Siirtosopimus, Liite 1 ja allekirjoitusprosessi

Siirtävän organisaatio ja Kansallisarkisto tekevät siirtosopimuksen, jossa sovitaan Siirtäjän ja Kansallisarkiston vastuista ja oikeuksista. Sopimuksen vakioteksti ja Liite 1 löytyvät tältä sivulta. Siirtäjä täydentää asiakirjapohjissa punaisella fontilla merkittyyn kohtiin puuttuvat tiedot.

Voit ladata sopimuksen ja liitteen pdf-versiot tästä:

• Sähköisen arkistoinnin palvelun siirtosopimus.pdf

• Liite 1. Käsittelytoimiseloste digitaalisesti arkistoitavan tietoaineiston käsittelystä Kansallisarkistossa.pdf

Sopimuksen ja liitteen täydennettävät word-versiot voit pyytää Sähköisen arkistoinnin palvelulta osoitteesta digitaalisetsiirrot@kansallisarkisto.fi

Ilmoita sopimuksen asianumero Sähköisen arkistoinnin palvelulle, kun organisaatiosi on valmis allekirjoitusprosessiin.

Sopimuksen allekirjoitusprosessi

• Aloita sopimuksen allekirjoitus prosessi organisaatiossasi ja perehtykää sopimuksen sekä käsittelytoimiselosteen sisältöihin.

• Täydennä sopimuspohjaan puuttuvat tiedot.

• Toimita täydennetty sopimuspohja ja Liite 1, sekä tiedot allekirjoittajista Sähköisen arkistoinnin palvelulle

  • Allekirjoittajan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja halutessa titteli

  • Ilmoita samalla mahdollinen toivottu allekirjoitusjärjestys.

• Kansallisarkisto lähettää ilmoitetuille allekirjoittajille sähköisen allekirjoituskutsun sähköpostiin. Sopimuksen allekirjoittaa ensin siirtävä organisaatio ja tämän jälkeen Kansallisarkisto.

• Vie allekirjoitettu sopimus oman organisaatiosi asianhallintaan tai muuhun toimintamallinne mukaiseen sähköiseen järjestelmään.

Sopimus

Sopimuksen vakiotekstissä on punaisella fontilla merkittyinä kohdat, joihin Siirtäjän tulee täydentää tietoja. Lisäksi vakiotektin seassa on info-kenttiä, joista voi lukea täydentävää informaatiota sopimuksen kohdasta.

Näistä infolaatikoista löydät lisätietoa, joka ei ole osa asiakirjan vakiotekstiä.

Sopimuksen vakioteksti

Sopimuksen otsikko:

Digitaalisessa muodossa olevan tietoaineiston siirtoa, säilyttämistä,
arkistointia ja henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus
Kansallisarkisto,
Siirtäjä

1. Sopimuksen osapuolet

Tässä Kansallisarkistoon siirrettävän tietoaineiston siirtoa, säilyttämistä, arkistointia ja henkilötietojen käsittelyä koskevassa sopimuksessa osapuolet ovat:

Kansallisarkisto (Y-tunnus 0245885–9)
PL 258, 00171 Helsinki
(jäljempänä ”Kansallisarkisto”)

ja

Siirtäjä (Y-tunnus)
Osoite
(jäljempänä ”Siirtäjä”)
sekä erikseen ”Osapuoli” ja yhdessä ”Osapuolet”

3. Määritelmät

Ellei asiayhteydestä nimenomaisesti muuta ilmene, tässä sopimuksessa ja sen liitteissä käytetyillä käsitteillä on seuraava merkitys:

3. Sopimuksen tausta ja tavoite

Kansallisarkisto vastaanottaa ja säilyttää arkistolain (831/1994) nojalla valtionhallinnon
viranomaisten (arkistolain 1 §:n 1 momentin 1 kohta) pysyvästi säilytettävät tietoaineistot. Sopimuksen perusteella Kansallisarkisto voi vastaanottaa ja säilyttää myös muiden julkishallinnon toimijoiden tietoaineistot.

Sopimuksen tarkoituksena on digitaalisen tietoaineiston luotettavan ja tietoturvallisen säilyttämisen ja arkistoinnin palvelun tarjoaminen. Siirtäjä voi siirtää useita tietoaineistokokonaisuuksia sopimuksen voimassaoloaikana.

Siirtäjän ja Kansallisarkiston välinen sopimus tulee päivittää, mikäli sopimuspohjaan tulee merkittäviä päivityksiä tai muutoksia.

Tällä sopimuksella sovitaan Kansallisarkiston ja Siirtäjän vastuut ja oikeudet tietoaineiston siirtoon, vastaanottoon ja käyttöön sekä tietoaineiston tekniseen tarkastamiseen liittyen. Tämä sopimus on samalla EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 28 artiklassa tarkoitettu rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välinen sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Tässä sopimuksessa tietosuojalainsäädännöllä tarkoitetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia (1010/2018). Yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan vain elävien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn ja siten sellaisia tietoaineistoja siirrettäessä, jotka sisältävät elävien
henkilöiden henkilötietoja.

Siirtäjä toimii säilytysvaiheessa olevan tietoaineiston osalta rekisterinpitäjänä. Kansallisarkisto toimii henkilötietojen käsittelijänä siirtäjän lukuun alkaen siitä hetkestä, kun tietoaineisto siirretään Kansallisarkiston palveluun.

Kansallisarkisto toimii arkistointivaiheessa olevan tietoaineiston rekisterinpitäjänä. Kansallisarkiston lakisääteinen tehtävä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja saatavuus sekä edistää niiden tutkimuskäyttöä. Asiakirjalliseen kulttuuriperintöön sisältyy myös henkilötietoja. Kansallisarkisto ei vastaa henkilötietojen oikeellisuudesta. Kansallisarkisto vastaa siitä, että se säilyttää tietoja asianmukaisesti, lainsäädännön ja tämän sopimuksen mukaisesti.

