestelmät. 3. Arvonmääritysratkaisut on perusteltava. 4. Henkilötietoja voidaan arkistoida, kun se on yleisen edun mukaisen arkistointitarkoituksen näkökulmasta perusteltua. Käytä arvonmääritystyössä Kansallisarkiston [Arvonmääritys- ja seulontapolitiikan](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf?t=1675762650093) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_35feac9181a1e3ae083195b931a42dd985bcbfeec947829fa4f639412e1aabc4/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) kriteerejä. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Ohjauskokonaisuuden piirrosten ja valokuvien lähdetiedot ## Ihmishahmot ja arkistokotelohahmo THL 2023, tilaustyönä Viestintätoimisto Drum ### Kuvaajat THL 2023 ### Valokuvat ja muu kuvitus * Sosiaalihuollon tehtävät ja organisaatiomuutosten vaikutukset tiedonhallintaan * Aikajanan kuvat * 1800-luku: By Unknown author - Finna: hkm.HKMS000005:km0000liiw, CC BY 4.0, * 1920-luku: Satakunnan Museo * 1930-luku: " 1930 -luku, Mannerheimintie 34 - N203785 - hkm.HKMS000005-km003twx.jpg" by Sakari Pälsi is licensed under CC BY 4.0. * 1950-luku: " 1950 -luku, Kapteeninkatu 7, 9, 12. Pietarinkatu 17, 19. Kapteeninpuistikko. - N21694 - hkm.HKMS000005-km0000mcel.jpg" by Eino Heinonen is licensed under CC BY 4.0. * 2022 asti: Bussi Tikkurilan linja-autoasemalla; Vantaa, 1990-luku " by unknown is licensed under CC BY 4.0. * 2023: THL * Seulontapäätökset * Valtionarkiston 1989-päätössarja, Kansallisarkisto 2023 * Arkistokaavat ja -luettelot * Kuvat Martti Itkosen kirjasta (1975) Kunnallisten viranomaisten arkistonhoito, Kansallisarkisto 2023 * Kuva nimiöidystä säilytysyksiköstä, Kansallisarkisto 202 * Salon kaupungin arkistoluettelo, Salon kaupunki * Aineistojen kartoittaminen * Kuvat arkistoaineistojen kartoittamisesta, Kansallisarkisto ajoittamaton * Inventointi * Kuva arkistokotelosta vanhalla nimiöllä, Kansallisarkisto ajoittamaton * Järjestämistyön päättäminen * Kuva tietosuojasäiliöstä, Kansallisarkisto ajoittamaton * Arkistokelpoiset materiaalit * Kuva nimiöidyistä kansioista, Kansallisarkisto ajoittamaton * Piirroskuvat arkistoyksiköistä, Kansallisarkisto ajoittamaton * Arkistotilat * Kuvat lukittavista arkistohyllyistä, THL 2023 * Kuva arkistotilan työtasosta, Kansallisarkisto 2023 * Homeongelmat * Kuvat aineistoissa näkyvistä vaurioista, Kansallisarkisto 2023 * Kuvat homeisten aineistojen merkitsemisestä, Kansallisarkisto 2023 * Kuva kastuneista arkistokoteloista, Kansallisarkisto ajoittamaton --- version: "1.0" language: "fi" --- # Opas analogisen arkiston järjestäjälle Vaikka arkistointi on nykyään pitkälti digitaalista, on edelleen myös paljon aiemmin muodostuneita analogisia arkistoja. Osa niistä on järjestetty asianmukaisesti ja niiden käyttäminen on vaivatonta. Osa arkistoista on syystä tai toisesta edelleen järjestämättä. Olet ehkä osittain tai kokonaan järjestämättömän arkiston äärellä, kun lähdet tätä opasta lukemaan. ## Aloita tästä **Mitä opit?**Opit analogisen arkiston hallinnan perusteita, järjestämään epäjärjestyksessä olevan arkiston sekä turvaamaan analogisen arkiston säilymistä. **Kenelle opas on tarkoitettu?** Opas on tarkoitettu kaikille analogisia arkistoja järjestäville sekä perustietopaketiksi analogisten arkistojen käyttäjille ja muille aiheesta kiinnostuneille. Tämä opas on lähtökohtaisesti tarkoitettu arkistolain piirissä olevien toimijoiden arkistojen järjestämiseen, mutta opasta voi käyttää apuna myös yksityisarkistojen järjestämisessä. **Mitä opas sisältää?** Oppaan ensimmäisessä osiossa käydään läpi arkiston järjestäminen vaihe vaiheelta. Toisessa osiossa kerrotaan, miten turvataan analogisten arkistojen fyysinen säilyminen. Oppaan loppuun on koottu järjestäjän muistilista, jossa on tiivistetysti tärkeimmät arkiston järjestämisen vaiheet. On hyvä huomioida, että oppaassa arkiston järjestäminen on esitetty lineaarisesti etenevinä toimenpiteinä. Käytännössä järjestämistyössä palataan välillä aiempiin vaiheisiin ja tehdään välillä eri vaiheita rinnakkain. Jos arkistoasiat ovat sinulle uusia, eivätkä arkistoalan käsitteet ole tuttuja, kannattaa ensin tutustua [Arkistoinnin tietopakettiin aloittelijoille](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistoinnin-tietopaketti-aloittelijoille). Tärkeimmät käsitteet löydät myös [Toimenpidepolun sanastosta](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/toimenpidepolun-sanasto). ![Kuva15.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c158b7f26fe59bf619a2f384492f6950285869ed1ba4820c9ca602b9bb2b1774/Kuva15.png?cb=80b7476604b3b6d25dcc9f33a3198d56) **Kuva**. Järjestäminen turvaa analogisen arkiston säilymistä. Tässä oppaassa arkistolla tarkoitetaan analogisista asiakirjoista muodostettua kokonaisuutta, joka alkuvaiheessa voi sisältää sekä määräajan että pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Analogiset arkistot ovat pitkälti muodostuneet ennen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) ja julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019, tiedonhallintalaki) voimaantuloa. Arkistot on muodostettu arkistolain (831/1994) säädösten mukaisesti, jolloin niihin ovat kuuluneet kaikki arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä muodostuneet asiakirjat. ![2-0008601-0004-20050304-080006.JPG](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c9ea8b954a00447e92eda0a670d33ca74a8c342fa65b540261a50a4502454f35/2-0008601-0004-20050304-080006.JPG?cb=270810db9a2693facd51dccc4bde59a4) **Kuva**. Epäjärjestyksessä oleva huonokuntoinen arkisto Arkiston järjestäminen kannattaa aloittaa huolellisella suunnittelulla. Vähänkään suurempi järjestämistyö toteutuu varmemmin, jos se toteutetaan projektina. Tällöin työ saa selkeät raamit ja pystytään ennakoimaan tarvittavat resurssit. Projektissa seurataan työn etenemistä ja varmistetaan sen valmistuminen. Lisätietoja työn projektoinnista löytyy mm. [Sosiaalihuollon analogisten tieto­aineistojen arkistoinnin ohjaus­kokonaisuudesta](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistointi-ja-arkistoalan-kasitteet#id-(fi)Arkistointijaarkistoalank%C3%A4sitteet-Arkistonkuntoonsaattamisenprojektointi). ## Oppaan osiot * [Arkiston järjestäminen](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkiston-jarjestaminen.md) * [Asiakirjojen säilymisen turvaaminen](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/asiakirjojen-sailymisen-turvaaminen.md) * [Arkiston järjestäjän muistilista](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkiston-jarjestajan-muistilista.md) * [Versio- ja muutoshistoria (KA/15505/28.00/2025)](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/versio-ja-muutoshistoria-ka-15505-28-00-2025.md) --- version: "1.0" language: "fi" --- # Siirrä tietoaineistojasi hallitusti Arkistoitava digitaalinen tietoaineisto on siirrettävä eli migroitava elinkaarensa aikana vähintään kerran tietojärjestelmästä tai sovelluksesta toiseen. Ihannetapauksessa ensimmäinen siirto alkuperäisestä järjestelmästä on samalla siirto arkistoon - esimerkiksi Kansallisarkistoon ja pitkäaikaissäilytyksen piiriin. Käytännössä tietoaineistoja joudutaan usein ennen arkistosiirtoa siirtämään käyttöön otettavaan uuteen tietojärjestelmään tai esimerkiksi erilliseen säilytysjärjestelmään. Siirtämistarve voi liittyä siihen, että järjestelmien hyödyntämistä toimintaprosesseissa kehitetään tai jostain järjestelmästä luovutaan kokonaan. *** ** * ** *** ## Migraatio arkistoitavan tietoaineiston elinkaaritapahtumana **Migraatiolla** tarkoitetaan tiedon ja tietoaineistojen kertaluonteista siirtoa esimerkiksi yhdestä järjestelmästä toiseen. Migraation alalaji tai sen osa on **konversio** , jossa tiedot muunnetaan esimerkiksi yhdestä tiedostomuodosta toiseen. **Integraatioissa**taas on kyse säännöllisestä ja jatkuvasta tietojen siirrosta järjestelmien välillä. Migraatioita, konversioita ja integraatioita koskevat samat tiedon eheyteen ja todistusvoimaisuuteen liittyvät reunaehdot, vaikka niiden käyttötilanteissa, suunnittelussa ja toteutuksessa on eroja. ⚫ **MIGRAATIO** *** ** * ** *** Migraatiossa tiedot ja tietoaineistot siirretään kertaluonteisesti esimerkiksi yhdestä järjestelmästä toiseen. ⚫ **KONVERSIO** *** ** * ** *** Konversio - tai konvertointi - on migraation alalaji tai sen osa. Tiedot muunnetaan siinä yhdestä muodosta toiseen. Konversio voi liittyä esimerkiksi tiedostomuodon tai tietokannan tietorakenteiden muuttamiseen. ⚫ **INTEGRAATIO** *** ** * ** *** Integraatio tarkoittaa säännöllistä ja jatkuvaa tiedonsiirtoa järjestelmien välillä. Integraation ylläpito, tarvittava kehittäminen ja tiedon laadun säilyminen pitää aina varmistaa myös pitkällä aikavälillä. Kansallisarkisto päättää arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista [arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) nojalla antamissaan **seulontapäätöksissä**. Arkistoinnin suunnittelussa, toteutuksissa ja tiedon elinkaaren varrella tapahtuvien siirtojen yhteydessä on tärkeää tunnistaa seulontapäätöksen mukainen arkistoitava kokonaisuus. Kokonaisuuden pitää olla todistusvoimainen sekä riittävän kattava, jotta sitä voidaan hyödyntää myöhemmin tutkimuksen tarpeisiin. Tiedon elinkaaren varrella tehtävissä migraatioissa pitää huolehtia siitä, että arkistoitava tietoaineisto säilyy eheänä, käytettävänä ja ymmärrettävänä. Tietoaineisto tai sitä koskevat tiedot eivät saa siirtokokonaisuutta koostettaessa ja siirrettäessä vahingossa tai tahallisesti muuttua. Mahdolliset muutokset on voitava jäljittää, ja ne pitää dokumentoida. Tietojen eheyden seuraamista tulisi jatkaa myös siirron jälkeen ja mahdollistaa lisämuutokset, mikäli virheitä havaitaan. Tietoaineistojen hallittu siirtäminen mahdollistaa pitkään säilytettävän tiedon käytettävyyden yli ohjelmisto- ja laitteistosukupolvien. Kattavat siirtotoiminnallisuudet tulisi huomioida kaikkien tietojärjestelmien kehittämisessä. Toiminnallisuuksia pitää testata huolellisesti, ja niitä on ylläpidettävä sekä päivitettävä, kun tiedon määrä ja laatu järjestelmässä lisääntyy. **Digitaalista arkistonhoitoa?**Arkistoitavan digitaalisen tietoaineiston elinkaaren varrella siirtäminen on aina merkittävä ja kriittinenkin elinkaaritapahtuma. Siirto pitää suunnitella, testata, kuvailla ja dokumentoida huolellisesti. Integraatiot ja migraatiot tai tietojen tallentaminen manuaalisesti järjestelmään tarjoavat kuitenkin samalla tapoja huolehtia arkistoitavan tiedon laadusta. Niiden yhteydessä on muun muassa mahdollista selkeyttää ja rikastaa tietoaineistoja koskevia metatietoja. On kuitenkin tärkeää, että tämä tehdään aina hallitusti ja dokumentoidusti. ✔ Kuvaile ja dokumentoi siirto aina tietoaineiston elinkaaritapahtumana Elinkaaritapahtumat ovat tietoaineistoon tai sen ilmentymiin kohdistuneita tai kohdistuvia aikaan ja paikkaan rajattuja hallintatoimenpiteitä ja muita tapahtumia. Migraation lisäksi tyypillisiä elinkaaritapahtumia ovat konversio, analogisen ilmentymän digitointi, tiedon kuvailu ja metatietojen tuottaminen, tiedon elinkaaren vaiheen tai muun tilatiedon muutos, käyttörajoituksiin, käyttöoikeuksiin tai tiedon omistajuuteen liittyvä muutos tai siirto arkistoon. Elinkaaritapahtumia voidaan hyödyntää sekä tietoaineistojen elinkaaren suunnittelussa että niiden dokumentoinnissa ja kuvailussa. Minimivaatimus on, että elinkaaritapahtumien yhteydessä aina arvioidaan sitä, pitääkö tietoaineistoa tapahtuman vuoksi jollakin tavalla kuvailla tai dokumentoida, jotta tietoa pystytään sen elinkaaren myöhemmissä vaiheissa myös näiltä osin ymmärtämään ja tulkitsemaan. Samalla parannetaan tiedon laatua ja säilyvyyttä. Tietoaineistoa ja sen elinkaaritapahtumia dokumentoivan ja kuvailevan tiedon pitää aina seurata tietoaineiston mukana. 📚 **LUE LISÄÄ** : [Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/181436562/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf/72c89f7c-58b1-dfd6-b648-e90e72a65d6d/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf?t=1708515968298) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a226f256afad738db7e1e74dbc5a97ebce0ecb0864cefe94117a8d1b5021ffe6/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) Luku 3.3. Aineistojen ja ilmentymien elinkaaritapahtumat. *** ** * ** *** ## Käytännön vinkkejä siirron suunnitteluun ja toteuttamiseen Kun tietoaineistoja siirretään esimerkiksi järjestelmästä toiseen, on tunnistettava ne tiedot ja tietoelementit, jotka pitää siirtää lähdejärjestelmästä kohdejärjestelmään. Tietoelementillä tarkoitetaan tässä yhteydessä sellaista tietoaineiston osaa, jota voidaan käsitellä yhtenä kokonaisuutena. Tunnistamisen jälkeen on varmistettava, että siirto tapahtuu jokaisen tiedon ja elementin kohdalla hallitusti ja eheästi. Siirrettävän kokonaisuuden kattavuutta ja eheyttä pitää siksi arvioida ja testata siirtoprosessin eri vaiheissa useista eri näkökulmista. Testaaminen ja riittävä seuranta on tärkeää aina, mutta erityisesti silloin, kun alkuperäisestä sovelluksesta tai järjestelmästä ollaan luopumassa. Tällöin tiedon ymmärrettävyyttä ja eheyttä ei voida enää varmentaa sen alkuperäisessä ympäristössä. Digitaalisen tiedon siirtäminen edellyttää tietoaineistojen sisällön ja rakenteen tuntemista, huolellista suunnittelua, määrittelyä ja testaamista, riittävää kuvailua ja dokumentointia sekä oikeanlaista osaamista ja myös varautumista kustannuksiin. Arvioi arkistoitavaksi määrättyä tietoa koskevan siirtotarpeen yhteydessä aina sitä, voisiko tietoaineiston siirtää Kansallisarkistoon. Oheiseen muistilistaan on koottu arkistoitavan tiedon siirtämiseen liittyviä käytännön vinkkejä. Muistilista on laadittu tiedonhallinnan ja arkistoinnin asiantuntijan näkökulmasta, minkä vuoksi sen painopiste on tietoaineistojen tietosisällön ja muun eheyden turvaamisessa. Siirrossa on yleensä mukana useita asiantuntijoita, joiden vastuut ja erityisosaaminen varmistavat siirron onnistumista. Ammattialakohtaiset toimintatavat, välineet ja näkökulmat tukevat toisiaan. Yhteistyö ja myös oman roolin hahmottaminen kokonaisuudessa antavat avaimet onnistumiseen. Voit hyödyntää muistilistaa, kun suunnittelet arkistoitavien tietoaineistojen siirtämistä tietojärjestelmästä toiseen tiedon elinkaaren varrella tai kun suunnittelet siirtoa Kansallisarkistoon. Siirtotilanteissa ja siirtojen toteutuksissa on eroja, mutta samat perusperiaatteet koskevat niitä kaikkia. ## Arkistoinnin asiantuntijan muistilista siirtotilanteeseen |--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | 1. **Muista yhteistyö. Hahmota siirto projektina.** | | * Siirto vaatii varautumista hankintoihin ja muihin kustannuksiin sekä useiden asiantuntijoiden asiantuntemusta. Yleensä siirto toteutetaan projektina tai projektimaisesti. * Tietosisällön eheyden säilyminen vaatii eri ammattialojen ja asiantuntijoiden näkökulmia. Sen varmistamista ei yleensä voi jättää vain yhden asiantuntijan tai toimijan vastuulle. On tärkeää, että mukana on tahoja, jotka tuntevat sekä toimintaprosessit, tietoaineiston että tietojärjestelmän tietosisällön ja käyttötavat. ✔ Roolit - keitä kaikkia siirrossa tarvitaan Migraatio vaatii sekä tietoa että taitoa. Kokemus opettaa yleensä ennakoimaan hankalia kohtia. Hyödynnä suunnittelussa omia kokemuksiasi, organisaatiosi asiantuntijoiden tietoja sekä esimerkiksi tietojärjestelmätoimittajien asiantuntemusta. Muista verkostot: tarpeellista tietoa voi löytyä vertaisorganisaatioista. Tiedon teknisen eheyden testaamisen eli **validoinnin** ohella on testattava tietosisällön eheyttä. Tämän vuoksi teknisten asiantuntijoiden lisäksi mukana pitää olla sekä tiedonhallinnan asiantuntijoita että tiedon alkuperäisiä käyttäjiä. Lisäksi tarvitaan yleensä oman organisaation ulkopuolisten sovellustoimittajien tai palveluntarjoajien työtä. Pohdi, onko organisaatiossasi riittävästi omaa osaamista siirron toteuttamiseen. Kenellä on kokonaisvastuu siirrosta ja miten vastuut jaetaan siirron eri vaiheissa? Onko osallistujia tarpeeksi esimerkiksi projektin aikatauluihin nähden? | | 2. **Suunnittele siirto kokonaisuutena. Muista eri näkökulmat.** | | * Perehdy siirron suunnitteluun ohjeiden, suositusten, standardien ja muiden tarpeellisten lähteiden avulla. * Tutustu projektikäytäntöihin ja tarpeen mukaan myös erilaisiin menetelmiin, joita tietojärjestelmätyössä käytetään. Niihin liittyvien käsitteiden, roolien ja vaiheiden ymmärtäminen auttaa siirron suunnittelussa ja toteutuksessa. * Määrittele siirron tavoitteet, laajuus ja aikataulut. Huomioi myös mahdolliset tietorakenteisiin liittyvät jälkityöt kohdejärjestelmässä siirron jälkeen. * Selvitä, miten tietojärjestelmien toimittamiseen ja ylläpitoon liittyvät lisenssit ja sopimukset pitää ottaa siirrossa huomioon. * Arvioi siirron riskit. Tee riskienhallintasuunnitelma. Hyödynnä ja päivitä sitä siirron edetessä. ![Piirroshiiri toteaa puhekuplassa, että suunnittelu, yhteistyö, testaus - tässä on nyt parasta pelata varman päälle.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_720b731bfd43bb01b0a9d102d5a48a11964347965fde5d6c191ba701703f24e2/image-20241112-140127.png?cb=029fe38566ae3141757aa37ba7c34bdc) **Kuva**. Migraatiossa on monta vaihetta ja useita hallittavia asioita. Joskus kannattaa suunnitella ennemmin hieman liikaa kuin liian vähän. | | 3. **Tutustu siirrettävän tietoaineiston sisältöön ja rakenteeseen.** | | * Tee yhteistyötä niiden tahojen kanssa, jotka tuntevat tietoaineiston ja tietojärjestelmän tietosisällön ja käyttötavat. * Kokoa ja tuota siirrettävän tietoaineiston tietosisällöstä tarvittava dokumentaatio ja kuvailu. Hyödynnä työssä arkistoinnin ja tiedonhallinnan kuvauksia, ohjeita ja käyttöohjeita. Muista tietojärjestelmiin liittyvä dokumentaatio, muun muassa suunnitelmat, selosteet, tietomallit sekä koodistojen ja luokitusten kuvaukset ja muuttujien kuvaukset. * Kokoa ja tuota tarvittava tietorakenteita koskeva dokumentaatio ja määrittelyt. Muista, että arkistoitavan tiedon myöhemmän ymmärrettävyyden ja käytettävyyden varmistamiseksi pitää aina dokumentoida ja arkistoida myös tietoaineistoon liittyvät luokitukset, koodistot ja koodistoavaimet. * Muista, että siirrettävän tietosisällön ja tietoaineistoihin liittyvän metatiedon pitää vastata lainsäädännön ja muun sääntelyn vaatimuksia. Varmista, että tieto ja tietoaineistot säilyttävät todistusvoimaisuutensa myös tästä näkökulmasta läpi koko siirron. * Arvioi käytössä olevien tiedostomuotojen laatua ja määrää pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta. Tarvitaanko tiedostokonversioita? Jos muunnoksia joudutaan tekemään, miten niiden laatu ja tiedostojen semanttinen ja tekninen eheys varmistetaan? * Säilytä ja arkistoi riittävä määrä siirron yhteydessä kertynyttä aineistoa oheisdokumentaationa. ✔ Muista kuvailu ja riittävä oheisdokumentaatio! **Kuvailu**on tiedon- ja aineistonhallinnan keino, jonka tavoitteena on varmistaa, että tietoaineistoja pystytään käyttämään, säilyttämään ja ymmärtämään myös niiden välittömän muodostumis- ja käyttökontekstin ulkopuolella. Kuvailua tukee tiedon ja aineistojen muu dokumentointi. Kansallisarkiston [Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suosituksen](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/181436562/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf/72c89f7c-58b1-dfd6-b648-e90e72a65d6d/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf?t=1708515968298) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a226f256afad738db7e1e74dbc5a97ebce0ecb0864cefe94117a8d1b5021ffe6/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mukaisilla arkistometatiedoilla viitataan siihen metatietokokonaisuuteen, jota tiedon arkistointi ja käytettävyys edellyttävät. Ne kuvaavat arkistoitavan tietoaineiston: * sisältöä ja rakennetta * alkuperää, kuten aineiston syntyyn liittyviä tehtäviä ja toimijoita * käsittelyä ja elinkaarihallintaa sekä niihin liittyviä toimijoita * suhdetta muuhun tietoon ja muihin tietoaineistoihin * muita asiayhteyksiä * käyttöön liittyviä rajoituksia. **Oheisdokumentaatio**on tietoaineiston käytettävyyttä ja tulkintaa tukevaa aineistoa ja muuta informaatiota. Dokumentaatiossa voidaan hyödyntää kuvauksia ja ohjeita, jotka tietojärjestelmästä ja tietoaineistoista on laadittu joko niiden käytön yhteydessä tai migraation suunnittelu-, testaus- ja toteutusvaiheissa. Siirto- ja testausvaiheissa voi muun dokumentoinnin lisäksi hyödyntää esimerkiksi kuvakaappauksia alkuperäisestä käyttöliittymästä tai tietokannasta. Näin kertyvää monipuolista dokumentaatiota voidaan hyödyntää tiedon koko elinkaaren ajan - myös silloin, kun aineistot siirretään arkistoon. Oheisdokumentaatio arkistoidaan yhdessä arkistoitavan tietoaineiston kanssa, joten myös sen kohdalla pitää muistaa pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset eli muun muassa suositellut tiedostomuodot. | | 4. **Arvioi järjestelmien reunaehdot ja vaatimukset.** | | * Arvioi sekä lähde- että kohdejärjestelmää tietorakenteiden, formaattien, toiminnallisuuksien ja yleisen yhteentoimivuuden näkökulmista. * Varmista, että kohdejärjestelmän ominaisuudet ja toiminnallisuudet todella vastaavat siirrettävän tietoaineiston tarpeita. Mieti, miten henkilötietojen suoja, käyttörajoitukset ja -oikeudet pystytään uudessa järjestelmässä toteuttamaan ilman lähdejärjestelmän toiminnallisuuksia. Mihin kaikkiin tietoihin toteutus tällöin perustuu? * Varmista, että sinulla on riittävä ymmärrys siitä, miten mahdolliset lähdejärjestelmän omat siirtotoiminnallisuudet tai siirrossa käytettävät muut sovellukset vastaavat siirron käytännön tarpeisiin. Varmista myös, että niitä kaikkia testataan riittävästi. | | 5. **Muista, että migraatiossa on mahdollista selkeyttää ja rikastaa tietoaineistoja koskevia metatietoja.** | | * Migraatiossa voidaan usein monipuolistaa tiedon käyttötapoja, kunhan se tehdään hallitusti ja dokumentoidusti. Älä jää vanhan vangiksi, vaan suunnittele siirto niin, että pystyt hyödyntämään uusia mahdollisuuksia. Tavallista on muun muassa luokittelevan tiedon, kuten tehtäväluokituksen tai tiedon julkisuutta koskevan luokituksen, lisääminen tietoaineistojen yhteyteen. * Muista kuitenkin aina varmistaa tiedon eheys ja todistusvoimaisuus. Migraatiossa tuotetun metatiedon laatua ja oikeellisuutta pitää arvioida ja seurata. * Metatiedon tuottaminen tulisi aina suunnitella ja dokumentoida arkistoitavan tietoaineiston elinkaaritapahtumana. | | 6. **Tunnista, määrittele ja dokumentoi kaikki siirrettävät tiedot yksityiskohtaisesti.** | | * Tiedot pitää siirrossa tarvittaessa vakioida eli yhdenmukaistaa lähde- ja kohdejärjestelmän välillä. Tämä ei yleensä ole suoraviivaista. Tyypillisiä ongelmakohtia ovat tietorakenteisiin, tietotyyppeihin tai tiedon toistettavuuteen liittyvät erot järjestelmien välillä. * Järjestelmissä hyödynnetään usein erilaisia valintalistoja tai koodistoja, joiden ymmärrettävyys ja käytettävyys pitää varmistaa lähdejärjestelmän ulkopuolella. Suunnitteluvaiheessa vaaditaan siis tarkkuutta ja ongelmanratkaisukykyä. ✔ Mäppäys ja mappaus Tietojen mäppäys tai mappaus (engl. mapping, crosswalk) tarkoittaa tiedon semanttisten eli merkitykseen liittyvien vastaavuuksien kartoittamista ja hallintaa esimerkiksi kahden eri metatietomallin, formaatin tai muun tietorakenteen välillä. Mappaamalla määritellään, mikä kohdejärjestelmän tietokenttä vastaa tietosisällöltään lähdejärjestelmän tietokentän tai tietokenttien tietosisältöä. * Jos tietoja yhdistetään, rikastetaan tai karsitaan siirron yhteydessä, varmista suunnittelulla ja tarkalla määrittelyllä, ettei tietoaineiston käytettävyys tai tietosisällön eheys ja ymmärrettävyys vaarannu. * Muista, että tietoaineistot eivät aina ole tasalaatuisia. Niissä voi olla esimerkiksi tietojärjestelmän käyttötapaan tai tiedon aiempiin migraatioihin liittyviä eroja, jotka tulevat esiin vain tietyn ajanjakson tai tiettyjen ajanjaksojen tiedoissa. * Suunnittele riittävästi testitapauksia, joita voit hyödyntää eheyden ja ymmärrettävyyden testaamiseen siirron eri vaiheissa. | | 7. **Testaa ennen siirtoa monipuolisesti tietoaineiston teknistä ja sisällöllistä eheyttä.** | | * Testaamisella varmistat, että tiedot siirtyvät oikein, säilyttävät alkuperäisen merkityksensä sekä sen, että uusi tietorakenne toimii odotetusti. * Hyödynnä testauksessa sekä automaattisia ja ohjelmallisia menetelmiä että tietoaineiston läpikäyntiä silmämääräisesti ja pistokokein. Hyödynnä myös näyteaineistoja ja otantoja. Testaa tarpeeksi suurella aineistolla ja tarpeeksi pitkältä aikaväliltä. * Testaamista helpottaa testiympäristö, jossa tiedon ymmärrettävyyttä ja sen käyttämiseen liittyviä toiminnallisuuksia voi tarkastella monipuolisesti. * Dokumentoi ja kuvaa löydetyt virheet ja ongelmakohdat. Varmista, että voit tarvittaessa tarkentaa ja muuttaa aiemmin tehtyjä siirtomäärityksiä. Testaa sitten uudelleen. Toista tätä toimintatapaa, kunnes voit luottaa lopputulokseen. | | 8. **Siirrä tietoaineisto hallittavina kokonaisuuksina.** | | * Testaa ja varmista siirron aikana, että tiedot siirtyvät oikein ja säilyttävät alkuperäisen merkityksensä. * Tarvittaessa tietoaineisto pitää jakaa osiin. Yksinkertaisimmillaan tämä onnistuu esimerkiksi jonkin yhteisen metatiedon avulla. Näin tietoja voidaan käsitellä yhtenä kokonaisuutena ja niille voidaan tehdä muun muassa erilaisia massamuutoksia tai kuvailuja, jotka koskevat vain niitä. * Testaa ja varmista, että uusi tietorakenne toimii odotetulla tavalla. * Varmista, että voitte tarvittaessa edelleen muuttaa tai tarkentaa aiemmin tehtyjä määrityksiä. Varmista myös, että voitte tarpeen vaatiessa palauttaa tietoaineiston alkuperäiseen muotoonsa. Lähdejärjestelmästä ei voida luopua ennen kuin migraation onnistuminen on varmistettu. * Varmuuskopiointi ja muut varmistuskeinot auttavat takaamaan, että tiedot säilyvät alkuperäisessä muodossa niin kauan, että voitte olla varmoja siirron onnistumisesta. ✔ Vaaranpaikkoja - mikä voi mennä pieleen? * Tiedon ymmärrettävyys voi kärsiä siirtoa varten tehtyjen konversioiden tai muunnosten vuoksi. Siirrossa voidaan menettää muun muassa alkuperäisen ympäristön semanttisen tason näkymiä tai kontekstitietoja, jos tietorakenteita ei dokumentoida tarpeeksi. Tällöin tiedon eheys ja tietoaineiston käytettävyys kärsivät ja myös henkilötietojen suojaaminen voi vaikeutua. * Kun tietoja siirretään järjestelmästä toiseen, on joskus perusteltua yhdistää eri tietokentissä olevia tietoja. Joitain tietoja voidaan myös karsia kokonaan pois. Toisaalta tietoja voidaan myös lisätä eli rikastaa esimerkiksi luokittelujen tai kuvailutietojen avulla. Tällaiset toimenpiteet pitää kuitenkin tehdä suunnitellusti, ja niitä on testattava riittävien aineistokokonaisuuksien ja -otantojen avulla. Muuten tietosisältö tai rakenteet voivat muuttua niin paljon, että tiedon eheys ja ymmärrettävyys kärsivät. * Tietoaineistot ovat usein kertyneet pitkällä aikavälillä. Tämän vuoksi on tavallista, ettei tietoaineisto ole koko ajalta tasalaatuista. Syynä voivat olla tietojärjestelmässä tai sen käytössä tapahtuneet muutokset tai esimerkiksi aiemmat migraatiot. Kun tällaisen tietoaineiston metatietoja tai tietosisältöjä yhdistetään siirrossa, yhdistämisperiaatteet eivät toimikaan samalla tavalla eri aikoina muodostuneiden tietojen kohdalla. Muista testata monipuolisesti. * Joskus tietoja, tietorakenteita tai metatietoja yksinkertaistetaan siirrossa niin paljon, että tietoaineiston ymmärrettävyys ja todistusvoimaisuus vaarantuu. Jokin tieto tai luokittelutapa, joka on lähdejärjestelmässä ollut merkittävä, voi kadota siirrossa kokonaan. Joskus taas esimerkiksi aineistossa olevat aikatiedot eivät siirry alkuperäisestä järjestelmästä uuteen järjestelmään oikein. Varmista, että suunnittelet ja testaat muutokset useista eri näkökulmista. * Puutteellinen kuvailu ja dokumentointi vaarantavat eheyden, ymmärrettävyyden ja käytettävyyden. | | 9. **Dokumentoi ja kuvaile siirto ja sen yhteydessä tehdyt ratkaisut.** | | * Varmista kuvailulla ja dokumentoinnilla tietosisällön ja -rakenteiden ymmärrettävyys. Säilytä ja arkistoi riittävä määrä siirron yhteydessä kertynyttä dokumentaatiota oheisdokumentaationa, joka säilytetään ja arkistoidaan tietoaineiston mukana. * Dokumentoi ja kuvaile migraatiossa tehdyt ratkaisut ja lopputulos elinkaaritapahtumiksi tietoaineiston yhteyteen ja tiedonhallinnan ja arkistoinnin kuvauksiin. | | 10. **Muista seuranta ja ylläpito!** | | * Huolehdi siitä, että migraatiossa tehtyjen ratkaisujen vaatimat muutokset toteutetaan kohdejärjestelmässä siirron jälkeen. * Joskus tietosisällön eheyteen tai uusiin tietorakenteisiin liittyvät ongelmat paljastuvat vasta sen jälkeen, kun tietoa on käytetty jo jonkin aikaa kohdejärjestelmässä. Tukeudu tällöin siirron aikana muodostettuun dokumentaation ja pohdi, pystytäänkö ongelma kuitenkin vielä ratkaisemaan. * Kuvaile ja dokumentoi havaittu ongelma ja sen ratkaisemiseksi tehdyt toimenpiteet. Jos ongelmaan ei löydy yrityksistä huolimatta ratkaisua, dokumentoi myös tämä tieto olemassa olevien tietojen yhteyteen. | *** ** * ** *** ## Arkistosiirto Kansallisarkistoon - aloita tästä Kansallisarkisto vastaanottaa viranomaistoiminnasta muodostuvaa arkistoitavaa tietoaineistoa pääsääntöisesti yksinomaan digitaalisessa muodossa. Arkistointi perustuu Kansallisarkiston seulontapäätöksiin tai lainsäädäntöön. Sähköisen arkistoinnin palvelu on vuodesta 2025 koko julkishallinnon käytössä. Arvioi arkistoitavaksi määrättyä tietoa koskevan siirtotarpeen yhteydessä aina sitä, voisiko aineiston siirtää Kansallisarkistoon. Siirron jälkeen Kansallisarkisto varmistaa tietoaineistojen säilyvyyden ja edistää niiden monipuolista käyttöä. ✔ Sähköinen arkistointi ei vaadi lupaa tai Kansallisarkiston päätöstä Alkujaan digitaalisessa muodossa olevat asiakirjat ja tietoaineistot arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa, eikä niitä tule tulostaa analogiseen muotoon arkistointia varten. Sähköinen arkistointi ei edellytä nykyään erillistä Kansallisarkiston lupaa tai päätöstä. Myös analogiset asiakirjat pyritään digitoimaan ja arkistoimaan digitaalisessa muodossa. Poikkeuksena ovat aineistot, joiden analogisella säilytysmuodolla on arvioitu olevan kulttuurihistoriallista arvoa. Ne arkistoidaan digitoinnin jälkeen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa. Sähköistä arkistointia tukevat Kansallisarkiston arkistointia koskevat siirto- ja muotomääräykset sekä yleispäätös digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuodosta. Tavoitteena on edistää julkisen hallinnon digitaalisuutta sekä arkistoitujen tietoaineistojen käytettävyyttä. Tutustu Kansallisarkiston määräyksiin ja päätöksiin: * [Julkishallinnon pysyvästi säilytettävien digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuoto ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointitietojen pysyvä säilytys (8.12.2023, KA/15927/28.02.01/2023)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15927) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a226f256afad738db7e1e74dbc5a97ebce0ecb0864cefe94117a8d1b5021ffe6/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta (22.12.2021, KA/15906/07.01.01.00/2021)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a226f256afad738db7e1e74dbc5a97ebce0ecb0864cefe94117a8d1b5021ffe6/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Määräys valtion viranomaisten arkistoitavien asiakirjojen siirtämisestä Kansallisarkistoon (18.5.2021, KA/26492/03.99/2020)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#26492fi) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a226f256afad738db7e1e74dbc5a97ebce0ecb0864cefe94117a8d1b5021ffe6/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ![Piirroshiiri kertoo, että arkistoitavien tietoaineistojen siirto Kansallisarkistoon on osa arkistoinnin suunnitelmallisuutta.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2ffba2552973175fab9a537ad75b760770a73862d1aec42674fe610f610881a2/image-20241113-154622.png?cb=af63ce8102b64cb3ada9c29188ac2bb0) **Kuva**. Arkistoitavaksi määrättyjen tietoaineistojen elinkaari jatkuu turvatusti Kansallisarkistossa. ### **1. Tutustu ohjeisiin, ota yhteyttä** Kun harkitset tai jo suunnittelet tietoaineistojen siirtämistä Kansallisarkistoon, tutustu ajantasaisiin siirto-ohjeisiin Kansallisarkiston verkkosivuilla. Ota sitten yhteyttä [Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun](https://kansallisarkisto.fi/sapa) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a226f256afad738db7e1e74dbc5a97ebce0ecb0864cefe94117a8d1b5021ffe6/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Digitaalisten aineistojen siirtäminen Kansallisarkistoon vaatii sitoutumista samalla tavalla kuin mikä tahansa digitaalisen tietoaineiston siirto eli migraatio. Siirtoprosessi päättyy, kun Kansallisarkisto on hyväksytysti vastaanottanut tietoaineistot. Tutustu jo varhaisessa vaiheessa esimerkiksi siirtäjän avuksi koostettuun [tarkistuslistaan](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150424887/Siirto-ohje+-+Tarkistuslista+siirt%C3%A4j%C3%A4lle+-+04042024.docx/5111d8ea-ee27-4dd2-c9ea-7115206bed8b?t=1712569847257) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a226f256afad738db7e1e74dbc5a97ebce0ecb0864cefe94117a8d1b5021ffe6/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) , johon on koottu digitaalisten tietoaineistojen siirtoprosessiin liittyviä käytännöllisiä työvaiheita. Voit hyödyntää myös tämän oppaan [arkistoinnin asiantuntijan muistilistaa](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/siirra-tietoaineistojasi-hallitusti.md#:light_bulb_on:-Arkistoinnin-asiantuntijan-muistilista-siirtotilanteeseen). ✔ Pohdi esimerkiksi näitä näkökulmia kun suunnittelet siirtoa * Voit lähteä liikkeelle pienelläkin aineistolla tai aineiston osakokonaisuudella. Huomioi kuitenkin aineiston elinkaaren vaihe sekä se, että siirrettävällä tietoaineistolla tulee olla seulontapäätös, jossa se on määrätty arkistoitavaksi. Lisäksi on tarkistettava, että tietoaineisto soveltuu vastaanotettavaksi. * Siirron suunnittelussa ja toteutuksessa on tärkeää tunnistaa Kansallisarkiston antaman seulontapäätöksen mukainen arkistoitava kokonaisuus. Kokonaisuus voi olla yhdessä tai useammassa paikassa - esimerkiksi useammassa tietojärjestelmässä. * Metatietojen täydentäminen ja tarkentaminen on arkistointitarkoituksen näkökulmasta usein tarpeen. Jos tarpeellisia metatietoja ei ole liitetty arkistoitaviin tietoaineistoihin niiden muodostumisen tai muun alkuperäisen käyttötarkoituksen aikaisen käsittelyn aikana, ne on tuotettava viimeistään, kun aineistot siirretään Kansallisarkistoon. * Arkistosiirron yhteydessä voidaan tietoaineistoon liittyvien välttämättömien metatietojen lisäksi ottaa vastaan muita siirrettävän tietoaineiston uudelleenkäytön kannalta hyödyllisiä metatietoja, dokumentaatiota ja kuvailuja, joita organisaatio on tuottanut. * Oheisdokumentaatiolla tarkoitetaan täydentävää dokumentaatiota, joka tukee arkistoitavan tietoaineiston käytettävyyttä, ymmärrettävyyttä ja tulkitsemista. Dokumentaatiota kannattaa myös elinkaaren aiemmissa vaiheissa säilyttää joko tietoaineiston yhteydessä tai niin, että se on luotettavasti yhdistettävissä siihen. Oheisdokumentaatiota voivat olla esimerkiksi yleiskuvaukset tietoaineistosta tai toiminnasta, jonka tuloksena tietoaineisto on muodostunut. Se ulottuu kuitenkin yleensä kuvaamaan lisäksi tietorakenteita ja tarvittaessa aineiston käyttötapoja erilaisissa käyttöyhteyksissä. Oheisdokumentaatio arkistoidaan yhdessä arkistoitavan tietoaineiston kanssa, joten myös sen kohdalla pitää muistaa pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset eli muun muassa vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset. ### **2. Suunnittele ja sovi siirto yhdessä Kansallisarkiston kanssa** Siirrettävä aineisto yksilöidään Kansallisarkiston ja siirtäjän välisessä siirtosuunnitelmassa. Suunnitelmaan kuuluu ylätason kuvaus siirrettävästä tietoaineistosta, tiedot aineiston henkilötietoluonteesta, julkisuudesta, mahdolliset salassapitoperusteet sekä tietoaineiston elinkaaren vaihe eli tieto siitä, onko se säilytysvaiheessa vai siirtynyt arkistovaiheeseen. Elinkaaren vaihe vaikuttaa muun muassa siirretyn tietoaineiston käyttöön, rekisterinpitäjään ja tietopalveluvastuuseen. Siirron suunnitteluvaiheessa arvioidaan myös mahdollisia riskejä, joita siirtoon voi liittyä. Tietoaineistoja otetaan Kansallisarkistoon vastaan vain valmiiksi määritellyissä siirtorakenteissa. Käytettävä siirtorakenne riippuu siirrettävän tietoaineiston muodosta ja muista siihen liittyvistä reunaehdoista. Myös rakenteesta päätetään siirtosuunnittelun yhteydessä yhdessä Kansallisarkiston kanssa. ✔ Lue lisää: Tietoaineistoja vastaanotetaan Kansallisarkistoon tällä hetkellä neljässä siirtorakenteessa **SÄHKE2-aineistot** * Viranomaisen toiminnan yhteydessä SÄHKE2-metatietorakenteeseen muodostunut tietoaineisto. * SÄHKE2-metatietomallin taustalla on metatietoskeema, joka määrittää säännöt sille, miten siirrossa käytettävä XML-siirtotiedosto (sahke.xml) muodostetaan. Skeema määrittää siirtorakenteen yksiselitteisesti. Se on tekninen kuvaus, joka ei ota kantaa siihen, miten metatiedot on toteutettu esimerkiksi yksittäisessä tietojärjestelmässä. Käytännössä tietoaineiston metatiedot ja niiden rakenne on aina tarkistettava, vaikka käytössä olisi ollut SÄHKE2-mukainen järjestelmä. Siirtokokonaisuuden metatietoarvot yhtenäistetään tarvittaessa esimerkiksi siirtävän tietojärjestelmän siirtotoiminnallisuuksien avulla automaattisesti skeeman vaatimusten mukaisiksi. * Useimmissa SÄHKE2-asianhallintajärjestelmissä on siirtotoiminnallisuus. Käyttäjä voi yleensä määritellä rajaukset, joiden perusteella muodostuu joko valmis siirtopaketti tai hakemistorakenne, joka paketoidaan ennen siirtoa siirtopaketiksi. Siirtopaketti muodostetaan pääsääntöisesti yksittäisen tehtäväluokan asioista sopivalla aikarajauksella. * Huomaathan, että tietojärjestelmien siirtotoiminnallisuuksia ja -tapoja on hyvä testata käytännössä ja lisäksi kehittää niitä tarpeen mukaan, koska järjestelmään kertyvät tietoaineistot ja niiden käsittelytavat lisääntyvät järjestelmän käyttöiän myötä määrällisesti ja laadullisesti. Tiedon siirtämiseen ja arkistointiin liittyviä tietorakenteita pitäisi toisin sanoen myös ylläpitää. * SÄHKE2-siirtopaketti sisältää sekä siirrettävän tietoaineiston (eli asiakirjojen tiedostot) että asianhallintajärjestelmän generoiman sahke.xml-tiedoston, jossa on siirrettävän tietoaineistokokonaisuuden asioiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen metatiedot. > [**Kansallisarkiston Sähke2-määräys**](https://kansallisarkisto.fi/kumotut-maaraykset-ja-ohjeet#Sahke2-maarays) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a226f256afad738db7e1e74dbc5a97ebce0ecb0864cefe94117a8d1b5021ffe6/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) (AL 9815/07.01.01.00/2008) oli sähköisen arkistoinnin ja asiankäsittelyn ohjeistus, metatietomalli sekä siirtorakenne Kansallisarkistoon. Määräys on kumottu, ja Sähke2:n ylläpito muuna kuin arkistoitavien tietoaineistojen siirtorakenteena on päättynyt Kansallisarkistossa. Sen sisältö on kuitenkin edelleen hyödynnettävissä arkistoinnin suunnittelussa ja toteutuksessa. Hyödyntämistä tukee [Kansallisarkiston suositus SÄHKE2-metatietomallin hyödyntämisestä](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/0/S%C3%84HKE2-metatiedot,+suositus+2.0.pdf/c08b5b81-e5ca-837c-b7ac-9467548c9b59/S%C3%84HKE2-metatiedot,+suositus+2.0.pdf?t=1726666803763arkisto.fi/kumotut-maaraykset-ja-ohjeet#Sahke2-maarays) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a226f256afad738db7e1e74dbc5a97ebce0ecb0864cefe94117a8d1b5021ffe6/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) (KA/12266/07.01.01.00/2022). **Digitoidut kuva-aineistot** * Siirtorakenne on tarkoitettu viranomaisten tietoaineistoille, jotka on digitoitu Kansallisarkiston digitointimääritysten mukaisesti. * Digitoitua tietoaineistoa otetaan vastaan vain määriteltyihin hakemistorakenteisiin tallennettuna. **Rakenteiset tietoaineistot** * Rakenteisia tietoaineistoja ovat esimerkiksi digitaalisessa muodossa olevat diaaritiedot mutta myös kokonaiset tietokannat. * Digitaalista tietoa arkistoidaan muun muassa erilaisina datakoosteina, joihin tietoaineisto rakenteistetaan koneellisesti käsiteltävään muotoon joko kokonaisuudessaan tai valikoiduilta osin. Hyödynnettävä esitystapa tai tiedostomuoto on tällöin XML, CSV tai JSON. Siirron yhteydessä arvioidaan muun muassa erilaisten näyteaineistojen avulla, miten varmistetaan: * tietoaineiston alkuperäiseen käyttötarkoitukseen liittyvän loogisen rakenteen dokumentointi * datakoosteiksi puretun aineiston käytettävyys. * Aineistopoiminta voi perustua viranomaisen säännöllisessä tai lakisääteisessä tiedonsiirrossa tai luovutuksessa hyödyntämään määritykseen. Tällainen käyttötarkoitus voi olla esimerkiksi tilastointi, tietojen siirtäminen tietojärjestelmien välillä tai välitettävä raportti. Poiminnan sisältöä tulee täydentää seulontapäätöksessä arkistoitavaksi määrätyillä tiedoilla, jos ne eivät sisälly määritykseen. * Osa tietokannan tietoelementtien kuvailusta voidaan tallentaa osaksi itse datakoostetta, mutta yleensä sen rinnalle tarvitaan datakoosteen tiedostomuodosta riippuen esimerkiksi erillinen skeematiedosto tai muuta teknisen rakenteen dokumentointia. * Tietokantoja vastaanotetaan Kansallisarkistoon myös erityisesti relaatiotietokantojen arkistointiin kehitetyssä avoimen lähdekoodin SIARD-säilytysformaatissa. SIARD ei tallenna käyttöliittymän ominaisuuksia, eikä aineisto ole sellaisenaan käytettävissä oleva operatiivinen tietokanta. Sisältö voidaan kuitenkin palauttaa käytettäväksi tietokannanhallintajärjestelmään. * Tietokannan sujuvan uudelleenkäytön ja ymmärtämisen takaamiseksi tietokannan pitäisi aina sisältää muun muassa sen tauluja ja sarakkeita kuvaavat nimet, sekä niiden väliset suhteet ja taulukot, joissa koodatut arvot on kuvattu. Tietokanta voi sisältää myös näkymiä, joilla keskeisiä tietoja pystytään visualisoimaan. Sen käyttöä ja ymmärrettävyyttä voi tukea lisäksi muilla visualisoinnille sekä tietomallilla, jonka avulla pystyään esittämään myös yhteydet käsitemalleihin. **Muut digitaaliset tietoaineistot** * Muut digitaaliset tietoaineistot -siirtorakenteessa otetaan vastaan sellaisia aineistokokonaisuuksia, jotka eivät sovellu muissa siirtorakenteissa siirrettäviksi. Tietoaineistot voivat olla muun muassa erilaisia verkkolevyille muodostuneita kokonaisuuksia tai audiovisuaalisia tietoaineistoja. Siirtosuunnittelun yhteydessä arvioidaan sitä, muodostuuko **siirrettävästä tietoaineistosta** yksi vai useampi **siirtoerä**. Siirtoerä on looginen, ehyt ja valmis kokonaisuus, jonka sisältämiin aineistoihin tai tietoihin ei kohdistu enää muokkaustarpeita. Tietoaineisto voidaan jakaa siirtoeriksi esimerkiksi tehtäväluokkien ja erilaisten aikarajausten mukaisesti. Siirtäjä voi siirtosuunnittelun yhteydessä perustella tapoja jakaa aineisto siirtoeriin. Aineiston ryhmittelyyn ja kuvailuun liittyvät vaatimukset Kansallisarkistossa asettavat kuitenkin reunaehdot siirtoerien muodostamiselle. ### **3. Valmistele siirto ja tee se sovitulla tavalla** Kun siirrosta on sovittu ja sitä varten tarvittavat valmistelut tehty yhteistyössä Kansallisarkiston kanssa, siirtäjä muodostaa sovituista aineistoista siirtorakenteen mukaiset **siirtopaketit** . Jokaisen siirtopakettityypin muodostamisesta on omat ohjeet. Siirroissa käytetään Kansallisarkiston selainpohjaista **siirtokäyttöliittymää**. Siirtopaketteja voi tulla siirtoerästä yksi tai useampi. Paketin muodostamista varten tiedostot tallennetaan siirto-ohjeiden mukaiseen hakemistorakenteeseen ja paketoidaan siirtoa varten yhdeksi tiedostoksi (TAR-tiedosto). Yksittäisiä tiedostoja ei kuitenkaan saa erikseen pakata tai paketoida. Hakemistorakenne ei saa sisältää ylimääräisiä hakemistotasoja tai tyhjiä hakemistoja. Saat siirtoprosessin aikana tarvittavan opastuksen ja ohjeistuksen myös tämän vaiheen toteuttamiseen. Siirtäjänä organisaatiosi huolehtii aineiston siirtokuntoon saattamisesta ja siihen liittyvistä kustannuksista ([arkistolaki, 831/1994](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831), § 14). Tuotat ja toteutat muun muassa aineistopoiminnassa tarvittavat ratkaisut. Aineistopoiminnassa hyödynnetään yleensä järjestelmien valmiita siirtotoiminnallisuuksia tai luodaan tarvittava ratkaisu sovellustoimittajan/palveluntarjoajan tai muun teknisen kumppanin kanssa. Lisäksi on huomioitava Kansallisarkistoon vastaanotettavat tiedostomuodot ja tiedostoja koskevat vaatimukset. ![Piirroshiiri sanoo puhekuplassa, että valmista tuli.