Siirtosuunnitelman täyttäminen
Siirtosuunnitelma on edellytys Sähköisen arkistoinnin palvelun käytölle. Suunnitelmassa on siirtokohtainen kuvaus digitaalisessa muodossa olevasta siirrettävä tietoaineisto. Suunnitelman avulla siirtävä organisaatio hahmottaa siirrettävän aineiston ja arvioi omaa siirtovalmiutta, aikataulua ja siirron resursointia. Lisäksi suunnitelman avulla Kansallisarkisto saa käsityksen siirrettävästä aineistokokonaisuudesta.
Siirtosuunnitelmaa on mahdollista täydentää muilla dokumenteilla, jotka tuovat esille siirron kannalta keskeisiä tietoja. Word-versiot asiakirjoista voit pyytää Sähköisen arkistoinnin palvelulta osoitteesta digitaalisetsiirrot@kansallisarkisto.fi tai ladata alla olevasta linkistä.
Täytetty siirtosuunnitelma toimitetaan edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Ilmoita siirtosuunnitelman palautuksen yhteydessä siirron asianumero Sähköisen arkistoinnin palvelulle.
Siirtosuunnitelma on nimenomaan suunnitelma. Mikäli siirron aikana alkuperäiseen suunnitelmassa kuvattuun aineistokokonaisuuteen on tullut muutoksia tai suunnitelmaa on syytä täydentää, tulee tämä tehdä ennen siirtoprosessin päättymistä. Täydennetty siirtosuunnitelma (toteutunut siirto) toimitetaan Sähköisen arkistoinnin palvelulle.
Siirtosuunnitelman lisäksi on täytettävä siirrettävää tietoaineistoa koskeva riskiarvio. Kyseisen asiakirjapohjan saat Sähköisen arkistoinnin palvelulta.
Siirtosuunnitelman täyttöohjeet
1a. Siirrettävistä tiedoista ja tietoaineistoista vastaava organisaatio
Tähän kirjataan rekisterinpitäjän (tietoaineiston omistajan) tiedot, sekä mahdollisen tietojärjestelmän ylläpitäjän tiedot. Voit merkitä 1a.2-kohtaan myös käytetyn tietojärjestelmän nimen.
1b. Siirtäjän yhteyshenkilö, joka vastaa siirron koordinoinnista
Siirron yhteyshenkilö toimii siirron koordinoijana ja tiedonvälittäjä eri toimijoiden välillä. Siirron yhteyshenkilö on yhteydessä Sähköisen arkistoinnin palveluun.
1c. Mahdollinen kolmas osapuoli
Kolmas osapuoli toteuttaa kokonaan tai osin aineistojen siirron Siirtäjän lukuun. Kolmas osapuoli toimii aineistojen siirron ajan myös tietosuojalainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä, joka käsittelee henkilötietoja alkuperäisen rekisterinpitäjän lukuun.
Tämä kolmas osapuoli voi siirrosta riippuen olla esimerkiksi tietojärjestelmätoimittaja tai toinen viranomainen.
2. Siirron arvioitu aikataulu
Arvion voi määrittää kuukausitasolla esim. 3/2025 tai laveammin kvartaali tasolla (esim. Q1/2026). Kerro lisäksi tarkempia tietoja aikataulusta ja sen perusteista, kuten mahdollisista jo tiedossa olevista viivästyksistä tai tauoista, jotka vaikuttavat siirron toteutukseen.
3. Siirrettävän tietoaineiston keskeiset tiedot
Taulukossa kuvataan seuraavat asiat:
Kuvaus tietoaineistosta; Miltä ajalta aineisto on; Elinkaaren vaihe (säilytys/arkisto), Seulontapäätös, jonka perusteella aineisto on arkistoitavaa; Julkisuus ja salassapito; Salassapidon peruste; Henkilötietoluonne; Siirtorakenne; Tietopalvelun määrä; Aineiston saatavuus
Kuvaus tehdään siirtokohtaisesti tarvittavalla tarkkuudella. Esimerkiksi asianhallintajärjestelmästä siirrettävät tehtäväluokat omilla riveillään tai digitoitu tietoaineistokokonaisuus yhdellä rivillä. Taulukkoon voi lisätä rivejä tarpeen mukaan.
Taulunko alta löytyvät alaviitteinä tarkemmat kuvaukset sarakkeista/niiden täyttämisestä.
4. Siirtäjän määritys aineiston rekisterinpitäjyydestä ja tietopalveluvastuusta siirron jälkeen
4.1. Tiedoista vastaava organisaatio; rekisterinpitäjä/tiedon hallinnoija
Rekisterinpitäjä siirron ajankohtana.
Säilytysvaiheessa olevan tietoaineiston rekisterinpitäjä on siirtävä organisaatio. Arkistovaiheessa olevan tietoaineiston rekisterinpitäjä on Kansallisarkisto.
4.2 Siirtäjän perustelut elinkaaren vaiheelle aineistokohtaisesti
Kuvaa tässä siirrettävän tietoaineiston elinkaarevaiheen perustelu. Miksi aineiston katsotaan olevan säilytysvaiheessa/arkistovaiheessa.
4.3 Arkistovaihe alkaa (pvm.)
Kuvaa koska siirrettävän tietoaineiston arkistovaihe alkaa. Mikäli säilytysvaihe jatkuu siirron jälkeen, merkitse ajankohta jona aineisto siirtyy arkistovaiheeseen. Jos aineisto on laaja ja siirtyy vähitellen arkistovaiheeseen, voit kuvata tiedot esim. erillisellä Excel- tai word-tiedostolla, jonka toimitat Sähköisen arkistoinnin palvelulle. Ilmoita tässä tapauksessa kohdalla 4.3, että tieto kerrotaan erillisellä liitteellä.
5. Perustelut taulukon sarakkeen kohtaan ”aineiston saatavuus”
Tässä kuvataan tarkempi perustelu kohdan 3. (taulukko) sarakkeeseen Aineiston saatavuus.
Jos tietoaineisto on julkista, mutta sisältää asioita käsitelleiden virkamiesten henkilötietoja, voiko se olla Kansallisarkiston verkkopalveluissa asiakkaiden käytettävissä vai pitääkö saatavuutta rajoittaa käyttöluvalla?
6. Lisätietoja
Tähän voit kirjata mitä tahansa lisätietoja, jotka katsotaan siirron kannalta oleellisiksi.
Voit merkitä tähän myös mahdolliset liittymäpinnata muihin siirtoihin (aiemmin siirretyt, Massadigitointi) tai siirtosuunnitelmiin (onko siirto osa suurempaa kokonaisuutta tms.)