Kansallisarkiston ollessa rekisterinpitäjä arkistoituja henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan perusteella yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Lisäksi Kansallisarkiston toiminnassa käsitellään henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan perusteella lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Siirtävän viranomaisen ollessa rekisterinpitäjä se noudattaa toimintaansa koskevaa lainsäädäntöä ja käsittelee henkilötietoja toiminnassaan soveltuvien oikeusperusteiden perusteella. Säilytysvaiheessa olevaa tietoaineistoa on tarve käsitellä lähinnä henkilötietojen alkuperäisiin käsittelytarkoituksiin sekä niistä johtuviin intresseihin.

4. Rekisterinpitäjän oikeudet ja yleiset velvollisuudet

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön, hyvän tietojenkäsittelytavan ja viranomaisohjeistuksen mukaisesti.

Rekisterinpitäjällä on oikeus muuttaa, täydentää ja päivittää henkilötietojen käsittelijälle antamiaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevia ohjeita.

5. Kansallisarkiston vastuut ja oikeudet siirrossa, säilyttämisessä ja arkistoinnissa

1. Kansallisarkisto tarjoaa luotettavaa ja tietoturvallista palvelua digitaalisessa muodossa olevan tietoaineiston vastaanottamiseksi, säilyttämiseksi ja arkistoimiseksi siirtosuunnitelman mukaisesti, sekä palveluun liittyvän ohjeistuksen Siirtäjälle.

2. Kansallisarkisto ylläpitää vastaanottamansa tietoaineiston alkuperäisyyttä, käytettävyyttä ja eheyttä hyväksytystä siirrosta lähtien, tietoaineiston koko jäljellä olevan elinkaaren ajan. Kansallisarkisto ei vastaa tietoaineiston tietosisällön virheellisyyksistä tai puutteista. Kansallisarkisto ei tee sisällöllisiä muutoksia tietoaineistoon. Kansallisarkisto säilyttää tietoaineiston sisällöltään sellaisena kuin se siirtohetkellä on, siten, että tietoaineisto on turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä.

3. Kansallisarkisto tarjoaa Siirtäjän käyttöön siirtokäyttöliittymän ja siirtorajapinnan. Siirtäjä vastaa aineistojen siirrosta palveluun käyttöliittymän tai rajapinnan kautta. Siirtäjä saa kuittauksen siirron onnistumisesta tai epäonnistumisesta. Tarvittaessa Kansallisarkisto ja Siirtäjä voivat sopia muusta siirtotavasta.

4. Kansallisarkisto vastaanottaa ja tarkastaa teknisesti tietoaineiston. Kansallisarkisto ilmoittaa viipymättä Siirtäjälle aineiston vastaanoton yhteydessä havaitsemistaan puutteista tai virheellisyyksistä, joilla on vaikutusta tietoaineiston pitkäaikaiseen säilyttämiseen ja arkistointiin.

5. Vastuut tietoaineiston säilytyksestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta siirtyvät Siirtäjältä Kansallisarkistolle, kun tietoaineiston vastaanottoprosessi on kokonaisuudessaan hyväksytty. Kansallisarkisto ei sitoudu säilyttämään prosessissa hylättyjä, puutteellisia tai virheellisiä siirrettyjä tietoaineistoja, vaan hävittää tällaisen aineiston määräajan tai virheen selvittämisen vaatiman ajan jälkeen. Kansallisarkisto ilmoittaa Siirtäjälle aineiston hylkäämisestä.

6. Tiedon antamisesta tai käyttöoikeuden myöntämisestä arkistoituun tietoaineistoon päättää Kansallisarkisto, ellei laissa toisin säädetä. Kansallisarkisto voi julkisuuslain (621/1999) 15 §:n 1 momentin nojalla siirtää tarvittaessa tiedonsaantia koskevan pyynnön Siirtäjälle. Salassa pidettävien asiakirjojen osalta Siirtäjä voi asettaa tietoaineistoille ajallisia tai tiedon käyttötarkoitusta koskevia rajoituksia laissa säädettyjen salassapitoperusteiden mukaisesti (julkisuuslain 27 §:n 1 momentti).

7. Kansallisarkistolla on oikeus hyödyntää lainsäädännön sallimissa rajoissa palvelun tarjoamiseen julkisyhteisön tai yksityisoikeudellisen yhteisön tarjoamia palveluita, joiden työstä se vastaa samoin kuin omastaan.

6. Siirtäjän vastuut ja oikeudet siirrossa ja säilyttämisessä

1. Siirtäjä tuottaa siirron yhteydessä Kansallisarkiston määritysten mukaiset tietoaineiston metatiedot. Siirtäjä vastaa siirtämänsä tietoaineiston ja sitä koskevan metatiedon oikeellisuudesta. Lisäksi Siirtäjä vastaa tiedon sisällöllisestä oikeellisuudesta.

2. Siirtäjä noudattaa siirtosuunnitelmaa ja informoi välittömästi Kansallisarkistoa havaitsemistaan muutoksista tietoaineistoon tai siirtoihin liittyen.

3. Siirtäjä arvioi osana siirtosuunnitelman tekemistä siirrettävään tietoaineistoon liittyviä riskejä. Tarvittaessa Siirtäjä tuottaa kirjallisen riskiarvion.