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_292efe305d5ae7297c3e319ff0af2f9f6463575e3a69f13015d2efcf97bd9081/image-20241115-091614.png?cb=e8a31f7cb21789c0e241bbd80600d38c) --- version: "1.0" language: "fi" --- # Sosiaalihuollon arkistoinnin käsitteet ![Ylätunniste-THL-KA (1)-20240701-074314.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_8bcaf98c0566682089a6e99bbee3722b30a030f5d15f7d53738308ee3cd22fd0/Yl%C3%A4tunniste-THL-KA%20(1)-20240701-074314.png?cb=62f6438ccf79479229d24917306577c0) Tässä osiossa avataan keskeiset käsitteet. Käsitteet on selitetty lyhyesti taulukossa ja tarvittaessa ohjataan lukemaan enemmän ohjauskokonaisuuden sivuilta. Siellä käsitettä on avattu laajemmin kontekstissa, johon käsite liittyy. Arkistoyksikkö [Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Arkistoyksikkö.](https://kansallisarkisto.atlassian.net/wiki/spaces/AJI/pages/244351611#arkistoyksikk%C3%B6) Arkistointivaihe [Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Tiedonhallinnan ja arkistoinnin uudet käsitteet vanhojen rinnalla.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistointi-ja-arkistoalan-kasitteet.md#uudet) Arkistokaava Arkistoitavien asiakirjasarjojen ja -ryhmien luokittelujärjestelmä. [Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Arkistokaava osoittaa arkiston rakenteen.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistokaavat-ja-arkistoluettelot.md#kaava) Arkistoluettelo Arkistoitavien ja tarvittaessa myös pitkään säilytettävien tietoaineistojen fyysisen hallinnan mahdollistava luettelo. [Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Arkistoluettelo.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistokaavat-ja-arkistoluettelot.md#luettelo) Arkistonmuodostaja Yhteisö (virasto, laitos, järjestö tms.) tai yksityinen henkilö eli jokin toimija, jonka tehtävien hoitamisesta syntyy tai on syntynyt yksi tai useampi aineistokokonaisuus. Arvonmääritys Arvonmääritys on asiakirjan elinkaarihallinnan prosessi, jossa määritellään, mitkä asiakirjat arkistoidaan (säilytetään pysyvästi) ja mitä asiakirjoja säilytetään määräajan sekä kuinka kauan määräajan säilytettäviä asiakirjoja säilytetään. Asiakasasiakirja Viranomaisen ja yksityisen järjestämään sosiaalihuoltoon liittyvä, julkisuuslain 5 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitettu asiakirja, joka sisältää asiakasta tai muuta yksityishenkilöä koskevia asiakastietoja (laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015, 3 §). Asiakirja/asiakirjatieto Asiakirja on todistusvoimaista tietoa. Toimija on tuottanut tai vastaanottanut tiedon osana tehtäviään ja säilyttää sitä tietovarantona sekä todisteena. Asiakirja on sisällön, rakenteen/ilmiasun ja kontekstin kokonaisuus. Se voi olla kirjallinen tai kuvallinen esitys (tietosisältö) tai sellaisesta sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatu esitys, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Hävitysluettelo [Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Hävitysluettelo.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/analogisten-arkistojen-jarjestaminen.md#havitysluettelo) Pysyvä säilytys/Pysyvä säilyttäminen Pysyvä säilyttäminen tarkoittaa henkilötietojen käsittelyssä sitä, että tietoja säilytetään alkuperäistä käyttötarkoitusta varten eikä niitä tuhota tai siirretä varsinaisesti arkistoon lainkaan. Niiden säilyttämiselle on olemassa pysyvä peruste etujen, oikeuksien tai velvollisuuksien määrittäjänä. (tiedonhallintalaki, HE 284/2018 vp, s. 98) Arkistolaissa käytetty termi pysyvä säilyttäminen tarkoittaa EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 ja tiedonhallintalain mukaista arkistointia. [Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Tiedonhallinnan ja arkistoinnin uudet käsitteet vanhojen rinnalla.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistointi-ja-arkistoalan-kasitteet.md#uudet) Seulonta Seulonta on arvonmäärityksen toimenpanoa. Se kattaa esimerkiksi seuraavat toimenpiteet: * arkistoitujen ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottaminen toisistaan * asiakirjojen hävittäminen/tuhoaminen säilytysajan päättymisen jälkeen [Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Seulonta ja tuhoaminen (hävittäminen).](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/analogisten-arkistojen-jarjestaminen.md#Seulonta-ja-tuhoaminen-(h%25C3%25A4vitt%25C3%25A4minen)) Seulontapäätös Kansallisarkiston päätös arkistoitavista asiakirjatiedoista ja niiden säilytysmuodosta. [Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Mikä on seulontapäätös.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-arkistoinnista-yleisesti.md#Sosiaalihuollon-seulontap%25C3%25A4%25C3%25A4t%25C3%25B6kset) Säilyttäminen, säilytysaika, säilytysvaihe [Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Tiedonhallinnan ja arkistoinnin uudet käsitteet vanhojen rinnalla.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistointi-ja-arkistoalan-kasitteet.md#uudet) Säilytysyksikkö [Kts. lisää ohjauskokonaisuuden kohdasta Säilytysyksikkö.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/analogisten-arkistojen-jarjestaminen.md#Asiakirjojen-j%25C3%25A4rjest%25C3%25A4minen-ja-luettelointi) Tuhoaminen Tuhoaminen (aiemmin hävittäminen) on määräajan säilytettävän asiakirjan fyysistä (ml. tekninen) tuhoamista sekä arkistoitavan asiakirjan analogisen muodon (ilmentymän) tuhoamista. > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi ![image-20240618-120856.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_5b962f12f2d0cf703275ddf63c2cb59025ac7c36e545658de295113543ec51f8/image-20240618-120856.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c) [++Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia++](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Sosiaalihuollon arkistoinnista yleisesti ![Ylätunniste-THL-KA (1)-20240701-074314.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_39fe78f6fa501eaa5169b8069f91b72fbed87ec70e5708b0795c5c4da60af35e/Yl%C3%A4tunniste-THL-KA%20(1)-20240701-074314.png?cb=62f6438ccf79479229d24917306577c0) Sosiaalihuollon arkistoinnista yleisesti -osiossa perehdytään sosiaalihuollon arkistointiin yleisellä tasolla. Tarkoitus on avata käsitteitä tarkemmin ja antaa pohjatietoja varsinaiseen järjestämistyöhön. [Analogisten arkistojen järjestäminen -osiossa](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/analogisten-arkistojen-jarjestaminen.md) kerrotaan tarkemmin käytännön järjestämistyön vaiheista. Tässä osiossa perehdytään ensimmäiseksi sosiaalihuollon arkistointia ohjaaviin viranomaisiin sekä muihin ohjaaviin tahoihin. Sosiaalihuollon arkistoja järjestettäessä on tunnettava ja ymmärrettävä seulontapäätösten rooli ja se, mitä seulontapäätöksiä milloinkin sovelletaan. Mikäli säilytysaikojen määrittelyä ei ole tehty järjestettäville asiakirjoille aiemmin, tulee se tehdä ennen kuin aineistoja voidaan fyysisesti alkaa järjestämään. Tärkeitä käsitteitä tässä yhteydessä ovat myös arkistonmuodostussuunnitelma, arkistokaava ja arkistoluettelo. Näiden merkityksestä löydät tietoa tästä osiosta. **Osiossa käydään läpi seuraavat aiheet** Sosiaalihuollon tiedonhallinnan ohjausvastuut * Käydään läpi sosiaali- ja terveydenhuollon tietoaineistojen hallintaa ohjaavia tahoja. Lisäksi käsitellään lyhyesti määräysten, ohjeiden ja suositusten velvoittavuus. Siirry osioon [tästä](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-arkistoinnista-yleisesti.md#2b721426-1068-4c91-ae1c-62d54459f420). Sosiaalihuollon seulontapäätökset * Tutustutaan yleisellä tasolla seulontapäätöksiin ja käydään läpi sosiaalihuollon tietoaineistoille annetut seulontapäätökset. Siirry osioon [tästä](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-arkistoinnista-yleisesti.md#6ea2ce98-5811-4cf7-8177-4cb37ccc2a9d). Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määrittely * Sosiaalihuollon seulontapäätösten soveltaminen vaatii sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rajaamista muista asiakirjoista. Tässä osiossa annetaan työkaluja asiakasasiakirjan määrittelyyn. Siirry osioon [tästä](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-asiakasasiakirjan-maarittely.md). Sosiaalihuollon asiakirjojen säilytysaikojen määrittely * Asiakirjojen säilytysaika on määritelty lainsäädännössä tai tiedonhallintayksikön täytyy määritellä ne. Tässä osiossa esitellään säilytysaikoja määräävä lainsäädäntö, apuna käytettävä ohjeistus sekä annetaan ohjeita tiedonhallintayksikössä tehtävään säilytysaikojen määrittelytyöhön. Siirry osioon [tästä](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-asiakirjojen-sailytysaikojen-maari.md). AMS ja TOS * Asiakirjatiedon hallintaan on kehitetty erilaisia järjestelmiä kuten esim. arkistonmuodostussuunnitelma ja tiedonohjaussuunnitelma. Käydään läpi näiden merkitystä ja sisältöjä. Siirry osioon [tästä](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistonmuodostussuunnitelma-ja-tiedonohjaussuunni.md). Arkistokaavat ja arkistoluettelot * Käydään läpi, millaisia arkistokaavoja analogisille aineistoille käytetään ja tutustutaan arkistoluettelon sisältöön. Siirry osioon [tästä](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistokaavat-ja-arkistoluettelot.md). *** ** * ** *** ## Sosiaalihuollon tiedonhallinnan ohjausvastuut Tässä osiossa käydään läpi mitkä eri organisaatiot ohjaavat sosiaali- ja terveydenhuollon tietoaineistojen hallintaa ja mitkä ovat ohjaavien tahojen vastuut. Osion lopussa käsitellään määräysten, ohjeiden ja suositusten merkitystä ja velvoittavuutta. Tietoaineistojen tiedonhallinnassa tärkeää on koko elinkaaren ajan toteutettu järjestelmällinen tietojen käytettävyyden, löydettävyyden ja eheyden varmistaminen. Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintaa ohjaavat monet eri tahot, ja ohjauksen taustalla on lainsäädäntö. **Taulukko 1: Sosiaalihuollon arkistoinnin ohjausvastuut.** ![Sosiaalihuollon arkistoinnin ohjausvastuu jakautuu usean viranomaisen kesken.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/2_1+ohjausvastuut+2.png/55f58561-8859-8632-8794-5e604b3a63cf?t=1683290374830) **Sosiaali- ja terveysministeriö** * Hallitusohjelmaa toteuttavan [sosiaali- ja terveysministeriön (STM)](https://stm.fi/etusivu) vastuulla on sosiaali- ja terveyspolitiikan suunnittelu, ohjaus ja toimeenpano. STM:n vastuulla on myös hallinnonalansa lainsäädännön ja keskeisten uudistusten valmistelu. Lisäksi uudistusten toteuttamisen ohjaus kuuluu viime kädessä STM:lle, vaikka ohjausvastuu olisi käytännössä jonkin toisen organisaation tehtävä. **Terveyden ja hyvinvoinnin laitos** * [Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)](https://thl.fi/fi/) on sosiaali- ja terveysministeriön alainen valtion asiantuntija- ja tutkimuslaitos. Toimintansa THL aloitti vuonna 2009, kun Kansanterveyslaitos ja Stakes yhdistettiin. THL:n toiminta perustuu lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta 668/2008 ja valtioneuvoston asetukseen Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta 675/2008 sekä sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen laaturekistereistä 801/2022. THL:n keskeisiä tehtäviä on ihmisten hyvinvoinnin, terveyden ja turvallisuuden edistäminen. Sidosryhmilleen THL tuottaa tietoa ja ratkaisuja mm. ohjaamalla sosiaali- ja terveydenhuollon digitaalista tiedonhallintaa. **Kansaneläkelaitos** * [Kansaneläkelaitoksen (Kela)](https://www.kela.fi/) asema, tehtävät ja hallinto on määritelty laissa Kansaneläkelaitoksesta 731/2001. Kelan vastuulla on mm. Kanta-palvelujen ylläpito ja hallinnointi. Yhdessä THL:n kanssa Kela luo ohjeistukset Kantaan vietäville aineistoille ja palveluiden käytölle. **Opetus- ja kulttuuriministeriö** * [Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM)](https://okm.fi/etusivu) valmistelee hallinnonalansa lakeja, asetuksia ja päätöksiä. Lisäksi ministeriön vastuulla on budjettivarojen käyttöön liittyviä asioita. OKM:n vastuulle kuuluvat mm. arkisto-, museo- ja yleinen kirjastotoimi. Ministeriö ohjaa oman hallinnonalansa toimintaa. Lisäksi sen tehtäviin kuuluu edustaa Suomea EU:n toimielimissä ja kansainvälisessä yhteistyössä. **Kansallisarkisto** * [Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/etusivu) on opetus- ja kulttuuriministeriön alainen viranomainen, jonka tehtävistä ja vastuista määrätään laissa Kansallisarkistosta 1145/2016 ja arkistolaissa 831/1994 sekä valtioneuvoston asetuksessa Kansallisarkistosta 39/2017. Kansallisarkiston aiemmat nimet ovat arkistolaitos ja Valtionarkisto, jotka esiintyvät organisaation tuottamissa vanhemmissa määräyksissä, ohjeissa ja päätöksissä. * Kansallisarkiston vastuulla on tietoaineistojen arkistoinnin ohjaus. Kansallisarkisto määrää seulontapäätöksillä siitä, mitkä tietoaineistot arkistoidaan. Päätökset pohjautuvat Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikkaan, jossa kuvataan tarkemmin aineistojen kulttuurihistoriallisen arvon ja myöhemmän tutkimuskäytön arvon määrittämisestä. [Kansallisarkiston seulontapäätöksistä voit lukea lisää täältä.](https://kansallisarkisto.fi/arvonmaaritys-ja-seulonta) **Tiedonhallintalautakunta** * [Valtiovarainministeriön yhteydessä toimiva Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta](https://vm.fi/tiedonhallintalautakunta) on viranomainen, jonka toiminta perustuu monialaiseen asiantuntijayhteistyöhön. Tiedonhallintalautakunnan tehtävät liittyvät tiedonhallintalakiin. Lautakunnan tehtävä on edistää laissa säädettyjen tiedonhallintaan ja tietoturvallisuuteen liittyvien toimintatapojen toteuttamista. * Tiedonhallintalautakunnan vastuu tietoaineistojen elinkaaren osalta rajautuu aineistojen säilytysvaiheeseen. Lautakunta on julkaissut suosituksia, kuten [Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (2023)](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165223). **Suomen Kuntaliitto** * [Suomen Kuntaliiton](https://www.kuntaliitto.fi/) jäseniä ovat Suomen kunnat ja kaupungit. Lisäksi toimintaan kuuluvat maakuntien liitot, kuntayhtymät sekä kuntataustaiset osakeyhtiöt. Kuntaliiton rooli on tarjota jäsenilleen asiantuntijapalveluita sekä toimia näiden edunvalvojana. * Kuntaliitolla on aiemmin ollut aktiivisempi rooli tietoaineistojen hallinnoinnin ohjauksessa. * [Vanhempia ohjeita ja oppaita tietoaineistoille löytyy Kuntaliiton sivuilta](https://www.kuntaliitto.fi/julkaisut/oppaat). * [Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat -sarjan julkaisut löytyvät Kansallisarkiston verkkosivuilta.](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#kunta) **Määräys, ohje vai suositus?** Sosiaalihuollon ohjaustyötä tekevät viranomaiset tuottavat muun muassa määräyksiä, ohjeita ja suosituksia. Alla käsitellään lyhyesti sitä, mitä nämä tarkoittavat käytännössä ja mikä on niiden velvoittavuus. * **Määräys:**Määräystä tulee noudattaa. Määräys on velvoittava. Määräys on lakia ja asetuksia alemman asteinen ja määräyksenantovalta perustuu lainsäädäntöön. Säädöksillä on oma hierarkiansa. Alemman tason säädös tai määräys ei saa olla ristiriidassa ylemmän tason säädöksen, kuten perustuslain tai EU:n asetusten kanssa. * **Ohje:**Neuvo, opastus tai ohjeistava teksti, jonka noudattaminen on vapaaehtoista. Viranomaiset antavat ohjeita, joiden noudattaminen ei ole pakollista. Ohjeet voivat kuitenkin perustua lakiin, esimerkiksi laissa annettuun viranomaistehtävään taikka ne voivat antaa tarkempaa tietoa säännösten edellyttämien tehtävien käytännön soveltamistavasta. Esimerkiksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen siirto-ohje antaa tarkempaa käytännön tason ohjeistusta lain sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta (616/2021) 64 § mukaisten siirtojen toteuttamisesta. Vaikka ohjeen noudattaminen on vapaaehtoista, on kyseisen lainsäädännön noudattaminen velvoittavaa. * **Suositus:**Suositusta suositellaan noudatettavaksi. Suositus ei ole velvoittava. Suositus voi olla esimerkiksi ohje, jonka noudattamista suositellaan. *** ** * ** *** ## Sosiaalihuollon seulontapäätökset Arkiston järjestämisen yhteydessä arkisto täytyy seuloa, jos sitä ei ole aiemmin jo tehty. Arkistoja järjestettäessä on ymmärrettävä mitä seulonnalla tarkoitetaan ja lisäksi on tiedettävä, minkä Kansallisarkiston antamien päätösten perusteella järjestettävänä olevia asiakirjoja seulotaan. * [Kansallisarkiston seulontapäätös](https://kansallisarkisto.fi/seulontapaatokset) määrää mitkä tietoaineistot arkistoidaan. * [Asiakirjojen säilytysaikojen määrittämisestä löydät lisää tietoa ohjauskokonaisuuden kohdasta sosiaalihuollon asiakirjojen säilytysaikojen määrittely.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-asiakirjojen-sailytysaikojen-maari.md) * Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat seulotaan vuodesta 2000 alkaen Kansallisarkiston vuonna 2014 antaman päätöksen sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvästä säilytyksestä perusteella. * Ennen vuotta 2000 muodostuneiden sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen seulontaan käytetään Valtionarkiston vuoden 1989 päätöstä kunnallisille asiakirjoille (osa 5. Sosiaalitoimen ja holhoustoimen asiakirjat). **Mikä on seulontapäätös?** * Kansallisarkiston tärkeimpiä yhteiskunnallisia tehtäviä on määritellä, mitkä julkisen hallinnon tuottamat asiakirjatiedot arkistoidaan ja missä muodossa (arkistolaki 831/1994, 8 §, 11 § ja 14 a §). Näitä päätöksiä kutsutaan seulontapäätöksiksi ja ne ovat viranomaisia sitovia määräyksiä. * Kansallisarkiston antamat seulontapäätökset perustuvat viranomaisten sille tekemiin seulontaesityksiin, joissa viranomainen arvioi, mitkä sen tehtävissä kertyvät asiakirjat säilytetään määräajan ja mitkä arkistoidaan. Seulontapäätökset voivat koskea yhtä tiettyä viranomaista, hallinnonalaa tai esimerkiksi kaikkia kuntatoimijoita. * Nykyinen arkistolaki (831/1994) ei anna Kansallisarkistolle toimivaltaa määrätä määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysaikojen pituudesta. Kansallisarkisto on vuoden 1994 arkistolain voimaan tulosta lähtien ottanut seulontapäätöksissä kantaa vain siihen, mitkä asiakirjat arkistoidaan. Sitä ennen Kansallisarkisto (ent. Valtionarkisto) määräsi myös, kuinka pitkään määräajan säilytettäviä asiakirjoja tuli säilyttää. **Seulontapäätösten tulkintaa** Kansallisarkiston (ent. Valtionarkiston) ennen vuotta 1994 antamia seulontapäätöksiä sovellettaessa on hyvä muistaa, että seulontapäätöksen määräykset määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajan pituudesta ovat nykyään suosituksia. Päätöksiin sisältyvät määräykset arkistoitavista asiakirjoista ovat edelleen viranomaisia sitovia määräyksiä. Seulontapäätökset sisältävät myös määräyksiä siitä, mistä lähtien kertyneisiin asiakirjatietoihin niitä noudatetaan ja miten ne suhteutuvat Kansallisarkiston aiemmin antamiin seulontapäätöksiin. ![Arkistokotelo-piirroshahmo peukku ylhäälä.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio4.png/a2505e3f-b77f-3c40-d97b-4445d1d6c4f4?t=1683277527577) **Sosiaalihuollon seulontapäätökset:** * **Ennen vuotta 1989** * Kunnallisten asiakirjojen ja samalla sosiaalihuollon asiakirjojen osalta merkittäviä päätöksiä asiakirjojen hävittämisestä ovat aikoinaan olleet ainakin * sisäasiainministeriön päätöksessä 13.9.1956 (487/56) julkaistut Valtionarkiston yleisohjeet eräiden kunnallisiin arkistoihin kuuluvien asiakirjojen hävittämisestä * Valtionarkiston ohjeet erinäisiin kunnallisiin arkistoihin kuuluvien asiakirjojen hävittämisestä 10.4.1979 (Valtionarkiston yleinen ohje n:o 6). * Molemmat edellä mainitut päätökset on kumottu Valtionarkiston päätöksellä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989. * **1989** * Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 kattaa kunnan eri toimialat, myös sosiaalihuollon (Osa 5. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat). Sitä sovelletaan vuodesta 1920 alkaen. Kaikki ennen vuotta 1920 muodostuneet kunnallisten toimijoiden asiakirjat ovat arkistoitavia. Sosiaalihuoltoa koskevaa seulontapäätöstä sovelletaan vuoden 1999 loppuun saakka. Vuoden 1994 arkistolain (831/1994) perusteella alun perin määräyksenä annetut määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat muuttuivat suosituksiksi. Arkistoitavien asiakirjojen osalta on edelleen kyse määräyksestä. Pääsääntöisesti päätöksessä on määrätty arkistoitaviksi 8., 18. ja 28. päivinä syntyneiden erikseen määritellyt asiakirjat. ![Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä -julkaisusarjan julkaisuja.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158944093/DSC_0499+1989.jpg/3feb22e4-2ecd-9abd-2dba-e7d5353b1ae2?t=1683787308060) **Kuva: Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 -päätössarja. (Kansallisarkisto 2023)** * **2014** * Vuodesta 2000 alkaen arkistoitavat sosiaalihuollon asiakasasiakirjat on määritelty Kansallisarkiston vuoden 2014 päätöksessä Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvästä säilytyksestä. Kansallisarkiston 1.12.2014 antaman seulontapäätöksen (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) mukaan kaikki Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon siirrettävät tiedot ovat arkistoitavia pois lukien tositteet. Tämä määräys koskee myös niiden asiakkaiden asiakasasiakirjoja ja tietoja, jotka eivät ole syntyneet jonkin kuukauden 8., 18. tai 28. päivänä. * Myös vanhemmat sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot, jotka on siirretty sosiaalihuollon tietojärjestelmistä taannehtivasti sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, ovat arkistoitavia. Organisaation omissa järjestelmissä olevia tietoja ei ole tarpeen tulostaa paperille, vaan ne voidaan säilyttää digitaalisessa muodossa ja siirtää myöhemmin Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. * Kansallisarkiston 1.12.2014 antaman päätöksen perusteella pelkästään analogisessa muodossa olevien asiakasasiakirjojen seulonta perustuu suurelta osin edelleen syntymäpäiväotantaan. Tiedonhallintayksikössä on kuitenkin huomioitava se, että vuonna 2014 annetussa päätöksessä otanta on voinut muuttua ja koskee nyt tietyissä palvelutehtäväluokissa kaikkia otantapäivinä syntyneiden asiakkaiden asiakasasiakirjoja ja -tietoja. Vuoden 1989 päätöksessä arkistoitavia ovat vain tietyt erikseen määritellyt asiakirjat. Rajaus on siis muuttunut vuonna 1989 annetusta päätöksestä. **Taulukko.** Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen seulontaan sovellettavat seulontapäätökset | **Tietoaineisto** | **Sovellettava päätös** | |------------------------------------------------------------------------------|---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon siirrettävät tiedot | [Kansallisarkiston 1.12.2014 antama päätös (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153518713/Sosiaalihuolto_asiakasasiakirjat_paatos_1_12_2014_F.pdf/4bbfeee1-a7b6-bec0-b980-898d1af1f214/Sosiaalihuolto_asiakasasiakirjat_paatos_1_12_2014_F.pdf?t=1679058122503) | | 1.1.2000 alkaen muodostuneet sosiaalihuollon analogiset asiakasasiakirjat | [Kansallisarkiston 1.12.2014 antama päätös (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153518713/Sosiaalihuolto_asiakasasiakirjat_paatos_1_12_2014_F.pdf/4bbfeee1-a7b6-bec0-b980-898d1af1f214/Sosiaalihuolto_asiakasasiakirjat_paatos_1_12_2014_F.pdf?t=1679058122503) | | Ennen 1.1.2000 muodostuneet sosiaalihuollon analogiset asiakasasiakirjat | [Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989, osa 5. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat: Osa 1 (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/sos.huoll.jaholh.toim.as.kirjat1.pdf/25ed54f4-8a20-105c-dd59-4007dfb2f182/sos.huoll.jaholh.toim.as.kirjat1.pdf?t=1679052627870) [Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989, osa 5. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat: Osa 2 (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/sos.huoll.jaholh.toim.as.kirjat2.pdf/710a4f1d-a0d8-6222-bef1-b2f2313170f3/sos.huoll.jaholh.toim.as.kirjat2.pdf?t=1681819643673) | ![image-20240430-142203.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_20ab5beed863aa38aafc32273f3c95a56d88ccd9ed2e5c2dcef236b570980ac4/image-20240430-142203.png?cb=b7bae4d3b73368f7e6d33cf3795f4e4e) Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen seulonta 1.1.2000 alkaen Edellä mainitun Kansallisarkiston antaman seulontapäätöksen mukaan 1.1.2000 lähtien sosiaalihuollon seuraavissa palvelutehtävissä muodostuneista asiakasasiakirjoista ja -tiedoista arkistoidaan analogisessa muodossa 8., 18. ja 28. päivinä syntyneiden henkilöiden kaikki asiakasasiakirjat, jos tietoja ei ole siirretty Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon: * adoptioneuvonta * ikääntyneiden palvelut * isyyden selvittäminen * kehitysvammaisten erityishuolto * lapsen elatusavun vahvistaminen * lapsen huollon ja tapaamisoikeuden turvaaminen * päihdehuolto * sosiaalihuoltolain mukaiset palvelut * toimeentulotuki * vammaispalvelut * vammaisten henkilöiden työllistymisen tukeminen Seuraavissa palvelutehtävissä arkistoitavat asiakirjat määräytyvät edellä mainitun Kansallisarkiston seulontapäätöksen perusteella muulla tavoin: * Kotipalveluiden palvelutehtävään sisältyvät kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneitä asiakkaita koskevat päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset arkistoidaan. * Kotoutumisen edistämisen palvelutehtävään sisältyvät kaikkia asiakkaita koskevat asiakasasiakirjat ja -tiedot arkistoidaan. * Lastensuojelun palvelutehtävään sisältyvät kaikkia asiakkaita koskevat kaikki päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset arkistoidaan. * Omaishoidon tuen palvelutehtävään sisältyvät kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneitä asiakkaita koskevat päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset arkistoidaan. * Puolison elatusavun vahvistamisen palvelutehtävässä kaikki vahvistetut puolison elatussopimukset arkistoidaan. Seulontapäätös määrää, että seuraavissa palvelutehtävissä kertyvät asiakasasiakirjat ovat määräajan säilytettäviä, jos niitä ei ole siirretty Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon: * kasvatus- ja perheneuvonta * koulun sosiaalityö (opiskeluhuollon kuraattoripalvelu) * perheasioiden sovittelu * sosiaaliasiamiestoiminta * sosiaalinen luototus * työttömien työllistymisen tukeminen Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen seulonta ennen 1.1.2000 Ennen 1.1.2000 kertyneisiin analogisiin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin ja -tietoihin sovelletaan Valtionarkiston 1.9.1989 antamaa päätöstä (osa 5. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat). Tässä seulontapäätöksessä arkistoitavia asiakirjoja ovat pääsääntöisesti eri palvelutehtävissä kertyvät sosiaalikertomukset/huoltokertomukset, joista tulee tehdä syntymäpäiväotanta. Sosiaalikertomus/huoltokertomus on asiakkaan sekä tämän perheen huollon yhteydessä kertyvä asiakirjakokonaisuus. Sosiaalikertomukseen/huoltokertomukseen kuuluvat: * asiakirjat, jotka sisältävät sosiaalisen/psykologisen/taloudellisen/lääketieteellisen huollon tarpeen arviointiin tarvittavat tiedot * kuntoutus-/ huoltosuunnitelma * hoitosuunnitelma ja kasvatussuunnitelma * edellä lueteltuihin rinnastettavat muut asiakirjat Sosiaalikertomuksia/huoltokertomuksia on kertynyt päätöksen mukaan seuraavissa tehtäväkokonaisuuksissa: * avohuolto- ja toimeentuloturva * perhehoito ja lasten lomatoiminta yksityisperheissä * kotipalvelu * suojatyö ja työhön kuntoutus * asumispalvelut * laitoshuolto * lapsen elatus, huolto ja tapaamisoikeus * adoptio Arkistoitaviksi on määrätty myös muita edellä mainituissa tehtäväluokissa muodostuneita asiakirjoja. Päätöksessä määrätään, että myös seuraavissa tehtävissä kertyy syntymäpäiväotannan perusteella arkistoitavia asiakirjoja: * päivähoito ja lasten kotihoidontuki * lapsen elatuksen turvaaminen * isyyden selvittäminen Nuorten rikoksentekijöiden henkilötutkinta-asiakirjat arkistoidaan kaikkien henkilöiden osalta. Valtionarkiston 1989 antamassa seulontapäätöksessä sovelletaan myös maantieteellistä otantaa (57 kuntaa) seuraaviin avustusasiakirjoihin: * äitiysavustushakemukset vuosilta 1938--46, 1950, 1955 ja 1960 * asevelvollisten odotusrahan ja sen lisäyksen hakemukset * asevelvollisten kurssirahan lisäyksen ja asumiserolisän hakemukset * kodinperustamislaina-, perhelisä- ja erityislapsilisähakemukset ja päätökset sekä niihin liittyvä kirjeenvaihto vuosilta 1938--1946, 1950, 1955 ja 1960 Muut seulontapäätökset Sosiaalihuollon arkistoihin sisältyy myös muita asiakirjoja kuin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja. Pääsääntöisesti nämä asiakirjat ovat yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjoja. Sosiaalihuollossa muodostuu myös potilasasiakirjoja. Lisäksi muita kuin edellä mainittuja asiakirjoja voi sisältyä sosiaalihuollon arkistoihin. Asiakirjojen seulonnassa voidaan soveltaa ainakin seuraavia seulontapäätöksiä: **Yleis-, talous- ja henkilöstöhallinto:** * 1.1.2024 alkaen sovelletaan[Kansallisarkiston päätöstä 21.12.2022 (KA 19119/07.01.01.03.01/2022) (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151206456/P%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s__henkil%C3%B6st%C3%B6hallinto+ja+hankintatoimi_s%C3%A4ilytysaikasuositus.pdf/1930011a-1eb0-9778-7a62-57240c84cbd6/P%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s__henkil%C3%B6st%C3%B6hallinto+ja+hankintatoimi_s%C3%A4ilytysaikasuositus.pdf?t=1677251406941) * Seuraavat Kuntaliiton säilytysaikaoppaat sisältävät myös määräykset arkistoitavista asiakirjoista 1.1.2002 alkaen: * [Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Yleishallinto 1 (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153517431/S%C3%A4ilytysajat+osa+1.pdf/59052fa2-31c1-d91c-7ebd-62275a534f0c/S%C3%A4ilytysajat+osa+1.pdf?t=1679056671914) * [Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Henkilöstö ja luottamushenkilöt 3 (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153517431/S%C3%A4ilytysajat+osa+3.pdf/e4ae5309-4408-8f54-6ffd-2b46b3142276/S%C3%A4ilytysajat+osa+3.pdf?t=1679056674649) * [Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Taloushallinto 2 (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153517431/S%C3%A4ilytysajat+osa+2.pdf/6878b093-59ce-4d87-cfe7-db74a583c2e1/S%C3%A4ilytysajat+osa+2.pdf?t=1679056672796) * Ennen vuotta 2002 muodostuneisiin yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjoihin sovelletaan Valtionarkiston päätöstä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 (osa 1. Yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjat). * [Yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjat (s. 1-12, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/yleis-_tal-jahenk.hall.as.kirjat1a.pdf/1f5eab92-030b-c857-8a16-7d27c129f613/yleis-_tal-jahenk.hall.as.kirjat1a.pdf?t=1679052629049) * [Yleishallinto (s. 13-37, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/yleis-_tal-jahenk.hall.as.kirjat1b.pdf/c534fa6e-e54c-c7d5-2b23-417bbf56d207/yleis-_tal-jahenk.hall.as.kirjat1b.pdf?t=1681819644861) * [Taloushallinto (s. 38-62, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/Osa1c_taloushallinto.pdf/8a012547-eada-efe1-e81a-5b52d6a33bd1/Osa1c_taloushallinto.pdf?t=1681819644537) * [Henkilöstöhallinto (s. 63-77, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/yleis-_tal-jahenk.hall.as.kirjat1d.pdf/fe462909-10cb-7f58-3b8d-be59f3dfc2a1/yleis-_tal-jahenk.hall.as.kirjat1d.pdf?t=1681819644263) **Potilasasiakirjat:** * Pääsääntöisesti potilasasiakirjat seulotaan [Valtionarkiston päätöksen kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 (osa 2. Terveydenhuollon asiakirjat, pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/terv.huoll.asiakirjat.pdf/3a3d4254-5e21-71e2-1aa6-a0f2b6d56659/terv.huoll.asiakirjat.pdf?t=1679052628740) sekä potilasasiakirja-asetuksen (94/2022) liitteen perusteella. * Näiden lisäksi [Kansallisarkisto ja sen edeltäjät ovat antaneet erillisiä päätöksiä arkistoitavista potilasasiakirjoista (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322640/Potilasasiakirjojen+arvonm%C3%A4%C3%A4ritys+1956-2020.pdf/6aea1c24-34ef-00cb-6665-03f20df14133/Potilasasiakirjojen+arvonm%C3%A4%C3%A4ritys+1956-2020.pdf?t=1687933969033) * Kaikki ennen vuotta 1920 muodostuneet potilasasiakirjat ovat arkistoitavia. > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi ![image-20240618-120856.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_8de5f1861d78b0570f887516c3bf050b7e82f46012416f8160dc38b8861f8521/image-20240618-120856.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c) [++Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia++](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määrittely ![Ylätunniste-THL-KA (1)-20240701-074314.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_bc80e6962aa52c9675d2f8889a833d88cb36ea6b0927ab1c30d3dac67adebb4c/Yl%C3%A4tunniste-THL-KA%20(1)-20240701-074314.png?cb=62f6438ccf79479229d24917306577c0) **Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain (254/2015), asiakastietolain (703/2023) ja Kansallisarkiston vuonna 2014 antaman seulontapäätöksen (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) soveltaminen edellyttää sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tunnistamista. Tässä osiossa perehdytään sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määritykseen ja asiakirjojen tunnistamiseksi tarjolla oleviin apuvälineisiin.** * Kun säilytysajat tai arkistoitavat tietoaineistot on määritelty vain sosiaalihuollon palvelutehtävittäin, on tiedettävä mitä asiakirjoja sisältyy kyseiseen palvelutehtävään. * Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määrittely voi joissakin tilanteissa olla haasteellista. * Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen määrittämisen apuna voi käyttää THL:n tuottamia asiakirjakuvauksia. Laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015), laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) ja Kansallisarkiston 1.12.2014 antamassa seulontapäätöksessä (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) arkistoitavista sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista asiakirjojen säilytysajat ja/tai arkistoitavat asiakirjat on määritelty palvelutehtävien tarkkuudella. Yksittäisiä asiakirjoja ei mainita kuin muutaman palvelutehtävän kohdalla. Minkään palvelutehtävän osalta ei asiakirjoja määritellä kattavasti. Edellä mainittuja lakeja ja päätöstä sovellettaessa onkin tiedettävä, mitä asiakirjoja kyseiseen palvelutehtävään sisältyy. On myös tiedettävä, milloin kyse on sosiaalihuollon asiakasasiakirjasta ja milloin jostakin muusta asiakirjasta, jonka säilytysaikoja ei ole määritelty sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja koskevissa säädöksissä. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan tunnistaminen voi tietyissä tilanteissa olla haastavaa. Eräänlaisena nyrkkisääntönä voi pitää sitä, että kaikki asiakirjat, jotka liittyvät sosiaalihuollon tuen tarpeeseen ovat asiakasasiakirjoja asian vireille tulosta ja asiakkuuden alkamisesta alkaen. Muutoksenhaku- ja maksuasiakirjat puolestaan eivät pääsääntöisesti ole asiakasasiakirjoja. Rajanveto voi kuitenkin olla haastavaa, kun arvioidaan, mikä on asiakasasiakirja ja mikä ei ole. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) on tuottanut verkkosisältöjä, joita voi käyttää apuna arvioitaessa asiakirjan luonnetta. Haastavissa tilanteissa on myös hyvä käydä vuoropuhelua sosiaalihuollon asiantuntijoiden kanssa asiakirjoista ja siitä luokitellaanko asiakirja asiakasasiakirjaksi vai ei. ![Punatukkainen tyttö miettii, että sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määrittäminen ei ole helppo tehtävä.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/2.3+asiakasasiakirja.png/2242f51e-4b78-1f2a-7e3d-4dc90585c552?t=1683618648363) THL:n määrityksen mukaan sosiaalihuollon asiakasasiakirja on henkilön sosiaalihuollon tuen tarpeen tai sosiaalihuollon asiakkuuden perusteella laadittu tai asiakkuuteen muuten liittyvä asiakasasiakirja. Asiakasasiakirjat sisältävät sosiaalihuollon asiakasta koskevat tiedot ja niistä käy ilmi asian käsittely ja annetut sosiaalipalvelut. Asiakasasiakirjan laatija voi olla sosiaalihuollon palvelunantaja, asiakas tai muu henkilö tai taho. Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023, voimassa 1.1.2024 alkaen) asiakasasiakirjalla tarkoitetaan asiakirjaa, joka on laadittu tai vastaanotettu tai joka sisältää tietoja asiakkaan sosiaali- tai terveyspalvelujen tarpeen arviointia varten, tarvittavien palvelujen järjestämistä tai toteuttamista varten taikka lääkkeen toimittamista varten. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalla tarkoitetaan sosiaalihuollon asiakasta koskevaa asiakasasiakirjaa. Sosiaalihuollon asiakastiedolla tarkoitetaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjaan ja muuhun sosiaalihuollossa laadittuun asiakirjaan sisältyvää sosiaalihuollon asiakkaan tuen tarvetta, hänen asiansa käsittelyä tai hänelle annettavaa sosiaalipalvelua koskevaa asiakastietoa. *** ** * ** *** ## Apua asiakasasiakirjan määrittämiseen Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tunnistamiseen voi käyttää apuna Kanta-palvelujen yhteydessä tuotettuja kuvauksia asiakasasiakirjoista. Kuvaukset on laadittu digitaalisille tietoaineistoille. Ne eivät kaikilta osin ole suoraviivaisesti sovellettavissa analogisiin asiakirjoihin. Tärkeimpiä Kanta-palvelujen yhteydessä laadittuja apuvälineitä ovat: Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille [Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille on päivittyvä verkkojulkaisu, joka löytyy Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämästä Yhteistyötilat-verkkopalvelusta](https://yhteistyotilat.fi/wiki08/display/JULSOSK). Kanta-palvelujen käsikirjassa sosiaalihuollon toimijoille luvussa 9 käsitellään sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja. Tarkemmin asiakirjatyypit kuvataan kohdassa 9.2. Asiakasasiakirjan tunnistamisen apuvälineenä toimii myös käsikirjan kohta 9.1.3 Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennettavat ja sen ulkopuolelle jäävät tiedot. Käsikirjaan on listattu asiakirjatyyppejä, joita ei viedä Kanta-palveluihin ja jotka eivät siten täytä asiakasasiakirjan määritelmää. Sosmeta Apuna voi käyttää myös [Sosmeta-palvelua](https://sosmeta.thl.fi/). Sosmeta on Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämä sosiaalihuollon asiakirjarakenteiden ja metatietojen palvelu. Asiakirjarakenteet-osiossa asiakirjatyyppien kuvauksia voi tarkastella esimerkiksi palvelutehtävän, sosiaalipalvelun tai suoraan asiakirjatyypin mukaan. Sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto [Sote-sanastot-palvelusta](https://sotesanastot.thl.fi/termed-publish-server/) löytyy [sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto](https://sotesanastot.thl.fi/termed-publish-server/vocabulary/25b97b3a-1517-4499-92da-413b00a0ce5b/concept/b7aa54e6-27dc-4098-9238-ad937a3be9e2), joka sisältää sosiaalihuollon asiakasasiakirjatyyppien määritelmät. Määritelmät löytyvät sanastosta asiakirja-käsitteen alta. **Esimerkkejä sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen määrittelyistä** Alla olevat esimerkit kuvaavat asiakasasiakirjojen määrittelyn tilannetta 21.3.2023. Määrittelyissä voi tapahtua myöhemmin muutoksia lainsäädännön muuttumisen tai muiden syiden vuoksi. Ainakin seuraavien asiakirjojen tunnistamisessa on ollut haasteita: Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja eivät ole Alle on listattu esimerkkejä asiakirjoista, jotka eivät ole sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja * asianosaisen tietopyyntö eli kun asiakas tai muu asianosainen pyytää asiakirjoja itselleen * kieltäytymispäätös tietojen luovuttamisesta asianosaiselle * muutoksenhakuasiakirjat (oikaisuvaatimus, oikaisuvaatimuksen peruutusilmoitus, vastine oikaisuvaatimukseen, päätös oikaisuvaatimukseen, virheenkorjauspyyntö) * asiakasmaksuihin ja muuhun maksuliikenteeseen liittyvät asiakirjat (palveluseteli, asiakasmaksupäätös, asiakasmaksulaskelma, tulo- ja menoselvitys, sosiaalisen luoton takaisinmaksuun liittyvät asiakirjat: sosiaalisen luoton eräännyttämisilmoitus, sosiaalisen luoton maksumuistutus ja sosiaalisen luoton maksuvaatimus ja muut maksatustiedot ja seurannan ja toteuman tiedot) * asiakkaalle lähetetyt kutsut esim. saapua keskustelemaan sosiaalityöntekijän kanssa. * lausunnot, jotka tehdään lausuntopyynnön perusteella henkilöstä, joka ei ole sosiaalihuollon asiakkaana tai lausunto ei liity asiakkaan saamiin sosiaalihuollon palveluihin * toimeksiantosopimukset (esimerkiksi sopimukset tukiperheen ja kunnan tai perhehoitajan ja kunnan välillä). * tukiperheen/tukihenkilön tai perhehoitajan tiedot (tukiperhe, tukihenkilö ja perhehoitaja ovat palveluntuottajia, eivät sosiaalihuollon asiakkaita) * adoption vahvistamishakemus, yhteydenpitosopimuksen vahvistamishakemus, yhteydenpitosopimus ja adoptioneuvonnan kuulemisasiakirja. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja ovat Alle on listattu esimerkkejä asiakirjoista, jotka ovat sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja * huostaanoton asiakirjat: * huostaanottohakemus hallinto-oikeudelle * hallinto-oikeuden välipäätös * hallinto-oikeuden lisäselvitys/täydennyspyyntö ja vastaus * hallinto-oikeuden päätös huostaanottoasiassa * olosuhdeselvitys eli lapsen huolto- ja tapaamisoikeusselvitys * turvapuhelinpalveluun, kuvapuhelinpalveluun ja lääkeautomaattijärjestelmään liittyvät asiakirjat. > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi ![image-20240618-120856.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_37014d617662013f552b643ebdaa07268c5e0a52b2a883eb0c96a6f199a092d4/image-20240618-120856.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c) [++Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia++](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Sosiaalihuollon asiakirjojen säilytysaikojen määrittely ![Ylätunniste-THL-KA (1)-20240701-074314.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3791625bb69315978e58a87da229c9ac3b4b35ff6bfc572ce5e78a48f4a2ec70/Yl%C3%A4tunniste-THL-KA%20(1)-20240701-074314.png?cb=62f6438ccf79479229d24917306577c0) **Vastuu säilytysaikojen määrittelystä on tiedonhallintayksiköllä, jos säilytysaikaa ei ole määritelty lainsäädännössä. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajoista säädetään laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä, joka tulee voimaan 1.1.2024.** * 1.1.2024 voimaan tulevia säilytysaikoja sovelletaan takautuvasti asiakasasiakirjoihin niin pitkälle kuin asiakirjoja on muodostunut. * Muiden kuin asiakasasiakirjojen säilytysaikojen määrittelyyn on olemassa suosituksia. * Vastuu säilytysajan määrittämisestä voi olla tiedonhallintayksiköllä. * Säilytysaikojen määrittämisessä on hyvä pohtia asiakirjojen alkuperäistä käyttötarvetta ja aineistoihin kohdistuvan tietopalvelun määrää. * Tutustu: [suositukseen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (Valtiovarainministeriö 2023)](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165223) *** ** * ** *** ## Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajat Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajoista säädetään laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023, voimassa 1.1.2024 alkaen). Edellä mainitussa laissa säädetään, että siinä määriteltyjä säilytysaikoja sovelletaan myös ennen lain voimaantuloa laadittuihin asiakirjoihin. Lisäksi sovelletaan, mitä Valtionarkisto, arkistolaitos ja Kansallisarkisto ovat erikseen määränneet asiakirjojen arkistoinnista. **Taulukko: Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajat 1.1.2024 alkaen ja takautuvasti, niin pitkältä ajalta kun tietoja on muodostunut.** | **Asiakasasiakirjat tai palvelutehtävä, jossa asiakasasiakirjat laaditaan** | **Säilytysaika** | |-----------------------------------------------------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------| | Asiakkuusasiakirja ja asiakkaan perustiedot | 2 vuotta asiakkaan kuolemasta | | Lapsiperheiden palvelutehtävä | 30 vuotta asian sulkemisesta | | Työikäisten palvelutehtävä | 10 vuotta asian sulkemisesta | | Iäkkäiden palvelutehtävä | 10 vuotta asian sulkemisesta | | Päihdehuollon palvelutehtävä | 10 vuotta asian sulkemisesta | | Vammaispalvelujen palvelutehtävä | 10 vuotta viimeisen asian sulkemisesta, kun vammaispalvelujen tarve on päättynyt | | Lastensuojelun palvelutehtävä | 2 vuotta asiakkaan kuolemasta | | Perheoikeudellisten palvelujen palvelutehtävä | Lasta koskevissa asioissa 120 vuotta lapsen syntymästä, muissa asioissa 10 vuotta asian sulkemisesta | | Tositteet | 3 vuotta | | Asiakasmaksupäätökset ja tuloselvitysasiakirjat | 12 vuotta päätöksen voimassaolon päättymisestä | | Asiakaskohtainen palveluun liittyvä yhteydenpito tai kirjeenvaihto | 3 vuotta viestin tai vastaavan päiväyksestä | | Kopiot muita tahoja varten laadituista lausunnoista ja -todistuksista | 5 vuotta todistuksen tai lausunnon laatimisesta | | Sosiaalipalveluissa kuvattavat video- ja äänitallenteet | Saa hävittää, kun käyttötarve on päättynyt ja tarvittavat kirjaukset on tehty asiakasasiakirjoihin | | **Luovutustenhallinnan asiakirjat** | | | Luovutusluvat, suostumukset, kieltoasiakirjat | Uusin versio 12 vuotta kuolemasta, edeltävät 12 vuotta uuden version laatimisen jälkeen | *** ** * ** *** ## Sosiaalihuollon muiden asiakirjojen säilytysajat Sosiaalihuollon arkistoihin sisältyy pääsääntöisesti muitakin asiakirjoja kuin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja. Muiden kuin asiakasasiakirjojen säilytysaikojen määrittelyyn voi käyttää apuna ainakin seuraavia olemassa olevia säilytysaikasuosituksia: Kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaoppaat Kuntaliitto on julkaissut kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaoppaita 2000-luvun alusta lähtien. Oppaita ei enää päivitetä, mutta niiden tietosisältöä voi käyttää apuna asiakirjojen säilytysaikoja määriteltäessä. Sosiaalihuollon arkistoihin sisältyvien asiakirjojen säilytysaikasuosituksia voi löytyä ainakin seuraavista oppaista: * [Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Yleishallinto 1 (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153517431/S%C3%A4ilytysajat+osa+1.pdf/59052fa2-31c1-d91c-7ebd-62275a534f0c/S%C3%A4ilytysajat+osa+1.pdf?t=1679056671914) * [Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Henkilöstö ja luottamushenkilöt 3 (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153517431/S%C3%A4ilytysajat+osa+3.pdf/e4ae5309-4408-8f54-6ffd-2b46b3142276/S%C3%A4ilytysajat+osa+3.pdf?t=1679056674649) * [Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat. Määräykset ja suositukset. Taloushallinto 2 (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153517431/S%C3%A4ilytysajat+osa+2.pdf/6878b093-59ce-4d87-cfe7-db74a583c2e1/S%C3%A4ilytysajat+osa+2.pdf?t=1679056672796) Tiedonhallintalautakunnan suositus Tiedonhallintalautakunta on julkaisut suosituksen, jossa konkretisoidaan tiedonhallintalain 21 §:ssä lueteltuja säilytystarpeita niille tietoaineistoille, joiden säilytysaikaa ei ole säädetty laissa. [Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/164272) sisältää suositeltavia käytäntöjä, eikä ole velvoittava. Se sisältää myös säilytysaikasuosituksia henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjoille. Suositusta täydennetään muiden toimintaprosessien säilytysaikojen osalta myöhemmin. Edellä mainittuja säilytysaikasuosituksia sovellettaessa on huomioitava, että ne ovat nimensä mukaisesti suosituksia ja lopullinen vastuu säilytysaikojen määrittelystä on tiedonhallintayksiköllä. Säilytysaika voi tarvittaessa olla tiedonhallintayksikön omalla päätöksellä pidempi, kuin mitä on suositeltu. *** ** * ** *** ## Tiedonhallintayksikön vastuu säilytysaikojen määrittelystä Tiedonhallintayksikkö on vastuussa tietoaineistojen säilytysajan määrittämisestä, jos säilytysaikaa ei ole määritelty lainsäädännössä. Määrittämällä säilytysajan päättyminen, määritetään samalla myös arkistoitaviksi määrättyjen tietoaineistojen arkistointivaiheen alkaminen. Säilytysaikoja määriteltäessä on huomioitava aineiston alkuperäisen käyttötarkoituksen tarpeellisuus viranomaistoiminnassa, luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeusturvan toteutuminen, sopimusten tai muiden yksityisoikeudellisten oikeustoimien oikeusvaikutus, vahingonkorvaukselliset vanhentumisajat sekä rikosoikeudelliset vanhentumisajat. ![Mies pohtii, että tiedonhallintayksikkö on vastuussa säilytysaikojen keston määrittämisestä.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/2.4+s%C3%A4ilytysajan+m%C3%A4%C3%A4ritt%C3%A4minen.png/689784c8-c02e-3f9f-1c2e-65043e162d87?t=1683619935768) Tiedonhallintalaki 906/2019, 21 §: Tietoaineistojen säilytystarpeen määrittäminen **Jos tietoaineistojen tai asiakirjojen säilytysajasta ei ole säädetty laissa, säilytysaikoja määritettäessä on otettava huomioon:** 1. tietoaineiston alkuperäisen käyttötarkoituksen mukainen tarpeellisuus viranomaisen toiminnassa; 2. luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan toteuttaminen ja todentaminen; 3. sopimuksen tai muun yksityisoikeudellisen oikeustoimen oikeusvaikutus; 4. vahingonkorvausoikeudelliset vanhentumisajat; ja 5. rikosoikeudelliset vanhentumisajat. Säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla. Lisätietoja: [Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätytty](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/164272)ä ![Arkistokotelo-piirroshahmo kirjeveitsi kädessään.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio5.png/f06f2d54-b0c2-6104-873c-78e320099b51?t=1683279175428) > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi ![image-20240618-120856.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_535db8b8e9e7622e59e7439188b7b5bbc2aed4a070fd144978c498d7ac0aaabb/image-20240618-120856.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c) [++Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia++](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Sosiaalihuollon analogisten tieto­aineistojen arkistoinnin ohjaus­kokonaisuus > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi ![image-20240618-120245.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7eb683daafa8702563ffe6d0ff41e0a3801bc9fa16734b4f1538cc3053430b5f/image-20240618-120245.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c) [Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. > > Ohjauskokonaisuus on julkaistu Kansallisarkiston [verkkosivuilla](https://kansallisarkisto.fi/sosiaalihuollon-ohjauskokonaisuus) vuonna 2023. Arkistoinnin osaaja -tietopankissa joulukuussa 2024 julkaistuun versioon on tehty joitain tarkennuksia. Oppaaseen on lisätty myös osio [Huomioi tämä kun hyödynnät opasta](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/huomioi-tama-kun-hyodynnat-opasta.md). > Oppaan ruotsinkielinen versio [**Styrningshelhet för arkivering av analogt informationsmaterial inom socialvården**](https://kansallisarkisto.fi/sv/styrningshelheten-for-arkivering-inom-socialvarden)löytyy toistaiseksi vain verkkosivuilta. Se julkaistaan Arkistoinnin osaaja -tietopankissa myöhemmin. ![image-20240430-130302.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_a221adf108a6c8d56e03b486ef94ab6bc8b3e39a278bf7a58cb3b382d6a66002/image-20240430-130302.png?cb=a9c10eff0f2f4d1bf4571100cab0d712) Tervetuloa sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuuden pariin. Tämä kokonaisuus on tarkoitettu kaikille sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen kanssa työskenteleville. Ohjauskokonaisuudessa käydään läpi analogisen arkiston järjestämistyön vaiheet ja annetaan niihin liittyviä käytännön vinkkejä. Tämän lisäksi ohjauskokonaisuus sisältää myös sosiaalihuollon analogisten aineistojen järjestämistyössä tarvittavia pohjatietoja ja ohjeita tietoaineistojen säilymisen turvaamiseksi. 📌 Huomio tämä kun hyödynnät opasta **Tärkeää tietoa ohjauskokonaisuudesta** Sosiaalihuollon ohjauskokonaisuutta voi hyödyntää laajasti erilaisten analogisten arkistojen järjestämiseen. Erilaisissa arkistoissa on kuitenkin ominaispiirteitä, jotka on huomioitava tämän ohjauskokonaisuuden rinnalla. **Lähtökohtana kaikessa järjestämistyössä pitää olla arkistosta mahdollisesti jo valmiina oleva järjestys tai ymmärrys siitä, mihin järjestykseen arkistoja on ryhdytty muodostamaan.** Arkistojen luettelointiperiaatteet ja kuvailutavat ovat kehittyneet ja muuttuneet vuosikymmenien kuluessa. Parhaiten ohjauskokonaisuus soveltuu 1900-luvulla muodostuneiden sosiaalihuollon analogisten arkistojen järjestämiseen. Kokonaisuus antaa välineitä näiden aiemmin muodostuneiden arkistokokonaisuuksien ymmärtämiseen ja järjestämisen viimeistelyyn. ![image-20241201-101904.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c1018c1b2cf938519bcba86416bcdc0000ba174cd264f7f9a250bcba05204054/image-20241201-101904.png?cb=54c427587fc04a8f8169730cbb5f916a) Ohjauskokonaisuuden keskeiset tavoitteet ovat * Oppia analogisen arkiston järjestämisen vaiheet ja sekä aineistojen säilymisen turvaamisen periaatteita. * Ymmärtää alan terminologiaa ja siinä tapahtuneita muutoksia. * Ymmärtää arkistonmuodostuksen periaatteita ja säädöksiä. ![image-20240430-125433.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_fc1b8827b6c8fb202521c59e32f19c1d7724d3ead4f7ef2e6f504c7271daa455/image-20240430-125433.png?cb=cf2f5eda80f753a9d2421d3a546d1613) **Koulutukset** Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuuteen liittyvät koulutusluennot järjestettiin toukokuussa 2023. [Luentojen materiaalit löytyvät Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen koulutusmateriaaleista: Sosiaalihuollon analoginen arkistointi](https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/ohjeet-ja-soveltaminen/koulutusmateriaalit). *** ** * ** *** ## Ohjauskokonaisuuden osiot |-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ![https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio4.png/a2505e3f-b77f-3c40-d97b-4445d1d6c4f4?t=1683277527577](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio4.png/a2505e3f-b77f-3c40-d97b-4445d1d6c4f4?t=1683277527577) | * [Johdanto](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/johdanto.md) | | ![https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio5.png/f06f2d54-b0c2-6104-873c-78e320099b51?t=1683279175428](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio5.png/f06f2d54-b0c2-6104-873c-78e320099b51?t=1683279175428) | * [Sosiaalihuollon arkistoinnista yleisesti](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-arkistoinnista-yleisesti.md) | | ![https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio1.png/d396cf7d-6e8a-5e27-57e0-66c15fb6e802?t=1683276420898](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio1.png/d396cf7d-6e8a-5e27-57e0-66c15fb6e802?t=1683276420898) | * [Analogisten arkistojen järjestäminen](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-arkistoinnista-yleisesti.md) | | ![https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio2.png/69f62dab-f694-bb7a-d046-f3ee62273926?t=1683289593850](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio2.png/69f62dab-f694-bb7a-d046-f3ee62273926?t=1683289593850) | * [Analogisen tietoaineiston säilyttämisen turvaaminen](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/analogisten-asiakirjojen-sailymisen-turvaaminen.md) | | ![https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio3.png/f266fa72-ed04-8d2c-8f00-f46246d4bba6?t=1683291078324](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio3.png/f266fa72-ed04-8d2c-8f00-f46246d4bba6?t=1683291078324) | * [Käsitteet](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/sosiaalihuollon-arkistoinnin-kasitteet.md) | | ![https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio4.png/a2505e3f-b77f-3c40-d97b-4445d1d6c4f4?t=1683277527577](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio4.png/a2505e3f-b77f-3c40-d97b-4445d1d6c4f4?t=1683277527577) | * [++Aputyökaluja järjestämistyöhön++](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/aputyokaluja-jarjestamistyohon.md) | > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi ![image-20240618-120245.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7eb683daafa8702563ffe6d0ff41e0a3801bc9fa16734b4f1538cc3053430b5f/image-20240618-120245.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c) [Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus). Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Sosiaalihuollon tehtävät ja organisaatio­muutosten vaikutukset tiedonhallintaan ![image-20240430-130302.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6b8c2feaf889b4cde0ec263f4f9355236a5cc6427c3665f1999c42df9963d822/image-20240430-130302.png?cb=a9c10eff0f2f4d1bf4571100cab0d712) Tässä osiossa perehdytään sosiaalihuollon historiaan ja siihen, miten organisaatiomuutokset vaikuttavat tiedonhallintaan. * Kunnallinen sosiaalihuolto on eri aikoina organisoitu kunnissa erinimisten lautakuntien yhteyteen. Sosiaalihuollon tehtävät ovat olleet kunnallisten toimijoiden vastuulla 1800-luvulta vuoteen 2022 saakka. * Organisaatiomuutokset vaikuttavat tehtäviin liittyvään vastuujakoon, mutta myös tehtävistä syntyvien tietojen hallintaan. ![Kuva pohtivasta piirroshahmosta. Puhekuplassa lukee Pohdit ja tutki millä tavoin sosiaalihuollon tehtävät ovat eri aikoina omassa organisaatiossasi järjestetty. Mitä sosiaalihuollon arkistoja tehtävistä on muodostunut](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/1_1+Sosiaalihuollon+teht+ja+organisaatiomuutosten+vaikutukset+tiedonhallintaan+1.png/4befb8fa-6c88-8477-6649-5ade6df658af?t=1683643320266) ## Sosiaalihuollon tehtävien historiaa Kunnallisen sosiaalihuollon juuret ovat 1800-luvun loppupuolella, jolloin vaivaishoitoa siirrettiin seurakunnilta kuntien tehtäväksi (asetus kunnallishallituksesta maalla, AsK 4/1865). Toimeenpanevana elimenä toimi tuolloin vaivaishoitolautakunta. 1900-luvulla vaivaishoidosta alkoivat eriytyä lasten- ja vammaishuolto sekä sairaanhoito ja 1900-luvun alkupuolella on perustettu ainakin myös kasvatuslautakuntia. Viimeistään vuonna 1923 vaivaishoitolautakunnat muutettiin köyhäinhoitolautakunniksi (köyhäinhoitolaki 145/1922). Köyhäinhoitolautakunnat muuttuivat vuonna 1937 huoltolautakunniksi (laki kunnallisesta huoltolautakunnasta 51/1936) ja vuonna 1951 sosiaalilautakunniksi (laki sosiaalihuollon hallinnosta 34/1950). Sosiaali- ja terveyslautakuntia on voitu yhdistää ja lautakuntien nimet ovat kunnissa ja kuntayhtymissä muutenkin vaihdelleet vuoteen 2022 saakka. Tällöin päättyi kunnallinen sosiaalihuolto ja sosiaalihuollon tehtävät siirtyivät kaikilta osin hyvinvointialueiden vastuulle vuoden 2023 alussa (laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä 612/2022). ![image-20240430-131104.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_275841eb18c0ea295baa377cd7deeb8291864f697bd054f1b28eb37f87b57e85/image-20240430-131104.png?cb=70116820f693e0c520124bc00e557ce9) **Kuva: Aikajana sosiaalihuollon historiasta.** Kunnallisen sosiaalihuollon organisaatiomuutokset ovat ennen vuotta 2023 olleet lähinnä tehtävien uudelleen organisointia kunnan sisällä tai tehtävien siirtämistä kuntayhtymän hoidettavaksi. Kunnilta on myös siirretty yksittäisiä sosiaalihuollon tehtäviä pois. Tällaisia ovat esimerkiksi: * Ennen vuotta 2006 kunnat ovat järjestäneet rikosasioiden sovittelutoimintaa vaihtelevin tavoin, vaikka siitä ei ollut säännelty lainsäädännössä. **Rikos- ja riita-asioiden sovittelutoiminnan** järjestämisvastuu oli vuosina 2006--2009 lääninhallituksilla, vuosina 2010--2015 aluehallintovirastoilla ja vuodesta 2016 alkaen Terveyden ja hyvinvoinninlaitoksella (THL). Kunnat ovat vuodesta 2006 alkaen toimineet palveluntuottajina. * **Vammaisten henkilöiden tulkkauspalvelu** siirtyi kunnilta Kelan hoidettavaksi 1.9.2010. * **Rikoksesta epäillyn nuoren henkilötutkinta** siirtyi 1.1.2011 kunnilta Rikosseuraamuslaitoksen tehtäväksi. * **Perustoimeentulotuen myöntäminen** siirtyi kunnilta Kelan tehtäväksi 1.1.2017. Kunnan tehtäväksi jäi edelleen myöntää täydentävä ja ehkäisevä toimeentulotuki. * Kunnat järjestivät **talous- ja velkaneuvontaa** ennen vuotta 2019 aluehallintoviraston kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. Vuoden 2019 alusta alkaen talous- ja velkaneuvontaa ovat järjestäneet valtion oikeusapu- ja edunvalvontapiirit. Oikeusapu- ja edunvalvontapiiri voi oikeusministeriön kanssa neuvoteltuaan ostaa talous- ja velkaneuvontapalveluita esim. kunnalta. *** ** * ** *** ## Sote-uudistuksen ja muiden organisaatiomuutosten vaikutus tiedonhallintaan Viimeisin sosiaalihuoltoa koskeva organisaatiomuutos on tapahtunut hyvinvointialueiden aloittaessa toimintansa 1.1.2023. Organisaatiomuutoksen vaikutukset näkyvät asiakirjahallinnassa ja arkistoinnissa. Vaikutukset ovat erilaisia riippuen mm. siitä, että millaisesta muutoksesta on kyse. Tyypillisiä organisaatiomuutoksia ovat: * toiminnan/tehtävien uudelleen organisointi yhden organisaation sisällä tai tehtävän/tehtävien jakaminen uudelleen eri organisaatioiden kesken * organisaation toiminnan päättyminen * uuden organisaation perustaminen ![Organisaatiomuutoksessa tehtäviä voi esimerkiksi siirtyä uudelle organisaatiolle, toteaa vihreäpukuinen nainen, piirroskuva.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/158943457/1_1+Sosiaalihuollon+teht+ja+organisaatiomuutosten+vaikutukset+tiedonhallintaan+2.png/9d7bf005-c35d-7b38-c0b8-d432aba92fe5?t=1683201308667) Organisaatiomuutostilanteet täytyy asiakirjahallinnan ja arkistoinnin osalta hoitaa suunnitelmallisesti ja hallitusti. Tiedon saatavuus täytyy turvata sekä muutosprosessin aikana että pitkällä aikavälillä. Alkuvaiheessa on tärkeää toiminnan jatkuvuuden turvaaminen ja pidemmällä aikavälillä korostuu enemmän aineiston käytettävyys ja todistusvoimaisuus myös tutkimuskäytössä. Asiakirjahallintaa ja arkistointia ohjaavat oppaat ovat jo osittain vanhentuneet. Kunnallisten organisaatioiden muutostilanteita ohjataan Kuntaliiton vuodelta 2012 olevassa oppaassa [Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa](https://www.kuntaliitto.fi/julkaisut/2012/1479-asiakirjahallinto-ja-asiakirjatiedon-turvaaminen-kunnallisten-organisaatioiden). Valtionhallinnon organisaatiomuutoksia ohjataan vuodelta 2009 olevassa arkistolaitoksen [Asiakirjahallinnon opas valtionhallinnon organisaatiomuutostilanteisiin -oppaassa (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150078237/Organisaatiomuutosopas%5B1%5D.pdf/8ba3c6f9-dfd9-90fc-e0c8-83fbc2fb4f6b/Organisaatiomuutosopas%5B1%5D.pdf?t=1677240640971). Tietyt perusperiaatteet oppaista kuitenkin edelleen löytyvät ja niitä voi soveltuvin osin edelleen hyödyntää, mutta oppaiden sisältöön on suhtauduttava riittävällä kriittisyydellä. ### 🔵 SOTE-uudistus 2023 ja tietoaineistosiirrot Asiakirjahallintaa ja arkistointia ohjaavat oppaat ovat jo osittain vanhentuneet. Kunnallisten organisaatioiden muutostilanteita ohjataan Kuntaliiton vuodelta 2012 olevassa oppaassa [++Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa++](https://www.kuntaliitto.fi/julkaisut/2012/1479-asiakirjahallinto-ja-asiakirjatiedon-turvaaminen-kunnallisten-organisaatioiden). Valtionhallinnon organisaatiomuutoksia ohjataan vuodelta 2009 olevassa arkistolaitoksen[++Asiakirjahallinnon opas valtionhallinnon organisaatiomuutostilanteisiin -oppaassa++](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150078237/Organisaatiomuutosopas%5B1%5D.pdf/8ba3c6f9-dfd9-90fc-e0c8-83fbc2fb4f6b/Organisaatiomuutosopas%5B1%5D.pdf?t=1677240640971). Tietyt perusperiaatteet oppaista kuitenkin edelleen löytyvät ja niitä voi soveltuvin osin edelleen hyödyntää, mutta oppaiden sisältöön on suhtauduttava riittävällä kriittisyydellä. Hallituskaudella 2015--2019 oli tarkoitus toteuttaa maakunta- ja sote-uudistus. Sen yhteydessä tehtiin eri tahoilla laajaa valmistelutyötä. Uudistuksessa olisi maakunnille siirtynyt tehtäviä maakuntien liitoilta, Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksilta (ELY-keskukset), aluehallintovirastoilta, Valviralta, sairaanhoitopiireiltä, erityishuoltopiireiltä, vapaaehtoisilta sote-kuntayhtymiltä sekä kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon, ympäristöterveydenhuollon, maaseututoimen, lomituspalveluiden ja pelastustoimen toimialueilta. Tietoaineistojen siirtojen osalta Kansallisarkisto toteutti vuosina 2018--2019 Maakunnille siirtyvien tietoaineistojen ohjeistuksen laadinta -projektin. Koska uudistus lopulta kariutui vuoden 2019 alkupuolella, ei ohjeistusta tässä yhteydessä päästy laatimaan. Seuraavalla hallituskaudella 2019--2023 jatkettiin uudistuksen eteenpäin viemistä. Vuonna 2022 hyväksyttiin lainsäädäntö, jonka perusteella Suomeen perustettiin vuoden 2023 alusta alkaen 21 hyvinvointialuetta. Uudistus koski nyt vain sote-palveluita ja pelastustoimea. Ympäristöterveydenhuollon tehtävät oli mahdollista myös siirtää hyvinvointialueille. Sote-uudistuksen voimaanpanolaissa (616/2021, 64 §) on määritelty hyvinvointialueille siirtyvät tietoaineistot. Lainsäädäntöä tarkennettiin 20.5.2022 mm. edellä mainitun pykälän osalta. Aiempi muotoilu oli tulkittu niin, että hyvinvointialueille olisi siirretty kaikki potilas- ja asiakasasiakirjat 1800-luvulta alkaen. Pykälän uuden muotoilun mukaan kuntien tietoaineistosiirrot rajattiin suurelta osin vain säilytysvaiheessa oleviin tietoihin. Lisäksi pelastustoimen tietoaineistot rajattiin siirrettäviksi vain vuodesta 2004 alkaen. Siirto koski uuden muotoilun mukaan myös sivistystoimen opiskeluhuollon kuraattorien asiakirjoja. ### 🔵 THL:n tietoaineistojen siirto-ohjeistus 1.1.2023 aloittaneille hyvinvointialueille THL toteutti vuosina 2022--2023 Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektin. Projektissa laadittiin siirto-ohjeet sote-uudistuksen yhteydessä hyvinvointialueille siirrettäville tietoaineistoille. Siirto-ohjeet perustuvat pitkälti sote-uudistuksen voimaanpanolain (616/2021, 64 §) siirtorajauksiin. Tavoitteena oli tukea uudistuksessa mukana olleita organisaatioita tietoaineistosiirtojen toteutuksessa. Projekti toteutettiin verkostomaisena yhteistyönä muiden tietoaineistojen käsittelyä ohjaavien tahojen ja kohdeorganisaatioiden kanssa. Siirto-ohje sisältää ohjeistusta tietoaineistosiirtoihin valmistautumisesta, siirtojen dokumentoinnista, kunnan tietoaineistojen käsittelystä sekä ohjeistusta tietoaineistoryhmittäin: * Ohje potilasasiakirjojen käsittelystä * Ohje sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen käsittelystä * Ohje opiskeluhuollon tietoaineistojen käsittelystä * Ohje sosiaali- ja terveydenhuollon hallinto- ja tukipalveluiden tietoaineistojen käsittelystä * Ohje kunnan pelastustoimen tietoaineistojen käsittelystä * Ohje ympäristöterveydenhuollon tietoaineistojen käsittelystä. THL:n antama siirto-ohjeistus on ylätason ohjeistusta, jonka tavoitteena oli tukea muutoksessa mukana olleiden organisaatioiden omaa suunnittelua ja tietoaineistosiirtojen toteutusta. Annetun ohjeistuksen lisäksi organisaatioiden oli tehtävä paikallisesti tarkempia suunnitelmia ja hoidettava muutoksen toteutus omalla alueellaan. THL:n siirto-ohje julkaistiin verkkojulkaisuna. [++Ohjeen viimeisin versio on saatavilla THL:n sähköisenä julkaisuna.++](https://yhteistyotilat.fi/wiki08/display/JULHTSO) *** ** * ** *** ## Sosiaalihuollon palvelutehtävät Tässä osiossa perehdytään sosiaalihuollon palvelutehtäväluokituksiin. Sosiaalihuollon tehtäviä on eri aikoina luokiteltu erilaisilla luokituksilla. * Eri aikoina muodostuneet aineistot on voitu luokitella eri organisaatiossa erilaisten periaatteiden mukaan. * Vuosina 2011 ja 2016 julkaistut palvelutehtäväluokitukset ovat enemmän digitaalisille aineistoille suunnattuja, mutta niitä on saatettu käyttää myös analogisten asiakirjojen luetteloinnissa. * Vuoden 2016 luokitus on Kanta-yhteensopiva. * Palvelutehtävät ja sosiaalipalvelut voivat muuttua säädösmuutosten myötä. Ajantasainen tieto löytyy Kanta-käsikirjasta. ![Arkistokotelo-piirroshahmo kirjeveitsi kädessä.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/157993809/arkistokansio5.png/f06f2d54-b0c2-6104-873c-78e320099b51?t=1683279175428) Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen kansallisessa luokittelussa on käytetty pääosin kolmea erilaista luokitusta, jotka ovat vuosilta 1989, 2011 ja 2016. Vuoden 1989 luokitus ei ole alun perin varsinainen luokitus, vaan perustuu Valtionarkiston vuoden 1989 päätökseen kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä. Vuosina 2011 ja 2016 julkaistut luokitukset ovat Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) tuottamia. Vuoden 1989 tehtäväluokitus Vuonna 1989 Valtionarkisto (myöh. arkistolaitos ja Kansallisarkisto) on antanut päätöksen kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä. Osa 5 koskee sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjoja: * [++Sosiaalitoimen ja holhoushuollon asiakirjat (s. 1-26, pdf)++](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/sos.huoll.jaholh.toim.as.kirjat1.pdf/25ed54f4-8a20-105c-dd59-4007dfb2f182/sos.huoll.jaholh.toim.as.kirjat1.pdf?t=1679052627870) * [++Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat (s. 27-47, pdf)++](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/153513478/sos.huoll.jaholh.toim.as.kirjat2.pdf/710a4f1d-a0d8-6222-bef1-b2f2313170f3/sos.huoll.jaholh.toim.as.kirjat2.pdf?t=1681819643673) Päätöksen luokitus ei ole varsinaisesti palvelutehtäväluokitus, mutta siihen vertautuva: * 1.1 Avohuolto ja toimeentuloturva * 1.2. Perhehoito ja lasten lomatoiminta yksityisperheissä * 1.3. Kotipalvelu * 1.4. Päivähoito ja lasten kotihoidontuki * 1.5. Suojatyö ja työhön kuntoutus * 1.6. Asumispalvelut * 1.7. Laitoshuolto * 1.8. Isyyden selvittäminen * 1.9. Lapsen elatus, huolto ja tapaamisoikeus * 1.10. Lapsen elatuksen turvaaminen * 1.11. Adoptio * 1.12 Sosiaalipalvelumaksut * 1.13. Sosiaaliavustukset * 1.14 Vapaaehtoistyö ja nuorten rikoksentekijöiden valvonta * 1.15 Sosiaalihuollon asiakirjat, joita ei enää kerry * 1:99 Muu Vuoden 2011 palvelutehtäväluokitus Vuonna 2011 on julkaistu ensimmäinen Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen palvelutehtäväluokitus. Sosiaalihuollon palvelutehtävällä tarkoitetaan tietynlaisiin tuen tarpeisiin vastaavien sosiaalipalvelujen ja muun tuen kokonaisuutta. Luokitus on suunniteltu ensisijaisesti digitaalisille tietoaineistoille, vaikka sosiaalihuollon tehtävistä on syntynyt vielä myös analogista, paperimuotoista aineistoa. Vuonna 2011 määritetyt palvelutehtävät ovat: * 2011:1 Adoptioneuvonta * 2011:2 Isyyden selvittäminen * 2011:3 Kasvatus- ja perheneuvonta * 2011:4 Kehitysvammaisten erityishuolto * 2011:5 Kotipalvelut * 2011:6 Kotoutumisen edistäminen * 2011:7 Lapsen elatusavun vahvistaminen * 2011:8 Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden turvaaminen * 2011:9 Lasten päivähoito * 2011:10 Lastensuojelu * 2011:11 Omaishoidon tuki * 2011:12 Perheasioiden sovittelu * 2011:13 Työttömien työllistymisen tukeminen * 2011:14 Puolison elatusavun vahvistaminen * 2011:15 Päihdehuolto * 2011:16 Sosiaaliasiamiestoiminta * 2011:17 Sosiaalihuoltolain mukaiset palvelut * 2011:18 Sosiaalinen luototus * 2011:19 Toimeentulotuki * 2011:20 Vammaispalvelut * 2011:21 Vammaisten henkilöiden työllistymisen tukeminen * 2011:22 Koulun sosiaalityö Vuoden 2016 palvelutehtäväluokitus Vuoden 2016 palvelutehtäväluokitus on muotoutunut uudistetun sosiaalihuoltolain (1301/2014) pohjalta. Sosiaalihuollon palvelutehtävissä tapahtui suuri muutos, kun aiemman 22 palvelutehtävän sijasta palvelutehtäviä oli enää seitsemän. Vuoden 2016 luokitusta käytetään Kanta-palveluissa. [++Palveluluokituksista voit lukea lisää Kanta-palvelujen käsikirjasta.++](https://yhteistyotilat.fi/wiki08/pages/viewpage.action?pageId=61058917)Myös vuonna 2024 voimaan tulevan asiakastietolain säilytysaikasäädökset perustuvat tähän luokitukseen. Vuoden 2016 palvelutehtäväluokituksessa ovat seuraavat palvelutehtävät: * 2016:10 Lastensuojelu * 2016:15 Päihdehuolto * 2016:20 Vammaispalvelut * 2016:23 Iäkkäiden palvelut * 2016:24 Lapsiperheiden palvelut * 2016:25 Perheoikeudelliset palvelut * 2016:26 Työikäisten palvelu 1.1.2023 sosiaalihuollon palvelutehtävissä annettavia palveluita ovat * Adoptioneuvonta * Ammatillinen perhehoito * Asiakkaan raha-asioiden hoitaminen * Asiointipalvelu * Asunnon muutostyö * Ateriapalvelu * Ensikotipalvelu * Henkilökohtainen apu * Isyyden selvittäminen * Kasvatus- ja perheneuvonta * Kotihoito * Kotoutumisen edistäminen * Kriisityö * Kuntouttava työtoiminta * Kuntoutusohjaus * Laitospalvelu * Lapsen elatusavun turvaaminen * Lapsen huollon ja tapaamisoikeuden turvaaminen * Lapsiperheen kotipalvelu * Liikkumista tukeva palvelu * Lomanviettopalvelu * Läheistään hoitavan vapaa * Muu sosiaalipalvelu * Omaishoidon tuki * Opiskeluhuollon kuraattoripalvelu * Osallisuutta ja sosiaalista kanssakäymistä edistävä tai tukeva palvelu * Palveluasuminen * Perheasioiden sovittelu * Perhehoito * Perhekuntoutus * Perhetyö * Puolison elatusavun turvaaminen * Päivätoiminta * Siivouspalvelu sosiaalihuollon tukipalvelu * Sijaishoito * Sopeutumisvalmennus * Sosiaalinen kuntoutus * Sosiaalinen luototus * Sosiaaliohjaus * Sosiaalipäivystys * Sosiaalityö * Tapaamisten valvonta * Tehostettu perhetyö * Tilapäinen asuminen * Toimeentulotukipalvelu * Tuettu asuminen * Tukisuhdetoiminta * Turvakotipalvelu * Vaatehuoltopalvelu * Vammaisten henkilöiden työhönvalmennus * Vammaisten henkilöiden työllistymistä tukeva toiminta * Vammaisten henkilöiden työtoiminta * Vanhemmuuden selvittäminen * Vertaistukitoiminta * Yhteisöllinen asuminen * Ympärivuorokautinen palveluasuminen * Äitiyden selvittäminen THL on määritellyt aiemmin kuvattujen palvelutehtäväluokitusten vastaavuudet suhteessa toisiinsa [Kanta-palvelujen käsikirjassa sosiaalihuollon toimijoille](https://yhteistyotilat.fi/wiki08/pages/viewpage.action?pageId=61058917). Tätä vastaavuutta tarvitaan mm. silloin kun Kanta-palveluihin tallennetaan vanhoja sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, joita ei ole luokiteltu vuoden 2016 luokituksen mukaisesti. Luokitusten vastaavuudet täytyy tietää myös sovellettaessa 1.1.2024 voimaan tulevan asiakastietolain (laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä) säädöksiä. Palvelut ja palvelutehtävät voivat päivittyä ja [ajantasaisen tiedon palvelutehtävistä saa THL:n sivuilta](https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/tiedonhallinnan-ohjaus/sosiaalihuollon-tiedonhallinta/palvelutuotannon-toiminnalliset-maarittelyt/asiakirjojen-syntykonteksti). > Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi ![image-20240618-120810.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e256de3b0af09e2e518dce08da30625db80811e2df66e0fbad4a31e81f075f51/image-20240618-120810.png?cb=9a1cd5f7971a6ac56ad18015b51d0c1c) [++Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus -projektia++](https://thl.fi/fi/tutkimus-ja-kehittaminen/tutkimukset-ja-hankkeet/hyvinvointialueille-siirtyvien-tietoaineistojen-hallinnan-suunnittelu-ja-ohjaus) Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023. --- version: "1.0" language: "fi" --- # Etappi 1. Suunnittele ja kehitä arkistointia **Huom!** Sisältö on osittain vanhentunut tai vanhentumassa lainsäädännön muutosten takia. Sisältö päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. Lue lisää Kansallisarkiston verkkosivuilta: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) **Toimenpidepolun ensimmäinen etappi on suunnittelu. Sen aikana luodaan kokonaiskuva arkistoitavien tietoaineistojen tiedonhallinnasta ja tunnistetaan arkistointia tukevien toimenpiteiden tarve. Arkistoinnin suunnittelu on viranomaiselle arkistolaissa säädetty tehtävä. Suunnittelua tarvitaan, jotta tietoaineistojen elinkaaren hallinta voidaan toteuttaa hallitusti ja minimoida siihen liittyviä riskejä. Löydät tästä osiosta tietoa siitä, mitä pitäisi suunnitella, miten tiedonkeruu nykytilan kartoitusta ja suunnittelua varten kannattaa tehdä ja millaisia suunnittelu- ja kuvausvälineitä voit hyödyntää.** ![image-20241108-103741.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_f81c869ca29647619775f6caeed1ca8646f6f23eb660d8c6aa1d911d2dc7484b/image-20241108-103741.png?cb=e3b8ab5a92fe63ad46c87e0f49f843ab) **Kuva**. Toimenpidepolun ensimmäisellä etapilla arkistointi otetaan osaksi organisaation tiedonhallinnan suunnittelua ja kehittämistä. ## Miksi suunnittelua tarvitaan? Arkistoinnin kehittäminen ja toteuttaminen tapahtuu suunnitelmallisesti osana organisaation tiedonhallintaa ja kehittämistoimintaa. Tavoitteena on tiedonhallinta, jonka avulla voidaan hallitusti varmistaa paitsi viranomaisen omien tehtävien hoidossa tarvittavien tietojen saatavuus, myös arkistoitavien tietoaineistojen tunnistaminen, säilyminen ja käytettävyys. Tiedonhallinnan ja arkistoinnin kehittäminen on käytännössä aina sekä hallinnollista, teknistä että sisällöllistä. Eri osa-alueita ja niihin kohdistuvia vaatimuksia voi jäsennellä oheisen taulukon tapaan. Hallinnollisessa näkökulmassa korostuvat tiedon omistajuus ja organisaation vastuut riippuvuuksineen. Teknisessä näkökulmassa kyse on tiedon säilyvyyteen, käytettävyyteen ja suojaamiseen liittyvistä tarpeista. Sisällöllisessä näkökulmassa taas korostuu tiedon ymmärrettävyys ja käyttö nyt ja tulevaisuudessa. On keskeistä ymmärtää, että toimiva tiedonhallinta ja arkistointi edellyttää kehittämistä ja toimenpiteitä kaikilla kolmella osa-alueella. ⚫ **Hallinnollinen** **näkökulma** * Toimintaympäristön tuntemus * Organisaation vastuut * Osaaminen * Prosessit ja toimintatavat * Ajantasaisuus ja suunnitelmallisuus * Vaatimustenmukaisuus, mm. asiakirjajulkisuuden ja tietosuojan toteutuminen * Tiedon omistajuus * Arkistosiirrot ja luovutukset ⚫ **Tekninen** **näkökulma** * Järjestelmäkehitys ja järjestelmien ominaisuudet * Tietoturvallisuus-toimenpiteet * Tietoaineistojen säilyttäminen * Tietoaineistojen käytettävyys * Tietoaineistojen tuhoaminen * Tietoaineistojen siirtäminen ⚫ **Sisällöllinen** **näkökulma** * Tiedon ja tietoaineistojen eheys ja ymmärrettävyys * Luokitukset, metatietojen hallinta * Kuvailu ja dokumentointi * Aineistojen hallinta ja niitä koskeva tuntemus * Aineistojen käyttö Arkistointi ja arkiston ylläpito ovat laajoja tehtäviä, jotka voidaan jäsennellä konkreettisiksi toimenpiteiksi. Arkistoinnin suunnittelu on käytännössä näiden toimenpiteiden tarpeen arvioimista sekä ajoittamista kunkin tietoaineiston vaatimalla tavalla. **Suunnittelua ja erityisiä toimenpiteitä vaativat muun muassa:** * säilytysaikojen ja arkistollisen arvon määrittely ja seulontapäätöksen hakeminen * riittävien meta- ja kuvailutietojen tuottaminen * tiedon elinkaaren vaiheiden hallinta mukaan lukien arkistointi ja tuhoaminen * arkistointitavan hallinta eli säilytysmuodon ja tiedostoformaattien hallinta sekä migraatiot * arkistopaikan hallinta eli siirtäminen arkistojärjestelmään sekä omistajuuden hallinta * aineistojen pitkäaikainen ja tietoturvallinen säilyttäminen. Lisäksi on suunniteltava ja järjestettävä myös tietoaineistojen käyttö arkistosta. Toimenpidepolulla arkistoinnin suunnittelu ja arvonmääritys ovat saaneet omat etappinsa. Muita toimenpiteitä on käsitelty tiedon laatuun ja käytettävyyteen sekä tiedon eheyteen ja säilyvyyteen keskittyvillä etapeilla. ![kuva-20241025-144118.