Tarkistuslista siirtäjälle

Työvaihe

Tehty

Lisätietoa työvaiheesta

Siirtoon valmistautuminen

Voimassa olevan seulontapäätöksen varmistaminen.

Siirrettävällä tietoaineistolla tulee olla seulontapäätös. Kansallisarkisto määrää viranomaisten arkistoitavista aineistoista seulontapäätöksillä.

Jos aineistolla on seulontapäätös, varmista ennen siirtoa, että arvonmääritys on tehty riittävällä tasolla.

Työsuunnitelman laatiminen ja resursointi, siirrossa tarvittavien asiantuntijoiden tunnistaminen, siirtoon osallistuvien ohjeistaminen.

Siirto edellyttää mm. tiedonhallintaan, arkistointiin ja tietosuojaan liittyvän lainsäädännön tuntemusta, siirrettävän tietoaineiston substanssin ymmärrystä sekä IT- ja arkisto-osaamista.

Tietojen ja dokumentaation kerääminen siirrettävästä tietoaineistokokonaisuudesta.

Tietoja tarvitaan mm. siirron suunnittelussa ja toteutuksessa, aineiston kuvailussa sekä tietoaineistoon liittyvässä oheisdokumentaatiossa.

Asian avaaminen tietoaineistosiirrolle asianhallintajärjestelmään.

Tietoaineistosiirto on kannattavaa dokumentoida Siirtäjän omaan asianhallintajärjestelmään.

Siirroista sopiminen

Siirtoon liittyviin asiakirjoihin tutustuminen, kommentointi ja täyttäminen sekä tarvittavilta osin niiden allekirjoittaminen

📄 Siirtosopimus

Siirtosopimus on Siirtäjä-, ei aineistokohtainen. Siirtäjä voi siirtää saman sopimuksen puitteissa useita aineistoja. Voimassaoleva siirtosopimus on ehto tietoaineistojen siirrolle Kansallisarkistoon.

Siirrettävän aineiston rajaaminen ja inventointi

Siirrettävän tietoaineistokokonaisuuden rajaaminen ja kartoittaminen (mm. määrä, rajavuodet, tiedostoformaatit, käyttörajoitukset, henkilötietoluonne)

Siirtäjä määrittää siirrettävän tietoaineiston seulontapäätöksen pohjalta.

📄 Siirtosuunnitelmaan tulee kuvata siirrettävä tietoaineisto

Ylätason kuvaus siirrettävästä tietoaineistosta, aineiston henkilötietoluonne, julkisuus, mahdolliset salassapitoperusteet sekä elinkaaren vaihe. Täytetty siirtosuunnitelma toimitetaan Sähköisen arkistoinnin palvelulle.

📄  Riskiarviolomake täydennetään aina siirron yhteydessä

Riskiarviossa tunnistetaan siirtoon liittyviä riskejä ja tunnistetaan tietoaineiston luonne.

Työvaihe

Tehty

Lisätietoa työvaiheesta

Aineistopoiminta

Siirtäjä vastaa siitä, että siirrettävästä tietoaineistosta ei puutu arkistoitavaksi määrättyä tietoa (Tiedonhallintalaki 15 §)

Tietoaineiston siirtokuntoon saattamisen kustannuksien huomioiminen (arkistolaki §14).

Siirtokuntoon saattaminen voi vaatia aineistopoiminnan määrittelyn ja toteuttamisen, formaattien ja merkistöjen konversioita jne.

Tarvittavien ratkaisujen tuottaminen aineistopoimintaa varten.

Diaarit suositellaan muodostamaan Kansallisarkiston diaariskeeman mukaisesti (ks. rakenteiset tietoaineistot -siirtopaketin muodostamisohjeen liite 1). XSD-formaatissa skeeman saa Sähköisen arkistoinnin palvelulta.

Tarkistaminen: aineistokokonaisuuteen liittyvien tiedostojen on oltava Kansallisarkiston määritysten mukaisia.

Ks. Vastaanotettavia tiedostoja koskevat vaatimukset, siirtopakettien muodostamisohjeet

Siirrettävän aineistokokonaisuuden poiminta ja sisällön eheyden tarkistaminen.

Siirtäjän tulee varmistaa, että tietoaineisto on sisällöllisesti eheä ja siirtokelpoinen ennen siirtoa.

Näyteaineisto

Näyteaineiston toimittaminen Kansallisarkistolle.

Näyteaineisto tulee toimittaa turvaviestillä, jos se ei ole julkista.