4. Siirtäjä vastaa tietoaineiston siirtämisestä, siirtokuntoon saattamisesta sekä ennen siirtoa itselleen aiheutuvista kustannuksista. Siirtäjällä on oikeus käyttää siirrossa yhteistyökumppaneita. Siirtäjä vastaa yhteistyökumppaneidensa toiminnasta, töistä, vastuista ja velvoitteista kuin omistaan. Siirtäjä vastaa tietoaineistojen siirtämisestä hyödyntäen Kansallisarkiston tarjoamia teknisiä siirtoratkaisuja. Tarvittaessa Kansallisarkisto ja Siirtäjä voivat sopia tarkemmin siirtotavasta.

5. Mikäli tietoaineiston vastaanotossa havaitaan virheitä aineiston teknisessä rakenteessa tai tiedostoissa, on siirtäjän velvollisuus tehdä tarvittavat korjaukset aineistoon.

6. Tietoaineistoon liittyvät oikeudet säilyvät Siirtäjällä, kunnes tietoaineisto siirtyy arkistovaiheeseen, jolloin oikeudet siirtyvät Kansallisarkistolle. Oikeudet tarkoittavat tässä sopimuksessa erityisesti oikeutta käyttää ja hallita tietoja sekä määrätä tietojen käytöstä. Salassa pidettävien asiakirjojen osalta Siirtäjä voi asettaa tietoaineistoille ajallisia tai tiedon käyttötarkoitusta koskevia rajoituksia laissa säädettyjen salassapitoperusteiden mukaisesti.

7. Siirtäjä vastaa säilytysvaiheessa olevan aineiston tietopalvelusta.

8. Siirron yhteydessä Siirtäjä laatii osaksi siirtosuunnitelmaa kuvauksen siirrettävistä
   tiedoista.

7. Henkilötietojen käsittelijän yleiset velvollisuudet

Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu käsittelemään henkilötietoja ainoastaan rekisterinpitäjän antamien ohjeiden ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittelijä tiedostaa, että sillä ei ole toimivaltaa käsitellä henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa tai siten, että käsittely ei ole yhdenmukaista rekisterinpitäjän antaman ohjeistuksen kanssa.

Henkilötietojen käsittelijän on välittömästi ilmoitettava rekisterinpitäjälle, jos henkilötietojen käsittelijä katsoo, että rekisterinpitäjän antamat ohjeet ovat tietosuojalainsäädännön vastaisia. Henkilötietojen käsittelijä varmistaa, että henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu tarvittaessa avustamaan rekisterinpitäjää tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin tekemisessä, mahdollisessa ennakkokuulemisessa ja mahdollisen tietosuojaa koskevan sertifioinnin hankkimisessa. Henkilötietojen käsittelijä saattaa rekisterinpitäjän saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen tietosuojalainsäädännössä säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten, ja sallii rekisterinpitäjän tai muun rekisterinpitäjän valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit, kuten tarkastukset, sekä osallistuu niihin. Henkilötietojen käsittelijä saattaa rekisterinpitäjän saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten.

Henkilötietojen käsittelijän on viipymättä ilmoitettava rekisterinpitäjälle, jos se ei mistä tahansa syystä pysty noudattamaan tätä sopimusta.

8. Tietoturva

Henkilötietojen käsittelijän on toteutettava tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen turvallisuuden varmistamiseksi. Tähän sisältyy tietojen suojaaminen tietoturvaloukkauksilta, jotka johtavat vahingossa tapahtuvaan tai laittomaan tietojen tuhoamiseen, häviämiseen, muuttamiseen, luvattomaan luovuttamiseen tai käyttöön (henkilötietojen tietoturvaloukkaus). Asianmukaista turvallisuustasoa arvioidessaan osapuolten on otettava asianmukaisesti huomioon uusin tekniikka, täytäntöönpanokustannukset, käsittelyn luonne, laajuus, asiayhteys ja tarkoitukset sekä rekisteröidyille aiheutuvat riskit.

Jos käsittelyyn liittyy erityisiä henkilötietoja, joista käy ilmi rotu tai etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, geneettisiä tietoja tai biometrisiä tietoja luonnollisen henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten, terveyttä tai henkilön seksuaalista käyttäytymistä tai seksuaalista suuntautumista koskevia tietoja taikka rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja henkilötietojen käsittelijän on sovellettava erityisiä rajoituksia ja/tai täydentäviä suojatoimia.

9. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisessa avustaminen

Henkilötietojen käsittelijän on avustettava rekisterinpitäjää sen velvollisuuksien täyttämisessä, jotka koskevat rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä koskeviin pyyntöihin vastaamista, ottaen huomioon käsittelyn luonne.

10. Ilmoitukset tietoturvaloukkauksista

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen tapahduttua henkilötietojen käsittelijän on tehtävä yhteistyötä rekisterinpitäjän kanssa ja avustettava rekisterinpitäjää, jotta tämä voi täyttää tapauksen mukaan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset velvoitteensa, ottaen huomioon käsittelyn luonne ja henkilötietojen käsittelijän käytettävissä olevat tiedot. Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu ilmoittamaan rekisterinpitäjälle henkilötietojen tietoturvaloukkauksista sekä muista henkilötietojen käsittelijän tuottaman palvelun olennaisista häiriö- tai ongelmatilanteista, joilla voi olla vaikutuksia rekisteröityjen asemaan ja oikeuksiin.

11. Alihankkijat

Henkilötietojen käsittelijällä on oikeus käyttää henkilötietojen käsittelyyn hyväksymiensä alihankkijoiden palveluja.

Listaus palvelun tuottamiseen käytetyistä alihankkijoista ja menettelytavat tiedottamiseen alihankkijoiden vaihdoksista kuvataan liitteessä 1.

