Keskeiset käsitteet

Termi	Selitys
Aineistopoiminta	Siirrettävä tietoaineistokokonaisuus poimitaan tavallisesti yhdestä tai useammasta tietolähteestä (esimerkiksi tietojärjestelmä). Aineistopoiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa on tärkeää tunnistaa keskeiset, ennalta määritellyt tietoyksiköt. Poiminta voi perustua myös kokonaan tai osin määritykseen, jota viranomainen hyödyntää jo jossain säännöllisessä tai lakisääteisessä tiedonsiirrossa tai -luovutuksessa.
Data-aineisto	Data-aineisto on se siirrettävän kokonaisuuden osa, joka sisältää itse datan. Kts. myös oheisdokumentaatio.
Diaariaineistot	Diaariaineistot ovat digitaalisessa muodossa olevia asian ja asiakirjojen rekisteröintitietoja. Diaariaineistoilla tarkoitetaan tässä yhteydessä aineistoja, jotka eivät ole viranomaisen toiminnan yhteydessä muodostuneet SÄHKE2-metatietorakenteeseen.
Kontekstimetatieto	Siirtopakettia koskeva metatieto, joka tunnistaa ja kuvailee siirtopaketin sisältämän tietoaineiston. Kuvailutiedolla yksilöidään siirtopaketti ja liitetään se osaksi aineistokokonaisuuden metatietokuvausta.
Metatietolomake	Siirrettäviä aineistoja koskeva lomake, jota hyödynnetään aineiston kuvailun työkaluna. Siirtäjä ilmoittaa metatietolomakkeella Sähköisen arkistoinnin palvelulle siirtoerää koskevat kuvailutiedot. Siirtäjä voi hyödyntää metatietolomaketta siirrettävän aineistokokonaisuuden rakenteen, arkistollisen kontekstin kuvailutietojen ja käyttörajoitusten kokonaisuuden hahmottamisessa
Metatietotunnus	Kansallisarkiston siirtäjälle toimittama yksilöivä tunniste, joka ohjaa siirtoerään kuuluvien siirtopakettien kuvailutiedot osaksi oikeaa kuvailukokonaisuutta Kansallisarkiston metatietovarannossa. Tunnistetta käytetään siirtokäyttöliittymässä aineistojen kuvailun yhteydessä.
Oheisdokumentaatio	Oheisdokumentaatio on data-aineiston käytettävyyttä ja tulkintaa tukevaa aineistoa. Sen avulla annetaan yleiskuvaus siirrettävästä aineistosta ja toiminnasta, jonka tuloksena aineisto on muodostunut sekä kuvataan data-aineiston tietorakenteet. Dokumentaatiossa voidaan hyödyntää kuvauksia ja ohjeita, jotka tietojärjestelmästä ja aineistoista on laadittu niiden elinkaaren varrella.
Rakenteiset tietoaineistot	Siirrettävä tietoaineisto, joka on rakenteistettu määrämuotoisesti niin, että sitä voidaan käsitellä koneellisesti. Rakenteiset tietoaineistot -siirtorakenteessa voidaan siirtää XML-, CSV- ja JSON-formaateissa olevia rakenteisia tietoaineistoja.
Riskiarviolomake	Riskiarvioinnin tavoitteena on kartoittaa riskejä, jotka liittyvät digitaalisten tietoaineistojen pitkäaikaiseen tai pysyvään säilyttämiseen ja arkistointiin.
Seulontapäätös	Kansallisarkisto määrää arkistolain (831/1994) nojalla, mitkä toimijan asiakirjatiedot ovat arkistoitavia ja mitkä määräajan säilytettäviä sekä missä muodossa arkistoitavat asiakirjatiedot arkistoidaan.
Siirrettävä aineisto	Siirtäjän tunnistama ja arkistoitavaksi määrätty tietoaineistokokonaisuus. Katso myös seulontapäätös.
Siirron ohjaaja	Kansallisarkiston edustaja, joka toimii siirron ensisijaisena yhteyshenkilönä ja avustaa siirtoprosessissa.
Siirtoerä	Siirrettävästä tietoaineistosta koostettava yksittäinen siirrettävä looginen kokonaisuus. Aineisto voidaan siirtää yhdessä tai useammassa siirtoerässä. Siirtoerät määritellään siirron suunnittelun yhteydessä. Siirtoerä voi jakaantua yhteen tai useampaan siirtopakettiin.
Siirtoerän tunnus	Tunnus syntyy siirtoerälle siirtopakettien kontekstimetatietojen hyväksymisen jälkeen siirtokäyttöliittymässä. Siirtäjän tulee ottaa siirtoerän tunnus talteen, sillä se ohjaa paketin yhdessä siirtopaketin yksilöllisen tunnisteen kanssa osaksi oikeaa kuvailukokonaisuutta Kansallisarkiston metatietovarannossa. Tunnus on muotoa TransferOID urn:oid:1.2.246.582.200.1.73279697947940486839787133286882427023.
Siirtopaketti	Koostettu siirtoerä paketoidaan siirtoa varten yhdeksi tai useammaksi siirtopaketiksi.
Siirtopaketin tunnus	Siirtopaketin yksilöivä nimi. Siirtäjä määrittelee tunnuksen siirtopaketille SAPA-siirtokäyttöliittymässä kontekstimetatietojen syöttämisen yhteydessä.
Siirtosopimus	Siirtäjä ja Kansallisarkisto sopivat aineiston siirrosta, hallinnoinnista sekä tietopalveluvastuista siirtosopimuksessa. Samalla siirtosopimuksella voidaan toteuttaa useita aineistosiirtoja.
Siirtosuunnitelma	Siirtäjä laatii aineistolle siirtosuunnitelman, jossa on täsmennetty siirrettävä tietoaineisto, siirron aikataulu sekä muut aineiston kannalta oleelliset tiedot. Siirtosuunnitelma käydään läpi Siirtäjän ja Kansallisarkiston kesken.
Siirtokäyttöliittymä	Kansallisarkiston selainpohjainen asiakasliittymä aineistojen metatietojen luomiseen ja online-siirtoihin.
Siirtäjä	Organisaatio, joka on Kansallisarkistoon siirrettävän tietoaineiston rekisterinpitäjä/hallinnoija.
SÄHKE2	SÄHKE2 on Kansallisarkiston antama suositus (entinen määräys).
Tietoaineisto	Asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuva, tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvä tietokokonaisuus.