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_69bfff9a08bcd72e717f54df61419eda9edf5c182b75635894da7a7fddcacb3d/kuva-20241025-144118.png?cb=1520c9b98dae18d96b23cdaa8bb73443) **Kuva**. Arkistointitoimenpiteet jäsenneltynä seitsemään kokonaisuuteen. Toimenpiteiden myötä syntyy tuloksia, kuten laadukasta arkistometatietoa tai onnistunut migraatio. ✔ Mitä seulonta tarkoittaa? Seulonta on arkistoalan käsitteistössä määritelty arvonmäärityksen toimeenpanoksi. Arvonmääritys taas sisältää säilytysaikojen ja arkistollisen arvon määrittelyn. Analogisessa toimintaympäristössä seulonta liittyy arkiston muodostamiseen ja järjestämiseen tai vuosittaiseen määräajan säilytettävien tietoaineistojen hävittämiseen sekä kulttuurihistoriallisen arvon arviointiin. Digitaalisessa toimintaympäristössä seulonnaksi voidaan käsittää säilytysmuodon hallinnan lisäksi ne elinkaaren hallintaa tukevat toimenpiteet ja keinot, joiden avulla sekä arkistoitavat ja tuhottavat asiakirjat ja tiedot erotetaan toisistaan erilaisissa tietojärjestelmissä että arkistointi tai tuhoaminen lopulta toteutetaan. Käytännössä näitä keinoja ovat metatietojen ja toiminnallisuuksien yhdistelmät (tilasiirtymät ja vastaavat), arkistoitavien ja tuhottavien asiakirjojen ja tietojen poiminnat sekä hävityslistat ja niiden tarkistaminen. Seulontaa voidaan joutua tekemään myös migraatioiden ja aineistosiirtojen yhteydessä, kun ratkaistaan, mitä tietoja ja millaisessa rakenteessa siirretään järjestelmästä toiseen. *** ** * ** *** ## Suunnittelulla hallitaan riskejä Arkistointitoimenpiteet tukevat arkistoinnin suunnittelua ja tietoaineistojen säilyttämistä käytettävinä ja ymmärrettävinä. Jos pitkäaikaisen säilyttämisen tai arkistoinnin tarpeita ei huomioida tietojärjestelmää, tiedon tuottamista ja ylläpitoa suunniteltaessa, riski tiedon menettämisestä kasvaa. ![Voi, vanha palvelin sanoi poks. Onkohan meillä varmuuskopioita, pohtii piirroshirii.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_04a637b4ac9396e9d89b020436be1408b3ce8a5da7415df1b7d1992270cbb41c/image-20241112-141300.png?cb=8ef766b944c020863e995a805fc5556a) **Kuva**. Digitaaliset tietoaineistot ovat alttiita muutoksille, jotka vaarantavat niiden käytettävyyden. Erityisesti digitaaliset tietoaineistot ovat alttiita vahingossa tapahtuvalle tuhoutumiselle ja tietoaineiston muuttumiselle käyttökelvottomaksi esimerkiksi teknologiaan tai tiedon ymmärrettävyyteen liittyvien muutosten vuoksi. Riskejä voidaan hallita: * tunnistamalla ongelmakohdat * ennakoimalla * suunnittelemalla. |-------------------------------|-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Mahdollisia vaaranpaikkoja** || | Organisoinnin puutteet | * Tehtävät ovat tunnistamatta ja vastuuttamatta. * Resurssit ja osaaminen on puutteellista. * Arkistointi ei näy osana toimintaprosessien kuvauksia. | | Käyttäjähallinnan puutteet | * Järjestelmään tai aineistoon ei ole pääsyä. * Aineiston käsittelyyn ei ole riittäviä oikeuksia. * Käyttöoikeuksia on myönnetty liikaa ja perusteetta. | | Ymmärrettävyyden puutteet | * Metatiedot ja kuvaukset eivät kuvaa tietoaineistoja riittävän monipuolisesti ja yksityiskohtaisesti. * Tietoaineistoja ei pystytä enää esimerkiksi kuvailun tai luokittelun avulla yhdistämään niiden alkuperäiseen kontekstiin. | | Dokumentoinnin puutteet | * Käytettyjä käsitteitä, metatietoja tai koodistoja ei ole dokumentoitu, dokumentaatio on puutteellista tai se on kadonnut. * Dokumentaatiota ei ole säilytetty eikä sitä voida yhdistää oikeaan tietoon ja aineistoihin. * Tieto arkistoinnin velvoitteista ei välity tarpeellisille tahoille. | | Tietojärjestelmän puutteet | * Säilytysaikojen hallinta ei ole mahdollista. * Arkistoitavia tietoja ei pystytä erottamaan muusta tiedosta. * Hävitettäviä tietoja ei voida tuhota. * Tiedostoformaatit eivät ole käytettäviä tai muunnettavissa pitkäaikaissäilytykseen sopivaan muotoon. | | Tietoturvaa koskevat puutteet | * Tietoaineistojen ja -järjestelmien teknistä ylläpitoa ei ole suunniteltu. * Tietoaineistot altistuvat tietomurroille. * Tietoaineistojen käytettävyys menetetään. | *** ** * ** *** ## Suunnittelutyön toteuttaminen Arkistoinnin suunnittelu ja toimenpiteiden tarpeen tunnistaminen edellyttää organisaation ja sen tehtävien, tietoaineistojen ja tietovarantojen sekä tietojärjestelmien tuntemusta ja arviointia. Käytännön suunnittelutyössä voit edetä seuraavasti: 1. Alustava tutkimus - tunne organisaatiosi 2. Toiminnan analysointi - tunnista tehtävät ja toimintaprosessit 3. Kartoita tietoaineistot ja asiakirjat - tunnista niihin liittyvät vaatimukset 4. Arvioi tietojärjestelmät arkistoinnin toteuttamisen näkökulmasta 5. Dokumentoi havaintosi ja suunnittele arkistoinnin vaatimat toimenpiteet Suunnittelun voi toteuttaa osin projektityöskentelynä, mutta lopulta sen tulisi olla jatkuva tehtävä. Projekti auttaa "suuren harppauksen" ottamisessa, mutta esimerkiksi vuosikelloon perustuva jatkuva kehittäminen tukee arkiston ylläpitoa ja esimerkiksi seulontapäätösten ajantasaisuuden seurantaa. Digitaalisen toimintaympäristön muutosvauhti vaatii jatkuvaa tietoaineistojen ylläpitoa, mutta myös osaamisen kehittämistä ja uteliaisuutta uutta kohtaan. Tutustu tiedonhallinnan suunnittelu- ja kuvausvälineisiin ja menetelmiin oheisten lyhyiden esittelyjen avulla. Suunnitteluvälineiden hyödyntämistä on esitelty tarkemmin [etapin alasivulla.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/tiedonhallinnan-menetelmat-arkistoinnin-tukena.md) ✔ Syvennä osaamistasi: DIRKS-menetelmä projektimaisen suunnittelun tukena DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems) on Australian Kansallisarkiston kehittämä asiakirjahallinnon suunnitteluun tarkoitettu menetelmä. DIRKS-menetelmässä on samoja piirteitä kuin suomalaisessa tavassa toteuttaa arkistonmuodostus- tai tiedonohjaussuunnitelmia. DIRKS on kuitenkin näitä kattavampi ja kiinnittää huomiota esimerkiksi asiakirjajärjestelmän suunnitteluun, toteutukseen ja käyttöönottoon. Tämän verkko-oppaan esittelemässä toimenpidepolussa on elementtejä DIRKS-menetelmästä. Erityisesti projektimaiseen työskentelyyn sopiva menetelmä koostuu seuraavista vaiheista: * alustava tutkimus * toiminnan analyysi * asiakirjoja koskevien vaatimusten tunnistaminen * olemassa olevien tietojärjestelmien arviointi * vaatimuksia vastaavien strategioiden ja toimintatapojen määritteleminen * asiakirjajärjestelmän suunnittelu * asiakirjajärjestelmän toteutus ja käyttöönotto * käyttöönottoa seuraava katselmointi Lue lisää:[Strategies for Documenting Government Business: the DIRKS Manual](https://www.opengov.nsw.gov.au/publications/17383) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) |------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Välineitä suunnittelun avuksi** | | ✔ Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on perinteinen tiedonhallinnan väline Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on tiedonhallinnan ja asiakirjojen elinkaaren suunnittelun väline, josta on säädetty [arkistolaissa (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . AMS ohjaa tiedon hallintaa ja arkiston muodostamista aina asiakirjojen laatimisesta ja saapumisesta päätearkistoon tai hävittämiseen saakka. AMS on kehittynyt 1980-luvulta alkaen yksinkertaisesta organisaatio- ja asiakirjapohjaisesta arkistointisuunnitelmasta tehtävän, toiminnan ja asiakirjat yhdistäväksi suunnitelmaksi. Kuitenkin käytännön toteutusten tietosisältöjen tarkkuus vaihtelee paljon. Useimmiten AMS sisältää: * kaikki viranomaisen tehtävissä syntyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden säilytysajat ja -tavat, * asiakirjojen ja tietoaineistojen säilytyspaikat ja -muodot sekä arkistotunnukset * asiakirjojen ja tietoaineistojen julkisuusluokat ja henkilötietoluonteet. Lue lisää: [AMS-opas (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150078237/AMS_opas.pdf/3c65d8e0-f6ed-81ef-8ffa-0fc07fe2aefe/AMS_opas.pdf?t=1676376636157) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150078237/AMS_opas.pdf/3c65d8e0-f6ed-81ef-8ffa-0fc07fe2aefe/AMS_opas.pdf?t=1676376636157) ✔ Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) tukee elinkaaren hallintaa tietojärjestelmissä Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on tehtäväpohjainen tiedonhallinnan väline, jonka tavoitteena on ollut asiakirjojen elinkaaren hallinta metatietojen ennalta määrittelyn ja ns. tiedonohjauksen avulla. TOS on usein mielletty AMS:n korvaajaksi tai digitaalisten aineistojen hallintaan tarkoitetuksi eAMS:ksi. Tiedonohjaussuunnitelma perustuu Kansallisarkiston sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä koskeviin ns. SÄHKE-määräyksiin. SÄHKE1-määräys annettiin vuonna 2005 ja SÄHKE2 vuonna 2008. Molemmat määräykset on kumottu. TOS:n tietosisältöä on lisäksi tarkennettu ja laatimista ohjeistettu JHS-suositusten avulla. TOS sisältää: * pääosan viranomaisen tehtävissä syntyvistä asiakirjoista ja tiedoista * säilytysaikojen hallinnan * käyttörajoitusten hallinnan. Tiedonohjauksessa hyödynnettävät metatiedot perustuvat pääosin SÄHKE2-metatietomalliin. Lue lisää: ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ✔ Tiedonhallintamalli (THM) kokoaa kuvaus- ja suunnittelutarpeet Tiedonhallintamalli (THM) on tiedonhallinnan kuvaus- ja suunnitteluväline, josta on säädetty [tiedonhallintalaissa (906/2019)](https://finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . THM auttaa luomaan kokonaiskuvan organisaation tiedonhallinnasta riippuvuuksineen. Tiedonhallintamalli kehitettiin yhdistämään useita suunnittelu- ja kuvausvelvoitteita mukaan lukien AMS, kokonaisarkkitehtuuri ja tietosuojaan liittyvät selosteet. Tiedonhallintamalli sisältää muun muassa: * toimintaprosessit, tietovarannot ja tietoaineistojen keskeiset tietoryhmät sekä tietojen luovutuskohteet * tietojen säilytysajat sekä tiedot tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta * tiedot tietojärjestelmistä, tiedonsiirtotavoista sekä tietoturvallisuustoimenpiteistä. Lue lisää: [Suositus tiedonhallintamallista. Valtiovarainministeriön julkaisuja 2024:22](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165497) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . ✔ Muutosvaikutusten arviointi auttaa pitämään toteutukset ajan tasalla [Tiedonhallintalaki (906/2019)](https://finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) edellyttää, että tiedonhallintayksikkö arvioi suunnittelemansa uudistuksen ja tietojärjestelmien käyttöönoton vaikutuksia tiedonhallintaan, mikäli muutoksella on olennaisia vaikutuksia tiedonhallintayksikön tiedonhallintamallin sisältöön. Muutosvaikutusten arviointi tulee tehdä, jos suunniteltu uudistus aiheuttaa muutoksia tiedonhallintayksikön toimintaprosesseihin, tietoaineistoihin, tietovarantoihin, tietojen arkistointiin, tietojärjestelmiin sekä näihin kohdentuviin tietoturvallisuustoimenpiteisiin. Muutosvaikutusten arviointi auttaa tunnistamaan myös arkistointiin vaikuttavia tekijöitä ja varmistamaan tiedon elinkaaren hallinnan vaatimusten toteutumisen muutoksen jälkeen. Vaikutusten arviointi auttaa vastaamaan muun muassa siihen, syntyykö muutoksen jälkeen uudenlaisia tietoaineistoja, joiden käyttötarvetta ja arkistollista arvoa tulisi arvioida, pystytäänkö määräajan säilytettävät asiakirjat tuhoamaan edelleen tietoturvallisesti säilytysajan päätyttyä ja voidaanko arkistoitavien asiakirjojen säilyminen käytettävinä edelleen turvata. Lue lisää: [Suositus tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnista, Valtiovarainministeriön julkaisuja 2024:21](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165499). ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) | *** ** * ** *** ## Alustava tutkimus - tunne organisaatiosi Arkistoinnin suunnittelun perustana ovat riittävät tiedot organisaatiosta, sen tehtävistä sekä tehtävissä kertyvistä tietoaineistoista. Tietoaineistojen säilytysaikojen ja arkistollisen arvon määrittely edellyttää, että työn tukena on riittävä ymmärrys toimijan asemasta hallinnollisessa hierarkiassa sekä juridisesta asemasta. Tietojen keräämisessä voit hyödyntää muun muassa organisaatiotasi koskevaa lainsäädäntöä, työjärjestyksiä, tilinpäätöksiä ja toimintakertomuksia sekä strategia-asiakirjoja. > **Tutki organisaatiotasi. Käytä apuna esimerkiksi näitä kysymyksiä:** > > * Onko kyse valtionhallinnosta, kuntaorganisaatiosta, itsenäisestä julkisoikeudellisesta laitoksesta, valtion tai kunnan liikelaitoksesta tai osakeyhtiöstä tai yksityisestä toimijasta? > > * Mitä organisaatiostasi on säädetty? Koskeeko sitä oma organisaatiolaki tai noudattaako se esimerkiksi kuntalakia tai yliopistolakia? > > * Miltä osin organisaatiosi tulee noudattaa julkisuuslakia, tiedonhallintalakia ja arkistolakia? > > * Onko organisaatiollasi laissa säädettyjä julkisia hallintotehtäviä tai tehtäviä, joissa se käyttää julkista valtaa? > > * Säädetäänkö erityislainsäädännössä organisaatiosi rekisterinpitovelvollisuuksista, tietoaineistojen säilytysajoista tai arkistoinnista? > > * Mitä muita ulkoisia standardeja tai sisäisiä toimintasääntöjä organisaatiosi noudattaa? > > * Onko kyse keskusvirastosta, jolla on ohjaava rooli sen alaiseen hallintoon nähden vai edellä mainitun ohjauksen mukaan toimivasta substanssitoimijasta? > > * Mitä ovat organisaatiosi tavoitteet ja kehityssuunnat? Miten ne vaikuttavat tiedonhallintaan ja arkistointiin? > > * Miten organisaatiosi on syntynyt ja kehittynyt? Millainen historia sillä on? Onko sillä useita edeltäjiä? > > * Miten tiedonhallinta ja arkistointi on organisoitu? Mitkä ovat käytettävissä olevat resurssit? > > | **🟣 **Tapausesimerkki:** Katso miltä näyttää Eläketurvakeskuksen Tutki organisaatiotasi -analyysi** | |-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Eläketurvakeskus (ETK) on työeläkelaeissa tarkoitetun työeläketurvan toimeenpanon ja kehittämisen yhteistyöelin, joka aloitti toimintansa 1961.** * Laissa Eläketurvakeskuksesta (460/2020) säädetään Eläketurvakeskuksen tehtävistä ja hallintoelimistä. ETK hoitaa myös joitakin työeläkelakien toimeenpanoon liittyviä tehtäviä**.** * Eläketurvakeskuksen päätösvaltaa käyttävät edustajisto ja hallitus. Sosiaali- ja terveysministeriö nimeää 30-henkisen edustajiston enintään kolmeksi kalenterivuodeksi kerrallaan. Hallituksessa on 15 henkilöä, joista puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ovat sosiaali- ja terveysministeriön nimeämiä. Muut jäsenet valitsee edustajisto. * Eläketurvakeskusta johtaa hallituksen nimeämä toimitusjohtaja. Eläketurvakeskuksen taloutta valvoo Finanssivalvonta. * **ETK kuuluu välilliseen julkishallintoon eikä se ole viranomainen. Se hoitaa julkista tehtävää, ja osassa tehtäviä käytetään julkista valtaa** (mm. kustannustenjako, vakuutusvelvollisuuden valvonta, ulkomailla tehdyn työn vakuuttaminen). ETK:n sidosryhmiin kuuluvat muun muassa eläkelaitokset kotimaassa ja ulkomailla, työmarkkinajärjestöt, eri viranomaiset, sosiaali- ja terveysministeriö ja työeläkejärjestelmän yhteinen IT-palvelukeskus Arek Oy. **Tiedonhallintaan liittyviä lakeja sovelletaan ETK:ssa seuraavasti:** * Julkisuuslakia sovelletaan ETK:ssa sellaisenaan vain, kun ETK käyttää julkista valtaa. Muussa tapauksessa kyse on julkisesta hallintotehtävästä, jossa sovelletaan joko julkisuuslain salassapitoperiaatteita (jos kyse on työeläkelakien toimeenpanosta) tai ei lainkaan julkisuuslakia (kun kyse ei ole työeläkelakien toimeenpanosta) * Myös arkistolakia sovelletaan silloin, kun kyse on julkisen vallan käytöstä * Tiedonhallintalakia sovelletaan soveltuvin osin siten 3§:n mukaan riippuen siitä, onko kyseessä julkinen hallintotehtävä, johon liittyy julkisen vallan käyttöä vai ei. * Työeläkelaissa ja yrittäjän eläkelaissa on säännöksiä esimerkiksi asiakirjojen säilytysajoista ja salassapitoperusteista. ETK:ssa on henkilöstöä noin 300. Pelkästään tiedonhallintaa (asiankäsittelyä) hoitavia henkilöitä on muodollisesti yksi. Käytännössä talossa on kuitenkin esimerkiksi tietosuojavastaava, riskienhallintapäällikkö ja tietoturvan asiantuntijoita, jotka hoitavat tiedonhallintalain mukaisia tehtäviä. Kirjaamoa ei toistaiseksi ole, mutta käytännössä rekisteröintiin liittyviä tehtäviä on olemassa. Myös tietopalvelu on vastuutettu organisaatiossa. Tiivistetysti voidaan sanoa, että tiedon- tai asiakirjahallintaan liittyviä tehtäviä tehdään, vaikka niitä ei ole mainittu erikseen yksikköjen tehtävissä tai henkilöiden tehtävänkuvissa juuri näinä tehtävinä. ETK:ssa on meneillään monivuotinen tiedonhallinnan kehityshanke. Tavoitteena ovat mm. laadukas tiedonhallinta, tiedolla johtamisen ja raportoinnin parantaminen, asiakirjojen ja tiedon tuhoamisen ja arkistoinnin automatisointi. **Tiedonhallinnan säännösten ja ohjeiden yhteydessä on pitänyt pohtia ja huomioida esimerkiksi seuraavat seikat:** * Arkistolain soveltaminen: Kansallisarkistolle voidaan tehdä seulontaesitys vain osasta tehtäviä. On pitänyt määritellä, miten muiden tehtävien yhteydessä syntyvien tietojen arkistoinnista päätetään. * Tiedonohjaussuunnitelman laadinnassa on pitänyt huomioida seikkoja, jotka liittyvät siihen, ettei ETK ole viranomainen. * Julkisuuslain noudattamiseen ja siten julkisuusluokkaan vaikuttaa se, syntyvätkö asiakirjat ja tietoaineistot tehtävästä, jossa käytetään julkista valtaa tai tehtävästä, jossa hoidetaan julkista hallintotehtävää. * SAPA-arkiston käyttömahdollisuus eli tietoaineistojen siirtäminen Kansallisarkistoon vaatii vielä selvityksiä * Työeläkejärjestelmän IT-palvelukeskuksen Arek Oy:n ja Eläketurvakeskuksen vastuut asiakirjojen ja tietoaineiston rekisteröinnissä ja arkistoinnissa | *** ** * ** *** ## Toiminnan analysointi - tunnista tehtävät ja toimintaprosessit Toiminnan analysoinnin tarkoituksena on tunnistaa organisaatiosi tehtävät sekä se, mitä tietoaineistoja niiden hoitamisessa syntyy. Ydintehtäviensä lisäksi organisaatiolla on tuki- ja ylläpitotehtäviä, kuten yleis-, talous- ja henkilöstöhallinto sekä viestintä ja tiedonhallinta. Julkisen hallinnon organisaation**tehtävistä** säädetään tyypillisesti organisaatiolaeissa ja tehtävää koskevassa lainsäädännössä. Lisäksi organisaatio on saattanut ottaa itselleen tehtäviä, joita ei ole säädetty sen velvollisuudeksi. Kaupungit esimerkiksi rakentavat ja ylläpitävät vuokra-asuntoja. Tehtäviä hoidetaan muun muassa tuottamalla palveluja. Osa tehtävistä sisältää jo lähtökohtaisesti velvoitteen palveluiden tuottamiseen tai järjestämiseen, esimerkiksi terveydenhuollon palvelut. Tehtäviä hoidetaan ja palveluja tuotetaan erilaisten **prosessien**avulla. Toistuvia ja melko määrämuotoisia prosesseja ovat esimerkiksi suunnittelu-, lausunto-, päätös-, muutoksenhaku-, maksatus- ja laskutusprosessit. Prosessi voi olla myös hyvin erikoistunut, esimerkiksi digitaalisen aineiston vastaanoton prosessi Kansallisarkistossa. Prosessien tutkiminen auttaa sinua tunnistamaan eri prosessien sidokset muihin prosesseihin ja voit paikantaa kohdat, joissa eri viranomaisten tehtävät risteävät ja liittyvät toisiinsa. Usein näissä tilanteissa tuotetaan myös tietoa yhteiseen tietovarantoon. Tehtävissä ja prosesseissa muodostuu arkistoitavaa tietoa, jota käsitellään ja säilytetään tietojärjestelmissä. Arvonmääritys edellyttää tehtävien, prosessien ja tietoaineistojen välisten yhteyksien ymmärtämistä. Arkistoitavien tietoaineistojen säilyvyys ja käytettävyys puolestaan asettavat vaatimuksia tietoaineistojen ja tietojärjestelmien ominaisuuksille. Tällaisia ovat riittävät metatiedot ja tekniset toiminnallisuudet. Pääset pureutumaan tehtäviin ja prosesseihin tutkimalla lainsäädäntöä, työjärjestyksiä, tilinpäätöksiä, strategia-asiakirjoja sekä prosessikuvauksia. Tärkeitä tiedonlähteitä ovat tiedonhallinnan kuvaukset, kuten arkistonmuodostus-, tiedonohjaus- tai tiedonhallintasuunnitelma tehtäväluokituksineen sekä asianhallintajärjestelmän asiaryhmitykset. Hyödyllisiä ovat myös kokonaisarkkitehtuurikuvaukset, tiedonhallintamallit ja datanhallintasuunnitelmat. ![kuva-20240830-105732.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_4dcf190d5e3a39374d60c50b2c75b64b1dbae2377d0dd649c77c80d115eeb3ae/kuva-20240830-105732.png?cb=3a4d33294d16131dce259531e78e4692) **Kuva** . Prosessien tarkasteleminen helpottaa tehtävän hoidossa muodostuvien **asiakirjojen ja tietoaineistojen** kartoittamista. Tehtävän tarkasteleminen puolestaan kytkee tietoaineistot osaksi laajempia **tietovarantoja ja auttaa asettamaan toiminnan tarvittavaan viitekehykseen.** Kokonaisuuden tunteminen tukee myös tietoaineistojen säilytysaikojen määrittelyä ja arkistollisen arvon arviointia. Kuvan lähde: Suositus tiedonhallintamallista, s 29. |------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Tietoa kannattaa jäsentää monista näkökulmista** | | Arkistonmuodostus- ja tiedonohjaussuunnitelmissa käytetyt tehtävät ja tehtäväluokat ovat yksi näkökulma tiedon syntykontekstia, käsittelyä ja elinkaaren muita vaiheita dokumentoivaan tietoon. Perinteisesti tehtävistä on asiakirjahallinnossa muodostettu hierarkkinen tehtäväluokitus. Se jäsentää rakentuvaa aineistokokonaisuutta ja toimii muodostuvan arkiston runkona. Lisäksi tehtäväluokitusta hyödynnetään usein asiankäsittelyssä asiaryhmityksenä. Tiedolla voi kuitenkin olla muitakin kytköksiä, jotka ovat merkityksellisiä sekä arvonmäärityksen että tiedon käytön ja ymmärrettävyyden kannalta. Kun asiakirjoja laaditaan, vastaanotetaan ja käsitellään, ne liittyvät muun muassa: * muihin tietoaineistoihin * eri toimintaprosesseihin * eri toimijoihin - kuten laatija, vastaanottaja, tiedonhallintayksikkö, yksikkö * paikkaan ja sijaintiin - kuten kaupunki, maa, kiinteistö, rakennus * eri ajankohtiin - kuten laatimisaika, valmistumisaika, siirtoaika. | *** ** * ** *** ## Kartoita tietoaineistot ja asiakirjat sekä tunnista niihin liittyvät vaatimukset Tietovarantojen, tietoaineistojen ja asiakirjojen kartoittaminen kulkee yleensä käsi kädessä tehtävien ja toimintaprosessien kartoittamisen kanssa. Laissa säädetty tehtävä tai käytännön toimintaprosessi antaa tietoaineistolle kontekstin eli viitekehyksen, joka tukee sen käyttöä ja ymmärtämistä. Arkistoinnin näkökulmasta tiedon keskeisin ominaisuus on sen arkistollinen arvo. Arkistollisesta arvosta johtuu, että tiedon säilyminen käytettävänä ja ymmärrettävänä on varmistettava pysyvästi. Lisäksi tietoaineistoihin, asiakirjoihin ja tietoon kohdistuu erilaisia muita ominaisuuksia ja vaatimuksia, jotka tulisi tunnistaa ja huomioida paitsi tietoa tuotettaessa myös sen myöhemmissä elinkaaren vaiheissa. Vaatimukset voivat liittyä organisaation oman toiminnan tarpeisiin, lainsäädäntöön, muuhun sääntelyyn tai toimintaympäristöön. Vaatimuksia liittyy esimerkiksi: * todistusvoimaisuuteen ml. asiarekisterin ylläpitäminen ja allekirjoitusten tarve * asiakirjajulkisuuteen eli tiedon antamiseen ja salassapitoon * tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn * tiedon keräämiseen ja luovutuksiin * käyttötarpeisiin ja niiden kestoon mm. viranomaisen toiminnassa tai todisteena oikeuksista ja velvollisuuksista. Vaatimukset tulee huomioida, kun suunnitellaan tietoturvatoimenpiteitä, tietojärjestelmiä tai tietoaineistojen elinkaaren hallintaan liittyviä tapahtumia, kuten metatietojen tuottamista ja kuvailua, digitointia, migraatioita ja arkistoinnin ajankohtaa. On hyvä muistaa, että vaatimusten toteuttaminen edellyttää yleensä sekä hallinnollisten, teknisten että sisällöllisten näkökulmien huomiointia. Arkistokäytön ja pitkäaikaissäilytyksen näkökulmat pitää esimerkiksi huomioida, kun toteutetaan sähköisten allekirjoitusten tuottamistapaa ja dokumentointia. |------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Esimerkkejä asiakirjoihin ja tietoaineistoihin kohdistuvista vaatimuksista** | | ✔ Säilytysaikojen, arkistoinnin ja tuhoamisen hallinta kytkeytyvät toisiinsa [Tiedonhallintalain (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) 21 §:ssä tietoaineistojen säilytysajalla tarkoitetaan tietoaineistojen säilyttämistä siihen käyttötarkoitukseen, mitä varten ne on kerätty. Tiedonhallintayksikön on määriteltävä säilytysaika kaikille niille asiakirjoille ja tietoaineistoille, joiden säilytysaikaa ei ole säädetty laissa. Säilytysajan päätyttyä määräajan säilytettävät asiakirjat tai tietoaineistot tuhotaan ja arkistoitavaksi laissa säädetyt tai arkistolain perusteella määrätyt tietoaineistot arkistoidaan. Myös arkistoitaville tietoaineistoille tai asiakirjoille on määriteltävä säilytysaika. Säilytysajan päättyminen määrittää sen hetken, jolloin asiakirja tai tietoaineisto siirtyy arkistovaiheeseen ja arkistoidaan. Arkistoiminen tarkoittaa tiedon käyttötarkoituksen ja käsittelyperusteen muuttumista ja vaikuttaa rekisterinpitäjän tietosuoja-asetuksen mukaisiin velvoitteisiin. Tietosuojaan liittyvät velvoitteet sekä arkistosiirtojen varmistaminen edellyttävät, että arkistoitava tieto ja arkistoitavat tietokokonaisuudet on pystyttävä yksilöimään muun tiedon joukosta. Tiedon säilytysarvo ja -aika sekä arkistollinen arvo tulisi esittää tiedonhallintamallissa, tiedonohjaussuunnitelmassa tai arkistointisuunnitelmassa. Lisäksi tulisi suunnitella, miten elinkaaren hallinta pystytään käytännössä toteuttamaan oikea-aikaisesti. Tietojärjestelmissä säilytysaikoja sekä arkistointia ja tuhoamista tulisi voida hallita metatietoelementtien, tilatietojen, käsittelysääntöjen tai muiden teknisten ominaisuuksien avulla. ✔ Rekisteröinti asiarekisteriin tukee tiedon käytettävyyttä ja todistusvoimaisuutta Asiakirjojen käsittelyä ja hallintakeinoja koskevat vaatimukset riippuvat siitä, millaisen tehtävän hoidossa asiakirjat syntyvät. [Tiedonhallintalain (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906#Pidm46111192048720) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mukaan viranomaisen käsittelyyn otettavat asiat on rekisteröitävä asiarekisteriin. **Mikä on asiarekisteri?**Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterin tarkoitus on tukea viranomaisen toiminnan avoimuutta ja helpottaa kansalaisten tiedonsaantia keskeneräisistä ja käsitellyistä asioista. Asianhallinnasta ja rekisteröinnistä asiarekisteriin on ohjeistanut tarkemmin Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta. Myös palveluja tuotettaessa muodostuvan tietoaineiston hallinta on toteutettava siten, että tietoaineistosta muodostettavat asiakirjat ovat haettavissa tietokokonaisuudet yksilöivällä tunnuksella. Asiakirjat ja muut tiedot on rekisteröitävä siten, että niiden muodostuminen palvelua tuotettaessa voidaan jälkikäteen todentaa. Rekisteröinti tukee myös tietoaineiston käyttöä arkistossa. Rekisteröinti tukee metatietojen tuottamista, kytkee asiakirjat ja tiedot syntykontekstiinsa sekä mahdollistaa monipuolisemmat haut ja siten luo perustan tiedon käytettävyydelle ja ymmärrettävyydelle. Rekisteröintimetatiedot aikaleimoineen tukevat myös tiedon elinkaaren hallintaa. ✔ Sähköisten allekirjoitusten arkistointi edellyttää metatietojen tuottamista Sähköistä allekirjoitusta koskevat tiedot arkistoidaan ensisijaisesti asiakirjan metatietokortille liitettävinä metatietoina. Vähimmäistietoja ovat tiedot siitä, keitä ovat allekirjoittajat ja milloin asiakirja on allekirjoitettu. Allekirjoitustapahtumasta olisi hyvä tuottaa allekirjoitustapahtumaa dokumentoiva toimenpidetieto. Riittävien metatietojen talteen ottaminen on tarpeen varmistaa erityisesti silloin, kun käytetään kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta, joka tuottaa allekirjoitustiedot esimerkiksi itse PDF-tiedostoon. Kehittyneen sähköisen allekirjoituksen yhtenä tarkoituksena on estää tiedoston muuttuminen. Pitkäaikaissäilytyksessä tiedostoja on kuitenkin jossain vaiheessa muunnettava toiseen muotoon. Tällöin sähköisen allekirjoituksen eheys voi rikkoutua tai se voi estää migraation. Lisäksi on huomattava, että allekirjoitusten varmennetietoja säilytetään varmennepalveluissa vain määräajan. Asiakirjatiedostoon sisältyvien allekirjoitustietojen säilyminen pitkäaikaissäilytyksessä ei siis ole varmaa. Poikkeuksen tekee vain asiakirjan pinnassa tekstinä näkyvä allekirjoitus. ✔ Asiakirjojen julkisuus, käyttörajoitukset ja henkilötietojen suoja arkistossa Viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Asiakirjojen käyttöä ja asettamista saataville voivat kuitenkin rajoittaa muun muassa * tiedon julkisuuteen liittyvät rajoitukset * henkilötietojen suoja * immateriaalioikeudet, kuten tekijänoikeudet. Käyttörajoitettavat asiakirjat tulee tunnistaa ja suojata asianmukaisesti. Tietojärjestelmissä henkilötietojen suojaamista, julkisuutta sekä käyttö- ja tekijänoikeuksien toteutumista tuetaan metatiedoilla, käsittelysäännöillä ja käyttöoikeuksilla. Suojaamista ja tiedon käytettävyyttä edistävät lisäksi johdonmukaisesti käytetyt luokitukset ja koodistot sekä asioiden ja asiakirjojen yhtenäiset nimeämiskäytännöt. [Tiedonhallintalain (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) 13 §:n mukaan viranomaisen on suunniteltava tietojärjestelmät, tietovarantojen tietorakenteet ja niihin liittyvä tietojenkäsittely siten, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivatta toteuttaa. Henkilötietojen suojasta on säädetty [EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) , kansallisessa [tietosuojalaissa (1050/2018)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ja [perustuslaissa (731/1999)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990731) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Sääntely koskee merkittävää osaa arkistoitavista asiakirjoista ja tiedoista. Myös arkistovaiheessa henkilötietojen käsittelyä tulee rajoittaa tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Jotta rajoitukset voidaan toteuttaa luotettavasti ja mahdollisimman automaattisesti, tulee henkilötietoja sisältävät asiakirjat voida tunnistaa, yksilöidä ja eritellä arkistoinnin ja aineistosiirtojen yhteydessä. Arkistointi tarkoittaa sitä, että henkilötietojen käyttötarkoitus muuttuu yleisen edun mukaiseksi arkistointitarkoitukseksi. Tällöin tietosuoja-asetuksen mukaista velvoitetta virheellisen tai epätarkan henkilötiedon oikaisemiseen ei enää ole. Käyttörajoitukset kannattaa kuvata tiedonhallintamalliin, tiedonohjaussuunnitelmaan tai arkistointisuunnitelmaan. Tietojärjestelmissä käyttörajoituksiin liittyvien metatietojen arvot tulee toteuttaa yksikäsitteisinä ja määrämuotoisina, jotta ne tukevat tiedon ja metatiedon yksiselitteisyyttä, käytettävyyttä ja automaattista käsittelyä silloin, kun aineistoa siirretään arkistoon tai muuten käsitellään koneellisesti. Henkilötietojen merkitsemistä metatietoihin tulee harkita ja arvioida suhteessa käsittelyn tarkoitukseen. Mikäli metatietokentät sisältävät henkilötietoja, tulee se kuvailla ja dokumentoida aineistoja koskeviin kuvauksiin. | 📚 **TUTUSTU NÄIHIN** * [EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Tietosuojalaki (1050/2018)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20181050) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Arkistolaki (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä.](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165223) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) Valtiovarainministeriön julkaisuja 2023:77[.](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165223) * [Suositus asiankäsittelyn metatiedoista : Tiedonhallintalain 26 §:ssä säädettyjen metatietojen rekisteröintitapa ja sisältö.](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165211) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) Valtiovarainministeriön julkaisuja 2023:76. * [Suositus viranomaisen asiakirjojen metatiedoista palveluja tuotettaessa](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/164194). ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) Valtiovarainministeriön julkaisuja 2022:42 *** ** * ** *** ## Arvioi tietojärjestelmiä suhteessa arkistoinnin vaatimuksiin Arvonmääritys ja arkistointi kohdistuu tietoaineistoihin ja asiakirjoihin. Niitä tuotetaan, käsitellään, säilytetään, tuhotaan tai arkistoidaan tietojärjestelmissä. Arkistoinnin toteuttamisen helppous tai haastavuus riippuu tiedon rakenteesta ja laadusta sekä tietojärjestelmän ominaisuuksista. Muun muassa siirtotoiminnallisuudet tulisi huomioida kaikkien tietojärjestelmien kehittämisessä. Toiminnallisuuksia pitää myös testata huolellisesti sekä ylläpitää ja tarvittaessa päivittää. Tärkeää on lisäksi tietojärjestelmien käytettävyys, kattava ohjeistus ja järjestelmän käyttäjien perehdyttäminen. Sujuvan arkistoinnin edellytys on, että myös tiedon tuottaminen on johdonmukaista ja tietoon liittyvä metatieto laadukasta. Tietojärjestelmien arviointi auttaa sinua tunnistamaan arkistointiin liittyviä riskejä, puutteita ja tarpeita. Muodostat sen aikana yleiskuvan siitä, millaisia tietojärjestelmiä organisaatiosi käyttää ja missä arkistoitavia tietoaineistoja muodostuu, säilytetään ja ylläpidetään. Arvioinnin tuloksia voi käyttää uusien järjestelmien kehittämisen yhteydessä. Voi hyödyntää arvioinnissa esimerkiksi oppaan luvussa **Arvioi organisaatiosi onnistumista** esiteltävää tarkistuslistaa. Pohdi muun muassa sitä, miten seuraavia osa-alueita koskevat asiat toteutuvat järjestelmässä: |--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Tietosisältö, omistajuus ja arvonmääritys** | | * Mitä tietoa järjestelmässä on? Miten sen sisältämä tieto ja tietoelementit ovat yhdistettävissä organisaation käyttämiin luokituksiin ja ryhmityksiin, esimerkiksi asiaryhmityksiin, tehtäväluokituksiin tai tietoryhmiin? Kuka tiedot omistaa ja mistä omistajatiedon voi varmistaa? * Ketkä järjestelmää käyttävät? Mikä taho omistaa järjestelmän ja vastaa siitä? Millaisia toimijoita, lisenssejä ja sopimuksia järjestelmän ylläpitoon ja kehittämiseen liittyy? * Millaisia suhteita tai riippuvuuksia järjestelmällä on muihin järjestelmiin? * Ylläpidetäänkö järjestelmästä dokumentaatiota, josta käy ilmi järjestelmän sisältämien tietojen ja tietoelementtien eli kokonaisuuksina käsiteltävien tietojen väliset suhteet, rakenteet, sisältö ja metatiedot? Onko dokumentaatio riittävän ajantasaista ja kaikkien sitä tarvitsevien käytettävissä? Pitääkö arkistoinnin hallintaa ajatellen tuottaa ja ylläpitää lisädokumentaatiota? * Onko kaikelle järjestelmän sisältämälle tiedolle tehty arkistollisen arvon arvonmääritys? Muista, että alkujaan digitaalisten asiakirjatietojen arvonmäärityksen kohteena ovat tietojärjestelmiin sisältyvät tiedot, eivät itse tietojärjestelmät. Tehtäväkohtaiset asiakirjatiedot voivat sisältyä yhteen tai useampaan tietojärjestelmään. Loogisten tietovarantojen hahmottaminen on arvonmäärityksen kannalta siksi keskeistä. | | **Esitysmuodot, tiedostomuodot ja metatiedot** | | * Millaisessa muodossa järjestelmä esittää tietoaineistot ja asiakirjat? Miten niitä pystytään järjestelmässä etsimään, tarkastelemaan ja käyttämään? Millaisia riskejä tiedon säilyttämiseen ja käytettävyyteen järjestelmässä liittyy? * Onko kaikkiin kohteisiin yhdistettävissä riittävä ja ajan tasalla oleva metatietokonaisuus, jonka avulla niitä on mahdollista hallinnoida, ymmärtää ja etsiä? Onko kohteilla pysyviä tunnisteita, joilla niihin voidaan viitata yksiselitteisesti? * Millaisia merkittäviä muutoksia tai tapahtumia järjestelmän elinkaaren aikana on tapahtunut? Onko esimerkiksi päivitykset, migraatiot ja konversiot dokumentoitu (mitä, mistä, miksi ja milloin jotain on tehty)? Löytyykö niihin liittyvää dokumentaatiota muista järjestelmistä tai esimerkiksi arkistoinnin ja tiedonhallinnan kuvauksista? * Ovatko arkistoitavat tiedot standardoiduissa ja suositelluissa tiedostomuodoissa, jotka tukevat niiden pitkäaikaista säilyttämistä? Jos eivät, niin vaatiiko tiedostojen säilyttäminen käytettävinä ja ymmärrettävinä toimenpiteitä. Miten ja milloin nämä toimenpiteet pitää tai on mahdollista tehdä ja miten tietoaineistojen eheys ja laatu varmistetaan niiden jälkeen? | | **Tiedon tuhoaminen, siirtäminen ja arkistointi** | | * Miten arkistoitavan tiedon elinkaari on suunniteltu ja toteutettu järjestelmässä? Onko siirtyminen arkistovaiheeseen toteutettavissa hallitusti ja arkistoidut tiedot erotettavissa muista tiedoista? * Tietojärjestelmän oma elinkaari on tyypillisesti melko lyhyt, keskimäärin noin 10--15 vuotta. Mikä on arvioitavan tietojärjestelmän odotettavissa oleva elinkaari? Miten sen elinkaaren päättymiseen on valmistauduttu? Mitä sopimuksia tai suunnitelmia tähän liittyy? * Millaisia tiedon siirtämiseen, arkistoimiseen ja tuhoamiseen liittyviä valmiita toiminnallisuuksia järjestelmässä on? Onko niitä hyödynnetty käytännössä? Onko niitä testattu tai kehitetty järjestelmän käyttöönoton jälkeen? | | **Käyttörajoitukset ja tietoturva** | | * Vastaako tietoturvan toteutus kansallisia vaatimuksia ja oman organisaation ohjeita? * Voiko tiedon hyödyntäjä luottaa siihen, että kaikki tiedot on tallennettu järjestelmään riittävin valtuuksin? Onko tiedot koko elinkaarensa ajan suojattu luvattomilta muutoksilta? * Onko julkisuuteen ja salassapitoon liittyvät metatiedot tuotettavissa johdonmukaisesti ja yksiselitteisesti esimerkiksi valintalistojen avulla? Ovatko julkiset ja salassa pidettävät tiedot erotettavissa toisistaan? * Miten käyttörajoitukset on toteutettu järjestelmässä? Entä miten mahdollisiin immateriaalioikeuksiin liittyvät käyttöoikeudet on toteutettu? Miten käyttörajoituksen alaista tietoa voi järjestelmässä tutkia? * Onko järjestelmässä käytetty anonymisointiin tai pseudonymisointiin liittyviä keinoja? Miten keinot on dokumentoitu? | *** ** * ** *** ## Dokumentoi havaintosi ja suunnittele arkistoinnin vaatimat toimenpiteet Kartoitustyön tuloksena syntynyt tieto on syytä dokumentoida tiedonhallintamalliin ja tiedonohjaussuunnitelmaan tai muuhun kuvausvälineeseen, jonka avulla tehtävien, toimintaprosessien, tietoaineistojen, tietovarantojen ja tietojärjestelmien kokonaisuus on hallittavissa. Tutustu suunnittelu- ja kuvausvälineisiin tämän etapin alasivulla. Dokumentoi myös havaitut puutteet ja kehittämistarpeet, priorisoi ne ja nosta organisaatiosi johdon tietoon. Hyödynnä organisaatiosi toiminnan suunnittelua ja vuosikelloa erikokoisten ongelmien ratkomisen aikatauluttamisessa. |----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Kartoitus- ja suunnittelutyön tuloksena tulisi löytää vastaukset seuraaviin kysymyksiin:** | | * Missä tehtävissä muodostuu arkistoitavaa tietoa ja missä tietovarannoissa sellaista on? * Missä tietojärjestelmässä tai fyysisessä paikassa arkistoitavat tietoaineistot sijaitsevat? * Kuka tietoaineistot omistaa? Muuttuuko sijainti ja omistajuus jossain vaiheessa? * Milloin tietoaineistojen siirtäminen arkistoon tai Kansallisarkistoon toteutetaan? *** ** * ** *** * Onko yksittäinen tietoaineisto tai sen osa arkistoitava? Miten sen arkistointi toteutetaan? * Mikä on tietoaineiston tai sen sisältämien asiakirjojen/tietojen säilytysaika? Tuhotaanko vai arkistoidaanko asiakirjat/tiedot säilytysajan päätyttyä? * Miten tietoaineisto/asiakirjat/tietoryhmät arkistoidaan? Miten siirtymä arkistovaiheeseen toteutetaan? Arkistoidaanko tiedot alkuperäisessä tietojärjestelmässään sen tarjoamien toiminnallisuuksien avulla vai siirtämällä ne toiseen tietojärjestelmään? * Mikäli eri elinkaaren vaiheissa olevia tietoja säilytetään samassa järjestelmässä, miten niitä hallinnoidaan esimerkiksi tilatiedoilla ja muulla metatiedolla. *** ** * ** *** * Sisältääkö yksittäinen tietojärjestelmä arkistoitavaa tietoa? * Miten arkistoitavien tietojen elinkaari turvataan tietojärjestelmän elinkaaren päättyessä? Millaisia migraatioita on tehtävä? * Miten turvataan digitaalisen tiedon pitkäaikaissäilytyksen edellytykset esimerkiksi tiedostomuotojen ja tietorakenteiden osalta? * Mikä on arkistoitavien tietoaineistojen muoto? Digitoidaanko analogiset asiakirjat ja milloin digitointi on tarkoitus tehdä? Onko analogisilla asiakirjoilla kulttuurihistoriallista arvoa? * Miten tietoturvatoimenpiteet tukevat arkistointia normaalioloissa? Entä poikkeusoloissa? * Mitä käyttörajoituksia yksittäiseen tietoaineistoon, asiakirjoihin tai tietoryhmään kohdistuu? Sisältävätkö ne henkilötietoja? Miten henkilötietojen suojaaminen on toteutettu? | |-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | 📚**Tietoaineistojen elinkaaren vaiheistaminen tukee suunnittelua** | | ✔ Asiakirjan ja tiedon elinkaaren vaiheita voi tarkastella elinkaaren jatkumomallin avulla Jatkumomalli tukee erityisesti elinkaaren suunnittelua. Elinkaari jäsentyy seuraavasti: * Asiakirjan elinkaari alkaa asiakirjan laatimisesta tai sen saapumisesta organisaatioon. * Asiakirja otetaan talteen asianhallinta- tai muuhun tietojärjestelmään. Asiakirja liitetään luokitukseen, ja se saa metatiedot. * Asiakirjaa käytetään viranomaisen tehtävän hoidossa, ja siitä tulee osa tehtävien hoidon yhteydessä muodostuvia, hyödynnettäviä ja säilytettäviä tietoaineistoja. Asiakirjat ja tietoaineistot ovat todisteita tehdyistä toimenpiteistä ja todentavat viranomaisen toimintaa. * Kun asiakirjan alkuperäinen käyttötarve päättyy, se joko tuhotaan tai arkistoidaan. Arkistoon siirretyt asiakirjat ovat osa asiakirjallista kulttuuriperintöä -- yhteiskunnan yhteistä, kollektiivista muistia. Jatkumomalli auttaa hahmottamaan myös tiedonhallintaan ja arkistointiin liittyviä vastuita. Oheisessa kuvassa elinkaarimalliin on sovitettu kansallisen lainsäädännön vaatimukset. Lainsäädännön vaatimukset koskevat muun muassa asioiden ja asiakirjojen rekisteröintiä, henkilötietojen käsittelyä, asiakirjojen julkisuuden ja salassapidon toteuttamista sekä säilyttämistä ja arkistointia. ![kuva-20241030-141947.