12. Sopimuksen puitteissa suoritettavat siirrot

Sopimuksen voimassaoloaikana Siirtäjä voi siirtää useita tietoaineistokokonaisuuksia Osapuolten sopimina ajankohtina. Siirtäjän tulee kuvata siirrettävät tietoaineistot erilliseen siirtosuunnitelmaan. Tarvittaessa siirtosuunnitelman lisäksi siirtäjän tulee tehdä riskiarvio siirrettävästä tietoaineistosta.

Siirtosuunnitelma ja riskiarvio löytyvät siirto-ohjeista.

13. Kustannusten jako

Osapuolet vastaavat kukin omista siirtoon ja arkistointiin liittyvistä kustannuksistaan täysimääräisesti. Tietoaineiston säilyttämisestä ja säilytysvaiheessa olevan tiedon antamisessa avustamisesta Kansallisarkisto voi periä ajantasaisen maksuasetuksensa mukaisia maksuja ottaen huomioon julkisuuslaissa säädetyn.

14. Maksullinen työ

Osapuolet voivat sopia Kansallisarkiston suorittamasta maksullisesta työstä osana siirtoa. Mahdollisesta maksullisesta työstä sovitaan siirtokohtaisesti osapuolten kesken osana siirtosuunnitelmaa. Maksullisen työn maksut perustuvat Kansallisarkiston ajantasaiseen
hinnastoon.

Maksullinen työ sovitaan aina siirtokohtaisesti erillisenä sopimuksena.

15. Säilytyksen maksullisuus

Kansallisarkisto on päättänyt tietoaineiston säilyttämisen olevan maksutonta tiedonhallintalain (906/2019) 4 §:n 1 momentissa mainituille tiedonhallintayksiköille. Muille Siirtäjille tietoaineiston säilyttäminen on maksullista. Säilytyksen maksut perustuvat Kansallisarkiston ajantasaiseen hinnastoon.

16. Sopimuksen voimassaolo

Sopimuksen voimaantulo ja sopimuksen irtisanominen

Tämä sopimus tulee voimaan, kun Osapuolet ovat sen allekirjoittaneet, ja on voimassa toistaiseksi.

Kukin Osapuoli voi irtisanoa tämän sopimuksen kesken sopimuskauden. Sopimus katsotaan irtisanotuksi aikaisintaan 12 kuukautta sen jälkeen, kun Osapuolet ovat vastaanottaneet kirjallisen ilmoituksen sopimuksen irtisanomisesta. Jos aiemmin siirrettyjä, säilytysvaiheen aineistoja palautetaan Siirtäjän irtisanottua sopimuksen, aineistojen palautuksesta aiheutuvat kustannukset laskutetaan Siirtäjältä.

Sopimuksen noudattamatta jättäminen

Jos henkilötietojen käsittelijä rikkoo tämän sopimuksen mukaisia velvoitteitaan, rekisterinpitäjä voi määrätä henkilötietojen käsittelijän keskeyttämään henkilötietojen käsittelyn, kunnes henkilötietojen käsittelijä noudattaa tätä sopimusta tai sopimus puretaan, tämän kuitenkaan rajoittamatta yleisen tietosuoja-asetuksen soveltamista.

Henkilötietojen käsittelijällä on oikeus purkaa tämä sopimus siltä osin kuin se koskee henkilötietojen käsittelyä tämän sopimuksen nojalla, jos rekisterinpitäjä vaatii ohjeiden noudattamista sen jälkeen, kun käsittelijä on ilmoittanut rekisterinpitäjälle, että sen ohjeet ovat tietosuojalainsäädännön vaatimusten vastaisia.

Kun sopimus on purettu, henkilötietojen käsittelijän on palautettava kaikki säilytysvaiheessa olevat henkilötietoja sisältävät tietoaineisot rekisterinpitäjälle ja poistettava olemassa olevat jäljennökset, jollei unionin tai jäsenvaltion lainsäädännössä edellytetä henkilötietojen säilyttämistä. Henkilötietojen käsittelijän on varmistettava, että tätä sopimusta noudatetaan, kunnes tiedot palautetaan.

Sopimuksen päättymisen vaikutukset

Kaikki tähän sopimukseen perustuvat oikeudet ja velvollisuudet lakkaavat heti tämän sopimuksen voimassaolon päättyessä. Kansallisarkisto säilyttää kuitenkin tietoaineiston tämän sopimuksen mukaisesti niin kauan, kunnes sen palauttamisesta sovitaan. Arkistoitu tietoaineisto pysyy Kansallisarkiston hallinnassa.

17. Sopimuksen liitteet

Tähän sopimukseen kuuluvat erottamattomina osina seuraavat liitteet:

1. Liite 1. Käsittelytoimiseloste digitaalisesti arkistoitavan tietoaineiston käsittelystä Kansallisarkistossa

Pätemisjärjestys

Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava:

1. Tämä sopimus

2. Tämän sopimuksen liitteet

18. Muut ehdot

Sopimuksen muuttaminen

Tähän sopimukseen voi tehdä muutoksia ja lisäyksiä vain kirjallisesti Osapuolten välillä. Osapuolet voivat tehdä päivityksiä sopimuksen liitteisiin ilmoitusmenettelyllä. Osapuoli ilmoittaa kirjallisesti muutoksesta liitteeseen ja toinen Osapuoli hyväksyy tai hylkää muutoksen kirjallisesti.

Sopimuksen siirtäminen

Jos tämän sopimuksen kohteena olevan säilytettävän tietoaineiston tai sen osan hallinta siirtyy kolmannelle julkisyhteisölle, osapuolilla on oikeus siirtää tämä sopimus siltä osin tälle kolmannelle julkisyhteisölle.