Tietoaineiston kuvailu ja muu dokumentaatio

Siirrettävän tietoaineiston kuvailutietojen oikeellisuus on Siirtäjän vastuulla.

📄 Metatietolomakkeelle kuvaillaan aineistokokonaisuus ja tarvittaessa sarjatasot.

Siirtäjä kuvailee kontekstin, jossa siirrettävä tietoaineisto on syntynyt ja jossa sitä on käytetty. Kuvailu laaditaan metatietolomakkeelle. Siirron ohjaaja vie tiedot Kansallisarkiston metatietovarantoon.

Kuvailutyöllä on keskeinen rooli aineiston ymmärrettävyyden ja myöhemmän käytön tarpeiden näkökulmasta.

Mahdollisten erityislainsäädäntöön liittyvien käyttörajoitusten kuvaaminen.

Tällä varmistetaan, että tarvittavat käyttörajoitukset ovat käytettävissä siirtokäyttöliittymässä. Käyttörajoitukset kuvataan metatietolomakkeelle.

Siirtopakettien kuvailutietojen suunnittelu

Siirtopakettien kuvailutietoja on hyvä suunnitella ennakkoon. Siirtokäyttöliittyvässä täydennettävät siirtopakettikohtaiset kuvailutiedot on lueteltu metatietolomakkeella.

Metatietotunnuksen vastaanottaminen Kansallisarkistolta.

Siirtäjä tarvitsee tunnusta siirtokäyttöliittymässä laatiessaan siirtopakettien kuvailun.

Metatietotunnus toimitetaan Siirtäjälle, kun aineisto on ylätasolla kuvailtu metatietolomakkeella.

Oheisdokumentaatio

Oheisdokumentaatiota tarvitaan etenkin, jos siirretään rakenteista dataa tai tietokanta. Oheisdokumentaation tarkoitus on varmistaa aineiston käytettävyys. Tarkempi kuvaus oheisdokumentaatiosta löytyy siirto-ohjeesta.

Siirtopaketin tuottaminen

Siirrettävän tietoaineiston paketointi ohjeiden mukaisesti.

Tarkemmat ohjeet löytyvät Sähköisen arkistoinnin palvelun verkkosivuilta.

Työvaiheet

Tehty

Lisätietoa työvaiheesta

Tutustuminen tietoaineiston kannalta keskeiseen, voimassa olevaan Kansallisarkiston ohjeistukseen

Kirjalliset ohjeet ja ohjevideot ovat Kansallisarkiston verkkosivuilla ja Arkistoinnin osaaja -sivustolla. Siirtokäyttöliittymän ohjeet löytyvät käyttöliittymästä.

Siirto

Rekisteröityminen siirtokäyttöliittymän käyttäjäksi

Siirtokäyttöliittymän käyttö edellyttää Virtu- tai Suomi.fi-rekisteröitymistä. Tarkemmat ohjeet ovat Sähköisen arkistoinnin palvelun verkkosivuilla.

Siirtopakettien kuvailutietojen määrittely ja muokkaaminen siirtokäyttöliittymässä sekä hyväksyttäväksi lähettäminen.

Siirtopaketit kuvataan siirtokäyttöliittymässä. Kuvailutietojen tuottamisessa voi hyödyntää CSV-pohjaa.

SÄHKE2-aineiston metatiedot tulevat pitkälti automaattisesti siirtopakettiin sisältyvästä sahke.xml-tiedostosta.

Siirtoerän tunnisteen vastaanottaminen.

Saat siirtoerän tunnisteen sähköpostitse, kun siirron ohjaaja on hyväksynyt siirtopakettien kuvailutiedot.

Tietoaineiston siirto

Siirtopaketit ladataan siirtokäyttöliittymään. Tässä tarvitset siirtoerän tunnistetta.  

Ilmoitus hyväksytystä/hylätystä siirrosta

Saat ilmoituksen siitä, onko aineiston siirto onnistunut.

Sähköisen arkistoinnin palvelu auttaa tarvittaessa siirtopaketin virheiden tulkinnassa.

Siirron tarkistaminen

Siirron loppuviestin vastaanottaminen sähköpostiin.

Sähköisen arkistoinnin palvelu ilmoittaa sähköpostitse, kun tietoaineisto on hyväksytysti vastaanotettu Kansallisarkistoon.

 Aineiston tarkistaminen Astia-palvelussa.

Kansallisarkiston tarjoama käyttöliittymä siirretyille tietoaineistoille on Astia-palvelu. Käyttörajoitetun aineiston käyttöoikeudet haetaan Astia-palvelusta.