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_9fc1fe042c2c6e297d43ea846e627fd5357c714b2160dacab276ec8d76bd4756/kuva-20241030-141947.png?cb=32816b3f36f8235a8110a679a8425c32) **Kuva:** Tiedon elinkaaren hallinta: kooste asianhallinnassa huomioitavista laeista, määräyksistä, ohjeista ja suosituksista. [Katso kuva suuremmassa koossa tästä (png)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149945169/Jatkumomalli.png/449fdb50-fdd3-3106-fc9a-3b6c68c198b9?t=1677675950722) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Lähde: [Suositus asiankäsittelyn metatiedoista, liite 1 (pdf)](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/163221/Liite%201%20Pakolliset%20%28TiHL%2026%20%c2%a7%29%20ja%20suositeltavat%20muut%20metatiedot.pdf?sequence=5&isAllowed=y) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Valtiovarainministeriön julkaisuja 2021. *** ** * ** *** Elinkaaren vaiheet ovat riippuvaisia toisistaan, eikä elinkaari aina etene suoraviivaisesti. Myös arkistoitu tieto voi myöhemmin osoittautua tarpeelliseksi todisteeksi yksilön oikeuksista ja velvollisuuksista tai toimia pohjana myöhemmälle viranomaistoiminnalle. Lähtökohtaisesti nämä tarpeet kuitenkin kuuluvat säilytysvaiheeseen. **Lue lisää jatkumomallista** * Henttonen Pekka: Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen, 2015, s. 81-89. * Kilkki, Jaana: Suomalainen erikoisuus: asiakirjojen elinkaaren jatkumomalli, Arkistoviesti 4/2006. * Kilkki, Jaana: [Asiakirjatiedon hallinnan asiantuntijuuden diskursiivinen rakentaminen Suomessa: Tutkimus normatiivisesta professionaalisesta diskurssista vuosina 1935-2015, 2020, s. 81-84. (pdf).](https://trepo.tuni.fi/bitstream/handle/10024/119873/978-952-03-1507-8.pdf?sequence=2&isAllowed=y) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) | ## Syvennä osaamistasi * [Archiving by Design](https://kc.dlmforum.eu/earchiving-ra20/introduction/html/Archiving%20by%20Design.html)-periaatteet ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * Australian Kansallisarkiston DIRKS-malli: [Strategies for Documenting Government Business: the DIRKS Manual](https://www.opengov.nsw.gov.au/publications/17383) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * Alankomaiden Kansallisarkiston DUTO-malli: [Requirements for the sustainable accessibility of public sector information (DUTO requirements)](https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/duto) (sivu hollanniksi) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6cbfd63777826dfc47f788f1cb7c9cbb19b448389a3e2e03f53381ada2e9f07d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . *** ** * ** *** ## Muistilista 1. Arkistoinnin suunnittelu on viranomaiselle arkistolaissa säädetty tehtävä. Suunnittelua tarvitaan, jotta tietoaineistojen elinkaaren hallinta voidaan toteuttaa hallitusti ja minimoida siihen liittyviä riskejä. 2. Huomioi suunnittelussa sekä hallinnollinen, tekninen että sisällöllinen näkökulma. 3. Suunniteltavia arkistointitoimenpiteitä ovat arvonmääritys, elinkaaren hallinta, metatietojen tuottaminen ja arkistokuvailu, arkistointitavan hallinta, arkistoidun tiedon säilyttäminen ja arkistopaikan hallinta. 4. Voit hyödyntää suunnittelussa seuraavaa etenemistapaa: * Alustava tutkimus - tunne organisaatiosi * Toiminnan analysointi - tunnista tehtävät ja toimintaprosessit * Kartoita tietoaineistot ja asiakirjat - tunnista niihin liittyvät vaatimukset * Arvioi tietojärjestelmät arkistoinnin toteuttamisen näkökulmasta * Dokumentoi havaintosi ja suunnittele arkistoinnin vaatimat toimenpiteet --- version: "1.0" language: "fi" --- # Tiedonhallinnan menetelmät arkistoinnin tukena **Huom!** Sisältö on osittain vanhentunut tai vanhentumassa lainsäädännön muutosten takia. Sisältö päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. Lue lisää Kansallisarkiston verkkosivuilta: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) Asiakirjoja ja tietoa on 1980-luvulta lähtien pyritty hallitsemaan erilaisilla suunnitelmilla ja kuvauksilla. Niiden yhteisenä tavoitteena on ollut vastata kysymyksiin siitä, mitä tietoa viranomainen omistaa ja minkä tiedon hallinnasta se on vastuussa. *** ** * ** *** ## Arkistoinnin ja tiedonhallinnan suunnitteluvälineet Asiakirjahallinnon ja arkistoinnin perinteisiä suunnitteluvälineitä ovat arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) ja tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Niiden johtoajatuksena on ollut asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallinta siten, että se tukee toimintaa ja mahdollistaa arkistoinnin. Arkistonmuodostussuunnitelmasta säädetään [arkistolaissa (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Tiedonohjaussuunnitelmasta ei säädetä laissa, mutta se on 2000-luvun alusta lähtien monilta osin korvannut arkistonmuodostussuunnitelman paremmin digitaaliseen ympäristöön soveltuvana. Tiedonohjaussuunnitelma ja tiedonohjauksen toteuttaminen oli Kansallisarkiston SÄHKE2-määräyksen (2008) mukaan edellytys sähköiselle arkistoinnille. [Julkisuuslaki (621/1999)](https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ja tietosuojalainsäädäntö on edellyttänyt erilaisten henkilörekisteri-, tietosuoja- ja tietojärjestelmäselosteiden laatimista. Julkishallinnossa tuli 2010-luvun alussa pakolliseksi myös kokonaisarkkitehtuurin laatiminen. Pakollisuus poistui, kun [tiedonhallintalaki (906/2019](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906)) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) kumosi lain julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (2011/634). Tiedonhallintalain yhtenä tavoitteena onkin erilaisten suunnittelu-, arviointi- ja kuvaamisvelvollisuuksien yhdistäminen ja yhdenmukaistaminen tiedonhallintamalliksi (THM). Laki lähtee siitä, että tiedonhallintamallin avulla voidaan toteuttaa myös arkistolaissa säädetyt kuvausvelvoitteet. Vaihtoehtona arkistonmuodostussuunnitelman ja tiedonohjaussuunnitelman voi sisällyttää osaksi tiedonhallintamallia. Siinä, missä tiedonhallintamalli kuvaa sitä, miten organisaation tiedonhallinta on järjestetty, auttavat AMS:n ja TOS:n kuvaustavat suunnittelemaan, miten arkistointitoimenpiteet käytännössä tapahtuvat tiedonhallintamallin mukaisesti. Ne siis auttavat varmistamaan vaatimustenmukaisuuden toteutumista. Joka tapauksessa olemassa olevia kuvauksia on järkevää hyödyntää mahdollisimman paljon. Erilaisten kuvausmenetelmien tunteminen on eduksi arkistoinnin suunnittelussa, koska se mahdollistaa tiedonhallinnan tarkastelun eri näkökulmista ja tukee yhteistyötä organisaation eri asiantuntijoiden kesken. Konkreettiseksi ongelmaksi on joskus osoittautunut eri menetelmien eriytyminen niin pitkälle, ettei työn tuloksia osata hyödyntää ja käyttää yhdessä. Oheisessa taulukossa on vertailtu AMS:n, TOS:n ja THM:n taustoja ja ominaispiirteitä. |----------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | | **ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA (AMS)** | **TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA** **(TOS)** | **TIEDONHALLINTAMALLI** **(THM)** | | Sääntely | [Arkistolaki (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) | Kansallisarkiston [SÄHKE2-määräys 11.12.2008 (kumottu)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#SAHKE2-suositus) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) | [Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906)) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) | | TAUSTA | AMS on kehittynyt 1980-luvulta alkaen yksinkertaisesta organisaatio- ja asiakirjapohjaisesta arkistointisuunnitelmasta tehtävän, toiminnan ja asiakirjat yhdistäväksi suunnitelmaksi. Toteutusten tietosisällön syvyys vaihtelee. * Kansallisarkisto on julkaissut suosituksen (2000) ja oppaan sekä lomakepohjia AMS:n laatimiseksi. | TOS:n tavoitteena on ollut asiakirjojen elinkaaren hallinta metatietojen ennalta määrittelyn ja ns. tiedonohjauksen avulla. TOS on usein mielletty AMS:n korvaajaksi tai digitaalisten aineistojen hallintaan tarkoitetuksi eAMS:ksi. * Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA julkaisi tiedonohjaussuunnitelman rakennetta koskevan JHS 191 -suosituksen vuonna 2015. | THM kehitettiin 2010-luvun lopulla yhdistämään useita suunnittelu- ja kuvausvelvoitteita mukaan lukien AMS, kokonaisarkkitehtuuri ja tietosuojaan liittyvät selosteet. * Tiedonhallintalautakunta on ohjannut THM:n laatimista suosituksella ja lomakepohjalla. | | Sisältö | Tehtäväpohjainen kuvaus, joka sisältää * kaikki viranomaisen tehtävissä syntyvät asiakirjat ja niiden säilytysajat ja -tavat * asiakirjojen säilytyspaikat ja -muodon sekä arkistotunnukset * asiakirjojen julkisuusluokan ja henkilötietoluonteen. **Lue lisää:** [AMS-opas (pdf)](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150078237/AMS_opas.pdf/3c65d8e0-f6ed-81ef-8ffa-0fc07fe2aefe/AMS_opas.pdf?t=1676376636157) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/150078237/AMS_opas.pdf/3c65d8e0-f6ed-81ef-8ffa-0fc07fe2aefe/AMS_opas.pdf?t=1676376636157) | Tehtäväpohjainen kuvaus, joka sisältää * pääosan viranomaisen tehtävissä syntyvistä asiakirjoista ja tiedoista * säilytysaikojen hallinnan * käyttörajoitusten hallinnan. Metatiedot perustuvat pääosin SÄHKE2-metatietomalliin. **Lue lisää:** [JHS 191 -suositus](https://www.avoindata.fi/data/fi/dataset/jhs-191-tiedonohjaussuunnitelman-rakenne/resource/1bd2a615-2e82-49ba-974b-987dacad4059) | Kuvaus sisältää mm. * toimintaprosessit, tietovarannot ja tietoaineistojen keskeiset tietoryhmät sekä tietojen luovutuskohteet * tietojen säilytysajat sekä tiedot tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta * tiedot tietojärjestelmistä, tiedonsiirtotavoista sekä tietoturvallisuustoimen-piteistä. **Lue lisää:** [Suositus tiedonhallintamallista](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165497) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . | *** ** * ** *** ## Tiedonhallintamalli arkistoinnin suunnittelussa Suurimmalla osalla julkishallinnon toimijoista on velvollisuus laatia ja ylläpitää tiedonhallintamallia. Tiedonhallintamalli tarjoaa kokonaiskuvan tiedonhallinnan nykytilasta sekä niistä ratkaisuista ja menetelmistä, joilla organisaatio tiedonhallintaansa toteuttaa. Se sisältää myös tiedot eri elinkaaren vaiheissa olevista tietoaineistoista sekä tiedonhallinnan ja siten myös arkistoinnin vastuut. Tiedonhallintamallissa on siis monia arkistoinnin suunnittelutarpeita tukevia elementtejä. [Tiedonhallintalain (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) 5 §:n mukaan tiedonhallintamallin tulee sisältää tiedot muun muassa tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta. Jotta kuvaus voisi käytännön tasolla palvella arkistoinnin suunnittelua ja toteutusta, on arkistoon siirtämisen, arkistointitavan ja arkistointipaikan pidettävä sisällään tiedot muun muassa tietoaineistojen sijainnista, tietoaineistojen tulevista ja jo toteutuneista elinkaaritapahtumista, kuten migraatioista, konversioista ja digitoinnista sekä analogisten aineistojen kulttuurihistoriallisesta arvosta ja sen arvioinnista. Käytännössä suunnitteluvälineen avulla tulisi voida vastata alla olevassa kaaviossa kuvattuihin kysymyksiin. ![kuva-20240920-082450.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_15e10710a0aa769001ff5d111a4660c47e5be510c688b9de1d13f929af391719/kuva-20240920-082450.png?cb=c52da04c4a5a32de3d2867999746ed5c) **Kuva**. Arkistoinnin suunnittelussa on syytä tarkastella tehtäviä, prosesseja, tietoaineistoja, tietovarantoja ja tietojärjestelmiä suhteessa arkistoitavaan tietoon ja toisiinsa. Kannattaa huomioida myös ulkoiset tietolähteet sekä yhteiset tehtävät, prosessit ja palvelut. Digitaalisessa toimintaympäristössä arkiston muodostaminen ja ylläpito vaatii entistä enemmän huomiota ja suunnitelmallisuutta. Arkistoinnin suunnitteluun ei tällä hetkellä ole yhtä täysin kattavaa ja toimivaa työkalua. Tiedonhallintamallin etu on, että sen kuvausvelvoite kattaa tiedonhallintayksikön kaikki tietovarannot ja tietoaineistot, myös ne, jotka ovat lakanneet kertymästä. Tiedonhallintamalli on siis sekä suunnittelun että nykytilan kuvaamisen väline. Arkistoinnin näkökulmasta tämä voisi tarkoittaa sitä, että tiedonhallintamallia voidaan hyödyntää sekä arkistoinnin suunnitteluun että arkiston ylläpitoon. Sen haasteena on kuitenkin arkistoinnin suunnittelun vaatima konkreettisuus ja tarkkuustaso käytännön toteutuksissa, vaikka tiedonhallintamalli mahdollistaa tietoaineistojen tarkastelun myös tietoryhmätasolla. Suunnitteluvälineen sisältötarpeita voi lähestyä myös arkistoidun tiedon hallinnan ja käytön vaatiman kuvailutiedon näkökulmasta. Oheinen mallinnus pohjautuu sekä tiedonhallintalautakunnan [suositukseen tiedonhallintamallista](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165497) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) että Kansallisarkiston [suositukseen arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedoista](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/181436562/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf/72c89f7c-58b1-dfd6-b648-e90e72a65d6d/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf?t=1708515968298) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . ![kuva-20240925-155454.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_636c5d868c4bee3833cfa9da419086d708a591b9f9aca675bf0c25d170fa06ca/kuva-20240925-155454.png?cb=df4acab3793aeec006aa381545dbc4ac) **Kuva**. Kuvailu- ja suunnittelutarpeet voivat kohdentua eri tasoille. Joissain tapauksissa riittää, että suunnittelu kohdennetaan tietoaineistoon, mutta esimerkiksi säilytysaikojen ja käyttörajoitusten hallinta saattaa edellyttää suunnittelun ulottamista asiakirja- tai tietoryhmätasolle. Elinkaaritapahtumiin sisältyvät esimerkiksi migraatiot, konversiot ja myös aineistojen kuvailu. Ratkaisua kattavan suunnitteluvälineen tarpeeseen voidaan etsiä kehittämällä tiedonhallintamallia ja yhdistämällä siihen arkistonmuodostussuunnitelman elementtejä. THM:iin kuvattujen tietovarantojen ja tietoaineistojen jäsentämisessä olisi hyödyllistä käyttää tehtäväluokitusta, joka yhdistäisi eri tasojen kuvaukset toisiinsa. Tiedonohjaussuunnitelmalla on tässä kokonaisuudessa oma tehtävänsä ja paikkansa. Se purkaa tiedonhallinnan konkreettisiksi tietoaineistoiksi ja niitä koskeviksi käsittelysäännöiksi. Arkistoinnin suunnittelussa voi hyödyntää **tiedonhallintamallia**, joka on suurimmalle osalle julkisen hallinnon organisaatioista lakisääteinen velvoite. Mikäli organisaatiolla ei ole velvoitetta tiedonhallintamallin laatimiselle, voi kuvaamisessa hyödyntää yksinkertaisempaa arkistointisuunnitelmaa. **Arkistonmuodostussuunnitelmasta** säädetään tällä hetkellä [arkistolaissa (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) , mutta tarkoituksena on, että tiedonhallintamalli korvaa arkistonmuodostussuunnitelman nyt valmisteltavana olevan arkistolain myötä. Tiedonhallintamallin ohella kannattaa hyödyntää tiedonohjaussuunnitelmaa etenkin silloin, kun tiedonohjaukselle on tarve esimerkiksi asianhallinnassa. *** ** * ** *** ## Arkistoinnin suunnittelu: toteutustapaehdotuksia Oheisissa esimerkeissä tiedonhallintamallin tietosisältö perustuu [tiedonhallintalain (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) 5 §:ssä säädettyyn. Lisäksi laissa säädetty velvoite sisällyttää tiedonhallintamalliin tiedot tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta on avattu konkreettisiksi suunnittelu- ja kuvaustarpeiksi. Tiedonhallintamalliin voi sisällyttää myös tiedonohjaussuunnitelman, jonka tietosisältö on perustunut JHS 191 -suositukseen. |--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ****Tapaus 1: Organisaatiolla on laissa säädetty velvoite laatia tiedonhallintamalli. Se hyödyntää myös tiedonohjaussuunnitelmaa.**** | | * Arkistoinnin suunnittelun lähtökohtana on tiedonhallintamalli. * THM ja TOS kytketään toisiinsa tehtäväluokituksen avulla. * TOS on tiedonhallintamallin osa. Se sisältää osan THM:n lakisääteisestä sisällöstä sekä tiedonohjaukseen tarvittavat sisällöt: * tehtäväluokituksen * kuvaukset toimintaprosesseista, joilla tehtäviä hoidetaan * tehtävän hoidon yhteydessä muodostuvat asiakirjat * tiedot asiakirjojen säilytysajoista, arkistoinnista, arkistoinnin ajankohdasta sekä käyttörajoitusten perusteista (julkisuusluokka, salassapitoperuste, henkilötietoluonne, turvallisuusluokka, salassapidon päättyminen). * Tiedonhallintamalli sisältää erikseen * tiedot kaikista tietovarannoista ja tietoaineistoista tehtävän ja tehtäväluokituksen mukaan jäsenneltyinä (Lisätietoja: [Suositus arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedoista](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/181436562/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf/72c89f7c-58b1-dfd6-b648-e90e72a65d6d/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf?t=1708515968298) sekä [Suositus tiedonhallintamallista](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165497) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ) * tietoaineistotasolla pitkäaikaiseen säilyttämiseen sekä arkistoon siirtämiseen ja arkiston ylläpitoon liittyvät tiedot, jotka kuvaavat tiedonhallintalaissa edellytettyä arkistointitapaa ja -paikkaa arkistoinnin toteuttamisen vaatimalla tarkkuustasolla. Näitä tietoja ovat muun muassa tietoaineiston sijainti, tietoaineistojen tulevat ja jo toteutuneet elinkaaritapahtumat, kuten migraatiot, digitointi sekä analogisten aineistojen kulttuurihistoriallinen arvo ja sen arviointi. * Siltä osin, kun TOS ei ole käytössä, tulee THM:n sisältää myös kuvaukset tietoaineistoista ja niiden sisältämistä asiakirjoista tai tietoryhmistä sekä niiden säilytysajoista, arkistoinnin ajankohdasta sekä käyttörajoituksista (julkisuusluokka, salassapitoperuste, henkilötietoluonne, turvallisuusluokka, salassapidon päättyminen). * Hyödyllisiä tietoja ovat lisäksi kuvailutiedot tietoaineiston syntyprosessista ja sisällöstä sekä omistajuus ja siihen liittyvät vastuut. * Tietoaineistojen/tietojärjestelmien dokumentoinnin voi toteuttaa myös erikseen. * Tiedonhallintamalli sisältää perustiedot arkistoiduista tietoaineistoista. Tietoaineistojen laajemmassa kuvailussa voi hyödyntää kuvailutietojen hallintaan tarkoitettuja erillisiä arkistosovelluksia tai säilytysjärjestelmien ominaisuuksia. | |------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ****Tapaus 2: Organisaation tulee laatia tiedonhallintamalli, mutta se ei hyödynnä tiedonohjaussuunnitelmaa.**** | | * Arkistoinnin suunnittelun lähtökohtana on tiedonhallintamalli. * Tiedonhallintamalliin tulee kuvata * tietovarannot ja tietoaineistot (Lisätietoja: [Suositus arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedoista](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/181436562/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf/72c89f7c-58b1-dfd6-b648-e90e72a65d6d/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf?t=1708515968298) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) sekä [Suositus tiedonhallintamallista](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165497) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ) * hyödyllisiä tietoja ovat myös kuvailutiedot tietoaineiston syntyprosessista ja sisällöstä sekä omistajuus ja siihen liittyvät vastuut. * tietoaineistotasolla pitkäaikaiseen säilyttämiseen sekä arkistoon siirtämiseen ja arkiston ylläpitoon liittyvät tiedot, kuten tietoaineiston sijainti sekä tulevat elinkaaritapahtumat, kuten migraatiotarpeet, digitointisuunnitelma, kulttuurihistoriallinen arvo ja sen arviointi. Nämä kuvaavat tiedonhallintalaissa edellytettyä arkistointitapaa ja -paikkaa arkistoinnin toteuttamisen vaatimalla tarkkuustasolla. * tietoaineistojen sisältämät asiakirjat tai tietoryhmät sekä tiedot niiden säilytysajoista, arkistoinnin ajankohdasta ja käyttörajoituksista (julkisuusluokka, salassapitoperuste, henkilötietoluonne, turvallisuusluokka ja salassapidon päättyminen). * Tietoaineistojen/tietojärjestelmien dokumentoinnin voi toteuttaa myös erikseen. * Tiedonhallintamalli sisältää perustiedot arkistoiduista tietoaineistoista. Tietoaineistojen laajemmassa kuvailussa voi hyödyntää myös kuvailutietojen hallintaan tarkoitettuja erillisiä arkistosovelluksia tai säilytysjärjestelmien ominaisuuksia. | |-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ****Tapaus 3: Organisaatiolla ei ole laissa säädettyä velvoitetta laatia tiedonhallintamallia**** | | * Arkistoinnin suunnittelun lähtökohtana on arkistointisuunnitelma. Se sisältää: * kuvaukset tietovarannoista ja tietoaineistoista (Lisätietoja: [Suositus arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedoista](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/181436562/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf/72c89f7c-58b1-dfd6-b648-e90e72a65d6d/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf?t=1708515968298) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) sekä [Suositus tiedonhallintamallista](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165497) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ) * hyödyllisiä tietoja ovat myös kuvailutiedot tietoaineiston syntyprosessista ja sisällöstä sekä omistajuus ja siihen liittyvät vastuut. * tietoaineistotasolla pitkäaikaiseen säilyttämiseen sekä arkistoon siirtämiseen ja arkiston ylläpitoon liittyvät tiedot, kuten tietoaineiston sijainti, sekä tulevat elinkaaritapahtumat, kuten migraatiotarpeet, digitointisuunnitelma, kulttuurihistoriallinen arvo ja sen arviointi. * tietoaineistojen sisältämät asiakirjat tai tietoryhmät sekä tiedot niiden säilytysajoista, arkistoinnin ajankohdasta ja käyttörajoituksista (julkisuusluokka, salassapitoperuste, henkilötietoluonne, turvallisuusluokka ja salassapidon päättyminen). * Tietoaineistojen/tietojärjestelmien dokumentoinnin voi toteuttaa myös erikseen. * Tietoaineistojen laajemmassa kuvailussa voi hyödyntää myös kuvailutietojen hallintaan tarkoitettuja erillisiä arkistosovelluksia tai säilytysjärjestelmien ominaisuuksia. | ### **Suunnittelu- ja kuvausmenetelmien vertailua arkistoinnin näkökulmasta** AMS, TOS, THM - kaikilla kolmella suunnittelu- ja kuvausmenetelmällä on hieman toisistaan poikkeava tavoite. AMS tukee arkiston muodostamista, mutta vaatii tietosisältöjen kehittämistä sopiakseen digitaalisten tietoaineistojen ylläpidon tarpeisiin. TOS puolestaan on hyvä tuki asianhallintaan, mutta sellaisenaan sitä on vaikea hyödyntää vaikkapa rakenteisen tiedon elinkaaren hallinnassa. Sekä AMS että TOS edellyttävät rinnalleen arkistoluetteloita. Tiedonhallintamalli on kehittymässä oleva kuvausmenetelmä. Sen avulla tiedonhallintaa on mahdollista tarkastella sekä tiedon että tietojärjestelmien, mutta myös arkistoinnin ja tietoturvan näkökulmasta. Tällä hetkellä tiedonhallintamalli kokoaa yhteen muut suunnitelmat ja kuvaukset. |------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | 📚 **Suunnittelu- ja kuvausmenetelmien vertailua:** | | ✔ Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) arkistoinnin suunnittelun välineenä Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on erinomainen väline arkiston muodostamisen suunnitteluun. AMS kattaa kaikki viranomaisen tehtävät ja niissä kertyvät asiakirjat sekä tiedon koko elinkaaren. Valmiita AMS-mallipohjia ei ole kehitetty digitaalisen arkistoinnin ja arkiston ylläpidon tarpeisiin, mutta organisaatiot ovat tehneet jatkokehittämistä itsenäisesti. AMS sisältää tyypillisesti organisaation nykyiset tehtävät ja jatkuvasti muodostuvat tietoaineistot, mutta ei niitä tietoaineistoja, jotka ovat lakanneet kertymästä. Tämä on arkiston hallinnan näkökulmasta ongelma, sillä digitaalisessa toimintaympäristössä arkistoluetteloiden ylläpito on rapautunut. AMS olisi mahdollista kehittää digitaaliseen toimintaympäristöön sopivaksi tietosisältöä laajentamalla ja kytkemällä se tiedonhallintamalliin. Toisaalta lainsäädäntö lähtee siitä ajatuksesta, että THM korvaa AMS:n. 📌 **Arkistonmuodostussuunnitelma:** ![plus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c4064a96a0c1485310d088e866bf87c61c9737bb24982f742a226a0f7988ef0e/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) Sisältää kattavasti organisaation nykyiset tehtävät ja jatkuvasti muodostuvat asiakirjat ja tietoaineistot. Saattaa olla myös organisaatiopohjainen. ![plus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c4064a96a0c1485310d088e866bf87c61c9737bb24982f742a226a0f7988ef0e/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) Tukee arkiston muodostamista ja seulontaa. ![plus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c4064a96a0c1485310d088e866bf87c61c9737bb24982f742a226a0f7988ef0e/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) Tukee asiakirjojen koko elinkaaren hallintaa. ![plus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c4064a96a0c1485310d088e866bf87c61c9737bb24982f742a226a0f7988ef0e/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) Tukee muodostuvien tietoaineistojen käytettävyyttä. ![plus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c4064a96a0c1485310d088e866bf87c61c9737bb24982f742a226a0f7988ef0e/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) Suunnitelman laatimiseen on vakiintunut menetelmä. ![minus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e6d9d94a5dce2bdc0b4b89732e191ad53f24ef420ee6c79140996d41cc9dc67e/atlassian-minus?cb=b04d1998b2b6fc12820166ffbfbaa231) Ei sisällä tietoaineistoja, jotka ovat lakanneet kertymästä. ![minus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e6d9d94a5dce2bdc0b4b89732e191ad53f24ef420ee6c79140996d41cc9dc67e/atlassian-minus?cb=b04d1998b2b6fc12820166ffbfbaa231) Ei tue riittävästi digitaalisina arkistoitavien asiakirjojen hallintaa. ![minus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e6d9d94a5dce2bdc0b4b89732e191ad53f24ef420ee6c79140996d41cc9dc67e/atlassian-minus?cb=b04d1998b2b6fc12820166ffbfbaa231) Ei tue tietojärjestelmien elinkaaren suunnittelua. 💡 Ongelmat ovat ratkaistavissa tietosisältöä kehittämällä. ✔ Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) arkistoinnin suunnittelun välineenä Tiedonohjauksen toteuttaminen TOS:n avulla on mahdollistanut metatietojen laadukkaan tuottamisen ja asiakirjojen elinkaaren hallinnan automatisoidusti. Tältä osin se tukee arkistointia ja tiedonhallintaa erinomaisesti. TOS:n tietosisältö ja käyttötapa on kuitenkin käytännössä kehittynyt asianhallinnan ja tiedostomuotoisten tietoaineistojen hallinnan tarpeisiin, vaikka sitä onkin pyritty laajentamaan sähköiseksi arkistonmuodostussuunnitelmaksi. Palveluissa muodostuvien tietoaineistojen elinkaaren suunnitteluun tiedonohjausta hyödynnetään harvemmin, puhumattakaan rakenteisesta tiedosta. TOS sisältää tyypillisesti organisaation nykyiset tehtävät ja jatkuvasti muodostuvat aineistot. Se ei sisällä niitä aineistoja, jotka ovat lakanneet kertymästä. Tämä on arkiston hallinnan näkökulmasta ongelma, sillä digitaalisista tietoaineistoista on harvemmin ylläpidetty arkistoluetteloita. Toinen keskeinen puute on se, että TOS:n avulla on vaikea suunnitella arkiston ylläpitoon liittyviä toimenpiteitä, kuten migraatioita, digitointia tai arkistosiirtoja. 📌 **Tiedonohjaussuunnitelma:** ![plus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c4064a96a0c1485310d088e866bf87c61c9737bb24982f742a226a0f7988ef0e/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) Sisältää melko kattavasti nykyiset tehtävät ja jatkuvasti muodostuvat asiakirjat ja tietoaineistot. ![plus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c4064a96a0c1485310d088e866bf87c61c9737bb24982f742a226a0f7988ef0e/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) Tukee arkiston muodostamista ja seulontaa. ![plus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c4064a96a0c1485310d088e866bf87c61c9737bb24982f742a226a0f7988ef0e/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) Tukee tiedon muodostamista ja toimintaa, on itsekin toiminnallinen. ![plus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c4064a96a0c1485310d088e866bf87c61c9737bb24982f742a226a0f7988ef0e/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) Tietosisältö tukee digitaalisten ja erityisesti tiedostomuotoisten tietoaineistojen hallintaa. ![plus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c4064a96a0c1485310d088e866bf87c61c9737bb24982f742a226a0f7988ef0e/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) Suunnitelman laatimiseen on vakiintunut menetelmä. ![minus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e6d9d94a5dce2bdc0b4b89732e191ad53f24ef420ee6c79140996d41cc9dc67e/atlassian-minus?cb=b04d1998b2b6fc12820166ffbfbaa231) Ei sisällä tietoaineistoja, jotka ovat lakanneet kertymästä. ![minus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e6d9d94a5dce2bdc0b4b89732e191ad53f24ef420ee6c79140996d41cc9dc67e/atlassian-minus?cb=b04d1998b2b6fc12820166ffbfbaa231) Sisältää usein vain tiedonohjauksen piirissä olevat tietoaineistot. ![minus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e6d9d94a5dce2bdc0b4b89732e191ad53f24ef420ee6c79140996d41cc9dc67e/atlassian-minus?cb=b04d1998b2b6fc12820166ffbfbaa231) Ei tue arkiston hallintaa tietoaineistotasolla, eikä pitkällä aikajänteellä. ![minus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e6d9d94a5dce2bdc0b4b89732e191ad53f24ef420ee6c79140996d41cc9dc67e/atlassian-minus?cb=b04d1998b2b6fc12820166ffbfbaa231) Ei tue tietojärjestelmien elinkaaren suunnittelua. 💡 Nykymuodossaan hyödynnettävissä erityisesti asianhallinnan ympäristössä. ✔ Tiedonhallintamalli (THM) arkistoinnin suunnittelun välineenä Tiedonhallintamalli tarjoaa monipuolisen kokonaiskuvan tietovarantoihin, tietoaineistoihin, prosesseihin ja tietojärjestelmiin. Tiedonhallintamalliin tulee sisällyttää tiedot tietoaineistojen säilytysajoista sekä tietoaineiston arkistoon siirtämisestä, arkistointitavasta ja arkistopaikasta tai tuhoamisesta. Tiedonhallintamalli on yhdistetty suunnittelu- ja kuvausväline. Sen avulla on mahdollista suunnitella muodostuvien tietoaineistojen hallinta ja arkistointi, mutta myös kuvata jo kertyneet tietoaineistot ja suunnitella niiden ylläpitoon liittyvät toimenpiteet. Käytännössä THM on usein koottu muista suunnitelmista (AMS ja TOS) ja kuvauksista, ja sen muotoutuminen toimivaksi ja itsenäiseksi suunnittelu- ja kuvausmenetelmäksi edellyttää kehittämistyötä. 📌 **Tiedonhallintamalli:** ![plus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c4064a96a0c1485310d088e866bf87c61c9737bb24982f742a226a0f7988ef0e/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) Tarjoaa laajan kokonaiskuvan tiedonhallintaan ja myös arkistointiin. ![plus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c4064a96a0c1485310d088e866bf87c61c9737bb24982f742a226a0f7988ef0e/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) Sisältää kaikki organisaation tietoaineistot. Sisältää myös perustiedot arkistoiduista tietoaineistoista. ![plus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_c4064a96a0c1485310d088e866bf87c61c9737bb24982f742a226a0f7988ef0e/atlassian-plus?cb=252830f8c1dfea9d1e09927ba78d1476) On tarkoitettu sekä suunnitteluun että nykytilan kuvaamiseen. ![minus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e6d9d94a5dce2bdc0b4b89732e191ad53f24ef420ee6c79140996d41cc9dc67e/atlassian-minus?cb=b04d1998b2b6fc12820166ffbfbaa231) Mallin laatimiseen ei ole vakiintunutta esitystapaa. ![minus](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e6d9d94a5dce2bdc0b4b89732e191ad53f24ef420ee6c79140996d41cc9dc67e/atlassian-minus?cb=b04d1998b2b6fc12820166ffbfbaa231) Malli ei ole toiminnallinen. 💡 On kokonaisvaltainen ja kehityskelpoinen suunnittelu- ja kuvausväline myös arkistoinnin hallintaan. | *** ** * ** *** ## Kokonaisarkkitehtuuri ja arkistointi -- näkökulmia Kokonaisarkkitehtuuri (engl. Enterprise Architecture) on organisaation toimintaan liittyvien kokonaisuuksien ja niiden välisten suhteiden kuvaamiseen ja hallintaan erikoistunut laaja lähestymistapa ja menetelmäjoukko. Se pyrkii yhdistämään toiminnan, tiedon, tietojärjestelmät ja teknologian. Kokonaisarkkitehtuuri syntyi 1980-luvulla, kun tunnistettiin, ettei organisaation IT:tä ja toimintaa voida kehittää toisistaan erillään. Arkkitehtuurityön tavoitteena on yhteentoimivuuden varmistaminen ja toiminnan, palveluiden ja IT-ympäristön kehittäminen niin, että ne tukevat toisiaan. Kokonaisarkkitehtuuri on erityisesti suunnittelun ja päätöksenteon strateginen väline. Sen osa-alueita ovat * liiketoiminta-arkkitehtuuri * tietoarkkitehtuuri * tietojärjestelmäarkkitehtuuri * teknologia-arkkitehtuuri. Kokonaisarkkitehtuurikuvaus on määrämuotoinen kuvaustapa, jossa on tyypillisesti mallinnettu organisaation rakenteet sekä nykytilassa että tavoitetilassa. Kuvaukset eivät käsittele organisaation muodostamaa tietoa ja tietoaineistoja yhtä tarkalla ja konkreettisella tasolla kuin asiakirjahallinnan ja arkistoinnin perinteiset kuvaukset kuten arkistonmuodostussuunnitelmat ja tiedonohjaussuunnitelmat. Suhteessa kokonaisarkkitehtuuriin arkistoinnin ja tiedonhallinnan kuvaukset ovat tiettyyn osa-alueeseen erikoistuneita toiminnallisia kuvauksia. Tietoarkkitehtuurissa kuvataan kuitenkin, mitä tietoja organisaatio käyttää ja tuottaa. Kuvattavia kohteita ovat sekä toiminnan tarvitsemat tiedot, kuten päätietoryhmät, käsitteet ja tietovarannot että tarvittavilta osin yksityiskohtaisemmat, järjestelmien käsittelemät tiedot. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmät eivät ota suoraa kantaa tiedon elinkaaren hallintaan, mutta arkistointiin liittyvien vaatimusten toteutus voidaan ottaa osaksi organisaation tavoitetilan kuvausta. Näin ne tulevat huomioiduksi muun muassa tietojärjestelmien ja prosessien kehityksessä. Toisaalta olemassa olevia arkkitehtuurikuvauksia ja niissä mallinnettuja tietoja organisaation tietojärjestelmistä, tietovirroista ja muista mallinnuksista voidaan hyödyntää arkistoinnin ja tiedonhallinnan kuvaamisessa ja suunnittelussa. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA julkaisi ICT-palvelujen kokonaisarkkitehtuuria koskevan[JHS 179 -suosituksen](https://www.avoindata.fi/data/fi/dataset/jhs-179-ict-palvelujen-kehittaminen-kokonaisarkkitehtuurin-kehittaminen) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) vuonna 2011. Suosituksen perustana oleva [TOGAF (The Open Group Architecture Framework)](https://www.opengroup.org/togaf) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) on laajalti käytetty kokonaisarkkitehtuurin viitekehys. Kokonaisarkkitehtuurin laatimisesta säädettiin [laissa julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta 634/2011 (kumottu)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2011/20110634) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) *** ** * ** *** ## Arkistointi ja organisaation kehittämistoiminta Arkistoinnin suunnittelu ja toteuttaminen on organisaation perustoiminnan lisäksi huomioitava kehittämistoiminnassa. Uudet tehtävät edellyttävät lähes poikkeuksetta tietoaineistojen arkistollisen arvon määritystä. Tietojärjestelmähankkeiden yhteydessä pitää suunnitella myös se, miten uusi järjestelmä tukee tiedon elinkaaren hallintaa ja arkistointia. Toisaalta muutokset seulontapäätöksissä tai päätös siirtyä digitaaliseen arkistointiin edellyttävät yleensä tietojärjestelmien kehittämistä. **Tiedonhallintalain mukainen muutosvaikutusten arviointi** Tiedonhallintalaki edellyttää tiedonhallintayksikköä arvioimaan suunnitellun uudistuksen ja tietojärjestelmien käyttöönoton vaikutuksia tiedonhallintaan, mikäli muutoksella on olennaisia vaikutuksia tiedonhallintayksikön tiedonhallintamallin sisältöön. Muutosvaikutusten arviointi on tehtävä, jos suunniteltu uudistus aiheuttaa muutoksia tiedonhallintayksikön toimintaprosesseihin, tietoaineistoihin, tietovarantoihin, tietojen arkistointiin, tietojärjestelmiin sekä näihin kohdentuviin tietoturvallisuustoimenpiteisiin. Muutosvaikutusten arviointi on hyvä keino tunnistaa myös arkistointiin vaikuttavia tekijöitä ja varmistaa, että tiedon elinkaaren hallinnan vaatimukset toteutuvat muutoksen jälkeen. | **Esimerkkitilanteita, joissa muutosvaikutusten arviointi voi tukea arkistointia** || |-------------------------------------------------------------------------------------------------|--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | * Organisaatiolle tulee uusi tehtävä, tehtävä poistuu tai organisaatio muuttaa toimintatapaansa | * Arkistoinnin vastuiden tarkistaminen * Säilytysaikojen arvioiminen sekä arkistollisen arvon määrittely * Vaikutusten huomioiminen tietojärjestelmissä * Ohjaustietojen päivittäminen tiedonhallintamalliin ja tiedonohjaussuunnitelmaan | | * Organisaatio ottaa käyttöönsä uuden tietojärjestelmän | * Elinkaarenhallintaan liittyvien ominaisuuksien toteuttaminen * Riittävien metatietojen suunnitteleminen ja toteuttaminen * Tiedostoformaattien hallinnan suunnitteleminen * Arkistoitavan tiedon säilyttäminen tietojärjestelmässä tai mahdollisten migraatioiden ja arkistosiirtojen suunnitteleminen * Ohjaustietojen päivittäminen tiedonhallintamalliin ja tiedonohjaussuunnitelmaan | | * Vanha tietojärjestelmä poistetaan käytöstä | * Tarpeettomien tietojen tuhoaminen * Arkistoitavan tietoaineiston migraatioiden suunnitteleminen ja toteuttaminen uuteen järjestelmään, säilytysjärjestelmään tai esimerkiksi Kansallisarkistoon * Ohjaustietojen päivittäminen tiedonhallintamalliin ja tiedonohjaussuunnitelmaan | | * Seulontapäätös muuttaa arkistointia | * Toimintaprosessin tai tietojärjestelmän kehittämistarpeiden arvioiminen, suunnitteleminen ja toteuttaminen * Tarpeettomien tietojen tuhoaminen, mikäli aiempi päätös arkistoinnista on kumottu * Ohjaustietojen päivittäminen tiedonhallintamalliin ja tiedonohjaussuunnitelmaan | **TUTUSTU MYÖS:** [Suositus tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnista](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165499) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c854a45cc84447125b5940a748cee82e637586384a04fedf72b6401aac3b79e/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [,](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165499) Valtiovarainministeriön julkaisuja 2024:21 --- version: "1.0" language: "fi" --- # Tervetuloa - astu toimenpidepolulle! **Huom!** Sisältö on osittain vanhentunut tai vanhentumassa lainsäädännön muutosten takia. Sisältö päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. Lue lisää Kansallisarkiston verkkosivuilta: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) **Arkistoinnin toimenpidepolku etenee väljästi tiedon elinkaarta mukaillen jakautuen viiteen etappiin. Etappien toimenpiteet koostuvat elinkaaren eri vaiheisiin liittyvistä tehtävistä ja ylläpitotoimista, jotka tukevat arkistoitavien tietoaineistojen säilyvyyttä ja käytettävyyttä. Toimenpiteet ovat riippuvaisia toisistaan, ja ne kannattaa usein toteuttaa yhdessä.** ![Kuva toimenpidepolun viidestä etapista. Piirroshiiri toivottaa tervetulleeksi.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_742a782d3d1e37d1da07b3a5c267143b44f7411337e88ddf26d8798632001e84/image-20241125-090938.png?cb=be7b4d727bf051e30b798346752e3a58) ## Toimenpidepolun etapit Toimenpiteitä käsitellään tarkemmin kunkin etapin omilla teemasivuilla. Voit käydä etapit läpi järjestyksessä tai edetä suoraan sille etapille, jolta löydät tietoa sinua juuri nyt askarruttaviin kysymyksiin. |----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ![Kuva. Aloita tästä kertoo piirroshiiri.