Osapuolten tehtävien tai toiminnan tai niiden olennaisen osan siirtyessä kolmannelle julkisyhteisölle, Osapuolilla on oikeus siirtää tämä sopimus kyseiselle kolmannelle julkisyhteisölle. Sopimuksen siirrosta tulee ilmoittaa muille Osapuolille viimeistään kolme (3) kuukautta ennen siirtymistä.

Yhteystiedot ja tiedonannot

Osapuolet pitävät ajantasaiset sopimuksen yhteyshenkilöiden tiedot liitteellä 1. Osapuolet
ilmoittavat välittömästi yhteyshenkilöiden tietojen muutoksista Kaikki tämän sopimuksen edellyttämät tiedonannot on toimitettava Osapuolille sähköpostitse liitteessä 1 mainittuihin yhteyshenkilöiden osoitteisiin tai muutoin todistettavasti kohdassa 1, Osapuolet, ilmoitettuun osoitteeseen.

Erimielisyyksien ratkaiseminen

Mikäli sopimusta koskevaa erimielisyyttä ei voida ratkaista neuvottelemalla, erimielisyys
ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.

19. Päiväys ja allekirjoitukset

Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) yhtäpitävää ja samasanaista kappaletta, yksi kullekin Osapuolelle.

Allekirjoittajien tiedot

Liite 1

Siirtosopimuksen Liite 1:ssä kuvataan henkilötietojen käsittelytoimet. Liite 1 on kiinteä osa siirtosopimusta ja Siirtäjän tulee perehtyä myös siihen ennen sopimuksen allekirjoitusta. Siirtäjä täydentää asiakirjapohjissa punaisella fontilla merkittyyn kohtiin puuttuvat tiedot.

Näistä infolaatikoista löydät lisätietoa, joka ei ole osa asiakirjan vakiotekstiä.

Liitteen 1 vakioteksti

Liitteen otsikko:

Käsittelytoimiseloste digitaalisesti arkistoitavan tietoaineiston
käsittelystä Kansallisarkistossa

1. Liitteen tavoite

Tässä liitteessä kuvataan henkilötietojen käsittelytoimet koskien Kansallisarkistoon siirrettävää digitaalisesti arkistoitavaa tietoaineistoa.

Palvelut, jotka käsittelytoimiseloste kattaa:

• Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelu

• Kansallisarkiston Massadigitoinnin palvelu

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

3. Kansallisarkiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

4. Siirtäjän yhteyshenkilö

5. Henkilötietojen käsittelyn tehtävä ja tarkoitus

Kansallisarkiston lakisääteinen tehtävä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja saatavuus sekä edistää niiden tutkimuskäyttöä. Asiakirjalliseen kulttuuriperintöön sisältyy myös henkilötietoja. Pysyvä säilyttäminen tapahtuu yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa. Arkistointi on Kansallisarkiston lakisääteinen tehtävä.

Ote säädösperustasta:

• Laki Kansallisarkistosta (1145/2016), erityisesti 1, 2, 3 §, tietojen säilyttämisen varmistamisen ja saatavuuden edistämisen tehtävät

• Arkistolaki (831/1994), erityisesti 11, 12, 14 §

• Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) 21 §

• Tietosuojalaki (1050/2018)

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679).

Kansallisarkisto käsittelee henkilötietoja sisältäviä tietoaineistoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Tietoaineistojen arkistointi yleisen edun mukaisessa tarkoituksessa.

• Tietojen antaminen tietoaineistoista.

• Tietoaineistojen saatavuuden, käytön ja tutkimuksen edistäminen.

• Tietoaineiston säilytys viranomaisen omiin alkuperäisiin käyttötarkoituksiin.

6. Rekisterinpitäjyys

Rekisterinpitäjää ja henkilötietojen käsittelijää koskevia säädöksiä sovelletaan, jos tietoaineistot sisältävät tietoja elossa olevista luonnollisista henkilöistä.

Taulukko 1. Tietoaineiston vaihe, rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä

Arkistointivaiheessa oleva tietoaineisto

Kansallisarkisto toimii Kansallisarkistoon siirretyn arkistoidun tietoaineiston rekisterinpitäjänä ja kantaa siitä aiheutuvat tietosuojalainsäädännössä asetetut vastuut ja velvoitteet. Rekisterinpitäjä panee täytäntöön laissa edellytetyllä tavalla asianmukaiset tietosuojaa koskevat toimintaperiaatteet ja suojatoimet. Tietoaineiston sisältämät henkilötiedot on arkistoitu yleisen edun mukaisessa tarkoituksessa. Velvoitteidensa ja rekisteröityjen oikeuksien täyttämiseksi Kansallisarkisto voi pyytää Siirtäjältä apua ja tämän tulee sitä tarjota, ellei avun antaminen ole kohtuutonta. Kansallisarkiston ollessa rekisterinpitäjä arkistoituja henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan perusteella yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Lisäksi Kansallisarkiston toiminnassa käsitellään henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan perusteella lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Säilytysvaiheessa oleva tietoaineisto

Säilytysvaiheessa olevan tietoaineiston rekisterinpitäjä on Siirtäjä. Siirtäjä vastaa tietoaineiston tietojen hallinnasta, käyttöoikeuksista ja tietojen antamisesta. Kansallisarkisto käsittelee rekisterinpitäjän toimeksiannosta henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta. Säilytysvaiheessa olevaa tietoaineistoa on tarve käsitellä lähinnä alkuperäisiin käsittelytarkoituksiin sekä niistä johtuviin intresseihin. Säilytettävä tietoaineisto siirtyy arkistointivaiheeseen siirtäjän siirtosuunnitelmassa määrittämän säilytysajan päättymisen mukaisesti.

7. Rekisterinpitäjän ohjeet

Henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja tietosuojalainsäädännön, käsittelytoimiselosteen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti. Henkilötietojen käsittelijä tiedostaa, että sillä ei ole toimivaltaa käsitellä henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa tai siten, että käsittely ei ole yhdenmukaista rekisterinpitäjän antaman ohjeistuksen kanssa.

8. Kuvaus henkilötietojen käsittelytoimista

Tässä ja seuraavissa kappaleissa kuvataan henkilötietojen käsittelytoimet Sähköisen arkistoinnin ja massadigitoinnin palveluissa.

8.1. Sähköisen arkistoinnin palvelu

Siirtäjä vastaa itse henkilötietoja sisältävän tietoaineiston siirtämisestä Kansallisarkistoon teknisiä ratkaisuja hyödyntäen. Kansallisarkisto säilyttää jakelukappaleet ja kuvailutiedot omissa tietojärjestelmissään. Tallekappaleet siirretään säilytettäväksi kansalliseen pitkäaikaissäilytyspalveluun (PAS-palvelu). Palvelun omistaa opetus- ja kulttuuriministeriö.

Tietoaineisto ja sitä koskevat kuvailutiedot ovat saatavissa Kansallisarkiston käytön palveluista Siirtäjän siirrossa määrittelemien käyttörajoitteiden mukaisesti.

Siirtäjä ja palvelu voivat erikseen sopia henkilötietoja sisältävien tietoaineistojen siirtopakettien muodostamisesta, siirtämisestä tai muista toimista, joissa palvelu suorittaa Siirtäjän vastuulla olevia tehtäviä maksullisena työnä. Tällöin Siirtäjän vastuulla on ohjeistaa palvelun henkilöstöä henkilötietojen käsittelyssä osana sovittua työtä.

Maksullisista palveluista sovitaan erikseen omalla sopimuksella.

8.2. Massadigitoinnin palvelu

Siirtäjä vastaa itse henkilötietoja sisältävän tietoaineiston kuljettamisesta Kansallisarkistoon. Kansallisarkisto valmistelee analogisen tietoaineiston digitointia varten.

Digitoidut tallekappaleet siirretään säilytettäväksi kansalliseen pitkäaikaissäilytyspalveluun (PAS-palvelu). Alkuperäiset analogiset kappaleet tuhotaan digitoinnin jälkeen tietoturvallisesti. Kansallisarkisto vastaa tietojen antamisesta analogisesta tietoaineistosta Siirtäjälle siihen saakka, kunnes digitaalinen tietoaineisto on Siirtäjän käytettävissä. Digitaalinen tietoaineisto ja sitä koskevat kuvailutiedot ovat saatavissa Kansallisarkiston käytön palveluista Siirtäjän siirrossa määrittelemien käyttörajoitteiden mukaisesti.

9. Rekisteröidyt ja käsiteltävät henkilötietoryhmät

Kansallisarkistossa käsitellään laajasti eri aloilla toimivien viranomaisten tuottamia ja vastaanottamia tietoja. Tietoaineistot sisältävät tietoa sadoistatuhansista/miljoonista henkilöistä, jotka ovat asioineet suomalaisten viranomaisten kanssa. Ajallisesti tietosuojalainsäädännön piirissä olevia tietoja on 1900-luvun alusta aina nykypäivään asti. Tietoaineistot sisältävät henkilötietoja useista eri rekisteröityjen ryhmistä, kuten oppijoista, työntekijöistä, veronmaksajista, kiinteistönomistajista, sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaista, rikoksista epäillyistä ja tuomituista sekä vangeista.

Kansallisarkistoon siirrettävät tietoaineistot sisältävät kaikenlaisia henkilötietoja, kuten suoria ja epäsuoria henkilötietoja sekä erityisiä henkilötietoja. Tietoaineistot sisältävät tietoa lähtökohtaisesti kaikenlaisista henkilötietoryhmistä, kuten yhteystietoja, eläketietoja, verotietoja, sosiaalialan tietoja ja tuomiotietoja. Tietojen sisältö on vaihteleva, ja tietoaineistot sisältävät myös arkaluonteisiin/erityisiin henkilötietoryhmiin sisältyviä tietoja. Kansallisarkisto vastaanottaa vain arkistolain 8 §:ään perustuvalla seulontapäätöksellä arkistoitavaksi määrättyjä tietoaineistoja. Tietojen on katsottu olevan kulttuuriperinnön ja tutkimuksen kannalta arvokasta tietoa.

Siirtäjä määrittää siirrettävät tietoaineistot tarkemmin osana siirtokohtaista siirtosuunnitelmaa. Siirtosuunnitelmassa Siirtäjä dokumentoi siirrettävän tietoaineiston ajallisen kattavuuden, miten aineisto on järjestetty ja jäsennelty sekä sisältääkö tietoaineisto henkilötietoja ja mahdollisten henkilötietojen luonteen sekä aineistolle asetettavat käyttörajoitukset. Tarvittaessa Siirtäjä laatii kirjallisen riskiarvion Kansallisarkistoon siirrettävistä tiedoista.

Siirtosuunnitelma ja riskiarvio löytyvät siirto-ohjeista.

10. Henkilötietojen tietolähteet

Palveluihin siirrettävät tietoaineistot ja niiden sisältämät henkilötiedot ovat syntyneet osana arkistolain mukaisen arkistonmuodostajan tehtävää ja toimintaa.

Sähköisen arkistoinnin palvelun käyttöliittymään Siirtäjän organisaation puolesta rekisteröityneen käyttäjän henkilötietojen lähteenä on Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi-palvelu.