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_3a4d6155ca0b1f29c7457aebbd7db390493baf210cedae49e2035283daa58219/image-20241117-102420.png?cb=0a7a970260a1730bd0069f62e46662df) | ****Lähtöruutu: Mitä arkistointi tarkoittaa**** * Arkistointi on osa tiedonhallintaa * Peruskäsitteet: tietovaranto, tietoaineisto, asiakirja ja tieto * Viranomaisen vastuu arkistoinnista * Tiedonhallinnan ja arkistoinnin ohjausvastuut * Usein kysytyt kysymykset [**Lue lisää \>\>**](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/lahtoruutu-mita-arkistointi-tarkoittaa.md) | | ![Kuva. Suunnittele ja kehitä osana tiedonhallintaa, sanoo piirroshiiri.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_771d2fb98b915c92aa7e7527c268c9ebc7ccce3cfe544cfe0490c982b0f8ebf2/image-20241108-104555.png?cb=e59e205d47544e6bc43d8a046aca1b3d) | ****1. Suunnittele ja kehitä arkistointia**** * Luo kokonaiskuva tehtävistä, tietoaineistoista, ja tietojärjestelmistä * Tunnista ja suunnittele arkistoinnin toteuttamisen vaatimat toimenpiteet * Hyödynnä tiedonhallinnan kuvauksia ja muutosvaikutusten arviointia [**Siirry etapille \>\>**](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/suunnittele-ja-kehita-arkistointia.md) | | ![Kuva. Määrittele arkistollinen arvo, sanoo piirroshiiri.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_adde532a58f58e396eb9306261a1e7e67b8fe29a559f936b177e86fd732fe16c/image-20241125-090209.png?cb=c848355f205aa5da0bae3d451e02a973) | ****2. Mitä arkistoit? Määritä tietoaineistojesi arkistollinen arvo**** * Arvioi tietoaineistojasi Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteereitä käyttäen * Tee tarvittaessa seulontaesitys Kansallisarkistolle * Arvioi analogisten asiakirjojen säilytysmuodon kulttuurihistoriallinen arvo [**Siirry etapille \>\>**](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/mita-arkistoit-maarita-tietoaineistojesi-arkisto.md) | | ![Kuva. Varmista laatu ja käytettävyys, sanoo piirroshiiri.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_6f344bf5f3c11681abb02740c9e712a1c4251eb53bac3f33a167a296a849347e/image-20241108-105848.png?cb=79b163d2ecafae0214a42f53f8f26227) | ****3. Varmista tiedon laatu ja käytettävyys**** * Luo perusta tiedon elinkaaren hallinnalle laadukkailla metatiedoilla * Varmista tietoaineistojen käytettävyys ja ymmärrettävyys pitkällä aikavälillä, kuvaile ja dokumentoi * Suunnittele menettelytavat tiedon käyttöön antamiselle [**Siirry etapille \>\>**](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/varmista-tiedon-laatu-ja-kaytettavyys.md) | | ![Kuva. Varmista eheys ja säilyminen, sanoo piirroshiiri](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_0f887f30c65a7c36e62be682669b500006dacdd735ed1f491704f06514b363a1/image-20241108-105810.png?cb=c9375f59ab869bfa733552def6598fab) | ****4. Varmista tiedon eheys ja säilyminen**** * Varmista tietoaineistojen säilyttäminen eheinä ja todistusvoimaisina * Huomio tiedostomuotojen merkitys ja huolehdi tiedostoistasi * Siirrä tietoaineistot hallitusti, ennakoi ja suunnittele [**Siirry etapille \>\>**](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/varmista-tiedon-eheys-ja-sailyminen.md) | | ![Kuva. Arvo onnistumista, sanoo piirroshiiri.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_ee08a69c53c92950de59b818a74fa88d259b1877841f4d3baded4dd89c84a2e0/image-20241108-105731.png?cb=f266d3ecb8786b4269bc498e863c1957) | ****5. Arvioi organisaatiosi onnistumista. Tunnista puutteet.**** * Hyödynnä kypsyysmalleja ja itsearviointivälineitä * Ota avuksi myös toimenpidepolun arviointilistat: * Arkistointi osana organisaatiosi toimintaa * Tietojärjestelmien arviointi [**Siirry etapille \>\>**](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arvioi-onnistumista-tunnista-puutteet.md) | *** ** * ** *** --- version: "1.0" language: "fi" --- # Toimenpidepolun sanasto **Huom!** Sisältö on osittain vanhentunut tai vanhentumassa lainsäädännön muutosten takia. Sisältö päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. Lue lisää Kansallisarkiston verkkosivuilta: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) Arkistoinnin toimenpidepolku -oppaan sanastoa täydennetään tarvittaessa. | **KÄSITE** | **MÄÄRITELMÄ** | |-----------------------------------------------------------------------|---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Aineistopoiminta** | Kansallisarkistoon siirto-ohjeistuksen mukaan siirrettävä tietoaineistokokonaisuus poimitaan tavallisesti yhdestä tai useammasta tietolähteestä (esimerkiksi tietojärjestelmä). Aineistopoiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa on tärkeää tunnistaa keskeiset, ennalta määritellyt tietoyksiköt. Poiminta voi perustua myös kokonaan tai osin määritykseen, jota viranomainen hyödyntää jo jossain säännöllisessä tai lakisääteisessä tiedonsiirrossa tai -luovutuksessa. Ks. myös **Migraatio** | | **Alkujaan digitaalinen asiakirja** | Syntyjään digitaalinen asiakirja eli asiakirja, joka on alun perin valmistettu digitaaliseen muotoon. Lähde: [Finto, KOKO-ontologia: alkujaan digitaalinen](https://finto.fi/koko/fi/page/p76562) Ks. myös[**Asiakirja**](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/toimenpidepolun-sanasto.md#Asiakirja), **Digitaalinen asiakirja** | | **Alkuperäinen käyttötarkoitus** | Alkuperäisellä käyttötarkoituksella tarkoitetaan sitä tehtävää, jonka hoitamista varten viranomainen on asiakirjan tai tiedon saanut tai laatinut. Ks. myös **Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus** | | **Analoginen asiakirja** | Paperisessa tai muussa käsin kosketeltavassa muodossa laadittu, säilytetty ja käytettävä asiakirja. Vrt. digitaalinen tieto, joka muodostuu bittijonoista. Ks. myös **Digitaalinen asiakirja** | | **Analogisen säilytysmuodon/ilmentymän kulttuurihistoriallinen arvo** | Arkistoidulle tai arkistoitavalle analogiselle asiakirjalle annettu arvo, joka on sidoksissa asiakirjan aineettomiin tai aineellisiin ominaisuuksiin. Kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi arvioitu asiakirja on sellaisenaan korvaamaton ja pitää siksi säilyttää ja arkistoida myös digitoinnin jälkeen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa. Asiakirjan analogista ilmentymää ei saa hävittää. Ks. **Ilmentymä** | | **Arkisto** | 1. Arkisto on arkistoitavien asiakirjojen ja tietoaineistojen looginen kokonaisuus. 2. Arkistoon kuuluvat asiakirjat ja tietoaineistot, joilla on arkistollista arvoa ja jotka ovat joko saapuneet toimijalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet sen toiminnan yhteydessä. Joissain tapauksissa myös usea toimija voi yhdessä kerryttää yhteistä tietovarantoa, josta muodostuu arkisto. 3. Arkistoiksi voidaan kutsua myös arkisto-organisaatioita ja fyysisiä tai digitaalisia arkistotiloja. | | **Arkistollinen arvo** | Tietoaineistojen arkistollinen arvo muodostuu niiden todistusarvosta ja informaatioarvosta. Todistusarvolla tarkoitetaan tietoaineistojen arvoa toimintaa dokumentoivina tietoina. Informaatioarvolla tarkoitetaan tietoaineistojen merkitystä yhteiskuntaa, yhteiskunnallisia prosesseja ja ilmiöitä yleisesti dokumentoivina tietoina. | | **Arkistointi** | 1. Osaksi asiakirjallista kulttuuriperintöä määriteltyjen tietoaineistojen säilyttäminen käytettävänä, todistusvoimaisena ja ymmärrettävänä. 2. Arkistointi tapahtuu tiedonhallintalain (906/2019, 21 §) mukaan säilytysajan päättymisen jälkeen. Edellytyksiä arkistoinnille luodaan tiedon elinkaaren alkuvaiheesta alkaen. 3. Arkistointi tarkoittaa myös arkistolain (831/1994, 8 § 3 mom.) mukaista pysyvää säilyttämistä. Arkistoitavaksi määrättyjä tietoaineistoja säilytetään ilman aikarajaa. Ks. myös **Alkuperäinen käyttötarkoitus, Säilyttäminen, Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus**, | | **Arkistointitapa** | Arkistoitavien tietoaineistojen säilytysmuoto, hyödynnettävät tiedostomuodot ja tietorakenteet. Arkistointitapaan liittyviä ratkaisuja tehdään tiedon tuottamisen, arvonmäärityksen, konversioiden ja migraatioiden yhteydessä. Ks. myös **Arvonmääritys** , **Migraatio, Konversio** | | **Arkistointitarkoitus** | Ks. **Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus** | | **Arkistointitoimenpide** | Arkistointi edellyttää tiedon elinkaaren varrella toimenpiteitä, joiden avulla varmistetaan arkistoitavien tietoaineistojen säilyminen käytettävinä ja ymmärrettävinä. Tiedonhallintaan kytkeytyviä arkistointitoimenpiteitä ovat muun muassa: * Arkistoinnin suunnittelu * Arkistollisen arvon määritys * Metatiedot ja arkistokuvailu * Arkistointitavan ja -paikan hallinta * Arkistoitujen tietoaineistojen säilyttäminen * Käytön varmistaminen Ks. myös **Arkistointi, Arkiston ylläpito, Arvonmääritys, Arkistointitapa, Tiedonhallinta** | | **Arkistokuvailu** | 1) Metatietojen hallinnointi tai tuottaminen tietoaineistojen arkistointitarkoituksen näkökulmasta. 2) Arkistointitarkoituksen näkökulmasta tuotettu tai hallinnoitu, tiettyyn tietoaineistoon liittyvä metatietokokonaisuus. Lähde: [Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/181436562/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf/72c89f7c-58b1-dfd6-b648-e90e72a65d6d/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf?t=1708515968298) Ks. myös **Arkistometatieto** , **Kuvailu, Metatieto, Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus** | | **Arkistometatieto** | Metatieto, jonka tavoitteena on varmistaa arkistoitavan tietoaineiston käytettävyys arkistollisessa toiminta- ja käyttökontekstissa sekä arkistoinnin vaatimusten ja tarpeiden huomiointi tiedon elinkaaren aikana. Lähde: [Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/181436562/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf/72c89f7c-58b1-dfd6-b648-e90e72a65d6d/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf?t=1708515968298) Ks. myös **Arkistointi** , **Arkistokuvailu, Kuvailu, Metatieto, Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus** | | **Arkiston ylläpito** | Arkistoitujen tietoaineistojen ylläpitäminen sellaisissa tietojärjestelmissä, arkistotiloissa ja menetelmin, että asiakirjojen saatavuus, käytettävyys, pitkäaikainen säilyminen ja turvallisuus on varmistettu. Ks. myös**Arkisto, Arkistointi** | | **Arkistonmuodostaja** | Yhteisö, jonka tehtävien hoitamisesta ja toiminnasta on muodostunut tai muodostuu yksi tai useampi arkisto. Arkistonmuodostaja voi olla myös yksityinen henkilö. Ks. myös **Arkisto** | | **Arkistonmuodostussuunnitelma** | Asiakirjahallinnon ja arkistoinnin suunnitteluväline. Arkistonmuodostussuunnitelmasta (lyhenne AMS) säädetään arkistolaissa (831/1994). | | **Arkistoon siirtäminen** | Arkistoon siirtäminen säilytysajan päätyttyä voi olla fyysinen siirto tai esimerkiksi tilatiedon muutos tietojärjestelmässä. Ks. myös **Alkuperäinen käyttötarkoitus, Arkistointi** , **Säilytysaika, Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus** | | **Arvonmääritys** | Asiakirjan elinkaarihallinnan prosessi, jossa määritellään, mitkä asiakirjat arkistoidaan eli säilytetään pysyvästi ja mitä asiakirjoja säilytetään määräajan. Ks. myös **Seulonta, Seulontapäätös, Tehtäväanalyysi** | | **Asiakirja** | **Asiakirjalla**tarkoitetaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (julkisuuslaki, 621/1999) kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla. Julkisuuslaissa käytetään lisäksi käsitettä **viranomaisen asiakirja,**jonka keskeisin ominaisuus on kytkös viranomaisen tehtäviin. Viranomaisen asiakirjana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu tai vastaanotettu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta tai sen suorittamista varten. Ks. myös **Tieto, Tietoaineisto** | | **Asiakirjallinen tieto** | Ks. **Tieto** | | **Asiaryhmitys** | Asiaryhmitys on asioiden ja asiakirjojen luokitusjärjestelmä, joka perustuu yleensä organisaation arkistonmuodostussuunnitelmassa käytettyyn tehtäväluokitukseen. Ks. myös **Arkistonmuodostussuunnitelma, Luokitus** | | **Autenttisuus** | Autenttisuus tarkoittaa tiedon alkuperäisyyttä. Tiedon alkuperä voidaan tunnistaa luotettavalla tavalla ja tieto on oikeellinen ja väärentämätön. Ks. myös **Tieto, Todistusvoimaisuus** | | **Avoimet tiedostomuodot** | Avoimet tiedostomuodot ovat ei-kaupallisia tiedostomuotoja, joita kuka tahansa voi hyödyntää ilmaiseksi. Ks. myös **Tiedostomuoto** | | **Data-aineisto** | Kansallisarkiston siirto-ohjeissa data-aineisto tarkoittaa siirrettävän tietoaineistokokonaisuuden osaa, joka sisältää siirrettävän tietosisällön. Ks. myös **Oheisdokumentaatio** | | **Digitaalinen asiakirja** | Digitaalinen asiakirja voi olla alkujaan digitaalinen tai digitaaliseen muotoon muunnettu eli digitoitu asiakirja. Digitaalinen tieto muodostuu bittijonoista, vrt. paperisessa tai muussa käsin kosketeltavassa muodossa laadittu, säilytetty ja käytettävä analoginen asiakirja. Ks. myös **Asiakirja** , **Alkujaan digitaalinen asiakirja, Analoginen asiakirja** | | **Digitaalinen pitkäaikaissäilytys** | Joukko teknisiä ja hallinnollisia menetelmiä, joilla varmistetaan digitaalisten tietoaineistojen säilyminen, käytettävyys ja ymmärrettävyys silloin, kun säilyttäminen jatkuu niin pitkään, että on huomioitava teknologioiden ja käyttäjäyhteisön muutokset. Pitkäaikaissäilytys edellyttää tiedon eheyden valvontaa, riskeihin varautumista ja säilyttämistoimenpiteiden toteuttamista hallitusti. | | **Digitointi** | Digitoinnilla tarkoitetaan analogisessa muodossa säilytettävien tai arkistoitujen asiakirjojen tietosisällön muuntamista digitaaliseen muotoon. Digitointi on prosessi eli joukko toimenpiteitä, joita tehdään manuaalisesti, laittein sekä tietojärjestelmäympäristössä. Esimerkiksi skannaaminen on yksi digitointiprosessin toimenpiteistä. Ks. **Analoginen asiakirja, Digitoitu asiakirja** | | **Digitoitu asiakirja** | Analogisesta asiakirjasta digitoinnissa tuotettu samansisältöinen digitaalinen asiakirja eli analogisen asiakirjan digitaalinen ilmentymä. Digitaalinen asiakirja voi koostua useista tiedostoista. Ks. myös **Analoginen asiakirja, Digitointi, Ilmentymä** | | **Dokumentointi** | Ks. **Oheisdokumentaatio** | | **Eheys** | Tiedon ominaisuus, joka ilmentää sitä, että tietoa ei ole muutettu luvatta tai että se ei ole muuttunut vahingossa ja että mahdolliset muutokset voidaan todentaa. Lähde: [TEPA-termipankki](https://termipankki.fi/tepa/fi/haku/tietojen%20eheys) Ks. myös **Semanttinen eheys, Tekninen eheys, Todistusvoimaisuus** | | **Eheystarkiste** | Eheystarkisteet ovat tiedostokohtaisia uniikkeja tarkistesummia. Ne ovat algoritmien generoimia merkkijonoja, joiden luomiseen on tarjolla monia avoimen lähdekoodin ohjelmistoja. Yleisiä eheysalgoritmeja ovat ainakin MD5, SHA-256 ja SHA-1. Tarkistesummaa ja tiedostoa vertaamalla pystytään huomaamaan, onko tiedosto muuttunut, esimerkiksi korruptoitunut. Ks. myös **Eheys, Semanttinen eheys, Tekninen eheys** | | **Elinkaaritapahtuma** | Elinkaaritapahtumat ovat tietoaineistoon tai sen ilmentymiin kohdistuvia suunniteltuja toimenpiteitä tai hallitsemattomia tapahtumia, jotka voivat vaikuttaa niiden ymmärrettävyyteen, saatavuuteen tai eheyteen. Suunnitellut elinkaaritapahtumat auttavat hallinnoimaan ja toteuttamaan tietoaineistojen elinkaaren eri vaiheissa tarvittavia hallintatoimenpiteitä. Niitä voivat olla muun muassa: * migraatio, digitointi, metatietojen tuottaminen, kuvailu, elinkaaren vaiheen muutos, käyttörajoituksiin, käyttöoikeuksiin tai tiedon omistajuuteen liittyvä muutos tai siirto arkistoon. Eri tavoin hallitsemattomat tapahtumat voivat vaikuttaa tiedon ymmärrettävyyteen, saatavuuteen tai eheyteen. Lue lisää: [Arkistoitavien tietoaineistojen perusmetatiedot -suositus](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/181436562/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf/72c89f7c-58b1-dfd6-b648-e90e72a65d6d/Arkistoitavien+tietoaineistojen+perusmetatiedot+1.0.pdf?t=1708515968298) | | **Formaatti** | Ks. **Tiedostomuoto** | | **Formaattirekisteri** | Tiedostomuodoilla ja niiden versioilla on oma yksilöllinen tunniste (engl. Persistent Unique Identifier, puid), jonka avulla voidaan viitata juuri tämän version ominaisuuksiin sekä ohjeissa että erilaisissa teknisissä rekistereissä. Esimerkki teknisestä rekisteristä on Iso-Britannian Kansallisarkiston digitaalisten säilytyspalvelujen tukemiseen kehittämä selainpohjainen tekninen formaattirekisteri PRONOM, josta löytyvät: * formaattien tekniset formaattitunnisteet * formaatin rakenteen tekniset tiedot * tieto formaattien tukemiseen tarvittavista ohjelmisto- ja laitteistoympäristöistä. Ks. myös **Tiedostomuoto** | | **Formaattitunniste** | Tiedostomuodoilla ja niiden versioilla on oma yksilöllinen tunniste (engl. Persistent Unique Identifier, puid), jonka avulla voidaan viitata juuri tämän version ominaisuuksiin sekä ohjeissa että erilaisissa teknisissä rekistereissä. Ks. myös **Tiedostomuoto, Formaattirekisteri** | | **Hävittäminen** | Ks. **Tuhoaminen** | | **Ilmentymä** | Tietoaineiston digitaalinen tai analoginen ilmenemismuoto, joka muodostuu, kun aineistoa tallennetaan eri tallennusvälineille. Tietoaineistolla voi olla elinkaarensa aikana useita ilmentymiä. Perinteinen esimerkki eri ilmentymien välisestä suhteesta on aineiston analoginen ilmentymä ja siitä digitoimalla tuotettu digitaalinen ilmentymä, jotka ovat saman asiakirjan kaksi eri ilmentymää. Ks. myös **Analoginen asiakirja, Digitointi, Säilytysmuoto** | | **Informaatioarvon analyysi** | Arvonmäärityksessä informaatioarvon analyysin tavoitteena on tunnistaa tietoaineistojen keskeisin tietosisältö ja arvioida niiden käyttötarpeita. Ks. myös **Arvonmääritys, Tehtäväanalyysi** | | **Immateriaalioikeudet** | Oikeudet, joiden perusteella haltijalla on omistusoikeuden kaltainen määräysvalta oikeuden aineettomaan kohteeseen; Immateriaalioikeuksilla suojataan mm. teoksia, tekniikkaa, muotoilua ja tavaramerkkejä. [Lähde: Finto, Jupo](https://finto.fi/jupo/fi/page/p3464) | | **Integraatio** | Integraatio tarkoittaa säännöllistä ja jatkuvaa tiedonsiirtoa esimerkiksi tietojärjestelmien välillä. Ks. myös **Migraatio** | | **Kokonaisarkkitehtuuri** | Kokonaisarkkitehtuuri (engl. Enterprise Architecture) on organisaation toimintaan liittyvien kokonaisuuksien ja niiden välisten suhteiden kuvaamiseen ja hallintaan erikoistunut laaja lähestymistapa ja menetelmäjoukko. Se on erityisesti suunnittelun ja päätöksenteon strateginen väline, jonka osa-alueita ovat * liiketoiminta-arkkitehtuuri * tietoarkkitehtuuri * tietojärjestelmäarkkitehtuuri * teknologia-arkkitehtuuri. | | **Kokonaisarkkitehtuurikuvaus** | Kokonaisarkkitehtuurikuvaus on määrämuotoinen kuvaustapa, jossa on tyypillisesti mallinnettu organisaation rakenteet sekä nykytilassa että tavoitetilassa. | | **Kontekstitieto** | Tietoaineistoon liittyvä asiayhteys ja viitekehys. Esimerkiksi yhteys tehtävään tai toimintaprosessiin, jonka yhteydessä tietoaineisto on muodostunut sekä aikaan, paikkaan ja toimijoihin, jotka ovat vaikuttaneet tietoaineiston muodostumiseen tai käsittelyyn. | | **Konversio** | Konversio (myös konvertointi) on migraation alalaji tai osa. Tiedot muunnetaan siinä yhdestä muodosta toiseen. Konversio voi liittyä esimerkiksi tiedostomuodon tai tietokannan tietorakenteiden muuttamiseen. Ks. myös **Migraatio** | | **Koodi (koodistossa)** | Tiettyjen sääntöjen mukainen metatiedon esitysmuoto. Lähde:[Finto. Tietotermit - koodi (koodistossa)](http://urn.fi/URN:NBN:fi:au:tt:t133) Ks. myös **Koodisto** | | **Koodisto** | Metatietoina käytettävien koodien kokoelma. Lähde:[Finto. Tietotermit - koodisto](http://urn.fi/URN:NBN:fi:au:tt:t133) Ks. myös **Koodi (koodistossa)** | | **Korruptoituminen** | Tietojen korruptoitumisella tarkoitetaan sellaisia virheitä, jotka tapahtuvat esimerkiksi tiedon tallentamisen, siirtämisen tai muun käsittelyn aikana ja jotka aiheuttavat tahattomia muutoksia alkuperäisiin tietoihin. | | **Kulttuurihistoriallinen arvo** | Ks. **Analogisen säilytysmuodon/ilmentymän kulttuurihistoriallinen arvo** | | **Kuvailu** | 1. Prosessi, jolla laaditaan ja ylläpidetään tietoaineistojen tietosisältöä, kontekstia ja tietorakenteita kuvaavaa metatietokonaisuutta. 2. Tietoaineistojen tietosisältöä, kontekstia ja tietorakenteita kuvaava metatietokonaisuus. Kuvailun tavoitteena on muun muassa varmistaa tiedon ja tietoaineistojen ymmärrettävyys, käytettävyys ja säilyvyys niiden välittömän muodostumis- ja käyttökontekstin ulkopuolella. Ks. myös **Arkistokuvailu, Metatieto, Oheisdokumentaatio** | | **Käytettävyys** | Ominaisuus, joka ilmentää sitä, miten tieto, järjestelmä tai palvelu on niihin oikeutettujen hyödynnettävissä haluttuna aikana. Lähde: [TEPA-termipankki](https://termipankki.fi/tepa/fi/haku/k%C3%A4ytett%C3%A4vyys) Käytettävyys tarkoittaa, että tieto paikallistettavissa, haettavissa ja tulkittavissa. Ks. myös **Todistusvoimaisuus** | | **Käyttörajoitus** | Oikeudellinen käyttörajoitus liittyy tietoaineistoon tai sen sisältämään tietoon. Käyttörajoitettu kohde ei ole vapaasti saatavilla, vaan sen käyttö vaatii erilaisia toimenpiteitä, kuten käyttöluvan hakemista tai fyysistä läsnäoloa tietyssä paikassa tai tilassa. Aineiston käyttöä ja asettamista saataville voivat rajoittaa muun muassa * tiedon julkisuuteen liittyvät rajoitukset * henkilötietojen suojaaminen * immateriaalioikeudet, esimerkiksi tekijänoikeus. Käyttörajoitusten pitää olla ajantasaisia, ja ne tulisi toteuttaa siten, että ne tukevat tiedon automaattista käsittelyä. | | **Looginen tietovaranto** | Looginen tietovaranto on toiminnassa tai palveluissa tarvittavien ja yhteisesti hallittujen tietojen tai tietoaineistojen joukko. Se sisältää usein useiden tietojärjestelmien tietokantoja tai rekistereitä tai osia niistä eli tietoaineistoja ja niiden tietoryhmiä. Lähde: [JHS 179 -suositus](https://dvv.fi/arkkitehtuuri) Ks. myös **Tietoaineisto** , **Tietoryhmä** , **Tietovaranto** | | **Luokitus** | Ilmiöiden ryhmittely luokkiin niiden samankaltaisten ominaisuuksien perusteella niin, että luokat eroavat toisistaan. Lähde: [Finto. Tietotermit](https://finto.fi/tt/fi/page/t81) Arkistoinnin ja asiakirjahallinnan piirissä perinteisiä luokitustapoja ovat erilaiset asiaryhmitykset ja organisaation tehtäviin perustuvat tehtäväluokitukset. Ks. myös **Asiaryhmitys** , **Tehtäväluokitus** | | **Luotettavuus** | Luotettavuus tarkoittaa sitä, että tieto on virheetön ja kattava esitys niistä tosiasioista tai tapahtumista, joista sitä säilytetään todisteena. Ks. myös **Todistusvoimaisuus** | | **Mappaus** | Tietojen mappaus (myös mäppäys, engl. mapping, crosswalk) tarkoittaa tiedon semanttisten eli merkitykseen liittyvien vastaavuuksien kartoittamista ja hallintaa esimerkiksi kahden eri metatietomallin, formaatin tai muun tietorakenteen välillä. Näin määritellään, mikä kohdejärjestelmän tietokenttä vastaa tietosisällöltään lähdejärjestelmän tietokentän tai tietokenttien tietosisältöä. | | **Metatieto** | Metatieto on tietoa, joka kuvaa tietoaineiston kontekstia, tietosisältöä ja rakennetta sekä dokumentoi ja ohjaa sen käsittelyä ja hallintaa. Lähde: [Finto, Tietotermit.](http://urn.fi/URN:NBN:fi:au:tt:t41) Ks. myös **Arkistokuvailu, Kuvailu** | | **Migraatio** | Migraatiossa tiedot ja tietoaineistot siirretään kertaluonteisesti esimerkiksi yhdestä järjestelmästä toiseen. Migraation alalaji tai osa on konversio. Ks. myös **Integraatio** , **Konversio** | | **Mäppäys** | Ks. **Mappaus** | | **Oheisdokumentaatio** | Oheisdokumentaatio on tietoaineiston käytettävyyttä ja tulkintaa tukevaa aineistoa. Sen avulla voidaan antaa yleiskuvaus tietoaineistosta ja toiminnasta, jonka tuloksena se on muodostunut sekä kuvata tietoaineiston tietorakenteet. Dokumentaatiossa voidaan hyödyntää kuvauksia ja ohjeita, joita tietojärjestelmästä ja tietoaineistoista on laadittu niiden elinkaaren varrella. Oheisdokumentaatio arkistoidaan yhdessä arkistoitavan tietoaineiston kanssa, joten myös sen kohdalla pitää muistaa pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset eli muun muassa suositellut tiedostomuodot. Ks. myös **Data-aineisto** , **Dokumentointi** , **Kuvailu, Arkistokuvailu** | | **Pitkäaikaissäilytys** | Ks. **Digitaalinen pitkäaikaissäilytys** | | **Pitkäaikaissäilytysjärjestelmä** | Pitkäaikaissäilytysjärjestelmässä on huomioitu tietoaineistojen niin kutsuttua historiallista vaihetta tukevat toiminnallisuudet, joiden tarkoitus on varmistaa tietoaineistojen käytettävyys ja ymmärrettävyys hyvin pitkällä aikavälillä. Tärkeää on muun muassa aineistojen kontekstin ja tietosisällön kuvailu, eheyden varmistaminen ja tiedostomuotokonversiot, joissa tietoaineistoja muunnetaan tarvittaessa hallitusti ja häviöttömästi uuteen säilytyskelpoiseen muotoon. Ks. **Digitaalinen pitkäaikaissäilytys** , **Säilytysjärjestelmä** | | **Poistaminen** | Poistaminen tarkoittaa tietojen poistamista rekisteristä säilytysajan tai rekisteröinnin päätyttyä. Poistetut tiedot voidaan arkistoida tutkimustarkoituksia varten eli poistaminen ei tarkoita samaa kuin tietojen tuhoaminen. Ks. myös **Tuhoaminen** | | **Pysyvä säilyttäminen** | Pysyvä säilyttäminen saattaa viitata sekä arkistointiin (arkistolaki, 831/2994) että pysyvään käyttötarpeeseen henkilötietojen alkuperäisissä käyttötarkoituksissa. Käsitteiden muutos tapahtui [EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) myötä. Ks. myös **Alkuperäinen käyttötarkoitus, Arkistointi, Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus** | | **Pysyvä tunniste** | Ks. **Tunniste** | | **Semanttinen eheys** | Semanttinen eheys tarkoittaa sitä, ettei tiedon merkitys ole muuttunut. Joskus käytetään myös termejä sisällöllinen, tietosisällöllinen tai looginen eheys. Ks. myös **Eheys** | | **Seulonta** | Seulonta tarkoittaa arvonmäärityksen toimenpanoa. Se voi olla ennakoivaa tai taannehtivaa. Seulonta kattaa seuraavat toimenpiteet: * arkistoitavien ja määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta päättäminen * asiakirjan analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen * arkistoitavien ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottaminen toisistaan * asiakirjojen arkistoiminen tai hävittäminen säilytysajan päättymisen jälkeen. Analogisessa toimintaympäristössä seulonta liittyy arkiston muodostamiseen ja järjestämiseen tai vuosittaiseen määräajan säilytettävien tietoaineistojen hävittämiseen sekä kulttuurihistoriallisen arvon arviointiin. Digitaalisessa toimintaympäristössä seulonnaksi voidaan käsittää säilytysmuodon hallinnan lisäksi ne elinkaaren hallintaa tukevat toimenpiteet ja keinot, joiden avulla sekä arkistoitavat ja tuhottavat asiakirjat ja tiedot erotetaan toisistaan erilaisissa tietojärjestelmissä että arkistointi tai tuhoaminen lopulta toteutetaan. Ks. myös **Arvonmääritys, Seulontapäätös** | | **Seulontapäätös** | Kansallisarkiston päätös viranomaisen arkistoitavista asiakirjoista tai tietoaineistoista. Seulontapäätökset ovat viranomaisia velvoittavia, ja ne perustuvat arvonmääritykseen. Ks. myös **Arvonmääritys** , **Seulonta** | | **Siirtoerä** | Kansallisarkistoon siirrettävästä tietoaineistosta muodostetaan yksi vai useampi siirtoerä. Siirtoerä on looginen, ehyt ja valmis kokonaisuus, jonka sisältämiin aineistoihin tai tietoihin ei kohdistu enää muokkaustarpeita. Tietoaineisto voidaan jakaa siirtoeriksi esimerkiksi tehtäväluokkien ja erilaisten aikarajausten mukaisesti. Ks. **Siirtopaketti** | | **Siirtokäyttöliittymä** | Kansallisarkiston selainpohjainen asiakasliittymä siirrettävien tietoaineistojen metatietojen luomiseen ja online-siirtoihin. | | **Siirtopaketti** | Kansallisarkistoon siirrettävästä tietoaineistosta muodostetaan yksi vai useampi siirtoerä. Siirtoerästä muodostetaan yksi tai useampi siirtopaketti. Paketin muodostamista varten tiedostot tallennetaan Kansallisarkiston siirto-ohjeiden mukaiseen hakemistorakenteeseen ja paketoidaan siirtoa varten yhdeksi tiedostoksi. Ks. **Siirtoerä** | | **Siirtorakenne** | Tietoaineistoja otetaan Kansallisarkistoon vastaan valmiiksi määritellyissä siirtorakenteissa. Käytettävä siirtorakenne riippuu siirrettävän tietoaineiston muodosta ja muista siihen liittyvistä reunaehdoista. | | **Säilyttäminen** | Tietoja säilytetään alkuperäisessä käyttötarkoituksessa määritelty aika, jonka jälkeen arkistoitavaksi määrätyt tietoaineistot arkistoidaan ja määräajan säilytettävät tuhotaan. Lähde: [Tiedonhallintalautakunnan suositusten sanasto](https://sanastot.suomi.fi/terminology/ea095c41-cca1-49c5-98e7-c275cb930ac2/concept/e788e141-0e1c-43df-82df-ed4ddfa485ab) Säilyttäminen kattaa tekniset, hallinnolliset, taloudelliset ja strategiset toimet, joilla tiedon säilyminen ja eheys varmistetaan ennen kuin se säilytysaikansa mukaisesti joko tuhotaan tai arkistoidaan tai siirretään muusta syystä pitkäaikaissäilytyksen piiriin. Ks. myös **Arkistointi** , **Alkuperäinen käyttötarkoitus, Säilytysaika, Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus**, | | **Säilytysaika** | Viranomaisen tulee määritellä asiakirjatietojensa säilytysajat, ellei niistä ole säädetty laissa. Säilytysaikojen määrittelyssä on huomioitava tietojen alkuperäinen käyttötarve sekä esimerkiksi kansalaisten oikeusturva. Tietoja säilytetään alkuperäisessä käyttötarkoituksessa määritelty aika, jonka jälkeen arkistoitavaksi määrätyt tietoaineistot arkistoidaan tai määräajan säilytettävät tuhotaan. Lähde: [Tiedonhallintalautakunnan suositusten sanasto](https://sanastot.suomi.fi/terminology/ea095c41-cca1-49c5-98e7-c275cb930ac2/concept/e788e141-0e1c-43df-82df-ed4ddfa485ab) Ks. myös **Alkuperäinen käyttötarkoitus, Arkistointi, Säilyttäminen, Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus** | | **Säilytysjärjestelmä** | Säilytysjärjestelmä on yleiskäsite tietojärjestelmälle, jonka pääasiallinen käyttötarkoitus liittyy digitaalisten tietoaineistojen ja niiden kuvailutietojen säilyttämiseen, tietopalveluun tai arkistointiin. Säilytysjärjestelmiin tallennettava tieto voi olla määräajan säilytettävää, lain perusteella pysyvästi säilytettävää tai [arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831)nojalla arkistoitavaa. Säilytysjärjestelmissä on yleensä huomioitu tiedon luokittelu, säilytysarvon ja säilytysaikojen määrittely, tiedon säilyminen muuttumattomana, tarpeettomien tietoaineistojen tuhoaminen ja tietoaineistojen siirtäminen esimerkiksi pitkäaikaissäilytykseen ja arkistoon. Ne vastaavat siis yleensä hyvin arkistoitavan tiedon hallinnan vaatimuksiin. Säilytysjärjestelmän oma elinkaari on muiden tietojärjestelmien tapaan rajallinen. Sen käytön suunnittelussa ja käyttöönotossa pitää varmistaa se, että arkistoitava tieto pystytään siirtämään hallitusti muualle, kun järjestelmän käyttö päättyy. Ks. myös **Arkiston ylläpito, Digitaalinen pitkäaikaissäilytys, Pitkäaikaissäilytysjärjestelmä, Säilyttäminen** | | **Säilytysmuoto** | Säilytysmuoto tarkoittaa asiakirjan digitaalista ja/tai analogista muotoa. Asiakirjalla voi olla elinkaarensa aikana useita säilytysmuotoja. Ne eivät ole asiakirjan kopioita, vaan saman asiakirjan eri ilmentymiä. Ks. **Arvonmääritys, Digitointi, Ilmentymä** | | **Tehtävä** | Tehtävällä tarkoitetaan säädöksillä, normeilla tai päätöksellä organisaatiolle annettua työtä tai velvoitetta. Lähde: [JHS 201 -suositus.](https://www.avoindata.fi/data/fi/dataset/jhs-201-rekisteritiedon-metatiedot) | | **Tehtäväanalyysi** | Tehtäväanalyysissa arvonmäärityksen kohteena ovat tehtävät, toimintaympäristö ja toimintaprosessit. Analyysissa tarkastellaan: * tehtävien yhteiskunnallista merkitystä * toimintaympäristön toimijoita, * toiminnan kohteita ja ilmiöitä. Näiden avulla tunnistetaan ne tehtävät ja niihin liittyvät asiakirjatiedot, jotka arkistoidaan tutkimusta ja muuta yhteiskunnallista toimintaa varten. Tehtäväanalyysin tuloksena voidaan tunnistaa myös tehtävät ja toiminnot, joiden yhteydessä ei kerry arkistoitavia asiakirjatietoja. Ks. myös **Arvonmääritys, Informaatioarvon analyysi, Tehtävä** | | **Tehtäväluokitus** | Asioiden ja asiakirjojen luokitusjärjestelmä, joka perustuu organisaation tehtävien pohjalta laadittuun hierarkiaan. Ks. myös **Asiaryhmitys** , **Luokitus** , **Tehtävä** | | **Tekninen eheys** | Ks. myös **Eheys** , **Semanttinen eheys** | | **Tiedonhallinta** | 1. Tiedonhallintalain (906/2019) mukaan tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaisen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisältyvien tietojen hallinnoimiseksi riippumatta tietoaineistojen tallentamistavasta ja muista käsittelytavoista. Lähde: [Tiedonhallintalautakunnan suositusten sanasto](https://sanastot.suomi.fi/terminology/ths/concept/concept-2018) 2. Tietoprosessien järjestäminen siten, että tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys eri tarkoituksiin pyritään varmistamaan tiedon elinkaaren ajan. Lähde: Finto, [Tietotermit - tiedonhallinta](http://urn.fi/URN:NBN:fi:au:tt:t7) | | **Tiedonhallintamalli** | Tiedonhallintayksikön toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevä ja kuvaava kuvaus. Lähde: [Tiedonhallintautakunnan suositusten sanasto](https://sanastot.suomi.fi/terminology/ea095c41-cca1-49c5-98e7-c275cb930ac2/concept/61cbf253-3761-44dd-ada4-05855c120b2f) Tiedonhallintamalli kehitettiin 2010-luvun lopulla yhdistämään useita suunnittelu- ja kuvausvelvoitteita mukaan lukien arkistonmuodostussuunnitelma, kokonaisarkkitehtuuri ja tietosuojaan liittyvät selosteet. Tiedonhallintamallista säädetään tiedonhallintalaissa (906/2019). Ks. **Arkistonmuodostussuunnitelma** , **Kokonaisarkkitehtuuri, Tiedonhallintayksikkö** | | **Tiedonhallintayksikkö** | Viranomainen, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti. Lähde: [Tiedonhallintautakunnan suositusten sanasto](http://uri.suomi.fi/terminology/ths/concept-60) Ks. myös **Tiedonhallinta** | | **Tiedonohjaus** | Kansallisarkiston SÄHKE2-määräyksen (9815/07.01.01.00/2008) mukaisessa toimintatavassa tiedon käsittelyn ohjaaminen ja elinkaarenhallinta tietojärjestelmässä perustuu tiedonohjaukseen eli sähköiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan (tiedonohjaussuunnitelma, TOS). Ks. **Tiedonohjaussuunnitelma** | | **Tiedonohjaussuunnitelma** | Asiakirjahallinnon ja arkistoinnin suunnitteluväline. Tiedonohjaussuunnitelman (lyhenne TOS) tavoitteena on ollut asiakirjojen elinkaaren hallinta metatietojen ennalta määrittelyn ja niin kutsutun tiedonohjauksen avulla. TOS on usein mielletty arkistonmuodostussuunnitelman korvaajaksi tai digitaalisten aineistojen hallintaan tarkoitetuksi. Ks. **Arkistonmuodostussuunnitelma, Tiedonohjaus** | | **Tiedostomuoto** | Digitaalisessa muodossa oleva aineisto muodostuu bittijonoista, joilla on aina jokin määrätty tiedostomuoto eli formaatti. Formaatti on käytännössä standardi. Sen perusteella voidaan luoda sovellus, jonka avulla bittijono esitetään ymmärrettävässä ja käyttökelpoisessa muodossa. Ks. myös **Formaattirekisteri, Avoimet tiedostomuodot** | | **Tieto** | Merkkijono, viesti, tosiasia, havainto, tulkinta tai käsitys. Lähde: [Finto, Tietotermit](https://finto.fi/tt/fi/page/t117) Asiakirjallisella tiedolla tarkoitetaan tiedonhallintalain perusteluissa (HE 284/2018) tietoa, jonka viranomainen on tehtäviensä hoitamisen yhteydessä tallentanut tietojärjestelmään tietoyksiköiksi, joista voidaan tarvittaessa muodostaa eri hakuperusteilla asiakirjoja. Arkistoinnin toimenpidepolussa tiedolla tarkoitetaan ensisijaisesti asiakirjallista tietoa. Tietoaineisto muodostuu asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista. Ks. **Tietoaineisto** | | **Tieto-objekti** | Tässä oppaassa: itsenäinen tietojoukko, jota käsitellään yhtenä kokonaisuutena ja jolla on oma identiteetti. Tieto-objektilla on esimerkiksi nimeke tai tunniste, joka erottaa sen muista tietokohteista. | | **Tietoaineisto** | Asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuva tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvä tietokokonaisuus. Lähde: [Tiedonhallintalaki (906/2019)](https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2019/20190906) Ks. myös**Asiakirja, Tieto** | | **Tietomalli** | Tietomalli on kuvaustapa, jossa määritellään ja kuvataan tietokokonaisuuksien eri ominaisuustietojen keskinäiset suhteet, tiedon muoto ja koodistot sekä käsitteet. | | **Tietopyyntö** | Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjasta. Pyynnön kohteena voi olla yksittäinen tieto, tietyistä tietosisällöistä koostuva asiakirja tai näitä laajempi erimuotoinen viranomaisaineisto. | | **Tietorakenne** | Tietoaineiston looginen tai fyysinen rakenne. Ks. myös **Tieto, Tietoaineisto** | | **Tietoryhmä** | Tietoaineistoon sisältyvien tietojen käyttötarkoitukseen perustuva ryhmä. Ryhmittelyn perusteena voi olla mm. * tietovarannon tietojen löytäminen * tietovarannon tietojen vastaavuus henkilötietojen käsittelyselosteessa esitettävien tietojen kanssa * tietoaineistojen käyttöoikeuksien määrittelyssä ja ylläpidossa tarvittava ryhmittely * tietojen luovuttamisessa tai tietojen julkisuuden rajaamisessa tarvittava ryhmittely * säilytysaikojen määrittelyssä tarvittava ryhmittely Ks. myös **Tieto, Tietoaineisto** Lähde: [Suositus tiedonhallintamallista. Valtiovarainministeriön julkaisuja 2024:22](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165497) | | **Tietovaranto** | Viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävä kokonaisuus, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Ks. myös **Looginen tietovaranto, Tietoaineisto** Lähde: [Tiedonhallintalautakunnan suositusten sanasto](https://sanastot.suomi.fi/terminology/ths) | | **Todistusvoimaisuus** | Todistusvoimainen tieto on autenttista, luotettavaa, eheää ja käytettävää. Ks. myös **Autenttisuus** , **Eheys** , **Käytettävyys, Luotettavuus** | | **Toimija** | Henkilö, organisaatio tai muu ryhmä (esim. suku). | | **Toimintaprosessi** | Viranomaisen asiankäsittely- tai palveluprosessi. Lähde: [Tiedonhallintalautakunnan suositusten sanasto](https://sanastot.suomi.fi/terminology/ea095c41-cca1-49c5-98e7-c275cb930ac2/concept/2c02bc43-427d-43ef-93c6-0a8213e776e4) | | **Tuhoaminen** | Määräajan säilytettävän asiakirjan fyysinen (ml. tekninen) tuhoaminen. Arkistoitavan asiakirjan analogisen ilmentymän tuhoaminen. Tiedonhallintalaki (906/2019, 21 §) käyttää käsitettä tuhoaminen: "Säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla." Arkistolaki (831/1994, 7§) käyttää käsitettä hävittäminen: "Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto." Ks. myös **Poistaminen** | | **Tunniste** | Tunnisteet ovat johonkin kohteeseen, tietoon tai aineistoon liittyviä yksilöiviä, ainutkertaisia tunnuksia, joiden avulla kohteeseen voidaan yksiselitteisesti viitata. Tunniste voi yksilöidä kohteita yksittäisen tietojärjestelmän tai organisaation sisällä. Globaalisti yksilöivät tunnukset yksilöivät kohteen ainutlaatuisesti ja pysyvästi. Ne perustuvat ylläpidettyihin tunnistejärjestelmiin, jotka mahdollistavat tunnisteen luotettavan hyödyntämisen ajasta, paikasta tai organisaatiosta riippumatta. Tunnisteita saavat tietoaineistojen lisäksi monenlaiset reaalimaailmaan kohteet, muun muassa organisaatiot ja rakennukset. | | **Vaatimustenmukaisuus** | Suositeltujen vaatimusten täyttyminen arvioinnin kohteessa. Lähde: [Tiedonhallintalautakunnan suositusten sanasto](https://sanastot.suomi.fi/terminology/ea095c41-cca1-49c5-98e7-c275cb930ac2/concept/787f0b2d-3d2a-4cd1-9ef2-6aae9860e003) | | **Validointi** | Tietoaineiston teknisen tai semanttisen laadun tarkastaminen. | | **Viranomaisen asiakirja** | Ks. **Asiakirja** | | **Yksilöivä tunniste** | Ks. **Tunniste** | | **Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus** | Arkistoituja tietoaineistoja käsitellään yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa,jolloin asiakirjaan tai tietoaineistoon kohdistuu lähinnä tutkimuskäyttöä. Ks.myös **Alkuperäinen käyttötarkoitus, Arkistointi** | --- version: "1.0" language: "fi" --- # Toimenpidepolun webinaarit **Huom!** Sisältö on osittain vanhentunut tai vanhentumassa lainsäädännön muutosten takia. Sisältö päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. Lue lisää Kansallisarkiston verkkosivuilta: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) Arkistoinnin toimenpidepolun etappeja on esitelty Kansallisarkiston Arkistoinnin osaaja -webinaareissa. Voit tutustua webinaaritallenteisiin tästä: * [Arkistoinnin hallinta ja arkistosiirto -webinaari (4.12.2025)](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistoinnin-hallinta-ja-arkistosiirto-webinaari-4.md) * [Arvonmääritys-webinaari (6.5.2025)](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arvonmaaritys-webinaari-6-5-2025.md) * [Digitoinnin laadunvarmistus -webinaari (2.4.2025)](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/digitoinnin-laadunvarmistus-webinaari-2-4-2025.md) * [Arkistoinnin suunnitelmallisuus -webinaari (28.11.2024)](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/arkistoinnin-suunnitelmallisuus-webinaari-28-11-20.md) --- version: "1.0" language: "fi" --- # Toteuta arvonmääritys tehtävänä ja prosessina **Obs!