11. Vastaanottajaryhmät

Kansallisarkisto vastaa arkistointivaiheessa olevan tiedon antamisesta asiakkailleen. Viranomaisen asiakirjoihin sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki, 621/1999) mukaisesti. Tietoa luovutettaessa selvitetään tietojen käyttötarkoitus ja antamisen lainmukaisuus. Henkilötietoja voidaan luovuttaa, jos vastaanottajalla on laissa säädetty oikeus käsitellä henkilötietoja. Tietoa voi pyytää kuka tahansa asiakas tai mikä ryhmä tahansa.

Siirtäjä vastaa säilytysvaiheessa olevan tiedon antamisesta tietoaineistosta.

12. Henkilötietojen säilyttäminen

Kansallisarkistoon siirretty tietoaineisto ja tietoaineiston sisältämät henkilötiedot säilytetään lopulta pysyvästi yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa. Siirrettyä tietoaineistoa ja sen sisältämiä henkilötietoja säilytetään sisällöltään muuttumattomana.

13. Henkilötietojen poistaminen ja palauttaminen

Henkilötietojen käsittelijän on rekisterinpitäjän pyynnöstä palautettava kaikki säilytysvaiheessa olevat henkilötietoja sisältävät tietoaineisot rekisterinpitäjälle ja poistettava olemassa olevat jäljennökset, jollei unionin tai jäsenvaltion lainsäädännössä edellytetä henkilötietojen säilyttämistä. Henkilötietojen käsittelijän on varmistettava, että tätä sopimusta noudatetaan, kunnes tiedot palautetaan. Todetaan selvyyden vuoksi, että arkistointitarkoituksessa käsiteltyjä henkilötietoja ei poisteta tai palauteta.

14. Henkilötietojen sisältävien tietoaineistojen käsittely laadun, säilyvyyden
saatavuuden ja käytettävyyden parantamiseksi

Kansallisarkisto voi Kansallisarkistosta annetun lain 2 §:ssä säädetyt tehtävät täyttääkseen käsitellä Kansallisarkistoon siirrettyjä, henkilötietoja sisältäviä tietoaineistoja palvelun kehittämiseen ja tietoaineistojen laadun ja säilyvyyden varmistamiseen sekä saatavuuden ja käytettävyyden parantamiseen. Yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittelyperuste on tuolloin 6 artiklan 1 kohdan e alakohta (yleinen etu).

Rekisterinpitäjä hyväksyy Kansallisarkistoon siirrettävän säilytysvaiheen tietoaineiston käsittelyn laadun ja säilyvyyden varmistamiseksi sekä saatavuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Säilytysvaiheen tietoaineistoa ei käytetä palvelun kehittämiseen.

Laadun ja säilyvyyden varmistamiseksi palvelu voi esimerkiksi muuntaa tiedostoformaatteja tai suorittaa tiedostoihin korjaustoimenpiteitä. Saatavuuden ja käytettävyyden parantamiseksi voidaan käyttää esimerkiksi tiedostoformaattien muuntamista, tekstitunnistusta, kuvailutietojen automaattista rikastamista, tyhjien sivujen tunnistusta ja kuvien automaattista kääntämistä tai muita tapoja tuottaa tietoaineistoon liittyviä tietoja haettavaksi tai tehdä itse tietoaineiston käyttö helpommaksi käyttäjälle. Käsittely ei muuta itse siirretyn tietoaineiston tietosisältöä. Käsittelyn tuloksena tuotettuja henkilötietoja sisältäviä tietoja koskevat vähintään samat ajalliset tai tiedon käyttötarkoitusta koskevat rajoitteet kuin siirrettyyn tietoaineistoon on määritetty.

15. Siirrossa hylättyjen henkilötietojen käsittely

Sähköisen arkistoinnin palveluun siirrettyjä henkilötietoja sisältäviä tietoaineistoja, jotka on siirrossa hylätty puutteiden tai virheiden takia, voidaan säilyttää virheenselvitystarkoituksiin. Kansallisarkisto informoi siirtäjää hylätystä tietoaineiston siirrosta ja sopii erikseen selvityksen kohteena olevan tietoaineiston säilyttämisen ajasta.

16. Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

Tekniset ja organisatoriset turvatoimet toteutetaan Kansallisarkiston tietoturvapolitiikan mukaisesti (KA/6780/27.01.00/2025).

Tietojen eheydestä, luottamuksellisuudesta ja saatavuudesta huolehditaan muun muassa seuraavin teknisin ja organisatorisin toimenpitein:

• Käyttöoikeushallinta: Tietojen pääsy- ja käsittelyoikeudet myönnetään työtehtävien perusteella. Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden tehtäviin niiden käsittely kuuluu.

• Tekninen suojaus: Tietokannat, palvelimet ja järjestelmät on suojattu teknisin menetelmin, kuten salauksella ja ajantasaisilla tietoturvaohjelmistoilla.

• Fyysinen suojaus: Tilat on suojattu kulunvalvonnalla ja muilla fyysisen turvallisuuden menetelmillä.

• Tietoliikenteen suojaus varmistaa, että verkkoyhteydet ja tiedonsiirto ovat turvassa
  haitallisilta hyökkäyksiltä ja luvattomalta pääsyltä. Tämä saavutetaan käyttämällä tekniikoita, kuten salausprotokollia, VPN-yhteyksiä, palomuureja ja tietoliikenteen säännöllistä valvontaa.

• Säilyvyyden varmistaminen: Siirretyt tiedot säilytetään useina kopioina. Lisäksi huolehditaan tietojen eheydestä säännöllisellä tarkkailulla, automaattisilla kopioiden korjauksilla ja ajantasaisella säilytysmedialla.