** Innehållet på webbsidan är delvis föråldrat eller kommer att föråldras på grund av ändringar i lagstiftningen. Sidan kommer att uppdateras för att motsvara den nya arkiveringslagen före utgången av 2026**.** Läs mer: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) Säilytysaikojen määrittely ja arkistollisen arvon arviointi ovat keskeisiä tiedonhallinnan tehtäviä. Arvonmääritys pitää sisällään nämä molemmat näkökohdat. *** ** * ** *** ## Arvonmääritys ja säilytysaikojen määrittely Tiedonhallintalain 21 § edellyttää, että viranomainen arvioi sen hallussa olevien tietoaineistojen ja asiakirjojen säilytystarpeet ja määrittää niille säilytysajat. **Säilytysajan päätyttyä tietoaineistot tulee arkistoida tai tuhota.** Tuhoamista ei pidä tehdä hätiköiden vaan on aina varmistettava, että tietoaineiston arkistollinen arvo on määritelty ja sille on ajantasainen Kansallisarkiston antama seulontapäätös. Arkistollisen arvon määrittely tehdään yhteistyönä: toimija esittää ja perustelee arkistoitavat tietoaineistot ja asiakirjat ja Kansallisarkisto päättää ja perustelee arkistoinnin seulontapäätöksessä. Työvälineenä arkistollisen arvon määrittelyssä käytetään [Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf?t=1675762650093) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_54252305ea14f9ff8de8fc93a849bc0f86ed858d7f3f67cb9dc7a3b6b8643061/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) menetelmiä ja kriteereitä. * **Arvonmääritys** on asiakirjan elinkaarihallinnan prosessi, jossa määritellään, mitkä tietoaineistot arkistoidaan eli säilytetään pysyvästi ja mitä tietoaineistoja säilytetään määräajan sekä kuinka kauan määräajan säilytettäviä tietoaineistoja säilytetään. Arvonmääritys ohjaa seulontaa. * **Seulonta** on arvonmäärityksen toimenpanoa. Se voi olla ennakoivaa tai taannehtivaa. Seulonta kattaa seuraavat toimenpiteet: * arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen säilytysmuodosta päättäminen * asiakirjan analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioiminen * arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen ja asiakirjojen erottaminen toisistaan * tietoaineistojen ja asiakirjojen arkistoiminen tai hävittäminen säilytysajan päättymisen jälkeen. ![image-20241112-142926.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_dda69b96fdad0df4657755b2f904778b745128a25ff098113fb28e1a8be32953/image-20241112-142926.png?cb=89a1a60ff76f41163ad242df254c0059) **Kuva**. Kansallisarkiston antamia seulontapäätöksiä löytyy muun muassa Kansallisarkiston verkkosivujen ohjepankista. |--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Seulontapäätösten ajantasaisuuden arvioinnin voi yhdistää organisaation kehittämistoimintaan** | | * Selvitä, mitä seulontapäätöksiä Kansallisarkisto on antanut organisaatiosi tietoaineistojen ja asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä. | | * Dokumentoi selvityksen tulokset organisaatiosi tiedonhallintamalliin. * Muista, että organisaatiosi velvollisuus on tietää,mitkä tietoaineistot ovat * arkistoitavia, * määräajan säilytettäviä tai * arvonmäärittämättä. | | * Mikäli seulontapäätökset ovat vanhentuneita tai ne eivät kata kaikkia organisaatiosi tehtäviä, tee arkistollisen arvon määrittely [Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf?t=1675762650093) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_54252305ea14f9ff8de8fc93a849bc0f86ed858d7f3f67cb9dc7a3b6b8643061/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) kriteereitä noudattaen. | | * Hyödynnä tekemäsi selvityksen tuloksia aina kun olet tekemässä arkistollisen arvon arviointia ja seulontaesitystä Kansallisarkistolle. Muista ottaa yhteyttä Kansallisarkistoon ennen seulontaesityksen tekemistä! | | * Tarkista seulontapäätösten tilanne säännöllisesti. Ota seulontapäätösten kattavuus ja sovellettavuus yhdeksi osaksi **muutosvaikutusten arviointia**, joka toteutetaan säännönmukaisesti organisaation saadessa uusia tehtäviä, toteuttaessa tietojärjestelmähankkeita tai liittyessä keskitettyjen tietovarantojen käyttäjiin. | *** ** * ** *** ## Miksi ydintehtävistä vastaavien yksiköiden ja asiantuntijoiden on oltava mukana arvonmääritystyössä? Arkistoitavien ja määräajan säilytettävien tietoaineistojen määritteleminen edellyttää, että arvonmääritystyöhön osallistuu tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon asiantuntijoiden lisäksi organisaation ydintehtävistä sekä toiminnan kehittämisestä vastaavia asiantuntijoita. Yksiköt tuntevat parhaiten tehtävänsä, tehtävien hoitamisessa muodostuvat tietoaineistot sekä niiden käyttömahdollisuudet. Eri alojen asiantuntijoilla on ainutlaatuista osaamista ja ymmärrystä toimialaansa koskevasta tutkimuksesta ja tietoa pitkän aikavälin käyttötarpeista. Tämä asiantuntijuus ja tietotaito luovat edellytyksiä arvioida tietoaineistojen merkitystä yhteiskuntaa ja sen ilmiöitä yleisesti dokumentoivana tietoaineistona. Toimijan näkökulmasta tarkasteltuna arkistoitavien tietoaineistojen tulisi valaista toimijan kehitysvaiheita, eri aikoina tehtävien hoidossa ja päätösten teossa noudatettuja periaatteita ja menettelytapoja, käytettyjä resursseja ja aikaansaatuja tuloksia. Tavoitteena on arkistoida näitä asioita kuvaavat keskeiset tietoaineistot. Samansisältöisen tiedon moninkertaista arkistointia eli päällekkäisarkistointia on vältettävä ja myös tätä tulee arvioida arvonmääritystyön yhteydessä. Toimijan osalta arvonmäärityksen arkistollisen arvon määrittelyvaihe päättyy siihen, että toimija tekee Kansallisarkistolle esityksen arkistoitavista ja määräajan säilytettävistä tietoaineistoista. Kansallisarkisto päättää esityksen perusteella organisaatiosi arkistoitavat tietoaineistot. Käytä arvonmääritystyössä [Kansallisarkiston Arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteerejä](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322637/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf/85ccdc33-69d5-5abe-79ca-422809586ec9/Arvonm%C3%A4%C3%A4ritys-+ja+seulontapolitiikka+versio+1.6..pdf?t=1675762650093) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_54252305ea14f9ff8de8fc93a849bc0f86ed858d7f3f67cb9dc7a3b6b8643061/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . |-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **🟣 **Tapausesimerkki: Katso miten organisaatio X toteuttaa arvonmääritystä.**** | | **Arkistollisen arvon määrittelystä vastaa organisaation tiedonhallinnasta vastaava tiedonhallintatiimi. Tehtävä toteutetaan yhteistyössä ydintehtäviä hoitavien yksiköiden kanssa.** * Tiedonhallintatiimi esittelee organisaation johdolle tarpeen tietoaineistojen arvonmäärittämiselle. Johto hyväksyy tiedonhallintatiimin esityksen. * Tiedonhallintatiimi tekee organisaation arkistoitavista tietoaineistoista alustavan arvioinnin Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteereihin nojautuen. Arviointi toteutetaan tässä tapauksessa tiedonohjaussuunnitelman (TOS) Excel-työversioon. Tapauskohtaisesti voidaan käyttää myös muita välineitä. * Tiedonhallintatiimi pyytää sähköpostitse tai yhteistyöalustan kautta ydintehtävistä vastaavia yksiköitä arvioimaan tiedonhallinnan tekemää arviota arkistollisesta arvosta. * Ydintehtävistä vastaavien yksiköiden johtajat organisoivat yksiköiden asiantuntijat arvioimaan yksikön vastuulle kuuluvien tehtävien hoitamisen tuloksena muodostuvien tietoaineistojen arkistollista arvoa. * Tiedonhallintatiimi antaa ohjeet johtajille ja yksiköille melko yksityiskohtaisina, jotta varmistetaan arvioinnin riittävän yhdenmukainen toteutuminen. ✔ Yksikössä tehtävän arvioinnin työvaiheet ja ohjeistus: 1. Yksikön johtaja päättää, ketkä osallistuvat arvonmääritystyöhön. 2. Johtaja päättää yksikkönsä vastuulle kuuluvan arvonmääritystyön toteutustavasta ja tarkemmasta aikataulusta. Työvaihe on toteutettava aikavälillä xx.xx.-xx.xx.xxxx. Arvioinnin voi tehdä työpalaverissa tai johtaja voi pyytää asiantuntijoita tutustumaan alustavaan arviointiin ja ilmoittamaan näkemyksensä esimerkiksi sähköpostitse. Tiedonhallintatiimi suosittelee arvioinnin tekemistä työpalavereissa. Oleellista on, että yksikkö todella tutustuu arvioitaviin tietoaineistoihin sekä tietohallinnon TOS:aan jo tuottamaan alustavaan arvioon tietoaineistojen arkistollisesta arvosta**.** 3. Yksikkö tutustuu TOS:aan merkittyihin tehtäviin ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuviin tietoaineistoihin. **Tutustuminen kohdentuu ensisijaisesti yksikön vastuulle kuuluviin tehtäviin ja tietoaineistoihin.** On huomattava, että esim. päätehtäväluokan Henkilöstöasiattehtäville ja tietoaineistoille ei tarvitse tehdä arvonmääritystä. Kansallisarkisto on määrännyt tehtävien tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä päätöksellä [Julkishallinnon henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys (KA/19119/07.01.01.03.01/2022](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/151206456/P%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s__henkil%C3%B6st%C3%B6hallinto+ja+hankintatoimi_s%C3%A4ilytysaikasuositus.pdf/1930011a-1eb0-9778-7a62-57240c84cbd6/P%C3%A4%C3%A4t%C3%B6s__henkil%C3%B6st%C3%B6hallinto+ja+hankintatoimi_s%C3%A4ilytysaikasuositus.pdf?t=1677251406941)) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_54252305ea14f9ff8de8fc93a849bc0f86ed858d7f3f67cb9dc7a3b6b8643061/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . 4. **Yksikkö arvioi tietohallintatiimin arviota sen vastuulle kuuluvien** tehtävien ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuvien tietoaineistojen **arkistollisesta arvosta**. Onko yksikkö samaa mieltä tiedonhallintatiimin kanssa vai tulisiko jotkin määräajan säilytettäväksi arvioidut tietoaineistot arkistoida tai arkistoitavaksi arvioidut säilyttää vain määräajan? 5. Jos yksikkö hyväksyy tiedonhallintatiimin arvioinnin tietoaineistojen arkistollisesta arvosta, sen ei tarvitse tehdä merkintöjä TOS:aan/työvälineeseen. Tällöin riittää, että johtaja ilmoittaa kohdan 7 mukaisesti tiedonhallintatiimille, että yksikkö hyväksyy arvioinnin. 6. Jos yksikön näkemys eroaa tiedonhallintatiimin arvioista, sen tulee perustella eriävät näkemykset ja käyttää arvioinnissa ja perusteluissa arvonmäärityksen kriteeriryhmiä. Arvioinnin tulokset dokumentoidaan TOS:aan. Kriteeriryhmät: 1. Tehtävän merkittävyys 2. Toimintaympäristö 3. Tietosisältö 4. Toimintaprosessi 5. Käyttötarpeet 7. Yksikkö iImoittaa tiedonhallintatiimille arvonmääritystyön tuloksista 1. Hyväksytte tiedonhallintatiimin arvioinnin tietoaineistojen arkistollisesta arvosta. Yksikkönne työvaihe päättyy ja vastuu arvonmäärityksen ja seulontaesityksen jatkovalmistelusta siirtyy tiedonhallintatiimille. 2. Yksikkönne näkymys poikkeaa tiedonhallintatiimin esittämästä arviosta ja haluatte siihen muutoksia. Ilmoituksien vastaanottamisen jälkeen tiedonhallintatiimi järjestää työpalaverit näkemyseroista ilmoittaneiden yksiköiden kanssa. * Arviointityön jälkeen pidettävissä työpalavereissa yksiköt voivat esittää näkemyksiään muutosehdotuksista. * Työpalaverivaiheen jälkeen tiedonhallintatiimi ottaa huomioon muutosehdotukset ja viimeistelee TOS:n/muun hyödyntämänsä työvälineen. * Tiedonhallintatiimi on yhteydessä Kansallisarkistoon ja tekee seulontaesityksen ohjauspalaverissa sovitun mukaisesti. | *** ** * ** *** --- version: "1.0" language: "fi" --- # Etappi 4. Varmista tiedon eheys ja säilyminen **Toimenpidepolun neljäs etappi on tiedon eheyden ja säilymisen varmistaminen. Ennen kuin arkistoitava tieto siirretään arkistoon, sitä voidaan käyttää ja säilyttää alkuperäisessä käyttötarkoituksessaan pitkään.** **Löydät tästä osiosta ohjeita tiedon eheyden ja säilymisen turvaamiseen siihen saakka, että se on siirretty arkistoon, joka huolehtii tietoaineistojen pitkäaikaissäilyttämisestä ja tarjoamisesta käyttöön.** ![image-20241108-104153.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_018a214bdf896f930b8b1e8985ded0f28f39c19a478fdca95b3904830d4d6bac/image-20241108-104153.png?cb=40f4e2d5e9e1b3e1bc7e55031653e586) **Kuva**. Toimenpidepolun neljännellä etapilla huolehditaan siitä, että tietoaineistot ja tiedostot säilyvät kaikissa olosuhteissa eheinä. Arkistoitavan tiedon pitää olla autenttista, luotettavaa ja eheää. Näitä vaatimuksia tarkastellaan tällä etapilla kolmesta näkökulmasta: 1. Tiedon säilyttäminen eheänä ja todistusvoimaisena 2. Tiedostomuotojen merkitys 3. Tiedon siirtäminen sen elinkaaren eri vaiheissa (migraatiot) *** ** * ** *** ## Millaista on eheä tieto? Eheys (engl. integrity) tarkoittaa sitä, ettei tietoa ole muutettu luvatta eikä se ole muuttunut vahingossa. Tietokokonaisuus on tällöin eheä, eikä mitään kokonaisuuteen kuuluvaa ole esimerkiksi jäänyt pois. On myös tärkeää, että mahdolliset muutokset pystytään todentamaan, jos niitä on tapahtunut. Eheys jaetaan usein edelleen semanttiseen ja tekniseen eheyteen: * Semanttinen eheys tarkoittaa sitä, ettei tiedon merkitys ole muuttunut. Joskus käytetään myös termejä sisällöllinen, tietosisällöllinen tai looginen eheys. * Tekninen eheys tarkoittaa sitä, että data ja sen tallennusrakenne (bitit) ovat muuttumattomia (engl. fixity). Mitä pidempään digitaalisia tietoaineistoja säilytetään, sitä tärkeämpää niiden eheyden varmistamisessa on ottaa huomioon arkistoinnin ja digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta suositellut tiedostomuodot, säilytettävien tiedostomuotojen joukon rajaaminen ja tiedostojen laadun säännöllinen varmistaminen. Näin rakennetaan perustaa pitkäaikaissäilytykselle, jossa tietoaineistoja muunnetaan uuteen säilytyskelpoiseen muotoon, kun teknologiset muutokset sitä vuosien ja vuosikymmenten saatossa vaativat. Suositellut tiedostomuodot ovat määrityksiltään avoimia, standardoituja ja yleisessä käytössä olevia formaatteja, jotka todennäköisesti säilyvät käytettävänä pitkällä aikavälillä. Tiedostojen laadunvarmistus taas perustuu tiedostomuotostandardin tarkkaan noudattamiseen, siihen, että tiedostot ovat hyödynnettävissä ilman ulkoisia riippuvuuksia ja että ne säilyvät teknisesti eheinä. Tiedostojen eheyden ja muuttumattomuuden säilymistä voidaan valvoa muun muassa säilyttämällä tiedostoja lukutilassa (engl. read-only). Muutoksia voidaan silloin tehdä vain dokumentoidusti ja riittävin käyttöoikeuksin. Tiedostojen muutosten seuraamisessa hyödynnetään usein lisäksi aineistosta erillään säilytettäviä eheystarkisteita, joita aineistoon vertaamalla mahdolliset muutokset pystytään huomaamaan. On kuitenkin hyvä muistaa, ettei tekninen muuttumattomuus takaa semanttista eheyttä eli sitä, että myös tiedoston tietosisältö on eheää ja ymmärrettävää. Tiedostonäkökulman lisäksi eheyteen liittyy se, miten digitaalisten tietokokonaisuuksien muodostumis- ja käsittelyhistoria on dokumentoitunut. Esimerkiksi käyttöoikeuksien perusteella tiedon yhteyteen tallentuu käyttäjä- ja käsittelytietoja, muun muassa erilaiset aikaleimat tiedon luomisajankohdasta tai muokkaamisesta. Tietoja ei voi lisätä tai poistaa ilman, että muutoksesta jää jälki. Eheyttä tukee lisäksi tietoaineistojen kuvailu ja dokumentointi niiden elinkaaren eri vaiheissa. Kuvailutietoina voidaan kertoa esimerkiksi se, että asiakirjoissa on käytetty sähköisiä allekirjoituksia tai että autenttisuus ja eheys on todennettu tarkistussumman avulla. On tärkeää kertoa myös, se että jokin tietoaineistoon liittyvä tieto on epävarma tai sitä ei pystytä varmistamaan. Riittävien tietoturvallisuustoimienpiteiden toteuttaminen on pitkällä aikavälillä tiedon eheyden, aitouden ja autenttisuuden varmistamisen kannalta ratkaisevaa. Tiedon hyödyntäjän pitää pystyä luottamaan siihen, että tieto on tallennettu oikein ja että se on koko elinkaarensa ajan suojattu luvattomilta muutoksilta. > **Voit arvioida arkistoidun tiedon autenttisuutta, luotettavuutta ja eheyttä näistä näkökulmista:** > > * Dokumentoiko tieto kattavasti ja virheettömästi niitä toimenpiteitä, tehtäviä tai asioita, joista sitä säilytetään todisteena? Vai onko tieto esimerkiksi puutteellista, ristiriitaista tai valikoivaa? > > * Käykö tiedosta ilmi, milloin se on luotu? Entä mikä taho sen on luonut? Mitkä tahot ovat käsitelleet tai muuttaneet sitä? > > * Onko tieto ollut koko elinkaarensa ajan suojattu luvattomilta lisäyksiltä, poistoilta ja muutoksilta? Pystytäänkö mahdolliset muutokset havaitsemaan, yksilöimään ja jäljittämään? > > * Onko tieto luokittelun, muun metatiedon ja dokumentoinnin avulla asetettu tarvittaviin konteksteihin eli asiayhteyksiin niin, että se pystytään paikallistamaan ja sitä voidaan myös hakea? Pystytäänkö tietoa hyödyntämään ja tulkitsemaan? > > * Onko tieto ajantasaisten käyttörajoitusten ja -oikeuksien mukaisesti käytettävissä? > > * Onko tieto suositelluissa ja tuetuissa tietorakenteissa ja tiedostomuodoissa? Voidaanko se tarvittaessa hallitusti konvertoida eli muuntaa sellaisiin? > > * Pystytäänkö tietoaineisto siirtämään eheänä ja hallitusti toiseen tietojärjestelmään tai arkistoon? ✔ Ota tiedon laatukriteerit arvioinnin tueksi Tilastokeskuksen laatimat tiedon laatukriteerit on kehitetty ensisijaisesti rakenteellisten rekisteriaineistotyyppisten tietoaineistojen laadun arviointiin. Niiden periaatteita voi kuitenkin hyvin soveltaa kaikkien digitaalisten tietoaineistojen kohdalla. Laadukkaan tiedon ominaisuudet on kriteereissä jäsennelty sen mukaan: * **Miten tieto kuvaa todellisuutta?**Onko se virheetöntä, tarkkaa, kattavaa, johdonmukaista ja ajan tasalla? * **Miten tieto on kuvattu?**Miten voidaan varmistua sen alkuperäisyydestä ja alkuperästä? Ovatko metatiedot ymmärrettäviä? * **Miten tietoa voi käyttää?**Onko tieto suositustenmukaista? Onko se saatavilla oikea-aikaisesti? Voivatko sitä käyttää ne, joilla siihen on säännösten ja toimintatapojen mukaiset käyttöoikeudet? Onko tieto koneluettavassa muodossa? ![Tiedon laatukriteerien kaaviokuva.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_e4b0765774b89a17147a3ca7c04a6fdd2f2caf957ba741e64dce2aed7f5f903e/kuva-20240829-073909.png?cb=48ef495f4f533d00daa7d623062f24dd) Kuvan lähde. Tilastokeskus. [Tiedon laatukriteerit.](https://stat.fi/org/tiedon-laatukehikko/tiedon-laatukriteerit.html) *** ** * ** *** ## Missä arkistoitavia tietoaineistoja voi säilyttää? Säilyttämisellä tarkoitetaan usein tietoaineistojen säilyvyyden varmistamista riippumatta siitä, onko kyse niiden arkistoinnista vai tiedon säilyttämisestä alkuperäiseen käyttötarkoitukseen. Arkistoitua tietoa säilytetään ilman aikarajaa eli käytännössä ikuisesti, joten sen säilymisen ja eheyden varmistaminen vaatii kuitenkin erilaista suunnittelua ja varmistamista kuin lyhyen määräajan säilytettävän tiedon. Organisaatiosi on taattava tiedon eheys ja säilyminen siihen asti, että aineistot on siirretty varsinaisen pitkäaikaissäilytyksen piiriin. Tähän sillä pitää olla riittävät toimintatavat, välineet ja osaaminen. **Arkistointi ja säilyttäminen -- lainsäädäntö on muovannut käsitteitä.** * Aiemmin arkistoinnilla saatettiin tarkoittaa asiakirjojen laittamista arkistokoteloihin, asian päättämistä tietojärjestelmässä tai ylipäätään tiedon säilyttämistä. Näin on arkikielessä usein nytkin. Sanan merkitys on muuttunut [EU.n yleisestä tietosuoja-asetuksesta (2016/679)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ja [laista julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) johtuen. Lainsäädäntö erottaa toisistaan tietoaineistojen säilyttämisen alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten ja arkistoinnin yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa. Käytännössä myös arkistoituja tietoaineistoja säilytetään eli huolehditaan niiden säilyvyydestä ja käytettävyydestä. Arkistointi tarkoittaa kuitenkin myös kulttuuriperintö- ja tutkimusarvoltaan merkityksellisen tietoaineiston tunnistamista, sen teknistä säilyttämistä pitkäaikaissäilytykseen tukeutuen sekä aineiston monipuolisen tutkimuskäytön ja muun käytön mahdollistamista. Digitaalisella pitkäaikaissäilytyksellä tarkoitetaan sellaisia teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä ja palveluita, joilla varmistetaan, että aineistot ovat hyödynnettävissä useita vuosikymmeniä tai -satoja. Pitkäaikaissäilytysjärjestelmissä korostuvat erityisesti tietoaineistojen niin kutsuttua historiallista vaihetta tukevat toiminnallisuudet, joiden tarkoitus on varmistaa tietoaineistojen käytettävyys ja ymmärrettävyys hyvin pitkällä aikavälillä. Tärkeää on muun muassa aineistojen kontekstin ja tietosisällön kuvailu, eheyden varmistaminen ja tiedostomuotokonversiot, joissa tietoaineistoja muunnetaan tarvittaessa hallitusti ja häviöttömästi uuteen säilytyskelpoiseen muotoon. Arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen onnistuminen perustuu sille, että tietoaineistojen pitkän elinkaaren edellytykset huomioidaan sen elinkaaren aiemmissa vaiheissa. Samat tarpeet koskevat myös muita hyvin pitkään säilytettäviä tietoaineistoja. Arkistovaiheessa olevaa digitaalista tietoa voidaan ennen pitkäaikaissäilytyksen piiriin siirtämistä säilyttää siinä järjestelmässä, jossa se on muodostunut, alkuperäisen järjestelmän korvanneessa järjestelmässä tai esimerkiksi erillisessä säilytysjärjestelmässä. Oleellista on, että järjestelmän ominaisuudet tukevat luotettavaa säilyttämistä. ⚫ **SÄILYTTÄMINEN** *** ** * ** *** Tekniset, hallinnolliset, taloudelliset ja strategiset toimet, joilla tiedon säilyminen ja eheys varmistetaan ennen kuin se säilytysaikansa mukaisesti joko tuhotaan tai arkistoidaan tai siirretään muusta syystä pitkäaikaissäilytyksen piiriin. ⚫ **PITKÄAIKAISSÄILYTYS** *** ** * ** *** Joukko teknisiä ja hallinnollisia menetelmiä, joilla varmistetaan tietoaineistojen säilyminen, käytettävyys ja ymmärrettävyys silloin, kun säilyttäminen jatkuu niin pitkään, että on huomioitava teknologioiden ja käyttäjäyhteisön muutokset. Pitkäaikaissäilytys edellyttää tiedon eheyden valvontaa, riskeihin varautumista ja säilyttämistoimenpiteiden toteuttamista hallitusti. ⚫ **ARKISTOINTI** *** ** * ** *** Teknisen säilyttämisen lisäksi keskeistä on kulttuuriperintö- ja tutkimusarvoltaan merkityksellisen tiedon tunnistaminen, liittäminen osaksi asiakirjallista kulttuuriperintöä ja säilyttäminen ymmärrettävänä sekä tarjoaminen käyttöön. *** ** * ** *** ## Tietojärjestelmät ja arkistointi - näkökulmia puolin ja toisin Arkistoinnin toimenpidepolun [**ensimmäisellä etapilla**](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/fi/oppaat/v1/suunnittele-ja-kehita-arkistointia.md)kerrotaan, miten arkistointia voi suunnitella ja kehittää osana organisaation tiedonhallintaa. Suunnitteluun kuuluu myös olemassa olevien tietojärjestelmien arviointi arkistoinnin näkökulmasta. Arviointi auttaa tunnistamaan arkistointiin liittyviä riskejä, puutteita ja tarpeita. Sen perusteella muodostettua tietoa voidaan puolestaan hyödyntää arkistoitavaa tietoaineistoa sisältävien tietojärjestelmien kehittämisessä. Pohdi muun muassa sitä, millaista suunnittelua tai esimerkiksi sopimuksia arkistointi edellyttää järjestelmien hankinta- ja kehittämisvaiheessa. Entä miten arkistoinnin vaatimukset näkyvät järjestelmien käytössä, ylläpidossa ja yleisesti organisaation kehittämistoiminnassa? Järjestelmäkehitys tapahtuu yleensä organisaation substanssiasiantuntijoiden, teknisten asiantuntijoiden, tiedonhallinnan asiantuntijoiden ja tietojärjestelmätoimittajien välisenä yhteistyönä. Se voi olla sekä jatkuvaa toimintaa että projektiluonteista. Erilaisia toimijoita voi olla paljon, samoin ammattialoja tai moninaisia taustatietoja. Varmista, että kaikki tahot ymmärtävät riittävästi, mitä arkistointi tarkoittaa yleisesti ja toisaalta mitä se yksittäisen tietojärjestelmän näkökulmasta merkitsee. Käytä apuna esimerkiksi oheisen Arkistoinnin näkökulma yksittäiseen tietojärjestelmään -muistilistan kohtia. ✔ Muistilista: Arkistoinnin näkökulma yksittäiseen tietojärjestelmään * **Arkistointi**tarkoittaa osaksi asiakirjallista kulttuuriperintöä määritellyn tiedon säilyttämistä sekä sen säilyvyyden ja käytettävyyden turvaamista. Arkistoituja tietoaineistoja säilytetään ilman aikarajaa eli pysyvästi. * Arkistointi ei tarkoita tietoaineistojen passiivista säilyttämistä vaan niiden ymmärrettävyyden, eheyden ja käytettävyyden varmistamista. Arkistoitujen tietoaineistojen käyttö on pääasiassa monipuolista **tutkimuskäyttöä**. * Kaikkia tietoaineistoja ei arkistoida. Viranomaisten tietoaineistojen arkistointi perustuu Kansallisarkiston seulontapäätöksiin tai lainsäädäntöön. Arkistollinen arvo määräytyy [**arvonmäärityksen kriteerien**](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#arvonmaaritys) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) perusteella. * Arvonmäärityksen kohteena ovat tietojärjestelmiin sisältyvät tietoaineistot ja asiakirjat, eivät itse tietojärjestelmät. Samaan tehtäväkokonaisuuteen kuuluvat arkistoitavat tietoaineistot ja asiakirjat voivat sisältyä yhteen tai useampaan tietojärjestelmään. Niin sanottujen**loogisten tietovarantojen**hahmottaminen on arvonmäärityksen ja arkistoinnin kannalta tärkeää. * Arkistoitavaksi määrätyillä tietoaineistoilla on **säilytysaika** , joka kertoo, miten pitkään niitä käsitellään ja säilytetään niiden alkuperäisissä käyttötarkoituksissa. Säilytysajan päättymisen jälkeen arkistoitavat tietoaineistot siirtyvät elinkaaressaan niin kutsuttuun **arkistovaiheeseen**. * Siirtyminen arkistovaiheeseen tarkoittaa tiedon käsittelyperusteen muuttumista alkuperäisestä käyttötarkoituksesta yleisen edun mukaiseksi arkistointitarkoitukseksi. Tämä vaikuttaa rekisterinpitäjän [EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679)](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=celex%3A32016R0679) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) mukaisiin velvoitteisiin. Muutoksen edellyttämät toiminnallisuudet pitää pystyä toteuttamaan järjestelmässä. * Viranomaisten tietojärjestelmien kehittämisessä ja suunnittelussa tulee huomioida lainsäädännön sekä tiedonhallinnan ja arkistoinnin vaatimukset. Tiedot on pystyttävä tietosuojalainsäädännön, [tiedonhallintalain (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) ja [arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) vaatimusten mukaisesti muun muassa tuhoamaan tai arkistoimaan niiden säilytysajan päättymisen jälkeen. * Viranomaisen on huolehdittava arkistoitavan tiedon säilymisestä, käytettävyydestä ja todistusvoimaisuudesta niin kauan, että se on siirretty arkistoon, jossa arkistotoimija huolehtii digitaalisen tiedon varsinaisesta pitkäaikaissäilyttämisestä ja tarjoamisesta käyttöön. * Digitaalisen tiedon säilyttäminen eheänä, ymmärrettävänä ja käytettävänä vaatii sitä, että arkistoinnin ja tulevan pitkäaikaissäilytyksen tarpeet huomioidaan tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa ja niissä tietojärjestelmissä, joissa sitä käsitellään. Tietojärjestelmän oma elinkaari on tyypillisesti melko lyhyt, keskimäärin noin 10--15 vuotta. Arkistoitavan tiedon elinkaaren jatkuminen sen sijaan pitää taata yli ohjelmisto- ja laitteistosukupolvien. Arkistointi perustuu suunnitelmallisuuteen ja konkreettisiin, tietoon ja tietoaineistoihin kohdistuviin toimenpiteisiin sekä tiedon laadun ja eheyden takaamiseen niiden aikana ja jälkeen. Tämä koskee arkistoinnin toteuttamista myös yksittäisen järjestelmän näkökulmasta. ![Piirroshiiri ihmettelee sitä, että arkistoitavien tietoaineistojen elinkaari on aina pidempi kuin yksittäisen tietojärjestelmän.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_ea4a7885859861996bd325db60523957779f88a0cf65caf9284e5716add58abb/image-20241115-083025.png?cb=dd9e15a594259c0d28d9d6dc18b521b0) **Kuva**. Arkistoituja tietoaineistoja säilytetään ilman aikarajaa. Digitaalisen tiedon säilyttäminen eheänä, ymmärrettävänä ja käytettävänä vaatii sitä, että arkistoinnin ja tulevan pitkäaikaissäilytyksen tarpeet huomioidaan tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa. Suuri osa tiedonhallinnan ja arkistoinnin toimenpiteistä on riippuvaisia tietoaineistoja koskevista kuvauksista ja luetteloista. Niiden avulla pystytään ymmärtämään tietoaineistojen konteksti, arvioimaan tiedon eheyttä, todistusvoimaisuutta ja täydellisyyttä sekä suunnittelemaan arkistoitavan tiedon hallintaa. On tärkeää huolehtia siitä, että myös yksittäisestä tietojärjestelmästä ylläpidetään dokumentaatiota, josta käyvät ilmi järjestelmän sisältämien tietojen ja tietoelementtien eli kokonaisuuksina käsiteltävien tietojen väliset suhteet, rakenteet, sisältö ja metatiedot. Niiden pitää lisäksi olla yhdistettävissä organisaation käsitemalleihin, luokituksiin ja ryhmityksiin. Dokumentaation pitäisi olla ajantasaista ja kaikkien sitä tarvitsevien käytettävissä ja saavutettavissa. Esimerkiksi säilytysjärjestelmän käyttö, tietoaineistojen saaminen pitkäaikaissäilytyksen piiriin ja usein myös uuden tietojärjestelmän käyttöönotto edellyttää tietoaineistojen siirtämistä eli migraatioita. Siihen liittyy aina tiedon eheyteen ja käytettävyyteen liittyviä riskejä. Onnistuminen on riippuvaista tiedon laadusta ja siitä, miten tietoaineistojen semanttinen ja tekninen eheys on varmistettu tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa. Siirto vaatii suunnittelua ja tietosisällön sekä tietorakenteiden syvällistä ymmärtämistä ja määrittelyä. Suunnittelussa ja toteutuksessa käytetään apuna myös tietojärjestelmien dokumentaatiota. ✔ Säilytysjärjestelmät ja arkistointi -- mitä on hyvä muistaa Säilytysjärjestelmä on yleinen nimitys tietojärjestelmälle, jonka pääasiallinen käyttötarkoitus liittyy digitaalisten tietoaineistojen ja niiden kuvailutietojen säilyttämiseen, tietopalveluun tai arkistointiin. Säilytysjärjestelmiin tallennettava tieto voi olla määräajan säilytettävää, lain perusteella pysyvästi säilytettävää tai [arkistolain (831/1994)](https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) nojalla arkistoitavaa. Säilytysjärjestelmissä on yleensä huomioitu tiedon luokittelu, säilytysarvon ja säilytysaikojen määrittely, tiedon säilyminen muuttumattomana, tarpeettomien tietoaineistojen tuhoaminen ja tietoaineistojen siirtäminen esimerkiksi pitkäaikaissäilytykseen ja arkistoon. Ne vastaavat siis yleensä hyvin arkistoitavan tiedon hallinnan vaatimuksiin. Säilytysjärjestelmän oma elinkaari on kuitenkin muiden tietojärjestelmien tapaan rajallinen. Sen käytön suunnittelussa ja käyttöönotossa pitää siksi varmistaa se, että arkistoitava tieto pystytään siirtämään hallitusti muualle, kun järjestelmän käyttö päättyy. Kun arkistoitavaa tietoa siirretään säilytysjärjestelmään, pitää semanttisen ja teknisen eheyden varmistamisen lisäksi suunnitella, miten varmistetaan siirrettävän tietokokonaisuuden kattavuus ja ymmärrettävyys tulevan tutkimuksen näkökulmasta. Samoin pitää huomioida käyttöön liittyvät oikeudet ja käyttörajoitukset sekä sellaiset elinkaaritapahtumat, jotka ovat voineet vaikuttaa aineiston ymmärtämiseen tai säilymiseen. Aineistoa pitäisi pystyä säilytysjärjestelmässä kuvailemaan ja dokumentoimaan, jotta tietoa voidaan ymmärtää ja käyttää myös sen välittömän muodostumiskontekstin ulkopuolella. Tietosisällön lisäksi kuvailussa huomioidaan tietorakenne, aineistojen alkuperä ja muut asiayhteydet sekä suhteet muihin aineistoihin, toimijoihin ja toimintaan, muun muassa tehtäviin. Oheisdokumentaatio on tietoaineiston käytettävyyttä ja tulkintaa tukevaa aineistoa. Dokumentoinnissa voidaan hyödyntää kuvauksia ja ohjeita, joita tietojärjestelmästä ja aineistoista on laadittu niiden käytön ja erilaisten elinkaaritapahtumien, esimerkiksi tiedon siirtämisen yhteydessä. Esimerkiksi siirto säilytysjärjestelmään on sellainen tiedon ja aineiston elinkaaritapahtuma, jonka yhteydessä pitää yleensä sekä kuvailla että dokumentoida aineistoa ja siirtotapahtumaa eli migraatiota. *** ** * ** *** ## Apua tietojärjestelmien arviointiin Arkistointiin liittyviä näkökulmia ja toiminnallisuuksia voi järjestelmässä jäsentää arvioimalla sitä, miten järjestelmä mahdollistaa tiedon ja tietoaineistojen elinkaaritapahtumien hallinnan. Elinkaaritapahtumilla tarkoitetaan tietoaineistoon liittyviä suunniteltuja toimenpiteitä tai siihen kohdistuvia erilaisia odottamattomia tapahtumia. Suunnitellut eli tulevat elinkaaritapahtumat auttavat hallinnoimaan ja toteuttamaan tietoaineistojen elinkaarensa eri vaiheissa edellyttämiä toimia. Esimerkiksi säilytysaikoihin ja elinkaaren vaiheisiin liittyvät metatiedot, tilasiirtymät, käsittelysäännöt ja muut toiminnallisuudet tulee suunnitella ja toteuttaa tietojärjestelmissä siten, että niiden avulla voidaan hallita asiakirjan säilyttämiseen, arkistoimiseen tai tuhoamiseen liittyviä toimenpiteitä riittävällä tavalla tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa. Suunniteltuja elinkaaritapahtumia ovat muun muassa: * metatietojen tuottaminen, mukaan lukien tiedon ja tietoaineistojen kuvailu * käyttörajoituksiin tai -oikeuksiin liittyvät muutokset * tiedon muuntaminen yhdestä muodosta toiseen eli konversio, joka voi liittyä tiedostomuodon tai esimerkiksi tietokannan tietorakenteiden muuttamiseen. * tiedon tekniseen eheyteen liittyvät tarkistukset * tiedon omistajuuteen tai elinkaaren vaiheeseen liittyvät muutokset * tiedon tuhoaminen sen säilytysajan päättymisen jälkeen * migraatiot eli tiedon siirtäminen toiseen järjestelmään * tiedon siirtäminen Kansallisarkistoon. Odottamattomat elinkaaritapahtumat puolestaan voivat vaikuttaa tiedon ymmärrettävyyteen, saatavuuteen tai eheyteen. Kyse voi olla esimerkiksi: * tiedon alkuperän hämärtymisestä * tiedon korruptoitumisesta * tiedon katoamisesta kokonaan. Järjestelmässä pitää ennakoida ja käsitellä myös odottamattomia tapahtumia. Lisäksi niiden seuraukset pitäisi pystyä dokumentoimaan tiedon yhteyteen, jotta tietoaineistoja pystytään niiden elinkaaren myöhemmissä vaiheissa myös näiltä osin ymmärtämään ja tulkitsemaan. Näin parannetaan tiedon laatua ja säilyvyyttä. **TAULUKKO** . **Arvioi tietojärjestelmiä ja niiden ylläpitoa esimerkiksi alla olevan taulukon näkökulmista** |-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ▪️ **Tietomalli ja dokumentaatio** | | Ylläpidetäänkö järjestelmästä tietomallia, joka kuvaa ja selittää sen sisältämien tietojen ja tietoelementtien eli kokonaisuuksina käsiteltävien tietojen väliset suhteet ja rakenteet? * Hyvä tietomalli käyttää yhtenäistä käsitteistöä ja noudattaa standardoitua mallinnuskieltä (esim. UML-notaatio). Sen pitää kuvata sekä itse tietoa että siihen liittyvää metatietoa. * Dokumentaation pitää olla ajantasaista ja kaikkien sitä tarvitsevien käytettävissä ja saavutettavissa. | | ▪️ **Säilytysaikojen hallinta** | | Onko tietoaineistoille määritellyt säilytysajat toteutettu tietojärjestelmässä metatietoina, joiden avulla voidaan toteuttaa tiedon tuhoamiseen, siirtämiseen tai arkistointiin liittyviä toiminnallisuuksia? * Tietoaineistolle ja sitä koskevalle metatiedolle pitää tarpeen mukaan määritellä erilaiset säilytysajat. Joissain tapauksissa metatieto säilytetään ja arkistoidaan, vaikka tiedon tai tietoaineiston säilytysaika on päättynyt. * Säilytysaikoja pitää pystyä tarvittaessa arvioimaan ja muuttamaan lainsäädännön tai toiminnan muuttuessa. Muutokset pitää pystyä toteuttamaan tietojärjestelmissä. Kun säilytysajan päättymistä ei voi järjestelmässä automatisoida, varmista että sen hallinnalle kehitetään muu säännönmukainen toimintatapa. | | ▪️ **Hakutoiminnallisuudet ja tiedon esitysmuodot** | | Ovatko tiedot ja tietoaineistot kaikissa elinkaarensa vaiheissa haettavissa ja käytettävissä? Pystytäänkö ne esittämään ymmärrettävässä muodossa? * Arkistoitavalla tietoaineistolla pitää aina olla vähintään yksi sellainen esitysmuoto eli ilmentymä, joka kattaa kaiken siihen liittyvän tiedon ja metatiedon. Esitysmuodolla pitäisi olla pysyvä tunniste, jonka avulla siihen voidaan viitata. | | ▪️ **Tiedostojen hallinta** | | Onko tiedostomuodon tunnistamiseen ja tiedostojen laadun valvontaan liittyvät toiminnallisuudet huomioitu tiedon laatimiseen, vastaanottoon ja siirtämiseen liittyvissä työnkuluissa? * Pitkäaikaissäilytyksen ja arkistoinnin näkökulmasta suositeltujen tiedostomuotojen hyödyntäminen lisää tiedon käytettävyyttä ja käyttöikää. | | ▪️ **Metatiedot** | | Liittyykö kaikkiin tietokokonaisuuksiin tai onko niihin liitettävissä kattava ja ajantasainen metatietokokonaisuus? * Metatietokokonaisuuteen pitää kuulua riittävästi hallinnollista metatietoa sekä tiedon alkuperää ja asiayhteyksiä koskevaa kontekstimetatietoa. Metatiedon pitää olla hakutoiminnallisuuksien hyödynnettävissä. | | ▪️**Siirtäminen** | | Pystytäänkö arkistoitavat tiedot siirtämään yhdenmukaisesti ja hallitusti joko Kansallisarkistoon tai toiseen tietojärjestelmään? * Siirtotoiminnallisuuksien pitää kattaa kaikki tietokohteet ja niihin liittyvä metatieto. Käytössä on myös hyvä olla massasiirtotoiminnallisuus, joka mahdollistaa useiden (tuhansien) kohteiden siirtämisen kerralla. * Siirtotoiminnallisuuksia pitää testata riittävästi sekä ylläpitää ja päivittää, kun järjestelmän sisältämän tiedon määrä ja laatu ajan kuluessa lisääntyy. * Huomaa, että siirtoihin liittyvät toiminnallisuudet ja tarpeet ovat yleensä melko samanlaisia kuin säilytysajan päättymiseen ja määräajan säilytettävän tiedon tuhoamiseen liittyvät toiminnallisuudet. Näitä ei saa sekoittaa toisiinsa: toisen lopputulos on tietoaineiston siirto esimerkiksi arkistoon, toisen taas tiedon peruuttamaton tuhoaminen. | | ▪️**Käyttörajoitukset** | | Tallentuvatko käyttörajoituksiin liittyvä tiedot tietoaineistojen metatiedoksi johdonmukaisesti ja luotettavasti? * Tietoaineistojen on oltava aina niiden tahojen käytettävissä, joilla on niiden käyttämiseen oikeudet. | *** ** * ** *** ## Tietoturva tukee eheyttä ja säilyvyyttä Tietoaineistojen pitkäaikainen ja turvallinen säilyttäminen rakentuu osin tietoteknisten ja tietoturvaan kuuluvien keinojen varaan. Ne varmistavat tietojen säilymistä luotettavina ja eheinä sekä turvassa luvattomalta käytöltä. Arkistoitavat tietoaineistot sisältävät tyypillisesti paljon henkilötietoja. Niiden kasautumisvaikutusten takia tietoturvaan on suhtauduttava erityisen vakavasti. Huomioi, että arkistoituihin tietoaineistoihin sovelletaan [tiedonhallintalain (906/2019)](https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190906) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) tietoturvallisuussäännöksiä, ellei muualla ole toisin säädetty. Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta on julkaissut tietoturvasuosituksia sekä tietoturvallisuuden arviointikriteeristön, joihin kannattaa tutustua myös arkistoinnin kehittämisen ja arkiston ylläpidon vuoksi: * [Suositus tietoturvallisuuden vähimmäisvaatimuksista, Valtiovarainministeriön julkaisuja 2024:19](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165487) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) * [Julkisen hallinnon tietoturvallisuuden arviointikriteeristö (Julkri): Suositus ja kriteeristö, Valtiovarainministeriön julkaisuja 2023:46](https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/165015) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) Huomaathan, että arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta tietoturvaan liittyviin keinoihin voi sisältyä myös riskejä. Esimerkiksi tiedostojen kirjoitussuojaukset ja salausmenetelmät voivat estää tiedostojen käsittelytoimet pitkäaikaissäilytyksessä. *** ** * ** *** ## Analogisten asiakirjojen säilyttäminen Julkisen hallinnon tiedonhallinta on tänä päivänä pääasiassa digitaalista. Mikäli analogisia asiakirjoja vielä syntyy, myös ne arkistoidaan digitaalisessa muodossa. Käytännössä on siis kehitettävä tietojärjestelmiä ja toimintatapoja niin, että analogisten asiakirjojen kertyminen päättyy tai digitoitava analogiset asiakirjat jälkikäteen. Analogisten asiakirjojen digitaaliseen muotoon muuttamiselle ei ole asetettu aikarajaa. Kansallisarkisto ottaa kuitenkin lähtökohtaisesti vastaan vain digitaalisia arkistosiirtoja. Monien organisaatioiden hallussa on kuitenkin edelleen kilometreittäin analogisina arkistoituja asiakirjoja, joiden säilyvyydestä on huolehdittava. Analogisten asiakirjojen säilyvyyden turvaamiseen kuuluu varautumista ja suunnittelua, aktiivisia toimenpiteitä, asianmukaisia suojamateriaaleja sekä säilytystiloja ja -olosuhteita. | **Säilyvyyteen vaikuttavat sisäiset tekijät** | **Säilyvyyteen vaikuttavat ulkoiset tekijät** | |--------------------------------------------------------------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | * Paperin tai muun tallennusalustan laatu * Merkintäaineiden laatu | * Säilytyspaikan olosuhteet * Säilytysvälineet * Asiakirjojen käyttö * Palo- ja vesivahinkoturvallisuus * Muu fyysinen tietoturva | Asiakirjojen säilymiseen vaikuttavat sekä sisäiset että ulkoiset tekijät. Sisäiset tekijät liittyvät aineiston materiaaleihin, kuten paperin ja merkintäaineiden laatuun. Ulkoiset tekijät taas liittyvät siihen, miten ja missä aineistoa säilytetään ja toisaalta siihen, minkälaista käyttöä aineistoon kohdistuu. Lisäksi analogisen aineiston säilyvyyden varmistamiseksi on tärkeää ennakoida ja varautua aineiston säilyvyyttä vaarantaviin -- myös yllättäviin -- tilanteisiin, kuten tulipaloon tai vesivahinkoon. |--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | ▪️ Arkistoitavien asiakirjojen materiaalit - tallennusalustat ja merkintäaineet | | Arkistoitavan aineiston materiaaleilla, kuten paperilla ja merkintäaineilla, on vaikutusta säilyvyyteen. Kansallisarkisto on antanut aiemmin määräyksiä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä. Viimeisin määräys on [Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävät materiaalit ja menetelmät (AL/9419/07.01.01.00/2010)](https://kansallisarkisto.fi/kumotut-maaraykset-ja-ohjeet#9419) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) vuodelta 2010. | | ▪️ Arkistoitavien asiakirjojen suojamateriaalit eli säilytysvälineet | | Oikeanlaiset suojamateriaalit suojaavat arkistoitavaa analogista aineistoa muun muassa pölyltä ja valon aiheuttamilta vaurioilta. Aineistojen suojaamisessa pitäisi käyttää Kansallisarkiston suojamateriaaliohjeessa määriteltyjen kriteerien tasoisia selluloosapohjaisia suojamateriaaleja. Oikeanlaisten suojamateriaalien lisäksi säilyvyyteen vaikuttaa keskeisesti myös se, miten aineisto sijoitetaan säilytysvälineisiin, kuten koteloihin. Säilytysvälinettä ei saa jättää liian tyhjäksi, jotta aineisto ei pääse liikkumaan säilytysvälineen sisällä. Liian täysi säilytysväline voi vastaavasti aiheuttaa asiakirjojen taittumista ja murtumista tai likaantumista, kun säilytysväline ei mene kunnolla kiinni. Valitse aina oikean kokoinen säilytysväline arkistoitavalle aineistolle. ![Kuvassa avattu arkistokotelo, jossa arkistoitavat aineistot on pakattu suojapapereiden väliin.](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149945169/Analogisen+aineiston+suojaaminen.jpg/1c8e5e78-318b-0b3b-fb45-0419e3095f68?t=1676471054676) **Kuva**: Esimerkki asianmukaisesta suojaamisesta nappinauhakoteloon. Lue lisää: [Suojamateriaaliohje sekä luettelo Kansallisarkistossa käytettävistä sekundäärisuojista](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#13459) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) | | ▪️ Asianmukaiset tilat ja olosuhteet | | Asianmukaisissa arkistotiloissa on vakaat lämpötila- ja kosteusolosuhteet ja ne ovat mahdollisimman paloturvalliset. Analogisena arkistoitava aineisto tulee suojata säilyvyyden varmistamiseksi muun muassa: * Vedeltä ja haitalliselta kosteudelta * Haitalliselta lämpötilalta * Valolta * Ilman epäpuhtauksilta * Tulelta ja palokaasuilta * Ilkivallalta, vahingonteolta ja luvattomalta käytöltä Kansallisarkisto on ohjeistanut tiloista ja niiden olosuhteista. Viimeisin määräys on vuodelta 2013 ([Määräys ja ohjeet arkistotiloista, AL/19699/07.01.01.00/2012](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#19699)) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) . Määräyksen voimassaoloa on jatkettu toistaiseksi. | Parhaiten aineisto säilyy ilman käyttöä, hyvin suojattuna pimeässä ja muutenkin olosuhteiltaan sopivassa tilassa. Tämä on ristiriidassa arkiston tarkoituksen kanssa, sillä arvokkaita tietoaineistoja säilytetään nimen omaan käyttöä varten. Digitointi edistää asiakirjojen käyttöä, mutta myös analogisten asiakirjojen säilyvyyttä, kun analogisen aineiston sijasta arkiston käyttäjät voivat hyödyntää digitaalisia ilmentymiä. *** ** * ** *** ## Hyvin toteutettu digitointi tukee käytettävyyttä ja säilyvyyttä Digitointi tarkoittaa analogisessa muodossa olevan tietoaineiston, esimerkiksi paperin tai mikrofilmin, muuntamista digitaaliseksi. Digitoinnin tavoite on tuottaa autenttisia ja todistusvoimaisia digitaalisia ilmentymiä alun perin analogisessa muodossa syntyneestä tiedosta. Analogisesta asiakirjasta Kansallisarkiston vaatimusmäärittelyjen mukaan digitoinnilla tuotettu saman sisältöinen digitaalinen asiakirja ei ole kopio alkuperäisestä asiakirjasta vaan yksi saman asiakirjan ilmentymistä. Digitoinnin jälkeen analoginen asiakirja voidaan useimmiten korvata digitaalisella ilmentymällä, ja asiakirjan analoginen muoto voidaan tuhota asianmukaisen varoajan jälkeen. Digitoinnissa on noudatettava ajantasaisia laatuvaatimuksia: * Lisätietoa digitoinnista Kansallisarkiston verkkosivuilla [verkkosivuilla](https://kansallisarkisto.fi/kansallisarkiston-digitointimaaritykset) [![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a)](https://kansallisarkisto.fi/kansallisarkiston-digitointimaaritykset) * [Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet -ohje (KA/20919/30.01.00/2024)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#20919fi) [![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a)](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#20919fi) Analogisen asiakirjan tietosisältö pitää aina siirtää uuteen muotoon eheästi - siis kokonaisuudessaan ja virheettömästi. Tiedon säilymistä eheänä on voitava seurata tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa. Tämä tarkoittaa, että digitoitavaan tietoaineistoon on tutustuttava huolellisesti, suunniteltava digitointi etukäteen ja toteutettava se digitoinnin laatuvaatimusten mukaisesti sekä valvottava digitoinnin laatua ja dokumentoitava digitointi elinkaaritapahtumaksi asiakirjan tai tietoaineiston kuvailutietoihin. Lisäksi on huolehdittava digitoinnissa tuotettujen tiedostojen ja tietojen laadusta, tallentamisesta, säilymisestä sekä saattamisesta käyttöön. ![Digitointiprosessi kaaviokuvana](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_98cd688a9974c683ea1a8e49f675f9b1c4b1ef7d893e363d7e964d4f9070407a/kuva-20240930-091050.png?cb=a9288a3787d79c7705374c612981dc06) **Kuva**, Digitointiprosessiin kuuluvia toimenpiteitä ovat muun muassa digitoitavan aineiston tunnistaminen ja valmistelu, skannaus, digitoinnin laadun varmistaminen eri menetelmin sekä analogisen ja digitaalisen tietoaineiston siirtäminen. ✔ Digitointiprosessiin sisältyy seuraavia käytännön tehtäviä > * Arvioi digitoinnin aikataulu, kokonaiskesto, kustannukset ja työvoimatarve. Suunnittele kaikki työvaiheet yksityiskohtaisesti ja käytännöllisesti. Huomaa, että digitointi voi kestää pitkään, jopa vuosia. > > * Aloita digitoinnin suunnittelu tutustumalla digitoitavaan tietoaineistoon. Arvioi inventoinnin yhteydessä analogisen tietoaineiston mahdollisia erityispiirteitä: kuntoa, rakennetta, sisältöä, digitointijärjestystä sekä yhteyksiä muihin tietoaineistoihin. > > * Suunnittele sekä digitoitavan analogisen aineiston että digitoidun digitaalisen aineiston kaikki suojaus-, siirto-, tallennus- ja käyttötavat. > > * Luetteloi ja kuvaile tietoaineistot ennen digitoinnin aloittamista. Digitointiprosessissa muodostuvat digitaaliset ilmentymät pitää pystyä yhdistämään luettelointi- ja kuvailutietoihin. Myös analogisen ilmentymän käsittelyketju sekä digitointivalmistelua koskevat tiedot tulisi aina dokumentoida. Digitointilaitteet ja ohjelmistot muodostavat digitointiprosessin yhteydessä tiedostokohtaisia metatietoja, jotka dokumentoivat digitointiprosessia ja digitoinnissa muodostuneen tiedoston ominaisuuksia. Skannauksen lopputuloksena muodostunutta digitaalista tiedostoa pitää usein vielä rikastaa erilaisin metodein. > > * Valmistele analogiset asiakirjat digitointia varten. Suunnittele esimerkiksi leikataanko sidokset ja vihkomaiset asiakirjat irtoarkeiksi digitointia varten vai digitoidaanko ne purkamattomina. Tarkista, soveltuvatko kaikki digitoitaviksi suunnitellut asiakirjat skannattaviksi valitulla skannerityypillä. Erota tarvittaessa erikoisaineisto muiden asiakirjojen joukosta. Poista asiakirjoista lika sekä niitit, muovitaskut ja muoviruoteet. Varmista, ettei informaatiota katoa esimerkiksi asiakirjojen päälle liimattujen irtoarkkien ja merkkien vuoksi. Muita tavanomaisia valmisteluun kuuluvia tehtäviä ovat taittuneiden asiakirjojen suoristaminen ja repeytymien paikkaaminen. > > * Digitoi ajantasaisten laatuvaatimusten mukaisesti. Huomioi erilaiset aineistotyypit. On tärkeää digitoida analoginen aineisto aina nimenomaan ohjeen mukaiseen tallennusformaattiin, eikä digitointiprosessissa tuotettava tiedosto saa missään käsittelyvaiheessa olla esitettyjä vaatimuksia heikkolaatuisempi. Heikompilaatuisesta tallennusformaatista ei voi tuottaa parempilaatuista versiota myöhemmässä käsittelyssä. > > * Dokumentoi tietoaineistolle tehdyt toimenpiteet, mahdolliset poikkeukset sekä linjaukset, joihin ne perustuvat. Muista dokumentoida digitoinnin eteneminen myös digitoitavan analogisen aineiston yhteyteen. > > * Tee laadunvalvontaa prosessin eri vaiheissa järjestelmällisesti. Hyödynnä sekä erilaisia teknisiä keinoja että silmämääräistä tarkastelua. Digitoitu kuvatiedosto ei saa olla epätarkka, vääristynyt tai muuten mittasuhteiltaan muuttunut, jotta tietosisällön tulkinta ei vaarannu. Kuvan laadun lisäksi laiteinfrastruktuurissa on varmistettava, että analogiset asiakirjat muunnetaan digitaaliseen muotoon tietosisällöltään täydellisinä. Skannausinfrastruktuuri tulee optimoida ennen skannauksen aloittamista. Lisäksi laitteiston suorituskykyä tulee tarkkailla suunnitelmallisesti, jotta digitaalisten ilmentymien laatu säilyy tasaisena. Validointi voidaan toteuttaa otannoilla, joiden määrä ja koko riippuvat skannausprosessin luotettavuudesta. Laadun tarkkailua varten tarvitaan yleensä mittataulu, mittataulun referenssiarvot ja analysointiohjelmisto. > > * Varmista, että tietoaineisto digitoidaan kokonaisuudessaan. > > * Varmista digitoitujen tietoaineistojen säilyvyys ja käytettävyys. ![Piirroshiiret muistuttavat että sekä analogiselle tietoaineistolle että digitaalisessa muodossa olevalle digitaaliselle tietoaineistollle pitää suunnitella hallintatavat.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7c1d2b565bd566459d1bc46abeb2b288407dafd5f840e608eda3dd99c76f6dbe/image-20241115-080851.png?cb=211e1f49d92be5562a46d143d65d925d) **Kuva**. Analogista aineistoa voi liikutella kärryillä, mutta digitaaliselle tiedolle pitää kehittää digitaalisia keinoja. ## Mitä tarkoittaa analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallinen arvo? Kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi arvioitu analoginen asiakirja on sellaisenaan korvaamaton ja olennainen. Siksi se pitää säilyttää ja arkistoida myös alkuperäisessä muodossaan digitoinnin jälkeen. Toisin sanoen alkuperäiset analogiset asiakirjat voidaan hävittää digitoinnin jälkeen vain, jos niiden säilytysmuodolla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa. * Hyödynnä arvioinnissa [kulttuurihistoriallisen arvon arviointia tukevaa verkko-opasta](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/oppaat/v1/kulttuurihistoriallisen-arvon-arviointi) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/?l=fi) * Jos et tunnista perusteita analogiseen arkistointiin, voit hävittää analogiset asiakirjat, kun digitaalisten ilmentymien säilyvyys ja käytettävyys varmistettu. **MUISTA NÄMÄ!** * Suunnittele ja dokumentoi digitointiprosessi sekä digitoitujen tietoaineistojen hallinta, säilyttäminen ja käyttö. * Digitointi on tehtävä ajantasaisten laatuvaatimusten mukaisesti. Aiemmin (ennen 1.1.2022) tehdylle digitoinnille vähimmäisvaatimuksena on vuoden 2016 laatuvaatimusten mukaisuus. * Analogiset asiakirjat, joiden analogisella säilytysmuodolla on kulttuurihistoriallista arvoa arkistoidaan digitoinnin jälkeen edelleen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa. * Digitaalisten ilmentymien säilyminen todistusvoimaisina ja käytettävinä edellyttää kuvailua sekä aktiivisia arkistointitoimenpiteitä. *** ** * ** *** ## Muistilista * Arkistoitavan tiedon pitää olla autenttista, luotettavaa ja eheää. Semanttinen eheys tarkoittaa sitä, ettei tiedon merkitys ole muuttunut. Tekninen eheys tarkoittaa sitä, että data ja sen tallennusrakenne (bitit) ovat muuttumattomia. Toimijan on taattava tiedon eheys ja säilyminen siihen asti, että aineistot on siirretty pitkäaikaissäilytyksen piiriin. Tähän sillä pitää olla riittävät toimintatavat, välineet ja osaaminen. * Mitä pidempään digitaalisia tietoaineistoja säilytetään, sitä tärkeämpää niiden eheyden varmistamisessa on ottaa huomioon arkistoinnin ja digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta suositellut tiedostomuodot, säilytettävien tiedostomuotojen joukon rajaaminen ja tiedostojen laadun säännöllinen varmistaminen. * Suositellut tiedostomuodot ovat määrityksiltään avoimia, standardoituja ja yleisessä käytössä olevia formaatteja, jotka todennäköisesti säilyvät käytettävänä pitkällä aikavälillä. * Tiedostojen laadunvarmistus perustuu tiedostomuotostandardin noudattamiseen. Tiedostojen pitää myös olla hyödynnettävissä ilman ulkoisia riippuvuuksia ja niiden on säilyttävä teknisesti eheinä. * Säilyttämisellä tarkoitetaan tietoaineistojen säilyvyyden varmistamista riippumatta siitä, onko kyse niiden arkistoinnista vai tiedon säilyttämisestä alkuperäiseen käyttötarkoitukseen. * Digitaalisella pitkäaikaissäilytyksellä tarkoitetaan sellaisia teknisiä ja hallinnollisia toimenpiteitä ja palveluita, joilla varmistetaan, että aineistot ovat hyödynnettävissä useita vuosikymmeniä tai -satoja. Pitkäaikaissäilytysjärjestelmissä korostuvat erityisesti tietoaineistojen niin kutsuttua historiallista vaihetta tukevat toiminnallisuudet, * Arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen onnistuminen perustuu sille, että tietoaineistojen pitkän elinkaaren edellytykset huomioidaan sen elinkaaren aiemmissa vaiheissa. * Arkistovaiheessa olevaa digitaalista tietoa voidaan ennen pitkäaikaissäilytyksen piiriin siirtämistä säilyttää siinä järjestelmässä, jossa se on muodostunut, alkuperäisen järjestelmän korvanneessa järjestelmässä tai esimerkiksi erillisessä säilytysjärjestelmässä. Oleellista on, että järjestelmän ominaisuudet tukevat luotettavaa säilyttämistä. * Arkistointi perustuu suunnitelmallisuuteen ja konkreettisiin, tietoon ja tietoaineistoihin kohdistuviin toimenpiteisiin sekä tiedon laadun ja eheyden takaamiseen niiden aikana ja jälkeen. Tämä koskee arkistoinnin toteuttamista myös yksittäisen järjestelmän näkökulmasta. Tietoaineistojen pitkäaikainen ja turvallinen säilyttäminen rakentuu osin tietoteknisten ja tietoturvaan kuuluvien keinojen varaan * Arkistointiin liittyviä näkökulmia ja toiminnallisuuksia voi järjestelmässä jäsentää arvioimalla sitä, miten järjestelmä mahdollistaa tiedon ja tietoaineistojen elinkaaritapahtumien hallinnan. Elinkaaritapahtumilla tarkoitetaan tietoaineistoon liittyviä suunniteltuja toimenpiteitä tai siihen kohdistuvia erilaisia odottamattomia tapahtumia. * Tietojärjestelmästä on tärkeää ylläpitää dokumentaatiota, josta käyvät ilmi järjestelmän sisältämien tietojen ja tietoelementtien eli kokonaisuuksina käsiteltävien tietojen väliset suhteet, rakenteet, sisältö ja metatiedot. * Monien organisaatioiden hallussa on edelleen paljon analogisina arkistoituja asiakirjoja, joiden säilyvyydestä on huolehdittava. Analogisten asiakirjojen säilyvyyden turvaamiseen kuuluu varautumista ja suunnittelua, aktiivisia toimenpiteitä, asianmukaisia suojamateriaaleja sekä säilytystiloja ja -olosuhteita. * Digitointi tarkoittaa analogisessa muodossa olevan tietoaineiston, esimerkiksi paperin tai mikrofilmin, muuntamista digitaaliseksi. Hyvin toteutettu digitointi tukee käytettävyyttä ja säilyvyyttä. * Digitoinnissa on noudatettava Kansallisarkiston [ajantasaisia laatuvaatimuksia](https://kansallisarkisto.fi/ohjepankki#15780fi). * Digitaalisten ilmentymien säilyminen todistusvoimaisina ja käytettävinä edellyttää kuvailua sekä aktiivisia arkistointitoimenpiteitä. * Analogiset asiakirjat, joiden analogisella säilytysmuodolla on kulttuurihistoriallista arvoa arkistoidaan digitoinnin jälkeen edelleen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa. Hyödynnä arvioinnissa [kulttuurihistoriallisen arvon arviointia tukevaa verkko-opasta](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/?l=fi) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_2084a4b7fbabe804ff91fad710449133cd4f42e7eb54065ce57a6e958f8fcd0d/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/?l=fi)Jos et tunnista perusteita analogiseen arkistointiin, voit vaatimusten mukaisen digitoinnin jälkeen hävittää analogiset asiakirjat, kun digitaalisten ilmentymien säilyvyys ja käytettävyys varmistettu --- version: "1.0" language: "fi" --- # Etappi 3. Varmista tiedon laatu ja käytettävyys **Toimenpidepolun kolmas etappi on arkistoitavien tietoaineistojen todistusvoimaisuuden ja käytettävyyden varmistaminen. Laadukas ja luotettava tieto on rakenteeltaan, tarkkuudeltaan ja metatiedoiltaan yhtenäistä. Sitä on helppo käyttää ja käsitellä. Tästä osiosta opit, mistä ominaisuuksista todistusvoimaisuus ja käytettävyys muodostuvat ja miten niitä on mahdollista tukea ja ylläpitää. Opit myös arkistoitavien tietoaineistojen kuvailusta sekä tietoaineistojen arkistokäytön erityispiirteistä.** ![image-20241108-103508.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_076ca9f52489ca46fc91a01e10cb100c06c2d3c21f056c2f5759f4eba55783a4/image-20241108-103508.png?cb=42ca63d177f1d14e9d8f3ac46d398195) **Kuva**. Toimenpidepolun kolmannella etapilla varmistetaan, että tietoaineistot säilyvät laadukkaina ja käytettävinä niiden koko elinkaaren ajan. ## Millaista on laadukas tieto? Arkistoinnin näkökulmasta laadukas tieto on todistusvoimaista, käytettävää ja ymmärrettävää. Käyttäjän pitää sitä tarkastellessaan vaivatta ymmärtää: * millaisesta tiedosta on kyse * milloin tieto on muodostunut * mikä taho sen on muodostanut ja mihin asiayhteyksiin se liittyy * millaisia toimenpiteitä sille on sen elinkaaren eri vaiheissa tehty * miten tieto liittyy muihin tietoihin * miten sitä saa ja voi käyttää. ✔ Ota tiedon laatukriteerit avuksi arviointiin Tilastokeskuksen laatimat tiedon laatukriteerit on kehitetty ensisijaisesti rakenteellisten rekisteriaineistotyyppisten tietoaineistojen laadun arviointiin. Niiden periaatteita voi kuitenkin hyvin soveltaa kaikkien digitaalisten tietoaineistojen kohdalla. Laadukkaan tiedon ominaisuudet on kriteereissä jäsennelty sen mukaan: * **Miten tieto kuvaa todellisuutta?**Onko se virheetöntä, tarkkaa, kattavaa, johdonmukaista ja ajan tasalla? * **Miten tieto on kuvattu?**Miten voidaan varmistua sen alkuperäisyydestä ja alkuperästä? Ovatko metatiedot ymmärrettäviä? * **Miten tietoa voi käyttää?**Onko tieto suositustenmukaista? Onko se saatavilla oikea-aikaisesti? Voivatko sitä käyttää ne, joilla siihen on säännösten ja toimintatapojen mukaiset käyttöoikeudet? Onko tieto koneluettavassa muodossa? ![kuva-20240829-073909.png](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_d07b0b5375237aab2a8aca19c4ab6e924206a959914a945484fc7c34f344c976/kuva-20240829-073909.png?cb=48ef495f4f533d00daa7d623062f24dd) **Kuva:** Tilastokeskus. [Tiedon laatukriteerit.](https://stat.fi/org/tiedon-laatukehikko/tiedon-laatukriteerit.html) *** ** * ** *** ## Varmista todistusvoimaisuus ja käytettävyys Tieto on todistusvoimaista, kun sen autenttisuus, luotettavuus, eheys ja käytettävyys on varmistettu. Todistusvoimaisuus rakentuu muun muassa tietosisällöstä ja metatiedoista, jotka kuvaavat tietoaineiston * rakennetta * sisältöä * alkuperää * toimijoita * suhdetta muuhun tietoon * suhdetta muihin tietoaineistoihin * muita asiayhteyksiä. Todistusvoimaisuus tukee tiedon haettavuutta ja käytettävyyttä. Käytettävän tiedon tulee olla helposti löydettävissä, tunnistettavissa ja tulkittavissa. Tämä perustuu laadukkaiden metatietojen lisäksi muun muassa tietojärjestelmien ominaisuuksiin. Ymmärrettävyyttä tukee myös oheisdokumentaatio eli esimerkiksi tiedot käytetyistä koodistoista ja tietorakenteiden kuvaukset. "**Metatieto** on tietoa, joka kuvaa tietoaineiston kontekstia, tietosisältöä ja rakennetta sekä dokumentoi ja ohjaa sen käsittelyä ja hallintaa".Lähde: [Finto, Tietotermit](http://urn.fi/URN:NBN:fi:au:tt:t41) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_8f23cac266d5f2d209dccda2653e5badaadaec134e0815ded2b32718a14d3f2a/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) Lisäksi käytettävyys edellyttää käyttöoikeuksien hallittua toteuttamista. Julkisen tiedon tulee olla helposti saatavissa, joten pääsyä lain perusteella salassa pidettävään tai suojattavaan tietoon pitää pystyä rajoittamaan. Tietoaineistojen käyttöä voivat rajoittaa muun muassa * tiedon julkisuuteen liittyvät rajoitukset * henkilötietojen suojaaminen * immateriaalioikeudet, esimerkiksi tekijänoikeus * ilmentymän - esimerkiksi analogisessa muodossa olevan asiakirjan - suojelutarve ja fyysinen kunto. Käyttörajoitukset pitää merkitä riittävän tarkalle tasolle ja toteuttaa yksiselitteisesti, jotta niitä voidaan hyödyntää koneellisesti ja automaattisesti. Niihin liittyvien metatietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisesta käyttäjähallinnasta tulee huolehtia koko tiedon elinkaaren ajan. Arkistossa käyttörajoituksiin pitää liittyä viittaus lakiin, päätökseen tai sopimukseen, johon oikeudellinen rajoitus perustuu. Tärkeä on myös tieto rajoituksen kestosta ja ajasta, josta keston laskenta alkaa. Analogisessa toimintaympäristössä rekisteröintikäytännöt, säilytysjärjestys ja luettelointitiedot ovat varmistaneet asiakirjojen käytettävyyden, luoneet yhteyden muodostumis- ja käsittelykontekstiin sekä tukeneet todistusvoimaisuutta. Tietojärjestelmissä osa todistusvoimaisuudesta toteutuu muun muassa eheystarkisteiden ja erilaisten teknisten ominaisuuksien kautta. Järjestelmään ei esimerkiksi voi lisätä tai poistaa mitään olennaista ilman, että muutoksesta jää jälki. Käyttöoikeuksien perusteella tiedon yhteyteen tallentuvat myös käyttäjätiedot sekä erilaiset aikaleimat, jotka dokumentoivat esimerkiksi tiedon luomisajankohtaa tai muokkaamista. *** ** * ** *** ## Aloita ajoissa, korjaa tarvittaessa Arkistoitavien tietoaineistojen ymmärrettävyys ja käytettävyys ei voi olla muistin varassa, sillä henkilöstö vaihtuu ja aineistoja koskeva muistitieto rapautuu. Pohjan tulevalle käytölle luovat paitsi henkilöstön koulutus ja opastus myös monipuoliset metatiedot sekä tietoaineistojen kuvailu ja dokumentointi. Tietoaineiston ymmärtämistä ja käyttöä tukevan tiedon arvo paljastuu viimeistään siinä vaiheessa, kun organisaatiossa ei enää ole käytettävissä ketään, joka tuntee tietyn tietoaineiston koko syntyhistorian ja käyttötavat. Käytännössä tietoaineistojen hallinta ja käyttö elinkaaren eri vaiheissa perustuu metatietoon. Se on tietoaineiston tietosisältöä, kontekstia ja rakennetta kuvaavaa tietoa, joka sekä ohjaa että dokumentoi tiedon käsittelyä ja hallintaa. Metatiedon laatu vaikuttaa siihen, miten vaivatonta tai työlästä tiedon hyödyntäminen tai esimerkiksi arkistosiirron tekeminen on. Laadun varmistaminen on hyvä aloittaa siinä vaiheessa, kun tietoa muodostuu ja otetaan talteen. Tieto kannattaa tuolloin sitoa luokittelun, muun metatiedon sekä tarvittavan oheisdokumentoinnin avulla aina vähintään toimijoihin, aikaan, paikkaan sekä siihen tehtävään ja toimintaprosessiin, jonka yhteydessä se on syntynyt. ![Piirroshiiri kertoo puhekuplassa, että laadukas metatieto perustuu standardeihin ja niiden pohjalta tehtyihin ohjeisiin ja suosituksiin.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_0ef8f951b91ace5809e4a958f0ddaa9c90f93b6439d81c8ad1317217d0dbe687/image-20241112-134623.png?cb=2cfb3602c6943ac03b7d94a1fcf09ee3) **Kuva**. Tietoaineistojen hallinta ja käyttö elinkaaren eri vaiheissa perustuu metatietoon, jonka suunnittelussa, tuottamisessa ja hallinnassa pitää huomioida laatu. Laadukas metatieto perustuu standardeihin ja niiden pohjalta tehtyihin ohjeisiin ja suosituksiin. Metatiedon pitää olla oikeellista, määrältään riittävää, ajantasaista, ymmärrettävää ja mielellään koneluettavaa. Muista, että myös metatiedon alkuperä pitää dokumentoida. Tiedon laadun ja luotettavuuden arvioinnissa on tärkeää tietää, milloin metatieto on tuotettu, onko sen tuottanut tiedon alkuperäinen laatija vai onko se tuotettu elinkaaren myöhemmässä vaiheessa. Entä onko metatieto tuotettu perinteisesti manuaalisesti vai perustuuko sen tuottaminen automatiikkaan ja käsittelysääntöihin? Ovatko sitä tuottaneet jossain vaiheessa esimerkiksi automaattiseen sisällönkuvailuun tai "tekoälyyn" perustuvat mekanismit? Huomaa myös, että rajanveto tiedon ja ja sitä koskevan metatiedon välillä ei ole yksiselitteistä varsinkaan silloin, kun on kyse rakenteisesta tiedosta. |---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------|----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Tue tiedon laatua muun muassa näillä käytännön keinoilla:** || | **Muista, että koskaan ei ole liian myöhäistä parantaa tiedon ja sen hallinnan laatua.** | * Jos metatiedot ovat vajavaiset, kuvailutietoa ei ole tai dokumentointi on hajanaista, aloita niiden kerryttäminen huomattuasi puutteet. Jos tieto on kokonaan kadonnut tai korruptoitunut, dokumentoi myös tämä, jotta puutteet ja niiden syyt ovat myöhemmin todettavissa. | | * **Muista suositustenmukaisuus ja vaatimustenmukaisuus.** | Viranomaisen on noudatettava toiminnassaan lainsäädännön tai muun sääntelyn asettamia vaatimuksia. Suositusten ja standardien noudattaminen tukee tiedon laatua, ymmärrettävyyttä ja ylläpitoa. Se tukee myös yhteentoimivuutta ja helpottaa osaltaan muun muassa tiedon siirtämistä eli migraatioiden toteuttamista. | | * **Ymmärrä tiedonhallintaan, asianhallintaan ja arkistointiin liittyvien metatietovaatimusten merkitys. Ne eivät korvaa muita metatietoja, vaan täydentävät niitä.** | * Metatiedon laatu, saatavuus ja ylläpito on erityisen tärkeää, kun kyse on pitkään säilytettävistä tietoaineistoista. Varmista, että tämä otetaan huomioon, kun metatietoon liittyviä toimintatapoja ja sääntöjä kehitetään. | | * **Muista yhdenmukaiset, määrämuotoiset metatiedot, jotka perustuvat esimerkiksi arvolistoihin ja yksilöiviin tunnisteisiin. Tärkeitä ovat myös oikein käytetyt ja dokumentoidut luokitukset ja koodistot.** | * Vapaasti käytettäviin tekstikenttiin tuotetut metatiedot ovat usein sisällöltään ja laadultaan hajanaisia sekä vaikeasti tulkittavia. Tiedonsiirron yhteydessä ne voivat aiheuttaa ylimääräistä työtä ja vaikeuttaa automaation hyödyntämistä. * Koodiavainten saatavilla pitäminen ja säilyttäminen ymmärrettävinä varmistaa, että esimerkiksi numeraalisiin koodeihin perustuvaa tietoaineistoa on mahdollista käyttää ja ymmärtää. | | * **Vakiinnuta asioiden ja asiakirjojen yhtenäiset nimeämiskäytännöt.** | * Yhtenäiset kirjaustavat tukevat haettavuutta ja tietosuojan toteuttamista, kun esimerkiksi salassa pidettävää tietoa ei päädy vahingossa nimekkeisiin. | | * **Jos metatietoa pitää lisätä manuaalisesti, varmista, että tätä varten on olemassa selkeä toimintatapa ja ohjeistus.** | * Järjestelmän käyttäjät ja muut tiedon tuottajat ovat avainasemassa, kun puhutaan laadukkaasta tiedosta. Automatisoi metatiedon tuottaminen aina kun se on mahdollista. | | * **Arvioi, miten tietojärjestelmän ominaisuudet tukevat tiedon alkuperäisyyden ja luotettavuuden todentamista.** | * Tietojärjestelmissä osa todistusvoimaisuudesta toteutuu eheystarkisteiden ja teknisten ominaisuuksien kautta. Laatua ja eheyttä tukee lisäksi asianmukaisesti toteutettu tietoturva. | | * **Ota omat ja muiden oppimiskokemukset hyötykäyttöön.** | ✔ Tapausesimerkki: Rekisteröintitietojen yhdenmukaisuuden merkitys Pienessä valtion virastossa otettiin käyttöön asiankäsittelyjärjestelmä. Virastossa ei ollut aiempaa rekisteröintikäytäntöä, joten uusi tehtävä ja järjestelmä otettiin käyttöön kokeillen. Sähköisessä järjestelmässä hakujen tekeminen olikin helppoa ja mukavaa. Sähköinen diaari siirrettiin arkistoon paperimuodossa 15 vuotta myöhemmin. Aakkostulosteista huomattiin, että vireillepanijat oli kirjattu vaihtelevasti etunimi tai sukunimi ensin. Yritysten nimistä oli käytössä useita muotoja, mikä vaikutti aakkostukseen. Diaaritulosteiden käyttö paperimuodossa oli lähes mahdotonta. Sähköisen järjestelmän hyvät hakuominaisuudet olivat peittäneet tämän ongelman. Lopulta ryhdyttiin selvittämään, saataisiinko sittenkin arkistoitua sähköinen tietoaineisto paperisen sijasta. Tämä ratkaisikin edellisen pulman. Tietosisältöä lähemmin tarkasteltaessa havaittiin, että asioiden nimekkeet sisälsivät salassa pidettäviä tietoja, eikä asioiden näkyvyyttä ollut mahdollista rajata käyttörajoituksin. Siksi koko rekisterille oli määriteltävä käyttörajoitus. Arkistossa ilmenneet tietoaineiston laadulliset ongelmat olisi voitu välttää ohjeistamalla kirjaamista jo tiedon elinkaaren alkuvaiheessa. | *** ** * ** *** ## Luokittelu jäsentää tietoa, kuvailee sitä ja ohjaa sen käsittelyä Luokittelu on perinteinen tiedonhallinnan väline. Tiedot tai laajemmat tietoaineistot määritellään sen avulla yhteenkuuluviksi esimerkiksi niiden sisällön, muodon, käyttötarkoituksen tai jonkin muun piirteen perusteella. Arkistoinnin ja asiakirjahallinnan piirissä perinteisiä luokitustapoja ovat erilaiset **asiaryhmitykset** ja organisaation tehtäviin perustuvat **tehtäväluokitukset**. Luokituksella tarkoitetaan ilmiöiden ryhmittelyä luokkiin niiden samankaltaisten ominaisuuksien perusteella niin, että luokat eroavat toisistaan. Lähde: [Finto. Tietotermit](https://finto.fi/tt/fi/page/t81) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_8f23cac266d5f2d209dccda2653e5badaadaec134e0815ded2b32718a14d3f2a/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) Tehtävällä tarkoitetaan säädöksillä, normeilla tai päätöksellä organisaatiolle annettua työtä tai velvoitetta. Lähde: [++JHS 201 -suositus++](https://www.avoindata.fi/data/fi/dataset/jhs-201-rekisteritiedon-metatiedot) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_8f23cac266d5f2d209dccda2653e5badaadaec134e0815ded2b32718a14d3f2a/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) Tietoaineistojen näkökulmasta tehtävänäkökulman erityisyys liittyy siihen, että se ei perustu aineistojen sisältöön tai muotoon, vaan niiden syntykontekstiin. Luokitus kytkee siis asiat, asiakirjat ja tietoaineistot siihen toimintaan ja tehtävään, jonka hoitamisen yhteydessä ne ovat muodostuneet. Tehtäväluokitus jäsentelee tehtävät hierarkkiseen järjestykseen. Samalla se voi luoda rakenteen myös muodostuvalle arkistolle. Tässä tehtäväluokituksen etuna on yleensä pidetty sitä, että se on organisaatiorakenteeseen perustuvaa jäsentelyä tai luokittelua pysyvämpi. Organisaatioiden muutostilanteissakin organisaation tehtävät usein säilyvät. Toisaalta julkisessa hallinnossa tehtävät voivat lisäksi siirtyä organisaatiolta toisille. Myös tällöin tehtäväluokitus palvelee tietoaineistojen tunnistamista ja käsittelyä. Luokittelujen ja muiden metatietojen muodostamaa rakennetta voi verrata analogiseen toimintaympäristöön, jossa rekisteröintikäytännöt ja säilytysjärjestys ovat varmistaneet asiakirjojen käytettävyyden, luoneet yhteyden kontekstiin ja tukeneet todistusvoimaisuutta. Erityisesti digitaalisille tietoaineistoille on tyypillistä tietynlainen aineettomuus, monistettavuus ja helppo muunneltavuus, joiden vuoksi metatiedon ja dokumentoivan tiedon merkitys on erityisen suuri. ![Piirroshiiri seisoo kuntien yhteisen tehtäväluokituksen pääluokista koostuvan taulun edessä ja kertoo, että tehtäväluokitus voi näyttää esimerkiksi tältä.](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_7cff0a735bc39b53f4faaae9d78ce80fd3b54f4b4faed568d464cdd409bda7db/image-20241112-135047.png?cb=29bfbb62a9bbb7f308d21784f6ab5953) **Kuva**. Kuntien yhteisessä tehtäväluokituksessa oli alun perin 14 pääluokkaa. Luokitus tehtiin 2000-luvun alkupuolella useiden asiantuntijaorganisaatioiden yhteistyönä, ja sitä on kunnissa usein kehitetty itse lisää. Tehtäväluokitus voi olla organisaation oma tai sen pohjana voi olla valmis luokittelu. Esimerkki valmiista luokittelusta on 2000-luvun alkupuolella eri asiantuntijaorganisaatioiden yhteistyönä määritelty [Kuntien yhteinen tehtäväluokitus](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322640/Kuntien_yhteinen_tehtavaluokitus_taydennetty_03022011.pdf/de7fad1c-471c-8a5f-3367-08f1e1113631/Kuntien_yhteinen_tehtavaluokitus_taydennetty_03022011.pdf?t=1687934155566) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_8f23cac266d5f2d209dccda2653e5badaadaec134e0815ded2b32718a14d3f2a/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [**.**](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149322640/Kuntien_yhteinen_tehtavaluokitus_taydennetty_03022011.pdf/de7fad1c-471c-8a5f-3367-08f1e1113631/Kuntien_yhteinen_tehtavaluokitus_taydennetty_03022011.pdf?t=1687934155566) Tietojärjestelmissä tehtäväluokan tai muun tehtäväkontekstiin liittyvän tiedon voi ymmärtää yhdeksi metatiedoksi muiden joukossa. Asianhallintajärjestelmissä näin usein onkin, mutta muissa järjestelmissä muodostuvan tiedon kytkeytymistä tehtäviin ei aina ole toteutettu yhtä konkreettisesti. Ota tämä huomioon, kun arvioit organisaatiosi tietojärjestelmiä ja niihin liittyviä mallinnuksia ja muuta dokumentaatiota arkistoinnin näkökulmasta. Pohdi, miten niiden sisältämä tieto ja tietoelementit ovat yhdistettävissä organisaatiosi käyttämiin käsitemalleihin, luokituksiin ja ryhmityksiin. Tehtävä tai tehtäväluokka ovat yksi näkökulma tiedon syntykontekstia, käsittelyä ja elinkaaren muita vaiheita dokumentoivaan tietoon. Tehtäväkonteksti ei korvaa organisaationäkökulmaa tai tietosisällön merkitystä, vaan tuo tiedon hallintaan ja ymmärtämiseen niitä täydentävän luokittelutavan. Kun asiakirjoja laaditaan, vastaanotetaan ja käsitellään, ne liittyvät lisäksi muun muassa * muihin tietoaineistoihin * erilaisiin toimintaprosesseihin * erilaisiin toimijoihin - esimerkiksi laatija, vastaanottaja, tiedonhallintayksikkö, yksikkö * paikkaan ja sijaintiin - kaupunki, maa, kiinteistö, rakennus * erilaisiin ajankohtiin - laatimisaika, valmistumisaika, siirtoaika ✔ Tiedonohjaus on esimerkki tehtäväluokituksen hyödyntämisestä tiedon hallinnassa Kansallisarkiston[SÄHKE2-määräyksen](https://kansallisarkisto.fi/kumotut-maaraykset-ja-ohjeet#Sahke2-maarays) ![Ikoni_linkki_ulkoiselle_sivulle](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/__attachments/a_8f23cac266d5f2d209dccda2653e5badaadaec134e0815ded2b32718a14d3f2a/image-20240514-065753.png?cb=58e154337f9cabf5f734dc2e96c4f47a) [](https://kansallisarkisto.fi/kumotut-maaraykset-ja-ohjeet#Sahke2-maarays)mukaisessa toimintatavassa tiedon käsittelyn ohjaaminen ja elinkaarenhallinta (engl. lifecycle management) tietojärjestelmässä perustuu tiedonohjaukseen eli sähköiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan (tiedonohjaussuunnitelma, TOS). Käytännössä tiedonohjauksella tarkoitetaan tietojärjestelmien taustalle laadittavia metatietomäärityksiä ja niihin perustuvia käsittelysääntö, jotka toteuttavat jonkin toiminnon järjestelmässä. Tyypillinen esimerkki käsittelysäännöstä on asian tai asiakirjan tilatiedon automaattinen muuttuminen. Suunnitelmallinen ja keskitetty tiedonhallinta tukee automatisointia, yhdenmukaisuutta ja yhteentoimivuutta. Tiedonohjaussuunnitelman runko on organisaation tehtävien hoitoon perustuva tehtäväluokitus tai muu vastaava luokitus, esimerkiksi palveluluokitus. Tiedonohjaussuunnitelmassa tehtäväluokkaan liitetään tehtävän hoitoon liittyvät käsittelyvaiheet, niissä syntyvät asiakirjalliset tiedot sekä niiden oletusmetatietoarvoja, joita ovat esimerkiksi käyttörajoitukset, säilytysaika tai salassapitoaika. Käyttäjän ei tällöin tarvitse lisätä näitä tietoja. Metatietojen, käsittelyprosessien kuvausten ja käsittelysääntöjen avulla tiedonohjaus automatisoi asiakirjatietojen käsittelyä. Kun tieto luodaan tai sitä käsitellään, osan siihen liittyvästä metatiedosta luo tietojärjestelmä, osan käyttäjät eri rooleissaan ja osa metatietoarvoista saadaan suoraan tiedonohjaussuunnitelmasta. ![https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149945169/TOS.png/2a1287f4-1dda-9f9c-084b-e6fc7977d7d8?t=1677854054313](https://kansallisarkisto.fi/documents/141232930/149945169/TOS.png/2a1287f4-1dda-9f9c-084b-e6fc7977d7d8?t=1677854054313) **Kuva:** Tiedonohjauksen taustalla on asianhallintajärjestelmissä yleinen mallinnus, jossa asian käsittelyprosessi jakautuu käsittelyvaiheisiin. Yhteen käsittelyvaiheeseen voi liittyä yksi tai useampi asiakirjatyyppi. Toimenpiteet vastaavat käsittelyvaiheita ja kutakin asiakirjaa vastaa asiakirjatyyppi. **Esimerkki**: Asiakirja liitetään tietojärjestelmässä käsittelyvaiheeseen ja sen kautta oikeaan asiaan. Samalla asiakirja saa tiedonohjaussuunnitelman kautta automaattisesti metatiedokseen säilytysajan. Tämä tieto yhdessä säilytysajan laskentaperuste -metatiedon arvon, aikamääreiden ja järjestelmään luotujen käsittelysääntöjen ja muiden toiminnallisuuksien kanssa mahdollistaa tietojen hallitun tuhoamisen tai arkistoinnin säilytysajan päätyttyä. Tiedonohjausratkaisu voidaan toteuttaa joko keskitetyn tiedonohjausjärjestelmän avulla tai luoda tietojärjestelmä- tai prosessikohtaisena ratkaisuna tarpeen mukaan. *** ** * ** *** ## Muistilista * Arkistoinnin näkökulmasta laadukas tieto on todistusvoimaista, käytettävää ja ymmärrettävää. Käyttäjän pitää pystyä ymmärtämään sitä tarkastellessaan: * millaisesta tiedosta on kyse * milloin tieto on muodostunut * mikä taho sen on muodostanut ja mihin asiayhteyksiin se liittyy * millaisia toimenpiteitä sille on sen elinkaaren eri vaiheissa tehty * miten tieto liittyy muihin tietoihin * miten sitä saa ja voi käyttää. * Käytännössä asiakirjojen hallinta ja käyttö elinkaaren eri vaiheissa perustuu metatietoon. Se on aineiston kontekstia, sisältöä ja rakennetta kuvaavaa tietoa. Laadukas metatieto perustuu standardeihin ja niiden pohjalta tehtyihin ohjeisiin ja suosituksiin. * Suositusten- ja vaatimustenmukaisuus tukee digitaalisen tiedon käytön, hallinnan, säilymisen ja arkistoinnin näkökulmasta elintärkeää tietojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta. * Luokittelu on keino jäsentää ja kuvailla tietoa sekä hallita sen käsittelyä. Arkistoinnin ja asiakirjahallinnon yhteydessä hyödynnetään usein tehtäväluokituksia. * Arkistoinnin ja asiakirjahallinnan piirissä perinteisiä luokitustapoja ovat erilaiset **asiaryhmitykset** ja organisaation tehtäviin perustuvat **tehtäväluokitukset**. * Kun asiakirjoja laaditaan, vastaanotetaan ja käsitellään, ne liittyvät tehtävän lisäksi muun muassa * muihin tietoaineistoihin * erilaisiin toimintaprosesseihin * erilaisiin toimijoihin - esimerkiksi laatija, vastaanottaja, tiedonhallintayksikkö, yksikkö * paikkaan ja sijaintiin - kaupunki, maa, kiinteistö, rakennus * erilaisiin ajankohtiin - laatimisaika, valmistumisaika, siirtoaika --- version: "1.0" language: "fi" --- # Versio- ja muutoshistoria (KA/23568/28.00/2024) |------------------|-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Nimi** | Arkistoinnin toimenpidepolku | | **Ylläpitäjä** | Kansallisarkisto | | **Diaarinumero** | KA/23568/28.00/2024 | | **Tyyppi** | Opas | | **Julkaistu** | 29.11.2024, versio 1 | | **Muutoksia**: | Muutokset vuonna 2026 * Lisätty tieto siitä että osa oppaan sisällöstä on vanhenmassa lainsäädännön muutosten vuoksi. Sisältö päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. * Poistettu Toimenpidepolun sanasto -osuus lainsäädännön muutosten vuoksi. Muutokset vuonna 2025 * 28.4.2025: Lisätty Digitoinnin laadunvarmistus -webinaarin tallenne * Marraskuu 2025: Lisätty Arkistointi ja arkistosiirto -webinaarin tallene Muutokset vuonna 2024 * Kieliasuun ja visuaalisuuteen liittyviä muutoksia. * Marraskuu 2024: Lisätty Arkistoinnin suunnitelmallisuus -webinaarin tallenne * Marraskuu 2024: Lisätty Toimenpidepolun sanasto -osio * 19.11.2024: oppaan julkaisu | | **16.6.2026:** | **Huom!** Sisältö on osittain vanhentunut tai vanhentumassa lainsäädännön muutosten takia. Sisältö päivitetään vastaamaan uutta arkistointilakia vuoden 2026 loppuun mennessä. Lue lisää Kansallisarkiston verkkosivuilta: [Arkistointilaki \| Kansallisarkisto](https://kansallisarkisto.fi/arkistointilaki) | --- version: "1.0" language: "fi" --- # Versio- ja muutoshistoria (KA/11120/28.00/2024) |------------------|-------------------------------------------------------------------------------------------| | **Nimi** | Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointi | | **Ylläpitäjä** | Kansallisarkisto | | **Diaarinumero** | KA/11120/28.00/2024 | | **Tyyppi** | Opas | | **Julkaistu** | 16.5.2024, versio 1.0 | | **Muutoksia** | Muutokset 2026 * 16.6.2026 merkitty tiedoksi, että opasta päivitetään vuoden 2026 aikana. | --- version: "1.0" language: "fi" --- # Versio- ja muutoshistoria (KA/15505/28.00/2025) |------------------|--------------------------------------| | **Nimi** | Opas analogisen arkiston järjeställe | | **Ylläpitäjä** | Kansallisarkisto | | **Diaarinumero** | KA/15505/28.00/2025 | | **Tyyppi** | Opas | | **Julkaistu** | Kesäkuu 2025, versio 1.0 | [Next Page](https://arkisto-osaaja.kansallisarkisto.fi/llms-full.txt/1)