• Hallinnolliset kontrollit varmistavat toiminnan asianmukaisuuden. Näitä ovat muun muassa tietoturvapolitiikat -ja ohjeet, riskienhallinta sekä järjestelmien ja toimintatapojen säännöllinen auditointi ja arviointi.

Kansallisarkiston henkilöstölle tarjotaan kattavaa ohjeistusta ja koulutusta, joka varmistaa
tietoturvan ja tietosuojan toteutumisen asianmukaisella tavalla. Siirtäjä vastaa teknisten ja organisatoristen turvatoimien järjestämisestä omassa organisaatiossaan.

Siirtäjä vastaa omilla teknisillä ja organisatorisilla turvatoimillaan tietoaineistosta, kunnes se on siirretty Kansallisarkistoon. Lisäksi Siirtäjä vastaa siirtämänsä säilytysvaiheen tietoaineiston organisatorisista turvatoimista koskien käyttöoikeushallintaa sekä teknisistä ja organisatorisista turvatoimista tietoaineiston käytössä ja käyttöön antamisessa oman organisaationsa sisällä tai tietojen luovuttamisessa organisaation ulkopuolelle.

17. Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt

Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu ilman aiheetonta viivästystä ilmoittamaan rekisterinpitäjälle kaikista vastaanottamistaan rekisteröityjen pyynnöistä, jotka koskevat voimassa olevan lainsäädännön ja tietosuoja-asetuksen mukaisten rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu avustamaan rekisterinpitäjää asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, jotta rekisterinpitäjä pystyy täyttämään velvollisuutensa vastata pyyntöihin, jotka koskevat rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä.

18. Rekisterinpitäjän avustaminen

Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu tarvittaessa avustamaan rekisterinpitäjää tietosuoja-asetuksen mukaisen tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin tekemisessä, mahdollisessa ennakkokuulemisessa ja mahdollisen tietosuojaa koskevan sertifioinnin hankkimisessa. Henkilötietojen käsittelijä saattaa rekisterinpitäjän saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten, ja sallii rekisterinpitäjän tai muun rekisterinpitäjän valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit, kuten tarkastukset, sekä osallistuu niihin.

19. Muutokset

Rekisterinpitäjällä on oikeus muuttaa, täydentää ja päivittää henkilötietojen käsittelijälle antamiaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevia ohjeita. Jos lainsäädäntöön tai sen tulkintaa koskeviin suosituksiin, ohjeistuksiin tai määräyksiin tulee muutoksia, jotka vaikuttavat rekisterinpitäjän asemaan tai velvollisuuksiin tai tämän luvun ehdoissa määriteltyihin velvollisuuksiin tai vastuisiin, tämän luvun ehtoja voidaan tarvittaessa niiltä osin tarkistaa.

Selvyyden vuoksi todetaan, ettei Kansallisarkisto vastaa henkilötietojen oikeellisuudesta. Kansallisarkisto vastaa siitä, että se säilyttää siirrettyjä tietoja asianmukaisesti, lainsäädännön ja tämän sopimuksen ja sen liitteiden mukaisesti.

20. Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Henkilötietojen käsittelijällä on oikeus käyttää henkilötietojen käsittelyyn hyväksymiensä alihankkijoiden palveluja. Tietojen käsittely tapahtuu EU/ETA-alueella tai kolmansissa maissa, joiden tietosuojan riittävyyden taso on todettu riittäväksi esimerkiksi EU:n riittävyyspäätöksen perusteella tai muun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisen siirtoperusteen nojalla. Lisäksi tiedonsiirroissa varmistetaan EU:n vaatimuksia vastaava tietosuojan taso. Selvyyden vuoksi todetaan, että Kansallisarkistoon siirretyt tai sen analogisesta tietoaineistosta tuottamat digitaaliset tietoaineistot sekä Kansallisarkiston vastaanottamat analogiset tietoaineistot säilytetään Suomessa.

Yleinen tietosuoja-asetus, artikla 45

21. Alihankkijat ja muutokset alihankkijoihin

Kansallisarkisto käyttää palveluiden tuottamiseen alihankkijoita. Alihankkijat ja alihankkijan roolin osana palveluiden tuottamista on kuvattu alla.

Alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja

Henkilötietojen käsittelijän on tiedotettava rekisterinpitäjää viipymättä kirjallisesti ennakkoon ennen suunniteltuja muutoksia, jotka koskevat henkilötietojen käsittelijöinä toimivien alihankkijoiden lisäämistä tai vaihtamista, ja annettava rekisterinpitäjälle mahdollisuus vastustaa tällaisia muutoksia. Henkilötietojen käsittelijä ja sen alihankkijat, jotka henkilötietojen käsittelijöinä käsittelevät rekisterinpitäjän henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun, sitoutuvat kaikki henkilötietojen käsittelijää koskeviin velvollisuuksiin. Henkilötietojen käsittelijällä on velvollisuus sitouttaa sopimuksilla käyttämänsä alihankkijat noudattamaan tämän luvun ehtoja. Henkilötietojen käsittelijä on vastuussa käyttämänsä alihankkijan työstä kuin omastaan.

Henkilötietojen käsittely siirtorajapinnalla

Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palveluun voi siirtää henkilötietoa sisältävää tietoaineistoa käyttöliittymän tai siirtorajapinnan kautta. Siirtorajapinta on toteutettu Digi- ja väestötietoviraston Palveluväylän kautta. Siirtäjä vastaa itse Palveluväylään liittymisestä oman organisaationsa tietoaineiston siirtoa varten Digi- ja väestötietoviraston ohjeiden ja ehtojen mukaisesti.